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1 11 MISE EN OEUVRE ET GESTION FINANCIERE DU PROJET Un programme de formation destiné au personnel chargé de la mise en œuvre du projet.

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1 1 11 MISE EN OEUVRE ET GESTION FINANCIERE DU PROJET Un programme de formation destiné au personnel chargé de la mise en œuvre du projet

2 2 22 Aperçu de latelier A.Présentation de la mise en œuvre du projet B.Négociation de laccord de prêt C.Démarrage du projet Lettre à lemprunteur Dépôt initial Atelier de démarrage PTBA pour la première année Plan de passation des marchés D.Mise en œuvre du projet i.PTBA ii.Passation des marchés iii.Administration du prêt iv.Aspects fiduciaires v.Mission de supervision vi.Revue à mi-parcours; prorogation de la date dachèvement E. Clôture du projet et du prêt Certaines informations utilisées durant cet atelier sinspirent dorganisations sœurs du système des Nations Unies. Negociation et accord de prêt Demarra ge Mise en oeuvre Revue a mi parcours et prorogati on Cloture du Projet

3 3 33 Ce programme se fonde sur deux principes directeurs: Aperçu de latelier Principes directeurs 1.Maximisation de lIMPACT du projet au profit des populations rurales pauvres; et 2. Renforcement de la compréhension par le personnel du projet de leurs rôles et responsabilités dans la mise en œuvre du projet.

4 4 44 Démystifier la mise en œuvre de projet!!! Par la mise à disposition dune plateforme solide permettant de sengager dans sa mise en œuvre, en … Aperçu de latelier Objectifs Partageant les divers documents, perspectives, expériences et idées; Donnant loccasion de se recycler et de développer de nouvelles compétences; Pensant à la diversité des participants – à la fois le personnel expérimenté et celui nouvellement recruté. Certaines sections peuvent sembler trop détaillées, trop lentes ou trop brèves cela est fait exprès afin dassurer une bonne couverture du sujet dans le temps imparti. Quelques sections, du point de vue du FIDA/CPM, donnent une perspective plus globale de la mise en œuvre du projet.

5 5 55 Les résultats attendus de cet atelier sont notamment: Aperçu de latelier Résultats attendus Disposer dune base de travail commune sur laquelle les personnels de projets continueront à sinspirer; Disposer de ressources et de documents approfondis pour appuyer les participants à jouer leurs rôles; Disposer de directives claires afin de savoir comment et où trouver une assistance/soutien complémentaire; Un critère de réussite de cet atelier est de voir combien de personnes cherchent à avoir une assistance complémentaire, des documents de référence ou des conseils.

6 6 66 Aperçu de latelier Point clé Check-listétapes importantes, processus et/ou liste Référence Symboles Abréviations Projet= Projet/Programme CPM= Dans de nombreux cas, le CPM et son personnel dappui SPN= Supervision DRF= Demande de retrait de fonds PTBA= Plan de travail et budget annuels PMSU= Unité dappui à la gestion du portefeuille PA= Division Afrique de lOuest et du Centre/FIDA

7 7 77 Aperçu de latelier Quels sont les cinq étapes clés pour se préparer à la mise en œuvre et à la gestion financière du projet ? 1.COSOP et formulation de projet (Pré-Evaluation) 2.Négociation de laccord de prêt 3.Préparation de la lettre à lemprunteur 4.Démarrage 5.Préparation du PTBA

8 8 88 Eviter de se surcharger –se préparer à lavance pour la mise en œuvre du projet! INSERT DONKEY SLIDE Aperçu de latelier

9 9 99 A. PRESENTATION DE LA MISE EN OEUVRE DU PROJET

10 10 AGENDA A.Présentation de la mise en œuvre du projet B.Négociation de laccord de prêt C.Démarrage du projet D.Mise en œuvre du projet E.Clôture du projet et du prêt Negociation et accord de prêt Demarra ge Mise en oeuvre Revue a mi parcours et prorogati on Cloture du Projet

11 11 Présentation de la mise en œuvre du projet Objectifs dapprentissage Où classer la mise en œuvre et la supervision du projet (SPN) dans le cadre stratégique global du FIDA? Politiques, procédures et directives majeures; Qui joue quel rôle dans le cadre de la mise en œuvre et de la supervision (SPN)?

12 12 « En cas de doutes… se rappeler le visage de lhomme le plus pauvre et le plus faible que vous ayez vu et posez-vous la question de savoir si ce que vous envisagez de faire lui sera utile? Quy gagnerait-il? Cela lui permettrait-il de reprendre sa vie et son destin en main?...Ainsi, vous verrez vos doutes disparaitre.» Mahatma Gandhi Présentation de la mise en œuvre du projet

13 13 Le plan daction du FIDA est conforme aux changements dans larchitecture du développement international, de la Déclaration de Paris à lagenda One UN... Harmonisation et alignement; Aller vers des PROGRAMMES PAYS, en utilisant des SYSTEMES NATIONAUX; Appui systématique aux stratégies nationales; Appels à des actions plus coordonnées et prévisibles auprès des partenaires au développement; Davantage defficacité et dimpact de développement. Présentation de la mise en œuvre du projet Plan daction du FIDA

14 14 Quest-ce que lefficacité et limpact de développement?* Permettre aux femmes et aux hommes dans le monde rural davoir un meilleur accès durable: a)Aux ressources naturelles (terre et eau); b)Aux technologies agricoles avancées; c)A un éventail de services financiers; d)Aux marchés dintrants et dextrants dans la transparence et la compétitivité; e)Aux opportunités extra agricoles en milieu rural; f)Aux processus de politiques locales et nationales pour les populations pauvres, et auxquelles ces dernières peuvent participer. *Cadre stratégique du FIDA, paragraphe 6 Présentation de la mise en œuvre du projet

