Les systèmes IFMIS imparfaits en Afrique Stephen Peterson Université de Harvard et Le Ministère des Finances et du Développement Économique du Gouvernement.

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1 Les systèmes IFMIS imparfaits en Afrique Stephen Peterson Université de Harvard et Le Ministère des Finances et du Développement Économique du Gouvernement Éthiopien 18 juin 2007

2 2 Résumé La réforme de la GFP en général 1.La réforme de la GFP ne voit pas ses résultats augmenter 2.Sagesse conventionnelle—normative mais pas positive  Manque de décrire ce qui existe  Manque de tenir compte des gros écarts (voies choisies)  « Bonnes pratiques internationales » (objectifs et non transitions) 3.Cadre de la réforme du secteur public : contexte, appropriation, objectif, mesures 4.Mesures (voies choisies) de modification de la GFP  « Tonifier » les systèmes existants (compréhension, amélioration)  « Réformer » (étendre, expérimentation)  Découverte : de petits réglages peuvent avoir de grands effets 5.Quel est le problème ? Les procédures, la discipline, les deux ? 6.Contrôle suffisant — quels sont les éléments de base ?  Sources: procédures manuelles, cadre juridique, choisir l’automatisation  Attributs: réalité, efficacité

3 3 Résumé La réforme de la GFP et les systèmes d’informations financières 7.Taux d’échec élevés  Mauvais alignement des encouragements: bailleurs de fonds, contractuels, gouvernements  Mauvais projets: budget, étendue, calendrier 8.Postulat: on ne peut pas tout automatiser  Systèmes de contrôle financier hybrides contre isolés oÉthiopie : adapter—budget/comptes oTanzanie: ensemble—approvisionnement/déboursement  L’informatique a tendance à encourager l’efficacité plutôt qu’un contrôle réel 9.Adaptation/sur mesure contre approche d’ensemble  Une adaptation générale ne peut être évitée oSystèmes d’héritage, consolidation, exigences d’un seul utilisateur, réforme administrative 10.Gestion du risque informatique  Gestion de projets et contractuels compétents  Plutôt que de l’innovation (nouvelle ingénierie)  Développement sélectif/modulaire/copié

4 4 Plan de la présentation Les composantes du contrôle financier & des IFMIS Les deux voies de la réforme financières –L’Éthiopie –La Tanzanie La gestion du risque associé aux systèmes d’informations financières

5 5 Illustration 1 Le contrôle financier: « Plates-formes » de la GFP Plate-forme de transaction Budgets, engagements, approvisionnement, déboursements (Trésorerie), compte-rendu, revenus, audit externe, systèmes d’informa- -tions financuères Plate-forme politique/planification Cadre fiscal macroéconomique Politique et stratégie budgétaire Cadres à moyen terme Virements intergouvernementaux Budgétisation performance/programme Audit de performance Ordre d’application de la réforme financière Plate-forme législative Loi/réglementation financière Politique Appropriation Evaluation des dépenses Contrôle Gérer (Production) Planifier (Résultats) (Apports)

6 6 Que sont les systèmes IFMIS centraux et non centraux? (Deepak Bhatia, Banque Mondiale)  Systèmes centraux Grand livre Dettes et créances Peuvent comprendre: Compte-rendu financier Gestion des fonds Gestion des coûts  Systèmes centraux Grand livre Dettes et créances Peuvent comprendre: Compte-rendu financier Gestion des fonds Gestion des coûts  Systèmes non centraux RH/salaires Formulation budgétaire Revenus (taxes & douanes) Approvisionnement Inventaire Gestion des biens Performance Information de gestion  Systèmes non centraux RH/salaires Formulation budgétaire Revenus (taxes & douanes) Approvisionnement Inventaire Gestion des biens Performance Information de gestion

