Elaborer son guide de Procédures avec l’outil CAP PERFORMANCE

Présentation au sujet: "Elaborer son guide de Procédures avec l’outil CAP PERFORMANCE"— Transcription de la présentation:

1 Elaborer son guide de Procédures avec l’outil CAP PERFORMANCE
Serge ANOUCHIAN

2 Plan de l’intervention
Le manuel du cabinet : Quelques rappels, Le GEP, un rappel nécessaire Les outils à votre disposition Et après? Applications pratiques

3 Quelques rappels sur le manuel de cabinet

4 Quelques rappels Les textes
Depuis le 1er janvier 2012, la NPMQ (norme pour la maîtrise de la qualité) est entrée en vigueur chez les EC Depuis 2005, les CAC doivent respecter le code déontologie. Ces deux textes imposent la mise en place d’un système qualité permettant de s’assurer que le cabinet respecte les obligations légales et réglementaires l’organisation est adaptée aux missions et permet d’aboutir à l’émission d’un rapport « approprié » Les procédures doivent être consignées dans un manuel d’organisation

5 Les textes à connaître La norme NPMQ :
définit les obligations d’une structure d’exercice professionnel concernant son système de maîtrise de la qualité décrit les politiques et les procédures à mettre en œuvre au sein d’une structure d’exercice professionnel visant à assurer le respect des règles professionnelles déontologiques et normatives reprend les principes des normes générales qui disparaissent est applicable à toutes les structures d’exercice professionnel et pour l’ensemble de leurs missions Cf diapo suivante EC seul, cab, AG de + de 100 pers… Objectif de la NPMQ : définir des règles générales de fonctionnement du cabinet en dehors de chacun des dossiers (pour les dossiers on a les LM). Le cabinet doit s’interroger sur son organisation (comment j’accepte une nouvelle mission, comment je recrute, quel est le niveau de la personne qui fait la revue de dossier, qui fait la note de synthèse, une note de synthèse c’est quoi, qui la signe, qui rencontre le client, qui rédiger la LM, qui la signe…). C’est tout. Ne pas se lancer dans un chantier pharaonique Rester pratique, Ne pas faire des choses très compliquées, ça ne sert à rien, Ça ne servira pas aux coll donc pas utile, Faire simple et pratique, Faites par briques, Ça peut être assez indolore Exemple qui n’est pas obligatoire : comment on enregistre le courrier. Quand l’assistante n’est pas là, qq’un peut facilement la remplacer Quand on a un nouveau client qu’est-ce qu’on fait : ouvrir un DP, DA, utiliser telle feuille qui est à tel endroit, on doit demander une liste d’informations à son client… L’objectif n’est pas d’expliquer comment fonctionne la cafetière ni le logiciel (sur écran n° 1 on écrit ceci….). 6 mois plus tard vous y serez encore. a là fin c’est guernica ; overdose au sein du cabinet. Il ne faut pas tomber là dedans. Exemple Avoir un endroit où on nous dit que 1/ faut donner le DA à l’associé, avec dessus la note de synthèse et le projet de plaquette et une note sur les points en suspens. C’est pas bête ; ça évite de le répéter à chaque fois. 2/ quand c’est validé on dit qu’on veut la plaquette en x exemplaires 1 boudiné et 1 agrafé… Il faut bien comprendre que la norme ce n’est que du bon sens. Effectivement il y a qq petites exigences, mais il faut faire de l’utile qui permette aux coll de comprendre leur role, comment fonctionne le cab, qu’est ce qu’ils ont le droit de faire ou non… Il faut en faire sa culture commune. Exemple Dans notre manuel on a ajouté pleins de trucs. Exemple nous a on ajouté un code couleur pour les agendas qui sont partagés sur outlook (rouge, bleu, jaune…). Les collaborateurs peuvent en un coup d’œil savoir quand voir l’associé, quand prendre un RV… Exemple 2 : comment on organise son dossier client Exemple 3 : comment sont faites les sauvegardes Exemple 4 : les codes d’accès à RF, EFL, etc… Soyez bien convaincu qu’on ne fait pas un manuel car c’est obligatoire mais parce que c’est EFFICACE. Les normes générales de 1990 ont été abrogées. Et éclatées en 4 textes (cf diapo suivante). Donc les principes sont toujours là mais éclatés ailleurs dont une partie dans la norme NPMQ. Pas avec les mêmes mots, mais l’essence est là.