15 15 Quels sont les résultats attendus pour ce qui concerne lefficacité et limpact du développement? * a)Résultats directs: une augmentation des revenus et une meilleure sécurité alimentaire pour les populations pauvres des zones rurales. b)Résultats indirects: le renforcement des capacités du pays– i.Un cadre politique sensible à la pauvreté; ii.Des institutions gouvernementales efficaces, comptables et sensibles à la pauvreté; iii.Des organisations et des institutions actives dans la lutte contre la pauvreté renforcées; iv.Limplication renforcée du secteur privé dans léconomie rurale; v.Des capacités de mise en œuvre aux niveaux national et local renforcées. *Cadre stratégique du FIDA, paragraphe 7 Présentation de la mise en œuvre du projet

16 16 Amélioration des résultats dans le cadre de la supervision du FIDA Renforcement du dialogue avec les principaux acteurs au niveau pays; Prise en compte des préoccupations prioritaires du FIDA; Création dun lien dapprentissage entre la mise en œuvre et la formulation dun projet. Les évaluations de lefficacité et de limpact du FIDA menées sur le terrain indiquent que: La supervision menées par les institutions coopérants est « démodée et inadaptée »; Une moindre possibilité pour le FIDA de réagir rapidement; Labsence dune gestion systématique de lapprentissage et des savoirs. Présentation de la mise en œuvre du projet Justification Le FIDA a plusieurs raisons daccélérer le passage à la supervision directe...

17 17 La supervision constitue un instrument majeur pour réaliser limpact, la durabilité et lefficacité/efficience des projets financés par le FIDA. La nouvelle politique du FIDA en matière de supervision (approuvée par son conseil dadministration en décembre, 2006) est fondée sur les éléments ci-après: Principales modalités de supervision 1.Supervision directe du FIDA, comprenant les différentes combinaisons: Personnels des sièges; Personnels des bureaux pays et déminents partenaires et institutions aux niveaux international, régional, national et local; 2. Supervision par les CI minimisée, mais avec des rôles bien définis et actifs joués par le FIDA. Dans tous les cas: Renforcement substantiel des fonctions dappui à la supervision; Le FIDA responsable de la supervision quelque soit la modalité. Présentation de la mise en œuvre du projet Nouvelle politique dappui à la supervision et à la mise en œuvre Le FIDA va rapidement passer à la supervision directe... Renforcer lefficacité et lIMPACT de développement du FIDA.

18 18 Supervision – Administration des prêts dans le but dêtre décaissé et supervision de la mise en œuvre du projet; garantir la conformité avec les clauses de prêts, la passation des marchés, la promotion de léconomie et de la bonne gouvernance. Appui à la mise en œuvre – il se concentre sur limpact de développement sur la base de lévaluation des progrès réalisés dans le cadre dun PTBA et de systèmes de S&E efficaces, dune identification conjointe des contraintes, dun accord sur les actions appropriées permettant de réaliser les objectifs de développement du projet, tout en respectant les clauses de garantie. Institution coopérante ou totalité de la supervision effectuée par le FIDA= quelque soit la modalité – La supervision est de la responsabilité fiduciaire du FIDA. Présentation de la mise en oeuvre du projet Définitions de la supervision

19 19 Présentation de la mise en oeuvre du projet Cycle du projet

20 20 Présentation de la mise en œuvre du projet Supervision de lengagement au niveau pays COSOP basé sur les résultats – instrument majeur permettant de réaliser les objectifs du plan daction et de gérer les résultats en termes de développement au niveau du pays. Le COSOP doit décrire: – Les modalités de supervision à utiliser et la justification de leur caractère approprié. – De quelle manière la supervision améliorera limpact, la gestion des connaissance et des savoirs, lapprentissage et les partenariats. – La manière dont les projets fonctionnent dans un contexte spécifique pays. Equipe de gestion du programme pays mise en place par les acteurs membres du CPM-COSOP venant du FIDA (Service Juridique et Services Financiers) et au niveau du pays (Ministères des finances et de lagriculture, société civile, spécialistes du développement agricole et rural).

21 21 Présentation de la mise en œuvre du projet Responsabilités durant la mise en œuvre du projet Gouvernement (Agence dexécution) – Assure lefficacité et limpact de développement; – Responsabilité générale quant à lexécution du projet et à sa mise en œuvre conformément à laccord de prêt, la lettre à lemprunteur et les amendements; – Assure lalignement sur les stratégies nationales; – Coordonne avec dautres efforts de développement; – Assure une supervision fiduciaire, une bonne utilisation des toutes les ressources financières du projet; – Approuve et supervise le PTBA; – Participe aux missions de supervision; – Les procédures de passations des marchés nationales sont conformes aux directives du FIDA.

22 22 Présentation de la mise en oeuvre du projet Responsabilités durant la mise en œuvre du projet Le projet – Assure lefficacité et limpact de développement; – Met en œuvre le projet conformément à laccord de prêt, à la lettre à lemprunteur, aux amendements; – Elabore le PTBA, sollicite lapprobation du gouvernement et du FIDA et opère dans le cadre des paramètres convenus; – Définit les méthodes de passation des marchés utilisant les systèmes nationaux, dans le respect des directives du FIDA; – Elabore les systèmes financiers, de S&E et autres appropriés permettant de garantir un impact réel et de disposer dune information opérationnelle, financière et administrative; – Est responsable de la bonne utilisation des ressources financières du projet; – Organise les missions de supervision avec le FIDA, prépare à lavance les rapports, fournit toute information pertinente, participe à la rédaction des rapports de mission.

23 23 Présentation de la mise en œuvre dun projet Responsabilités durant la mise en œuvre du projet Le FIDA – Assure lefficacité et limpact de développement – Assure lharmonisation et lalignement des actions du FIDA au niveau du pays comme prévu par la Déclaration de Paris relative à lefficacité de laide; – Responsabilité fiduciaire et « règles générales dengagement » pour une bonne utilisation du prêt du FIDA – quelque soient les types de modalités de supervision – selon les documents juridiques du FIDA et le PTBA; – Flexibilité pour obtenir un impact de développement. – Appuie la mise en œuvre.

