Reunion WC2010 du Progres des ateliers Equipes organisateurs

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1 Reunion WC2010 du 22.9.10 Progres des ateliers Equipes organisateurs
Points urgents

2 Progres ateliers Organisation & authorisation Lennart
Inscription Wolfgang Depart et arrivee Martin Oppliger, CORDOBA Tracage Christophe et Sami Arena Layout Brigitte, Berni, Jean-Bernard Cartes Jan Service Resultats Jan Logistique Maarit -> Wolfgang Centre de Course Jean-Bernard et Berni Information Pierre SCOOL Elisabeth et Daniel Finances Tony

3 Authorisations St Cergue
Service manifestation JBZ Ok recu 17.9 SFFN JBZ Ok en principe en attante de la carte finale BP -> JBZ -> SFFN BP

4 Authorisations Geneve
Fondation de Parking MB Lettre de demande done Ajustement layout arena hors parking ok for everything tel: 21.9 Reservation place vehicules organisateurs + elite OC to decide how many cards at 11 chf/day shall be ordered (Sunday 1hour is 1 chf) MB Demande partenariat done - not interested demande buvette placée sur Parking ok selon layout 21.9. Briefing for OK members – no mass gathering on the parking roof any location Fixer emplacements, mesures tentes vs place a faire BW TPG MB Lettre - discussion Detour pour bus 9h00 – 15h00 – price 855 Ht… Reduction inscription 5 CHF pour porteur ABO TPG contre publicité CO sur moniteur dans bus et dans leur magazin gratuit - ok Forme et Contenu de la publicité DONE Magazin: article MB/LB Moniteur: spot en boucle a faire MB/LB

5 Authorisations Geneve
Guichet Unique: demande ok, reponse en attante Permis ville: Police circulation ok en principe Service encendie et secours appelles d‘urgence DONE Service logistique et manifest. location materiel en cours /BW Service securité de l‘espace potelets et chaines en cours/BW Service Genie Civile agraphes en cours/BW Service espaces verts parcs, arbres, fleurs ok Dechets – nettoyage reglementations ok Securité civile gaz, instincteurs, etc DONE Service santé concept sanitaire en cours/BW Service voirie – a contacter nettoyage rues a faire/BW Service commerce (buvette) 3.8. ok recu – frais: 50 CHF a payer

6 Inscription go2ol Autres inscriptions
Inscriptions ouvert a.p.d. 1 aout ok WH Transport Nyon/St Cergue a preciser au directives ok WH Repas a St Cergue CHF/precsions sur web ok JBZ Autres inscriptions categories ouvertes sur place SATUS sCOOL (samedi et dimanche): Eleves ->WC2010 ->resultservice ->numero dossarda faire EG + PC + DL Instructions: parcours, accompagnement, etc ok EG -> PC Puces de location par resultservice ok Dossards (couleurs et series differents) sCOOL à St Cergue et à Geneve a faire BG Nat à Geneve a faire BG

7 depart, arrivée - CORDOBA
St Cergue Authorizations zone de depart + parking worldcup a faire JBZ Commune + riverins Toilettes au depart WC + Nat (2 + 2) commandé ok JBZ Boissons au depart a faire JBZ Organisation: voir document MO ok MO Categorie ouvert: boites depart, efface, controle ok MO/DL Categorie sCOOL: avec Nat ok MO/DL Geneve Visite CORDOBA sur place – Quand? a faire MO/BG Informer JPL + BW Organisation: voir document MO ok MO

8 Cartes St Cergue Geneve vieille ville Warm-up Nat ok BI
Version finale ok? US Mise-en-page (controle JI) a faire BP -> imprimerie Impression Nombre places vacantes a faire JI sCOOL - > CERN sur pretex? Nombre a faire JI Geneve vieille ville Version finale ok? BI Mise-en-page: (controle JI) a faire BP -> imprimerie Nombre places vacantes a faire JI sCOOL + ouverts - > CERN sur pretex? Nombre a faire JI Warm-up Nat ok BI CERN - Sur papier normale + couper + distribuer a faire JI

9 Cartes Les Evaux (1:2500 + 1:7500) Version finale ok? BI
mise-en-page ok? BI impression cartes, parcours a faire TH/EG?

