Gestion intégrée des documents au gouvernement du Québec: état de situation Hélène Cadieux Octobre 2006.

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1 Gestion intégrée des documents au gouvernement du Québec: état de situation
Hélène Cadieux Octobre 2006

2 Plan de la présentation
Cadre législatif et réglementaire Les principaux acteurs La situation actuelle La GID, une fonction; le CRGGID, une méthodologie et des outils Équipe GID Implantation de la GID à BAnQ Après avoir expliqué brièvement le cadre législatif et réglementaire encadrant la gestion documentaire au Québec, je vous présenterai un court historique des démarches entreprises pour faire face à la problématique de la gestion des documents électroniques produits par les ministères et organismes du Québec. On verra ensuite ce que proposent le Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents avec une très courte présentation des outils afférents, puisque d’autres en parleront plus en détail tout au long de la journée. Je vous présenterai ensuite l’équipe GID (composition, mandat), pour terminer par un état de situation de l’implantation de la GID à BAnQ et les priorités de la prochaine année. Hélène Cadieux Octobre 2006

3 Cadre législatif et réglementaire
Hélène Cadieux Octobre 2006

4 La gestion documentaire au gouvernement du Québec
Encadrée par un ensemble législatif : Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (1982); Loi sur les archives (1983) Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (2001) Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec (2004) Durant plus de vingt ans, la Lois sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur les archives encadraient bien l’échange d’information et de documents entre les citoyens et les entreprises de l’État. Quelques amendements ont été apportés au fil des ans. L’un d’eux, adopté à la Loi sur l’accès.., en juin dernier, tient compte de l’importance des technologies de l’information. Les M/O doivent dorénavant tenir à jour une liste de classement et diffuser, dans un site Internet, les documents ou renseignements accessibles en vertu de cette loi et qui seront identifiés par règlement. Par ailleurs, la multiplication des documents électroniques et des banques de données dans les M/O a amené une nouvelle problématique. Adoptée en novembre 2001, la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information vient préciser qu’un document numérique a une valeur administrative, légale et financière équivalente à un document papier. Depuis l’entrée en vigueur de cette loi, les M/O ont l’obligation de bien gérer le document numérique, Mais il faut avouer que jusqu’à maintenant, peu savent comment le faire. Pour pallier cet état de fait, un mandat a été donné, en 2002 au Secrétariat du Conseil du trésor pour produire un cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents. Nous y reviendrons dans quelques minutes. Hélène Cadieux Octobre 2006

5 La gestion documentaire au gouvernement du Québec
Et réglementaire : Directive sur la sécurité de l’information gouvernementale (2006) Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l’élimination des documents gouvernementaux (1984) Politique de gestion des documents actifs (1985) Politique de gestion des documents semi-actifs (1988) Politique de gestion des documents inactifs (1991) Hélène Cadieux Octobre 2006

6 Directive sur la sécurité de l’information gouvernementale
Objectifs Assurer la cohérence et la coordination des interventions en sécurité de l’information tout au long de son cycle de vie Assurer la disponibilité et l’intégrité de l’information; la confidentialité, l’authentification et la non-répudiation La Directive a été adoptée le 1er mai Elle s’applique à la majorité des M/O visés par la Loi sur l’administration publique et par la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Les objectifs sont d’assurer l’accès à l’information; Son intégrité, c’est-à-dire la non-destruction et la non-altération de l’information de quelque façon sans autorisation et qu’elle soit sur un support procurant la stabilité et la pérennité voulues; La confidentialité : la divulgation aux seules personnes autorisées; L’authentification : la confirmation de l’identité d’une personne ou de l’identification d’un document; La non-répudiation : protection contre le refus par une personne de reconnaître sa responsabilité à l’égard d’un document ou autre objet, dont un dispositif d’identification avec lequel elle est en lien. Hélène Cadieux Octobre 2006

7 Principes directeurs des mesures de sécurité
Responsabilité et imputabilité Évolution Universalité Éthique Responsabilité et imputabilité : attribution claire des responsabilités à tous les niveaux de l’organisation et mise en place d’un processus de gestion interne de la sécurité permettant une reddition de compte adéquate. Évolution : réévaluation périodique des pratiques et solutions retenues Universalité : pratiques et solutions retenues basées sur les façons de faire reconnues et utilisées à l’échelle nationale et internationale Éthique : responsabilisation individuelle et régulation des conduites. Hélène Cadieux Octobre 2006

