Regina Smith James, M.D. Eunice Kennedy Shriver National Institute of Child Health and Human Development.

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1 Regina Smith James, M.D. Eunice Kennedy Shriver National Institute of Child Health and Human Development

2  Définition des projets parrainés  Administrateur de recherche - Tour d'horizon  Marketing et consolidation des capacités  Soumission et développement d’une proposition  Gestion des activités avant et après l’attribution  Conformité  Gestion du projet  Pérennité  Formation continue

3  Projets et/ou activités dirigées par les membres du personnel ou de la faculté, et financés par des fonds extérieurs attribués à l’université.

4 Structure/unité de l’institution chargée de coordonner les activités/programmes parrainés, par exemple: ◦ Indentification des sources de financement ◦ Assistance au développement d’une proposition de projet ◦ Assistance au développement d’un budget ◦ Traitement et révision de la demande

5  Définition des programmes parrainées  Administrateur de recherche – Tour d'horizon Marketing et consolidation des capacités  Soumission et développement d’une proposition  Gestion des activités avant et après l’attribution  Conformité  Gestion du projet  Pérennité  Formation continue

6  Mène les efforts destinés à augmenter l’efficacité et la productivité de la recherche institutionnelle en faisant la promotion de l’utilisation des meilleures pratiques en matière d’administration. Pont Golden Gate (Côte ouest des USA)

7 Les administrateurs de recherche facilitent la liaison entre les activités de recherche et les résultats de la recherche. Ils contribuent de façon importante à assurer la pérennité d’une entreprise de recherche. RECHERCHE RÉSULTATS THÉRAPEUTIQUES GESTION

8 Gestion des subventions Programme Revision  Programme – responsable de la programmation et des aspects scientifiques d’une subvention  Révision – scientifique et technique du projet  Gestion des subventions – Responsable de la gestion commerciale du projet.

9 Chercheur principal Signataire autorisé Administrateur de recherche  Chercheur principal gère et exécute la science d’un projet.  Signataire autorisé: Personne autorisée à signer au nom de l’institution  Administrateur de recherche  Chargé(e) des aspects commerciaux de la subvention et de la coordination les activités

10  Définition des programmes parrainées  Administrateur de recherche – Tour d'horizon  Marketing et consolidation des capacités  Soumission et développement d’une proposition  Gestion des activités avant et après l’attribution  Conformité  Gestion du projet  Pérennité  Formation continue

11  Identification de l’expertise des membres de la faculté et des installations institutionnelles de recherche ◦ Préparation/conservation des profiles d’intérêts des membres de la faculté ◦ Préparation/conservation/actualisation des descriptions de laboratoires et des installations de recherche principales

12  Détermination de la meilleure méthode pour votre institution  Permettre aux membres de la faculté de cibler les offres pertinentes, dans la mesure du possible

13  Définition des programmes parrainées  Administrateur de recherche – Tour d'horizon  Marketing et consolidation des capacités  Soumission et développement d’une proposition  Gestion des activités avant et après l’attribution  Conformité  Gestion du projet  Pérennité  Formation continue

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15 Inscription à Grants.gov:  Première étape: Obtenir un numéro DUNS - Data Universal Numbering System [Système universel d’immatriculation]  Deuxième étape: Inscription à SAM - System for Award Management [Système de gestion des attributions]. Rendez-vous à la page d’accueil SAM à https://www.SAM.gov/https://www.SAM.gov/  Troisième étape: Cliquer sur ‘Create an Account’ [Créer un compte].

16 eRA Commons offre un portail de communication en ligne entre l’institution et NIH, permettant de partager des informations administratives au sujet des subventions de recherche. Le signataire officiel doit d’abord inscrire l’institution à eRA Commons. Ils pourront par la suite inscrire le chercheur principal en créant un compte avec privilèges d’accès correspondant.

17  Travail en collaboration étroite avec les membres de la faculté pour le développement et la surveillance d’un budget conforme aux réglementations de l’agence concédant.  Envisager l’utilisation de tableurs informatiques, de modèles de budget ou de logiciels de développement d’une proposition pour surveiller les budgets.

18 Prévoir l’organisation d’ateliers de rédaction d’une demande de subvention Fournir un service de revue des demandes pour les membres de la faculté qui le sollicite Fournir des modèles de proposition et un rappel des lignes directrices Assurer la coordination finale de l’ensemble du dossier de la proposition

19  Re-vérification finale de la précision du budget (c-à-d utilisation des barêmes corrects, identification des chercheurs et de leur niveau d’effort)  Vérification que les propositions se trouvent conformes aux réglementations fédérales – s’assurer que toutes les révisions de conformité aient été effectuées selon les exigences.

