Solutions Knowings Veille & Intelligence Économique

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1 Solutions Knowings Veille & Intelligence Économique
>> INFOSTAT – PARIS – 6 juillet 2007

2 > Les points-clés de l’intervention
Définir et organiser un dispositif de Veille et d’Intelligence Économique réellement efficace nécessite : > d’organiser un véritable réseau de veille > de définir l’ensemble du processus de veille > d’exploiter les technologies collaboratives Enjeux de la veille État et tendances des pratiques de veille en France Principes de mise en œuvre et outils pour démarrer simplement

3 Knowings en quelques mots…

4 > Knowings Apporter aux entreprises et organisations professionnelles des solutions collaboratives de gestion de contenu Offre globale: > Logiciels complets, adaptables et simples > Services à valeur ajoutée > Hébergement mutualisé (ASP / SaaS) Software Consulting Intégration Services Solution Client Des partenariats technologiques de référence Expertise reconnue > 150 références Plus de utilisateurs Références internationales et multinationales

5 > Quelques réferences

6 Progiciels Packages > Principes > Technologies intégrées
> Paramétrables > Adaptables et évolutifs > Solution métier / usages > Prêt à l’emploi > Services associés GlobalFinder Solution complète de veille et de recherche d’information KnowledgeManager Solution de travail collaboratif et de gestion des connaissances Trois packs métier

7 > 3 Solutions packagées
Innover Valoriser Capitaliser PackVeille Solution collaborative d’intelligence économique PackProjets Solution de gestion collaborative de projet PackCommunauté Solution collaborative de partage de connaissances

8 1. Les enjeux de la Veille

9 > L’ère de l’organisation réseau
L’entreprise connectée L’intégration des partenaires et fournisseurs dans l’activité de « l’entreprise élargie » Abolition des contraintes d’espace et de temps L’émergence de communautés de pratique au sein des entreprises et au delà L’organisation processus Privilégiant l’efficacité de processus transversaux sur l’optimisation des entités Concurrence globale et réactivité Globalisation Externalisation des activités non stratégiques Knowledge : L’importance du savoir Créer, collecter, accéder, diffuser et exploiter Obsolescence  Flux Pérennité  Stock Différenciation  Processus Enjeu du savoir collectif  L’entreprise réseau

10 > Un nouveau contexte…
Cycle de vie du capital savoir Aujourd’hui Valeur Hier Temps De la détention au partage des connaissances Internet : mise en réseau, interconnexion des connaissances Globalisation : Diffusion rapide des connaissances et des pratiques.  La détention d’une connaissance est désormais précaire : elle est disponible ailleurs ou le sera bientôt… La valeur réside aujourd’hui dans la capacité à Créer de nouvelles connaissances Choisir la bonne information pour le bon acteur Exploiter rapidement les connaissances Les diffuser en temps opportun

11 > De nouvelles problématiques
L’obsolescence des connaissances Systèmes Veille orientés flux Ex : Veille technologique et concurrentielle, communauté R&D… La perte des experts et des connaissances dans le temps Systèmes Veille et Connaissances orientés stock Ex : Capitalisation des connaissances techniques, REX, tutorat… L’efficacité des collaborations en réseaux Systèmes Veille et Connaissances orientés process Ex : processus commercial, gestion de projet… L’obsolescence des connaissances Système de KM orienté flux Ex : Veille technologique et concurrentielle, communauté R&D, innovation… La perte des experts et des connaissances dans le temps Systèmes de KM orienté stock Ex : Capitalisation des connaissances techniques, REX, tutorat… Les stratégies de différenciation par la connaissance Système de KM orienté process : flux et stock Ex : processus commercial, gestion de projet…

12 > De nouveaux enjeux
Préservation et développement des relations entre l’entreprise et son environnement Qualité et réactivité accrues pour la prise de décisions Veille Reconnaissance de l’expertise des collaborateurs Opportunités saisies à temps Capitalisation des savoirs critiques Risques anticipés Renforcement de la culture business

13 > Quelle typologie pour les informations ?
Information écrite Reposant sur un support identifiable Accès public ou privé Information formelle Veille Information informelle Information non écrite Axé principalement sur « ce qui est dit » Accès privé ou restreint Veille & Intelligence économique Information blanche (80%) Facilement accessible par tous Peu de valeur ajoutée Tris et retraitements nécessaires Veille Information grise (15%) Information difficilement accessible Souvent peu formalisée Forte valeur ajoutée Veille & Intelligence économique Information noire (5%) Information non accessible légalement Caractère critique et stratégique Espionnage

