ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT & RECORDS MANAGEMENT

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1 ENTREPRISE CONTENT MANAGEMENT & RECORDS MANAGEMENT
ESI 2011/2012 ECM & RM 30/12/2011

2 Mme Daoudi Najima Travail réalisé par Encadré par Abattache Mina
Ait Elkaid Kadija Elfarouj Soukaina Eloraibi Maryam Kasnane Hanane Kechni Amina Lakhmili Khadija Mahrajane Chaimae Monsif Hajar Rejouani Houda Salmi Btissam Mme Daoudi Najima ECM & RM 30/12/2011

3 PLAN Introduction Partie I : le Records Management
Qu’est ce que le RM? Les principes du RM Les objectifs du RM Les étapes de la mise en place d’un système RM (SRM) Quelques normes d’archivage La différence entre l’archivistique classique et le Record Management ECM & RM 30/12/2011

4 PLAN Partie II : l’ECM et le RM : quelle relation ?
Qu’est ce que le ECM? Record VS contenu Le cycle de vie d’un record Le cycle de vie d’un contenu L’ECM / RM Nouveaux besoins en terme d’ECM Partie III : les outils ECM intégrant le RM EMC Documentum Nuxeo Alfresco Conclusion Références ECM & RM 30/12/2011

5 Introduction (1/2) Les entreprises ainsi que les organismes publiques se sont confrontées de plus en plus aux exigences d’efficacité et de rentabilité administratives, aux besoins d’information toujours plus grands et avancés, et donc à la nécessité d’accéder rapidement à l’information voulue et de la satisfaire au moment réel. ECM & RM 30/12/2011

6 Introduction (2/2) Devant cet état de fait, les organismes se trouvent exigés, de passer des pratiques de l’archivistique classique à celles de l’archivistique contemporaine, avec la parution de nouveaux concepts tels que : La gestion du contenu d’entreprise (ECM), le records management (RM), la gestion électronique des documents (GED)... ECM & RM 30/12/2011

7 Première partie Le Record Management

8 Le Records Management Qu’est ce que le R M?
Selon la norme ISO , 2002, le RM est un : « Champ de l’organisation et de la gestion en charge d’un contrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l’utilisation et du sort final des documents d’archives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de la preuve et de l’information liées à la forme des documents ». ECM & RM 30/12/2011

9 Le Records Management Les principes du RM (1/3)
Le Records management se doit de définir : Les documents qui doivent être créés pour chaque type d’activité et les informations qui doivent y figurer; La forme sous laquelle les documents doivent être produits et archivés; Les outils et technologies qui seront utilisés; ECM & RM 30/12/2011

10 Le Records Management Les principes du RM (2/3)
Les métadonnées décrivant la structure du document, son contexte, son contenu ainsi que les liens organiques avec d’autres documents; Les besoins de consultation et les délais de conservation (selon les réglementations en vigueur); ECM & RM 30/12/2011

11 Le Records Management Les principes du RM (3/3)
Le Records Management est également dans l’obligation d’établir : Une évaluation pour déterminer les risques attachés à la non-disponibilité de documents probants ; Des recherches pour améliorer la rentabilité et la qualité des méthodes, des décisions et des opérations de création, d’organisation ou de gestion des documents. ECM & RM 30/12/2011

12 Le Records Management Les objectifs du RM (1/3)
ECM & RM 30/12/2011

13 Le Records Management les objectifs du RM (2/3)
ECM & RM 30/12/2011

14 Le Records Management Les objectifs du RM (3/3)
ECM & RM 30/12/2011

15 Vidéo ECM & RM 30/12/2011

16 Graphe réalisé par le groupe métiers AAF-ADBS « Records management »
Le Records Management Etapes de mise en place d’un système de RM (SRM) (1/2) Graphe réalisé par le groupe métiers AAF-ADBS « Records management » ECM & RM 30/12/2011

17 ECM & RM 30/12/2011

18 Quelques normes d’archivage (1/2)
L’archivistique jouit d’un certain nombre de normes à savoir: EAD: (Encoded archival description) est une DTD (Document type definition) conçue pour donner la possibilité de structurer la description des fonds d’archives en langage de balisage SGML ou XML; ISAD(G): (International Standard for Archival Description – General) est une norme générale de description archivistique. Elle concerne les archives historiques/patrimoniales; ISAAR (CPF) : (International standard archival authority record for corporate bodies, persons and families) est un outil normalisé pour la description des producteurs d’archives; NF Z : archivage à valeur probante des documents électroniques. Cette norme fait office de référence en matière d'archivage électronique ECM & RM 30/12/2011