20  Définition des programmes parrainées  Administrateur de recherche – Tour d'horizon  Marketing et consolidation des capacités  Soumission et développement d’une proposition  Gestion des activités avant et après l’attribution  Conformité  Gestion du projet  Pérennité  Formation continue

21 Activités avant l’attribution Révision de l’attribution et autorisation Réponse à la demande pour les “soumissions juste à temps” Information relative à la conformité Révision des budgets Autres clarifications Révision de l’Avis d’attribution (NoA) Réception du montant de la subvention (Système de gestion des paiements)

22  Articles à soumettre ◦ Dossier Other Support [Autre source de financement] ◦ Date - Institutional Review Board (IRB) (Comité institutionnel de révision éthique) ◦ Date - IACUC (Comité de réglementation de l’utilisation et des soins des animaux de recherche) ◦ Formation aux sujets humains pour le personnel clef Cliquer sur le lien JIT

23 Avis d’attribution (NoA) Document juridiquement contraignant Données relatives à l’attribution et à la fiscalité Modalités de paiement de la subvention Termes et conditions de l’attribution Le bénéficiaire accepte les termes et conditions de la subvention lorsque les fonds attribués sont prélevés (c-à-d lorsque le bénéficiaire commence à dépenser l’argent de la subvention)

24  Pour toutes les subventions attribuées après le 1er octobre 2012, les versements à toutes les institutions à l’étranger s’effectuent par l’intermédiaire du Système de gestion financière (PMS - Payment Management System)Payment Management System  Les bénéficiaires à l’étranger doivent obligatoirement s’inscrire au système PMS.  Pour les subventions attribuées avant l’année fiscale 2013, les versements s’effectuent par l’intermédiaire du Bureau de gestion financière NIH (OFM - NIH Office of Financial Management)

25 Des réunions d’orientation avec le chercheur principal et le personnel sont conseillées afin de s’assurer que tout le monde comprenne les responsabilités scientifiques et financières qu’entrainent les subventions.

26 Exigences en matière de surveillance fiscale et administrative  Rapport d’étape annuel (PHS 2590)  Bilan financier fédéral annuel  Rapports de clôture finale des comptes

27 Toutes les subventions NIH exigent un rapport d’étape annuel, soumis par l’intermédiaire du formulaire (PHS 2590).PHS 2590 Pour toutes le subventions sous SNAP, les bénéficiaires doivent déposer leur rapport via eRA Commons. Les responsables de programmes et les spécialistes de la gestion révisent ces rapports pour vérifier que les projets se déroulent comme prévu.

28  Soumission obligatoire chaque année  Ce rapport doit être déposé pas plus tard que 90 jours après la clôture de l’exercice budgétaire. (c-à-d L’exercice budgétaire commence chaque année le 1er mars. La date d’échéance du rapport FFR est le 1er juin.)  Soumission obligatoire par voie électronique via eRA Commons.  Adressez vos questions concernant le rapport FFR à Alan Whatley, OFM, (301)451-9210 ou à whatleya@od.nih.gov pour les institutions à l’étranger. whatleya@od.nih.gov

29  Soumission des documents de clôture par voie électronique à eRA Commons.  Soumission des documents sous 90 jours après la date de clôture du projet. ◦ Rapport final du bilan financier des dépenses du projet (FFR SF-425 -Final Federal Financial Report Expenditure Data) ◦ Déclaration finale relative aux inventions et à l’homologation ◦ Rapport final d’étape

30  Définition des programmes parrainées  Administrateur de recherche – Tour d'horizon  Marketing et consolidation des capacités  Soumission et développement d’une proposition  Gestion des activités avant et après l’attribution  Conformité  Gestion du projet  Pérennité  Formation continue

31  Les « responsabilités de surveillance » de l’administrateur de recherche assure la conformité du projet par rapport aux réglementations et normes de l’agence concédant.  Il est conseillé de rédiger un livret ou un abrégé de la réglementation et des procédures de l’agence concédant à l’attention du personnel pour s’assurer que toutes les parties comprennent toutes les réglementations et normes en vigueur.

32  Garantir le fonctionnement de tous les comités de circonstance (c-à-d., IRB, IACUC, etc.), y compris les méthodes d’inscription, ainsi que la prestation de services suivants: ◦ Assistance administrative, y compris la préparation des agendas de réunions; ◦ Rédaction de procès verbaux et autre documentation, le cas échéant.

33  Définition des programmes parrainées  Administrateur de recherche – Tour d'horizon  Marketing et consolidation des capacités  Soumission et développement d’une proposition  Gestion des activités avant et après l’attribution  Conformité  Gestion du projet  Pérennité  Formation continue

34  Gestion fiscale: Assistance au chercheur principal pour tous les détails de la gestion fiscale du projet de recherche.  Personnel: Coordination avec le chercheur principal de l’embauche de tous le personnel du projet et de l’affectation du personnel courant au projet (OMB Circular A-21);  Achats: Vérification que les achats se trouvent conformes au budget, y compris l’obtention des autorisations préalables.

