Université Paris Descartes

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1 Université Paris Descartes
« Rapport d’activité DSI » (non exhaustif) Période 01/01/ /08/2007 JM Coris

2 Plan Un cahier des charges : Une DSI :
L’« audit » initial d’Octobre 2004. Un schéma directeur pluriannuel. Une DSI : le service, ses missions, ses moyens (locaux, Personnels, Budget) Les actions / projets du CQE ou … pas! Les résultats au 31/08/2007 Le PRES : PCU (P1, P5, P7) L’UNR Ile de France

3 1er Janvier 2005 Un schéma directeur :
La DSI Les infrastructures Le système d’information Une situation décrite dans le rapport d’audit remis le 23 Octobre 2004 à la présidence. Un nouveau directeur pour mettre en exécution ce schéma directeur.

4 La DSI en Juillet 2007

5 La DSI (cf Statuts) Un service général de l’université avec:
Des missions Des moyens: Un budget Des personnels Des m2 Un comité de pilotage Système d’information Un CARI (Conseil d’Administration des Ressources Informatiques => statuts) pour le pilotage de la DSI et la définition de la politique informatique de l’établissement. (encore à créer!)

6 La DSI Missions et Périmètre (cf Statuts)
Les infrastructures de réseaux et serveurs de l’établissement La gestion du parc du siège et de certaines composantes (Staps, CFC, divers) Le système d’information et son référentiel La sécurité d’accès au Système d’Information L’accès à l’information et aux applications (ENT) Enquêtes & dépouillement, Accès à l’infocentre source des tableaux de bord et pilotage TICE : Accompagnement de projets d’ingénierie pédagogique pour la production de contenus pédagogiques Création de contenus

7 La DSI : Organisation 12 Rue de l’Ecole de Médecine - RDC - A8
Un guichet unique (DT): Application de demandes de travaux générique offrant un réel suivi et complètement intégré au Système d’Information Un accueil centralisé : 08H30-17H30 Tel: / Fax: Un mail : Une visioconférence: visio-dsi.univ-paris5.fr Un Site Web : Un service achats & conseils cf DT Des forums / listes de diffusion

8 La DSI : Organisation Un règlement intérieur de cadrage!
Un site WEB DSI d’informations Des fiches de postes DSI repensées et reprécisées pour chaque personnel. Des réunions régulières Des points fréquents programmés ou pas fonction des besoins Une disponibilité forte Une transparence interne et externe du temps et des activités …

9 La DSI : des équipes Une interface usagers
Cellule conseils / achats informatiques / suivi des actions et projets Un pôle système d’Informations Une équipe Infrastructures / Services / Serveurs / Réseaux & Télécoms: RéSysT (Réseaux Systèmes & Télécommunications) Une équipe SOS / Gestion de parc Une cellule infocentre & pilotage Un service TICE (localisé aux St Pères)

10 La DSI : des services Gestion de l’annuaire / référentiel
Création de tous les comptes informatiques utilisateurs Gestion des comptes invités (notamment pour le WiFi) Gestion des fournitures pour le siège Achat, stockage, guichet. Une application de gestion des commandes! Gestion des achats de licences logicielles négociées au niveau national: Par exemple : les logiciels microsoft Et Une application de gestion des commandes! Développement de logiciels autour du système d’information et du référentiel de l’établissement Des formations spécifiques à la demande Extractions et analyses de données Enquêtes, traitements, … Etc etc …

11 La DSI : des services Gestion des salles de formation:
3 salles de formation au CUSP (St Pères) BROCA = 20 Postes Broca 2 = 10 postes Bourgery = 10 postes Une application de réservation en réseau Gestion de prêts de matériel Vidéoprojecteur Portable PC Visio (à venir) … Une application de gestion de réservation de ces objets Gestion de l’espace ENT (Nouvel Intranet)

12 La DSI : des emplois Beaucoup(!) d’emplois d’état (35) et souvent de niveau élevé (par exemple 9 IGR, 18 IGE!) La moyenne d’âge aussi!:-) (> 50 ans) Un potentiel important. Des fiches de poste repensées, un cadre, un ré-équilibrage des missions, des projets, des équipes, un pilotage, un suivi, … Un personnel en grande partie remotivé, travailleur et disponible Mais il y a encore du chemin à parcourir!