6 Les textes à connaître §16 de la NPMQ : « Le cabinet doit mettre en place et assurer le suivi d'un système de contrôle qualité qui comprend des politiques et des procédures couvrant chacun des domaines suivants : responsabilités de l'équipe dirigeante concernant la qualité au sein du cabinet ; règles de déontologie pertinentes ; acceptation et maintien de relations clients et de missions particulières ; ressources humaines ; réalisation des missions ; surveillance. »  §17 de la NPMQ : « Le cabinet doit consigner par écrit ses politiques et ses procédures de contrôle qualité et les communiquer à ses membres. » Les 2 paragraphes importants concernant les obligations en termes de manuel ! C’est le paragraphe 16 qui nous fait nous rencontrer aujourd’hui. Les mots utilisés ne sont pas toujours les plus percutent ou adaptés qu’on aurait pu espérer. C’est tout bête, c’est une traduction de l’anglais passé par les canadiens. Je ne critique pas. Règles pertinentes = les règles appliquées C’est les 6 items qu’il faut obligatoirement trouver dans le manuel. Pas obligés d’en faire le plan de votre manuel ! Paragraphe 17 : il faut que ce soit écrit. On écrit pour le cabinet, pour les collaborateurs (et accessoirement pour le contrôleur qualité). Pour info mais on en reparlera : on est très proche de l’ISO 9001. L’ISO c’est 2 grandes parties : la conformité aux règles (chez renault comment on s’assure que la voiture sera conforme, dans un cab c’est comment on s’assure que le bilan sera conforme aux textes) Comment être performant / efficacité. Tout ça n’a pas été repris dans l’ISQC1.

7 Les textes à connaître Le manuel est obligatoire pour les commissaires aux comptes en application du : Code de déontologie, art. 15 Respect d'un certain nombre d’obligations : disposer des moyens pour exercer ses missions dans de bonnes conditions mettre en place des procédures de contrôle interne et de contrôle qualité interne Disposer d’une documentation interne qui justifie que le cabinet est organisé pour respecter ces différentes obligations. Code de commerce, Art. R Sur les docs à remettre aux contrôleurs qualité et notamment doc sur le respect des règles professionnelles Obligations du CAC extrêmement proche de la NPMQ L’article du code de commerce prévoit les documents qui peuvent être communiqués dans le cadre du contrôle qualité des CAC. On est bien dans le même concept que la NPMQ. Sauf qu’ici ce n’est qu’un article du CDD. Pas impossible que soit dans les tuyaux une NEP.

8 Les textes à connaître Norme ISO 9001
Définit des exigences pour tous les processus ayant un impact sur la qualité des produits À partir des principes fondamentaux nécessaires au management de la qualité Orientation client Leadership Implication du personnel Approche processus Management par une approche système Amélioration continue Approche factuelle pour la prise de décision Relations mutuellement bénéfiques avec les fournisseurs Ici on parle de management qualité alors que dans la norme de l’Ordre c’est de l’assurance qualité. Le vocable est différent, mais si on décortique le but est le même. Comme l’ISO, la NPMQ exige que les règles soient écrites, « une documentation écrite ». la norme iso insiste bien sur une phrase : l’efficacité prime sur le formalisme ». Le manuel de KPMG est légèrement plus dense que celui d’un cabinet de 5 personnes  Surtout faire dans l’efficace !!

9 Les textes à connaître La norme ISO 9001
Requiert une documentation pour apporter la preuve des procédures en faciliter leur connaissance et donc leur respect A condition d’être utile pour le cabinet Nécessairement adaptée à chaque cabinet Le manuel d’organisation en fait partie Il en contient même une très grande partie à lui seul Possibilité de faire un seul manuel compatible avec les 3 référentiels On retrouve ici l’obligation qui est faite en ISO 9001 d’avoir un MQ. Si EC / CAC / ISO 9001 : on peut donc avoir 1 seul manuel. 2 obligatoires et 1 volontaire. Fin de l’intro qui resitue le contexte. Questions ?