8 Intervenants visés Conseil du trésor
Ministère des Services gouvernementaux Ministère de la Justice Ministère de la Sécurité publique Sûreté du Québec Ministre responsable de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Contrôleur des finances Bibliothèque et Archives nationales du Québec Hélène Cadieux Octobre 2006

9 Directive sur la sécurité de l’information gouvernementale
Rôle de BAnQ : Contribuer à l’établissement des normes et des exigences de sécurité en ce qui concerne la conservation et la gestion intégrée des documents; Assurer le conseil auprès des M/O en matière de conservation et de gestion intégrée des documents; Faire part annuellement, au ministère des Services gouvernementaux, des résultats des travaux réalisés en rapport avec ses responsabilités particulières. Le Règlement et les politiques dont on parlait il y a quelques minutes devront être évaluées et adaptées, au besoin, pour répondre aux exigences de la Directive et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, dans un contexte gouvernemental de gestion documentaire. Hélène Cadieux Octobre 2006

10 Vers une gestion intégrée des documents
Novembre 2002 : début des travaux du CRGGID sous la responsabilité : Sous-Secrétariat à l’inforoute gouvernementale et à la gestion des ressources informationnelles Archives nationales du Québec École de bibliothéconomie et des sciences de l’information retenue comme consultant Hélène Cadieux Octobre 2006

11 Vers une gestion intégrée des documents
Création d’un comité sur la gestion du changement Stratégie d’implantation et plan de communication complétés en septembre 2005 Dès l’amorce des travaux de réalisation du CRGGID, en 2002, l’ampleur de la tâche - implanter la gestion intégrée des documents dans l’ensemble de l’appareil gouvernemental - a amené les responsables du projet à mettre en place un comité sur la gestion du changement. Le comité a présenté, peu après le dépôt du CRGGID, les outils permettant de faciliter l’implantation de la GID. Mentionnons notamment le plan de communication, qui identifie un certain nombre de leviers (décideurs, gestionnaires de documents, gestionnaires de technologies) pour lesquels des activités de sensibilisation, d’information et de formation seront préparées. Il peut s’agir de matériel de formation, de dépliants, de conférences, de l’extranet, etc. Ce dossier est prioritaire pour notre équipe cette année. Nous voulons, que au fur et à mesure de la préparation de notre offre de services, être en mesure d’offrir ces outils aux M/O qui auront amorcé l’implantation de la GID dans leur organisation. . Hélène Cadieux Octobre 2006

12 Principaux acteurs en gestion intégrée des documents
Hélène Cadieux Octobre 2006

13 Bibliothèque et Archives nationales du Québec
Loi créant BAnQ adoptée le 14 décembre 2004 et concrètement, le nouvel organisme a vu le jour le 31 janvier 2006. L’adoption des politiques de gestion des documents actifs et semi-actifs des organismes gouvernementaux est maintenant une responsabilité gouvernementale plutôt que ministérielle. BAnQ possède dorénavant de meilleurs leviers pour assumer ce volet de son mandat. Hélène Cadieux Octobre 2006

14 Ministère des Services gouvernementaux
Le Ministère a comme fonctions : de coordonner les efforts des M/O en vue de parvenir à une approche intégrée dans la prestation des services aux citoyens et aux entreprises et à une vision commune des standards de qualité de ces services; de favoriser la mise en place de services partagés destinés aux M/O lorsqu’un tel regroupement répond à des besoins d’efficacité et de rentabilité dans la gestion de leurs ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles; de proposer au gouvernement les normes de signature gouvernementale et d’identification applicables au M/O. Hélène Cadieux Octobre 2006

15 Ministère des Services gouvernementaux
En matière de gestion des ressources informationnelles, le ministère doit élaborer et proposer au Conseil du trésor : Une stratégie globale de gestion; des politiques, des cadres de gestion, des standards, des systèmes et des investissements en vue d’une utilisation optimale des technologies de l’information et des communications et en vue de la sécurité de l’information. Vous pouvez donc constater que les missions sont complémentaires : BAnQ étant responsable de la gestion documentaire, et le MSG de l’information gouvernementale, fonction plus générale. Hélène Cadieux Octobre 2006