14 > Les sources d’information
Pratiques de la Veille Culture Contenu Technologie Organisation Internet Salons Entreprise Médias Brevets État Conférences Valorisation des informations Blogs Entreprise étendue Détecter & capter Anticiper Décider Innover Agir Presse Réseaux Environnement

15 > Différents types de veille
Environnement économique Veille juridique Veille stratégique Veille besoins clients Veille marque / marché Concurrents Fournisseurs Clients Veille Achats Veille techno Veille concurrentielle Veille stratégique : GDF Cellule veille / Réseau de veille 750 users Capitalisation des informations sectorielles, réglementaires, etc… Veille territoriale : CCI Grenoble… Veille concurrentielle : Agroalimentaire Dossier sur les concurrents par secteur : entreprises, activités (part de marché), marques, données quali/ quanti… Veille juridique : Fédération assure une capitalisation des textes juridiques + explications d’expert au profit des membres du syndicat Veille Marché : Geopost Capitalisation et partage des études marketing, des informations / innovation par marché. Veille produit : entropy Suivi des incidents / perception produits Veille des marques / publicités : agroalimentaire Suivi des discours / articles par marques Veille achat : détection de nouveaux fournisseurs – risques fournisseur … Veille technologique Entreprise dans le domaine de l’optique  Surveillance de sites, recherche multisite Entreprise industrielle 7 centres de recherche européens + universités + labo + fournisseurs Entrants Veille Technologique Veille croissance externe

16 > S’il fallait définir la veille…
La veille est un processus qui permet à l’entreprise d’apporter des connaissances sur l’environnement utiles aux acteurs de terrain et aux décideurs pour maîtriser des enjeux métiers spécifiques. Collecter Organiser Analyser Capitaliser Diffuser Exploiter

17 > Quelques définitions plus académiques…
Définition de l’AFNOR (Norme AFNOR X50 – 053) [La veille est une] Activité continue et en grande partie itérative visant à la surveillance active de l’environnement technologique, commercial, etc. pour en anticiper les évolutions De la veille à l’intelligence économique (cf. Rapport Martre – 1994) L'intelligence économique peut être définie comme l'ensemble des actions coordonnées de recherche, de traitement et de distribution, en vue de son exploitation, de l'information utile aux acteurs économiques. Ces diverses actions sont menées légalement avec toutes les garanties de protection nécessaires à la préservation du patrimoine de l'entreprise, dans les meilleures conditions de délais et de coûts. L'information utile est celle dont ont besoin les différents niveaux de décision de l'entreprise ou de la collectivité, pour élaborer et mettre en œuvre de façon cohérente la stratégie et les tactiques nécessaires à l'atteinte des objectifs définis par l'entreprise dans le but d'améliorer sa position dans son environnement concurrentiel. Ces actions, au sein de l'entreprise, s'ordonnent autour d'un cycle ininterrompu, générateur d'une vision partagée des objectifs de l'entreprise.

18 > L’activité de veille selon l’AFNOR
Formulation de la demande A1 Définition / redéfinition des axes de surveillance et des finalités A2 Détermination des types d’information utiles A3 Identification et sélection des sources d’information A4 Collecte et sélection des informations A5 Analyse et organisation A6 Synthèse et mise en perspective A8 Validation et réajustement A7 Communication des résultats Source : AFNOR – XP X50-053

19 > Comment traiter ce processus ?
D’abord organiser le processus en fonction des objectifs métier INFLUENCER Collecter Organiser Analyser Capitaliser Diffuser Exploiter Ensuite, accélérer et simplifier le processus veille MESURE ? ENJEUX ? SOURCES ? INFOS ? EXPERTS ? CONNAISSANCES ? SITUATIONS ? QUI ? COLLECTE ? CIRCUITS ? STRUCTURE ? CATEGORIES ? LOGIQUE D’USAGE ? DIFFUSION ? DROITS ?

20 Pour décider et agir efficacement
> en conclusion… Apportez moi l’information dont j’ai besoin Au moment où j’en ai besoin À l’endroit où j’en ai besoin, Et si possible sans que j’en fasse la demande, Pour décider et agir efficacement

21 2. État des pratiques en matière de Veille

22 > Veille : les priorités
Identifiez et classez par ordre d'importance les trois types de veille qui peuvent apporter le plus dans votre entreprise Priorité à la veille compétitive : D’abord les clients, même si on parle moins que la veille concurrentielle ou techno  enjeu connaissance clients  Information accessible par l’interne  Information pointilliste et éparse à consolider = besoin de réseau de veille Bien sûr, la veille techno et la veille concurrentielle Ensuite une veille managériale : réglementation, droit, management et RH Marginal : macro-éco, fournisseurs Tendances majoritairement choisies comme les plus importantes (cumul des priorités 1,2,3)