10 « Le guide d’exercice professionnel »
Extrait de l’AGO de la CRCC de Paris du

11 LE GUIDE D’EXERCICE PROFESSIONNEL
Les textes L’utilité pour le cabinet Le contenu Exemple de contenu Expérience personnelle Les facteurs clés de succès Résultats Conclusion

12 LE GUIDE D’EXERCICE PROFESSIONNEL
Les textes Le contexte international La situation en France - le Code de déontologie le Code de Commerce

13 Le contexte international
Au plan international ? Deux normes n’ont pas encore été transposées en France : ISQC1 : ou Norme de maîtrise de la qualité du cabinet : « Contrôle qualité des cabinets réalisant des missions d’audit ou d’examen d’états financiers et d’autres missions d’assurances et de services connexes. - ISA 220 : ou Norme de maîtrise de la qualité des missions : « Contrôle qualité des missions d’audit d’informations financières historiques.

14 L’essentiel de ces normes, l’esprit ou « la substantifique moelle » est contenue dans les articles 14 et 15 du Code de Déontologie. Article 14 : Conduite de la mission Article 15 : Organisation interne de la structure d’exercice.

15 L’IFAC a publié en 2009 un « Guide sur le contrôle qualité pour les cabinets de petite et moyenne taille » en mars 2009. Le petit guide (184 pages !) a été conçu pour promouvoir une application uniforme de la Norme Internationale de contrôle Qualité ISQC 1. A ne pas confondre avec celui paru en 2007 pour l’application des Normes internationales par les petits cabinets (384 pages).

16 Les sept chapitres du Guide
N° TITRE BUT 1 Responsabilité du dirigeant pour la qualité au sein du cabinet Promouvoir une culture interne axée sur le contrôle qualité 2 Règles de déontologie pertinentes Fournir des lignes directrices sur les principes de base définissant l’éthique professionnelle 3 Acceptation et maintien des missions Fournir des lignes directrices sur les politiques et procédures appropriées 4 Ressources humaines Recrutement, formation continue et efficacité des procédures de contrôle 5 Réalisation des Missions Rôle de l’associé, planification, supervision, revue et résolution des divergences d’opinion. 6 Surveillance Obtenir l’assurance raisonnable que politique et procédure sont pertinents et adéquats. 7 Documentation Déterminer les exigences s’appliquant à la documentation pour la mission et le système de contrôle qualité du cabinet

17 La situation en France Le Code de déontologie
L’existence du guide d’exercice professionnel résulte à la fois du Code de déontologie et du Code de commerce. Le Code de déontologie prévoit, en son article 15d, que la structure d’exercice du commissariat aux comptes, qu’elle soit en nom propre ou sous forme de société, doit «constituer une documentation appropriée sur la manière dont elle satisfait aux exigences ci-dessus». Les exigences ci-dessus figurent au même article 15, sous les paragraphes a, b et c qu’il est utile de rappeler.

18 En particulier, chaque structure doit satisfaire aux exigences suivantes :
Disposer des moyens permettant au commissaire aux comptes d’assumer ses responsabilités en matière : d’adéquation à l’ampleur de la mission à accomplir des ressources humaines et des techniques mises en œuvre ; de contrôle du respect des règles applicables à la profession et d’appréciation régulière des risques ; d’évaluation périodique en son sein des connaissances et de formation continue.

19 b) Mettre en œuvre des procédures :
assurant une évaluation périodique des conditions d’exercice de chaque mission de contrôle, en vue de vérifier que celle-ci peut être poursuivie dans le respect des exigences déontologiques, notamment en matière d’indépendance vis-à-vis de la personne ou de l’entité contrôlée ; permettant de décider rapidement des mesures de sauvegarde si celles-ci s’avèrent nécessaires.