16 Centre des services partagés
Loi sur le Centre de services partagés du Québec adoptée par l'Assemblée nationale, le 11 mai 2005. Le 23 juin 2005, nomination d’un président et directeur général. Le Centre de services partagés a pour mission de fournir aux ministères et aux organismes publics les biens et les services administratifs dont ils ont besoin dans l'exercice de leurs fonctions, notamment en matière de ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles. Le Centre de services partagés est sous la responsabilité du ministère des Services gouvernementaux Hélène Cadieux Octobre 2006

17 Autres acteurs en gestion intégrée des documents
Ministère du Conseil exécutif Groupe d’expertise en gestion documentaire Forum des gestionnaires en technologies de l’information (ancien CRISP) Forum des gestionnaires des ressources financières et matérielles (ancienne Association des gestionnaires des ressources matérielles du Québec) Plusieurs membres du GEGD (anciennement le Groupe des responsables en gestion documentaire (GRGD)) ont participé régulièrement aux travaux du CRGGID Le CRISP (maintenant le Forum des gestionnaires en technologies de l’information) a été impliqué dès le début en déléguant son représentant au comité directeur du projet. Au printemps 2005, il a mis en place un groupe de travail portant sur les solutions de gestion documentaire dans les M/O où siègent des représentants des gestionnaires des technologies de l’information et des responsables de la gestion documentaire. Hélène Cadieux Octobre 2006

18 Comités interministériels
Comités directeur et de pilotage sur l’implantation du cadre de référence Comité sur la gestion du changement Comité permanent sur les Profils de métadonnées gouvernementaux Comité sur la conservation permanente des documents et des données au gouvernement du Québec Le comité sur la conservation permanente a créé 4 sous-comités : Groupe de travail en gestion documentaire Groupe de travail sur les aspects technologiques et la sécurité Groupe de travail sur la gestion des sites Web Groupe de travail sur les aspects légaux Ces comités sont formés : de créateurs/utilisateurs des documents, de responsables des TI qui supportent les processus d’affaires (TI, édimestre, webmestre) de responsables de gestion documentaire. Hélène Cadieux Octobre 2006

19 La situation actuelle Hélène Cadieux Octobre 2006

20 Problématique actuelle de la GID
Génère certaines inefficacités organisationnelles en gestion de l’information; Outils inadaptés pour la gestion des documents issus de la bureautique et des transactions en ligne; Peut entraîner la perte de la mémoire institutionnelle des organisations en raison des difficultés d’archivage à long terme des documents et des données; Peut entraîner la perte des documents administratifs, légaux et financiers. De façon plus précise, on pourrait affirmer : Que l’absence de métadonnées ne permet pas de connaître les dossiers d’un ministère à l’autre; Qu’il existe peu de normes et de standards pour gérer les documents numériques; Que le citoyen doit affronter plusieurs façons d’accéder à son information (plusieurs processus d’affaires) quand il veut faire affaire avec le gouvernement québécois via le Web; Que peu de M/O sont en mesure d’offrir aux citoyens une prestation de services multimode (soit de façon traditionnelle, soit via Internet) Que le portail gouvernemental et les sites des M/O sont conservés inadéquatement, par manque de standards et de directives Que les documents bureautiques sont peu ou mal gérés; Que les banques de données du gouvernement du Québec subissent le même sort. Hélène Cadieux Octobre 2006

21 Comment en sommes-nous arrivés à cette constatation?
De façon générale, le gouvernement se préoccupe de la gestion de l’information non-numérique Les ressources investies dans le CRGGID sont un effort gouvernemental pour répondre aux exigences de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information Depuis le début des années 1980, des normes, des procédures, des outils ont été développés pour faciliter l’application de la Loi sur les archives par les M/O et par les organismes du secteur décentralisé (secteur de la santé, de l’éducation, du monde municipal). Seuls, ni BAnQ ni le MSG n’ont les ressources et le pouvoir pour imposer à l’appareil gouvernemental les directives pour implanter une gestion intégrée des documents. Ensemble, les deux organismes peuvent réduire les coûts gouvernementaux en proposant des outils communs pouvant être utilisés, non seulement par l’ensemble des M/O, mais également par les organismes publics décentralisés. Hélène Cadieux Octobre 2006

