E-lyco Un réseau d’ENT au service de la pédagogie, du travail collaboratif et de la communication Réunions de lancement vague 5 mai 2013.

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1 e-lyco Un réseau d’ENT au service de la pédagogie, du travail collaboratif et de la communication Réunions de lancement vague 5 mai 2013

2 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 1 Programme du matin Introduction – présentation du projet Le processus de déploiement  préparation du déploiement  le processus de formation - initialisation Points d’attention  consolider les données  services tiers, mise en route du portail public  création des comptes  assistance Témoignage d’un chef détablissement

3 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 2 Après-midi Découverte d’e-lyco  Le portail  L’authentification  L’interface e-lyco (services, fonctionnalités)  Manipulation –Publication : scénario 0 –Cahier de textes : scénarios 4 à 6 Conclusion  le rôle du chef d’établissement  la documentation en ligne

4 e-lyco C’est quoi ?

5 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 4 C’est un ENT « Un espace, ou environnement, numérique de travail (ENT) a pour objectif de fournir à chaque acteur de la communauté éducative (enseignant, élève, personnel administratif et de direction, parents, intervenants extérieurs…) un point d’accès unifié à l’ensemble des outils, contenus et services numériques en rapport avec son activité »

6 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 5 Un environnement numérique cohérent, articulé à l’existant Une partie accessible au grand public (site web) Une partie privée personnalisée accessible avec un identifiant Des services intégrés ou connectés

7 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 6 Trois niveaux de portails Portail du rectorat Portails des collectivités Général (inter-établissement) Territorial (région et départements) Local Portails d’établissements

8 e-lyco C’est pour qui ?

9 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 8 Elèves / Parents Enseignants Agents / Personnels Invités Corps d’inspection Agents techniques territoriaux Personnel de direction établissement Personnel vie scolaire, documentaliste Services des collectivités Services académiques Collège ou lycée public Collégiens, lycéens Parents, Tuteurs légaux Enseignants Remplaçants Collectivités Région Conseil général Comptes temporaires Comptes non gérés par l’AF Divers : Entreprises Partenaires … Académie Enseignement privé Enseignement agricole Collège ou lycée privé Lycée agricole public

10 e-lyco Qui fait quoi ?

11 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 10 13 protagonistes Maîtrise d’ouvrage 7 membres : Rectorat, Région, 5 Départements Partenaires 2 partenaires associés : Enseignement privé, Enseignement agricole 1 opérateur associé : CRDP Maîtrise d’oeuvre 1 Intégrateur : IBM 1 éditeur de progiciel : Kosmos 1 hébergeur : Océanet Technologie

12 e-lyco Qui pilote ?

13 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 12 Schéma de gouvernance Périodicité Et rôles  3 fois par an  Décisions et orientations stratégiques du projet réunions mensuelles  Suivi global du projet, arbitrages  hebdomadaire puis bimensuelle  Suivi opérationnel Instances de Pilotage Autres structures Comité de pilotage stratégique  Présidents  Recteur Structure des instances Comité de suivi  Rectorat : SGA, Directeur de projet, DSI, Chef de projet, CTICE  Collectivités : DGA Éducation et / ou Chef de projet  Représentants de l’enseignement privé et de la DRAF Cellule projet  Chefs de projet Comité académique des usagers Commission éditoriale Périodicité Et rôles  mensuelle et en tant que de besoin  Etablit les règles de publication  Définit les axes de communication  Cadre et régule l’édition  en fonction du besoin  Alimente la réflexion des comités stratégiques et de suivi  Rend compte des conditions d’appropriation du projet

14 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 13 E-lyco est encadré par deux conventions et un CCTP Une Convention cadre de partenariat Une Convention constitutive de groupement de commande Un Cahier des clauses Techniques Particulières… et diverses annexes

15 e-lyco C’est pour quand ?