23 > Veille : les priorités d’action
Classez par ordre d'importance les 3 priorités d’organisation de la Veille de votre entreprise pour les deux ans à venir . Priorités : Constituer des réseaux de veille Améliorer l’exploitation de l’information de veille : transformer l’info en connaissance et en action. L’enjeu = interne Spécialistes et sources externes = bas de classement Organisation = réseau cellule de veille et spécialistes externes = retrait Priorités choisies comme les plus importantes (cumul des priorités 1,2,3)

24 > Veille : quelle vision ?
Parmi les propositions suivantes, choisissez celles avec lesquelles vous êtes d’accord :

25 > Veille : quelle vision ?
Parmi les propositions suivantes, choisissez celles avec lesquelles vous êtes d’accord :

26 > Ce qu’il faut retenir…
 Veille Une pratique encore minoritaire… mais en développement. Un processus veille pas encore maîtrisé D’abord on cible et on collecte Mais il faut aussi analyser, capitaliser, partager et diffuser Quand à piloter, on verra plus tard… L’important c’est la veille clients / marché, puis concurrentielle et technologique Ensuite, la Veille managériale Enfin, la veille économique et fournisseurs Priorité : cibler et organiser un véritable réseau de veille interne Définir une politique de veille Collecter, partager, capitaliser et diffuser L’affaire de tous plutôt que de spécialiste Une nouvelle cultures Une veille active, d’abord offensive

27  Quelques convictions…
…issues d’expériences terrain L’information recherchée n’est pas forcément publique L’information remontera si : Les utilisateurs reçoivent plus qu’ils ne donnent Remonter une information doit prendre entre trente secondes et deux minutes La politique éditoriale doit être extrêmement ciblée, chacun reçoit l’information sous le format correspondant à ses préoccupations métiers. Une synthèse et une valeur ajoutée est apportée à l’information retransmise Il n’y a pas de filtre hiérarchique Les remontées sont valorisées hiérarchiquement Ce sont les contributeurs qui sont visibles et pas l’équipe veille La veille s’inscrit dans la modernité L’information ne remontera pas si : L’équipe veille fonctionne comme un service documentaire dans une tour d’ivoire

28 3. Principes de mise en œuvre et outils pour démarrer
                  

29 1. Collecter efficacement
Dans la plupart des situations, les équipes terrain participent fortement aux remontées d’information  Faire de l’animation un outil d’efficacité En fonction des plans de Veille définis, s’appuyer sur les sources les plus efficientes Réseau(x) relationnel(s) Expert(s) disponibles au sein de l’entreprise Sources documentaires Sources électroniques (bases de données, etc.) Considérer Internet comme un canal possible, non comme LA source principale de Veille Prendre garde aux problématiques juridiques liées aux informations collectées

30 2. Organiser et analyser Sécuriser l’accès aux informations collectées et éviter de donner accès à ces éléments bruts sans une validation / analyse préalable Analyse Experts Équipe Veille Capitalisation Collaborateurs

31 3. Capitaliser et partager
Structurer les connaissances de veille dans un espace unique en fonction des situations métier de l’entreprise Gérer les accès en fonction des droits et habilitations des acteurs du réseau de Veille Évènements Produits Technologies Concurrents Marchés BASE VEILLE En terme d’outils, privilégier avant tout la simplicité Pour les utilisateurs de la veille  prise en main immédiate Pour la mise en œuvre  vitesse et appropriation par l’équipe Veille

32 4. Diffuser efficacement
Passer du stock au flux Diffusion automatique et ciblée de l’information pertinente vers chacun des membres du réseau de veille Cette diffusion sera d’autant plus efficace qu’elle sera personnalisée Permettre à chaque acteur de définir lui-même son profil de veille  appropriation Éviter la diffusion à répétition et sans consolidation  le Push devient vite du Spam ! Privilégier la notion de synthèse des nouveautés à fréquence donnée Permettre la diffusion d’Alertes en fonction de la criticité des informations capitalisées

33 5. Piloter le processus de Veille
Piloter pour : Mesurer l’usage réel du dispositif par les utilisateurs Détecter les besoins non couverts ou émergents Contrôler le processus mis en place  Mesurer l’usage réel du dispositif par les utilisateurs Nombre de connexions par période (semaine / mois / année) Bases (de veille) préférées Volume de contribution (pondéré par le taux de lecture) Etc.  Détecter les besoins non couverts ou émergents Documents les plus/moins consultés (semaine / mois / année) Catégorisation associée (par domaine métier) Age moyen des documents  Contrôler le processus mis en place Flux de diffusion des connaissances de Veille Délai moyen de validation des documents Veille Niveau de satisfaction des clients de la Veille Gains réels constatés grâce aux actions de Veille (nouveaux marchés, innovations technologiques, etc.)