20 c) Le cas échéant, garantir :
la rotation des signataires, lorsque la loi le prévoit ; la mise en place d’une revue indépendante des opinions émises ; le renforcement des moyens affectés au contrôle lorsque la difficulté technique de la mission où les exigences déontologiques le commandent ; la mise en place d’un dispositif de contrôle de qualité interne.

21 En résumé, cela revient à obliger le cabinet, à avoir une documentation sur :
les moyens du cabinet en regard de ses missions ses systèmes de contrôle interne son dispositif de contrôle qualité ses procédures internes.

22 Le Code de commerce Le Code de commerce, en son Article R , prévoit notamment que le commissaire aux comptes est tenu de fournir tous documents, pièces et explications sur « l’organisation de son cabinet », c’est-à-dire la description des procédures internes au cabinet mises en œuvre pour assurer la qualité des missions de commissariat aux comptes.

23 LE GUIDE D’EXERCICE PROFESSIONNEL
L’utilité pour le Cabinet Pourquoi avoir un guide ? Le Guide d’exercice professionnel du commissaire aux comptes : constitue la première pierre de la démarche qualité. La mise en place d’un guide pratique d’exercice professionnel doit permettre à l’équipe d’audit d’améliorer concrètement son efficacité, indispensable à la crédibilité de notre opinion ;

24 doit permettre au cabinet d’affronter sereinement un contrôle qualité et de faire face aux attentes du législateur, les articles 14 et 15 du Code de déontologie étant en parfaite osmose avec les normes internationales ISQC1 et ISA 220 ; oblige le cabinet à mettre en place, si ce n’est déjà fait, des procédures ;

25 permet d’organiser, de façon adaptée à la taille et à l’organisation du cabinet, les dossiers dans le respect des normes d’exercice professionnel homologuées ; constitue un vrai guide pour l’ensemble des associés et collaborateurs permettant de poser clairement les valeurs du cabinet et d’être en phase avec le projet du cabinet et son éthique.

26 LE GUIDE D’EXERCICE PROFESSIONNEL
Le contenu Le guide professionnel du cabinet décrit : Les dispositifs mis en place pour garantir le respect des règles professionnelles et la qualité des missions ; Les procédures opérationnelles du cabinet

27 Les domaines concernés sont principalement :
L’éthique et la déontologie : indépendance – impartialité – conflit d’intérêts compétence confraternité discrétion et secret professionnel Situations à risque et mesures de sauvegarde L’organisation du cabinet : responsabilité des signataires le contrôle qualité du cabinet

28 La coopération entre cabinets :
réseau association technique sous-traitance Les ressources humaines : recrutement compétence appropriée plan de formation évaluation des collaborateurs systèmes de rémunération affectation aux missions

29 L’acceptation et le maintien des missions :
acceptation des missions honoraires : détermination, dépendance financière et publicité poursuite des missions existantes conflits et litiges La réalisation des missions supervision intervenants extérieurs/experts consultations techniques revue indépendante contrôle qualité

30 Et toujours Ce qui concerne le blanchiement

31 LE GUIDE D’EXERCICE PROFESSIONNEL
Exemple de contenu

32 Première partie : principes directeurs
1. Intégrité, indépendance et objectivité 1.1 Obligation fondamentales 1.11 Indépendance 1.12 Confraternité 1.13 Discrétion et secret professionnel 1.2 Incompatibilité, liens familiaux 1.21 Liens personnels 1.22 Liens financiers

33 1.3 Dispositif complémentaire applicable à toutes missions de commissariat aux comptes
1.31 Relations personnels 1.32 Relations financières 1.4 Dispositif applicable aux services complémentaires pour des entités dont nous sommes Commissaire aux Comptes 1.41 Missions ou prestations interdites 1.42 Avis et recommandations 1.43 Interventions entrant dans la mission du Commissaire aux comptes

34 Signatures et engagement du Cabinet
2.1 Associé responsable 2.2. Directeur de mission 2.3. Acceptation et maintien des mission 2.31 Acceptation des clients et des missions 2.32 Suppléances 2.33 Examen périodique des mission en cours 2.34 Démission 2.4. Lettres de mission

