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Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 1 Manuel des procédures opérationnelles.

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1 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 1 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités

2 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 2 Objectif du manuel Le Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités illustre en détail les méthodes de travail adoptées pour lexécution des procédures du CDE dans le cadre des assistances individuelles ou groupées. Ces méthodes de travail doivent être observées par tous les intéressés impliqués dans les processus décrits. Les exceptions aux méthodes de travail décrites dans ce document doivent être approuvées par le Chef dunité responsable dans le domaine dactivité en question. Les modifications à ces procédures sont approuvées par la Direction. Le document amendé est communiqué à tout le personnel, soit en version imprimée ou par intranet.

3 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 3 Structure du manuel Ce « Manuel des procédures opérationnelles » explique en détail le processus de préparation des assistances aux entreprises ACP et des activités ou actions groupées. Il est divisé en deux parties: Première partie : Directives générales et critères déligibilité et dévaluation des demandes dassistance Deuxième partie: Procédures détaillées pour les diverses étapes dans le processus. Chaque chapitre décrit une étape du processus, en spécifiant : quand létape décrite doit être exécutée une vue densemble schématique des procédures de létape les responsabilités de chaque intéressé les documents officiels à utiliser une description détaillée des principes et méthodes de travail les systèmes dappui pour le suivi administratif des procédures opérationnelles P =responsable principal= indique qui a la responsabilité finale pour une procédure/une activité I S A =support= indique qui assiste le responsable principal (sur demande du responsable principal) =approbateur= indique qui donne lapprobation finale =informé= indique qui doit être informé par le responsable principal C =contrôleur= indique qui doit contrôler lexécution de la procédure/de lactivité

4 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 4 PREMIERE PARTIE Directives et critères généraux déligibilité et dévaluation dune demande dassistance

5 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 5 Introduction sur les directives et critères Le CDE offre une large gamme dassistance en vue de la création et du renforcement des entreprises ACP. Généralement, lappui implique les capacités dexpertise et de consultance du CDE même (y compris ses antennes et consultants associés) quil offre à titre gratuit, et une contribution en subvention allant jusquaux deux tiers des dépenses éligibles dassistance. La majeure partie des appuis du CDE aux entreprises est délibérément fournie dans le cadre de programmes sectoriels structurés, mais une facilité dassistance est également disponible pour des demandes directes dentreprises individuelles. Ceci implique une recherche pour la sélectivité et un ciblage aux résultats, combinés avec un degré de flexibilité approprié au contexte du secteur privé. En tout cas, le CDE applique des critères stricts et cohérents pour accorder son appui, en conformité avec les exigences de son mandat et sa stratégie établie: des critères de base doivent être remplis en ce qui concerne la taille et le lieu dimplantation de lentreprise bénéficiaire, le type dassistance demandée, etc.; les entreprises bénéficiaires doivent être solides à la base et compétentes pour mener à bien le projet proposé; le projet doit posséder les éléments prometteurs qui lui permettront daméliorer de façon structurale et durable la performance de lentreprise ou de réaliser un investissement faisable et profitable; en tant que gestionnaire de fonds publics et fournisseur dassistance aux entreprises privées, le CDE doit obtenir une justification de lutilité de lassistance et de sa valeur économique (innovation, compétitivité, effet de démonstration, création de savoir-faire, etc.); les indicateurs de coût-efficience et de limpact de lassistance doivent être favorables.

6 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 6 Eligibilité de base – critères du CDE Les entreprises bénéficiaires/projets dinvestissement doivent être ou devenir des sociétés privées (avec une majorité de propriété privée ou opérant dans les conditions du marché privé), être légalement incorporées et avoir leur activité principale dans un pays ACP éligible pour lassistance du CDE. Dans le cas dun nouvel investissement, une entreprise basée dans lUE peut être éligible si elle présente une proposition clairement établie pour un investissement situé dans un pays ACP éligible. La taille de lentreprise doit être de lordre dune PME, définie comme suit: –pour une entreprise existante: valeur totale dactif net de minimum ou de ventes annuelles de (avec des exemptions inférieures possibles pour les sociétés de services); –pour la création dune nouvelle entreprise, les mêmes montants sappliquent pour linvestissement total prévu et les ventes annuelles prévues; –dans les deux cas, la valeur dactif net totale ou linvestissement total ne dépasseront généralement pas les 10 millions deuros. Lassistance demandée au CDE doit être pour des services de développement dentreprise visant à une amélioration structurelle de lentreprise (c.à.d. quelle nest pas destinée à contribuer aux investissement réguliers ou aux dépenses courantes); En tout cas, la contribution du CDE par intervention est limitée à un maximum de et ne dépassera jamais les 20% de la valeur annuelle des ventes de lentreprise bénéficiaire. Les bénéficiaires doivent fermement sengager à contribuer au moins un tiers des dépenses éligibles de lassistance. Les bénéficiaires doivent respecter les codes internationaux de bonne conduite applicables, en particulier en ce qui concerne les conditions de travail et lenvironnement.

