Formation à l’utilisation professionnelle de Calames

Formation à l’utilisation professionnelle de Calames

Prise en main de l’interface Créer un document EAD
Programme Prise en main de l’interface Créer un document EAD Voir et éditer les notices Autres fonctionnalités de l’interface (copier/couper, exporter, rechercher…) Enrichir : autorités IdRef, liens, bonnes pratiques EAD Valider et publier Lier/Inclure L’interface publique Les objectifs de la formation sont: maîtriser les fonctionnalités principales pour pouvoir travailler, ainsi que les fonctionnalités avancées. Pour se connecter, chaque login a le même profil que les autres, pas de notion d’habilitations, de profils. Les logins sont gérés par l’ABES. Matinée : -Présenter l’équipe Calames… -Mettre à profit le tour de table pour identifier les problématiques propres à chaque établissement (non-mss, archives administratives ou institutionnelles, numérisation, partage des données entre Calames et d’autres bases) Qui a pu venir avec des exemples à encoder propres à son établissement ? Point sur qui nous accompagne au restaurant (réserver table à la pause) -Faire le point sur les formations archivistiques [ISAD(G), Demarch], XML (substrat : balises & attributs, éléments EMPTY-PCDATA-ANY, distingo document « bien formé » XML / « valide » selon une DTD) et EAD qui ont pu être suivies en amont. Retour (rapide) sur le parcours d’introduction Moodle (Histoire de Calames, interface publique, réseau, 1er aperçu de l’interface de catalogage) ; bien des points seront (ré)abordés en détails au cours de cette formation. + Revoir tous ensemble avec les stagiaires le test des prérequis EAD (vers 14h-15h)

Rappel Un parcours d’introduction aux formations Calames est disponible sur la plateforme de formations à distance de l’ABES, à l’adresse suivante : Parcours complété par un questionnaire EAD (leçon 4).

Prise en main de l’interface

Travail en ligne Interface de catalogage dans le navigateur : XMetal + développements ABES On peut travailler de partout, pour peu que l’on ait accès à Internet via le navigateur Internet Explorer (versions 6 et suivantes) et un poste correctement configuré Procédure plus ou moins directe selon l’environnement (selon mises à jour d’IE, Firewall…) Explications : Le catalogage dans Calames s’effectue directement en ligne, il ne s’agit pas d’un logiciel installé sur un poste. On travaille directement dans l’interface de catalogage via le navigateur. Calames fonctionne avec IE 6.0 minimum (la société Xmetal proposant des plug-ins qui ne fonctionnent que sous le navigateur IE). [Attention à IE 10 !] Il s’agit de l’outil Xmetal (qui est l’éditeur XML privilégié par de nombreux praticiens de l’EAD) et l’ABES a développé autour de ce cœur des fonctionnalités supplémentaires pour répondre aux besoins spécifiques de notre contexte. On peut donc travailler depuis n’importe quel poste muni d’un navigateur. Les licences sont facturées car l’ABES achète Xmetal (mais le prix est répercuté tel quel). Si un catalogueur travaille sur 5 postes (bureau, service public, portable), il ne paiera qu’une seule licence (contrairement à WinIBW), dès lors que l’accès aux inventaires de l’établissement ne se fait que depuis un seul poste à un instant T. Les mises à jour sont (généralement) automatiques dès que Calames est chargé dans un navigateur. Pour se connecter il faut donc un login/mot de passe. [NB : les logins / mdp de production sont donnés aux correspondants Calames après les formations.] Le navigateur charge une page web, un plugin qui contient l’application et les développements de l’ABES. Il faut autoriser le chargement de ce programme une fois pour toutes lors de la première connexion. Les explications pour se connecter pour la première fois sont données sur la page d’accueil, ainsi que dans le mode d’emploi de l’outil: connexion et message de mise en place (en étant administrateur de son poste): il faudra choisir l’URL et exécuter message après message (installation classique). 3 scripts sont exécutés.

Première connexion Nécessaire d’installer les droits du plugin XMetal et de l’outil de catalogage en étant administrateur du poste Activer l’ActiveX XMAX et la licence XMetal Présenter les diverses façons d’installer l’outil ; les difficultés liées à la présence de proxys (car pas de port spécifique à autoriser : les requêtes web de Calames transitent par le port 80, protocole http) S’arrêter sur la page intermédiaire après authentification : les recommandations pour l’installation de l’outil n’y sont valables que pour une certaine configuration de poste. Sous Windows 7 + IE 9, le cheminement peut être plus complexe (nombreux messages d’alerte à outrepasser, même en tant qu’administrateur). On accède toujours à l’outil de catalogage par la « Version étendue locale » (sélectionnée par défaut) L’ActiveX XMAX d’Xmetal a besoin d’être activé (contrôle ActiveX = programme encapsulé dynamique, spécifique à Microsoft, petits logiciels indépendants plus ; usage de cette technologie explique notamment le recours obligatoire au navigateur Internet Explorer) Nécessaire d’activer la licence XMetal (enregistrer le n° de licence) sur le poste lors de la première demande d’ouverture d’un fragment dans l’éditeur Les adresses et doivent être déclarées comme sites de confiance dans les Options d’Internet Explorer. (Sur le paramétrage IdRef-Calames, voir infra). Pour un déploiement, en principe, les conventions Calames sont prêtes en juin, pour entrée en production possible au 1er juillet (mais peut être anticipé).

Deux bases Base de production (« Database Calames »)
Données publiées sur Base de formation (« Database Formation ») pour la formation ou les premiers pas dans le travail courant les données publiées sont visibles et interrogeables via une interface de consultation « secrète » : Produisez et publiez dès que possible en base de production Évite des migrations de données fastidieuses Facilite la génération des statistiques Pour travailler dans Calames, vous avez le choix lors de la connexion entre deux bases : La Database par défaut s'appelle Calames. Il s'agit de la base officielle, de la base de production correspondant à l'interface publique ( ). Même en base de production, les notices éditées ne sont pas forcément immédiatement visibles dans l’interface publique de consultation: c’est le catalogueur qui décide si la modification du document est terminée et donc qu’il est publiable. Dans l’EAD une partie n’a de sens que dans le tout. Pour publier une partie, il faut que le tout ait été au moins publié une fois. Après une première publication complète, il peut y avoir des publications partielles. Il existe également une base de formation (Database = Formation). C’est une base qui peut servir à l’autoformation mais également à effectuer un travail préparatoire, des brouillons, si l’on ne souhaite pas travailler directement dans la base de production. La base de formation permet de s’exercer, mais aussi de produire des « premiers jets » qui pourront être exportés et importés en base de production, ce qui évite une redondance du travail de catalogage. Il est également possible de publier les données de cette base de formation, qui dispose d’une interface publique « privée » permettant de visualiser les résultats du travail : Dès que possible, cataloguer en base de production ; permet d’éviter des migrations de fichiers trop importantes d’une base à l’autre. Catalogage et publications en base de formation : à réserver à certains cas (tests d’indexation / recherche p.ex.) d’autant que l’export visio_controle permet en grande partie de prévisualiser la forme publique d’une instance. [Une procédure de migration massive existe de Formation vers Production, qui copie tous les fichiers dont l’intitulé libre commence bien par tel RCR – i.e. selon les recommandations de nommage de l’ABES.] [Procédure d’export de la base de Formation vers la base de Production, à voir plus en détails en TP: . Clic-droit sur le document à partir du volet arborescent > Exporter > « Natif » (format EAD donc XML) > Choisir un nom de fichier avec une extension .xml) . Le charger dans la base de Production (Clic-droit sur la racine « Documents EAD » à partir du volet arborescent > « Nouveau Document EAD » > Sélectionner le document .xml enregistré sur votre poste à l’étape précédente > Nommer ce nouveau document) . Avant de publier ce nouveau document de la base de Production, le lier ou l’inclure selon l’organisation globale des documents de l’établissement. . Eventuellement, supprimer le document de la base de Formation, pour éviter de confondre les deux versions. . Cliquez sur Valider ]

Présentation de l’interface
A gauche, arborescence des fichiers EAD A droite, plugin XMetal : zone d’édition (partie centrale) liste des attributs et éléments (tout à droite) En haut de la zone d’édition : menu XMetal, boutons d’enregistrement et de liens aux autorités IdRef, lien vers l’aide au catalogage Démonstration sur l’interface de catalogage Calames. Deux espaces sont à distinguer sur cette application. En haut à droite de l’écran, un lien vers l’aide en ligne professionnelle de Calames : mode d’emploi de l’outil, lien vers le Manuel de catalogage qui précise les bonnes pratiques de l’EAD dans Calames. L'interface de catalogage est composée de trois fenêtres : • A gauche (cadre bleu - cette fenêtre a été spécifiquement développée par l’ABES -) : une arborescence qui permet de parcourir les différents fichiers EAD d’un établissement et de parcourir la structure interne de chaque fichier EAD. A chaque niveau de cette arborescence, le clic-droit permet d’accéder à différentes fonctions. • Au milieu (cadre orange) : l’éditeur XMetal qui permet de modifier le contenu des éléments EAD, c’est-à-dire d’ajouter un sous-élément ou de renseigner le texte d’un élément. • A droite (cadre rouge) : la liste des éléments et des attributs qui peuvent être ajoutés à l’élément EAD sélectionné dans la fenêtre du milieu.

Affichage avec ou sans balises (pas d’affichage du code source)
Arborescence XMetal Edition Listes Par défaut, seulement mes docs Comment se présente l’arborescence? Par défaut lors de la connexion, vous ne voyez dans cette partie de gauche que vos documents. Pour avoir une vue de tous les documents qui se trouvent dans Calames, vous pouvez vous placer sur la racine « documents EAD » et choisir par un clic droit « Voir tous les documents » dans le menu déroulant. Pour ce qui est des fichiers EAD des autres établissements, vous pouvez toujours les consulter mais si vous tentez de les ouvrir en mode édition et d’effectuer des modifications dessus, un message vous précisera que c’est impossible car vous n’avez pas les droits dessus. Pour revenir à la vue de vos documents: « Voir mes documents ». La vue sans les balises peut être intéressante par exemple pour voir si la ponctuation n’a pas été oubliée (car les balises EAD ne dispensent pas de la ponctuation): on obtient une vue approchante de celle qu’auront les utilisateurs publics. Affichage avec ou sans balises (pas d’affichage du code source)

Redimensionner les trois volets
Arborescence (gauche) Cacher Agrandir/diminuer Editeur (centre) Listes des attributs et éléments (droite) Pour faciliter (un peu…) le confort de travail, il est possible d’agrandir, diminuer ou carrément de cacher certaines fenêtres (exemple: pour l’arborescence, l’éditeur au centre ou les listes).

Déplier l’arborescence
Cliquer pour déplier A partir de <dsc>, on déplie de <c> en <c> Comment déroule-t-on l’arborescence? Je clique sur le fichier qui m’intéresse: les balises qu’il contient se déroulent et ainsi de suite, en cliquant sur le nom de la balise que je veux déplier j’obtiens les balises inclues dans la précédente: je déplie ainsi l’arborescence. En cliquant sur le <dsc> j’obtiens les <c> qu’il englobe. Si il y a le signe + au niveau d’un <c>, cela signifie qu’il y a encore des sous-<c> à dérouler. Sinon, si le <c> que j’obtiens n’a pas d’enfant, je n’aurai pas de signe +.

