DEMATERIALISATION Dématérialisation de la transmission des actes soumis au contrôle de légalité.

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1 DEMATERIALISATION Dématérialisation de la transmission des actes soumis au contrôle de légalité

2 I - Présentation de l'application
Les acteurs : Au niveau central : Le maître d’ouvrage : la DGCL Le maître d’œuvre : la DSIC Au niveau local : Les collectivités et associations d’élus (AMF, ADF, etc.) Les 2000 agents des préfectures, sous-préfectures et SGAR concernés par le contrôle de légalité

3 I - Présentation de l'application
Urbanisation d’ACTES C’est un outil qui permet ou permettra d’être en relation avec toutes les entités administratives d’une manière dématérialisée et en temps réel.

4 I - Présentation de l'application
Circuit de transmission d’un acte Sas web MI Envoi de l’acte Dépôt flux ip sécurisé Tiers de transmission AR, échanges avec les CEPL et messages d’erreurs SMPT MI Collectivité ou EPL Préfecture ou sous-préfecture Serveur Actes Emission de l’accusé de réception

5 I - Présentation de l'application
ACTES, qu’est-ce que c’est ? Il permet : Un échange dématérialisé des actes, des accusés de réception, des courriers (lettre simple, lettre d'observation, demande de pièces complémentaires....) Le suivi de tout le processus de contrôle de légalité des actes avec calcul automatique des délais de recours Le contrôle budgétaire automatisé également

6 II – Comment l’application se présente pour la collectivité
Envoi d’un acte au contrôle de légalité

7 II – Comment l’application se présente pour la collectivité
Interface fictive d’un TdT 1. Accéder à l’application

8 II – Comment l’application se présente pour la collectivité
Interface fictive d’un TdT 2. Décrire l’acte à télétransmettre

9 II – Comment l’application se présente pour la collectivité
Interface fictive d’un TdT 4. Le maire ou l’élu habilité signe «électroniquement» l’acte et : Soit renvoie l’acte à l’agent habilité à le télétransmettre au contrôle de légalité Soit envoie l’acte lui-même depuis son ordinateur

10 II – Comment l’application se présente pour la collectivité
Interface fictive d’un TdT 5. Consulter les retours préfecture

11 II – Comment l’application se présente pour la collectivité
Interface fictive d’un TdT 6. La télétransmission est confirmée

12 II – Comment l’application se présente pour la collectivité
Interface fictive d’un TdT 7.Afficher l’accusé de réception de l’acte télétransmis

13 III – Les avantages pour la collectivité
Suppression des photocopies de tous les actes soumis au contrôle de légalité. Réduction des coûts : Papier Photocopie Affranchissement La collectivité devient actrice de la protection de l’environnement.

14 III – Les avantages pour la collectivité
La collectivité est assurée que l’acte est bien arrivée en Préfecture ou en Sous-Préfecture car l’application Actes émet un accusé de réception à chaque document télétransmis. Gain réel de temps : en 3 clics les documents sont télétransmis (très intéressant pour les budgets et les marchés).

15 IV – Les avantages pour les services de l’Etat
Partage de l’information en temps réel. Facilite le travail de contrôle, les personnels peuvent mieux se consacrer à leur mission de conseil auprès de la collectivité. Plus d’archivage papier. Les actes sont classés sur la plate forme du Ministère de l’Intérieur.

16 V – Moyens nécessaires pour mettre en œuvre les télétransmissions
Choisir un tiers de télétransmission (liste arrêtée par le Ministère de l’Intérieur). Signer une convention entre le représentant de la collectivité (Maire, Président EPCI) et le représentant de l’Etat. Disposer de l’application TOTEM pour transmettre les documents budgétaires sous format XLM. Application gratuite à télécharger. Disposer de la nomenclature qui permet de classer les actes.