13 L’évolutions des emplois DSI 01/01/2005 - 01/06/2007
Direction de la DSI : - 3 ETP Une gestion plus « plate » et plus rationnelle Equipe développement logiciel : - 2,3 ETP Plus aucun CDD en précarité dans cette équipe Equipe Réseaux, Systèmes et gestion de Parc de la DSI (Infrastuctures) : + 3,5 ETP Cellule TICE : + 8 ETP Bilan : Redéploiement et renforcement du service aux usagers => + 6,2 ETPs en tout mais +11,5 ETPs pour le service aux usagers!

14 La DSI : des mètres carrés!
Un regroupement au Siège des activités traditionnelles de la DSI => Suppression des bureaux individuels Espace TICe très fonctionnel aux St Pères Des serveurs rationalisés dans une seule salle serveur au lieu de 2! Rationalisation et sécurisation globale de l’architecture informatique Résultat: Malgré +6,2 ETPs, plus de #400 M2 ont été retournés à l’établissement (Pavillon Broca => IDS, SCD, …)

15 La DSI: des actions De nombreuses actions de fond inscrites dans la durée : Industrialisation de la gestion du parc matériel et logiciel ZAP, Suite Mozilla (Thunderbird, FireFox, …), TOUT réseau Refonte de l’architecture de serveurs Infrastructures de réseaux: RAP (Réseau Académique Parisien) passage au très haut débit! Téléphonie sur IP : migration de tous les autocommutateurs sur 3 ans. En cours. WiFI : couverture totale de l’établissement Sécurité des accès au système d’information Haute disponibilité Sauvegarde / Archivage / Stockage POP: Prêt d’Ordinateurs Portables (en test au Staps, prêt pour la rentrée 2007) Visioconférence, Vidéosurveillance, contrôle d’accès, … Système d’information globalisé TICE … cf contrat quadriennal en cours ou site DSI

16 Un travail initial de fond
Bilan des compétences Renforcement des équipes Rationalisation de l’architecture informatique Normalisation et standardisation des matériels et logiciels (un seul système : Linux) Sécurisation, haute disponibilité, recentrage, mutualisation des services Industrialisation de la gestion du parc informatique: Une équipe de terrain renforcée (contractuels) Proximité STAPS => 2 1/2 journées programmée par semaine Proximité St Pères => 2 1/2 journées programmées par semaine Un management renforcée par un présentiel fort. Des nouvelles méthodes de gestion du parc Une gestion de l’Inventaire à jour! Une remise à niveau totale : De l’équipement du siège (240 postes => tous les personnels) Des salles informatiques libre service des St Pères De la chaîne d’inscription Des postes de travail du SCD (en cours)

17 La DSI : son budget 2 sources sont à considérer:
Le « fonctionnement » annuel financé par la DGF (Dotation Globale de Fonctionnement) de l’établissement et les recettes externes de la DSI. Le CQE « pluriannuel » correspondant au financement des actions du contrat quadriennal dont la DSI est maîtrise d’œuvre.

18 La DSI : le budget Une diminution importante # -500 K€ par rapport à 2004! Mais avec des ‘+’ : Des charges en nette augmentation depuis 2005: Intégration du renouvellement du parc du Siège dans le budget de la DSI (#80K€/an) Intégration des consommables du Siège (#40K€/an) Création de la cellule TICE (#105K€ de budget de fonctionnement) Des services en progression : Facture RAP intégrée au budget de la DSI (pas de refacturation) multipliée par 3 (#330K€) pour un débit (1GBs) multiplié par 300 (STAPS, Malakoff) à 10 (CUSP, Pharmacie, Siège, …) selon les composantes. (Montrouge debit multiplié par 30) Budget RAP à prévoir en nette diminution en 2008 (-30%) Assistance, écoute, accompagnement, développements spécifiques, achats, marchés, téléphonie, gestion du parc (CUSP, Pharmacie, CFC, SCD, …) Des salles informatiques partagées complètement rénovées s’autofinançant (locations en « heures creuses »), … Une cellule TICE

19 Les réductions de dépenses
Acquisitions logicielles : Plus de logiciels libres et d’open source Plus de mutualisation Plus de faire que de faire faire! Les contrats de maintenance: Mise à plat Arrêt des contrats « oubliés » Annulation des contrats inutiles Mutualisation forte & rationalisation Les charges de personnels sur BU (hors TICE): Diminution du nombre de CDD (cf tableau évolution des emplois) Diminution du coût de fonctionnement interne de la DSI : Rationalisation et meilleur contrôle des dépenses Suppression des coûts exorbitants de télécommunication (abandon de l’autocommutateur propre à la DSI!) … Rationalisation poussée et industrialisation de l’architecture informatique

20 Des augmentations de recettes
Des recettes DSI multipliées par >2 : Maintien des recettes existantes: Concours de l’internat : 91 K€ Contrat INVS : 36 K€ Mise à disposition d’un IGE à RAP compensée 18K€ / an jusqu’en 2005, 42,3 K€ / an après reprise du dossier par la nouvelle direction de la DSI! Participation active au consortium Open Source Cocktail (Jefyco, Papaye, GRHUM, Kiwi, Feve, Corail/GEDI, ScolariX, ManGUE,…): Reversement du consortium # 100 K€ (cf document) Locations des Salles informatiques en « heures creuses », ...

