MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques Michèle Furer-Benedetti HEG, Information documentaire, 2009.

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1 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques Michèle Furer-Benedetti HEG, Information documentaire, 2009

2 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 2 / 45 Objectifs et méthode  Connaître des outils (concepts, méthodes, procédures) permettant de gérer concrètement une collection de périodiques électroniques – et plus largement de quelques autres types de ressources électroniques  Cours magistraux, exercices, études de cas, lecture d’articles, découverte d’outils sur PC

3 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 3 / 45 Évaluation Résumé d’un article, par groupe de deux Oral : 5 à 10 minutes ; clarté, éléments essentiels qualité, lisibilité du support Écrit : 3 parties : 1. Recherche de l’article (étapes) 2. Résumé structuré (max. 1 p.) 3. Critique (3-10 phrases) Présentation : 01.12.2009 le travail accompli les 8 et 15 décembre est obligatoire (1 point de la note)

4 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 4 / 45 Quelques abréviations  DRM = Digital rights management : Gestion des droits numériques qui permet la diffusion de documents numériques tout en protégeant les droits d’auteur.  ERM = Electronic Resource Management ou ERMS = Electronic Resource Management System En français : (Système de) Gestion des ressources électroniques  ILS = Integrated Library System En français : Système intégré de gestion de bibliothèque (SIGB)  IP = Internet Protocol Adresse IP : numéro qui identifie chaque ordinateur sur Internet ou n’importe quel réseau informatique  ISI : Institute of Scientific Information (absorbé par Thomson Reuters)  SHS : sciences humaines et sociales  STM : sciences, techniques et médecine

5 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 5 / 45 Périodiques électroniques 1. Choix 1.1 Périodiques ≠ autres types de documents 1.2 Critères a) Critère d’utilité b) Critère financier 1.3 Politique des collections 1.4 Scénarios 2. Traitement 3. Services aux utilisateurs

6 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 6 / 45 1.1 Particularités des périodiques En quoi la politique de développement des collections de périodiques est-elle particulière ?  Dès 1986, 2 phénomènes parallèles : augmentation des coûts // restrictions budgétaires désabonnements  Collection complète a plus de valeur qu’une collection lacunaire  Coûts planifiés (augmentation annuelle  15%)  Source primaire pour les STM, Source secondaire pour les SHS

7 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 7 / 45 1.1 Particularité des périodiques scientifiques En quoi la politique de développement des collections de périodiques scientifiques est-elle particulière ?  actualité primordiale  validation par les pairs  facteur d’impact (nombre de citations / nombre d’articles) : indicateur concernant la valeur d’une revue  dès 1991, serveurs de pre-print

8 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 8 / 45 1.2 Critères « Combien coûte tel titre et quel est son ratio d’utilité en fonction de son coût ? » corrélation de 2 critères : a) Critère d’utilité b) Critère financier

9 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 9 / 45 1.2 Critères – a) critère d’utilité Rôle variable selon les domaines, pour exemples :  Architecture : source d’inspiration, butinage -> peu de titres électroniques  Biomédical : recherche de références bibliographiques  Droit : source primaire = lois  Mathématiques : pérennité de la documentation + applications dans divers domaines (physique, biologie, informatique, statistique, économie)

10 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 10 / 45 1.2 Critères – a) critère d’utilité Identifier le noyau de titres essentiels Éliminer les titres les moins sollicités Comment ?

11 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 11 / 45 1.2 Critères – a) critère d’utilité : outils d’évaluation Indicateurs d’usage : 1. Sondage : subjectif, à un moment donné 2. Relevé de citations effectuées par les chercheurs de l’institution dans leurs publications 3. Statistiques de consultation des fournisseurs d’accès 4. Bases de données bibliographiques 5. Local Journal Utilization Report (LJUR) et Journal Use Reports (JUR) 6. Prêt entre bibliothèques, prêt et consultation sur place collection donnée

12 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 12 / 45 1.2 Critères – a) critère d’utilité : outils d’évaluation Indicateurs de qualité : 7. Journal of Citation Report (JCR) et Science Citation Index de l’ISI (SCI) 8. Ulrich’s serials analysis system (selon Ulrich’s core) 9. Listes d’autres établissements, SID similaires (CNRS, RLG, MIT) facteur d’impact