35 3. Revue indépendante et dispositif qualité
3.1 Dispositif qualité interne 3.2 Revue indépendante 4. Honoraires de commissariat aux comptes 5. Réseau et groupement dont le Cabinet est membre 5.1 Réseau 5.2 Groupement

36 6. Organisation générale du Cabinet
6.1 La Direction générale 6.2 La Direction technique 6.3 La Direction qualité 6.4 La couverture assurances 7. Les outils du Cabinet - système d’information - matériels et logiciels utilisés - documentation - archivage

37 Deuxième partie : procédures du Cabinet
1. Indépendance des professionnels 1.1 Collaborateurs techniques 1.2 Associés 1.3 Autres intervenants 2. Nouveaux clients et/ou nouvelles missions 2.1 Acceptation des clients et des missions 2.2 Lettre de mission Lettre de mission complémentaire Mise à jour des lettres de mission 2.3 Détermination des honoraires

38 3. Revue des missions existantes
3.1 A l’initiative des associés responsables 3.2 Revue périodique 4. Conflits d’intérêt 5. Autres conflits et litiges 5.1 Litiges en responsabilité 5.2 Litiges en matière d’honoraires

39 6. Relation avec les tiers intervenant auprès des clients du Cabinet
7. Interruption d’une mission de commissaire aux comptes ou démission 7.1 Suspension d’une mission 7.2 Démission d’un mandat 7.21 Décision du Cabinet 7.22 A la demande de l’entité

40 8. Revue indépendante 8.1 Définition 8.2 Champs d’application 8.3 Les principes de mise en œuvre 8.4 Modalité d’application 9. Contrôle qualité

41 I - Organigramme du Cabinet
ANNEXES I - Organigramme du Cabinet II - Liste des membres du réseau ou du groupement III - Code de déontologie de la profession de Commissaire aux comptes IV - Charte d’éthique et d’indépendance - Modèles de déclaration d’indépendance : V - . associés VI - . collaborateurs VII - . collaborateurs externes VIII - Mise à jour des mandats APE et de la rotation des associés signataires

42 LE GUIDE D’EXERCICE PROFESSIONNEL
Expérience personnelle Respecter les obligations professionnelles Transformer une obligation (handicap) en un outil utile et efficace (outil) Les difficultés - éviter le recopiage et le remplissage - adapter à la taille et aux missions du Cabinet - respecter la phase « d’appropriation collective » - encourager les « améliorations et suggestions de tous »

43 LE GUIDE D’EXERCICE PROFESSIONNEL
Les facteurs clés de succès Une volonté et une implication forte du signataire, Une grande dose de pédagogie et d’explications, La mise en place d’une processus  « participatif », Une mise à jour régulière.

44 LE GUIDE D’EXERCICE PROFESSIONNEL
Résultats Une homogénéité des dossiers accrue Une formation des collaborateurs facilité, Un recrutement facilité, Un contrôle Qualité externe facilité, Une motivation et implication très largement améliorée, Une culture du progrès.

45 LE GUIDE D’EXERCICE PROFESSIONNEL
Conclusion En appliquant le Code de déontologie, En appliquant correctement les normes d’exercice professionnel, En mettant en place le Guide d’Exercice Professionnel, Le Commissaire aux comptes, en France, est déjà presque ISA compatible !

46 Cap Performance Le manuel du cabinet

47

48 www.monmanuelcabinet.fr Outil gratuit 3 avantages pour les cabinets
d’aide à la rédaction du manuel de procédures compatible avec les deux professions adapté aux petits cabinets 3 avantages pour les cabinets Respecter les obligations professionnelles Diffuser les bonnes pratiques du cabinet Compatible avec la norme ISO 9001 Plus de cabinets ont créé leur manuel ! Pack Actualités – Juin 2012