21 Le Budget 2007 de la DSI

22 Les infrastructures fondamentales
Une priorité

23 Infrastructures fondamentales cf le schéma directeur réseaux et systèmes
Les Réseaux Les Serveurs Les Services La téléphonie La visioconférence La salle blanche & la sécurité La gestion de parc Le référentiel du Système d’Information

24 Schéma général de principe simplifié

25 Les Actions

26 Le point sur qq Actions Stockage et sauvegarde en réseau:
Capacité de stockage multipliée par 10 depuis 2005! TICEs Web Centralisation de tous les comptes informatiques. Aurait pu (du? Cf propositions) aussi se réaliser dans le cadre de Paris Centre Universités! Serveurs généralistes: TICEs (streaming, podcast, Moodle, …) Nouvel ENT

27 Le point sur qq Actions : TOIP
Téléphonie IP: => Un réseau « informatique » performant : Débit => RAP au Gigabit sur tout P5 (2ème semestre 2007) La seule université dans ce cas sur Paris! QoS (Qualité de service) => évolution de l’actif de réseau Sécurisation des matériels et locaux Une solution originale : Centrex IP (cf présentation) : Une externalisation totale possible, grande souplesse et robustesse Une approche très « observée » par la communauté universitaire et même RENATER! Des « Partenariats » avec l’INRIA, l’INSERM le CNRS. Un potentiel de mutualisation élevé Aurait pu (du? Cf propositions) aussi se réaliser dans le cadre de Paris Centre Universités!

28 Le point sur qq Actions: TOIP
Téléphonie sur IP : ça ne démarre réellement qu’en 2007 avec 580 postes d’installés (IUT, SHS, SCD, DSI, UFR Math, …)

29 Le point sur qq Actions Infrastructures de Réseaux : Le Wifi RAP
Après MIPE 1 => > 100 bornes sur P5 Poursuite de l’équipement par les composantes Une application décentralisée de création de comptes invités ou de « ticket » RAP Paris Descartes l’université Haut Débit de la capitale Le seul établissement complètement en Gigabit Ethernet fin 2007 (Malakoff et MontRouge sont ralentis par le génie civil) Le GBs pour tous! Des coûts de fonctionnement RAP pris en charge par l’établissement (services centraux) a/c de 2007. Intégrés dans le budget de la DSI

30 Le point sur quelques Actions
Visioconférence Equipement homogène de tous les doyens et directeurs d’UFR: Enfin opérationnel (Juin 2007) Les Cordeliers Necker Cochin CUSP Biomédicale SHS Math Odontologie / Montrouge Psychologie / Boulogne STAPS Droit / Malakoff Service communication / Siège

31 Le point sur quelques Actions
Gestion technique (CCTP) de tous les Marchés TIC et Téléphoniques La LOLF, P5 prêt dès 2006 grâce à : Jefyco L’application FEVE : Application de gestion des fiches fonction Silland / Lolf Papaye: Gestion de la Paie sur BU Gestion des retours TG: fichiers KA (paie des fonctionnaires) quand ils ont été disponibles! Paiement des heures complémentaires directement par l’établissement (intégration (pontage) de Geisha à Papaye) Gestion de la RAFP

32 Le point sur qq Actions Divers autres :
Une remise à niveau complète et une revalorisation des salles de formation 3 salles (au CUSP) complètement remises à niveau et au planning maintenant très chargé 21 postes 11 postes Des salles auto-financées par leur location « calculée » Mise en place du prêt d’ordinateurs portable étudiants (MIPE2) Une chaîne des inscriptions renouvelée (2007) Vidéosurveillance déployée au Siège Un accès banalisé, plus sécurisé et homogène aux applications informatiques: Une authentification centralisée et unique (SSO) : ZAP

33 Le point sur qq Actions Sécurité du système d’informations I F

34 Le Système d’Information

35 L’architecture multi-référentiel de l’URD
JEFYCO + Papaye + Recherche + SaphaRI + Prestation + Plannings + GEDI + KIWI + Coconuts + … Harpège Apogée Gestor Formatic ESup GRHUM référentiel! référentiel! référentiel! référentiel! référentiel! ShareObjects Spip référentiel! LDAP SUPAnn référentiel!