10 Tracage St Cergue Categories Groupment des categories Tracage
43 categories: 39 normales + 4 ouvertes Groupment des categories 33 parcours: 29 normales + 4 parcours ouvertes; categories/postes/distances pour web ok CV/SV Tracage Controle prebalisage ok UA + SV Arena layout 1er version ok JBZ/BG Materiel Tentes, barrieres, podium, etc. a faire JBZ Worldcup equipment a faire BG Construction a faire PO

11 Tracage Geneve Groupment des categories Tracage Arena
33 parcours: 28 normales + 5 parcours ouvertes categories/distances pour web ok SV Tracage Controle ok HJS + CV support pour balise Proto + nombre blocks , fixations, transport a faire SV/BW/JPL Arena Electricité a faire PC Materiel Ville: Tentes, barrieres, podium, etc. a faire BW Worldcup equipment a faire BG Construction a faire PO

12 Service Resultats Service des resultats Diametre pied de balise DL
Listes de depart – sequance a faire WH/EG/TD/DL 27.9 fin d’inscriptions 29.9 go2ol -> CERN (WH) -> Resultservice (DL) format?? sCOOL (DS) -> Resultservice (DL) 1.10 Resultservice (DL) -> CERN (WH) + TD’s (UA +HJS) 2.10 CERN + TD’s OK -> Resultservice (DL) -> Publication swissorienteering

13 Logistique Nyon - St. Cergue Logement & parkings (Geneve)
5 à 6000 CHF mise a disposition Bus supplementaires 1500 CHF Retour CHF Instructions pour web + directives ok WH Signalisation definir ou et comment a faire WH Plan logistique pour directives ok WH Logement & parkings (Geneve) Propositions pour web ok LJ Blocage de rues a Genève commissaires a faire WH/BW Equiper et instruire

14 Logistique Nyon – St Cergue
FROM TO HOW TIME Nyon St Cergue train 31 min St Cergue Course Center walking 10 min in Center getting ready 60 min Course Center O-start walking 20 min TOTAL: Nyon – pret au depart: ~ 2 h

15 Logistique Nyon – St Cergue
O-START HOME START NYON-TRAIN CAP. BUS 11h - 12h Genève 8:36 8h 12h - 13h Bern 8:04 9h 13h - 14h Zürich 8:04 10h h00 2*60 13h - 14h Basel 8:03 14h - 15h Luzern 9:00 11h h00 2*60 14h - 15h Chur 7:09 RETOUR St Cergue 15h32, 16h32 2*200 16h00 2*60? Devis bus (3 bus de 9h a 12h) Bettex 3300 CHF (1100 CHF par bus) Dupraz 2100 CHF (700 CHF par bus) Precisions (Contrat ) avec Dupraz a faire WH

16 Centre de course – St Cergue
Batiment Detailles a suivre Signalisation, rideaux, etc. a faire JBZ Infirmerie 2 paramedicales de Nyon + HE ok JBZ Materiel? Arrangem. avec clinique de Gen./HE ok JBZ/HE Cantine services offertes Precisions pour web + directives ok JBZ Plateaux pour lasagne, transport ok JBZ Nombre de portions, achats, etc. A faire JBZ Chef ok? CB?