Menu contextuel (premier niveau) : la racine de l’arborescence
A partir d'un clic droit sur Documents EAD, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles. La racine de l’arbre, appelée Documents EAD, rassemble tous les fichiers EAD accessibles à un utilisateur. Par défaut ne sont visibles que les fichiers pour lesquels l'utilisateur authentifié a des droits d'écriture. Il peut toujours voir les autres fichiers, même s'il ne peut les modifier ou les publier. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur Documents EAD, puis de faire un clic droit et de sélectionner Voir tous les documents dans le menu contextuel. A partir d'un clic droit sur Documents EAD, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles : Masquer le menu : fermer le menu contextuel (= même effet en cliquant hors du menu) Nouveau document EAD : créer un nouveau document dans la base Calames (soit un document vide, soit un document préexistant sur votre poste). Rafraîchir la liste : mettre à jour l'ensemble de l'arborescence (statuts de publication…) Rechercher : effectuer une recherche sur l'ensemble de la base Calames Voir tous les documents : afficher les documents EAD des autres établissements. Vous ne pouvez modifier les documents des autres établissements. Licence : revient à copier le n° de licence dans le presse-papier, avant d’activer la licence XMetal (lors de la première connexion à l’outil)

Menu contextuel (second niveau) : la racine des documents EAD
A partir d'un clic droit sur la racine de chaque document, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles. Au second niveau (documents EAD), le menu contextuel est sensiblement différent : notamment fonctionnalités de « Gestion » de chaque fichier + de Publication Le libellé de chaque document se décompose ainsi : - numéro d'ordre propre au système, correspondant au rang d'inclusion dans la base. - nom libre du document, choisi par l'utilisateur au moment de la création ou de l'import du document, et utilisé pour le classement de la liste par ordre alphabétique (50 caractères maximum). Il est conseillé de suivre certaines conventions pour composer un libellé : • Commencez par le RCR de votre bibliothèque, afin de rassembler les fichiers de la bibliothèque dans la liste, • Utilisez des termes qui identifient clairement le document (exemple : « Fonds Untel, Série générale ms 1 - ms 514 »). A partir d'un clic droit sur la racine de chaque document, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles : Masquer le menu : Ferme le menu contextuel. Déplier (rafraîchir la liste) : Affiche les niveaux enfants (mais pas tous les niveaux inférieurs) d’un niveau donné. Un clic gauche permet également de "déplier" un nœud. Autre fonction : vider la fenêtre d’édition (Attention, à ne faire qu’après un enregistrement, sous peine de perdre la saisie en cours), ou en mode « Voir ». Voir : Affiche un document entier dans la fenêtre du milieu. Permet de voir un document, mais pas de l’éditer. Les balises EAD ne sont pas affichées ; seul le contenu textuel est lisible. Editer : Affiche un document entier dans la fenêtre du milieu pour le modifier. Les balises et leur contenu sont affichés. Attention à la taille du document ! Il est généralement préférable d'éditer un composant, et non le document entier. Si le document ou le composant qu'on choisit d'éditer est très important, le système affiche une alerte. Supprimer : Supprime un document EAD de la base. C'est une action irréversible. Les documents publiés, même partiellement, ne doivent pas être supprimés avant dépublication. [NB : l’ABES conserve temporairement des sauvegardes des fichiers EAD s’ils ont connu au moins un enregistrement dans les 24h. En cas de suppression intempestive de données, il est important de réagir vite (faire une demande d’assistance), en prenant en compte les paramètres suivants : numéro du fichier ? date de sa dernière modification ? Était-il publié, et si oui, son état en base de production était-il différent de son état en base de ] Publier : Rend un document visible et interrogeable dans l'interface publique. Ne plus publier : Retire un document de l'interface publique. Le document n'est pas automatiquement supprimé de la base. Il reste consultable et modifiable dans l'interface de catalogage. Traces : Affiche les traces Système liées à ce fichier, en particulier les traces du dernier processus de publication en date. Exporter : Exporte le document sous différents formats. Gestion : détection doublons + Importer (écraser le contenu du fichier sans changer de n° d’instance) + « Déverrouiller (forcer) » (lorsque le système refuse de prime abord d’ouvrir en mode Editer », et lorsque l’on est sûr que personne d’autre n’est en édition sur un fragment) + Propriétés du document (intitulé libre, inclusions/liaisons).

Menu contextuel (troisième niveau) : les nœuds EAD
Tous les autres niveaux sont des nœuds de documents EAD. Il suffit d’effectuer un clic gauche sur chaque nœud pour afficher les nœuds inférieurs. A partir du niveau <dsc>, on ne peut déplier que des composants <c> (si le signe + l’indique) [diapo récapitulative] Tous les autres niveaux sont des nœuds de documents EAD. Il suffit d’effectuer un clic gauche sur chaque nœud pour afficher les nœuds inférieurs. A partir du niveau <dsc>, on ne peut déplier que des composants <c>. A partir d'un clic droit sur un nœud EAD, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles = Masquer le menu : Ferme le menu contextuel. Déplier (rafraîchir la liste) : Affiche les niveaux inférieurs (un clic gauche permet également de déplier un nœud). Ne pas utiliser en mode édition (bug) Voir : Affiche un nœud dans la fenêtre du milieu. Permet de voir un nœud, mais pas de l’éditer. Les balises EAD ne sont pas affichées ; seul le contenu textuel est lisible. Editer : Affiche un nœud dans la fenêtre du milieu pour le modifier. Les balises et leur contenu sont affichés. Dès lors, vous et vous seul pouvez enregistrer des modifications sur ce nœud : ce dernier est dit "verrouillé". Edition (créer / copier / coller) : Effectue un certain nombre de modifications à partir de l'arbre (à gauche), sans passer par l'éditeur XMetal (à droite). Propriétés : Affiche des informations techniques sur la position du nœud dans le document EAD (Xpath) Publier (seulement pour les nœuds de type <c>) : Publie un <c> et ses enfants, sans republier tout le document. Le document entier doit avoir déjà été publié au moins une fois. Si le fragment est trop important, le système demandera de publier le document entier (cf. infra) Supprimer : Supprime un nœud et ses enfants du document EAD. C'est une action irréversible. A ne surtout pas faire si le <c> a été publié.

Créer un nouveau document EAD

Quand créer un nouveau document EAD ?
Un fonds = une instance EAD sauf dans certains contextes, et/ou lorsque le fonds n’atteint pas une taille significative ne pas créer une instance spécifique pour un manuscrit isolé Fichiers EAD à créer pour des raisons techniques et/ou intellectuelles Nécessité d’information de haut niveau spécifiques (<author>, etc.) Fichiers « maîtres », destinés à inclure d’autres fichiers Fichiers EAD dépassant les 3 Mo : à scinder en plusieurs instances liées Principe 1 : la description d’un fonds donne en principe lieu à la création d’une instance EAD. Cependant, en fonction du contexte (de la politique de l’établissement), un fonds de faible importance peut ne pas faire l’objet d’une instance EAD spécifique. Principe 2 : un manuscrit isolé ne doit pas faire l’objet d’une instance EAD spécifique. Principe 3 : une instance EAD spécifique peut et doit être créée lorsque l’imposent des circonstances telles que : l’architecture générale des catalogues de l’établissement (p. ex., cotations particulières), des contraintes techniques (notamment de taille de fichier : dans Calames, ne pas dépasser les 3 à 4 Mo), et / ou la nécessité d’informations de haut niveau spécifiques (<author>, etc.). Autres principes spécifiques aux instances issues des rétroconversions CGM et Palme : Principe 4 : les instances EAD issues de la rétroconversion du CGM n’ont pas vocation à être complétées par des suppléments en attente de rétroconversion ni par la description de nouvelles acquisitions. Elles peuvent cependant être corrigées et modifiées [pour le signalement de ces modifications, voir Description des révisions <revisiondesc> et Contrôle de la description, Date et auteur de la description d’une unité documentaire <processinfo>]. Principe 5 : les instances EAD issues de la conversion de Palme peuvent être réorganisées pour refléter le classement des fonds.

Clic-droit à la racine « Documents EAD » Cette fonctionnalité permet d'ajouter un nouveau fichier à la base Calames.

Créations ex nihilo (ou presque) Partir d’un document vide Partir d’un document-modèle (par import) Charger un document EAD déjà complété Après une rétroconversion Doit être conforme aux règles Calames Attention aux id de <c> ! (cf. infra) On ne part pas tout-à-fait d’un document vide: on crée un document ex-nihilo avec déjà quelques métadonnées de base. • soit en important un fichier extérieur à Calames (voir Importer): clic droit « Nouveau document », pop-up « OK », en face de fichier « Parcourir », renseigner le fichier à importer, valider. • soit en partant d'une structure EAD vide (créer un fichier EAD ex nihilo, ou presque): clic droit « Nouveau document », pop-up « OK », nommer dans l’intitulé: RCR + nom à donner, valider. Pour créer un fichier, effectuez un clic-droit sur la racine des documents EAD et sélectionnez Nouveau document EAD. Le système crée un nouveau fichier EAD vide. Par défaut, le système propose un modèle de fichier minimal.

Copier un fichier d’une base vers l’autre : Clic droit sur le fichier en base de formation « Exporter » au format natif (EAD) Enregistrer le fichier (par ex. sur le bureau) Charger ce document en base de production Attention : les propriétés de fichiers (numérotation, liaisons / inclusions…) sont propres à chacune des deux bases et ne sont pas exportables. Seul le contenu XML-EAD est exporté. NB : Si les fichiers concernés sont bien renseignés (nommage commençant par le RCR), l’ABES peut réaliser une copie massive de fichiers de la base de formation vers celle de production. Attention : il s’agit d’une copie, et NON d’une migration qui supprimerait les fichiers de leur base d’origine. (Anticipation sur les propriétés des instances EAD : liaison / inclusion à voir plus tard.)

Fonction « Importer » Clic droit sur un fichier : « Gestion »« Importer » Permet de remplacer le contenu EAD tout en conservant les propriétés du fichier (intitulé, identifiant système…) Attention à l’encodage des caractères et à la compatibilité du fichier à importer

Noms des instances EAD Identifiant de fichier…
donné par le système (ordre de création) base pour les URL ne pas modifier cette clé système ! … suivi d’un « intitulé libre » donné par le catalogueur toujours commencer par le RCR Calames ex. : _076_Fonds_Tzara _ENS_CAPHES_Taton Chaque fichier fait partie d’un groupe de droits (=logins autorisés à modifier ce fichier) On anticipe ici sur plusieurs points, notamment sur l’importance des ID dans la construction des permaliens Calames : davantage de détails fournis plus tard, en évoquant l’édition des notices et des <c>. Evoquer une première fois ici la fonction Gestion  Propriétés (pour renommer un intitulé de fichier + par rapport à l’identifiant des fichiers, qui ne doit PAS être modifié).

<repository><corpname>
<repository> contient des informations sur l’établissement dépositaire du fonds au niveau <archdesc> La balise <corpname> contient : le nom de l’établissement sous forme usuelle ; un attribut AUTHFILENUMBER, dont la valeur est le numéro RCR Cet attribut est indispensable à la publication du fichier un attribut SOURCE, dont la valeur est « Répertoire_des_Centres_de_Ressources » un attribut NORMAL, dont la valeur est le nom de l’institution sous une forme normalisée. <corpname> est obligatoire ; il contient : - le nom de l’établissement sous forme usuelle ; un attribut AUTHFILENUMBER, dont la valeur est le numéro RCR ; un attribut SOURCE, dont la valeur est "Répertoire_des_Centres_de_Ressources »; un attribut NORMAL, dont la valeur est le nom de l’institution sous une forme normalisée.