36 Le Système d’Information L’architecture (interne) ciblée!
LDAP SUPAnn ENT GFC GRH Appli N Référentiel!

37 Le Référentiel! La 1ère des priorités:
Socle / bus du Système d’Information Opérationnel à P5 depuis 2006 Unique source de(s) l’annuaire(s) LDAP Moteur de la cohérence Elément fédérateur et auto-contraignant du SI Une économie générale ou globale importante (notamment sur les coûts cachés!)

38 Le Référentiel (GRHUM)
C’est une base de données relationnelle Elle intègre toutes les structures de données ayant vocation à être partagées par plusieurs applicatifs (applications) Elle est la source unique de l’image LDAP de l’établissement Des conséquences heureuses: Décloisonnement des domaines fonctionnels Décloisonnement des informaticiens affectés à ces derniers.

39 “le nerf de la guerre” ENT! Le + de P5! (Si elle sait s’en servir !)
Référentiel & Groupes “le nerf de la guerre” ENT! Le + de P5! (Si elle sait s’en servir !)

40 Le référentiel GRHUM utilisé comme référentiel fédératif!
Etudiant Contact Entreprises Apogée Enseignant Directeur Invité Fournisseur Personnes physiques Harpège GRHUM (Cocktail) groupes d’individus JEFYCO PAPAYE Autres Cocktail LDAP Groupes mixtes ESup Gestor KSup Personnes morales TOIP Autres, … Groupes de groupes

41 SSO

42 Les trombinos étudiants: un service (attendu) sous réserves d’autorisations strictes

43 La GEIDE l’autre Référentiel!
L’information non structurée est celle accessible, produite et reçue par tous les acteurs de l’établissement : Lettres (courrier interne et externe), projets, rapports, , documents pédagogiques, sites Web statiques, comptes-rendus, procès-verbaux, etc etc => tout type de fichiers bureautiques, … Mais aussi : Publications, Thèses, CV, résultats de recherches, ... Contrats, Arrêtés, notes de service, Conventions, Brevets, appels d’offres, réponses, description des formations, … Devis, …

44 La GEIDE l’autre Référentiel!
Elle concerne par ailleurs toutes les activités de l’université Elle est à l’origine de toute l’information structurée de l’établissement! Elle est encore trop rarement associée aux actes de gestion (au sens large) c’est-à-dire référençable depuis ces derniers.

45 La GEIDE l’autre Référentiel!
Elle nécessiterait des traitements : Référencement homogène. Un identifiant unique sur l’établissement! Indexation Semi-structuration (méta-données, mots clefs, schémas XML, sémantiques, …) Datation et durée de vie Versionning, sauvegarde et archivage Contrôle, partage et sécurité d’accès Respecter les schémas standards permettant l’interopérabilité, la réutilisation et le partage Sémantiques contextuels …

46 L’architecture mono(bi)-référentielle!
CMS / GEIDE ENT GFC GRH Appli N Cocktail-Office GRHUM / LDAP

47 Le CMS GEDI GEDIBUS / EOF stockage SGBDR Java / SWING / Ajax / HTML
Vague (Gedi) PIE Factures Titres Devis? Auto prélévmt Conventions DT / Guichet Cf CdC SaphaRI SAPics / Marchés MàPA CCTPs CCAP Avenants Ccoconuts Contrats Arrêtés Kiwi OM Etats de liquidation Papaye Contrats Fiches de paie Carambole Bon de cde Factures Forums Cf CdC Corossol Bons de livraions Fiches d’inventaire Fiches de MAD ScolariX ManGUE(GRH) WebGenie Sites Web industriels dynamiques Java / SWING / Ajax / HTML Bureautique Word /Excel / PPT / OpenOffice HTML, PDF, Mpeg, Jpeg, … GEDIBUS / EOF WS / Mails SAM / Fax / Push / RSS upload Enregistrement et stockage stockage SGBDR Filesystem local ou FTP ou WebDav Documents de tous types ou formats