16 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 15 Jalons pour une généralisation Juil-Déc. 2008 : lancement du projet Juin-Sept. 2009 : conventions et publication de l’appel d’offre ENT Octobre 2009 : groupement IBM / Kosmos / Océanet Technologie et de l’AMO Inéum consulting Nov 2009 - Jan 2010 : préparation du déploiement Mars-avril 2010 : première vague Octobre 2010 : 2ème vague Octobre 2011 : 3ème vague Octobre 2012 : 4ème vague Octobre 2013 : 5ème et dernière vague

17 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 16 Vague 5, 123 établissements Activation des portails octobre 2013 LycéesCollèges RégionLoire- Atlantique Maine et Loire MayenneSartheVendée public112080143 56 privé27179063 62 public agricole 1 1 privé agricole 4 4 MFR total4337170206 123 Soit 639 établissements déployés.

18 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Pour 5 ans et au-delà Le déploiement complet de tous les établissements est prévu sur 5 ans soit pour l’année scolaire 2013/2014 Ensuite : réaménagement du CCTP et nouvel appel d’offre édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 17

19 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 18 Un environnement évolutif pôle tice académique Mars 2010Vague 1K-décole v3.2Version éditeur Sept 2010Vague 1 et 2K-décole v3.2.3Import Edt Sept 2011Vague 1, 2 et 3K-décole v3.3Refonte du Cahier de textes Décembre 2011Vagues 1, 2 et 3K-décole v3.499% du CCTP Juin 2012Vagues 1 à 4K-décole v 3.4.2Version annuelle Juin 2013Vagues 1 à 5K-décole v 3.6Version annuelle

20 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 19 E-lyco aujourd’hui c’est… 458 portails créés (sur 639 prévus) 93 000 comptes élèves activés (sur 271 000) 100 800 comptes parents activés (sur 527 000)

21 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes E-lyco c’est aussi… + de 1,6 millions de visites/mois (déc.2012-jan.2013)  une augmentation de 100% des visites par rapport à l’an passé + de 280 000 pers. différentes se sont connectées à e-lyco en jan. 2013  Une augmentation de 182% par rapport à janvier 2012 édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 20

22 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes C’est encore… 57% des visites : les élèves Plus de 26% : les enseignants 13% : les parents Services les plus utilisés (73% des visites de services) :  « Cahier de textes »  « Messagerie » et  « Travail collaboratif » édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 21

23 e-lyco Combien ça coûte ?

24 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 23 Périmètre et état du déploiement Calendrier,moyens, effectifs Un engagement de 10,5 M d’euros TTC pour les collectivités : prestations, licences Un engagement de 10,5 M d’euros pour l’Etat (académie) : pilotage, formation, accompagnement, assistance Une subvention du fond FEDER pour chaque entité

25 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Moyens d’accompagnement académiques par établissement 72 HSE les deux premières années  administrateur et coordonnateur pédagogique (référent numérique) 36 HSE les trois années suivantes  selon organisation interne Rémunération sur service fait Rem. : Formateurs relais / webmestre à prendre en charge par l’établissement édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 24

26 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Le plus grand projet ENT actuel Cible à terme 1 100 000 utilisateurs Tous les territoires impliqués Tous les réseaux d’établissements impliqués (public, privé, agricole) édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 25

27 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 26 Les ENT dans les lycées (oct. 2012)

28 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 27 Les ENT dans les collèges (oct. 2012)

29 e-lyco Préparation du déploiement Mai-juin 2013

30 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Des documents de référence édition du dimanche 29 mai 2016 29 1 seule adresse : www.e-lyco.frwww.e-lyco.fr Guide de saisie SCONET / STS Kit de déploiement 6 cahiers :  1 : préparation du déploiement  2 : ouverture du portail  3 : e-lyco dans la vie de l’établissement  4 : annexes techniques  5 : changement d’année scolaire  6 : publication sur les portails – préconisations pôle tice académique

31 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 30 Le processus de déploiement Mai-Juin 2013 : recueil des prérequis 1 er Octobre 2013 : déploiement des portails vague 5 Sept-oct. : formations et initialisation (ens. public) Nov-déc. : suite des formations et accompagnement au démarrage Ensuite, c’est à vous…