24 24 Présentation de la mise en œuvre du projet Qui joue quel rôle au niveau du FIDA dans le cadre de la mise en œuvre? (1) CPM, Chargée dappuis pays et bureaux régionaux Assure lefficacité et limpact de développement; Rassemble linformation et fournit une analyse technique; encourage linnovation, la gestion des savoirs et entre dans la chaine dapprentissage. Ecoute lemprunteur, les acteurs et résout les problèmes ou transmet les messages à la direction. Il existe parfois de bonnes raisons de NE PAS faire ce que veut le FIDA. Assure que les solutions servent une variété dintérêts. Appui à la mise en œuvre. Supervision fiduciaire, avis de non-objection quant à lutilisation du prêt; certifie la demande de retrait des fonds.

25 25 Présentation de la mise en oeuvre du projet Qui joue quel rôle au niveau du FIDA dans le cadre de la mise en œuvre? (2) Management (Directeur régional) Assure lefficacité et limpact de développement; Approuve le plan et le budget SPN; Prend en compte les facteurs macroéconomiques, sociaux et politiques, ainsi que les aspects techniques et économiques, - pour le pays et dans la région; Prend des décisions en se basant sur linformation fournie par le personnel et les autres; Lettre post-mission adressée au gouvernement; Qualité de la supervision – La direction et le conseiller en portefeuille commentent la qualité de la supervision – Processus annuel de revue du portefeuille: au niveau du département et de lensemble du FIDA. – Lunité dappui à la gestion du portefeuille de PA (PMSU) entre autres, revoit la qualité de la supervision, approuve les demandes de retrait des fonds et prépare les ordres de paiement.

26 26 EN RESUME…. Lefficacité et lIMPACT de développement du projet doivent toujours avoir comme priorité lamélioration des conditions des populations rurales pauvres; Flexibilité! Apprendre les règles et la réglementation et savoir comment et quand il faut être flexible; Tirer des leçons des expériences passées; Concentrer les efforts sur lamélioration de la performance et la démonstration de limpact de développement – adopter une approche de résolution des problèmes; Assurer que le projet est guidé par la demande des bénéficiaires, un moyen de renforcer lengagement des acteurs et promouvoir une approche participative dans la mise en œuvre; Définir des objectifs clairs, des directives et des attentes – reflétés dans le PTBA; Maintenir la supervision fiduciaire. Présentation de la mise en œuvre du projet Comment obtenir les meilleurs résultats dans le cadre de la mise en œuvre du projet

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28 28 AGENDA A.Présentation de la mise en œuvre du projet B.Négociation de laccord de prêt C.Démarrage du projet D.Mise en œuvre du projet E.Clôture du projet et du prêt Formulation Négociation Projet daccord de prêt Approba tion Rapport du Présiden t Conseil dadmini stration Signature Ceremonie de signature Copie conforme

29 29 Négociation de laccord de prêt Objectifs Sassurer que laccord de prêt facilite au lieu de constituer un obstacle pour la mise en œuvre La négociation et la rédaction de laccord de prêt doivent être menées dans un cadre de collaboration au sein du FIDA et avec lemprunteur (pré-négociation) Aperçu des sections clé ayant un impact sur la mise en œuvre

30 30 Négociation de laccord de prêt Introduction 1.La négociation de laccord de prêt est une étape majeure dans le cycle et la mise en œuvre du projet puisque ce processus a des implications sur toutes les aspects du projet... La manière dont le projet est géré (financement, planification, rapports, etc.) Limportance des dispositions de laccord de prêt en relation avec la mise en œuvre et la supervision

31 31 Négociation de laccord de prêt Accord de prêt Le COSOP est achevé, et concernant spécifiquement le projet – phases de conception, formulation et pré-évaluation. Les questions techniques et financières du rapport de pré-évaluation du projet sont synthétisées dans un projet daccord de prêt. Les négociations du prêt sont menées entre les représentants du FIDA et lemprunteur pour saccorder sur lobjet du projet, sa mise en œuvre, les termes et les conditions du prêt. Le projet est prêt pour la négociation quand... Formulation Negociation Projet daccord de pret Projet et FIDA s éntendent sur les termes Approbat ion Rapport du President Conseil dAdmini stration Signatur e Ceremon ie de signature Copie conforme

32 32 Négociation de laccord de prêt Accord de prêt Laccord de prêt pour le projet/programme signifie que le FIDA a accepté doctroyer un prêt à lemprunteur. Les conditions générales du FIDA en font intégralement partie. Types daccord: –Seulement le Prêt (en droits de tirage spéciaux- DTS)– accord de prêt; –Prêt avec une composante don en DTS – accord de financement; –Seulement le don (ex. dons FSB) – accord de don Le prêt est approuvé et signé... Formulation Negociati on Projet daccord de pret Approbat ion Rapport du President Conseil dAdmini stration Signatur e Ceremon ie de signature Copie conforme

33 33 Négociation de laccord de prêt Accord de prêt Articles de laccord de prêt I. Conditions générales et définitions II. Le prêt III. Le programme IV. Rapports deactivates et informations V. Rapports financiers et informations VI. Moyens de recours du FIDA VII. Entrée en vigueur VIII. Dispositions diverses Annexes de laccord de prêt 1. Description du programme 2. Affectation et retrait des fonds du prêt 3. Exécution du programme 4. Passation des marchés En avril 2009 le Conseil dAdministration du FIDA a approuvé les nouvelles Conditions Générales et le nouveau modèle de laccord de prêt

34 34 Négociation de laccord de prêt Dispositions de laccord de prêt Section 1.02 – Définitions: dates importantes, etc. – Conditions déligibilité pour chaque date. Section 2.01: Montant du prêt – Le montant en DTS est fixe; il ne peut être augmenté. Section 2.03: Compte spécial – La banque où doit être ouvert le compte. – Montant autorisé en tranches; conditions applicables. Section 2.05: Utilisation des fonds du prêt – Seulement pour des dépenses éligibles; pas pour payer des taxes. Section 5.01: Etats financiers – Laudit des comptes ne peut être effectué sans les états financiers. Section 5.02: Rapports daudit – Conditions spécifiques concernant le choix du moment auquel les auditeurs sont désignés; qui se charge de la désignation des auditeurs indépendants; délais de soumission, etc. Laccord de prêt contient dimportantes dispositions quil faut noter...

