ANAP Gestion des lits ARS centre Mardi 4 Novembre 2014 C. GOIMBAULT, cadre supérieur de santé pôle de chirurgie Gestion des lits en chirurgie une expérimentation.

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1 ANAP Gestion des lits ARS centre Mardi 4 Novembre 2014 C. GOIMBAULT, cadre supérieur de santé pôle de chirurgie Gestion des lits en chirurgie une expérimentation au CHAM

2 SOMMAIRE  Contexte et problématique  Établissements de règles d’hébergement  Un outil mis en place  Une organisation en regard de l’outil

3 Le pôle de chirurgie au CHAM  3 unités de chirurgie (80 lits)+ 1 unité d’ambulatoire (10 places)  9 spécialités différentes :  4 spécialités fortes : Orthopédie, Urologie, Viscéral et ORL  5 autres types d’activité : stomatologie, ophtalmologie, cardiologie, endoscopie sous AG, Pose de PAC

4 2014 : une année de restructuration du pôle  Modification de la typologie des lits  Arrêt d’hospitalisation de semaine  Augmentation du nombre de lits  Pourquoi ?  15% d’activité supplémentaire au bloc entre 2012-2013 et prévision 2013-2014 de 15% supplémentaire.  Augmentation de 100h de programmation de bloc offert en 2 ans  Recrutement de chirurgiens supplémentaires sur 2 ans  Optimisation du TROS du bloc (72% en moyenne contre 80 % en 2014)

5 Les problématiques de gestion de lits rencontrées  Accroissement du nombre de patients hospitalisés en chirurgie  Visualisation par unité limitée  Absence complète d’anticipation de gestion de lits  Jusqu’en avril 2014 : occupation rarement au maximum  L’unité d’ambulatoire n’est pas optimisée  Conséquences immédiates Gestion au derniers moments quand les patients arrivent et qu’il n’y avait pas de place, changements de service… mécontentements des patients désorganisation des unités de soins

6 Objectif du travail réalisé  Établir des règles de gestion des lits sur les hospitalisations de chirurgie  Obtenir une vision globale des patients programmés en hospitalisation en lien avec la programmation du bloc opératoire  Coordonner la gestion des patients hébergés entre le bloc, les secrétariats, les unités de soins et l’encadrement  Anticiper les problématiques de « bouchon »  Alerter les décideurs du pôle en cas de saturation des lits

7 Un postulat de départ  Pour optimiser la gestion des lits, il est nécessaire de savoir qu’en chirurgie 30% des lits sont liés à l’activité d’urgence et 70% à l’activité de programmation  De ce fait, seul 70% de la capacité de lits d’hospitalisation sont réservables  Un périmètre restreint : les patients programmés pour une intervention au bloc opératoire dans l’ensemble des secteurs d’hébergement du pôle de chirurgie

8 Méthodologie de travail  Réalisation d’un fichier Excel de suivi des lits sur l’année calendaire  Aout 2014 : Expérimentation du ficher par les secrétaires sur le mois  Septembre 2014 : Mise en place de la procédure de gestion des lits avec test  Octobre 2014 : 1 ère évaluation du processus  Début 2015 : évaluation à 4 mois de fonctionnement  2015 : intégration des urgences et des programmés sur un même fichier

9 Définir des règles d’hébergement : un préambule indispensable  Répartir les lits par spécialités  Introduire la notion de géométrie variable en fonction du type de patient présent par spécialité et relevant de chirurgie  Désigner des chefs d’orchestre de cette gestion de lit  Définir la manière dont est réservé un lit  Quand la capacité de 70% n’est pas atteinte  Quand la capacité de réservation est dépassée : autrement dit comment faire en cas de « surbooking »

10 Créer un outil informatique : fichier Excel  Définir son but  Organiser son mode d’utilisation  Définir son contenu 10

11 Définir les modalités d’utilisation et le rôle de chaque acteur autour de cet outil  Faciliter le remplissage de l’outil en créant un thésaurus des DMS de séjour en fonction du motif d’hospitalisation  Qui utilise ce fichier ?  Qui le remplit ?  Qui contrôle ?  A quel moment se font les différents contrôles ?  Mettre en place une instance de régulation  Prévoir la gestion quotidienne en cas de difficultés de placement

12 Bilan à 1 mois de fonctionnement  Pour la gestion des lits au quotidien  Une meilleure visibilité de la semaine suivante aussi bien pour le bloc que pour l'hospitalisation d'où une meilleure anticipation.  Le bloc souligne le gain de temps et la qualité des relations entre bloc et unité (hospitalisation et secrétariat).  Effet non négligeable : une meilleur répartition des patients avec des chirurgiens qui laissent l'encadrement acteur et qui informe ces derniers  Le gestionnaire de lits est identifié.  Pour les patients :  une arrivée échelonnée appréciée : c'est une réelle avancée dans la prise en charge  Un meilleur accueil : le patient est informé du service où il sera hospitalisé

13 Le futur envisagé  Continuer de cette manière jusqu'à la fin de l'année  Réaliser un questionnaire de satisfaction des patients  Etudier la faisabilité de mettre en adéquation la réservation de lit avec la réalité des patients hospitalisé avec notamment la notion de jour de sortie dans les 24h/48h après l'entrée.

14 Les difficultés rencontrées  Adhésion du corps médical à laisser l’encadrement chef d’orchestre des lits  Apprendre aux équipes administratives et soignantes à utiliser l’outil informatique  Être en capacité à réaliser un fichier Excel un peu complexe pour en faciliter l’utilisation avec une absence de recopiage  Et le changement ….

15 Merci de votre attention !