17 Centre de course – Geneve
Batiments College + Condemine l’utilisation precise a fixer action BW Infirmerie Samaritins a trouver action BW Garderie au rue Ferdinand Hodler? a faire BW Cantine Services offertes Precisions pour web + directives ok JBZ Chef ok? CB? Camion frigo de location ok JBZ Program aperitif pour authorities + VIP a faire MB

18 Information Site web Directives ok Flyers, affiches, annonces
complements et corrections Terrain: StCergue text , Geneve photos a faire PC sCOOL: inscriptions, program sCOOL cup ok PC Distances Geneve a faire PC Directives ok Flyers, affiches, annonces Flyer sCOOL distribution ok DS Rappelle d’inscription a faire DS Flyer generale (version francais) ok DH Distribution a faire tous

19 Information Information pour riverins Press et media action MB/LB
Flyer pour boite au lettre Proposition Flyer a faire BW/MB Distribution Offre: ex pour 231 CHF ok EG commande a faire EG/BG Press et media action MB/LB Journaux Info press avant et pendant Concours TDG – idea + doc to prepare MB/LB Conf. de presse – quand TV/radio sCOOL TDS, sCOOL cup, NAT/worldcup TPG Office de tourisme

20 sCOOL samedi et dimanche (NAT)
Info eleves ( + flyer) ok DS -> maitre EPS Rappelle d’insription a faire DS Inscription Web info ok EG/DS -> PC Listes d’inscription a faire DS -> DL Nom/dossard /heure depart a faire voir Service Resultats Course Dossard (self serv) –> SI-card -> payment DS Depart avec NAT -> aide CORDOBA sCOOL cup vendredi 8.10 Proposition de program EG -> PC->web ok EG Carte les Evaux a terminer ok BI/DS/EG sCOOL etapes action EG/DS

21 Finances Estimations manquant Centre de Course
St Cergue 2000CHF negotiable contre aide avec parcours fixe action JBZ Geneve Prix location college Calvin – gratuit ok action BW Prix location ecole Contemine – gratuit ok action BW Prix location materiel voirie; tentes, etc 4000CHF action BW Prix electricité, l‘eau, etc ? action PC Frais fonctionaires Cordoba (20 p.) transport + logement PFS Repas 2*midi Migros + BG Repas soir CORDOBA CERN Recompense CORDOBA - somme a fixer CERN/PFS

22 Finances Precisions - ajustements Cartes Service resultats
Meilleurs partage WC – NAT reduir le nombres de cartes en reserve pour Geneve action LJ + BG Service resultats 1er estimation ok - a preciser en attante de reponse de D.Leibundgut action JI /LJ

23 Finances Subventions Sport-Toto Geneve: reponse mi septembre
WC2010: garantie de deficite demandé budget + formulaire fin juin ok BW, LJ, TC Precision budget a faire TC, LJ ( TC) sCOOL: subvention demandé Budget + formulaire debut juin ok EG, LJ, TC CO CERN: subvention demandé Budget + formulaire debut juin ok LJ, TC Sport-Toto Vaud (via club Lausanne) pas possible BG Gönnerclub njet LJ Ass. de Personnel CERN ok LJ Garantie de deficite 5000 CHF Sponsors a faire MB

24 L’equipe des balises: St Cergue
Participation confirmé Pose, test, surveillance, recuperation Avec tel portable, numero infirmerie + chef course 10 Poseurs (Nat + WC): 10 zones à ~ 10 balises; National WC2010 Controlleur S.Vaehaenen Traceur C.Vuitton Traceur U.Steiner Controlleur B.Peissard Poseurs B.Barge E.Raisons J.Koivuniemi C.Williams T.Cass Poseurs B.Peissard U.Steiner J.Wälchli K.Nilsson

25 L’equipe des balises: Genève
Pose, test, surveillance, recuperation Avec tel portable, numero infirmerie + chef course 10 Poseurs: 10 zones à ~ 10 balises Surveillants Nat: 1 par balise = 80p Surveillants WC: 2 par balise = 80p Surveillants points critique: 20p National WC2010 Controlleur C.Vuitton Traceur S.Vaehaenen Traceur S.Vaehaenen Controlleur B.Imhof Poseurs B.Barge E.Raisons J.Koivuniemi C.Williams T.Cass Poseurs B.Peissard B.Imhof J.Wälchli K.Svensson Surveillants Postes 80 p Surveillants Points crit. 20p OLG Zimmerberg