22 Le CRGGID, une méthodologie et des outils
La GID, une fonction Le CRGGID, une méthodologie et des outils Hélène Cadieux Octobre 2006

23 Qu’est-ce que la GID? Gestion du cycle de vie complet des documents (de leur création-réception jusqu’à leur destruction ou leur conservation permanente) Gestion des documents numériques et non numériques dans un processus de gestion documentaire unique supporté par un seul système informatique dans un M/O donné. La gestion intégrée des documents peut se définir de différentes façons. Depuis l’adoption de la Loi sur les archives, le Québec est reconnu pour avoir une archivistique intégrée, c’est-à-dire que l’on gère le cycle de vie des documents, de leur création-réception à leur destruction ou conservation permanente. La GID signifie également une intégration des documents papier et numériques à l’intérieur d’une même méthodologie de gestion. Elle favorise la création et la conservation d’une information unique, intègre, sécurisée et disponible aux personnes selon leurs droits d’accès. En résumé, on veut gérer le contenu (l’information), quelque soit le support, plutôt que chacun des supports séparément, ce qui peut facilement amener un dédoublement de l’information. Hélène Cadieux Octobre 2006

24 Comment réaliser la GID?
Le cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID) Profils de métadonnées gouvernementaux Sont présentement en voie de reconnaissance comme pratique recommandée au niveau gouvernemental Ce cadre de référence gouvernemental en GID fournit des modèles et des outils orientés Web à l’ensemble des M/O. Pensons notamment aux profils de métadonnées pour les dossiers, les documents de référence et les documents de transaction, l’Interface Web des fonctions de gestion documentaire, ainsi que l’acte d’enregistrement institutionnel. Chaque M/O peut choisir d’utiliser l’ensemble des outils offerts ou uniquement quelques-uns. Les plus petits, qui ont moins de ressources à consacrer à la gestion documentaire, vont peut-être décider de tout utiliser, alors qu’il est possible que les plus gros, qui utilisent déjà un logiciel de gestion documentaire, adoptent uniquement les profils de métadonnées. Hélène Cadieux Octobre 2006

25 Le CRGGID : une méthodologie
Modèle bâti sur cinq éléments : Des notions générales de document et de dossier convenant au numérique et au papier; La notion d’enregistrement institutionnel des documents; Des outils et infrastructures gouvernementaux pour la gestion documentaire; Des modèles normalisés et réutilisables dans le développement de systèmes informatisés; Des responsabilités claires et reconnues relativement à la gestion documentaire au gouvernement. La notion de document est défini dans la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information : Un document est constitué d'information portée par un support. L'information y est délimitée et structurée, de façon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme de mots, de sons ou d'images. L'information peut être rendue au moyen de tout mode d'écriture, y compris d'un système de symboles transcriptibles sous l'une de ces formes ou en un autre système de symboles. Hélène Cadieux Octobre 2006

26 Ce que propose le CRGGID
Une architecture gouvernementale orientée services Acte d’enregistrement institutionnel L’utilisation de registres référentiels Conservation à long terme à partir de l’approche de l’OAIS Une fiche par élément suit Hélène Cadieux Octobre 2006

27 Une architecture gouvernementale orientée services
Pour répondre aux exigences d’affaires, de preuves légales, de repérage, de protection des renseignements personnels ou confidentiels Fait usage d’outils Web (interface Web des fonctions de gestion documentaire) Basée sur des normes internationales ouvertes Dans un contexte où la volonté gouvernementale est la prestation électronique de services et le gouvernement en ligne, la GID prônée par le CRGGID utilise une architecture orientée service (SOA). Elle propose donc l’utilisation d’outils Web incluant tous les standards ouverts notamment XML. SOAP, WSDL, HTML. Hélène Cadieux Octobre 2006

