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Année universitaire 2010/2011 Cours : Démarche documentaire Hassan El Ouazzani Ecole des Sciences de l’Information Partie 2 UNITE 1 : DEVELOPPEMENT DES.

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1 Année universitaire 2010/2011 Cours : Démarche documentaire Hassan El Ouazzani Ecole des Sciences de l’Information Partie 2 UNITE 1 : DEVELOPPEMENT DES COLLECTIONS DANS UN SID

2 1.1.1. Pré-requis pour une politique documentaire  La politique documentaire est défini comme étant «la conception et mise en œuvre de méthodes et d’outils permettant de répondre aux missions de la structure et aux attentes des usagers » (Bertrand Calenge, Conduire une politique documentaire)  « La politique documentaire oriente les choix décidés pour plusieurs années. Elle définit les orientations documentaires et formalise les pratiques professionnelles des acquéreurs, leur offrant un cadre qualitatif et quantitatif où développer leur savoir faire au service des usagers et des collections ». (Brigitte Baléo, Cours de bibliothéconomie) http://mediadix.u- paris10.fr/cours/Bibliotheconomie/AsiteBIbleco.htm# 1.1. La politique de développement des collections

3  L’élaboration d’une telle politique est censée prendre en considération un certain nombre de facteurs, dont : Montants des crédits alloués -Bibliothèque nationale -Bibliothèque publique -Centre d’information d’une entreprise privé -autre - Nombre et qualification du personnel affecté aux services d’acquisition et de traitement (Guinchat,C.; Menou, M-F. Introduction générale aux sciences et techniques de l’information et de la documentation ; Manuel du bibliothécaire documentaire) BudgetStatut et nature du SDI Personnel Facteur suite

4 Domaines couverts - Catégories et besoins des utilisateurs réels et potentiels -Consultation sur place -Prêt -Prêt inter- Bibliothèques -Affiliation à un réseau -Echange -Prêt inter- Bibliothèques Facteur Spécialisation du SID Utilisateurs Services offerts par le SID Relations du SID Dimensions des locaux dédiés à la conservation Existence ou non d’une politique d’élagage Politique d’élagage Locaux

5  L’Association des Bibliothécaires Français met en exergue l’importance d’un certain nombre d’éléments requis pour toute politique de développement d’une collection :  Un coordinateur des acquisitions est censé : -mener les évaluations, -suivre l’évolution des acquisitions, -lister les outils bibliographiques utilisés Importance des études régulières des publics du SDI et leurs besoins Importance de l’implication du professionnel du SID au niveau de la définition des priorités afin de dégager un consensus clair ABF, La politique d’acquisition en 12 points : http://www.abf.asso.fr/pages/interieur-contenu.php?categorieTOP=6&categorie=44&id_contenu=49 Disposer d’un responsable de la politique documentaire Mettre en commun les réflexions Réfléchir aux publics suite

6  Connaissance de : - l’état des collections - l’âge moyen de ces collections, - l’état matériel, La formalisation de la politique d’acquisition à travers l’utilisation des indicateurs complémentaires Ex : Suivi de l’âge des documents dans les diverses catégories ABF, La politique d’acquisition en 12 points : http://www.abf.asso.fr/pages/interieur-contenu.php?categorieTOP=6&categorie=44&id_contenu=49 Évaluer les collections existantes Établir des indicateurs de gestion des acquisitions suite

7  Travail dans le cadre d’une multiplicité de réseaux permettant parfois des acquisitions et conservation partagées: - réseau géographique (réseau régional, ou national..) - réseaux thématiques (SID travaillant dans le même domaine.)  Les choix effectués doivent être confrontés à diverses questions : -Refléter les tendances de l’édition ? - "Coller" à l’événement ? -Nécessité de diversifier et croiser les sources d’information  calcul des coûts moyens par : - Document - support -catégorie (genre…)  le maintien d’une réserve budgétaire affectée à des rééquilibrages négociés en cours d’année ABF, La politique d’acquisition en 12 points : http://www.abf.asso.fr/pages/interieur-contenu.php?categorieTOP=6&categorie=44&id_contenu=49 Penser « réseaux »Utiliser les répartitions budgétaires Choisir sans subir suite