TP 1 Créer un nouveau document

Voir et éditer un document EAD

Voir / éditer à différents niveaux
Pour afficher un composant, je peux l’ouvrir soit en mode « Voir », soit en mode « Editer ». Ex: Voir. Je vois le <c> mais je ne peux pas y apporter de modification.

Afficher les fragments
Pour afficher un fragment : clic-droit + « voir » L’affichage par défaut ne présente pas les balises Les boutons Enregistrer et Autorités sont cachés La vue que j’ai ici est sans les balises. Pour afficher les balises: je clique sur l’icône permettant de passer de la vue avec ou sans balises (démo). Il est également possible de passer par le menu « Vue ». (Anticipation sur diapo 27) Editer: j’obtiens l’affichage avec les balises et je peux placer mon curseur à l’intérieur pour modifier les informations. En fonction de la balise dans laquelle je me trouve, les éléments qui me sont proposés en bas à droite changent et s’adaptent. En mode Edition, deux boutons apparaissent qui n’existaient pas en mode Voir: Enregistrer et Liens aux autorités du Sudoc.

Je peux voir mais pas modifier les fichiers des autres établissements
Par défaut lors de la connexion, vous ne voyez dans cette partie de gauche que vos documents. Pour avoir une vue de tous les documents qui se trouvent dans Calames, vous pouvez vous placer sur la racine « documents EAD » et choisir par un clic droit « Voir tous les documents » dans le menu déroulant. Pour ce qui est des fichiers EAD des autres établissements, vous pouvez toujours les consulter mais si vous tentez de les ouvrir en mode édition et d’effectuer des modifications dessus, un message vous précisera que c’est impossible car vous n’avez pas les droits dessus. Pour revenir à la vue de vos documents: « Voir mes documents ». L’idée est de pouvoir voir les fichiers des autres même s’ils ne sont pas publiés, voir le brouillon des autres. Il ne s’agit pas de catalogage partagé au sens du Sudoc mais il est intéressant de partager ses façons de travailler. (cf. webinaires d’introduction)

Pour modifier un fragment, il faut :
Le mode Édition Pour modifier un fragment, il faut : faire un clic-droit + « éditer » effectuer les modifications dans XMetal enregistrer Editer ≠ publier contrairement à WinIBW (Sudoc) par ex. instances et composants sont (beaucoup) plus nombreux dans la base de production que dans l‘interface publique Attention: éditer sur un <c> avec enfants peut être gênant dans certains cas, car on « gèle » (on verrouille) l’ensemble, et plus personne ne peut éditer les notices des enfants. Pour pouvoir modifier un fragment du document EAD dans XMetal, il faut effectuer un clic droit sur le fragment visé et sélectionner la fonction Editer . Dès lors, ce fragment est verrouillé. Pour déverrouiller un nœud, il suffit de cliquer ailleurs dans l'arbre. Après avoir effectué les modifications voulues, il faut cliquer sur l’icone Enregistrer . Attention : Vérifiez que les icones Enregistrer et Lien aux autorités sont affichées au-dessus de l'éditeur avant de faire des modifications, sinon celles-ci ne pourront être sauvegardées. Si vous rencontrez le bug qui fait disparaître le bouton Enregistrer , enregistrez le fragment par le menu d'XMetal Edition/Enregistrer. Attention : dans le menu Edition/Enregistrer, il n’est pas impossible d’enregistrer même si vous n'êtes pas en mode Edition : le fragment n'est donc pas verrouillé ; vous risquez d'écraser les modifications effectuées par un autre utilisateur simultanément. Distinguo base de production // base de donnée de publication et d’indexation (Chiffres mai 2012 : plus de 500 instances publiées partiellement ou totalement dans Calames, contre plus de 1000 instances EAD présentes en base de production ; <c> en base de production, dont sont publiés.)

Verrouillage des notices en édition
Un fragment en cours d’édition peut être affiché par les autres catalogueurs … … mais pas édité par eux Pour déverrouiller le fragment qu’on éditait il suffit de cliquer ailleurs ! Message d’alerte pour éviter de perdre son travail Le verrouillage ne se fait que si un autre utilisateur est sur la notice en mode édition. Dès que cette personne sort de la notice, celle-ci est déverrouillée. La notion de verrouillage est différente de celle du Sudoc (cette fonction n’existe pas dans les outils de catalogage locaux: c’est une plus-value de l’outil commun). Si je quitte un composant sans y avoir apporté de modification, on me demande si je veux quitter sans enregistrer. Attention: lorsqu’on veut Voir ou Editer un composant lourd (par ex. un <c> qui a de nombreux enfants), on me demande si je veux ouvrir le fichier qui présente tel poids. Si on accepte et qu’on passe outre, s’il s’agit juste d’affichage, on risque d’attendre qu’Xmetal traite les données reçues. Si c’est pour apporter des modifications (donc en mode Edition), une erreur peut survenir au moment d’enregistrer les modifications: c’est donc déconseillé, d’autant plus qu’afficher 3 Mo pour modifier une virgule c’est peut-être trop. On peut bien sûr refuser, il s’agira alors d’une édition partielle: seul le nœud est affiché, mais pas ses enfants. NB: certains fichiers EAD sont énormes (1 fichier EAD = une collection entière). Donc il faut que l’utilisateur puisse choisir la granularité de son fichier de travail. Autre avantage: deux catalogueurs peuvent travailler sur deux parties différentes d’un même fichier en même temps (accès concurrent).

Habillage des balises EAD
Les balises colorées ont un intitulé volontairement clair et lisible, correspondant à l’intitulé complet de la DTD EAD: il est donc possible de travailler dans Calames sans pour autant maîtriser parfaitement l’EAD dans sa forme purement arborescente. Il n'est pas possible d'afficher le code source des fragments EAD. Néanmoins, pour vérifier le code source d'un fragment hors de Calames, il est possible de le copier puis le coller dans un éditeur du type Bloc-Notes. Afin de voir les attributs renseignés des éléments EAD, il suffit de passer la souris sur une balise pour afficher les attributs renseignés sous forme d’info-bulle (ex: attributs ROLE et NORMAL d'un <persname>). Cet habillage représente un handicap dans quelques (rares) cas : par exemple, lorsqu’on après avoir utilisé une liste fermée de valeurs d’attributs, on revient à la case « vide », l’attribut reste enregistré avec une valeur nulle, mais n’est pas effacé (ex. <corpname role="">). Info-bulle contextuelle

attribut EAD Éditer dans XMetal Pour ajouter ou modifier un
Rédiger dans la liste des attributs ou y sélectionner une valeur : Pour ajouter un élément EAD Cliquer dans la liste des éléments : Pour insérer un nouvel élément EAD, il suffit de cliquer dessus dans la liste des éléments disponibles (en bas à droite). Attention, tous les éléments proposés ne sont pas autorisés par le guide de catalogage. Lorsque la DTD autorise cette modification, il est possible de supprimer l’encadrement d’une balise tout en conservant le contenu saisi à l’intérieur, par simple « retour arrière » sur la balise fermante de l’élément qu’on souhaite faire disparaître. Pour renseigner un attribut, il suffit de l'éditer dans la liste des attributs (en haut à droite). Quand vous avez saisi une valeur dans le champ de saisie correspondant à un attribut, cliquer en dehors du champ pour rendre effective la saisie. Autre astuce intéressante : Menu de l’éditeur XMetal > Edition > « Change l’élément » : si par ex. je me trouve dans un corpname et que je veux en faire un geogname, c’est par ce biais que je pourrai effectuer la substitution le plus facilement. Toute insertion ou substitution qui contreviendrait à la DTD EAD 2002 est bloquée par le système.

Attention !! Le système propose tous les éléments EAD officiels…
…même les éléments déconseillés ou interdits

Aides à la saisie En l’absence de renseignement de leurs attributs, certains éléments sont soulignés : les <persname>, <corpname> et <famname> sans les <unitid> sans les <title> sans (sujet ou titre) les <unitdate> les <genreform> ou Eléments + attributs saisie des codes et libellés de langue et d’écriture dans l'élément <language> lien aux autorités Sudoc (via IdRef) Il existe différentes fonctionnalités avancées qui facilitent la saisie des données et garantissent leur qualité : - Listes de valeurs pour les attributs exemple: saisie des attributs type de <physfacet> ou de <unitid> - Listes de valeurs pour attributs et contenus d’éléments exemple : saisie des codes et libellés de langue dans l'élément <language> - Mise en valeur de certaines portions de texte exemple : les <persname>, <corpname> et <famname> sans attribut ROLE sont soulignés, afin de mettre en évidence cet oubli. Idem pour les <unitid> sans attribut TYPE et pour les <title> sans attribut ROLE (sujet ou titre). - Fenêtres spéciales d'aide à la saisie (cas d’IdRef) Liste générale des listes fermées : et et et = = et

Le système propose une « édition partielle »
si le fragment à modifier est très important sinon, risque d’erreur à l’enregistrement mais pas à l’affichage: lenteur uniquement Question de réseau, de poste informatique… Édition partielle d’un <c> on peut tout modifier sauf les sous-<c> Édition partielle de tout autre nœud on ne voit pas les nœuds inférieurs on peut seulement modifier les attributs  A éviter Demo : montrer la différence entre édition partielle d’un gros <c> englobant de nombreux sous-c // édition partielle d’un archdesc par exemple, ou d’un dsc (il est vrai qu’on pourrait prévoir une édition partielle de archdesc HORS DSC…)

TP 2 Editer dans XMetal

Autres fonctionnalités de l’interface

Attributs ID des composants <c> : donnée essentielle !
Chaque <c> a un identifiant (ne pas confondre avec <unitid>) Cet id doit être unique à l’échelle de la base Calames Cet id est la base de l’URL publique de chaque composant Ex: Cet ID doit être unique et stable : privilégier les ID générés automatiquement par l’outil Calames Attention aux copier/coller effectués dans la fenêtre d’édition XMetal ! Un composant <c> peut être une série, un fonds, un item… Chaque <c> peut contenir des sous-composants, qui eux-mêmes contiennent aussi des sous-<c>. Chaque <c>, chaque niveau publié (les hauts niveaux d’instances sont assimilables à des <c> : on parle en interne de « FileId », mais en l’occurrence il ne s’agit pas de la valeur de il s’agit d’une reprise des n°s d’instances figurant dans la base de données), dispose de son identifiant, unique à l’échelle de la base Calames. Attention : Si on crée un nouveau <c> en copiant/collant un <c> existant à partir de la fenêtre d’édition X-Metal, on a un nouveau <c> avec le même identifiant. Dans ce cas, un doublon, c’est deux <c> avec le même identifiant. Or, l’unicité et la pérennité de cet identifiant permettent d’avoir une URL de consultation pérenne. Préférer les copier-coller depuis l’arbre (voir plus loin). L’identifiant de chaque <c>, ou ID, est créé par l’application, il s’agit d’un numéro qui s’incrémente, le catalogueur n’a pas à le saisir. Que l’on crée un composant en base de formation ou en base de production, l’outil Calames garantira quoi qu’il en soit le caractère unique de son identifiant. En cas de migration d’un fichier de la base de formation vers la base de production, les ID de composants seront conservés avec l’export « Natif » (considérés comme partie intégrante du fichier EAD). En revanche, l’export « kill-Id » les supprime.