7 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 7 Une liste de contrôle précise (document EAP02) résume les critères pour évaluer léligibilité de base et la conformité administrative dune requête Eligibilité de base – liste de contrôle

8 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 8 Evaluation des mérites – critères de sélection En raison de son mandat et de ses contraintes budgétaires, le CDE doit être sélectif dans ses assistances aux entreprises et donc évaluer les mérites relatifs des propositions de projet. Une telle évaluation dépasse les conditions de base données ci-dessus comme conditions nécessaires. Cette évaluation est conduite avec des critères et des méthodes transparentes pour assurer le meilleur degré de justesse et dobjectivité (voir grille dévaluation en annexe). Dans cette catégorie, les principaux critères appliqués sont les suivants: position actuelle et performance de lentreprise (position sur le marché, capacité technique, compétence de gestion, conditions financières); perspectives du projet proposé, en termes damélioration de la performance, en particulier pour une productivité et une compétitivité plus élevées; avantage distinct de lentreprise dans son secteur dactivité et de son potentiel dinnovation; contribution au progrès socio-économique (emploi et qualifications, lien et intégration dans léconomie, effet de démonstration pour lémulation, etc.); clarté et cohérence de la proposition de projet, par rapport à la fourniture dassistance et les résultats attendus; engagement démontré et participation active du gestionnaire dans la préparation et le suivi du projet; degré de pertinence du CDE et de sa valeur ajoutée en tant que fournisseur dexpertise et de subvention.

9 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 9 Evaluation des mérites – grilles dévaluation (1/2) Le document EAP11 fournit un cadre commun pour les divers aspects à évaluer et se base sur une méthode de points pondérés pour évaluer les mérites dune requête pour un projet damélioration dune entreprise existante (nimpliquant pas un investissement majeur) afin darriver à une évaluation objective des diverses requêtes.

10 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 10 Evaluation des mérites – grilles dévaluation (2/2) Le document EAP12 fournit un cadre commun pour les divers aspects à évaluer et se base sur une méthode de points pondérés pour évaluer les mérites dune requête pour un projet dinvestissement (nouveau ou expansion majeure) afin darriver à une évaluation objective des diverses requêtes.

11 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 11 DEUXIEME PARTIE Procédures détaillées par étape du processus

12 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 12 Introduction : vue densemble du processus dassistance Assistance aux entreprises: Activités: Pré-requête Requête et Proposition dassistance (PA) Sélection du Consultant Contrat et engagement Interventions et paiements Clôture de lassistance Chapitre 1Chapitre 2 Chapitre 5Chapitre 6Chapitre 7Chapitre 8 pages 13 à 19pages 20 à 24 pages 32 à 34 pages 35 à 37 page 38pages 39 à 40 Exécution et suivi du PA Requête pour activité/action Chapitre 3 pages 25 à 26 PA pour activité/action Chapitre 4 pages 27 à 31

13 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 13 Chapitre 1 : Pré-requête pour assistance aux entreprises – Vue densemble Quand Seulement pour les requêtes ad-hoc. Dune manière générale, pas pour les requêtes liées à un programme sectoriel. Ne sapplique pas pour les assistances < La pré-requête est obligatoire quand le BTI doit être rémunéré pour préparer une requête complète. ProcessusResponsabilités Elaboration de la pré-requête Evaluation de la pré-requête Eligible ? Notification au BTI et au RFO NO STOP 1.1 B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM.EVAL P SPS IIP REQUETE

14 Manuel des procédures opérationnelles Pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page Elaboration de la pré-requête Principes et méthode de travail Le BTI envoie le formulaire de pré-requête et les documents annexes à une adresse « centrale »* au CDE avec copie au RFO. L « Assistante des requêtes » de lunité ROU vérifie léligibilité de base de la pré-requête et enregistre toutes les pré-requêtes éligibles dans la base de données des requêtes. L « Assistante des requêtes » transmet la pré-requête au coordinateur régional. Adresse « centrale » au CDE: boîte postale (courrier électronique et poste) réservée uniquement à la réception de toutes les (pré-)requêtes. Formulaires à utiliser Liste de contrôle déligibilité de base (voir première partie, p. 7) Formulaire de pré-requête (entreprises existantes ou projets dinvestissement) Systèmes d'appui A FAIRE: Ouvrir une adresse réservée à la seule réception de toutes les (pré-) requêtes. Désigner une « Assistante des requêtes » dans lunité ROU Programmer létape de pré-requête dans la base de données PIMS des requêtes: date denregistrement, origine de la pré-requête. EAP03_Formulaire Pré-requête Entreprises Existantes_v2.0_edit EAP04_Formulaire Pré-requête Projets dinvestissement_v2.0_edit190406