8 Importance des formations continues permettant une meilleure connaissance des disciplines gérées et de la production documentaire ABF, La politique d’acquisition en 12 points : http://www.abf.asso.fr/pages/interieur-contenu.php?categorieTOP=6&categorie=44&id_contenu=49 Développer les compétences en acquisition Produire un document de politique générale Elaboration de la Charte documentaire reflétant l’équilibre des options du SDI, ses priorités et ses objectifs

9 1.1.2. Analyse des besoins des utilisateurs  Notion de besoin  La notion de besoin d’information est définie étant « une interaction entre un individu qui a besoin d’information et un document qui contient ou non la réponse à ce besoin ». (Mizzaro, S. (1998). Relevance: The whole history.)  « Nécessité ressentie de combler une déficience constatée d’information, une lacune, un défaut ou une anomalie. On distingue le besoin d’information en vue de la connaissance (savoir) et le besoin de l’information en vue de l’action (agir) » (ADBS, Vocabulaire de la documentation, 2005) « De façon générale, le terme Usager de l’information est employé pour désigner une personne satisfaisant un besoin d’information, quel que soit le moyen pour y parvenir. Le terme Utilisateur fait référence à l’emploi d’un service d’information, d’un système d’information, d’un outils documentaire particulier, pour satisfaire ce besoin d’information » (ADBS, Vocabulaire de la documentation, 2005)  Notion d’utilisateur

10 Groupes professionnelsAttitude face à l’information Besoin principal en information Ecoliers, EtudiantsApprentissage Vulgarisée ChercheursCréation, rechercheExhaustive Personnel de production Exécution Pertinente Planificateurs, Décideurs Hommes politiques DécisionPrécise-actuelle Enseignants Vulgarisateurs VulgarisationSynthétisée Citoyens Surinformation Sousinformation Multiple  Catégories d’utilisateurs Guincha et Menou proposent une classification générale des utilisateurs : (Guinchat, C, ; Menou, M.F. Introduction générale aux sciences et techniques de l’information., p. 488.)

11  Analyse de besoin des utilisateurs Une analyse des besoins des utilisateurs, réalisée dans le cadre de l’élaboration d’une politique d’acquisition, est censée porter sur une variété d’aspects et données, dont certains sont définis par la littérature sur le sujet : » : La population concernée  Données portant sur : - les tranches d’âge - les catégories socioprofessionnelles - autres La structure de la collectivité  Analyse permettant de comprendre la collectivité dans sa globalité, à travers l’approche des éléments : - la structure géographique (quartiers,..) - la structure économique (structures d’établissements économiques..) - la structure culturelle (établissements culturels : musées, théâtres..) - la structure éducative (institutions éducatives..) Calenge, Betranddans les politiques d’acquisition. Paris, Cercles de la librairie

12 Les pratiques du public réel  Données sur : - âges, - niveau d’études - fonction - domaines d’intérêt - connaissances des langues étrangères  Données obtenues grâce à : -l’analyse des utilisateurs d’après leurs fichiers d’ inscription -enquêtes générales Les usages recherchés  Analyse visant déterminer les usages et usagers sur lesquelles le SID souhaite mettre l’accent  Analyse basée sur une mise en relief de certains aspects précis, avec la possibilité de croisement des données : - une tranche d’âge - une zone géographique - des usages spécifiques - des supports précis (Unesco, manuel pour les systèmes et services d’information ; Calenge, Betranddans les politiques d’acquisition)

13 Méthodes Analyses des fichiers d’inscription des emprunteurs L’observation des transactions Analyse de la fréquentation Etude par observation Enquête par entretien  les méthodes d’analyse de besoin des utilisateurs La littérature distingue entre une variété de méthodes permettant de collecter et d’analyse les données sur les besoins des utilisateurs, permettant le lancement ou la réorientation d’une politique documentaire :