34 6. Animer le réseau de Veille
Identifier et distribuer les rôles au sein du réseau de Veille Contributeurs : Produire et participer au niveau terrain Veilleurs : Organiser, relancer et synthétiser les remontées Experts : Aider, enrichir, élargir, approfondir, valider Administrateur : Fonctionnement quotidien et adaptation de l’outil Gestionnaire : Pilotage. Représentation. Conception et gestion de l’outil Sponsor : Légitimité politique du projet. Impulser et orienter. Soutenir les veilleurs. Valoriser les participants et les résultats Jouer sur l’interactivité pour développer la participation à la Veille «  La veille, c’est gentil mais j’ai un métier ! » Feed back Échanges interpersonnels Jouer le flux Exploiter le système d’intérêt individuel L’incantation n’est pas suffisante ! Motivation : confort, reconnaissance, plaisir, rémunération… Environnement managérial : Faciliter, encourager, valoriser, évaluer… Communication : mobiliser, expliquer et motiver

35  Bonnes Pratiques ! Pour mobiliser les acteurs autour de la veille
Communication sur le réseau de veille sur tout support interne à l’entreprise (papier, newsletter, …) Choisir un visuel pour le réseau de Veille Choisir un nom au projet Plaquettes de présentation (mode opératoire) Animations (jeux, prix) Prévoir un lancement officiel, des évènementiels Ex. : Rencontres annuelles de la Veille

36  Bonnes Pratiques ! Pour mobiliser les acteurs autour de la veille Définir le Système d’Intérêt Réel des membres Pourquoi participer ? Quel(s) bénéfice(s) en retirer ? Quelle(s) valeur(s) produite(s) ? Et ne pas oublier que l’efficacité d’un réseau de veille repose avant tout sur les acteurs qui y participent… Viser avant tout la simplicité Développer une politique de valorisation des participants Reconnaissance des experts / contributeurs Intégrer la contribution à la veille dans l’évaluation personnelle Valoriser l’expertise = effet média Etc. Communiquer et rendre visible la veille Articles dans les médias de l’organisation Présentation des succès obtenus grâce à la veille (sucess story)

37 > Focus : solutions Knowings au service de la veille
                  

38 > Les principes du PackVeille
 Dispositif couvrant l’ensemble du processus de veille depuis la collecte jusqu’à l’action  Moteur de recherche puissant capable d’interroger toutes les sources et d’assister le veilleur dans son analyse PackVeille  2 modes d’usage : FAH ou internalisé

39 > Principes de fonctionnement
Sources Collecte Analyse Capitalisation Diffusion Exploitation Crawling Indexation Recherche Formulaire Contribution par mail Programmation Alerte Vues Text Mining Choix, analyse et commentaire par le veilleur configurables Workflow  Catégorisation Diffusion proactive Profils individuels Moteur push Alertes ciblées Consultation Vues multi-critères Vues individuelles Commentaires Liens connexes Recherche locale Synthèses Sites Web Pages web Moteur recherche Bases privées Intranet Sécurité par individu par groupe par document Automatisation Cycle de vie Versioning Statistiques Paramétrage Base de veille Forum & annuaire Collaborateurs Partenaires

40 > Un pack simple, robuste et efficace
Veilleurs Une interface unifiée de la recherche à la capitalisation : simplicité et performance Infrastructure informatique Une plateforme modulable utilisable aussi bien en intra qu’en mode SaaS : souplesse et évolutivité PackVeille Utilisateurs Un espace de partage et de collaboration autour des informations de veille : efficacité et interactivité

41      > A retenir… 1 2 3 4 5 Surveillance et collecte
 Définition autonome de sites à surveiller, Indexation, crawling, connexion à des bases de données externes, requêtes, etc.  2 Traitement & analyse  Extraction d’éléments signifiants, classement des informations, processus de validation, enrichissement, etc.  3 Génération de rapports  Dossiers de veille, Newsletter, rapports d’analyse, documents connexes, etc.  4 Partage, diffusion et sécurité de l’information  Gestion des sécurités d’accès, groupes d’utilisateurs, moteur Push, profils individuels, etc.  5 Animer et dynamiser la veille  Module Forum, Annuaire des acteurs, indicateurs de fonctionnement et de performance, etc.