15 Manuel des procédures opérationnelles Pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page Evaluation de la pré-requête et 1.3. Notification au BTI et au RFO Principes et méthode de travail Le coordinateur régional évalue la pré-requête, avec lassistance du RFO et de lexpert sectoriel. Après consultation informelle (« comité virtuel »), il est décidé daccepter ou de rejeter la pré-requête. L « Assistante des requêtes » ROU enregistre la décision et, si la pré- requête est rejetée, indique la raison du rejet (en sélectionnant sur une liste préétablie de raisons possibles celle qui convient le mieux). La décision est communiquée au RFO et au BTI: –si la pré-requête est acceptée: confirmation de lacceptation avec remarques éventuelles ET modalités de paiement pour lélaboration de la requête complète (choix entre un forfait de ou un nombre dhommes/jour ne dépassant pas le coût du forfait). –si la pré-requête est rejetée: réponse standard justifiant la raison du rejet (sélection à partir dune liste préétablie de raisons possibles). Formulaires à utiliser Aucun Systèmes d'appui A FAIRE Programmer létape de pré-requête dans la base de données des requêtes PIMS: décision, date de la décision, raison du rejet. Vérifier la possibilité de générer des réponses automatiques (par la poste avec PIMS, possibilité dutiliser le courrier électronique avec PROMIS).

16 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 16 Chapitre 2: Requête et PA pour lassistance aux entreprises – Elaboration dune requête Quand ? Pour chaque assistance, indépendamment du montant de la contribution du CDE, une requête doit être élaborée. ProcessusResponsabilités N.B. : il est toujours possible pour les entreprises/bénéficiaires dintroduire une requête directement auprès du CDE (p.ex. sans passer par le BTI ou le RFO). Elaboration de la requête B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL P 2.1

17 Manuel des procédures opérationnelles Pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page Elaboration de la requête Principes et méthode de travail Le BTI assiste le demandeur à remplir le formulaire de requête, annexe les documents requis et envoie le tout à ladresse « centrale »* au CDE avec copie au RFO. L « Assistante des requêtes » ROU enregistre la requête, la reliant à la pré-requête si elle existe. L « Assistante des requêtes » ROU transmet les documents de requête à lexpert en charge (coordinateur régional ou expert sectoriel). Lexpert en charge vérifie léligibilité administrative de la requête (c.à.d. que la requête est complète avec tous les documents requis) et: –en informe l « Assistante des requêtes » ROU qui enregistre le résultat de la vérification déligibilité dans la base de données des requêtes; –en informe le bénéficiaire, avec copie au RFO et au BTI. * Adresse « centrale » au CDE: boîte postale (courrier électronique et poste) réservée uniquement à la réception de toutes les (pré-) requêtes. Formulaires à utiliser Courrier électronique standard pour laccusé de réception (à rédiger) Formulaires de requête (entreprises existantes ou projets dinvestissement) Systèmes d'appui Adapter la base de données des requêtes PIMS Rédiger un accusé de réception Vérifier la possibilité de générer des réponses automatiques (par la poste avec PIMS, par courrier électronique avec PROMIS). N.B. : Les données qui seront utilisées dans les fiches entreprise et intervention sont inclues dans le « Résumé » préparé par le BTI et annexé à la requête. EAP05_Formulaire Requête Entreprises Existantes_v2.0_edit EAP06_Formulaire Requête Projets dinvestissement_v2.0_edit190406

18 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 18 Chaptitre 2 : Requête & PA - Assistance aux entreprises – Vue densemble évaluation des requêtes (1/3) Quand Si la contribution du CDE < responsabilités telles que décrites sur cette page ProcessusResponsabilités Evaluation de la requête et Proposition dassistance (PA) Approbation? Notification demandeur CDE & BTI NO STOP Exécution et suivi du PA B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL P/AP/A IPII PSS

19 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 19 Chapitre 2 : Requête & PA - Assistance aux entreprises – Vue densemble évaluation des requêtes (2/3) Quand Si la contribution du CDE > et < La responsabilité diffère si le projet fait partie dun programme ou pas responsabilités telles que décrites sur cette page ProcessusResponsabilités Evaluation de la requête et proposition dassistance (PA) approbation? Notification demandeur RFO & BTI NO STOP Exécution et suivi du PA B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL SPAS IIP SPS B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL SSPA IIIP SSP Hors programmeDans un programme