49 Un outil de génération du manuel du cabinet à la fois souple et évolutif Souple : chaque cabinet construit son propre manuel en adaptant sa rédaction en fonction de son activité (EC et/ou CAC), de sa taille, de son organisation, de ses besoins, de ses priorités... Sur chaque sujet, l’outil propose différentes rédactions. Chacun peut aussi « piocher » certains passages, certaines phrases dans les rédactions proposées pour aboutir à une rédaction assistée mais 100 % personnalisée. In fine, l’outil génère un manuel sur mesure. Evolutif : le manuel peut être généré en plusieurs étapes. Les utilisateurs créent un compte sécurisé et peuvent, par la suite, à tout moment reprendre la rédaction de leur manuel pour modifier son contenu, compléter certains thèmes …

50 En quelques secondes… créez votre compte et effectuez la saisie des informations relatives au cabinet pour personnaliser le manuel Simple d’utilisation Elaboration du manuel de procédures se déroule en 4 étapes : 1. Identification et paramétrage En fonction du périmètre retenu (activité d’expertise comptable et/ou de commissariat aux comptes), les rédactions proposées par le site seront différentes

51 www.monmanuelcabinet.fr 2. Composition du sommaire
L’outil en ligne propose un ordonnancement des paragraphes indicatif pour le manuel. Chacun peut, très simplement, en modifier l’ordre.

52 www.monmanuelcabinet.fr 3. Le choix des rédactions
Pour chaque thème du sommaire, une ou plusieurs formulations sont proposées. L’utilisateur sélectionne la rédaction qui convient le mieux. Possibilité de rédiger soi-même les lignes qui seront reprises dans le manuel final. Toutes les saisies et modifications sont sauvegardées et sont récupérables lors de prochaines mises à jour.

53 4. Un manuel clé en main Une fois sélectionnés et modifiés les paragraphes correspondant au plan, en un clic le manuel est disponible en format Word : le manuel est prêt ! Le manuel ainsi généré permet de répondre aux exigences professionnelles mais plus encore dans la mesure où il ne se limite pas aux éléments strictement obligatoires des textes. De nombreuses rubriques ne sont pas obligatoires, mais trouvent logiquement leur place au sein d’un manuel d’organisation utile et efficace pour le cabinet.

54 Un outil de travail pour l’expert-comptable comme pour le commissaire aux comptes facultatif dont l’utilisation est laissée à la libre appréciation de chaque confrère Chaque professionnel doit adapter les textes à la situation de son cabinet, à ses pratiques et à son organisation. Les rédactions proposées ne sont pas des modèles ou même des recommandations ni la doctrine de l’Ordre ou de la Compagnie. Il s’agit uniquement d’exemples et d’illustrations.

55 Des outils gratuits à votre disposition… Cap Performance
Elaboration par l’OEC Paris-Ile de France et la CRCC de Paris d’un panel d’outils gratuits Pour donner les moyens à chaque cabinet de disposer des outils incontournables en matière de conformité et de performance Gratuits Création d’un site dédié à la performance Outil de planification des missions et de l'équipe Questionnaire d'acceptation d'un client / Fiche de prise de connaissance client Questionnaire blanchiment Tableau de répartition des travaux entre le client et l'EC Tableau de suivi des lettres de mission Demande de documents à obtenir du client pour une mission d'expertise comptable Liste des travaux périodiques pour les clients en tenue Liste des contrôles essentiels pour établir les comptes Note de synthèse de fin de mission Compte rendu de fin de missions (mission comptable, mission sociale, mission fiscale) Auto diagnostic de conformité normes Recueil des normes à jour Questionnaire de bouclage d'un dossier Mise en place et suivi des objectifs du cabinet Tableau de suivi des actions du cabinet Fiches de fonction Tableau d'identification des compétences clés du cabinet Fiche d'entretien annuel d'évaluation Guide d'accueil du client Questionnaire d'écoute clients Outil de gestion de la documentation du cabinet Pack Actualités – Septembre 2012

56 Comment accéder à tous les outils de Cap performance ?
A partir du portail performance : Ou directement sur les sites dédiés :