Copier/Couper/Coller dans XMetal
2 méthodes : clic-droit + cut|copy|paste touches clavier (conseillé) : copier : Ctrl+C couper : Ctrl+X coller : Ctrl+V Il est préférable car plus rapide d’utiliser les raccourcis clavier CTRL+X ou CTRL+V. Copier : - soit effectuez un clic-droit sur un élément et sélectionnez Copy (copier), puis Paste (coller) - soit utilisez les raccourcis clavier CTRL+C, puis CTRL+V Coller : - soit effectuez un clic-droit sur un élément et sélectionnez Cut, puis Paste soit utilisez les raccourcis clavier CTRL+X, puis CTRL+V Il est préférable d’utiliser CTRL+C ou + X ou +V plutôt que Cut / Copy / Paste. (Les deux méthodes ont les mêmes effets) A propos des identifiants de <c> Chaque <c> possède un identifiant (attribut id). Cette information est essentielle pour la cohérence de la base et pour assigner des URL publiques et stables aux différents <c>. Ces identifiants doivent donc être uniques et stables. Comme les opérations sur les <c> peuvent supprimer des <c> ou en dupliquer, le système introduit des mécanismes de sécurité : - Tout copier-coller d'un <c> supprime les id (au moment du coller, un nouvel id est ajouté au <c>). : faux ?? - Tout couper-coller laisse les id en l'état. - En créant un nouveau <c>, l'utilisateur n'a pas à se préoccuper des id. Le système s'en occupe à l'enregistrement. - En revanche, tout copier-coller effectué à partir de la fenêtre d’édition (par les raccourcis du clavier ou les - Le système ne vérifie pas les id qui peuvent être présents dans des fichiers ou fragments importés : c’est donc en cas d’import ou de copier-coller à partir d’une source extérieure qu’il faut faire attention (penser à l’export Kill-Id).

Copier/Couper/Coller dans XMetal
Attention aux ID de <c> copier un <c> dans XMetal ne supprime pas les ID Si je colle dans XMetal, à l’enregistrement, le 2nd <c> est renommé ( risque d’URL instable) Si je colle dans l’arbre, je crée un doublon Pour déplacer, ne pas faire Copier + Supprimer. Utiliser Couper ! Ne pas mélanger Copier/Couper/Coller au niveau de l’arbre et de XMetal Attention à l’unicité des ID !! Avant de faire un copier coller, si on se positionne pour voir l’ID, on peut faire apparaître les attributs en plaçant le curseur sur la balise. Si copier/coller on duplique le <c> y compris son ID (si on l’enregistre, le doublon créé est repéré par le système, qui va renommer le dernier ID créé: du coup on évite le problème du doublon). Attention car le système remplace le dernier doublon créé, mais si on enregistre avant (si on colle avant ce qu’on a copié), l’ID modifié reste toujours le dernier dans la liste, ce qui pose un gros problème si la notice était déjà publiée car ça engendre des URL instables. On conseille de faire des copier/coller sans ID, ou de copier des <did> (ou d’autres nœuds enfants de <c>) uniquement.

Copier/coller dans l’arbre
Clic droit au niveau de chaque nœud Copier et coller dedans coller après coller avant Tout copier-coller d'un <c> supprime les ID (au moment du coller, un nouvel id est ajouté au <c>) On ne peut pas copier ou déplacer un c quand il est en édition (ou qu’on veut le coller dans, après ou avant un c en édition). Copier un nœud - notamment un composant <c> - peut faciliter l'édition de nœuds qui ont la même structure et/ou le même contenu. Il ne faut pas utiliser le copier/coller, suivi de Supprimer, pour déplacer un composant <c> ! Le copier/coller modifie l'id du <c>, et donc son URL dans l'interface de consultation. Procédure : Clic-droit + Copier sur le <c> à réutiliser. Se positionner sur un <c> ailleurs dans l’arbre et effectuer un Coller : dedans, avant ou après. Coller un <c> A dans un <c> B positionne le <c> A à la suite de tous les enfants du <c> B. On peut coller un <c> dans le <dsc>. Dans ce cas, le <c> collé se positionne à la suite de tous les enfants du <dsc>.

Couper/coller dans l’arbre
Clic droit au niveau de chaque nœud Couper et coller dedans coller après coller avant Tout couper-coller laisse les ID en l'état. Pour déplacer un nœud, on utilise la fonction Couper (déplacer) puis la fonction Coller. Cette opération déplace le nœud sans le modifier. En particulier, l'id du <c> reste inchangé, puisqu'il n'y a pas ici de risque de duplication d'un id. Procédure : Clic-droit + Couper (déplacer) sur le <c> à déplacer Se positionner sur un <c> ailleurs dans l’arbre et effectuer un Coller : dedans, avant ou après. Le couper-coller fonctionne au sein d'un même document ou d'un document à l'autre. Coller un <c> A dans un <c> B positionne le <c> A à la suite de tous les enfants du <c> B. On peut coller un <c> dans le <dsc>. Dans ce cas, le <c> collé se positionne à la suite de tous les enfants du <dsc>. Pour supprimer un nœud, utiliser la fonction Supprimer, et non la fonction Couper (déplacer).

Couper/coller plusieurs <c> à la fois (dans l’arbre)
Déplacer une série de <c> de même niveau Couper depuis, puis Couper jusque, puis Coller Avant Après Dedans Les ID de <c> sont conservés Permet de déplacer en même temps plusieurs nœuds de même niveau. Procédure : Clic-droit + Couper (déplacer) depuis sur le premier <c> de la série à déplacer. Clic-droit + Couper (déplacer) jusque sur le dernier <c> de la série à déplacer. Puis, pour coller la série sélectionnée, se positionner sur un <c> ailleurs dans l’arbre et effectuer un Coller : dedans, avant ou après. Attention à ne pas Couper (déplacer) trop de <c> à la fois, surtout s’ils possèdent des <c> enfants.

Créer un composant dans l’éditeur
Insérer un nouveau <c> via la liste des éléments disponibles à partir de l’élément <dsc> ou d’un <c> parent Copier-coller un <c> pré-existant Dans ce cas, attention : toujours supprimer l’identifiant du <c> copié avant enregistrement Pour créer un <c> à partir d’un <dsc> ou un <c> parent Pour le placer à la suite des autres <c> de même niveau, se positionner juste avant la balise </c> de l’élément parent et sélectionner l’élément <c> dans la liste. Pour l’insérer entre deux <c> de même niveau, cliquer juste après la balise </c> du <c> précédent et sélectionner <c> dans la liste. Attention aux ID en cas de copier-coller ! 43

Créer un composant dans l’arbre
Créer un nouveau composant <c> avant après dedans par clic droit dans l’arbre de gauche Le seul élément qui puisse être créé au sein d’un <c> par le biais de l’arbre de gauche est un <c> « subordonné » Le seul élément qui puisse être créé au sein d’un <c> par le biais de l’arbre de gauche est un sous-<c> = suit la même logique que l’affichage au sein de l’arbre de gauche. Cas particulier : hors de <dsc>, en haut niveau, possibilité de créer des éléments enfants de <archdesc> ou de <eadheader>. Dans ce cas, il faut soit nommer la balise, soit coller un bloc EAD valide. (Faut-il illustrer ce cas ?)

Copier/Couper/Coller Autres possibilités
Copier à partir d’une source extérieure Attention aux ID de <c> Attention à l’encodage des caractères dans la source extérieure Ex. problèmes de copies de données : Copies depuis Word 2007 Quelques problèmes mineurs posés avec des copies depuis textes avec retours chariot, ou depuis éditeur XML en mode « indentation ». A préciser ?

TP 3 Couper, coller, créer à partir de l’arbre

Enrichir : les autorités et les liens

Des autorités pour quoi faire ?
Permettre l'accès aux documents : retrouver toutes les oeuvres d’un auteur quelle que soit la forme du nom présente dans le document, toutes les éditions d’une oeuvre quelle que soit la forme du titre du document tous les documents sur un même sujet Identifier l’entité décrite contextualiser lever les ambiguïtés (homonymes…) pour servir le catalogue sans pour autant rédiger une encyclopédie Utiliser les notices du Sudoc pour récupérer dans CALAMES (balises de points d’accès) la forme retenue de la notice d’autorité. Buts : 1. on est sûr de parler de la même entité, 2. on réduit le nombre d’entrée d’index, 3. on retrouve systématiquement Voir derrière toutes les formes rejetées, plus de forme « isolée », 4. derrière chaque entrée, on retrouve le lot complet de résultats. On peut mentionner l’existence d’un format d’autorités propre à l’EAD : EAC-CPF : Encoded Archival Context - Corporate bodies, Persons, Families. Ce format n’est pas utilisé par le réseau Calames. Site officiel :

Des autorités pour quoi faire ?
Recenser les différents noms et les différentes formes du nom Différents noms : Pseudonymes Noms de mariage Noms en religion… Différentes formes : Formes hétérogènes : prénoms abrégés, astéronymes… Formes étrangères Contrôler les points d’accès = fixer la forme de la vedette Depuis sept : les formes rejetées des autorités Sudoc sont indexées dans Calames

Contenu des notices d’autorité
Les variantes de forme du nom Forme retenue Forme(s) rejetée(s) Voir Forme parallèle (forme “savante” / forme “courante”)‏ Forme associée : liens vers d’autres entités Voir aussi Les notes : attention au “tout ou rien” ! Les sources : les sources justifient le contenu de la notice d’autorité de plus, la première justifie l’existence de la notice d’autorité au sein du catalogue Paramétrages IdRef : voir la FAQ IdRef sur ABESSTP, Il est préférable (voire indispensable) d'utiliser la version la plus récente du navigateur Internet Explorer (IE 8, ou IE 9 sous Windows 7). Attention à IE 10 ! Les adresses et doivent faire partie des sites de confiance (Outils > Options Internet > Sécurité > Sites de confiance > Sites) Il est vivement conseillé de paramétrer IE de manière à ouvrir Idref dans un nouvel onglet, et non une nouvelle fenêtre (Outils > Options Internet > Général > Onglets > Paramètres > "Toujours ouvrir les fenêtres publicitaires dans un nouvel onglet"), de manière à accélérer le chargement (initial notamment) de la page Idref. L’exception sur les pop-ups concernant Idref doit être permanente. Un autre paramétrage dans IE 9 est nécessaire afin de pouvoir correctement modifier les notices : dans Outils>Options Internet>Historique de navigation, cliquer sur le bouton "Paramètres", puis dans "Vérifiez s'il existe une version plus récente des pages enregistrées", choisissez l'option "A chaque visite de cette page Web". Lorsque vous cataloguez dans Calames et que vous vous liez à des notices Sudoc, il est conseillé de laisser Idref ouvert en permanence (dans une fenêtre Internet Explorer indépendante) Si de surcroît vous modifiez ou créez des notices d'autorité, pensez à cocher la case "se souvenir" au moment de votre authentification Il arrive que le renseignement automatique de la zone de recherche ne se fasse pas lors de l'ouverture d'Idref (dans une nouvelle fenêtre Internet Explorer) ; ce problème ne se produit plus lors des demandes de recherche et de liaison suivantes. Cela tiendra généralement aux performances du poste employé. Ainsi, comme dans l'ancien module autorités, si vous appelez une recherche autorités depuis une balise <corpname>, les termes surlignés dans Calames seront automatiquement basculés dans l'index "Collectivité". Tout autre problème de page blanche au démarrage d'Idref, ou de page incomplètement chargée, sera généralement dû à des lenteurs inhérentes au réseau et/ou au poste utilisé. Les fonctionnalités d’IdRef : -Interroger Index sur mesure Facettes - Lier à la notice Calames - Créer & mettre à jour Formulaire Web Pas de syntaxe MARC

Un pop-up pour votre application
Tout se passe dans le navigateur : On travaille dans Calames On bascule dans l’application Autorités Sudoc pour interroger ou saisir des données Après avoir sélectionné ou créé une autorité, on clique pour lier à un point d’accès Calames A une balise d’indexation correspond un index IdRef particulier On revient dans Calames avec les informations utiles

Balises EAD et index de recherche correspondants
Index Nom de personne Index Nom de collectivité Index Famille Index Nom géographique Index Nom commun Index Titre <persname> <corpname> <famname> <geogname> <subject> <title> Attention, ces correspondances sont strictes : on ne pas lier d’autorités « Auteur-Titre » ou « Noms de Marque » (blocage du système). De même, le clic « Lier la notice » n’est pas valide si la notice IdRef a été affichée suite à une recherche sur Tous les index (« Tout »). Il y aura enfin une erreur si on cherche à lier une Autorité Nom de collectivité dans un Geogname : le cas peut se présenter puisque l’index Nom de collectivités cherche également des Noms géographiques, et inversement (on peut le repérer grâce aux icônes et à leurs couleurs). Cette remarque peut être étendue à tous les cas de conflits de correspondance : il faut alors recommencer l’opération en mettant en concordance la balise EAD et l’index IdRef. Mais PAS de correspondance entre <genreform> et les Autorités Sudoc.