28 Acte d’enregistrement institutionnel
Processus par lequel on transfère la responsabilité de la gestion d’un dossier ou d’un document, quel que soit son format, d’une personne à son institution qui en assure la conservation et l’accessibilité durant tout son cycle de vie. Tout document, papier ou numérique, reçu ou créé, doit être enregistré institutionnellement à l’aide de métadonnées On peut enregistrer un document de référence, un document de transaction ou un dossier. Cet acte d’enregistrement institutionnel est l’élément central de la GID et est produit grâce à une interface Web des fonctions de gestion documentaire. Enregistrer un document institutionnel signifie également lui adjoindre une fiche de métadonnées et transférer le document et la fiche à un registraire qui les valide. Après acceptation ils sont classés dans un entrepôt spécialisé appelé « registre référentiel ». La fiche de métadonnées contient toute l’information nécessaire pour décrire le document ou le dossier que l’on veut enregistrer. Un document ou un dossier enregistré commence alors son cycle de vie (phase active, semi-active, inactive). À ce dernier stade, le document ou dosser est éliminé ou versé à BAnQ. Le document n’appartient plus à l’individu, mais à l’institution Le versement s’effectue alors dans un entrepôt spécialisé pour la conservation permanente à long terme selon la norme OAIS. Hélène Cadieux Octobre 2006

29 Projet sur la conservation permanente
Projet d’implantation du modèle OAIS pour la conservation intégrée des documents et des données au gouvernement du Québec. Les objectifs sont : Développement du modèle OAIS pour les besoins de conservation intégrée des documents et des données Développement d’un modèle d’entente au niveau gouvernemental Mise en application du modèle OAIS Déploiement du modèle adapté à l’échelle gouvernementale La définition de l’OAIS : Open signifie le développement ouvert, mais n’implique pas l’accès non limité aux archives. Il s’agit de la conservation permanente ou long terme. La gestion INTÉGRÉE de l’information, mais en mettant l’accent sur l’information numérique. Elle prévoit la conservation de l’information ET de la possibilité d’y accéder. L’environnement OAIS, et j’arrêterai là pour aujourd’hui, prévoit la signature d’une entente entre le PRODUCTEUR de l’information à conserver, le GESTIONNAIRE (informaticien et/ou archiviste) responsable des activités quotidiennes du système OAIS, du contrôle et de l’administration et le CLIENT (celui qui accède au système OAIS pour obtenir l’information qui y est gardée. Hélène Cadieux Octobre 2006

30 OAIS – Liens avec la GID québécoise
Document et dossier Fonctions archivistiques Cycle de vie du document Outils de gestion documentaire Intégrité et authenticité des documents Migration du contenu Hélène Cadieux Octobre 2006

31 La GID et ses composants institutionnels…
Interface Web des fonctions de gestion documentaire Module de gestion documentaire Module de réalisation du calendrier de conservation Module de réalisation de l’entente producteur-archive OAIS Module de conservation permanente de l’information numérique Module de conservation des contenus des sites Web Pour permettre aux responsables de la gestion documentaire de chaque M/O de mener à bien leur tâche, ils devront développer un module de gestion documentaire. Un module de réalisation et de transmission d’un calendrier de conservation est également nécessaire. Nous travaillons actuellement au développement d’un tel outil qui sera offert via Extranet. Il permettra d’approuver et de suivre l’évolution du calendrier de conservation entre un M/O et BAnQ. Les M/O pourront développer des modules qui leur permettront de pratiquer les différentes actions nécessaires à la gestion documentaire : déclassement, impression de listes, de rapports et d’étiquettes, gestion du plan de classification et du calendrier. Une autre entente (entre les M/O et BAnQ) sera nécessaire pour le versement des documents historiques à partir des normes reconnues. Cette entente précise ce qui doit être versé à BAnQ ainsi que les dispositions réglementaires entourant le versement. Il s’agira d’un service Web. Hélène Cadieux Octobre 2006

32 La GID et ses composants Web communs
Thésaurus de l’activité gouvernementale Registre référentiel centralisé Harmonisation des dictionnaires de données gouvernementales Service fonctionnel d’infrastructures à clés publiques (signature numérique, identification, authentification, non-répudiation, chiffrement et intégrité) Service d’habilitation et de contrôle d’accès pour les services Web Le MSG a la responsabilité de certains composants communs à l’ensemble des M/O. Une fiche par sujet suit Hélène Cadieux Octobre 2006