57 Cap Performance : la performance en actions !

58 Et après ?

59 Un outil au service des cabinets
Outil d’organisation et de sécurisation des pratiques Formaliser les pratiques Améliorer les pratiques Sécuriser les pratiques Outil de management des hommes facilite l’intégration des personnes, permet de gérer les compétences (formation) participe à la création (et au maintien) de la culture du cabinet contribue à la motivation des équipes limite le turnover Outil pour le développement du cabinet permet de gagner en efficacité et en performance permet de facturer les missions effectuées sans en oublier permet de contrôler la rentabilité du dossier Dans notre professions, sauf cas particuliers, on  Le cabinet d’EC c’est (pour la partie prod comptable) : une activité industrielle (pas du tout péjoratif). C’est que ça ne fonctionne pas de la même manière qu’une activité artisanale. L’industrie on a des process L’artisan il va faire du sur mesure. Il va définir avec le client et pour CHAQUE production un moyen de prod.  Le pb c’est que les cab d’EC ont des process plutôt artisanaux, Formaliser les pratiques Exemple d’un accompagnement d’un caibinet il y a moins de 10 ans. Sur 20 collaborateurs = 7 tableaux de rappro de TVA différents. Comment lire ça ? C’est bien chaque coll a voulu améliorer sa manière de travailler. Vraiment, c’est un signe positif que chacun ait voulu s’organiser Oui mais est-ce qu’ils sont tous justes ? ça doit être bon Si une règle change, quid ? Du coup, ils ont tous les 7 passé du temps à le faire. Une nouvelle personne qui arrive, elle va utiliser lequel ? s’en refaire un ? L’idéal aurait été que le plus doué sur Excel fasse un premier jet. On envoie aux autres resp. On valide / corrige. On protège les formules pour éviter forçages. On met sur le serveur pour que chacun puisse l’utiliser. Honnêtement ça coute moins cher, ya moins de risque (donc + sécurisé), on gagne en efficacité (l’associé connaissant le tableau qui n’a pu être forcé, qui tombe juste : ok page suivante !). On va pouvoir « normaliser » les outils de travail. La NPMQ vous donne juste l’obligation de vous organiser. Ecrivez les règles. Améliorer les pratiques Quand on nouveau client arrive : c’est marqué où « qui fait quoi quand ? » ça c’est du bon sens. On a mis dans outlook on a mis en place les signatures avec des modèles de mails pour relancer les clients Sécuriser les pratiques Un tableau Excel avec la liste des clients avec la liste des échéances de chaque. Statistiquement ce tableau existe dans moins de 1 cabinet sur 2. Car on pense que chq coll sait ce qu’il est à faire. Why not. Mais quand le coll n’est pas là pendant 3 semaines. On fait comment ? Si chacun utilise ses propres fichiers / tambouilles : ce n’est pas sécure ! Si on reprend le tableau excel : quand on l’ouvre le matin on a un jeu de couleurs de mise en forme automatique avec les échéances à 15j, les retards, etc…  Eviter les retards, les oublis d’échéances Le responsable regarde tous les jours où on en est des dossiers « dans la zone rouge ». Tout le monde a ce tableau là. Chacun sait les échéances qu’il a. C’est une centralisation de l’info qui permet de suivre. Si un coll est malade, on voit toutes les échéances qu’ils devaient gérer et après on réaffecte. Si on pousse l’idéal, on pourra même ajouter quel temps il faut pour faire ces échéances ; ça vous donne comme ça un plan de charge de vos équipes. Le pb c’est que les EC ne sont pas des industriels dans l’âme. Donc ils n’ont pas cette envie d’organiser les choses de manière régulière, d’être des contre maitres. Mais le pb c’est que notre métier est celui d’un industriel et ça va le devenir de plus en plus. On le voit avec par exple les télédéclarations avec la case qui va bien. On voit bien que la poésie a quitté nos cabinets depuis plusieurs années. On sait tous que c’est du bon sens. Entre un cabinet qui est organisé (il a des règles et les fait respecter) et un qui ne l’est pas : la performance et la rentabilité est incomparable. Passer de l’un à l’autre ça permet de réduire le temps de travail des coll, des assoc, ya une meilleure rentabilité des dossiers. Pourquoi on ne change pas : si on ne change pas c’est qu’on s’en satisfait. Moi ça fait plusieurs années que je me dis que je dois faire un régime. Comme vous le voyez c’est encore dans la case projet. Je le sais. Mais pour autant je m’en satisfais. Les gens ne changent pas facilement. Il n’y a rien de plus difficile que de changer les habitudes. Ça les soule !