19 Quelques normes d’archivage (2/2)
DoD 5012: norme nationale publiée par le ministère de la Défense US en Cette norme décrit les besoins les plus importants concernant la conception des applications dans le domaine du Records management; ISO : Norme internationale générale pour la gestion assurée et réglementée de documents administratifs; MoReq: (MOdel REQuierement) spécifie les exigences techniques nécessaires pour un Electronic Records Management System (ERMS); Dublin Core: (Dublin Core Metadata for Simple Resource Discovery) : Jeu de méta données pour la description des sources d'information sur Internet et d'autres réseaux. ECM & RM 30/12/2011

20 La différence entre l’archivistique classique et le Record Management: Continuum du cycle de vie des documents ECM & RM 30/12/2011

21 Deuxième partie l’ECM et le RM ,quelle relation ?
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22 L’ECM et le RM : quelle relation ? Qu’est ce que le ECM?
« L’ECM regroupe les stratégies, méthodes et outils utilisés pour saisir, gérer, stocker, préserver et livrer du contenu et des documents relatifs aux processus organisationnels. Les outils et stratégies d’ECM permettent de gérer les informations d’une entreprise, structurées ou non, quelle que soit leur localisation ». (AIIM, 2011) AIIM: Association for Information and Image Management, un organisme de normalisation ou de standardisation 27/12/2011

23 L’ECM et le RM : quelle relation ? Exemples de solutions ECM
ECM & RM 30/12/2011

24 L’ECM et le RM : quelle relation ? Record VS Contenu
Définition du record C’est un enregistrement unique crée dans le système d’archivage électronique, qui permet de suivre la traçabilité des opérations réalisées sur le document quelque soit le support. Définition du contenu  C’est un ensemble d’information dans toutes ses formes, structurées (dans des bases de données) et non structurées (comme les s et le contenu web). ECM & RM 30/12/2011

25 L’ECM et le RM : quelle relation ? Le cycle de vie d’un contenu
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26 L’ECM et le RM : quelle relation ? Le cycle de vie d’un records
ECM & RM 30/12/2011

27 L’ECM et le RM : quelle différence ? L’ECM / RM (1/2)
30/12/2011

28 L’ECM et le RM : quelle différence ? L’ECM / RM (2/2 )
 Points communs Les documents/objets de données engageants et archivés comme « records » sont aussi des Contenus.  Différences Avec l’archivage, le contenu est figé et daté (horodaté) au moment où il prend effet; Importance du cycle de vie de chaque objet; Priorité donnée à la traçabilité et à la conformité. ECM & RM 30/12/2011

29 L’ECM et le RM : quelle relation ? Nouveaux besoins en terme d’ECM
=> Une implication de plus en plus exigée de la part des utilisateurs pour contribuer au contenu ECM & RM 30/12/2011

30 Troisième partie Les outils
ECM & RM 30/12/2011

31 Les outils propriétaires EMC DOCUMENTUM
ECM & RM 30/12/2011

32 Les outils propriétaires EMC DOCUMENTUM (1/4)
ECM & RM 30/12/2011

33 Les outils propriétaires EMC DOCUMENTUM (2/4)
La solution EMC Documentum Records Management est construite sur un système modulaire. Le record manager peut gérer tous les dossiers en se basant sur un ensemble de politiques qui répondent aux besoins de l'entreprise et aide à la gouvernance de l'information globale. ECM & RM 30/12/2011

34 Les outils propriétaires EMC Documentum (3/4)
Atouts: Conformité; Atténuation des risques; Automatisation; gestion globale; gestion centralisée; Flexibilité; ECM & RM 30/12/2011

35 Les outils propriétaires EMC Documentum (4/4)
Limites: Coûts de maintenance trop élevés Manque de spécialistes maitrisant la solution  ils sont rares et leur rémunération et coûteuse ECM & RM 30/12/2011