35 35 Négociation de laccord de prêt Dispositions de laccord de prêt Annexe 2 Numéro et description de la catégorie/sous-catégorie. Montant du prêt et affection par catégorie en DTS. % des dépenses éligibles à financer. Montant de retrait minimum pour paiement direct. Etat certifié des dépenses. Conditions préalables aux décaissements. Pour le premier décaissement du prêt, la catégorie, la composante ou lannée fiscale. Financement rétroactif. Exceptionnellement et sur approbation du Conseil dadministration, les dépenses du projet peuvent être engagées avant la signature du prêt. Recommandation: indiquer le montant maximum, la période, la catégorie ou la composante correspondante. Frais de démarrage. Les dépenses relatives aux frais de démarrage du projet ou pour remplir les conditions dentrée en vigueur peuvent être engagées avant la date dentrée en vigueur mais après la signature du prêt. (Section 4.10(ii) des Conditions générales).

36 36 Négociation de laccord de prêt Dispositions de laccord de prêt Passation des marchés : Section 3.06: Tous les marchés financés par les fonds du prêt doivent être effectués conformément à lAnnexe 4. Annexe 4: Directives du FIDA en passation des marchés Procédures/méthodes de passation des marchés Revue préalable de la passation des marchés – seuils financiers – « avis de non-objection ».

37 37 Négociation de laccord de prêt Dispositions de laccord de prêt Mise en œuvre du projet – Section 1.01: Définitions – zone du projet, agent principal du projet, année du projet, etc. – Article III: Le projet – PTBA, responsabilités de lagent principal du projet et comptes du projet – Annexe 1: Description du projet – Annexe 3: Mise en œuvre du projet Note: Le rapport de pré-évaluation sert de référence pour les questions techniques, le plan financier, etc. Mise en œuvre, rapports et informations – Section 4.02: Rapports dactivités – Section 4.03: Revue à mi-parcours – Section 4.04: Rapport dachèvement – Section 4.05: Evaluations

38 38 Rapports financiers et informations – Section 5.01: Etats financiers – Section 5.02: Rapports daudits – Section 1.02: Définitions: année fiscale – Section 6.01: Suspension du prêt si le rapport daudit nest pas finalisé 12 mois après la fin de lannée fiscale. – Section 6.02: Annulation par le FIDA. Négociation de laccord de prêt Dispositions de laccord de prêt Entrée en vigueur du prêt – Section 7.01: Conditions préalables à lentrée en vigueur – Section 7.02: Avis juridique – Section 7.03: Délai pour lentrée en vigueur – normalement 90 jours après la signature du prêt. Note: La date dentrée en vigueur sert de base pour déterminer la date dachèvement et la date de clôture du prêt.

39 39 C.DEMARRAGE DU PROJET C. DEMARRAGE DU PROJET

40 40 AGENDA A.Présentation de la mise en œuvre du projet B.Négociation de laccord de prêt C.Démarrage du projet Lettre à lemprunteur Dépôt initial Atelier de démarrage PTBA de la première année Plan de passation des marchés D.Mise en œuvre du projet E. Clôture du projet et du prêt Negociation et accord de prêt Demarra ge Mise en oeuvre Revue a mi parcours et prorogati on Cloture du Projet

41 41 Démarrage du projet Objectifs Que se passe t-il suite à lapprobation du prêt par le Conseil dadministration et avant le démarrage effectif du projet? Quels sont les conditions préalables à lentrée en vigueur? Quest-ce que cest la lettre à lemprunteur? Quest-ce que doit contenir le PTBA? Quest-ce que cest latelier de démarrage du projet?

42 42 Démarrage du projet Le démarrage Troisième et quatrième étapes d organisation de la supervision (Lettre à lemprunteur et démarrage). A ce niveau, il sagit de: 1.Traduire la pré-évaluation, la négociation et les documents juridiques en ACTION. 2.Cette phase définit le logiciel, la manière dont le projet sera géré; 3.Définir clairement les responsabilités dans le cadre de la mise en œuvre du projet: - avant la mission - pendant la mission - après la mission

43 43 Démarrage du projet Appui au démarrage: avant lentrée en vigueur Pour faciliter un démarrage rapide du projet, plusieurs actions peuvent être mises en œuvre avant lentrée en vigueur du prêt : Utiliser les fonds de contrepartie, ou un dons du FIDA, au cas échéant, pour financer les activités de démarrage; Initier des actions avec le représentant autorisé de lemprunteur, afin que les fonds de contrepartie soient inclus dans le budget national; Sélection et engagement limité de personnel clé pour le démarrage; Initier le processus de passation des marchés avec PRECAUTION; Ouverture des comptes spécial et de projet, tel que requis. Remplir les conditions dentrée en vigueur fixées par laccord de prêt/don.

44 44 Rôle du coordonnateur du projet – Appuyer le gouvernement à remplir les conditions dentrée en vigueur. Cela devrait commencer avant ou immédiatement après les négociations pour éviter les retards. Remplir les conditions dentrée en vigueur dans la période de 90 jours après la signature de laccord de prêt. Si nécessaire, extension de la date limite approuvée par le FIDA. Annulation de laccord de prêt par le FIDA si les conditions ne sont pas remplies 2 ans après la signature. Une notification officielle est envoyée à lemprunteur par le FIDA quand les conditions sont remplies à la satisfaction du FIDA, ainsi le prêt est déclaré en vigueur. Démarrage du projet Appui au démarrage: entrée en vigueur (1)

45 45 Démarrage du projet Lettre à lemprunteur Est une référence opérationnelle concernant le retrait de fonds pour les achats de biens, travaux et services de consultants, les dispositions concernant les rapports financiers et daudits. Est expliquée à lagent principal du projet et lUCP durant latelier de démarrage; Contient les formulaires requis à utiliser par lUCP pour retirer les fonds du prêt. La lettre à lemprunteur...