13 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 13 / 45 1.2 Critères – b) critère financier  Titres gratuits DOAJ : Directory of Open Access Journals www.doaj.orgwww.doaj.org Abonnement à la version papier permet l’accès à la version électronique  Titres payants Abonnement à la version électronique (texte intégral)  Le nombre d’accès simultanés influence le prix « Pay per view » : accès libre aux tables des matières, seuls les articles visualisés/imprimés/téléchargés sont payés  Archives : parfois gratuites, souvent payantes

14 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 14 / 45 1.2 Critères – b) critère financier Pour rappel :  OAI (Open Archives Initiative = Initiative pour des archives ouvertes)  Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH)  Interopérabilité des serveurs Alternative aux éditeurs commerciaux Pas de pénalité économique

15 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 15 / 45 1.2 Critères – b) critère financier Pour rappel :  Nouveau système économique : frais administratifs (validation par les pairs et mise en ligne) pris en charge par celui qui publie : Achat d’abonnement traditionnel : l’information est donnée seulement à celui qui paie Lorsqu’on fait payer celui qui publie, l’information est distribuée gratuitement à tous -> plus grande visibilité des travaux des chercheurs

16 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 16 / 45 1.2 Critères – b) critère financier Regrouper pour payer moins :  Par les fournisseurs d’accès : Couplage des versions papier + électronique Bouquets : forfait pour plusieurs titres  Par les intermédiaires : Offre personnalisée (Swets, Ebsco)  Par les SID : Pôles de références (ex. CADIST) http://www.sup.adc.education.fr/bib/ http://www.sup.adc.education.fr/bib/ Consortiums (ex. Consortium des bibliothèques universitaires suisses) http://lib.consortium.ch/index.php?lang=1

17 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 17 / 45 1.2 Critères – b) critère financier Papier ou électronique ?  Comparer les prix : version électronique souvent moins chère, év. même prix que le papier  Le taux de TVA n’est pas le même (papier : 2,4%, électronique : 7,6%)  Coûts de gestion : à estimer par le SID  Coûts d’archivage : reliure et stockage pour le papier, achat de CD-ROM pour l’électronique  Augmentation constante de l’offre de l’électronique

18 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 18 / 45 1.3 Politique des collections Politique des collections : repérer, évaluer, sélectionner  Évaluation régulière du fonds existant afin de déterminer l’adéquation à la demande du public du SID  Définir le noyau et la périphérie  Suivre les évolutions  Détecter les lacunes  Éviter les redondances

19 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 19 / 45 1.3 Politique des collections Prendre en compte…  les disciplines et leur évolution  l’orientation de la recherche (nouveaux cours, thèses soutenues…)  le contexte (utilisateurs, e-learning, …) GESTION DYNAMIQUE

20 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 20 / 45 1.4 Scénarios 1. Noyau de titres (« Core collection ») sélectionnés en accord avec les chercheurs - minimum vital 2. Scénario 1 + titres dans d’autres SID similaires, étude du facteur d’impact, des demandes de PEB et recommandations des chercheurs 3. Scénario 2 + titres moins consultés constituant un plus dans l’offre documentaire, titres intéressants sans être nécessaires 4. Complet (idéal mais très cher), soit scénario 3 + rachat d’archives pour les années plus anciennes

21 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 21 / 45 Périodiques électroniques 1. Choix 2. Traitement 2.1 Circuit 2.2 Conditions d’accès 2.3 Outils de gestion 3. Services aux utilisateurs

22 Recherche Identification Appel d’offres Choix Négociation contrat Signature contrat Facturation Activation accès Suivi 2.1 Circuit MFB/2009 22 / 45 Tests Evaluation Sélection Acquisition Commande Signalement Annonce Mise à disposition Evaluation Renouvellement/abandon Maintenance

23 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 23 / 45 2.1 Circuit - identification  Moteurs de recherche  Catalogues d’éditeurs  Listes de fournisseurs  Listes d’institutions ou de bibliothèques (Library of Congress, …)  Répertoires payants (Ulrich’s, …)  Répertoires gratuits./.