Lier aux autorités : comment ?
Surligner la chaîne de caractères à indexer Si l’on positionne le curseur d’édition au sein d’un élément d’indexation EAD : le bon index de recherche IdRef sera automatiquement présélectionné Cliquer sur l’icône verte « Autorités » Lancer la recherche et examiner les résultats Lier la bonne notice Les balises correspondant à l’index sont ajoutées si les termes surlignés ne figurent pas déjà dans un élément d’indexation Dans <controlaccess>, le nom balisé est remplacé par la forme normale Recherche IdRef : Attention aux espaces susceptibles de suivre les termes recherchés : cela peut faire buguer la recherche (qui mouline dans le vide)

Lier aux autorités : résultats
Trois attributs EAD sont renseignés après avoir lié un point d’accès à une autorité IdRef : @source = toujours « Sudoc » @authfilenumber = identifiant (ppn) de l’autorité @normal = forme normalisée du point d’accès Attention : les attributs n’apparaissent qu’après avoir quitté le point d’accès (affichage non dynamique) Trois attributs sont renseignés dans cette opération : @authfilenumber = PPN @normal = forme retenue telle que reconstruite depuis les sous-zones d’IdRef (permet d’éviter écueil des divisions en trois ou quatre sous-zones, ex. des quantièmes en $d, qualificatifs en $c, dates en $f…) @source = toujours « Sudoc » Seul point d’accès à NE PAS lier = le point d’accès de l’organisme responsable (archdesc/did/repository/corpname)

Pas de résultat : créer une nouvelle notice
Possibilité de créer une nouvelle notice : uniquement après authentification dans IdRef Choisir le type de notice à créer Enregistrer, puis lier la notice Il n’est pas toujours nécessaire de créer des notices d’autorité : cf. Manuel chap. 4 et annexe 2. Attention dans le cas des autorités noms communs : IdRef ne permet pas de créer des notices Rameau (créations à demander par un correspondant Rameau).

Publication de liens : Les liens dans Calames
usages de l’attribut HREF (<archref>, <bibref>, <extref>) liens (hypertexte ou vignette) vers des reproductions numériques : éléments <dao> et <daogrp> - Seule l’utilisation de l’attribut HREF permet la création et l’affichage d’un lien hypertexte dans une notice Calames. L’utilisation de l’attribut TITLE est facultative : elle peut venir compléter celle de l’attribut HREF. Cans Calames, le contenu sera affiché comme légende du lien hypertexte (information - bulle). Elle ne peut s’utiliser que dans 5 balises : <bibref>, <archref>, <extref>, <dao> et <daoloc> : <bibref> : liens bibliographiques <archref> : liens archivistiques <extref> : liens externes autres (cas particulier : <extptr>, utilisé pour les liens vers des reproductions partielles : notamment BVMM) <dao> : lien textuel vers la version numérisée du document. <daogrp><daoloc> lien vers le document numérique par une vignette cliquable ou plusieurs rebonds par des liens textuels. <daoloc role=« vignette » title=« legende sous la vignette » href=« url de la vignette »><daoloc> <daoloc role=« rebond » title=« texte contextuel » href=«url du document numérique » ></daoloc> Insérer des diapos, avec des légendes, d’exemples tirés du manuel..

Ex. 1. Lien textuel vers un document numérisé

Ex. 2. plusieurs liens vers des reproductions numériques

Ex. 3. Vignette(s) et rebond vers un objet numérique
éléments <daogrp> et <daoloc> de rôles "vignette" et "rebond"

Les liens dans Calames : notices et images numérisées
Solutions “classiques” : liens inscrits dans les métadonnées des notices Mentions textuelles cliquables : balises <dao> (lien unique), ou plusieurs <daoloc> de rôle « rebond » (plusieurs liens concernant un même composant <c>) (ex.) Vignettes cliquables : <daogrp> contenant un <daoloc> de rôle « rebond » et au moins un <daoloc> de rôle « vignette » (ex.) Solutions sans impacts sur les métadonnées : Solutions API (ex. : Liber Floridus) Solution d’appoint ABES : Calames Plus Images (exemples) Solutions “classiques” de liens inscrits dans les métadonnées des notices : - Mentions textuelles cliquables : balises <dao> (lien unique), ou plusieurs <daoloc> de rôle « rebond » (plusieurs liens concernant un même composant <c>) Exemple : - Des vignettes cliquables : <daogrp> et <daoloc> de rôles « vignettes » et « rebonds » Exemple : - Cas particulier : <extptr> (utilisé dans le cadre du projet CGM pour l’insertion d’images au fil d’une notice, et pour la BVMM) Exemple : Solutions API (sans impact sur les métadonnées) : Exemple (Liber Floridus) : Solution d’appoint ABES : Calames Plus Images (sans impact sur les métadonnées) Cf.

TP 4 Enrichir les notices de Calames (autorités, liens)

Exporter et publier

Clic-droit au niveau de chaque document
Exporter Clic-droit au niveau de chaque document Procédure pour exporter un fichier EAD : Dans l’arborescence des fichiers (volet gauche), sélectionnez le fichier que vous souhaitez exporter, Clic-droit sur la racine du fichier, Sélectionnez Exporter dans le menu et confirmez, Choisissez le modèle d’exportation souhaité et validez, Choisissez un répertoire de sauvegarde, Attribuez un nom au fichier, en y adjoignant une extension adéquate (.html, .xml, .txt… en fonction des cas de figure et des usages souhaités) Enregistrez Dans le répertoire choisi, sélectionnez le fichier et ouvrez-le avec un programme correspondant (pour les navigateurs Web : assurez-vous que votre navigateur ne bloque pas l’exécution des scripts).

Exporter un document EAD
Exporter en EAD (*.xml): export natif (intégral), natif-C, natif filtre (fragments) Exporter dans d’autres formats formats Marc liste (.html ou .txt) Extraire un contrôle qualité export visio_controle (.html) L’export Natif permet d’exporter en XML l’ensemble des données encodées d’un fichier EAD. Les extensions conseillées à l’enregistrement sont .xml ou .txt. Nouveautés : L’export Natif permet d’exporter en XML l’ensemble des données encodées d’un fichier EAD. Les exports Natif-C et Natif-Filtre permettent d’exporter une partie du contenu XML d’un fichier EAD en faisant usage du filtre d’export. L'export Natif-C exporte uniquement le ou les fragments ciblés par une expression Xpath ; tandis que le programme Natif-Filtre permet de conserver les fragments de haut niveau tout en n’appliquant le filtre qu'au niveau des composants (i.e. au sein de l'élément <dsc>). Dans un cas comme dans l'autre, il est nécessaire d'employer une expression XPath valide. [Attention : le filtre d’export de l'outil Calames ne reconnaît pas les caractères guillemets ou double quotes ("), il est nécessaire de leur substituer deux caractères apostrophes ou simples quotes (') au sein des expressions Xpath devant en comporter.] Exemple 1 : un export avec l'expression aura pour fichier résultat, soit un rassemblement des composants <c> de niveau "item" (export "Natif-C"), soit une copie partielle du fichier mais avec un <dsc> restreint aux seuls composants de niveau "item" (ainsi que les sous-composants descendants le cas échéant). Exemple 2 : soit un fichier dont seul le premier composant de 1er niveau m'intéresse. L'expression Xpath "//dsc/c[1]" permettra, soit d'obtenir le code de ce seul composant (et de sa descendance) grâce à Natif-C, soit d'obtenir un fichier EAD dont le <dsc> est restreint à ce composant (et à sa descendance) grâce à Natif-C. L'export Kill-Id est une autre variante de l'export Natif : il permet d'exporter l'ensemble des données encodées d'un fichier EAD à l'exception des identifiants des composants (valeurs des attributs ID des éléments <c>). Cet export doit être employé avec précaution dès lors qu'il de modifier des données déjà publiées une première fois dans la base publique : suivi d'un import, il peut par exemple servir à régénérer les ID d'un fichier comportant des doublons, ou encore à créer une copie d'instance à retravailler sans risque de doublons. Pour ces trois exports, les extensions conseillées à l’enregistrement sont .xml ou .txt. L'extension .txt est plus particulièrement conseillée dans le cas de l'export Natif-C, car dès lors que l'expression porte sur plus d'un composant <c>, le résultat ne respecte plus la syntaxe XML (en l'absence d'élément racine, on n'a plus de fichier "bien formé"). L’export Liste extrait sous forme de liste simple (à puces) les informations situées en <unitid> et <unittitle> d’une instance EAD, sans tenir compte des relations hiérarchiques entre ces informations. Il permet donc de visualiser l’ordre de succession des composants d’un fichier (identifiants et intitulés). Les extensions conseillées à l’enregistrement sont .html ou .txt. L’export Diagnostic sert à extraire un rapport statistique sur la structure générale des données descriptives (composants <c>), notamment : liste des composants ayant plus de 80 ou 30 enfants, indexation (statistiques sur les <controlaccess>), « collections » (liste des composants correspondant à des ensembles de cotes ou « groupes de notices »). Les extensions conseillées à l’enregistrement : .html ou .txt. Les exports en formats Marc passent tous par l’emploi d’une feuille de style transformant les données EAD en MarcXML. Le produit final sera soit un fichier XML (export MarcXML), soit un fichier Unimarc-Pica (exports MarcIso2709 et MarcIso2709UTF8, conformes à la norme ISO 2709). Dans le cas de ces programmes de transformation, il est indispensable de renseigner le filtre d’export au moyen d’une expression XPath valide : "//c" (tous les composants) ; "/dsc/c/c/c" (tous les composants <c> de niveau 3) ; //c[../did/unitid] (= composants <c> qui comportent un did/unitid (de manière à exclure les <c> qui n'auraient pas directement de unitid, mais dont des <c> enfants auraient des unitid) … Le fichier obtenu est nécessairement appauvri par rapport à l’encodage natif (perte de la hiérarchisation et inadaptation du langage Marc pour traduire l’héritage des données ; certaines balises et certains attributs EAD n’ont pas leur traduction en Unimarc comme <accruals>, <appraisal>, <arrangement>…). [ATTENTION: pour saisir l’Xpath dans le filtre, il ne faut pas employer de doubles quotes, mais deux fois une simple quote] Export visio_controle : voir diapos suivantes. [L’export Visio_controle permet à la fois de valider un fichier EAD sur la base des règles établies par le manuel de catalogage, et de pré-visualiser l’aspect du fichier publié. Le fichier doit être enregistré avec l’extension .html, afin de le visualiser dans un navigateur. Son utilisation peut intervenir à tout moment d’un travail de catalogage, et est tout particulièrement recommandée avant de publier une instance EAD. Le résultat présente : - Une sélection de métadonnées extraites de <eadheader> décrivant l’instrument de recherche (affichées sous l’intitulé de l’organisme responsable) - Une analyse statistique générale du fichier (identifiant EAD, nombre de composants, nombre de balises, etc.) - La même structure graphique que l’interface de consultation publique, présentant l’ensemble des balises <archdesc> et des composants englobants et englobés tels qu’ils apparaîtraient s’ils étaient tous dépliés - Une boîte à outils : nombre de dérogations aux règles et bonnes pratiques (repérées par des carrés de couleurs), et affichage en clair des problèmes identifiés. Pour visualiser ces problèmes, il suffit de cocher les cases correspondant aux sept catégories suivantes : balises vides, balises déconseillées, attributs ROLE, NORMAL et LANGCODE manquants, valeurs d’attributs non conformes aux listes fermées de Calames, et redondances. Pour ne pas les visualiser, il suffit de décocher ces mêmes cases. Balises vides : balises qui ne présentent aucun contenu textuel. La présence de balises vides lors de la publication d’un fichier peut créer des perturbations et bloquer l’affichage de certains composants à la consultation. Il est donc fortement recommandé de vérifier qu’il n’y ait pas de balises vides dans le fichier avant de le publier. Balises déconseillées : balises dont l’utilisation est déconseillée par le manuel de catalogage Calames, et dont l’affichage n’est par conséquent pas pris en compte. Valeurs d’attribut manquantes : les attributs ROLE et NORMAL sont essentiels dans l’indexation des points d’accès. L’attribut LANGCODE assure la normalisation des informations sur la langue des documents décrits. Valeurs d’attribut non conformes aux listes fermées Calames : le logiciel de catalogage Calames vous propose des listes fermées de valeurs d’attribut. Il est vivement recommandé de vérifier que toutes les valeurs d’attribut sont correctes (notamment si des fichiers ont été chargés dans Calames à partir d’un autre logiciel). Redondances : suivant les principes de description hiérarchisée, les informations saisies en niveaux supérieurs sont héritées par les niveaux inférieurs. Il est recommandé de ne pas répéter au sein d’une descendance des éléments qui sont déjà présents au niveau supérieur. Il n’est pas nécessaire qu’un fichier EAD soit publié pour qu’un programme de transformation lui soit appliqué. A contrario, l’utilisation de l’export Visio_controle est vivement conseillée avant toute publication de fichier. ]