33 Thésaurus de l’activité gouvernementale
Livré en octobre 2005, regroupe plus de termes, pour décrire l’activité gouvernementale et classifier son information. , Le Thésaurus regroupe les hiérarchies de termes de classification (lien à l’interface des fonctions de gestion documentaire) : domaine ou sujet, processus, type de document, clientèle… Le thésaurus est un travail issu du CRGGID, mais son usage déborde de ce cadre et facilitera le repérage par les citoyens, les entreprises et les employés dans l’information gouvernementale. Hélène Cadieux Octobre 2006

34 Registre référentiel Sera accessible dans Internet et dans l’intranet du gouvernement du Québec Pièce essentielle pour faciliter l’interopérabilité et la réutilisation des composantes ou des listes de valeurs codifiées. Il peut exister plusieurs référentiels, mais tous les objets ainsi référencés doivent être décrits dans un seul registre gouvernemental. Composé de deux parties : Mécanisme pour enregistrer les métadonnées de toute classe d’objet versé dans l’un ou l’autre des référentiels attachés à ce registre et pour permettre l’accès à cet objet; Permet de stocker un ensemble d’objets réutilisables d’une ou plusieurs classes mises à la dispositions d’organismes afin de promouvoir la cohérence et l’interopérabilité (formulaires par exemple). Hélène Cadieux Octobre 2006

35 Harmonisation des dictionnaires de données gouvernementales
Actuellement, les banques de données ne peuvent être versées à BAnQ. Le défi est d’établir un métamodèle pour la gestion des données partageables : décomposer les dictionnaires de données d’une banque de données en composants élémentaires et y adjoindre plusieurs métadonnées permettant leur gestion dans un registre référentiel centralisé. Comme le CRGGID recommande l’utilisation d’une architecture et d’outils Web, il faudra assurer la sécurité des documents qui y seront échangés. Les banques de données sont des documents selon la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. Hélène Cadieux Octobre 2006

36 Service fonctionnel d’infrastructures à clés publiques
Qui peut accéder aux documents institutionnels ? Que peut faire la personne qui a accès aux documents institutionnels ? Comment contrôle-t-on l’accès à ces entrepôts de documents institutionnels Un autre défi du MSG sera d’offrir un service fonctionnel d’infrastructure à clés publiques qui pourra définir qui peut accéder aux documents institutionnels; que peut faire la personne qui a accès aux documents institutionnels et comment on peut contrôler l’accès à ces entrepôts de documents institutionnels. Ce service est essentiel pour permettre les prestations électroniques de services et les relations entre les citoyens et les organismes gouvernementaux. Hélène Cadieux Octobre 2006

37 Service d’habilitation et de contrôle d’accès pour les services Web
Modèle d’habilitation développé en collaboration avec l’architecture gouvernementale de la sécurité de l’information numérique L’objectif est de gérer les droits d’accès en dehors des systèmes et applications, de façon à s’affranchir de leur particularisme et de permettre une gestion cohérente à l’échelle organisationnelle. On doit, pour y parvenir, considérer deux préalables : s’entendre sur un format universel qui permettra de représenter et consigner les droits d’accès pour l’ensemble des ressources de l’organisation Les travaux du CRGGID ont permis d’accélérer la réalisation d’une politique d’habilitation et de contrôle d’accès. La rédaction de cette politique est pratiquement terminée. Le projet-pilote de BAnQ permettra de tester. Hélène Cadieux Octobre 2006

38 La GID et la gestion du changement
La GID pour l’ensemble du gouvernement du Québec demande une planification de la gestion du changement Plan de communication du CRGGID actuellement en phase d’application Enquête sur les pratiques actuelles des M/O en GID qui sera déployée au cours des prochains mois Cet automne, avec l’implantation de la GID à BAnQ, on pourrait juger, à l’intérieur de notre institution, de l’impact de cette façon de faire sur nos pratiques. Comment implanter la GID? En quoi consiste la démarche? Quelle formation doit être donnée? À partir du plan de communication du CRGGID, il faudra se donner des politiques, des directives, des guides, des contenus précis de formation pour nos principaux intervenants. Ces outils, de même que les formations, devront être ajustés pour chaque M/O qui implantera la GID. Par ailleurs, pour en savoir plus sur les pratiques actuelles des M/O par rapport à la GID un questionnaire a été élaboré afin de conduire une enquête au niveau gouvernementale, qui sera menée à l’hiver Hélène Cadieux Octobre 2006