48 Cocktail-Office et CMS Anyware Technologies V3
A l’étude pour 2007: Cocktail-Office et CMS Anyware Technologies V3 Composant Cocktail 1 Composant Cocktail 2 Agenda partagé Offre De Formation (saisie) ODF (rendu) Annuaire de la Recherche … Web CMS … … Bibliothèque de modules génériques (éditeur en ligne, formulaires d’édition,…) GEDIBUS API CMS Gestion des contenus (modélisation d’objets métiers, gestion des versions, workflow,… Runtime (authentification, droits, librairie graphique AJAX,…) API JCR Framework de publication Apache-Cocoon Base de contenus JCR Apache-Jackrabbit Composants Open Source Cocktail pouvant s’appuyer sur le CMS Anyware Technologies Composants Open Source de l’offre CMS Anyware Technologies

49 La GEIDE Ici un exemple de la gestion du courrier: un nœud d’échange et un recueil essentiel
Une « autre » vue de la GEIDE / CMS Pour un « autre » référentiel

50 Produire des entrepôts de données
Nécessaires au Pilotage & à l’Infocentre

51

52 L’entrepôt de données Paie
Un exemple de cas particulier

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54 Le paiement des heures complémentaires via Papaye
Le pontage de Geisha vers GRHUM et Papaye! Une réalisation Paris5(DSI)-Cocktail.

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56 Le suivi des actions, projets, contrats, …
Des possibilités (Coconuts) à mieux exploiter (Attention! l’impact organisationnel n’est pas neutre)

57 Convention, Contrats, Actions, Projets

58 Exemple : Le suivi pluriannuel des actions
Grâce à Coconuts une application du consortium Cocktail développée à P5 Chaque action est associée / enregistrée comme une convention particulière (type projet) pour un suivi De même des codes analytiques spécifiques complètent les possibilités de suivi. Grâce aussi aux codes analytiques de Jefyco donnant une dimension analytique supplémentaire

59 La prise en compte de la Recherche
Une approche orientée utilisateurs! Et sa présentation (vidéo) au CSIESR (Mai 2007)

60 La gestion de la Recherche
Intégration des spécificités Recherche dans le SI et dans son référentiel Un annuaire de la Recherche : Un outil de validation pour les directeurs de laboratoires :

61 Une information recherche « publique » assez complète

62 La gestion de la Recherche
Gestion des colloques / congrès: Aspects administratifs et financiers Aspects documentaires Gestion des prestations externes : Une application à déployer Gestion des contrats Application Coconuts Gestion des brevets (à venir)

63 Synoptique d’accès aux prestations pour les clients

64 Une offre de service en cours d’expérimentation:

65 Paiement en ligne de tout type de prestation.
Très attendue notamment pour les factures à l’étranger Très intéressant pour les congrès / colloques par exemple

66 Tous les types de prestations sont possibles
Catalogue des logiciels Microsoft

67 Le site WEB

68 Le WEB Le site Web avec maîtrise d’œuvre de la DSI fut un échec certes : De travail en équipe (DSI / COM) D’intégration de la Geide (Gestion électronique des documents ou CMS) dans le Système d’information Par exemple difficultés d’intégration de paiement en ligne des ressources électroniques (CMS) à la volée (demande) => web « marchand » (cf réalisation IDS) De pédagogie auprès des utilisateurs D’appropriation de l’outil de la DSI par les utilisateurs Mais surtout ce fut un problème de conception initiale incompatible avec un outil industriel quel qu’il soit! Depuis un nouveau site moins « sophistiqué »,totalement différent du précédent, a été réalisé mais avec un autre outil n’impliquant plus la DSI!

69 Le WEB La DSI assure par ailleurs l’hébergement de plus de 20 sites Web de composantes

70 Une étagère de briques logicielles!
L’ENT sur socle Esup Une étagère de briques logicielles!

71 Le socle intégrateur Esup
Lire la présentation en ligne de Juin 2006: Le résultat en devenir:

72 Les briques de l’ENT Remplacement de ShareObject devenu obsolète par Un nouvel Intranet / Extranet Des nouveaux Forums La gestion des Salles, Plannings, Emplois du temps et Agendas partagés La gestion des guichets (DTs) La gestion des groupes La gestion des prêts de tout type de ressources (Kiosque) La gestion des trombinoscopes La gestion de questionnaires en ligne La gestions des comptes invités Wifi La gestion des profils