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8 8 Une voie de la réforme de la GFP: L’Éthiopie Contexte: Contrainte budgétaire forte, contrôle financier réel mais inefficace Appropriation: réforme du service civile élaborée par le gouvernement Objectif: encouragé par la politique (et non une crise) : décentralisation; reconstruction du service civil Mesures: faire évoluer les systèmes existants Approche hybride Accent sur le cadre juridique, le budget, les comptes, le compte-rendu, la répétition de l’automatisation Contrôles manuels forts des engagements, de l’approvisionnement et du déboursement Ordre Etape 1: « tonifier » (compréhension) —documentation, formation massive, cadre juridique Etape 2: « tonifier » (amélioration) —nouveau plan comptable, classification budgétaire, nouvelle conception des formulaires, système d’informations financières Etape 3: « réformer » (extension) -- budgétisation du centre de coût, saisie en partie double, gestion des espèces modifiée, MEFF, cadre de la performance, virement basé sur le coût/besoins, nouvelle conception de l’IFMIS

9 9 La voie de l’Éthiopie dans la réforme de la GFP EF 96EF 06 Planification budgétaire sur plusieurs Années; performance des cadres de budgétisation États financiers Gestion de la direction SIF intégrés (WAN/LAN) + 15 000 personnes formées Budget par ligne Comptabilité à une entrée Comptabilité des espèces tableur EF 98-03 Budget du centre de coût Comptabilité en partie double Gestion des espèces modifiée Bases de données relationnelles (SIF) + 47 000 personnes formées

10 10 Exemple de procédure manuelle qui a instauré un contrôle réel et efficace Réserve de trésorerie unique Défi: décentralisation rapide vers les niveaux administratifs faibles Réaction: centraliser la gestion financière dans un bureau financier local –Registre de vérification unique pour toutes les dépenses nationales (Trésorerie) –Annulation de la discrétion dans les bureaux de dépenses –Concentration du rare personnel financier en un seul bureau –Renforcement Budget Engagements Approvisionnement Déboursement Comptabilité Compte-rendu

11 11 Stratégie des systèmes d’informations financières Copie (des systèmes manuel) –Années 1 à 6 –Développement rapide et répété encouragé par les procédures manuelles –Fonctionnement manuel/automatique sans heurts –Configuration différente en fonction des niveaux indépendant, LAN) –Au-delà des IFMIS de base: budget, comptes, déboursement, compte- rendu Nouvelle conception (Au-delà des normes internationales) –Années 7 à 10 –Connectivité de pointe : bande passante faible (28 Kbs) capacité WAN –Outils de migration étendus (consolidation des systèmes d’héritage, configurations) –Cadres de source au niveau de l’entreprise solides –Sécurité de norme internationale International (Netegrity Siteminder), RDBMS (SQL)

12 12 Evaluation de l’IFMIS éthiopien 1.Opérationnel. Oui. Fonctionne 2.Fiable. Oui. 97% sans interruption 3.Fonctionnel. Oui Répond à tous les besoins des utilisateurs En quatre langues. 4.Capable. Oui. Bonne performance Capacité de compte-rendu étendue Efficace dans la gestion d’une bande passante faible 5.Compatible. Oui. Outils de migration étendus 6.Utilisabilité. Moyenne Le personnel gouvernemental des niveaux élevés et moyens apprend toujours à utiliser pleinement les capacités de compte-rendu

13 13 Evaluation de l’IFMIS éthiopien 7.Durable. Moyen. Cadres open source, bien documenté Le gouvernement détient le code source Capacité limitée du gouvernement à soutenir le produit, effectuer des opérations Capacité à soutenir le produit dans le pays 8.Extensible. Oui. Ce système a évolué en permanence avec de nouvelles fonctionnalités. 9.Abordable. Oui. Dix ans de développement du logiciel (3,2 millions de dollars) Système actuel (1,65 million de dollars) Entretien du produit (248 000 dollars par an) 10.Crédible. Oui Respect des agences d’aide étrangères, augmentation du financement par le biais de la Trésorerie Avantageux. Oui. Les éthiopiens sont formés au développement de systèmes de pointe

14 14 Facteurs spécifiques de la réussite Petite équipe Petit budget Patience et temps pour évoluer (dix ans) Bonne direction technique Aide au financement à long terme (USAID) Bonne connaissance du domaine Plusieurs « chefs en cuisine »