46 46 Démarrage du projet La lettre à lemprunteur Dépenses éligibles Autorisation à signer les demandes de retrait de fonds (DRF) Procédures de décaissement Compte spécial Etats certifiés des dépenses Conditions de décaissement Affection des fonds du prêt...clarifie également les thèmes suivants: Demandes de retrait Achèvement du projet et date de clôture du prêt Passation des marchés Revue des documents par le FIDA Revues du projet, évaluations et rapports périodiques Rapports financiers et audits

47 47 Démarrage du projet Lettre à lemprunteur 1.Lettre type pour indiquer les signataires autorisés à signer les demandes de retrait de fonds; 2.Fonctionnement du compte spécial 3.Procédure de paiement direct 4.Procédure dengagement spécial 5.Procédure de remboursement 6.Disposition et éligibilité sous ECD 7.Annexe 2 et directives pour le retrait des fonds 8.Fiche de contrôle du projet– Format et instructions pour remplir les formulaires 9.Liste des Etats membres du FIDA 10.Ordinogramme pour les procédures de décaissement 11.Registre des contrats 12.Fiche de suivi des états financiers et rapports daudit La lettre à lemprunteur contient plusieurs pièces jointes:

48 48 Démarrage du projet Compte spécial – Dépôt initial (1) Dans la plupart des cas, il sagit de la première demande de retrait de fonds. Lavance ou le montant autorisé est limité à un montant suffisant permettant de couvrir les dépenses pour une période de 4 à 6 mois. Le montant autorisé est prévu dans lArticle 2 de laccord de prêt. Le montant autorisé pourrait être payé en une, deux ou plusieurs tranches (voir dispositions dans laccord de prêt). Le paiement de la seconde tranche du montant autorisé pourrait entre assujetti au respect de la (des) condition(s) posée(s). Le dépôt initial est assujetti à des conditions...

49 49 Démarrage du projet Compte spécial – dépôt initial (2) Laugmentation du montant autorisé est assujetti à lamendement de laccord de prêt. Les dépenses financées par le compte spécial sont remboursées dans le compte après soumission de la DRF. Pendant la durée habituelle du projet, 70 à 80% des DRF sont demandes de réapprovisionnement du compte spécial.

50 50 Tenir normalement 2 sessions: a) Une session générale regroupant tous les participants; b) Une session technique avec le personnel du projet et les acteurs opérationnels majeurs. Obtenir une même compréhension des objectifs et buts du projet et des rôles et responsabilités de chaque acteur. Etablir des relations de travail entre le FIDA, le personnel du projet et les autres acteurs et partenaires. Démarrage du projet Atelier de démarrage : Objectifs (1)

51 51 Sassurer que lemprunteur comprend le plan de financement dans le PTBA et dans le plan de passation des marchés et le lien entre passation des marchés et décaissements. Confirmer auprès du gouvernement les procédures de budgétisation et de financement de sa contribution aux frais du projet (fonds de contrepartie) et auprès de tout autre partenaire financier. Instituer une gestion financière appropriée (en utilisant les systèmes nationaux en conformité avec les directives du FIDA), les systèmes de S&E, les exigences détablissement de rapports convenus et utiles au FIDA et au gouvernement. Démarrage du projet Atelier de démarrage : Objectifs (2)

52 52 Lemprunteur organise latelier de démarrage avec les acteurs principaux de même que les membres de lEquipe de Gestion du Programme Pays (CPMT) - gouvernement, bénéficiaires, personnel du projet, ONG, autres partenaires financiers. Le Chargé de Portefeuille (CPM) soutient activement le processus. Discute de tous les aspects du projets, ex: composantes du projet, cadre logique, formats des rapports, PTBA, plan de passation des marchés, S&E, audit, coordination des composantes du projet. Explique les procédures et les directives relatives aux décaissements du prêt du FIDA et de les raisons qui souvent causent du retard. Accord sur la mise en œuvre de la supervision, ex: les responsabilités de lUCP, y compris ce qui doit être préparé à lavance avant la mission de supervision. Comment collaborer dans lintérêt commun de léquipe afin dobtenir des résultats satisfaisants. Démarrage du projet Atelier de démarrage

53 53 Démarrage du projet: planification et budgétisation Le but du PTBA Le PTBA fait partie des clauses du prêt. Il constitue un outil essentiel de gestion. Il comprend le chronogramme, le plan dactivités et le détail des budgets pour lannée à venir. Il sagit du 5e moment clé lors de la préparation avant la mise en œuvre. Pourquoi est-il nécessaire? Il sert dinstrument mettant laccent et intégrant les priorités de gestion de la mise en œuvre, prévoit les méthodes de passation des marchés et facilite la mobilisation du personnel et des ressources, au besoin. Il est nécessaire pour que les bailleurs libèrent les fonds. Il sert doutil de gestion du projet, de contrôle des coûts pour le gouvernement et le FIDA, de revue et dévaluation des performances et de réalisation des objectifs à la fin de chaque année.