73 Les briques métiers de l’ENT
La BIUM Paiement en ligne Le CFC Échéancier, prélèvement, éditions convention, devis, facture, catalogue Les fiches de paie individuelles Édition à la demande La LOLF Les fiches de poste, les fiche fonction, les tableaux de bords Le suivi des actions Codes analytiques et/ou gestion des actions via Coconuts La gestion du courrier entrant et sortant Une traçabilité totale possible Le CMS GEDI L’autre référentiel! (Documents, informations) Le pilotage et l’infocentre (BO, cellule) La gestion des relations internationales …

74 Le nouvel annuaire Web Partie émergée du Système d’Information

75 SuperPlan La gestion des « agendas »
La centrale des plannings! Emplois du temps enseignement Réunions / Salles / Objets Agendas individuels et de groupes Partage d’agendas ICS Exports ICS Intégrée aux autres applications: Missions (Kiwi) Congés (HamAC / Gestor) helpDesk (DT) … Démo : A utiliser!

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77 Et bien d’autres choses!
Consulter le site de la DSI

78 La Cellule TICE Cf rapport de la VP TICE
Site TICE : Réflexions et propositions détaillées En résumé 2 solutions: 1) Rester en l’état : Les TICE intégrées à la DSI 2) Créer un service distinct de la DSI C’est possible aujourd’hui avec des TICE « installées » « Small is beautiful » (un DSI moins grosse avec les TICe en moins) et efficace si la coordination, complémentarité, clarté des missions sont respectées.

79 Si évolution vers solution 2
Comme proposé dans l’audit initial: Créer un service TICE distinct sans autre objet que ceux décrits dans les statuts actuels de la DSI. Créer un CR financier rattaché au 900. Autonomie de gestion Affecter les personnels titulaires : Attention à la PFI! Désigner un responsable de service distinct de la MOA (Maîtrise d’Ouvrage) aujourd’hui représentée par la VP TICE: Pour pérenniser le service et assurer des réalisations dans la durée!

80 Paris Centre Universités
Les TIC Propositions de mutualisation Jean-Marc Coris (Juin 2006)

81 Les partenariats (qui auraient été) possibles:
Salle Blanche cf projet PCU Hébergements croisés: Mutualisation des infrastructures Système Global d’Information Mise en cohérence des systèmes d’information Cartes des formations (=> co-habilitations, …) TOIP: Mutualisation des infrastructures et des compétences en téléphonie sur IP Mobilité, Nomadisme : WiFi Fédération d’identités Eduroam ENT / profils utilisateurs Gestion de parc => pour une industrialisation mutualisée; Esup / ENT (environnement numérique de travail) Visioconférence!

82 UNR Universités Numériques Région Ile-de-France Paris
Bientôt un an et un résultat concret: La carte multiservice oui mais . Remarques qui n’engagent que l’auteur : l’université doit s’intéresser à la valeur ajoutée qu’elle apporte à l’étudiant et non à celle qu’elle apporte à la RATP, le CROUS, les fournisseurs de cartes / badges, photocopies, etc d’autant qu’il est probable que nous soyons ensuite contraint de suivre les évolutions technologiques de ces « partenaires » Quant au paiement Monéo, toutes les cartes bleues disposent d'un porte monnaie Monéo, et bientôt tous les téléphones portables! Et surtout attention aux coûts (complets) sur le long terme.

83 UNR Un constat (UNR) au moins sur les TIC:
Paris Descartes semble bien en avance (sur Paris Intramuros) par : Son référentiel, Son architecture, La cohérence de son schéma directeur informatique, Ses applications, Le niveau de son réseau, Ses actions en cours La structuration de sa DSI

84 UNR Des appels à projets UNR déjà activables et généralisables à ParisDescartes!! : Gestion des emplois du temps Gestion des polycopiés numériques Podcasting (cf TICE)

85 Et aussi quelques constats, avis et conseils!
Conclusion Et aussi quelques constats, avis et conseils!

86 Conclusion J’espère que ce rapport d'activité vous permettra d'évaluer le très important chemin parcouru dans tous les domaines de compétences d’une DSI refondée. Nécessairement « cartésien »:-) il ne se base que sur des faits et non des ressentis. Tout cela ne s'est pas fait sans difficulté ni même sacrifice mais : J'y ai beaucoup appris et ce fût une expérience très enrichissante bien que nécessairement souterraine pour l'essentiel des 32 derniers mois.