24 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 24 / 45 2.1 Circuit - identification Quelques répertoires gratuits :  NewJour (titres payants et gratuits, seulement électroniques) http://library.georgetown.edu/newjour/  PubList (titres payants et gratuits, électronique et papier) http://www.publist.com/  DOAJ : Directory of open access journals (titres gratuits, électroniques) http://www.doaj.org/

25 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 25 / 45 2.1 Circuit – appel d’offres Pourquoi un appel d’offres ?  Pour obtenir des conditions financières avantageuses  Pour obtenir les meilleurs services possibles  Pour rationaliser la gestion des abonnements  Pour accéder à des services complémentaires (outils de gestion des abonnements en ligne, rapports d’activité, statistiques, etc.)  Pour respecter la loi sur les marchés publics (LMP + lois cantonales)

26 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 26 / 45 2.1 Circuit – appel d’offres Que comporte un appel d’offres ?  Montant de la remise  Délai de paiement  Extension des conditions à des partenaires  Taux de change  Interface  Formations  Activation des accès (tarif pour les titres papier couplés)  Exportation de données… Plus le portefeuille est important, meilleures sont les conditions

27 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 27 / 45 2.1 Circuit – choix du fournisseur  Éditeur (ex. : Elsevier) Producteur de l’information  Intermédiaire : agence d’abonnement (ex. : EBSCO) Fournit les accès, gère les abonnements, les contacts avec les éditeurs, facturation groupée  Éditeur/agence d’abonnement (ex. : Karger)

28 agréger : réunir en un tout des éléments distincts (lat. aggregare, réunir) En anglais : aggregator MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 28 / 45 Agrégateur Société qui propose une base de données d’articles ou de revues dont elle n’est pas forcément l’éditeur.

29 2.1 Circuit – acquisition  Achat  Licence d’accès  Différents modèles économiques Modèle économique dominant : lié au chiffre d’affaires des abonnements papier Attention : cette base ne peut être diminuée qu’à la marge (pas plus d’1 à 3 % de désabonnements tolérés) Papier + surcoût électronique Tout électronique Electronique + papier Bouquets MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 29 / 45

30 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 30 / 45 2.2 Conditions d’accès  Consultation libre ou soumise à conditions (-> contrat)  Consultation partielle (sommaires, tables des matières, résumés) ou totale – parfois combinaison : Texte intégral seulement en imprimé, sommaires accessibles sur le Web Texte intégral sur le Web Archives en texte intégral, sommaires des numéros récents Sommaires pour les anciens numéros, dernier numéro en texte intégral

31 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 31 / 45 2.2 Conditions d’accès Que contient le contrat de licence ? Coût Durée Renouvellement Paiement Nombre d’utilisateurs simultanés Mot de passe / adresse IP Support technique Prêt entre bibliothèques …

32 2.2 Conditions d’accès  Critères pour le prix Nombre d’utilisateurs Taille de l’institution (ex. aux Etats-Unis : Carnegie Classification) Forfaitaire Lié à la consommation (pay-per-view)  Authentification Nom d’utilisateur et mot de passe Adresses IP (év. proxy) MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 32 / 45

33 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 33 / 45 2.3 Outils de gestion Lorsqu’un abonnement est actif, il faut encore assurer :  Suivi : changements de titre/sous-titre/éditeur, scissions, fusions, cessations, états de collection, URL, …  Résiliation  Statistiques  Archivage

34 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 34 / 45 2.3 Outils de gestion  Logiciels d’aide à la gestion des ressources électroniques : Ressource Acquisition Accès Licence Coût Administration Statistiques d’utilisation Exemples : Verde (ExLibris) Meridian (Endeavor) ERM Essentials (Ebsco) SwetsWise (Swets)

35 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 35 / 45 2.3 Outils de gestion  Marché en plein essor  Listes de titres, recherche par mot-clé, par mot du titre, par sujet, par éditeur, booléen…  Gestion automatique des adresses URL  Intégrateurs de liens  Alertes  Classement par nombre de citations