39 Ce qui reste à faire Hélène Cadieux Octobre 2006

40 Automne 2006 : où en sommes-nous?
Création d’une équipe GID à la DG-Archives Un projet-pilote est amorcé à BAnQ; Une approche sur la gouvernance en GID sera étudiée cet automne pour continuer l’implantation de la GID au niveau gouvernemental; Un plan de communication ajusté à la nouvelle réalité sera également élaboré. Hélène Cadieux Octobre 2006

41 Équipe GID Priorités Projet-pilote d’implantation de la GID à BAnQ; Amorce de mise à jour des politiques de gestion des documents actifs et semi-actifs; Travaux sur le développement d’une interface Web en gestion documentaire; Hélène Cadieux Octobre 2006

42 Équipe GID Priorités Reconnaissance des profils des métadonnées comme pratique recommandée au niveau gouvernemental; Préparation de l’offre de services de BAnQ aux M/O en gestion documentaire. Hélène Cadieux Octobre 2006

43 Équipe GID Priorités Conseil auprès des M/O en gestion documentaire; Approbation des calendriers de conservation des M/O. Hélène Cadieux Octobre 2006

44 L’implantation de la GID à BAnQ permettra :
D’identifier concrètement les tenants et aboutissants de la GID sur le plan administratif, légal, financier et politique; De renforcer les politiques et directives en matière de gestion documentaire et d’informatique; Hélène Cadieux Octobre 2006

45 L’implantation de la GID à BAnQ permettra :
D’identifier les enjeux et les risques à vérifier et à contrôler, ainsi que la séquence des interventions à prévoir pour atteindre les résultats visés; De questionner et d’améliorer certains aspects des pratiques, outils et méthodes proposés par le CRGGID; Hélène Cadieux Octobre 2006

46 L’implantation de la GID à BAnQ permettra :
D’obtenir une meilleure estimation des coûts et du délai d’implantation; D’identifier la plus-value qu’apporte aux différentes clientèles internes du gouvernement ainsi qu’aux citoyens la mise en place d’un tel cadre de référence qui vise à assurer des assises solides pour la gestion de l’information dans le cadre du gouvernement en ligne et des PES Clientèles internes : décideurs, administrateurs, employés Hélène Cadieux Octobre 2006

47 L’implantation de la GID à BAnQ permettra :
D’obtenir une preuve tangible que la GID préconisée dans le CRGGID est une réponse adéquate aux problèmes soulevés par la gestion des documents numériques; De démontrer que la GID et ses outils communs permettront aux M/O d’atteindre les cibles visés dans le cadre de la mise en place de l’architecture d’entreprise gouvernementale et de l’instauration du gouvernement en ligne et de la PES. Hélène Cadieux Octobre 2006

48 Stratégie et plan d’implantation dans un M/O
Comment on implante la GID dans un M/O donné ? Avec quelle stratégie ? Que fait-on ? De quels outils avons-nous besoin ? La production d’outils d’implantation L’adaptation de ces outils à chaque M/O Besoin de récupération des données GED (et aussi calendrier de conservation, plan de classification, liste des directions, etc.) À partir des suivis des différentes implantations en cours dans les M/O Le projet pilote amorcé au sein de BAnQ va nous permettre d’évaluer et d’ajuster, au besoin, les outils préparés dans le cadre du CRGGID, d’en préparer de nouveaux. Hélène Cadieux Octobre 2006

49 Commentaires ou questions ?
Merci Hélène Cadieux Octobre 2006

50 Références Portail BAnQ : www.banq.qc.ca Choisir l’onglet : Services
Choisir (à gauche) : Services spécialisés en archivistique et gestion documentaire Choisir (à gauche) : Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée des documents (CRGGID) Hélène Cadieux, coordonnatrice GID Direction générale des archives, BAnQ , poste 6339 Hélène Cadieux Octobre 2006