26 L’equipe des Resultats: St Cergue + Geneve
National WC2010 Service resultats D.Leibundgut Informatique Sportident resultats Resultats J.Iven Resultats D.Leibundgut Assistance Affichage: O.Williams Affichage:K.Haider Resultats: A.Haider Resultats: C.Wehrle Resultats: C.Haider

27 L’equipe de depart et arrivée:
St Cergue Genève Depart Depart National WC National/WC CORDOBA 9 personnes SATUS 3 personnes CORDOBA 7 personnes CORDOBA 9 (7) personnes SATUS 3 personnes (Nat) Arrivée Arrivée National + WC National/WC CORDOBA 4 personnes CORDOBA 4 personnes

28 L’equipe de Logistique: St Cergue et Geneve
Avant arrivé: Mis en place pannaux d’indications route (hors centre course) + Balisage parking + train au centre course, centre course au depart: 6p Pendant a St Cergue: Gestion buses, routes et parkings: 6p Pendant a Geneve: commissaires circulation: 16p: 12 periferie + 4 volants St Cergue Geneve W.Heinze B.Oppliger E.Szunyog E.Geneux A.Ryd D.Chatzifotiadou W.Heinze B.Larre-Stewart B.Oppliger N.Dal l’Agnolo E.Szunyog M.Baggi-Andreoli E.Geneux L.Barbon Strebel A.Ryd L.Clerc D.Chatzifotiadou K.Kaufmann H.Nissen F.EV.Cardenas E.Mosselmans A.Saeys

29 L’equipe du Centre de course
St Cergue: J-B Zosso Geneve: B.Wehrle Acceuil C.Falga C.Vuitton D.Alfonso D.Sandoz J-P.Lauchli + 1p SATUS CANTINE C.Bourgaux S.Baillie C.Zosso G.Zosso C.Balay D.Balay S.Balay R.Nardini S.Caduff S.Duding M.Duding Garderie H.Renner B.Falga M.Vuitton S.Wehrle G.Vuitton Service Medicale Samedi dimanche medecin wc medecin wc 2 ambu. Nyon H.Ericsson ? Arena – constructions P.Charrue P.Oehy

30 L’equipe du Centre de course
St Cergue: J-B Zosso Geneve: B.Wehrle Service VIP - Presse Samedi dimanche M.Baumgartner M.Baumgartner L.Babel L.Babel K. Di Nenna ?

31 POOL pour cantine, commisaires, surveillantes,
P.Grattier fam. O.Simonette fam. A.Joho Y.Baechler “Escalade” “Gym Meyrin” (JBZ) “Triathlon Ge” (DS) “Meyrinois” (DS) C.Romanet dimanche

32 L’equipe sCOOL: Les Evaux
WC E.Geneux cup 8.10 D.Sandoz T.Hodel U.Wolfensberger M.Baumgartner ?

33 Preparation avant course
Control des cartes imprimees – quand? Instructions Organisateurs Reunion – quand? Documents/cartes a distribuer Reperage par poseurs Benevols document a preparer et envoyer Briefing sur place

34 Jour de la course St Cergue Balises Depart
Vendredi Controle SI-course sur table Samedi pose – test run – ok -> 10h30 Depart Etc.

35 URGENT Carte Geneve - corrections BI Cartes finale – layout BP
Cuisine – buvette JBZ/LJ Logistique WH Location materiel BW/JBZ Authorisations Riverins Geneve JBZ/BW Ville de Geneve BW/MB/BG/LJ Equipes d’organisateurs LJ Plan detaille du deroulement JBZ/BW/LJ

36 Next meeting 29.9 2010 at 18h30 in 160-R-009 Telephone conference will be organized