17 Pourquoi la dématérialisation ?
Dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière sans rupture de la chaîne de confiance. Ordonnateur PJ émises par tiers PJ émises par des tiers Pièces comptables + PJ Ordonnateurs CDG-D Fournisseurs L ’application Hélios a été conçue dès son origine pour fonctionner en mode dématérialisation. La dématérialisation vise à simplifier la circulation de l ’information dans toute la chaîne comptable et financière. Les flux fléchés en bleu viennent de tiers ; les flux fléchés en jaune sont « natifs » = créés par la collectivité. DGFiP

18 Les enjeux de la dématérialisation
La dématérialisation répond à des exigences de développement durable 55 % La mesure de la dématérialisation repose sur les volumes papier émis, en équivalent feuilles A4. Les chiffres de base sont - 1 milliard pour l ’ensemble du secteur public local - 630 millions pour ce qui concerne les comptables de la DGFIP. collectivités et établissements publics locaux Economie en coût de gestion des supports de traitement des données budgétaires et comptables : - Coût du papier, de l ’impression, de son stockage, de son affranchissement postal ou de son transport - Coût d ’archivage des documents papier conservés par l ’organisme.

19 Une démarche partenariale
Une démarche initiée en 2004 et confortée en 2011. Structure Nationale Partenariale Une convention cadre nationale depuis le 18 janvier 2010 rassemblant l’ensemble des préconisations nationales Charte nationale Partenariale Signée le 13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS) La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières Accessible sur : Les solutions de dématérialisation sont élaborées dans le cadre partenarial de la SNP, mise en place dès 2004. La structure associe des représentants des association d ’ordonnateurs, des administrations concernées, de la cour et des chambres régionales des comptes. Les décisions qui en émanent sont consensuelles. L ’ensemble des préconisations émises est regroupé dans la convention cadre nationale régulièrement mise à jour. Les points structurants sont repris dans des arrêtés, exemple : la généralisation du PES V2 au 1er janvier 2015. Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l’arrêté du 27 juin 2007: :(BCFR A) généralisation du PES V2 à compter du 01 janvier 2015, en remplacement des protocoles historiques

20 Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?
Les pièces comptables : Les mandats Les titres de recette Les bordereaux de mandats et de titres dès lors qu’ils sont signés électroniquement Importance du point signalé. Le passage au PES V2 emporte dématérialisation : le retour ou la coexistence de papier n ’est pas envisageable. Le passage au PES V2 emporte la dématérialisation des bordereaux de titres et de mandats.

21 Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?
Les pièces justificatives (PJ) : Produites par les tiers : Factures Pièces d’exécution de marchés publics Produites par la collectivité : Paye Délibérations, arrêtés et décisions Pièces de passation de marchés publics Actes d’engagement Contrats Intervention sociales États de frais déplacement Factures de recette Documents budgétaires etc ...

22 Le processus de passage au PES
S’articule en 4 phases pour garantir la qualité de l’information et l’exploitation par Hélios Le préalable : la validation complète du logiciel de l’éditeur associée à une collectivité représentative sur les domaines gérés, suivie par la Mission Déploiement de la Dématérialisation (MDD) de la DGFIP Une phase de cadrage destinée à préciser le périmètre et le calendrier des travaux Une phase de test menée par la collectivité avec le soutien de l’éditeur Le passage en production des domaines de la dépense et de la recette : dès que les flux sont corrects (tests OK) et validés par la DRFiP/DDFiP , la date est arrêtée avec la MDD Le passage à la dématérialisation (arrêt des flux papier) peut s’effectuer après quelque temps d’usage Phase 1 Phase 2 Étape 3 VALIDATION de la collectivité Phase 3 Étape 4 PASSAGE en PRODUCTION et à la DEMATERIALISATION Préalable VALIDATION du progiciel EDITEUR Étape 1 LANCEMENT Étape 2 CADRAGE

23 La dématérialisation des pièces justificatives
Leur référencement dans le PES V2 (PES-PJ) Le référencement s ’appuie sur deux éléments : L’identifiant unique (identifiant technique) remplace l’agrafe du mandat/titre et de la PJ lie sans ambiguïté le mandat/titre à sa PJ (obligation réglementaire pour la collectivité) est partagé par tous les acteurs de la chaîne : ordonnateur, comptable, juge des comptes Le nom de la PJ dématérialisée indispensable pour une meilleure gestion des documents nécessaire pour l ’archivage.