20 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 20 Chapitre 2 : Requête & PA - Assistance aux entreprises – Vue densemble évaluation des requêtes (3/3) Quand Si la contribution du CDE > et < La responsabilité varie si le projet fait partie dun programme ou pas responsabilités telles que décrites sur cette page N.B. : La confirmation du DIR est requise avant denvoyer la notification! ProcessusResponsabilités B.T.. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM.EVAL DIR SPS SPSA IIPA XXX B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL DIR SSP SSPA IIIPA XXX Hors programme Dans un programme Elaboration de la proposition dassistance (PA) approbation? Notification demandeur RFO & BTI NO STOP Exécution et suivi du PA Présentation au comité dévaluation Expert désigné en charge

21 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 21 Remarques préliminaires: Directives pour lélaboration dune Proposition dassistance (1/2) Lélaboration dun PA doit évidemment être basée sur le formulaire de requête reçu du demandeur (entreprise bénéficiaire/promoteur de linvestissement), qui est souvent préparé avec laide du BTI local du CDE. Les informations complémentaires reçues directement du demandeur, des recherches ou diagnostics précédents, et toute autre documentation pertinente soumise avec la requête seront tenus en compte. Dans la procédure du CDE dassistance aux entreprises, la décision doctroyer ou non une assistance à une entreprise ou à un projet dinvestissement sera prise sur la base du document de PA. Ce document devient la condition principale et la référence dautorisation pour tout engagement budgétaire. De plus, il sera le seul document sauvegardé dans la base de données du CDE et contiendra toute information utile sur la société bénéficiaire/le projet et sur lassistance accordée. Pour ce faire, le PA doit contenir trois éléments principaux: a)information de base sur lentreprise ou le projet dinvestissement et calendrier du projet; b)un résumé de lassistance demandée avec les objectifs/résultats escomptés, les tâches principales de lintervention et les budgets; c)une évaluation critique de léligibilité avec argumentation, jugement et justification, en accord avec les directives et critères du CDE. Il est important de noter que les points a) et b) contiendront des informations concises, factuelles et descriptives, telles quobtenues par la requête et vérifiées dans la mesure du possible. Par contre, au point c), il sagit dune évaluation critique de la requête comprenant le jugement professionnel de lexpert en charge, et non dune simple adhésion et de la répétition des données déjà fournies avec la requête.

22 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 22 Remarques préliminaires: Directives pour lélaboration dune Proposition dassistance (2/2) En termes de formulaires du CDE, le document de PA sera composé de: - la « fiche entreprise » - la « fiche intervention » - le « formulaire dévaluation de demande dassistance » (différent quil sagisse dune entreprise existante ou dun projet dinvestissement). Il conviendra de garder les fiches entreprise et intervention courtes et concises, se limitant aux données provenant des chapitres résumés des nouveaux formulaires de requête. Ces fiches sont en cours de révision et simplification (voir plus loin). Note importante: Un PA doit être préparé pour toute requête considérée comme répondant aux critères déligibilité de base; ceci veut dire que, même dans le cas dune évaluation insuffisante où le rejet est recommandé, la proposition est présentée pour décision.

23 Manuel des procédures opérationnelles Pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page Evaluation dune requête et Proposition dassistance et 2.3. Notification (contribution < ) Principes et méthode de travail La contribution du CDE est inférieure à Sur base des documents de requête, le RFO prépare la Proposition dassistance (PA) et remplit le formulaire dévaluation. Le RFO approuve ou rejette lassistance, et documente sa décision dans le système. Max. 15 jours ouvrables après réception de la requête (date denregistrement par l « Assistante des Requêtes » OMD), le RFO doit communiquer sa décision au demandeur, avec copie au BTI, au coordinateur régional et à lexpert sectoriel du CDE. La contribution du CDE se situe entre et Lexpert en charge sera en général le RFO. Il examine la requête et prépare le PA en consultation avec les experts géographiques et sectoriels au CDE. Le RFO introduit le PA dans le système (PROCeDE et FAST) et le présente pour approbation au Chef OMD. Le RFO sassure que la décision est correctement documentée dans le système (les raisons principales qui ont conduit à lattribution des points par lexpert et à la décision). Max. 15 jours ouvrables après réception de la requête (date denregistrement par l « Assistante des requêtes » OMD), le RFO doit communiquer la décision au demandeur, avec copie au BTI et à lexpert géographique au CDE (pour information). Formulaires à utiliser Directives pour les Propositions dAssistance (voir première partie) Formulaires dévaluation de demande dassistance (entreprises existantes ou projets dinvestissement) Systèmes d'appui PROCeDE et FAST: Pour tous les PA inférieurs à , le RFO introduit le PA dans PROCeDE et FAST et enregistre la décision. EAP07_Formulaire dévaluation Entreprises existantes_v2.0_edit EAP08_Formulaire dévaluation Projets dinvestissement_v2.0_edit190406