32 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 31 Préparation du déploiement avril-mai 2013 (cahier 1) recueil des prérequis techniques  Récépissé CNIL  Cas des cités scolaires  Fourniture d’un visuel format 4/3 à partir du formulaire :  http://initialisation.e-lyco.ac-nantes.fr http://initialisation.e-lyco.ac-nantes.fr

33 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 32 Emplacement du visuel Image du portail : exemples pôle tice académique

34 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 33 Prérequis humains Constitution de l’équipe e-lyco  administrateur  coordonnateur pédagogique (référent numérique)  formateurs relais / webmestre Fiches de poste sur le portail central : www.e-lyco.fr www.e-lyco.fr Déclaration par formulaire uniquement  http://initialisation.e-lyco.ac-nantes.fr http://initialisation.e-lyco.ac-nantes.fr pôle tice académique

35 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 34 Le dispositif de formation public  administrateurs, coordonnateurs pédagogiques  formateurs-relais, webmestres  chefs d’établissement et adjoints invités objectifs  informer sur le projet académique e-lyco  organiser les personnes-ressources en équipes  former à l’utilisation d’e-lyco et aux usages d’un ENT modalités  formation action  scénarios de prise en mains  appropriation parallèle du portail d’établissement

36 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Calendrier des formations Sem. 39 Sem. 40 Sem. 41 Sem. 42 Sem. 43 Sem. 44 Sem. 45 Sem. 46 Sem. 47 Sem. 48 Sem. 49 Sem. 50 Sem. 51 23-sept30-sept07-oct14-oct21-oct28-oct04-nov11-nov18-nov25-nov02-déc09-déc16-déc congés édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 35 Travaux du comité de pilotage pour le déploiement en interne Formation initiale 2j «Check-list» Initialisation 1j Appropriation du portail Formations internes Déploiement en interne Publication 1 1j Publication 2 1j ½ j bilan à distance Accompagnement distant via le portail central

37 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 36 Ouverture du portail Création des portails : 1er octobre  envoi des codes administrateur, coordonnateur et webmestre au chef d’établissement Premiers travaux sur les portails :  commencer après les formations  liste d’opérations à effectuer (check-list)  accompagnement à distance pôle tice académique

38 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Initialisation (octobre 2012) Clôture de la «check-list» et PV de Vérification d’Aptitude  administrateurs et coordonnateurs pédagogiques  chefs d’établissement et adjoints invités  connexion des services tiers  import de l’emploi du temps (assistance kosmos) Fin novembre : PV de Vérification de Service Régulier édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 37

39 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Novembre - décembre Formation à la publication (cahier 6)  mise en place des premières rubriques  élaboration de la page d’accueil  stratégies de communication  politique éditoriale Accompagnement  forum permanent  espaces de discussion en direct (chat) édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 38

40 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Point d’attention 1/4 consolider les données édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 39 Données élèves et parents : SIECLE  voir guide de saisie STS / SIECLE (SCONET)  INE : utiliser impérativement la procédure de SIECLE pour le changement d’établissement Données enseignants : STS Préparer l’emploi du temps (EDT/12T)  mise à jour de STS : ne pas attendre la campagne d’HSA, à faire autant de fois que nécessaire  documentation spécifique pour les chefs d’établissement

41 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Point d’attention 2/4 services connectés et portail Services tiers à identifier  Lesite.tv, pronote, etc.  Étudier les prérequis (cahier 4)  Mise en place après les formations  Responsabilité du chef d’établissement Mise en route du portail public  Transfert de l’existant  Responsabilité du chef d’établissement  Formation et conseils (cahier 6) édition du dimanche 29 mai 2016 40 pôle tice académique

42 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Points d’attention 3/4 création des comptes Enseignants  automatique par importation du système d’informations académique Personnels non enseignants  automatique pour les personnels académiques et de la région  importation manuelle ou création de comptes invités dans les autres cas Invités  création manuelle par l’administrateur Élèves ou parents  création - activation directe par les utilisateurs  accompagnement nécessaire (pour les 6ème notamment) édition du dimanche 29 mai 2016 41 pôle tice académique