14 a. Analyses des fichiers d’inscription des emprunteurs Méthode permettant une segmentation croisée par : Sexe Age Catégorie socio-professionnelle Autres (Calenge, Bertrand, Conduire une politique documentaire) b. L’observation des transactions Une méthode basée sur l’analyse des données, dont : Les enregistrement des prêts des SID Les documents cités dans les bibliographies

15 c. Analyse de la fréquentation  Méthode visant mesurer le volume des fréquentations et leurs caractéristiques  Cette analyse peut se baser sur une variété d’outils et d’indicateurs, dont : Rapports élaborés par les SDI sur leurs activités et leurs publics Enquêtes sur des échantillons Analyse des données d’inscription, de prêt ou des demandes de photocopies (Ranjard, S ; Poissenot, C., Usages des bibliothèques. Presses de l’enssib)

16 d. Etude par observation Méthode basée sur l’enregistrement des activités des utilisateurs dans leur cadre normal, à travers : Une observation cachéeObservation participante  Observation portant sur ce que font les utilisateurs Avantage : Permettre une observation sans interaction entre le professionnel et l’utilisateur pouvant influencer les résultats de l’observation (Le Coadic, Y., Le besoin d’information : formation, négociation, diagnostic ; Ranjard, S ; Poissenot, C., Usages des bibliothèques) Inconvénient : Risque d’erreur d’interprétation  Observation portant sur ce que les utilisateurs disent faire Avantage : Permettre de limiter le risque d’erreur, grâce à une interprétation des actions de l’obeservé validée par ses paroles Inconvénient : Ecart entre les paroles et les actes

17 e. Enquête par entretien « l’entretien est un procédé d’investigation scientifique utilisant un processus de communication verbal pour recueillir des informations en relation avec un but fixé (..). L’interaction se fait dans un but précis et est contrôlée par l’enquêteur ». f. Enquête par questionnaire « C’est la forme écrite d’interrogation des usagers dans laquelle les questions sont définis à l’avance. Souvent les catégories des réponses sont elles aussi décidées à l’avance, mais certaines questions sont ouvertes. » (Le Coadic, Y., Le besoin d’information : formation, négociation, diagnostic)

18 Connaissances statistiques Temps Moyens Conditions d’emploi de l’outil Choix des bonnes questions Une bonne structure Elaboration du questionnaire Construction de l’échantillon Préparation de l’enquête Détecter les problèmes Test - Face à face - À distance L’administration du questionnaire Codage Comptage Analyse Analyse et interprétation des résultats http://ec.europa.eu/europeaid/evaluation/methodology/examples/too_qst_res_fr.pdf Processus d’élaboration d’une enquête par questionnaire

19 Méthodes Analyse qualitative des collections Analyse globale du fonds Analyse d’une catégorie documentaire Analyse des acquisitions récentes au niveau d’une catégorie documentaire L’analyse de l’utilisation 1.1.3. Analyse des collections  La littérature scientifique et professionnelle met en relief l’importance de l’analyse des collections en tant qu’un élément de base pour la formulation d’une politique d’acquisition  Une distinction peut être faite entre une variété de méthodes utilisées au niveau de cette analyse, dont :

20 Giappiconi et Calenge énumèrent, dans leurs manuels, un certain nombre de méthodes pouvant être utilisées au niveau d’une approche qualitative d’une collection, dont: a. Analyse qualitative des collections L’appel à des experts  Soumettre la liste des documents sur un thème à un groupe de spécialistes dans le domaine Ex. Recours d’une bibliothèque universitaire à des enseignants et chercheurs spécialisés dans le domaine en question Avantage : Pallier au manque de compétences spécialisées au niveau des professionnels Limites : -Risque de consécration d’une tendance intellectuelle exclusive -Risque d’avoir des confusions au niveau de l’assimilation de la politique documentaire du SID (Giappiconi, T. Manuel théorique et pratique d’évaluation des bibliothèques et centres de documentation, p.120-124 ; Calange, B.les politiques d’ acquisition, p. 119)