24 Manuel des procédures opérationnelles Pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page Elaboration de la Proposition dassistance et 2.5 Présentation au Comité dévaluation & décision et 2.6 Notification (contribution > ) Principes et méthode de travail Lexpert en charge prépare la Proposition dassistance (PA) en collaboration avec lexpert de soutien (back-up officer). Lassistante de lexpert en charge introduit le PA dans le système (PIMS et FAST). Le PA est envoyé à lassistante du Comité dévaluation qui le transmet aux membres du Comité dévaluation. Les membres du Comité dévaluation analysent le PA individuellement et remplissent le formulaire dévaluation. Réunion hebdomadaire du Comité dévaluation : présentation succincte par lexpert en charge détermination du score final décision résumée par le président (approbation ou rejet) rapport par lAssistante du Comité dévaluation. Le rapport résumé du Comité est envoyé au Directeur pour confirmation de la décision. Lexpert en charge sassure que la décision et les recommandations sont introduites dans le système. En cas de rejet, les points donnés par le Comité sont accompagnés des commentaires principaux sur la décision. Max. 20 jours ouvrables après réception de la requête (date denregistrement par l « Assistante des requêtes » ROU), lexpert en charge doit communiquer la décision au demandeur, avec copie au BTI et RFO MAIS UNIQUEMENT après confirmation de la décision par le Directeur. Formulaires à utiliser Directives pour les Propositions dAssistance (voir deuxième partie, pp 21-22) Rapport résumé du Comité (à développer) Grille dévaluation (pour les entreprises existantes ou les nouveaux investissements) (réf. 1 ère partie, pp 9-10) Systèmes d'appui PIMS et FAST: Lassistante de lexpert en charge introduit le PA dans PIMS et FAST. Lassistante de lexpert en charge enregistre dans PIMS la décision par le Comité (tel quenregistré dans le Rapport résumé du Comité) et la confirmation de la décision par le Directeur. Les points donnés par chaque membre du Comité sont conservés dans le dossier du projet (à décider/vérifier les possibilités de conserver les scores dans PROMIS). EAP07_Formulaire dévaluation Entreprises existantes_v2.0_edit EAP08_Formulaire dévaluation Projets dinvestissement_v2.0_edit190406

25 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 25 Chapitre 3 : Requête pour activité/action – Vue densemble Quand Dans le cas dune activité générée par la demande, (co)financée par le CDE. ProcessusResponsabilités Elaboration de la requête Evaluation de base de la requête Eligible ? Notification au demandeur et au RFO (et au BTI si requis) N O STOP 3.1 DEMANDEUR (PRINCIPAL) B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL PSS SPS IIIP PA activité/action

26 Manuel des procédures opérationnelles Pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page Elaboration de la requête et 3.2. Evaluation de base de la requête et 3.3. Notification au demandeur et RFO Principes et méthode de travail Le demandeur (principal), avec lassistance du RFO et BTI (sur demande) remplit le formulaire de requête et lenvoie, avec les documents annexes, à une adresse « centrale »* au CDE, avec copie au RFO. L « Assistante des requêtes » ROU enregistre toutes les requêtes dactivité/action dans la base de données des requêtes et transmet la requête au coordinateur régional. Le coordinateur avec, le cas échéant, lassistance du RFO et/ou de lexpert sectoriel, réalise une évaluation de base de la requête pour vérifier si lactivité proposée entre dans le cadre du mandat du CDE. Si lactivité proposée nest pas éligible pour une contribution du CDE, le coordinateur régional en informe le demandeur, avec copie au RFO (et/ou au BTI, au moyen dune réponse standard justifiant la raison du rejet (sélectionnée à partir dune liste préétablie de raisons possibles). *Adresse « centrale » au CDE: boîte postale (courrier électronique et poste) réservée uniquement à la réception de toutes les (pré)-requêtes. Formulaires à utiliser Formulaire de requête (activité/action) Systèmes d'appui A FAIRE: Ouvrir une adresse réservée à la seule réception de toutes les (pré-) requêtes (voir aussi Assistance aux entreprises). Désigner une « Assistante des requêtes » dans lunité ROU. EAP14_Formulaire de requête pour activités_v2.0_edit190406