36 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 36 / 45 Périodiques électroniques 1. Choix 2. Traitement 3. Services aux utilisateurs 3.1 Mise à disposition 3.2 Volatilité des informations 3.3 Promotion 3.4 Aide à l’utilisateur

37 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 37 / 45 3.1 Mise à disposition  OPAC Catalogage : choix du SID Indexation : choix du SID Etat de collection  Internet Outils commerciaux d’accès aux ressources électroniques : créent une liste des titres auxquels un SID est abonné Exemples : Journal Manager (TDNet) AtoZ List (SerialsSolutions/ProQuest) AtoZ list (ExLibris) AtoZ (EBSCO)

38 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 38 / 45 3.1 Mise à disposition – outil AtoZ  Navigation simple  Outil de recherche  Site administrateur : permet la personnalisation, le contrôle de la liste, les statistiques  Serveur hébergé sur le serveur commercial  Lien avec le catalogue complet des titres  Mise à jour des URL par la société de services  Option : pour la mise à jour du catalogue, obtention d’un fichier au format MARC 21 (payant)

39 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 39 / 45 3.2 Volatilité des informations  Mouvance des URL  Changements chez les éditeurs  Changements de titre, de sous-titre  Scissions, fusions  Etats de collection : numérisation rétroactive, …  Cessations Attention : conséquences ! Vigilance !

40 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 40 / 45 3.3 Promotion  Formation prioritaire au personnel du SID  Site Web de l’institution, du SID  E-mail, courrier (p. ex. professeurs, collaborateurs, …)  Feuillets d’information dans le SID, mais aussi à l’extérieur (bureaux de renseignements, loges, …)  Organisation de séances d’information (visite du SID et présentation des divers services)  Démonstration, sur demande, individuelle ou en groupe Plan de communication

41 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 41 / 45 3.4 Aide à l’utilisateur  Consultation depuis le SID : Impression Déchargement Assistance Utilisation abusive  Consultation à distance : Contact avec les utilisateurs :  Pour signaler les anomalies (liens rompus, pannes de serveurs)  Pour assister, guider, renseigner, …  Pour proposer d’autres titres

42 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 42 / 45 Bibliographie  10'000 titres, une gestion ou La conception de modèles de gestion pour les périodiques scientifiques de l’EPFL / Raphaël Grolimund [et al.]. – Genève, 2005 (Travail de diplôme présenté au département Information documentaire, Haute école de gestion de Genève)  BARTHET, Emilie. – Synthèse sur les ERMS, 2007 http://www.couperin.org/imprimer.php3?id_article=460  BERGSTROM, Carl T. – « Eigenfactor: Measuring the value and prestige of scholarly journals », in C&RL News, v. 68, no 5 (May 2007) http://www.ala.org/ala/mgrps/divs/acrl/publications/crlnews/2007/may/eigenfactor.cf m http://www.ala.org/ala/mgrps/divs/acrl/publications/crlnews/2007/may/eigenfactor.cf m  BOUKACEM-ZEGHMOURI, Chérifa, SCHÖPFEL, Joachim, « Statistiques d’utilisation des ressources électroniques : le projet Counter » in Bulletin des bibliothèques de France, t. 50, no 4, 2005, p. 62-66.  BREEDING, Marshall, « The many facets of managing electronic resources », in Computers in libraries, v. 24, no 1, 2004, p. 25-28.  CARBONE, Pierre. – Construire des indicateurs et tableaux de bord. – Paris : Tec & Doc, 2002.  CARR, Patrick L., « The claim: Staking out new practices for achieving the objectives of check-in » in Serials librarian, vol. 51, no 1, 2006, p. 73-81.  CHISMAN, Janet, MATTHEWS, Greg, « Electronic Resource Management » in Serials librarian, vol. 52, no 3/4, 2007, p. 297-303.