60 La démarche qualité Dès lors que le cabinet dispose d’un manuel d’organisation, le principal frein à la démarche qualité est levé Alors … plus aucune raison pour ne pas se lancer !

61 Convergence des textes
Le respect des normes professionnelles : condition de l’ISO 9001 Extrait § 1.1 de la norme ISO : « Un organisme doit démontrer son aptitude à fournir régulièrement un produit conforme aux exigences des clients et aux exigences légales et réglementaires applicables » Le respect des normes professionnelles : socle pour l’ISO 9001 Comme la norme ISO, les normes professionnelles sont orientées sur l’organisation interne du cabinet permettant de « produire » une prestation conforme aux exigences de la profession La norme ISO va au-delà en exigeant que le cabinet délivre une prestation qui réponde aux « exigences » (attentes exprimées ou implicites) du client L’après manuel : quand vous avez fini votre manuel, ajoutez une couche de plus en allant vers une certif ISO C’est une couche de plus vers la performance et l’efficacité.

62 Norme ISO 9001 et Normes professionnelles
Sont complémentaires : Acceptation des missions Maîtrise de la conception Maîtrise de l’exécution Compétence, formation Documentation ISO 9001 Normes prof. Les seuls points qui ne sont pas encore traités sont : Amélioration continue Performance Ecoute clients C'est-à-dire pas grand-chose !! Maîtrise et amélioration continue des produits livrés aux clients Contrôle de la qualité technique des missions

63 L’ après manuel Terminer son manuel d’organisation : tout commence ?
des normes professionnelles aux normes ISO continuité dans les objectifs poursuivis De la qualité du produit à la qualité de l’organisation pour gagner en efficacité, en anticipation, en adaptabilité face à des changements (quels qu’ils soient), en avantage concurrentiel… Quel chemin prendre ? Vers une démarche qualité ? Respecter les règles ISO qui ne sont pas déjà prévues par les normes professionnelles Vers une démarche de progrès ? Une fois qu’on a écrit son manuel, il ne faut pas s’imaginer qu’on est arrivés et qu’il n’y a plus rien à faire ; le monde bouge. Il y a 10 ans les mails n’avaient la même place qu’aujourd’hui, avant il n’y avait pas les télédéclarations pour tout le monde. C’est pour ça qu’il ne faut pas déconnecter le manuel de la vraie vie. Il faut donc le faire concret. Ça sera d’autant plus facile de le mettre à jour et de le faire évoluer.

64 L’ après manuel Qu’est-ce qu’une démarche de progrès ?
Se fixer des objectifs économiques : augmenter le résultat, réduire le nombre de dossiers en perte, augmenter la rentabilité, … commerciaux : augmenter le chiffre d’affaires, trouver de nouveaux marchés… sociaux : réduire le turn over, réduire les emplois précaires… voire plus stratégiques : se développer par croissance externe, préparer la vente de l’entreprise… Allouer des moyens Vérifier qu’ils sont atteints par le suivi d’indicateurs

65 L’ après manuel Vers une certification qualité ISO 9001 ?
Pour obtenir la reconnaissance de l’organisation mise en place et pouvoir communiquer dessus Comment ? Identifier les métiers/activités à faire certifier Se mettre à niveau pour s’assurer de bien respecter toutes les normes ISO sur le périmètre retenu (condition indispensable) Pratiquer un audit « à blanc » (recommandé) Se rapprocher d’un organisme certificateur pour mettre en place l’audit de certification proprement dit ISO 9001

66 ET maintenant un peu de pratique

67 Just do it !