27 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 27 Chapitre 4 : PA pour activité/action – Vue densemble (Contribution du CDE < ) Quand Si la contribution du CDE est < Deux situations: générée par la demande (c.à.d. en réponse à une requête extérieure – voir chapitre 3). initiative interne au CDE (PA rédigé par lexpert en charge). La responsabilité dépend de ce que lactivité/laction fait partie ou non dun programme les responsabilités sont décrites sur cette page. N.B. : La confirmation par le Directeur est requise avant notification! ProcessusResponsabilités Approuvé? Notification demandeur, RFO (& BTI) NO STOP Exécution et suivi du PA 4.4 Hors programme Dans un programme Présentation du PA au Chef dunité 4.2 Evaluation de la requête (le cas échéant) et élaboration du PA 4.1 B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT chef SOU COM.EVA L DIR SPS SPAS IIPA SPS B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL DIR SSP SSPA IIIPA SSP

28 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 28 Chapitre 4 : PA pour activité/action – Vue densemble (Contribution du CDE > ) Quand Si la contribution du CDE est > Deux situations: générée par la demande (c.à.d. en réponse à une requête extérieure – voir chapitre 3) initiative interne au CDE (PA rédigé par lexpert en charge) La responsabilité dépend de ce que lactivité/laction fait partie ou non dun programme les responsabilités sont décrites sur cette page N.B. : La confirmation par le Directeur est requise avant notification! ProcessusResponsabilité B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT chef SOU COM.EVA L DIR SPS SPSA IIPA XXX B.T.I. R.F.O. EXP. GEO CHEF ROU EXP. SECT CHEF SOU COM. EVAL DIR SSP SSPA IIIPA XXX Hors programme Dans un programme Evaluation de la requête (le cas échéant) et élaboration du PA approuvé? Notification demandeur, RFO (& BTI) NO STOP Exécution and suivi du PA Présentation au Comité dévaluation Expert désigné en charge

29 Manuel des procédures opérationnelles Pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page Elaboration de la Proposition dassistance (PA) Principes et méthode de travail Lexpert en charge (le coordinateur régional ou lexpert sectoriel) élabore une Proposition dassistance pour: lactivité et/ou les actions quil veut réaliser de sa propre initiative, sur base de ses propres réflexions et idées, etc., ou lactivité et/ou les actions proposées par un demandeur (proposées par le biais du formulaire de requête pour les activités/actions) LAssistante de lexpert en charge introduit le PA dans le système. Lexpert en charge présente lévaluation et les recommandations sous forme de PA au Chef dunité, pour décision (PIMS et FAST). Lexpert en charge sassure que la décision est documentée correctement dans le système (les raisons majeures de la décision et les points donnés par lexpert). Max. 15 jours ouvrables après réception de la requête (date denregistrement par l « Assistante des requêtes » ROU), lexpert en charge doit communiquer la décision au demandeur, avec copie au BTI, RFO et « back-up officer » (pour information). Formulaires à utiliser.7) Formulaire dévaluation des activités/actions Systèmes d'appui PIMS et FAST: lAssistante de lexpert en charge introduit les fiches dactivité et daction dans le PIMS Elle prépare le PA dans PIMS et FAST Mises au point requises dans PIMS: Révision des fiches activité et action (données chiffrées et titres des textes) Modification du format du PA EAP15_Formulaire dévaluation dune activité/action _v2.0_ edit doc

30 Manuel des procédures opérationnelles Pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page Evaluation du PA ou 4.3 Présentation au Comité dévaluation et 4.4 notification (1/2) Principes et méthode de travail Contribution du CDE inférieure à Lexpert en charge présente lévaluation et les recommandations sous la forme dun PA au Chef dunité pour décision (PIMS et FAST). Lexpert en charge sassure que la décision est documentée correctement dans le système (raisons majeures de la décision et des points donnés par lexpert). Si lactivité/laction est générée par la demande (c.à.d. requise par un demandeur), lexpert en charge doit communiquer la décision au demandeur, avec copie au BTI, RFO et « back-up officer » (pour information) au maximum dans les 15 jours ouvrables après réception de la requête (date enregistrée par l « Assistante des requêtes » ROU). La contribution du CDE est supérieure à Le PA est envoyé à lAssistante du Comité dévaluation qui le transmet aux membres du Comité dévaluation. Les membres du Comité dévaluation analysent individuellement le PA et remplissent le formulaire dévaluation. Réunion hebdomadaire du Comité dévaluation: présentation succincte par lexpert en charge détermination du score final décision résumée par le président (approbation ou rejet) rapport par lAssistante du Comité dévaluation. Le rapport du Comité dévaluation est envoyé au Directeur pour confirmation de la décision. Formulaires à utiliser Formulaire dévaluation des activités/actions (voir p. 29) Systèmes d'appui PIMS et FAST: LAssistante de lexpert en charge enregistre dans PIMS la décision par le Chef dunité ou par le Comité et la confirmation par le Directeur. Les points donnés par lexpert en charge, le Chef dunité ou les membres du Comité sont conservés dans le dossier du projet (à décider/vérifier la possibilité de sauvegarder les scores dans PROMIS). Mises au point requises dans PIMS: Révision des fiches activité et action (données chiffrées et titres des textes) Modification du format du PA