43 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 43 / 45  COURT CAVALIER, François, « Les acquisitions dans le contexte électronique » in Bulletin des bibliothèques de France, t. 51, no 1, 2006, p. 62-65.  DE JOIE, Nathalie, « Rationalisation de la politique d’acquisition des périodiques de chimie à la BIUS Jussieu : dossier d’aide à la décision », Villeurbanne : Ecole nationale supérieure des sciences de l’information et des bibliothèques (ENSSIB), 2003, (Projet professionnel personnel).  FARGUELL, Montserrat, KLEB, Claudine, « Etablir un plan rationnel de désabonnement de périodiques : l’exemple du Cadist des sciences de la terre » in Bulletin des bibliothèques de France, t. 45, no 5, 2000, p. 108-117.  FRAZIER, Kenneth, « The librarian’s dilemma : contemplating the costs of the “Big Deal” », in D-Lib Magazine, v. 7, no 3, 2001. http://www.dlib.org/dlib/march01/frazier/03frazier.html  Gérer les périodiques / sous la dir. de Géraldine Barron. – Villeurbanne : Presses de l’ENSSIB, 2008.  JACQUESSON, Alain, « 2002-2032 : de l’imprimé et du numérique, ou comment ne pas se tromper de défi pour l’avenir de la BPU », In La Bibliothèque étant un ornement public…, Genève, 2002, pp. 165-185.  LANOË, Stéphane, « Si loin, si proche ou comment concilier accès à distance et personnalisation du service » in Bulletin des bibliothèques de France, t. 48, no 4, 2003, p. 49-53.

44 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 44 / 45  LAPELERIE, François, « Le choix des périodiques scientifiques dans le cadre d’une politique documentaire » in Bulletin des bibliothèques de France, t. 44, no 2, 1999, p. 64-72.  MERTON, Robert K., « The Matthew effect in science : the reward and communication systems of science are considered », in Science, 159 (3810), 1968, p. 56-63.  MOUREAU, Magdeleine, « Coût et compétence : l’effet Matthieu dans la recherche bibliographique en ligne », in Bulletin des bibliothèques de France, t. 33, no 3, 1988, p. 174-180.  Les publications électroniques / Archimag. Paris : Archimag, 2006 (Guide pratique)  ROUSSEAU, Ronald, « Journal evaluation: technical and practical issues », in Library Trends, v. 50, no 3, 2002, p. 418-439.  SHEPHERD, Peter T., « Project Counter: setting international standards for online usage statistics », in Joho Kanri Journal of Information Processing and Management, 2004, vol. 47, no 4, p. 245-257.  VIGEANNEL-LARIVE, Odile, « La bibliothèque, laboratoire du mathématicien », in Bulletin des bibliothèques de France, t. 47, no 6, 2002, p. 50-54.  WOLVERTON, Robert E., TENOPIR, Carol, « Conference report: Discovering the magic: Faculty and student use of electronic journals » in Serials librarian, vol. 49, no 5, 2005, p. 159-164.  ZHANG, Xiaoyin, HASLAM, Michaelyn, « Movement toward a predominantly electronic journal collection », in Library Hi Tech, v. 23, no 1, 2005, p. 82-89.

45 MFB/2009 Gestion des périodiques électroniques 45 / 45 Sites à consulter  Local Journal Utilization Report (LJUR) http://www.thomsonreuters.com/products_services/scientific/Local _Journal_Utilization_Report http://www.thomsonreuters.com/products_services/scientific/Local _Journal_Utilization_Report  Journal Use Reports (JUR) http://www.thomsonreuters.com/products_services/scientific/Journ al_Use_Reports http://www.thomsonreuters.com/products_services/scientific/Journ al_Use_Reports  Journal of Citation Report (JCR) http://www.thomsonreuters.com/products_services/scientific/Journ al_Citation_Reports http://www.thomsonreuters.com/products_services/scientific/Journ al_Citation_Reports  Science Citation Index de l’ISI (SCI) http://www.thomsonreuters.com/products_services/scientific/Scien ce_Citation_Index http://www.thomsonreuters.com/products_services/scientific/Scien ce_Citation_Index  Consortium des bibliothèques universitaires suisses http://lib.consortium.ch/  Consortium CAREL http://www.bpi.fr/fr/professionnels/carel.html http://www.bpi.fr/fr/professionnels/carel.html