42 > Exalead : une technologie reconnue
Codie Awards 2006 Francois Bourdoncle “Ingénieur de l’année” 2005 – Usine Nouvelle (France) BusinessWeek – Best of the Web Exalead honoré pour les Web 2.0 Awards Exalead fait partie du Top 100 des “Companies That Matter in the KM Industry” selon le KM World. Exalead gagnant des Red Herring 100 Europe Awards for 2006 exalead one:search consacré “Trend-Setting product 2006” selon le KM World Exalead dans Software Exalead fait partie du Econtent100 Exalead dans le Fast

43 Type de fichiers indexés
Concepts associés Type de fichiers indexés Langue des documents Date des documents Personnalités évoquées (WOL) Organisations / Marques Lieux géographiques

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45 Faciliter l’accès aux infos
Plusieurs logiques de navigation peuvent être paramétrées, adaptées à chaque logique métier. Tous partagent le même contenu, mais chacun peut y accéder selon sa logique professionnelle (ex : par projet, par client, par thème…) Navigation transversales. Ex : besoin de retrouver tous les documents similaires Recherche ciblée Plein texte Multicritères Sur concepts Diffuser l’information rapidement Une information sur mesure Centres d’intérêt Sécurité Langue Solliciter les experts

46 Faciliter l’accès aux infos
Plusieurs logiques de navigation peuvent être paramétrées, adaptées à chaque logique métier. Tous partagent le même contenu, mais chacun peut y accéder selon sa logique professionnelle (ex : par projet, par client, par thème…) Navigation transversales. Ex : besoin de retrouver tous les documents similaires Recherche ciblée Plein texte Multicritères Sur concepts Diffuser l’information rapidement Une information sur mesure Centres d’intérêt Sécurité Langue Solliciter les experts

47 Faciliter l’accès aux infos
Plusieurs logiques de navigation peuvent être paramétrées, adaptées à chaque logique métier. Tous partagent le même contenu, mais chacun peut y accéder selon sa logique professionnelle (ex : par projet, par client, par thème…) Navigation transversales. Ex : besoin de retrouver tous les documents similaires Recherche ciblée Plein texte Multicritères Sur concepts Diffuser l’information rapidement Une information sur mesure Centres d’intérêt Sécurité Langue Solliciter les experts

48 Faciliter l’accès aux infos
Plusieurs logiques de navigation peuvent être paramétrées, adaptées à chaque logique métier. Tous partagent le même contenu, mais chacun peut y accéder selon sa logique professionnelle (ex : par projet, par client, par thème…) Navigation transversales. Ex : besoin de retrouver tous les documents similaires Recherche ciblée Plein texte Multicritères Sur concepts Diffuser l’information rapidement Une information sur mesure Centres d’intérêt Sécurité Langue Solliciter les experts

49 Les 5 points clés de la solution
> A retenir… Les 5 points clés de la solution 1. Innovation : une solution s’appuyant sur les derniers standards web actuels (Web 2.0) pour proposer encore plus d’interactivité et de simplicité 2. Technologie : intégration d’une des technologies leaders dans le monde de l’indexation et de la recherche de contenus 3. Simplicité d’usage : une interface « full web » ne nécessitant pas de longue formation pour en comprendre les principes de fonctionnement 4. Puissance fonctionnelle : un seul et même outil - prêt à l’emploi - qui rassemble l’ensemble des fonctions nécessaires pour faire la veille, de la collecte à l’exploitation des connaissances. 5. Processus : une solution s’appuyant pleinement sur le processus de veille afin d’en couvrir toutes les phases clés avec une déclinaison possible en mode FAH.

50 6. Synthèse & conclusion

51 > A retenir La veille est un processus qu’il faut optimiser de bout en bout pour être efficace. Il faut organiser son réseau de veille, en fonction de ses objectifs métier. Ne rechercher que les connaissances utiles pour les décisions à prendre ou pour les actions critiques. Les moteurs de recherche ne collectent pas tout : l’information clé est sur le terrain (collaborateurs, clients, partenaires …) L’efficacité de la veille repose avant tout sur l’animation d’un réseau d’acteurs capable de transformer de l’information en action. L’intelligence reste humaine : vérifier, recouper, interpréter, analyser, synthétiser. L’information de veille doit être qualifiée, proactive, personnalisée et facile à exploiter. La diffusion est essentielle.

52 > A retenir… Progiciels de veille, de travail collaboratif et de gestion des connaissances Solutions packagées, adaptées aux usages et prêtes à l’emploi Consulting pour préparer, réussir et faire vivre les nouvelles pratiques KM et de veille Offre hébergée : le logiciel comme un service – Offre « SaaS »