Valider ou contrôler la saisie a posteriori
En exportant un fichier Calames avec le modèle Visio_Controle vous obtenez un document .html qui vous propose des informations pour contrôler et valider votre travail. L’utilisation de ce modèle d’exportation est vivement conseillée avant toute publication de fichier. L’export Visio_controle permet à la fois de valider un fichier EAD sur la base des règles établies par le manuel de catalogage, et de pré-visualiser l’aspect du fichier publié. Le fichier doit être enregistré avec l’extension .html, afin de le visualiser dans un navigateur. Son utilisation peut intervenir à tout moment d’un travail de catalogage, et est tout particulièrement recommandée avant de publier une instance EAD. Le résultat présente (diapos suivantes): - Une sélection de métadonnées extraites de <eadheader> décrivant l’instrument de recherche (affichées sous l’intitulé de l’organisme responsable) - Une analyse statistique générale du fichier (identifiant EAD, nombre de composants, nombre de balises, etc.) - La même structure graphique que l’interface de consultation publique, présentant l’ensemble des balises <archdesc> et des composants englobants et englobés tels qu’ils apparaîtraient s’ils étaient tous dépliés - Une boîte à outils : nombre de dérogations aux règles et bonnes pratiques (repérées par des carrés de couleurs), et affichage en clair des problèmes identifiés. Pour visualiser ces problèmes, il suffit de cocher les cases correspondant aux sept catégories suivantes : balises vides, balises déconseillées, attributs ROLE, NORMAL et LANGCODE manquants, valeurs d’attributs non conformes aux listes fermées de Calames, et redondances. Pour ne pas les visualiser, il suffit de décocher ces mêmes cases. Balises vides : balises qui ne présentent aucun contenu textuel. La présence de balises vides lors de la publication d’un fichier peut créer des perturbations et bloquer l’affichage de certains composants à la consultation. Il est donc fortement recommandé de vérifier qu’il n’y ait pas de balises vides dans le fichier avant de le publier. Balises déconseillées : balises dont l’utilisation est déconseillée par le manuel de catalogage Calames, et dont l’affichage n’est par conséquent pas pris en compte. Valeurs d’attribut manquantes : les attributs ROLE et NORMAL sont essentiels dans l’indexation des points d’accès. L’attribut LANGCODE assure la normalisation des informations sur la langue des documents décrits. Valeurs d’attribut non conformes aux listes fermées Calames : le logiciel de catalogage Calames vous propose des listes fermées de valeurs d’attribut. Il est vivement recommandé de vérifier que toutes les valeurs d’attribut sont correctes (notamment si des fichiers ont été chargés dans Calames à partir d’un autre logiciel). Redondances : suivant les principes de description hiérarchisée, les informations saisies en niveaux supérieurs sont héritées par les niveaux inférieurs. Il est recommandé de ne pas répéter au sein d’une descendance des éléments qui sont déjà présents au niveau supérieur.

Métadonnées Analyse statistique - Une sélection de métadonnées extraites de <eadheader> décrivant l’instrument de recherche (affichées sous l’intitulé de l’organisme responsable) - Une analyse statistique générale du fichier (identifiant EAD, nombre de composants, nombre de balises, etc.)

Boîte à outils: problèmes identifiés Structure du fichier La même structure graphique que l’interface de consultation publique, présentant l’ensemble des balises <archdesc> et des composants englobants et englobés tels qu’ils apparaîtraient s’ils étaient tous dépliés - Une boîte à outils : nombre de dérogations aux règles et bonnes pratiques (repérées par des carrés de couleurs), et affichage en clair des problèmes identifiés. Pour visualiser ces problèmes, il suffit de cocher les cases correspondant aux sept catégories suivantes : balises vides, balises déconseillées, attributs ROLE, NORMAL et LANGCODE manquants, valeurs d’attributs non conformes aux listes fermées de Calames, et redondances. Pour ne pas les visualiser, il suffit de décocher ces mêmes cases. Balises vides : balises qui ne présentent aucun contenu textuel. La présence de balises vides lors de la publication d’un fichier peut créer des perturbations et bloquer l’affichage de certains composants à la consultation. Il est donc fortement recommandé de vérifier qu’il n’y ait pas de balises vides dans le fichier avant de le publier. Balises déconseillées : balises dont l’utilisation est déconseillée par le manuel de catalogage Calames, et dont l’affichage n’est par conséquent pas pris en compte. Valeurs d’attribut manquantes : les attributs ROLE et NORMAL sont essentiels dans l’indexation des points d’accès. L’attribut LANGCODE assure la normalisation des informations sur la langue des documents décrits. Valeurs d’attribut non conformes aux listes fermées Calames : le logiciel de catalogage Calames vous propose des listes fermées de valeurs d’attribut. Il est vivement recommandé de vérifier que toutes les valeurs d’attribut sont correctes (notamment si des fichiers ont été chargés dans Calames à partir d’un autre logiciel). Redondances : suivant les principes de description hiérarchisée, les informations saisies en niveaux supérieurs sont héritées par les niveaux inférieurs. Il est recommandé de ne pas répéter au sein d’une descendance des éléments qui sont déjà présents au niveau supérieur.

Clic-droit sur un document ou un composant <c>
Publier Clic-droit sur un document ou un composant <c>

= rendre les notices visibles et interrogeables sur le Web
Publier = rendre les notices visibles et interrogeables sur le Web publication immédiate ou différée complète ou partielle La publication peut être différée: l’utilisateur choisit le jour et l’heure où l’indexation dans Calames public sera faite. Parfois, si le document est volumineux, l’indexation prendra du temps. La publication immédiate ou différée se choisit dans un menu, lorsqu’on a cliqué sur « Publier ». Dès qu’un fichier est en cours de publication, il apparaît en gris avec l’icône >> dans l’arborescence. Clic droit et « Traces » pour voir l’avancée de la publication. De temps en temps, il vaut mieux rafraîchir l’arborescence (clic-droit à la racine Documents EAD, « Rafraîchir la liste »): l’icône >> redevient une icône de dossier jaune dès que le fichier est publié. On conseille de programmer plutôt la publication pour la nuit s’il s’agit d’un gros fichier. On peut aussi dépublier un fichier mais il vaut mieux en faire une copie et le retravailler en base de formation. Bon sens: parfois il vaut mieux publier une fois un gros fichier qu’à chaque fois que l’on a travaillé sur un <c>. Quand c'est possible, il est conseillé de faire des publications partielles, sur un <c> particulier. La publication partielle est destinée à des publications ponctuelles. Par exemple, quand on vient de corriger un titre ou d’ajouter une entrée d’index, il serait dommage de devoir republier tout le fichier. En revanche, dès qu’on effectue toute une série de modifications ponctuelles ou qu’on modifie un composant important (notamment en raison du nombre ou de la taille de ses enfants), il est recommandé de recourir à une publication totale du fichier. D’ailleurs, le système impose automatiquement une publication totale dès que la publication partielle demandée doit s’appliquer à un composant d’une certaine taille. Apparait alors le message : « Vous devez publier tout le document ». Pour des modifications en hauts niveaux d’inventaires, on devra obligatoirement recourir à une publication totale. Attention La publication partielle suppose que le document entier ait déjà été publié au moins une fois. Il s’agit de la même procédure que pour publier un document EAD entier. Il suffit d’effectuer un clic-droit + Publier au niveau du <c>.

Résultat de la publication
Lire les « traces » Pour savoir si un fichier a déjà été publié, il faut aller consulter les traces, ou bien aller vérifier dans l'interface publique (facile à vérifier grâce au nomage du type FileId+ numéro de fichier ;ainsi, si le fichier dont l‘ID est 999 a été publié, il sera visible à l'adresse : La lecture des traces permet de voir la progression du processus de publication et les éventuelles anomalies. Procédure : • Faire un clic-droit au niveau du document • Sélectionner Traces • Cliquez sur OK dans le message éventuel « La publication s’est bien effectuée ». Ce message signifie que le processus de publication n’a pas rencontré d’erreur. Si la publication s’est bien passée, les traces se terminent par « fin indexation ». Tant qu’un fichier est en cours de publication, son icone est grisée. Pour vérifier son état, il suffit de rafraîchir la liste des documents EAD (Clic-droit sur la racine + Rafraîchir la liste) Cas du message « An exception has occured… » : pas grave, correspond aux cas où il n’y a pas de trace (fichier qui vient juste d’être chargé) ou à un non-rafraîchissement des traces (processus de détection doublons ou de (dé)publication qui vient juste d’être demandé).