54 54 Démarrage du projet: planification et budgétisation PTBA Les procédures Soumission à temps du projet de PTBA au FIDA (tel que prévu dans laccord de prêt) FIDA (CPM) – l« avis de non objection » concernant le projet de PTBA est envoyé habituellement dans la période de 30 jours tel que prévu dans laccord de prêt Finalisation du PTBA par lUCP (dans la période prévue dans laccord de prêt avant le début de lannée de mise en œuvre)

55 55 Démarrage du projet: planification et budgétisation PTBA – format général Synthèse des progrès et de la performance réalisés depuis lentrée en vigueur. Description du Plan de travail de lannée en cours avec: les objectifs (pourquoi?); les activités (comment?); les réalisations attendues & les produits (quoi?); les intrants nécessaires; les mesures relatives à la mise en œuvre (quand?); les responsabilités institutionnelles (qui?); les indicateurs majeurs de S&E; etc. Activités de S&E (analyse comparative, fonctionnement du système de S&E); données orientées vers limpact relatives aux villages et foyers participant, les résultats attendus, etc. Données quantitatives des intrants prévus sous forme de tableau, y compris les détails physiques et les cibles financières, les sources des fonds et les tableaux budgétaires synthétiques. Plans dactivités mensuels et chronogrammes (plan de mise en œuvre)

56 56 Démarrage du projet: planification et budgétisation Le PTBA Le PTBA consolidé doit contenir plusieurs éléments clé… 1. Lintroduction 2. Le plan dactivités et dutilisation des ressources 3. Le plan de passation des marchés 4. Le plan de formation & dassistance technique 5. Le budget & le plan de financement

57 57 Démarrage du projet: planification et budgétisation Revue du PTBA Aspects procéduraux – est-il soumis par le(s) autorité(s) officielle(s) selon un chronogramme et une méthodologie définis dans laccord de prêt?

58 58 Démarrage du projet: planification et budgétisation Revue du PTBA – Fiche de contrôle Le PTBA est-il complet? Contient-il un plan synthétique des progrès et des activités à réaliser et des ressources, des budgets, du plan de passation des marchés, du plan de formation & dassistance technique? Le plan de travail est-il lié au cadre logique (activités, résultats)? Lorientation stratégique se reflète-t-elle dans le plan de travail (et les sous-plans des différentes composantes)? Les activités et les résultats sont-ils bien quantifiés et existe-t-il une cohérence entre eux? Les plans de mise en œuvre semblent-ils réalistes, les cibles/jalons appropriés? Est-il prouvé que le système de S&E est adéquat, en place et fonctionnel? Existe-t-il des mesures et des activités appropriées pour un suivi sur limpact? Le budget est-il en général cohérent par rapport aux activités et résultats prévus?

59 59 Démarrage du projet: planification et budgétisation PTBA de la première année Planifier les actions pour lannée à venir. Responsabilités. Déterminer ce quil faut acheter/contracter, et comment lacheter. Est loutil majeur pour mesurer les progrès réalisés pour que le développement et limpact soient efficaces.

60 60 1. UCP: Véhicules et équipements de bureau Véhicules 4X4 Ordinateurs, imprimantes, logiciels Fax, photocopieuse; téléphones Fournitures de bureau, climatiseurs Papiers etc. Démarrage du projet: planification et budgétisation PTBA – Activités habituelles lors de la 1ère année 3.Autres contrats Logiciels de comptabilité Formation en anglais Formation en informatique 4.Frais récurrents Salaires et indemnités du personnel de lUCP Fonctionnement et entretien des véhicules Fonctionnement et entretien du bureau Fournitures de bureau 2.Assistance technique Spécialiste en passation de marchés Spécialiste en S&E Autre assistance technique, le cas échéant

61 61 Démarrage du projet: planification et budgétisation Passation des marchés lors du démarrage Caractéristiques souhaitées du plan de passation des marchés 1.Structure idéale 2.Cohérence avec les objectifs et le PTBA 3.Estimations financières conformes au budget annuel et laffectation générale des fonds 4.Méthodes de passation des marchés conformes au cadre réglementaire 5.Chronogramme réaliste du plan de passation des marchés

62 62 Structure idéale Ce plan sétale sur 18 mois et montre pour chaque action dachat: la catégorie de prêt, le taux de financement, la méthode dachat, les couts estimés, les quantités, lexigence de revue préalable du FIDA et le chronogramme prévu pour la totalité du processus. Les marchés prévus sont présentés par composante et correctement identifiés et référencés. Les différents marchés sont groupés selon les catégories (biens/travaux/services) pour chaque composante. Dans chaque catégorie, les différents marchés sont groupés en lots ou paquets codés pour accroitre la concurrence, lefficacité et avoir de meilleurs prix. Démarrage du projet: passation des marchés Revue du plan de passation des marchés (1) (voir fiche de contrôle)

63 63 Cohérence avec les objectifs et le plan de travail annuel du projet Les marchés prévus sont en ligne avec les objectifs du projet. La nature et la quantité de biens/travaux/services sont conformes au rapport de pré-évaluation (tableaux des couts détaillés). La nature et la quantité de biens/travaux/services sont conformes aux activités figurant dans le PTBA Prévisions financières en conformité avec le budget annuel et laffectation générale des fonds Les prévisions de coûts pour chaque marché sont raisonnables. Les prévisions de coûts sont clairement reflétées dans le budget annuel. Les prévisions de coûts rentrent dans le cadre de laffectation générale des fonds du projet (par catégorie de dépenses). Démarrage du projet: passation des marchés Revue du plan de passation des marchés (2)

64 64 Méthodes de passation des marchés en adéquation avec le cadre réglementaire Conformité avec laccord de prêt Conformité avec les directives et la réglementation nationale en matière de passation des marchés Chronogramme réaliste des activités de passation des marchés Le chronogramme prévu pour chaque marché (de la préparation des dossiers dappel doffres à la signature du contrat) est réaliste; Les dates de livraison des biens/travaux/services sont conformes aux cibles physiques conformément au PTBA Démarrage du projet: passation des marchés Revue du plan de passation des marchés (3)

65 65 D. MISE EN OEUVRE DU PROJET i.Planification et budgétisation du projet ii.Passation des marchés iii.Administration des prêts iv.Aspects fiduciaires v.Mission de supervision vi.Revue à mi-parcours; prorogation de la date dachèvement

66 66 Agenda A.Présentation de la mise en œuvre dun projet B.Négociation de laccord de prêt C.Démarrage du projet D.Mise en œuvre du projet i.Planification et budgétisation du projet (PTBA) ii.Passation des marchés iii.Administration des prêts iv.Aspects fiduciaires v.Mission de supervision vi.Revue à mi-parcours; prorogation de la date dachèvement E. Clôture du projet et du prêt Negociation et accord de prêt De ma rra ge Mi se en oe uvr e Re vu e a mi par co urs et pro rog ati on Cl otu re du Pr oje t

67 67 Mise en œuvre du projet Introduction Après le démarrage et la mise en place de tous les systèmes du projet pour assurer une mise en œuvre efficiente et un impact de développement, le projet suit son PTBA et commence par… 1.Acheter des biens et des services (passation des marchés)… 2.Utiliser les ressources financières et autres tirées du prêt du FIDA (administration du prêt), du gouvernement et des autres bailleurs (le cas échéant) et des bénéficiaires du projet… 3....et pour lesquelles des systèmes de gestion financière sont mis en place. 4.Tout cela sous la supervision sur le terrain de la PMU, commençant avant les visites de supervision du FIDA sur le terrain.