87 Des constats restent à faire
Un CSSI (Comité Stratégique des Systèmes d’Informations) s’essoufflant : Dernière réunion en décembre 2006! Un CARI (Conseil d’Administration des Ressources Informatiques) non encore constitué! Un besoin essentiel et … pédagogique! Un audit (mon contrat initial) malheureusement de plus en plus « oublié »! Des propositions de GRH / GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) malheureusement non retenues (demande d’annulation de la mise à disposition d’un IGE à RAP (P6)) Objectif : renforcer l’équipe infrastructures informatiques satisfaire les exigences de continuité de service attendues de la DSI! Il y a risque. Des projets innovants au niveau Systèmes d’Informations encore inachevés Un travail en « équipe » à développer!

88 Quelques avis / conseils!
Certains avis décrits dans le rapport d’audit reste encore d’actualité! Fiche de poste, Evaluation, GPEC, Primes, valorisation, considération, professionnalisme, compétences, formations, mobilité, … Pratiquer plus que théoriser! Maintenir à la DSI un mode de gestion de type Scrum et s’en inspirer! Assurer une réelle séparation de la maîtrise d’ouvrage de la maîtrise d’œuvre. Considérer la GEIDE (Gestion électronique des documents et de l’Information (GEDI à P5)) comme partie intégrante du SI! Oser / Innover d’avantage en matière de gestion!

89 Système Global d’Informations Oser la gestion intégrée et autonome?
Une nécessité pour TOUS les établissements L’adoption d’un PGI-ERP (Progiciel de Gestion Intégrée) est souvent freinée par: Une certaine frilosité voire crainte vis à vis de son caractère « Big Brother » les coûts Les moyens / ressources à y consacrer P6, P1, P7 se sont par exemple engagés sans réelle analyse comparative pour la solution la plus coûteuse! Il est en effet courant de considérer que ce qui est cher et de surcroît fait par d’autres est meilleur et plus … professionnel! Les contre-exemples sont pourtant légions Avis / Conseils

90 Système Global d’Informations Oser la gestion intégrée et autonome?
Il existe un PGI-ERP Open Source, Gratuit et fonctionnel : Cocktail-Office dont sont issus Papaye, JEFYCO et GRHUM utilisés à P5 En l’adoptant entièrement P5 pourrait être très en avance et … très autonome! P5 est un acteur important dans le consortium Cocktail La DSI présente une équipe re-motivée, compétente, rajeunie et réactive avec un professionnalisme renforcé. Maîtrisant totalement son système d’information (le plus important) avec agilité et souplesse. Avec une traçabilité complète et une capacité au pilotage idéale Avis / Conseils

91 Système Global d’Informations Oser la gestion intégrée et autonome?
Oser remplacer : Harpège par son clone gratuit et multi-plateforme ManGUE Gestor par le module HAmAC (Gestion des congés ARTT) Et, pourquoi pas?, Apogée par ScolariX (pas indispensable de suite) … Utiliser ainsi des applications Open Source : Déjà diffusées dans plusieurs établissements universitaires Maîtrisées techniquement par les équipes de la DSI Evolutives à la demande Proches des utilisateurs Gratuites Avis / Conseils

92 Système Global d’Informations Oser la gestion intégrée et autonome?
Avec de GROS avantages: Un référentiel unique et déjà en place (GRHUM) => Plus de problèmes de synchronisation de données => Un « entrepôt » permanent, naturel et fiable Des économies directes à redéployer ou gains: Plus de 320 K€ de redevances / maintenances sur la durée du contrat. Globalement plus de 2,5 ETP IGE « de libérer » à la DSI. Une maîtrise totale de notre système d’information (le plus important) Une agilité et une souplesse incomparables. Une traçabilité totale et une capacité au pilotage incomparable PLUS de réactivité / disponibilité / fiabilité / interopérabilité Avis / Conseils

93 Système Global d’Informations Oser la gestion intégrée et autonome?
Avec de GROS avantages: Un projet de service structurant pour la DSI: Une réponse binaire aux états d’âme des uns et des autres! Être dedans ou dehors? Une responsabilisation certaine Une revalorisation des emplois Une mobilité interne ou … externe! Une remise en question de certaines rentes de situation Une professionnalisation accrue de l’activité Une interdépendance et un décloisonnement des compétences entraînant un vrai travail en équipe. Des personnels informaticiens plus transverses! Un déploiement simplifié et indépendant de la plateforme cliente (Windows, Mac, Linux) => coûts d’exploitation diminués Une indépendance et une autonomie totales MOINS de dépendances vis à vis de l’informaticien! … Avis / Conseils

94 Système Global d’Informations Oser la gestion intégrée et autonome?
Avis / Conseils Inconvénients éventuels: Résistance au changement des utilisateurs métier Pourrait certainement se régler avec un « management » adapté et un accompagnement spécifique. Pourrait nécessiter quelques réaffectations internes si besoin => Une mobilité interne plutôt saine en général! Entorse à «  la pensée unique » et au politiquement correct. Accepter une responsabilisation accrue Adopter une gestion des risques différente ou novatrice!