Erreurs à la publication
Erreur si ID de <c> en doublon Clic droit « Gestion »  « Détection Doublons » Les traces indiquent la cote et l’ID des <c> doublons Erreur si le RCR n’est pas mentionné dans Erreur : id de <c> en double La publication échoue s'il existe dans ce fichier des ID de <c> qui ne sont pas uniques à l'échelle de la base. Les traces donnent alors à lire le message suivant : Il y a des doublons dans votre fichier, regardez les traces. Pour identifier le <c> qui possède un id non unique, il faut appliquer la procédure suivante : • Clic-droit sur le document, puis Gestion > Détection doublons • Consulter les traces, pour voir l’id et la cote du <c> source de l’erreur Ex.: les traces affichent d’abord les doublons dans le même document EAD. En l’occurrence, les <c> du MS 1 et du MS 33 ont le même id (attribut id). Pour corriger cette erreur, il suffit de supprimer l’id en trop : éditer le <c> erroné, supprimer le contenu de l’attribut id du <c> et enregistrer. Le système attribue un nouvel id unique au<c>. Il n’y a plus de doublons dans ce fichier. Dans cette même copie d’écran, le système affiche ensuite le résultat de l’opération «détection doublons de ce document par rapport a la base complète». En l’occurrence, il n’y a pas de <c> en erreur (0 ligne affectée). Cela signifie que ce document ne contient pas un id déjà utilisé dans un autre document de la base.

Supprimer Clic-droit au niveau de chaque document
Irréversible ! « Dépublier » avant de supprimer ! Sinon, le document reste interrogeable et consultable dans l’interface publique Placez-vous sur le fichier à supprimer et effectuez un clic-droit, suivi de Supprimer . La suppression d'un fichier est irréversible. Attention: avant de supprimer un fichier publié, il faut le dépublier. Sinon, le fichier restera visible dans l'interface de consultation, constituant ainsi une information erronée. Or, comme il aura été supprimé de la base de production, il ne pourra plus être dépublié (sauf par l'ABES).

TP 5 Publier

Clic-droit au niveau de chaque document
Lier / Inclure Clic-droit au niveau de chaque document

Lier et inclure Pourquoi ?
Donner à voir dans l’interface publique plusieurs fichiers EAD comme si il n’y avait qu’un fichier. Attention : les fichiers doivent relever du même RCR (id de la bibliothèque) Pour que ce soit bien clair pour l’utilisateur public, bien visible, on peut être tenté de réunir en 1 seul fichier EAD plusieurs fichiers EAD volumineux. Exemple avec « manuscrits de l’Institut de France »: on a l’impression que c’est un seul fichier EAD avec 3 <c>, or c’est 3 fichiers EAD, réunis sous une notice-maître pour que, à l’affichage, ou lors d’une recherche, ils apparaissent toujours ensemble. (Exemples diapos 77 pour la liaison et 81 pour une inclusion)

Document B lié au document A
Lier des documents EAD Document B lié au document A = Le dernier c01 de A apparaît juste avant le premier c01 de B archdesc archdesc (non visible) c01 c01

Lier – exemple

Comment lier ? Publier d’abord le lié puis le liant: Quand on lie un fichier à un premier fichier, tout se passe comme si le premier <c> de premier niveau du second fichier venait juste après le dernier <c> de premier niveau du premier fichier. On peut lier plusieurs fichiers à la queue leu leu. Un fichier ne peut avoir qu’un seul fichier lié à lui. Un fichier ne peut se lier qu’à un seul fichier. Procédure : • Clic-droit sur le fichier qu’on veut lier à un autre (appelons-le « fichier X ») • Sélectionner Gestion puis Propriétés • Dans la case « Liaison vers le document… », saisir le numéro du fichier auquel on veut lier le fichier X • Cliquer sur Modifier • Le libellé du fichier lié finit désormais par « lié à [numéro du fichier auquel il est lié] ».  Il faut déclarer la liaison (dans les propriétés du fichier) puis publier à nouveau

Inclure un document dans un autre
Document B inclus dans le document A (qui a trois c01), en position 4 = Le <archdesc> de B apparaît juste après le dernier c01 de A (comme si c’était un quatrième c01) archdesc c01 archdesc c01

Inclure un document dans un autre
Inclure deux fichiers A et B dans un document maître vide M ex : Sorbonne archdesc archdesc archdesc c01 c01

Inclure Quand on inclut un fichier dans un premier fichier, tout se passe comme si le haut niveau du second fichier était un <c> de premier niveau du premier fichier. On peut préciser la position du fichier inclus dans la suite des <c> de premier niveau du fichier incluant, s’il y en a. Ainsi, si j’inclus dans un fichier A un fichier X en position 1 et un fichier Y en position 2, le archdesc/did de X apparaîtra comme le premier <c> de A ; et le archdesc/did de X apparaîtra comme le second <c> de A. Procédure : • Clic-droit sur le fichier qu’on veut inclure dans un autre (appelons-le «fichier X») • Sélectionner Gestion puis Propriétés • Dans la case « Insertion dans le document… », saisir le numéro du fichier dans lequel on veut inclure le fichier X • Précisez en quelle position le fichier X doit être inclus • Cliquer sur Modifier • Le libellé du fichier inclus finit désormais par « inclus dans [numéro du fichier dans lequel il est inclus] ».

On peut combiner la liaison et l’inclusion ex : Institut dans Calames
Lier et inclure On peut combiner la liaison et l’inclusion ex : Institut dans Calames archdesc archdesc archdesc Exemple de l’Institut de France. On obtient trois fichiers inclus dans un fichier maître et dans le fichier inclus « Lovenjoul » il y a des tas de <c> liés les uns aux autres. c01 c01

TP 6 Lier, inclure

Calames : L’interface publique

Principes essentiels Publication et liaison Héritage… … et infanticide
Feuilletage des index Nouveautés Calames Après la recherche j’obtiens une liste de résultats. Seuls les 1000 premiers sont affichés, j’ai ici 2 résultats. On me rappelle les termes de ma recherche et à tout moment je peux commencer une nouvelle recherche, c’est-à-dire être renvoyé vers les formulaires de recherche vierges, ou bien reprendre mes critères précédents et les modifier, c’est-à-dire revenir à la page de recherche et la retrouver remplie telle qu’elle l’était juste avant que je lance la recherche. Il faut toujours avoir à l’esprit que dans la base les données sont structurées de façon hiérarchique: il y a une notice pour un fonds, et différentes notices pour chacune des pièces qui composent ce fonds, puisque la notion d’arborescence comprend aussi la notion d’héritage: l’indexation attribuée à un fonds sera automatiquement répercutée sur ses composants. Et cette question de l’héritage c’est quelque chose qui change radicalement le traitement des données, chose que l’on ne retrouve pas dans un catalogue bibliographique classique. Donc lorsque dans un même fonds ou groupe de manuscrits, plusieurs composants donnent des résultats pertinents, seul le composant de plus haut niveau s’affiche (puisque selon le principe d’héritage, les sous-composants bénéficient automatiquement de la même indexation que le composant supérieur). On peut trier les résultats: Par pertinence, la pertinence correspond au nombre d’occurrences dans les termes de la requête dans une notice, c’est le tri effectué par défaut. D’autres critères de tri existent, qui sont l’ordre alphabétique et la date de production On peut aussi filtrer les résultats a posteriori. C’est particulièrement intéressant pour l’utilisateur qui aurait lancé une recherche rapide à partir de la zone de recherche simple: il a la possibilité d’affiner après coup sa recherche. On peut donc réduire progressivement la liste des résultats, en limitant à certaines bibliothèques (exemple), en limitant à certaines langues, à certains sujets ou encore à certaines informations quant à la provenance selon le propriétaire précédent (ce qui est important puisque les fonds d’archives et manuscrits sont classés en fonction de leur provenance). Et je constate ici que dans la liste des propriétaires précédents j’ai bien une abbaye et un abbé, comme demandé dans ma requête. Détail d’une notice : Nous nous trouvons sur le détail d’une notice. J’obtiens les informations descriptives classiques. Si cette notice n’est pas celle qui m’intéresse, je peux passer au résultat suivant, naviguer entre les résultats. Attention à ne pas confondre avec les flèches latérales qui, elles, permettent de naviguer entre les documents de même niveau au sein d’un fonds. Lorsque je suis sur une notice, j’ai toujours une boîte à outils, qui me propose différentes actions, dont « afficher l’adresse URL ». Parenthèse sur l’adresse URL: vous remarquez qu’il n’ya pas de possibilité de s’authentifier sur Calames, et de sauvegarder les notices dans un panier: garder une notice en mémoire est possible grâce justement aux URL des notices car, contrairement à d’autres catalogues où l’URL de chaque notice est changeante parce que liée à la place de la notice dans la liste de résultats, dans Calames il y a une adresse durable pour chaque notice, ce qui permet de les citer de façon fiable dans un document ou de les ajouter en favoris pour se constituer l’équivalent d’un panier. L’arborescence apparaît au-dessus de la notice: je comprends ainsi que mon document fait partie de tel fonds, qui est un composant de telle collection. S’il y a des sous-composants, ils apparaissent sous la notice. A son niveau, si mon document a des frères et sœurs, composants du même ensemble de documents, je peux les parcourir grâce aux flèches latérales: il s’agit ici de feuillets appartenant à différents manuscrits. Si je me positionne au niveau supérieur, j’obtiens la notice du dossier qui comprend, on peut le voir sous la notice, un certain nombre de composants (dont le document affiché précédemment sur mon écran). Sur quelque notice que je me situe, je la vois représentée dans son contexte, c’est-à-dire avec sa hiérarchie, les collections qui l’englobent, et sa descendance: les éléments qui le composent. L’arborescence : J’ai ici tant de sous-composants. Pour les visualiser un par un, je peux cliquer sur le titre de l’un d’entre eux, et la notice s’ouvre. Si je veux obtenir une vue d’un composant sans perdre les informations déjà affichées, je peux cliquer sur le +, ce qui va me donner les informations concernant le document sans pour autant le faire apparaître en pleine page. Seuls 10 éléments sont affichés par défaut. Pour voir les 10 suivants, je peux cliquer sur « +10 ». Je peux aussi ouvrir tous les composants en même temps en cliquant sur « afficher les composants ». Comme on naviguerait dans les dossiers et sous-dossiers d’un ordinateur, et comme l’EAD permet de structurer les fonds de façon hiérarchisée, sous forme d’arborescence, et bien la notice s’affiche toujours accompagnée des informations contextuelles qui la situent dans l’ensemble de l’inventaire. Le sommaire : Le sommaire permet de visualiser et de naviguer dans l’arborescence des inventaires: il y a un sommaire par établissement, qui peut être ouvert de n’importe quelle notice de l’arborescence, et qui permet de visualiser l’architecture schématique des fonds de la bibliothèque. La notice depuis laquelle j’ai ouvert le sommaire apparaît surlignée en vert, ce qui me permet de la situer sur l’arborescence. Cliquer sur le + me permet de dérouler les enfants. Les boutons fléchés permettent de faire défiler les notices, soit vers le haut, soit vers le bas: j’affiche 1 ou 5 composants supplémentaires, ou bien tous, mais plus on déroule l’arborescence et moins elle est lisible à l’écran. Je peux aussi réduire l’arbre à son minimum et remonter au niveau de l’établissement. Pour afficher une notice dans la page, il suffit de cliquer sur son titre. [Si sur une notice il existe un lien vers le document numérisé en ligne, c’est à droite de la page que je vais trouver le lien. Calames n’est pas un catalogue de documents numérisés disponibles en intégralité: Calames décrit des fonds, comme n’importe quel catalogue de bibliothèque, et s’il existe une version en ligne du document numérisé, il peut renvoyer le lecteur vers le site qui la propose. Calames propose d’héberger les images des bibliothèques sur un serveur pour ensuite proposer des liens vers ces documents numérisés, mais il ne s’agit pas d’un service d’archivage pérenne.] Au niveau de l’établissement (tête d’arborescence), ou hauts niveaux de fichiers EAD: coordonnées et conditions de consultation des documents ainsi que ses composants, que l’on peut déplier. On retrouve toujours la boite à outils qui propose, uniquement au niveau de la notice d’établissement, des nuages de mots-clés: sujets (apparaissent par ordre alphabétique, la taille des caractères correspondant au nombre d’occurrences du terme dans la description du fonds de l’établissement) et personnes. Ces nuages de mots-clés permettent d’esquisser une vue d’ensemble sur les manuscrits de cette bibliothèque. En cliquant sur un terme, je lance une recherche sur les documents comprenant ce terme, dans la bibliothèque sélectionnée.

