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ICA Laudit de modernisation sur larchivage Edouard Vasseur - Ministère de la Culture et de la communication Fabien Oppermann - Ministère de lEducation.

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1 ICA Laudit de modernisation sur larchivage Edouard Vasseur - Ministère de la Culture et de la communication Fabien Oppermann - Ministère de lEducation nationale Conseil international des archives (ICA) 16e Congrès Kuala Lumpur Juillet 2008

2 ICA Plan 1. Contexte 2. Déroulement de laudit 3. Résultats de laudit Conclusion : conséquences de laudit sur le fonction archivage 1. Context 2. Conducting the audit 3. Results Conclusion : follow up of the audit and consequences in records management in french administration

3 ICA 1. Contexte (1) Réforme de lEtat Evaluation des politiques publiques (Etat, collectivités, etc.) State Modernisation Assessment of public policies (State, local governments, …)

4 ICA 4 1. Contexte (2) Une campagne générale d audit : - Juillet-septembre 2005 : lancement - Octobre 2005-avril 2007 : 7 vagues d audit Domaines concernés : interministériels (achats, paye, formation), ministériels (examens et concours…) A general audit campaign -July-September 2005 : initiating the campaign -October 2005-April 2007 : Conducting the 7 « waves » of audit -Scope : interdepartemental (salaries, purchase, training) or departemental (exams, archeology, …)

5 ICA 1. Contexte ( 3) 5 Objectifs : - Simplifier les démarches des usagers ; - Améliorer la gestion de lEtat et le travail des agents; - Recourir aux nouvelles technologies - Mutualiser les bonnes pratiques Objectif véritable : faire des économies Objectives : -Facilitate relations between administration and citizens -Improve management of administration -Use new technologies -Share best practices By the way, it was a cross- cutting campaign

6 ICA 2. Déroulement de laudit (1) 6 Méthodologie des audits : Lettre de mission, cadrage et lancement de l audit Pilotage : comité de pilotage, direction de projet Des équipes projet ministérielles : archiviste + inspecteur général + consultant externe (Bearing Point/Deloitte) Methodology of audit : Initiating the audit : mandat, audit objectives Authority for the audit programme : audit team authority, audit team authority meetings Audit team in each administration : archivist/records manager, internal auditor, external auditor (Bearing Point/Deloitte)

7 ICA 2. Déroulement de laudit (2) 7 Périmètre prévu initialement : Archives courantes, intermédiaires et définitives des administrations centrales Etaient exclus : Parlement, hautes juridictions, organismes sociaux, services déconcentrés, opérateurs Initial scope : Current, semi-current and non-current records of the 15 ministries ; With the exclusion of : Parlament, Courts, Public Welfare, local administrations, agencies

8 ICA 2. Déroulement d elaudit (3) 8 Périmètre réel : Variable en fonction des ministères et de leur contexte propre Final scope : Depends on every administration and their context

9 ICA 9 2. Déroulement de l audit (4) Objectifs principaux : -Identification des gains qualitatifs et quantitatifs -Développement de la dématérialisation Bénéfices attendus : -Développement de la dématérialisation -Rationalisation de la production administrative -Mutualisation et optimisation des moyens ; -Développement des offres de service Main objectives : -Identify benefices (quantity and quality) ; -Develop the information society Expected outcomes : -Develop the information society -Improve process efficiency -Share best practices ; -Develop the service range

10 ICA 2. Déroulement de laudit (5) 10 Les méthodes et outils utilisés : Identification des interlocuteurs cibles ; Entretiens auprès des services Questionnaire et base de données « archivage » Etablissements de constats ministériels et interministériels Etablissement de recommandations Methods and tools : -Determining appropriate people to be interviewed ; -Conducting interviews -Setting up a questionnary and a « database » ; -Generating audit findings (departemental and interdepartemental) ; -Preparing audit report and giving recommendations

11 ICA 3. Résultats (1) 11 Etat des lieux : -Reconnaissance de la fonction archives comme stratégique dans le traitement de linformation ; -une situation contrastée selon les administrations et selon les types darchives -Un archivage perçu comme une charge ; -Une coût significatif mais caché avec des perspectives de gains defficience et defficacité ; -Un enjeu majeur : politique, qualitatif, efficacité, efficience Overview of the current system : -Information is seen as a strategic ressource ; -Disparities in records management between departements and between paper and electronic records ; -Recorkeeping seen as a burden ; -Significant implications for the budget and a real but poorly defined cost ; -Four main considerations : policy, quality, effectivness, efficiency

12 ICA 3. Résultats (2) Mise en avant des bonnes pratiques : Archivage électronique Dématérialisation des documents et des procédures, records management Valorisation des activités par internet Displaying good practices : Digital recordkeeping Developping the Information society, for files, process, records management Actualizing the activities on the web

13 ICA 3. Résultats (3) Analyses chiffrées : -Effectifs employés -Volume de documents conservés -Coûts estimés : personnel, infrastructure ; -Calcul de ratios de coûts : stockage du ml darchives, nombre dagents pour gérer 1 km darchives, etc. Analysis with quantification : –People employed (full- time equivalent) –Amount of kept files –Estimated costs : employment, under- and substructure –Calculation of ratios : recordkeepings cost for 1 ml, number of people to manage with 1 kml of records…

14 ICA 3. Résultats (4) Recommandations (1): Rationaliser larchivage papier : évaluation des stocks darchives, réduction des coûts de stockage, généralisation du records management, développement du contrôle interne ; Développer larchivage électronique : modules dexport intégrés dans les systèmes dinformation, créations de plate- formes darchivage Recommendations (1) Optimisation of paper recordkeeping : examine and inspect the stocks, bring the stocks costs down, bring the records management in general use, develop the internal control ; Deployment of electronic recordkeeping : incorporation of recordkeeping modules into the management applications used or planned, creation of electronic recordkeeping plateformes

15 ICA 3. Résultats (5) Recommandations (2) : Mieux piloter la fonction archives dans ladministration ; indicateurs, réseau, relations avec les services perçues comme des clients,... Recommendations (2) Optimisation of the records and archives keeping functions in the ministries ; warning indicators, network with correspondent people, administration departments considered as customers…

16 ICA Conclusion : les conséquences de l audit Qui a appris quoi ? -Un discours porté par dautres acteurs que les archivistes, avec un langage propre, adaptés aux administrations, mais réutilisable par les archivistes ; -La fonction archives peut être évaluée et quantifiée ; -Les archives participent pleinement à la gestion et au développement de linformation -Les archives sont un outil indispensable de la modernisation de lEtat Who learnt what ? -The speech came from other people than archivists, with specific language, easily understood from the administrators and used again by archivists -The recordkeeping functions can be estimated and quantified -Archives and records are part of the development of information -Modernisation of State needs absolutely records and archives.

17 ICA Laudit de modernisation sur larchivage (France) Edouard Vasseur Fabien Oppermann


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