15 15 Une voie de la réforme de la GFP : La Tanzanie (Avertissement: cette étude se base sur une documentation secondaire) Contexte: pas de forte contrainte budgétaire, procédures de « dysfonctionnement total », absence de contrôle financier réel et efficace Appropriation: Gouvernement et agences d’aide étrangères objectif: encouragée par la crise, récupérer l’ensemble du contrôle fiscal Mesures : encouragées par les technologies d’information : installer de nouvelles procédures er discipline Approche informatique isolée « clé en main » en utilisant un ensemble de logiciels commercial Accent sur un système de règlement central : approvisionnement et déboursement: budget en espèces

16 16 Evaluation de l’IFMIS tanzanien 1.Opérationnel. Oui fonctionne 2.Fiable. Peu clair. Interruption? 3.Fonctionnel. Moyen Initialement pas de contrôle des postes du budget; la version actuelle le fait 4.Capable. Moyen. Problèmes de gestion de la bande passante 5.Compatible. Peu clair. Gestion des données héritées ou configurations différentes? 6.Utilisabilité. Moyenne Limites du personnel gouvernemental à utiliser pleinement les fonctionnalités

17 17 Evaluation de l’IFMIS tanzanien 7.Durable. Peu clair. Documentation? Détention du code source par le gouvernement? Développement durable interne ou dans le pays ? 8.Extensible. Oui. Plusieurs modules sont ajoutés au système 9.Abordable. Peu clair. Coût du développement logiciel ? 10.Crédible. Oui. Les agences d’aide étrangères augmentent leur soutien 11.Avantageux. Les tanzaniens ont-ils été formés au développement de systèmes?

18 18 Les leçons des réformes éthiopiennes et tanzaniennes en matière d’utilisation des systèmes d’informations financières Des différences importantes en fonction de la voie –Pas de bonne pratique « une taille unique ne convient pas à tous » –Limitations des prescriptions de « ce qui convient à un pays convient à tous » Pas de raison a priori de favoriser les logiciels commerciaux par rapport à une personnalisation –Une personnalisation extensive est nécessaire Décision cruciale –Remplacer ou réformer les procédures existantes –L’automatisation devra être sélective et non générale –Met en question la pertinence des IFMIS élaborés qui sont plus complexes, coûteux et difficile à maintenir

19 19 Entreprise à risque: Systèmes d’information à grande échelle Taux d’échec de plus de 50% dans les pays développés Les 3 clés de la réussite d’un projet 1.Soutien de la direction générale 2.Une méthodologie saine 3.Une direction technique solide par une personne qui a déjà réussi un projet semblable et 4.Migration des données 5.Mise en place [Source: Paul Dorsey (2002), ‘Top Ten Reasons Why Systems Projects Fail.’]

20 20 Gérer le risque des systèmes d’information Bon projets –Etendus (limitée) –Budget (défini et limité) –Calendrier (adéquat) Processus professionnels –Traiter le changement pas l’innovation (nouvelle ingénierie)

21 21 Gérer le risque des systèmes d’information Développement répété et non complet Des « baleines » aux « dauphins » « Les systèmes de budgétisation du secteur public peuvent encourager le financement de projets informatique à forte visibilité…qui échouent souvent. Une approche radicale adoptée par le secteur privé consiste à éviter les gros projets en optant plutôt pour des petits projets. Un expert a dénommé ce changement le passage des « baleines aux dauphins ». Choisir des dauphins ne signifie pas diviser de gros projets en petits modules. Au contraire, cela implique plutôt de passer à une manière différente de travailler, avec des délais de projet totaux ne dépassant pas six mois, une simplicité technique, des ambitions modestes de changement professionnel et un travail d’équipe encouragé par des objectifs professionnels. » [ OECD (2001). ‘The Hidden Threat to E-Government: Avoiding Large Government IT Failures.’]

22 22 Les systèmes d’informations financières

23 23 Informations complémentaires Stephen Peterson www.ksg.harvard.edu École du Gouvernement John F. Kennedy Université d’Harvard 79 John F. Kennedy Street Cambridge, Massachusetts USA 02138 (617-495-1056) & Project DSA Ministère des Finances et du Développement Économique Gouvernement d’Éthiopie, Addis Abeba, Éthiopie 251-111-560240/570574

24 24 Merci de m’avoir accordé votre attention