43 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Création des comptes élèves : des enjeux forts pour tous Le processus de création des comptes est complexe et doit être clarifié pour les CE d’abord, les enseignants ensuite puis les élèves et leurs parents L’identité numérique, la sécurité des données personnelles, la confidentialité sont des problématiques d’actualité à accompagner La sécurité doit être l’affaire de tous Mise en conformité avec les obligations CNIL / RSSI Anticiper les problèmes / les remédiations Le compte ENT est un compte professionnel Accompagner positivement édition du dimanche 29 mai 2016 42 pôle tice académique

44 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Création des comptes élèves : enjeux côté chef d’établissement Se former aux enjeux de l’identité numérique Se sensibiliser aux problèmes d’usurpation d’identité / de responsabilité numérique Connaître la charte ENT Être en accord dans ses pratiques et ses discours avec la charte et la loi Générer les codes d’activation – publipostage vers les élèves et parents :  communication à travailler  dispositif d’assistance à mettre en place édition du dimanche 29 mai 2016 43 pôle tice académique

45 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Création des comptes élèves : enjeux côté enseignants Se former aux enjeux de l’identité numérique Se sensibiliser aux problèmes d’usurpation d’identité / de responsabilité numérique Connaitre et faire connaitre la charte ENT Être en accord dans ses pratiques et ses discours avec la charte et la loi. Connaitre et valider les items du B2i lors de la création de compte Faire créer les comptes aux élèves selon des préconisations précises déterminées en comité de pilotage Participer à la création des comptes : auto-formation, travail d’équipe édition du dimanche 29 mai 2016 44 pôle tice académique

46 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Création des comptes élèves : enjeux côté parents Se former aux enjeux de l’identité numérique Se sensibiliser aux problèmes d’usurpation d’identité / de responsabilité numérique Connaitre la charte ENT Accuser réception du courrier ou s’opposer au compte (pas d’opposition possible à l’utilisation du compte dans le cadre scolaire) Consulter la charte avant le jour de la création du compte avec son enfant Donner le CAE à l’enfant édition du dimanche 29 mai 2016 45 pôle tice académique

47 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Création des comptes élèves : enjeux côté élèves Obtenir le code d’activation Créer le compte en classe avec l’enseignant responsable Pas d’opposition possible à l’utilisation sur le temps scolaire par les parents Comprendre les enjeux :  sécurité  confidentialité  responsabilité Compléter son mémo (discrètement !) Le conserver à la maison pour … X ans ! pour favoriser la mémorisation : il faut… utiliser le compte ! édition du dimanche 29 mai 2016 46 pôle tice académique

48 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Processus de Création des comptes élèves Génération des Codes d’activation par le chef d’établissement et envoi Communication parents / élèves : info sur séance création comptes élèves et charte Salle multimédia : formation à l’identité numérique au compte professionnel d’élève Création du compte élève : mémo à compléter et conserver Procédure de récupération : préconisations sur identifiant/mdp, adresse mail Point d’attention : gestion des absents, gestion des élèves ayant déjà un compte Première connexion à l’ENT : lecture de la charte. Sensibilisation aux enjeux du compte. Première action : répondre au message de l’enseignant À faire : connexion depuis l’extérieur Usages à démarrer rapidement pour éviter pertes d’identifiant / mdp

49 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes Point d’attention 4/4 des questions ? aide en ligne documents de formation  www.e-lyco.fr www.e-lyco.fr réseaux d’aide  Listes de discussion (administrateur, coordonnateurs)  Liste personnels de direction édition du dimanche 29 mai 2016 48 pôle tice académique

50 le réseau d’ENT de l’académie de Nantes édition du dimanche 29 mai 2016 pôle tice académique 49 Point d’attention 4/4 un blocage ? Administrateur Coordonnateur (formateurs relais) Administrateur Coordonnateur (formateurs relais) Plateforme assistance Plateforme assistance enseignants personnels autres utilisateurs élèves parents http://assistance.ac-nantes.fr