36 Les outils Open source Nuxeo
ECM & RM 30/12/2011

37 Les outils Open source Nuxeo (1/4)
Nuxeo est une société française, éditrice des solutions open source de GED et d’ ECM. La technologie d'Enterprise Content Management (ECM) de Nuxeo permet d'offrir des solutions intégrées:  De gestion de documents (Document Management); De gestion de dossiers (case management); De gestion de documents d’archives (Records Management); De gestion d’actifs numériques (Digital Asset Management).  ECM & RM 30/12/2011

38 Les outils Open source Nuxeo (2/4)
L’architecture de Nuxeo ECM & RM 30/12/2011

39 http://m. nuxeo. com/rs/nuxeo/images/ECM_Platforms-ebook-FR. pdf
 La mise en place du records management sous la forme d’un service de la plateforme disponible pour tous les produits packagés Nuxeo ECM & RM 30/12/2011

40 Les outils Open source Nuxeo : Fonctionnalités (3/4)
ECM & RM 30/12/2011

41 Les outils Open source Nuxeo : Fonctionnalités (4/4)
 Nuxeo DM gère l’intégralité du cycle de vie des contenus numériques : depuis leur acquisition et création, leur partage, leurs modifications et révisions, leur validation, jusqu’à leur publication et leur archivage.  ECM & RM 30/12/2011

42 Les outils Open source Nuxeo : Atouts & limites (4/4)
Gratuité des licences : modèle open source;    Etendue fonctionnelle;  Interface web simple, ergonome et intuitive; Une architecture flexible , extensible et avec des capacités de personnalisation illimitées. Capacités d'extension et d'intégration aux systèmes d'informations existants; Une solution rapide, robuste et fiable : Les applications Nuxeo peuvent gérer de gros volumes de données et d'utilisateurs, sans conséquence sur les performances; Limite    Complexe à configurer. ECM & RM 30/12/2011

43 Les outils Open source Alfresco
ECM & RM 30/12/2011

44 Les outils Open source Alfresco (1/5)
Alfresco est un système open source pour la gestion de contenu d’entreprise, fondé en 2005 par John Newton, co-fondateur de Documentum et John Powell, ancien COO de Business Objects. N.B : Alfresco est distribué en deux versions : Une version « Community », gratuite sous licence GPL, et une version « Entreprise », qui nécessite une souscription annuelle et donne accès à la garantie de l’éditeur ainsi qu’aux mises à jour intermédiaires. ( ECM & RM 30/12/2011

45 Les outils Open source Alfresco : Fonctionnalités (2/5)
27/12/2011

46 Les outils Open source Alfresco: Fonctionnalités (3/5)
Fonctionnalités pour l’utilisateur (front office) : Classement à partir de différentes sources; Démarche par étapes pour classer et enregistrer les dossiers; L’utilisateur peut utiliser une seule interface pour classer et enregistrer… Gestion en amont des dossiers. ECM & RM 30/12/2011

47 Les outils Open source Alfresco: Fonctionnalités (4/5)
Fonctionnalités pour les responsables des dossiers (administrateurs => back office) : Classement selon un plan; Métadonnées adaptées ; support de dossier vital; Définir les rôles . ECM & RM 30/12/2011

48 Les outils Open source Alfresco: Fonctionnalités (5/5)
Atouts: Interface conviviale; Possibilité de paramétrer l’interface selon les besoins de l’entreprise; Ouvert : Open source, standards ouverts; Gestion de tout type de contenu: Documents, enregistrements, pages Web, images, multimédia... Limites: Complexe à configurer (fichiers XML); Espace disque limité. ECM & RM 30/12/2011

49 Conclusion Plus que jamais le fonctionnement des entreprises repose sur l’échange, la collaboration et la maîtrise d’informations en interne et en externe (documents, courriels, pages web, et autres contenus de supports variés). Le défi actuel pour les entreprises est d’exploiter en permanence la valeur de ces contenus en se conformant aux lois et réglementations, ce qui exige d’accorder une attention croissante au bon archivage de ces contenus. Ceci incitent les organisations à améliorer leur gestion des contenus sur l’ensemble des fonctions, nécessitant ainsi une démarche globale d’entreprise. ECM & RM 30/12/2011

50 Références Comprendre et pratiquer le records management : Analyse de la norme ISO au regard des pratiques archivistiques françaises par le Groupe métiers AAF-ADBS « Records management » la norme ISO sur le record management ECM & RM 30/12/2011

51 Merci de votre attention
ECM & RM 30/12/2011

52 Questions ECM & RM 30/12/2011