68 68 Les contraintes et les réussites sont des préoccupations partagées par tous les acteurs (bénéficiaires, gouvernement, autres bailleurs, FIDA) >> Etablir des relations avec les acteurs et travailler en équipe. Cette approche de collaboration permettra dassurer la qualité de la mise en œuvre. Premier rôle du projet – atteindre les objectifs et lIMPACT du projet en assurant les responsabilités fiduciaires. Premier rôle du FIDA – assister et faciliter la mise en œuvre en assurant les responsabilités fiduciaires. Dans le cadre du COSOP basé sur les résultats, maximiser les synergies, les partenariats, la gestion des savoirs et linnovation. Mise en œuvre du projet Principes généraux (1)

69 69 Suivre lévolution des projets par rapport aux cibles, aux objectifs de développement et aux indicateurs; Surveiller la passation des marchés et les décaissements effectués; Revoir lefficacité du système de gestion financière; Revoir la conformité aux clauses du prêt. Mise en œuvre du projet Principes généraux (2)

70 70 Mise en œuvre du projet Principes généraux (3) Evaluer les risques et les contraintes afin de réussir la mise en œuvre, garantir la durabilité et offrir des solutions pratiques; Revoir la pertinence, dans le temps, du projet pour le pays bénéficiaire, le bénéficiaire et les priorités de développement du FIDA; procéder à des modifications, le cas échéant; Evaluer la qualité de la mise en œuvre, garantir ladhésion et lIMPACT! Ne pas perdre de vue lIMPACT sur les populations rurales pauvres.

71 71 D. MISE EN OEUVRE DU PROJET i. Planification et budgétisation du projet du projet

72 72 Agenda A.Présentation de la mise en œuvre dun projet B.Négociation de laccord de prêt C.Démarrage du projet D.Mise en œuvre du projet i.Planification et budgétisation du projet (PTBA) ii.Passation des marchés iii.Administration des prêts iv.Aspects fiduciaires v.Mission de supervision vi.Revue à mi-parcours; prorogation de la date dachèvement E. Clôture du projet et du prêt Negociation et accord de prêt De ma rra ge Mi se en oe uvr e Re vu e a mi par co urs et pro rog ati on Cl otu re du Pr oje t

73 73 Mise en œuvre du projet: Planification et budgétisation Objectifs dapprentissage Quelle est la différence entre les PTBA des années suivantes et celui de la première année? Quels éléments font partie dun PTBA? Quel est le format habituel dun PTBA?

74 74 Mise en œuvre du projet: Planification et budgétisation Budget et plan de travail annuels – Eléments complémentaires A partir de la 2e année du projet, le PTBA consolidé doit contenir les éléments clés complémentaires suivants: Introduction (tel que expliqué pour le démarrage) mais également: Létat davancement physique constaté durant lannée précédente, notamment les données quantitatives; Létat davancement financier durant lannée précédente, notamment les couts sous-estimés et les économies réalisées, lanalyse des flux financiers provenant des bailleurs; La performance dans la passation des marchés; Les contraintes et les problèmes rencontrés durant lannée précédente et les recommandations pour les résoudre; Les leçons tirées et la justification des activités proposées.

75 75 Consolidation des plans de développement du village/communauté, dans le PTBA du projet Plus: Eléments de lUCP et des agences dexécution (investissement + récurrent) Coûts des contrats des prestataires de services Autres éléments spécifiques du projet Mise en œuvre du projet: Planification et budgétisation Plan de travail et budget annuels Eléments habituels à partir de la 2e année

76 76 1. Il faut des critères et des règles claires dans lélaboration et le traitement dun PTBA. 2. Votre expérience a également été mise à profit durant la revue du PTBA; à ce stade certains des facteurs communs affectant la qualité ont été collectivement identifiés. Mise en œuvre du projet: Planification et budgétisation En guise de conclusion Limportance dun PTBA efficace ne peut pas être sous-estimée – il ne sagit pas seulement de procédures ou de rapidité dexécution!

77 77 D. MISE EN OEUVRE DU PROJET ii. Passation des marchés

78 78 Agenda A.Présentation de la mise en œuvre dun projet B.Négociation de laccord de prêt C.Démarrage du projet D.Mise en œuvre du projet i.Planification et budgétisation du projet (PTBA) ii.Passation des marchés iii.Administration des prêts iv.Aspects fiduciaires v.Mission de supervision vi.Revue à mi-parcours; prorogation de la date dachèvement E. Clôture du projet et du prêt Negociation et accord de prêt De ma rra ge Mi se en oe uvr e Re vu e a mi par co urs et pro rog ati on Clo tur e du Pr oje t

79 79 Quels rôle et responsabilité du FIDA dans les achats des projets? Quelles taches sont nécessaires lors de la supervision des achats? Comment est menée une supervision des achats? Mise en œuvre du projet: passation des marchés Objectifs dapprentissage

80 80 Des achats inefficients et inefficaces peuvent avoir de sérieuses répercussions: Les résultats et impacts attendus du projet peuvent ne pas être obtenus; Des retards dans la mise en œuvre du projet; Des couts élevés de la mise en œuvre. Les achats constituent une activité sensible: pouvant entrainer la corruption et la fraude. La complexité de certains actes dachat. Utilisation à la fois des règlements et directives du pays et de ceux du FIDA. Mise en œuvre du projet: passation des marchés Introduction Lachat de biens, services et travaux constitue un élément crucial dans la mise en œuvre dun projet...