24 La dématérialisation des documents budgétaires
Une offre de dématérialisation des documents budgétaires au format XML Budget principal, budget supplémentaire, décisions modificatives et compte administratif Nomenclatures comptables : M14, M52, M71, M4 et M4x Intégralité du document budgétaire (y compris les annexes) Tous les organismes relevant des nomenclatures précitées, avec ou sans le PES d’Hélios La mise en œuvre par la collectivité repose sur : la mise à jour du progiciel financier pour générer les documents sous la forme de fichier au format XML l’outil TOTEM qui permet d’enrichir le fichier (compléter les annexes des documents) : outil mis à disposition des collectivités, gratuitement par la DGCL, à l’adresse : l’outil XéMéLiosV5 pour visualiser des documents dématérialisés. Outil gratuit Le document dématérialisé est transmis : à la DGCL (Actes-budgétaire) à la DGFiP (Hélios) et in fine à la CRC dans l'archive du compte de gestion sur pièces dématérialisé Les modalités de transmission à Hélios : PES-PJ autonome typé document budgétaire disponible depuis l’été 2012 Modification par le comptable assignataire du paramétrage de transmission pour les documents budgétaires au niveau des protocoles d’échanges pour le budget collectivité concerné A titre transitoire, l'ordonnateur continue d’attester le caractère exécutoire sur la délibération papier qui accompagne le flux PES ou le CDROM Présentation pour mémoire de ce dispositif conjoint DGFIP DGCL. La dématérialisation des documents budgétaires peut fonctionner hors PES. Les comptabilités en M22 ne peuvent pas encore appliquer ce dispositif.

25 Son impact sur TIPI La collectivité a le choix, selon les situations précisées ci-dessus, entre : Le PES titre individuel, Le PES titre récapitulatif + le PES titre ORMC. Avec l ’arrêt de ROLMRE au 1er janvier 2015, la collectivité doit passer au PES V2 avant cette date pour poursuivre la gestion TIPI, sauf si elle fait du prélèvement à l ’initiative du comptable. Dans ce cas, le passage au PES V2 doit être anticipé au 1er février 2014. TIPI ne sera pas impacté, du point de vue purement technique, par la problématique du passage de ROLMRE au PES/ORMC . En revanche la décision pour une collectivité d'abandonner la gestion par rôle et d'en revenir à une gestion par titre individuel à l'occasion du passage au PESV2 (solution à privilégier) nécessitera dans certains cas la mise en place d'un nouveau contrat commerçant et induira de ce fait un certain nombre d'opérations liées au fonctionnement de TIPI (mise à jour de l'ASAP, modification de la référence/dette et tests préconisés pour valider ces modifications,..).

26 En conclusion Les collectivités concernées par le prélèvement doivent dès à présent privilégier une démarche globale du processus de dématérialisation de la chaîne comptable et financière. Celle-ci s ’effectue en trois étapes : 1 Changement de protocole pour le PES V2 ( en recette et dépense ) 2 Signature électronique des bordereaux 3 Dématérialisation des Pièces Justificatives qui peuvent être menées de façon simultanées ou étalées dans le temps en fonction du rythme d ’avancement du projet et de l ’implication de ses différents acteurs (Ordonnateur, éditeur, réseau DGFIP). Les éditeurs comptables et financiers ainsi que les éditeurs facturiers ont été informés des développements à effectuer sur leur logiciel pour le passage à la norme SEPA. Les schémas concernant le titre individuel sont disponibles sur le site Bercy Colloc. Les schémas concernant l ’ORMC seront disponibles début mars sur le même site.