35 (Suite) Gestion du projet Surveillance du projet: Développement et mise en oeuvre des procédures permettant de surveiller la performance des objectifs du projet et ses réalisations attendues. Tableur informatique

36  Définition des programmes parrainées  Administrateur de recherche – Tour d'horizon  Marketing et consolidation des capacités  Soumission et développement d’une proposition  Gestion des activités avant et après l’attribution  Conformité  Gestion du projet  Pérennité  Formation continue

37  Capacité d’un projet à avoir un impact à long terme  La construction d’une fondation solide ou d’une « culture de la recherche » prépare la voie de la pérennité.  L’optimisation des rapports internes et externes peut assurer la pérennité et favoriser un impact à long terme pour la recherche et les activités de gestion de la recherche.

38  Partenariats avec le secteur industriel  Partenariats avec d’autres institutions  Approches interdisciplinaires ou pluridisciplinaires dans un domaine de recherche scientifique

39 Construction d’un support culturel en fournissant:  Un espace sur le site web consacré aux exploits des membres de la faculté  Attributions formelles pour les exploits en matière de recherche

40  Adoption d’une approche centrée sur Internet pour communiquer les informations relatives aux offres de financement aux membres de la faculté  Actualisation fournie aux membres de la faculté en matière du processus et des techniques de demandes de subvention (par ex. Comment faire acheminer une demande de subvention à travers le processus institutionnel d’autorisation).

41  Fonds de lancement et pour projets pilotes  Subventions pour déplacement  Subventions pour équipements  Subventions appariées *Les attributions / programmes internes doivent être gouvernés par OMB A110 ainsi que les réglementations institutionnelles et des états

42  Fonds destinés à l’administration et aux installations  Dons à utilisation non-restreinte  Dotations  Intérêt sur les placements

43  Définition des programmes parrainés  Administrateur de recherche – Tour d'horizon  Consolidation des capacités et marketing  Développement et soumission d’une proposition  Gestion des activités avant et après l’attribution  Conformité  Gestion du projet  Pérennité  Formation continue

44  Pour exercer les fonctions professionnels d’administrateur de recherche ou de programme parrainé, il faut avoir satisfait les exigences d’admissibilité du Conseil d’homologation des administrateurs de recherche.  Consulter les exigences concernant l’admissibilité au site web: www.cra-cert.org

45 Examen d’homologation des administrateurs de recherche Administrateur de recherche homologué Administrateur de recherche homologué avant l’attribution

46  Praticien de la profession  Assister aux réunions professionnelles  S’inscrire à la liste courriel RESADM- L. Consulter la page suivante à http://www.hrinet.org et cliquer sur "Listserv Lists" http://www.hrinet.org

47  Reconnaissance professionnelle  Indicateur d’expertise  Possibilités de promotion  Crédibilité accrue auprès de la clientièle

48  Comprendre votre rôle d’administrateur de recherche  Comprendre les rôles et responsabilités du Bureau des projets parrainés ◦ Soumission et développement d’un projet ◦ Gestion des activités avant et après l’attribution  Connaissance des membres de son équipe au sein de l’institution  Courtage des relations avec l’extérieur pour soutenir la pérennité du projet  Création d’une “culture de la recherche” parmi le personnel  Consolidation et entretien de votre propre formation professionnelle

49  Demande par voie électronique http://grants.nih.gov/grants/ElectronicReceipt/i ndex.htm http://grants.nih.gov/grants/ElectronicReceipt/i ndex.htm  Dix vérifications pour éviter les erreurs courantes d’une demande de subvention http://grants.nih.gov/grants/ElectronicReceipt/a voiding_errors.htm#10checks http://grants.nih.gov/grants/ElectronicReceipt/a voiding_errors.htm#10checks  Est-ce que je remplis les formulaires corrects pour ma demande de subvention NIH? http://grants.nih.gov/grants/ElectronicReceipt/fi les/right_forms.pdf http://grants.nih.gov/grants/ElectronicReceipt/fi les/right_forms.pdf

50  Questions d’ordre général concernant les demandes ◦ Courriel: GrantsInfo@nih.govGrantsInfo@nih.gov ◦ Tél: 301-435-0714  Grants.gov Support clientèle ◦ Courriel: support@grants.govsupport@grants.gov ◦ Internet: http://grants.gov/http://grants.gov/ ◦ Tél: 800-518-4726  eRA Commons Kiosque d’assistance: ◦ Internet: http://ithelpdesk.nih.gov/era/http://ithelpdesk.nih.gov/era/ ◦ Tél: 301-402-7469 or 800-504-9552

51 Division de la réglementation des subventions ◦ Courriel: GrantsPolicy@mail.nih.govGrantsPolicy@mail.nih.gov ◦ Tél: 301-435-0949 Division de la surveillance et du contrôle de la conformité ◦ Courriel: GrantsCompliance@mail.nih.govGrantsCompliance@mail.nih.gov ◦ Tél: 301-435-0949