31 Manuel des procédures opérationnelles Pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page Evaluation du PA ou 4.3 Présentation au Comité dévaluation et 4.4 notification (2/2) Principes et méthode de travail La contribution du CDE est supérieure à (suite) Lexpert en charge sassure que la décision et les recommandations sont introduites dans le système. En cas de rejet, les points donnés par le Comité sont accompagnés des commentaires principaux sur la décision. Si lactivité/laction est générée par la demande (c.à.d. requise par un demandeur), lexpert en charge doit communiquer la décision au demandeur, avec copie au BTI, RFO et « back-up officer » (pour information) au maximum dans les 15 jours ouvrables après réception de la requête (date enregistrée par l « Assistante des requêtes » ROU) MAIS SEULEMENT après confirmation de la décision par le Directeur. Formulaires à utiliser Directives pour les Propositions dassistance (voir 1 ère partie, p. 7) Formulaire dévaluation des activités/actions (voir p. 29) Systèmes d'appui PIMS et FAST: LAssistance de lexpert en charge enregistre dans PIMS la décision par le Chef dunité ou par le Comité et la confirmation par le Directeur. Les points attribués par lexpert en charge, le Chef dunité ou les membres du Comité sont conservés dans le dossier du projet (à décider/vérifier la possibilité de sauvegarder les scores dans PROMIS). Mises au points requises dans PIMS: Révision des fiches activité et action (données chiffrées et titres des textes) Modification du format de PA

32 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 32 Chapitre 5 : Sélection du consultant – Vue densemble Quand Liste de consultants présélectionnés déjà soumise lors de la présentation du PA au Chef dunité ou au Comité dévaluation (voir chapitre 2) Sélection du consultant après lapprobation formelle du PA la procédure dépend du montant de la contribution du CDE Note : Le terme « consultant » peut également comprendre dautres types de prestataires de services/contractants ProcessusResponsabilité Elaboration des Termes de Référence (TdR) < Négociation avec le consultant NY Appel doffres B.T.I. Expert en charge Chef dunité Comité de sélection Comité évaluation Contrôle financier Comptable DIR SPAA P SP SPA P Présentation dune liste de consultants présélectionnés Consultation de marché Notification au consultant sélectionné < ? Y N CONTRAT & ENGAGEMENT

33 Manuel des procédures opérationnelles Pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page Présentation dune liste de consultants présélectionnés et 5.2 Elaboration des Termes de Référence (TdR) Principes et méthode de travail Au moment de la préparation du PA (voir chapitre 2), lexpert en charge identifie les consultants qui pourraient fournir lassistance requise. Lexpert en charge peut puiser dans les ressources suivantes pour identifier les candidats possibles: la Base de données des ressources du CDE (RDB) les Bureaux techniques dintervention (BTI) et les demandeurs les connaissances des collègues (RFO, coordinateurs géographiques, experts sectoriels, …) A la présentation de la requête/du PA (au Chef dunité ou au Comité dévaluation), lexpert en charge indique également quels consultants/ prestataires de services seront invités à participer à la consultation de marché. Par conséquent, quand le Chef dunité ou le Comité dévaluation approuve le PA, il donne également son accord sur la présélection des consultants. Le Chef dunité et le Comité dévaluation peuvent aussi ajouter et/ou retirer des prestataires de services de la liste. Après approbation du PA, lexpert en charge rédige en détail les Termes de Référence en accord avec les directives en la matière. Formulaires à utiliser Directives sur les Termes de Référence (à développer) Systèmes d'appui Base de données des ressources (RDB)

34 Manuel des procédures opérationnelles Pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page Négotiation avec le consultant et 5.4 Consultation de marché ou 5.5 Appel doffres Principes et méthode de travail Pour les contrats dont la contribution du CDE est inférieure à 5.000, lexpert en charge peut négocier directement avec un prestataire de services. Il peut sélectionner le consultant sans approbation formelle par dautres. Pour les contrats dont la contribution du CDE est supérieure à 5.000, les Règlements financiers exigent une consultation de marché. Lexpert en charge doit suivre une procédure spécifique et garder trace de toutes les étapes du processus de consultation de marché. Pour les contrats supérieurs à , un appel doffres est requis. Formulaires à utiliser Procédure dappel doffres Procédure de consultation de marché (à développer) Systèmes d'appui Base de données des ressources (RDB)