21 Utilisation des bibliographies de base  Méthode consistant à comparer la liste des documents possédés sur un thème avec les bibliographies de base de domaine Avantage : Méthode permettant de maintenir un niveau de développent de la collection par rapport à la production éditoriale Limite : Risque d’ obsolescence des bibliographies, surtout celles couvrant des domaines qui connaissent des nouveautés successives (ex. Technologies de l’information) Utilisation des catalogues d’autres bibliothèques  Méthode consistant à comparer la liste des documents possédés sur un thème au catalogue d’un autre SDI Avantage : Elle permet de connaitre la proportion des titres possédés par rapport à ceux possédés par un autre SDI considéré comme une référence Limite : Risque d’ obsolescence des documents cités dans le catalogue, objet de la comparaison, surtout ceux couvrant des domaines qui connaissent des nouveautés successives (ex. Technologies de l’information)

22 Analyse des citations  Méthode consistant à identifier « le nombre de citations de documents aux sein des ouvrages de références ou des index de citations, pour vérifier si ces titres sont disponibles dans la collection Avantage : Elle permet de s’assurer de l’ existence des documents faisant référence dans un domaine au niveau du fonds du SDI Limite : Risque de consécration d’une tendance intellectuelle dominante (Giappiconi, T. Manuel théorique et pratique d’évaluation des bibliothèques et centres de documentation, p.120-124 ; Calange, B.les politiques d’ acquisition, p. 119)

23 Facteur d’impact FI pour = 2007 le nombre de fois que des articles publiés dans la revue X durant la période 2005-2006 sont cités dans l'ensemble des revues indexées durant l'année 2007 le nombre d'articles publiés dans la revue X dans la période 2005- 2006  Facteur d’impact (FI) applicable pour les périodiques en ligne et celles sur papier Un indicateur élaboré par L’Institut for Scientific Information (IST) visant la vérification de l'importance d'une revue scientifique Le facteur d'impact est calculé sur une période de trois ans

24 1. Segmenter la collection  Répartition selon des critères précis : - Supports - Localisation : libre accès, magasins, fonds anciens.. - Langues d’édition Analyse portant sur l’ensemble des collections et consistant à : b. Analyse globale du fonds  une segmentation qui sera reprise dans une répartition par grandes catégories en utilisant les grandes classes de la classification utilisée (Ex. Classification décimale de Dewey) (Calange, B. Conduire une politique documentaire, p. 35-48 ; Clange, B. Les politiques d’acquisition, p. 112)

25 2. Compter les documents  Un décompte au niveau de chaque segment (support, localisation..)  Ce décompte peut porter sur un certain nombre des données quantitatives, dont : (Calange, B. Conduire une politique documentaire, p. 37)  Nombre total des documents : -Nombre total en libre accès -Nombre de documents anciens -Nombre des documents accessibles au prêt  Nombre total par supports : -Nombre des documents accessibles au prêt -Nombre des documents exclus de prêt  Nombre total de périodiques : -Nombre de titres de périodiques vivants -Nombre de titres de périodiques « morts »

26  Ce comptage est censé porter, selon Calenge, sur la collection pour au moins l’année précédente (Calange, B. Conduire une politique documentaire, p. 387) Cette étape permet de fournir un certain nombre d’indicateurs, dont : Taux de renouvellement général = Acquisitions- éliminations Stock total

27 c. Analyse d’une catégorie documentaire Cette analyse porte sur une catégorie documentaire précise L’analyse peut porter sur une variété de rations, dont : Taux de rotation de la catégorie (Calange, B. Conduire une politique documentaire, p. 35-48 ; Clange, B. Les politiques d’acquisition, p. 112) R cat = Nombre de prêts dans la catégorie Stock accessible au prêt

28 d. Analyse des acquisitions récentes au niveau d’une catégorie documentaire  Cette analyse peut porter, selon Calenge, sur l’année précédant la période de la réalisation de l’analyse  L’analyse peut porter sur une variété d’indicateurs, dont : Taux de renouvèlement = Nombre de documents acquis-nombre de document disparus ou éliminés Nombre de documents possédés Coût moyen de document = Total des dépenses sur un support et une catégorie Nombre de documents achetés sur ce support et dans cette catégorie