Liaison, Inclusion Si un établissement a plusieurs fichiers EAD, il faut qu’ils soient organisés par liaison et/ou inclusion en une seule et unique arborescence Sinon, où mène l’accès direct ? seulement au dernier fichier publié

Les points d’accès sont hérités des parents vers les enfants
Héritage Les points d’accès sont hérités des parents vers les enfants c sujet = pomme c sujet = poire, pomme c sujet = kiwi, poire, pomme Il faut toujours avoir à l’esprit que dans la base les données sont structurées de façon hiérarchique: il y a une notice pour un fonds, et différentes notices pour chacune des pièces qui composent ce fonds, puisque la notion d’arborescence comprend aussi la notion d’héritage: l’indexation attribuée à un fonds sera automatiquement répercutée sur ses composants. Et cette question de l’héritage change radicalement le traitement des données, chose que l’on ne retrouve pas dans un catalogue bibliographique classique. Donc lorsque dans un même fonds ou groupe de manuscrits, plusieurs composants donnent des résultats pertinents, seul le composant de plus haut niveau s’affiche (puisque selon le principe d’héritage, les sous-composants bénéficient automatiquement de la même indexation que le composant supérieur). Bien distinguer le plein texte (héritage intégral du contenu textuel d’un niveau par ses descendants) des index de recherche avancée (où l’héritage peut être géré de façons plus complexes, ou au contraire volontairement éludé).

Les dates et les langues sont héritées des parents vers les enfants
Héritage Les dates et les langues sont héritées des parents vers les enfants c date = c date = 1915 On ne cumule ni les dates, ni les langues Si un c a une date, le système s’en contente Sinon, il cherche la première au-dessus

Infanticide Si une requête renvoie un composant et ses enfants, la liste des résultats n’indique que le parent Évite le bruit Notamment le bruit généré par l’héritage

Feuilletage des index Evoquer ici la distinction « formes rejetées Calames » (contenu des points d’accès) / « formes rejetées Sudoc » (indexation des formes rejetées IdRef)

Calames Plus Annoter les notices
Exemple d’un compte « établissement » Profil Commentaires Gestion d’images Ecrire à l’établissement responsable Exemple d’un fil de commentaires 92

Visualiser des images liées aux notices Calames
Visionneuse : navigation (bandes de défilement), zoom… Prévisualisation (vignettes) (Authentification Calames)

Nouveautés 2013 Indexation des types de documents (1er type de <genreform>) Indexation héritée facettes dans les résultats, filtres en recherche avancée affichage sous formes d’icônes Index « techniques » et « genres, formes et fonctions » en recherche avancée Filtre « documents numérisés » Indexation héritée, tout comme pour les six autres points d’accès (persname, corpname, famname, subject, geogname, title) ; mais qui devrait être aussi héritée dans l’affichage (inédit). Même problématique avec dao (signalement de la présence d’une repro numérique = visible dans l’arbre des ancêtres).

Nouveaux index de recherche
Genreform type=« genre, forme et fonction » genreform type="type de document" genreform type=« technique » 4 nouveaux index : Trois s’appuient sur <genreform> Type de document (filtre): 6 types peuvent être sélectionnés. Mais l’opérateur (contrairement au reste du formaulaire) est OU. C’est-à-dire que si on coche deux types, on obtiendra tous les documents de l’un ou l’autre type, et non des deux types dans le même document. L’indexation se fait sur l’attribut Normal Une icône permet d’identifier le type de document en haut de la notice, à côté du titre Par défaut : archives et manuscrits technique et genre, forme et fonction Ces deux champs sont désormais interrogeables via des listes déroulantes correspondant aux valeurs normalisées dont au moins un représentant figure dans les notices publiées. Seul l’attribut Normal est donc indexé ; le contenu des balises ne l’est qu’en recherche simple. Documents numérisés (filtre) Présence de <dao> ou <daogroup>

Nouveautés : liste des résultats
Liste des résultats : une nouvelle facette Type du document signalé par une icône dans la notice

Bonnes pratiques

Bonnes pratiques EAD et travail en réseau
Manuel de catalogage du réseau Calames (depuis 2009) … complété par un « Dictionnaire Calames des balises EAD » Recommandations spécifiques : <genreform>, reproductions numériques, description des non-manuscrits… Mise en ligne du Guide national des bonnes pratiques EAD en bibliothèques : début 2013 Faire un point en particulier sur : *Liens dao, daogrp *Genreform : description des non-manuscrits, des images fixes en particulier *[commentaires XML et audience « internal » = plus tard, diapo sur balises non prises en compte à la publication] *<physdesc> (usage de PCDATA)

Tout EAD n’est pas implémenté à dessein
Certains éléments ne sont ni affichés ni indexés Exemple : <abstract>, <table>, … Certains attributs ne sont pas pris en compte Exemple : audience="internal" (utiliser les commentaires XML le cas échéant) Au sujet parler de l’alternative : Menu de l’éditeur XMetal > Insertion > Commentaire, pour insérer des Commentaires XML : pour saisir des notes qui ne seront ensuite ni affichées ni indexées par Calames (à la qui n’est pas pris en compte dans Calames).

Bonnes pratiques EAD : quelques points de vigilance
Elément <repository> de haut niveau Description physique <physdesc> (sous-éléments / texte libre) et normalisation typographique Usages de l’élément d’indexation <genreform> et description des « non-manuscrits » Bouton « contacter la bibliothèque »

Travail en réseau Les règles de « bon usage » sont produites collectivement Discussions et entraide sur la liste L’indexation et l’affichage des éléments/attributs EAD sont définis collectivement Tout n’est pas affiché ni indexé par défaut !! Tout ce qui est tu est déconseillé !! Inscription sur liste Calames : à faire si possible dès les sessions de formation. Cf. * Demande d'abonnement ou de réabonnement : envoyer un message sans sujet et sans signature à en indiquant dans le corps du message : SUB calames Prénom Nom * Demande de désabonnement : envoyer un message sans sujet et sans signature à en indiquant dans le corps du message : SIG calames Redite : diapo 96

Alertes et astuces

Chercher Trouver Situer Chercher dans la base Full Text sur tous les
fichiers publiés uniquement Trouver Liste des résultats Situer « Synchroniser » pour situer le résultat dans la hiérarchie de Son fichier

Astuce : chercher/remplacer dans une page
Trouve et remplace, dans le menu « Edition » Du texte encodé, pas les attributs, ni les balises elles-mêmes Pour trouver/remplacer une balise : Sélectionne ou Change l’élément Quand un fragment est affiché ou édité dans la fenêtre XMetal, il est possible d’effectuer une recherche pour retrouver des termes présents dans le contenu des éléments EAD. La recherche ne trouve pas les termes présents dans le contenu des attributs. Cette fonction de recherche se trouve dans le menu Edition d’Xmetal : Trouve et remplace, fonction qui peut être utile si on est en train d’éditer un fragment un peu long et/ou répétitif (recherche qui portera slmt sur le contenu des éléments, pas sur des valeurs d’attributs par ex)

Astuce : annuler des modifications
Dans l’éditeur XMetal, on peut annuler les dernières modifications : CTRL + Z ou Annuler sauf si on a enregistré Retour arrière du navigateur Risque d’éjection de l’application si le curseur n’est plus dans la fenêtre d’édition Après avoir saisi du texte ou un nouvel élément EAD dans l’éditeur XMetal, il est possible de revenir en arrière : • soit en utilisant le raccourci clavier Windows CTRL+Z • soit en sélectionnant Annuler dans le menu Edition Attention au retour arrière si on a cliqué hors de l’éditeur : on se retrouve propulsé hors de l’outil de catalogage sans préavis !! En revanche, le retour arrière peut être utile au sein de la fenêtre centrale d’édition, en se positionnant juste après une balise fermante : cela permet de supprimer ce balisage (élément + ses attributs renseignés) tout en conservant le contenu, si la DTD le permet, c’est à dire si on se trouve dans une balise mixte. (NB : cas de <eadid> qui ne peut contenir que du contenu PCDATA, mais aucun sous-élément)

Astuce : Rafraîchir l’arborescence
Clic Droit + « Déplier (rafraîchir la liste) » Mais pas en édition ! Pour réactualiser la hiérarchie de l’arbre à tout niveau contre certains bugs d’affichage / édition A tout moment, à tout niveau, pour réactualiser la hiérarchie de l’arbre, je peux faire un clic droit « Rafraîchir ». Cette action permet de vider la fenêtre d’édition centrale SAUF si on rafraîchit depuis le plus haut niveau (depuis la Racine « Documents EAD »). Rafraîchir la liste peut être notamment utile -si le système verrouille un niveau en prétendant qu’il est en cours d’édition : les informations sont alors actualisées et peuvent rendre le fragment à nouveau disponibles -dans certains cas, par ex. lorsqu’on multiplie certains clics droits sur différents niveaux d’une arborescence, l’affichage des noms des niveaux peut s’en trouver faussé (par un effet de statisme, d’inertie de l’affichage) : « rafraîchir la liste » permet de corriger ce bug.

Astuce : une sauvegarde en cas de problème en cours d’édition
Si une erreur intervient au moment de l’enregistrement (nœud trop gros, coupure réseau…), vous pouvez récupérer le nœud en question dans les fichiers temporaires de votre ordinateur : C:\Documents and Settings\{votre nom d’utilisateur}\Local Settings\Temp\fragment.txt (sous Windows 7 : C:\Utilisateurs\{votre nom d’utilisateur}\AppData\Local\Temp\fragment.txt) A noter : le fragment.txt est enregistré quoi qu’il en soit dans les fichiers temporaires lorsqu’on édite un fragment en outrepassant le message d’alerte sur le poids (au-delà des 50 ko) Un enregistrement chasse l’autre : penser à récupérer un fragment rapidement en cas de problème.

Alerte : gare aux bugs ! Exemple : instabilité de la fonction « Couper/Coller plusieurs à la fois » Cas particulier à éviter : Ne pas faire : . couper l’ensemble {c2 + c3} . le coller après c11 (ou c12) car dans ce cas c2 et c3 seront collés dans un ordre inverse à celui d’origine. N’hésitez pas à signaler tout dysfonctionnement non encore répertorié A conserver ? 108

Les signets du catalogueur Calames
Manuel de catalogage du réseau Calames : Dictionnaire Calames des balises EAD : Aide et manuel de l’outil de catalogage : Guichet d’assistance de l’ABES (rubrique Calames pro) : J.e-cours disponibles sur la plateforme d’autoformation : moodle.abes.fr Liste de diffusion du réseau Calames : Alias de l’équipe Calames : [En fin de stage, inviter les stagiaires à s’inscrire sur la liste si pas déjà fait : Procédure sur : Demande d'abonnement ou de réabonnement : envoyer un message sans sujet et sans signature à en indiquant dans le corps du message : SUB calames Prénom Nom Demande de désabonnement : envoyer un message sans sujet et sans signature à en indiquant dans le corps du message : SIG calames]

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