95 Système Global d’Informations Oser la gestion intégrée et autonome?
Oser un vrai projet / challenge : Celui imaginé au moment de l’audit. En effet : Cette approche / concept (Cocktail) c’est aujourd’hui celle que recommande une récente étude d’un très grand cabinet de consultants (Ernst & Young). Cette étude est celle commandée par le PRES de Bordeaux (8 établissements) pour lui permettre de faire choix. Une démarche étonnant unique dans le paysage universitaire! Avis / Conseils

96 JM Coris http://jeanmarc.coris.free.fr/
@+ JM Coris

97 TICE Quelle structure / organisation
Réflexions & Propositions JM Coris Directeur DSI Août 2007

98 Audit 2004 Rappels de mon audit 2004 Extraits

99 Création d’un service TICE?
Audit 2004 Indépendant de la DSI: C'est un service qui produit une information particulière faisant certes appel aux nouvelles technologies et s'appuyant sur le SI mais la DSI n'est en fait qu'une fonction support. Sous la direction de la VP Tice et/ou un PRAG (pas un PRCE si Ingénieurs affectés au service) C'est un guichet unique, ouvert, accessible dont l'activité est transparente. Sa localisation devrait être la plus neutre possible. Son activité régie par des contrats, etc etc ...

100 Crétaion d’un service TICE?
Audit 2004 Le directeur d'un service TICE peut (doit?) être un enseignant ( de préférence PRAGs) détaché ou déchargé de service. Une cellule de coordination et pilotage à laquelle appartient le Directeur Informatique. Un scénario possible? Affectation de M. X (DSI) à ce service Affectation de M. Y (DSI) à ce service Détachement d’ 1 PRAG (totalement déchargé sans possibilité de faire des heures complémentaires) (minimum 3 permanents au service) Secrétariat?

101 Audit 2004

102 Situation actuelle

103 La DSI en Juillet 2007

104 Situation / Constat La cellule TICE initialement créée avec 3 emplois de l’ancienne DSI s’est ensuite ajustée (départ d’un IGE administratif, recrutement d’un IGE informaticien, recrutement CAE, apprentis, CDD, affectation d’un IGE titulaire informaticien de la DSI (retour de mise à disposition) Les recrutements ont été effectués avec la plus grande « souplesse » et réactivité possible! Le secrétariat et l’administration (de la DSI), particulièrement performant, disponibles (tous les jours de 08H00 à 18H00) et compétent a été à la disposition des TICE (évidemment c’est un secrétariat mutualisé!)

105 Situation / Constat Des crédits sont fléchés TICE
Des locaux confortables ont été attribués (7ème étage CUSP de l’ancienne DSI): Les personnels des TICE disposent par exemple de plus de mètres carrés au St Pères que les ingénieurs de la DSI au Siège! Euros ont été consacrés en bureaux et réfection de bureaux pour les locaux des TICE! Les salles de formation ont été complètement rénovées. Des équipements ont été acquis : Postes de travail, Ordinateurs portables, iPod vidéo, Camescopes, … et des logiciels.

106 Mais … Des problèmes de recouvrement de périmètre / mission
Des problèmes de compréhension Des problèmes de double tutelle! Des problèmes d’autonomie / indépendance Pas de frontière entre MOA / MOE Une maîtrise d’ouvrage (MOA) aussi maîtrise d’œuvre (MOE)! …

107 Propositions Tjrs ma préférence Hypothèse 1:
Comme proposé dans l’audit initial: Créer un service TICE distinct sans autre objet que ceux décrits dans les statuts actuels de la DSI. Créer un CR financier rattaché au 900. Autonomie de gestion Affecter les personnels titulaires : Attention à la PFI! Désigner un responsable de service distinct de la MOA (Maîtrise d’Ouvrage) aujourd’hui représentée par la VP TICE: Pour pérenniser le service et assurer des réalisations dans la durée!

108 Propositions Hypothèse 2:
Conserver l’organisation (affichée) existante. Revoir très précisément le rôle de la MOA et MOE. Repréciser les interfaces et périmètres avec les autres équipes de la DSI Désigner un responsable technique de la cellule …

109 Retour au rapport d’activité
JM Coris 31/08/2007 Retour au rapport d’activité