29 e. Analyse de l’utilisation  Une méthode visant la vérification de l’appropriation de la collection par les utilisateurs  Elle se base sur l’approche d’un certain nombre d’indicateurs «permettant l’évaluation d’une collection, à travers la nature et l’intensité des prêts et des consultations sur place » Calenge Bertrand énumère, dans son livre « Bibliothèques et politiques documentaires à l’heure de l’internet », un certain nombre d’indicateurs, portant sur les deux grands modes d’utilisation : Prêt Consultation sur place (Bertrand, B. Bibliothèques et politiques documentaires à l’heure de l’internet. Paris, Cercle de la librarie, 2008, p. 40)

30 Cas des indicateurs de l’analyse des prêts Taux de rotation R = Nombre de prêts sur une année Nombre des documents accessibles au prêt durant cette année la Remarque  Ce taux diffère généralement selon les catégories des documents : - Un taux élevé réalisé par des documents tels que : Les livres para-universitaires Les manuels Les bandes dessinées Livres récemment primés

31 Taux de sortie = Nombre de documents sortis par prêt à un instant donné Nombre de documents disponibles théoriquement à ce moment * 100 Remarque :  Le pourcentage obtenu indique « la part manquante » sur les rayons  Ce taux sert à analyser l’utilisation d’une collection dans un moment précis : - Période de vacances - Période d’examens

32 1.1.4. Paramètres d’une politique documentaire  Les paramètres d’une politique documentaires se basent sur des caractéristiques mesurables permettant de « confronter objectivement la collection constituée et le la collection désirée »  Bertrand Calenge énumère, dans son manuel «conduire une politique documentaire», un certain nombre de paramètres, dont : (Giappiconi, T. Manuel théorique et pratique d’évaluation des bibliothèques et centres de documentation,.120- 124 ; Calange, B. Conduire une politique d’ acquisition)

33 Date de publicationLe support Le contenu a.Paramètres indispensables à la gestion de la politique documentaire  Paramètres se référant au contenu des documents  Ils sont opérés pour faire des regroupement facilitant la gestion des collections  Paramètres ayant de plus en plus une place au niveau des politiques documentaires, avec la diversité des supports : -Monographies -Périodiques imprimés -Cédéroms -CD audio -Microfilms  Elle donne l’âge de document et de l’information qu’il contient (Calange, Conduire une politique d’ acquisition, p. 96) suite

34 La langue d’expression le coût Cas des bibliothèques universitaires et recherche : Un paramètre pouvant permettre d’évaluer et de prévoir la taux de couverture d’une discipline Cas des bibliothèques publiques : Un paramètre pouvant permettre d’évaluer et de prévoir les fonds destinés aux « minorités » linguistiques Paramètre concernant : -le coût d’un document par thème de domaine et par support

35 La pérennité La forme b. Les paramètres complémentaires Pour la gestion des thèmes et des domaines  Paramètre en relation avec certaines catégories documentaires répondant à des besoins précis Ex. -Frome « Manuel » pour les étudiants -Forme « Bibliographie analytique» pour des chercheurs Paramètre distinguant les documents essentiels ou fondamentaux (formant le noyau dur de la collection) de ceux jugés périphériques (Calange, B. Conduire une politique d’ acquisition, p. 96)

36 1.1.5. Documents de travail  Les documents de travail servent à formaliser la politique de développement des collections  Ces documents servent à : Offrir aux professionnels chargés de l’acquisition des outils et des critères pour faire leur sélection Servir comme preuve lors en cas d’une contestation Permettre de faire un suivi des changements au niveau des politiques documentaires d’un SDI Comparer les politiques documentaires de deux ou plusieurs SDI

37 Documents de travailCharte des collections Plan de développement de collections Programme annuel d’acquisition Protocoles de sélection Autres  La littérature professionnelle et scientifiques distingue entre une variété de documents de travail, dont :

38 a. La charte des collections  « Une charte des collections est un document public destiné à faire connaître à tout usager-réel ou potentiel- les principes des constitution des collections adoptés par le (SDI) » (Calenge, B. Les politiques d’acquisition, p. 60)  La rédaction d'une charte documentaire répond à un certain nombre d’objectifs principaux, dont : offrir aux usagers un document validé par les instances décisionnelles qui présente les objectifs documentaires du SDI durant une période donnée permettre la communication entre les professionnels et les usagers sur les bases d'un engagement du respect des principes énoncés dans la charte