35 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 35 Chapitre 6 : Contrat et engagement – Vue densemble Quand Circulation de la demande dengagement avec le contrat. * Niveau dapprobation selon le montant et la délégation appropriée. ProcessusResponsabilité Préparation demande dengagement approuvé ?* Signature du contrat par le CDE NY B.T.I. Expert en charge Chef dunité Comité de sélection Comité évaluation Contrôle financier Comptable DIR P P PACA P SAP SP Elaboration du contrat Enregistrement de lengagement Circulation demande dengagement INTERVENTION & PAIEMENTS Envoi et réception du contrat (signature par le consultant) 6.6

36 Manuel des procédures opérationnelles Pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page Elaboration contrat et 6.2 Préparation demande dengagement et 6.3 Circulation demande dengagement Principes et méthode de travail Lexpert en charge prépare, sur base dun contrat standard CDE, le contrat pour le prestataire de services. Formulaires à utiliser Contrat standard CDE Dossier de circulation de la demande dengagement Liste de contrôle des coûts éligibles (à développer) Systèmes d'appui FAST – demande dengagement

37 Manuel des procédures opérationnelles Pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page Signature du contrat par le CDE et 6.5 Enregistrement de lengagement et 6.6 Envoi et réception du contrat signé par le consultant Principes et méthode de travail Tous les contrats (originaux) doivent être signés par le Directeur. Formulaires à utiliser Contrat standard CDE Dossier de circulation de la demande dengagement Systèmes d'appui FAST – demande dengagement

38 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 38 Chapitre 7 : Intervention et paiements – Vue densemble Quand Pendant le déroulement de lassistance, un nombre de paiements (intermédiaires) sont faits. Le niveau dapprobation du paiement dépend du montant à payer (voir plan de délégation). ProcessusResponsabilité Vérifier le bien-fondé de la facture approuvé? Préparation du paiement NY Enreg. courrier Expert en charge Chef dunité Comité de sélection Comité évaluation Contrôle financier Comptable DIR SP P P/AP/A ACA P PA P Réception & enregistrement facture Transfert Isabel Circulation de lordre de paiement Enregistrement du paiement et classement des documents justificatifs 7.6 Préparation de lordre de paiement Demande davance 7.7

39 Manuel des procédures opérationnelles pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page 39 Chapitre 8 : Clôture de lassistance – Vue densemble Quand Immédiatement à la fin de lassistance prévue, deux tâches principales doivent être réalisées: évaluation de lassistance (qualité du service donné par le CDE) paiement final La décision sur la pertinence de réaliser une analyse de limpact a été prise au moment de lapprobation du PA. Lanalyse de limpact est généralement réalisée un an après la clôture de lassistance ProcessusResponsabilité Réception du rapport final du consultant Sélectionné pour analyse de limpact? Envoi questionnaire dimpact au bénéficiaire N Y B.T.I. Expert en charge Chef dunité Coord. QualitéComité évaluation Contrôle financier Comptable Equipe Mngmt P P SP IPII SP IIPII Suivi de lassistance/intervention Evaluation de limpact de lassistance Evaluation résultats de lassistance (joints à la fiche intervention) 8.6 Envoi du questionnaire de satisfaction au bénéficiaire STOP RECEPTION DE LA FACTURE FINALE ET CIRCULATION DU PAIEMENT FINAL

40 Manuel des procédures opérationnelles Pour lassistance aux entreprises et activités EAP01F - v2.4 du 28/04/2006Page Suivi de lassistance/intervention et 8.2 Réception du rapport final du consultant et 8.3 Envoi du questionnaire de satisfaction au bénéficiaire et 8.4 Evaluation des résultats de lassistance Principes et méthode de travail Lexpert en charge a la responsabilité de sassurer que lassistance/ lintervention est réalisée en conformité aux Termes de Référence du contrat. A la fin de la mission, le consultant/expert/prestataire de services… doit envoyer un rapport final à lexpert en charge (sauf si les Termes de Référence len exemptent explicitement). A la fin de la mission, lexpert en charge rappelle également au prestataire de services de demander au bénéficiaire de retourner le questionnaire dévaluation de lassistance du CDE (déjà inclus dans les clauses du contrat initial). Lexpert en charge étudie le rapport final et les résultats de lévaluation de lassistance pour faire une première analyse de la qualité de lassistance/ lintervention. Les commentaires de lanalyse sont inclus dans le dossier dintervention et les documents sy rapportant sont joints. Ce nest quaprès la réalisation de cette analyse que lexpert en charge approuve la facture finale et met lordre de paiement en circulation (voir processus administratif de paiement – chapitre 7). Formulaires à utiliser Evaluation de lassistance du CDE par le bénéficiaire Systèmes d'appui PIMS : joindre les résultats de lévaluation de lassistance et lévaluation finale à la fiche intervention FAST : clôture de lintervention (après paiement final) EAP13_Evaluation de lassistance du CDE par le bénéficiaire_v2.0_edit doc


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