39 Eléments d’une charte des collections Objectifs généraux Détermination du fonds en grands secteurs, selon l’usage Supports - Priorités du SDI Cas d’une Bibliothèque publique : -Encyclopédisme -Actualité -Information et formation -Offre multimédia - Détermination des secteurs avec leurs proportions Ex. -Fonds de référence -Fonds spécialisé -Fonds multimédia - Détermination des supports à acquérir Suite  Le chercheur américain W.A. Katz propose un modèle d’une charte documentaire constituées de 12 points reformulés par Bertrand Calenge : (Katz, W.A, Collection developent, 1980 ; Calenge, B., Les politiques d’acquisition) Parmi ces points :

40 Eléments d’une charte des collections Critères de choix et excluions pour les cas problématiques Les modes de sollicitation des acquisitions à titre gracieux Sources d’acquisition Définition des responsabilités pour l’acquisition Ex. La politique de la bibliothèque vis- à-vis des manuels scolaires Cas des : -dons -Échanges -Marchés -Fournisseurs -Modalités d’achat. -Directeur du SDI -Professionnels -Comité de sélection

41 b. Plan de développement de collections (PDC)  « c'est un document à usage interne qui programme les acquisitions sur une période donnée (trois à cinq ans) et pour un segment donné de la collection. Un plan de développement de collections est mis en œuvre pour chaque domaine » (B. Clalenge, Conduire une politique documentaire, p. 134)  « c’est un plan d’action de la charte des collections, adaptation de cette charte à une situation précise pour une période donnée » (B. Clalenge, les politiques d’acquisitions, p.69) Cas d’un PLC pour une bibliothèque universitaire  Un PLC par sections : Sciences, Lettres et Sciences humaines, Droit et Econome Cas d’un PLC pour une bibliothèque publique  Un PLC par thèmes : Généralités, Langues et littérature, Littérature jeunesse, Art, Histoire, Géographie, Autres

42  Un PDC est censé englober un certain nombre de points, dont : Définition des contenus du domaine Par : - niveaux d’études - disciplines. Précisions concernant les utilisateurs visés Diagnostic de la collection - Les caractéristiques du domaine. - Listes des sous-domaines. (Plan type de Plan de développement des collections : mediadix.u- paris10.fr/brochure/documents/PlantypedePDC.doc ; Calenge, B; Conduire une politique d’acquisition, p. 135 ; les politiques d’acquisition, p. 69) Diagnostic aboutissant à détecter les points forts et les points à renforcer de la collection.

43 Diagnostic des acquisitions de l’année précédente Tableaux des acquisitions par domaines, coûts moyens, taux d’acquisition… Listes des segments de la collection à renforcer et par rapport à quels usages. -programme prévisionnel d’acquisition en nombre de titres et en budget, traduisant les objectifs généraux. -Avec le possibilité de présenter des tableaux répartis sous-domaines Objectifs opérationnels d’acquisition Objectifs généraux en terme de développement de la collection (Plan type de Plan de développement des collections : mediadix.u- paris10.fr/brochure/documents/PlantypedePDC.doc) C. Programme annuel d’acquisition (PAA) le PAA est un document annuel dont l'objectif est de répartir le budget d'acquisition entre les différents sites, thèmes et support des PDC

44  Un PS sert à fixer : Les règles de sélection ou d'élimination des documents d'un domaine -achats courants -Achats rétrospectifs. Enumération des objectifs Un travail fait sur la base des contenues des documents (Plan type de Plan de développement des collections : mediadix.u- paris10.fr/brochure/documents/PlantypedePDC.doc ) d. Protocoles de sélection (PS) Ce sont des documents à usage interne, constitués des indicateurs détaillés liées aux procédures de sélection -Livres, périodiques, DVD, autres Répartition entre les supports recouvrant le domaine d'acquisition Enumération des outils de sélection -Bibliographies analytiques et critiques...


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