81 81 Différentes méthodes (de lappel doffres international à lentente directe) sont utilisées pour les différentes catégories dachats en fonction de la nature, du montant et dautres critères- le principe directeur étant léconomie et lefficience. Mise en œuvre du projet: passation des marchés Méthodes de passation des marchés ACIACN Consultation internationale Consultation nationale Entente directe Méthodes de passation des marchés

82 82 Mise en œuvre du projet: passation des marchés Processus dappel doffres

83 83 Mise en œuvre du projet: passation des marchés Méthodes courantes de passation des marchés Appel doffres au niveau international (AOI): pour des besoins à cout élevé. (1) Publication dans des journaux à grand tirage, au niveau des représentants locaux, des ambassades, du Forum de développement de lONU Pré qualification Dépouillement en public Evaluation des soumissions par la méthode de notation par des points (sur les plans technique + financier) Appel doffres au niveau national (AON): pour des achats publics dans le pays de lemprunteur (2) Publication dans les journaux locaux (Remarque: des fournisseurs étrangers peuvent soumettre des offres) Même chose ACIACN Consultation internationale Consultation nationale Entente directe Méthodes de passation des marchés

84 84 Mise en œuvre du projet: passation des marchés Méthodes courantes de passation des marchés Passation des marchés au niveau international (3): Dresser une liste restreinte de fournisseurs fiables dans au moins deux pays membres du FIDA Transmettre lappel doffres aux fournisseurs mentionnés sur la liste restreinte Accepter les originaux des soumissions (pas celles faxées) Evaluation des soumissions en fonction des couts les moins élevés des soumissionnaires conformes Signer le contrat Passation des marchés au niveau local (4): Préparer les spécifications et la demande de prix Dresser une liste restreinte dau moins trois fournisseurs fiables Transmettre la demande de prix (appel doffres) aux fournisseurs mentionnés sur la liste restreinte Même chose ACIACN Consultation internationale Consultation nationale Entente directe Méthodes de passation des marchés

85 85 Entente directe (5): Extension/addition à un contrat existant Normalisation des biens avec ceux du projets déjà existants Remarque: La compétition nest pas requise. Mise en œuvre du projet: passation des marchés Méthodes courantes de passation des marchés ACIACN Consultation internationale Consultation nationale Entente directe Méthodes de passation des marchés

86 86 Différence entre achat de biens et travaux et sélection de services de consultance... BIENS, TRAVAUX ET SERVICES TECHNIQUESSERVICES DE CONSULTANCE En fonction du produitEn fonction des savoirs Compétition ouverteCompétition sélective Dépouillement publicDépouillement non public des offres techniques Dépouillement public des propositions financières Le prix constitue un facteur majeurLa qualité constitue un facteur majeur Spécification détailléeTermes de référence (Programme de travail général) Procédure en une seule phaseProcédure en deux phases Rarement des négociationsHabituellement des négociations Mise en œuvre du projet: passation des marchés Biens et travaux vs. services de consultance

87 87 Les règles et procédures dachat applicables dans un projet particulier proviennent de différentes sources: Les lois et règlements du pays en matière dachat Les directive dachat du FIDA Le rapport dévaluation du projet Laccord de prêt Les règles, méthodes et procédures applicables sont précisées dans la lettre à lemprunteur, ainsi que les conditions de revue des achats du FIDA. Mise en œuvre du projet: passation des marchés Cadre règlementaire Se conformer au cadre règlementaire...

88 88 Le PMU exerce une responsabilité générale sur les achats Planification des aquisitions (en fonction des objectifs du projet et du PTBA); Préparation et publication des documents de lappel doffres et de linvitation à soumissionner; Dépouillement et évaluation des offres; Négociation, octroi et signature du contrat; Suivi de lexécution du contrat (technique et financier/administratif); Livraison des biens/travaux/services. Paiement. Mise en œuvre du projet: passation des marchés Rôle de lemprunteur/PMU en matière de passation des marchés Planification Soumission Ouverture des plis et évaluation Négociation et adjutication Suivi Livraison Paiement

89 89 Responsabilité fiduciaire du FIDA: Utilisation rationnelle des fonds du prêt: le FIDA doit sassurer que les produits du prêt ne sont utilisés quà bon escient: précisément le CPM et le personnel de soutien, présentement avec la supervision de lUnité dappui à la gestion du portefeuille (PMSU); Exigences déconomie et defficience dans la mise en œuvre du projet en général, et des achats en particulier: le FIDA doit sassurer que loctroi de contrat découle dune compétition; Le FIDA doit garantir léquité, lintégrité, la transparence et la bonne gouvernance dans le cadre des achats Le concept « pas dobjection » Mise en œuvre du projet: passation des marchés Importance de la passation des marchés – directives du FIDA

90 90 Le CPM doit sassurer de: La cohérence des actes dachat avec les objectifs du projet, le PTBA, le plan dachat et le moment choisi dans la période de mise en œuvre du projet. La disponibilité des ressources financières: le montant des achats ne doit pas dépasser celui des ressources financières allouées dans laccord de prêt et le budget annuel. La transparence et léquité: les achats doivent être effectués conformément aux règles et procédures applicables. Des meilleurs prix proposés: les achats doivent découler dune compétition. - Le personnel du FIDA doit observer la neutralité et limpartialité. - La flexibilité doit être de rigueur- dans le cadre des lois et règlements. Mise en œuvre du projet: passation des marchés Rôle du FIDA en matière de passation des marchés

91 91 Un manuel de procédures administratives et financières complet (mise en œuvre/manuel des opérations) Un atelier de démarrage bien préparé comprenant une session technique Cette session technique doit comprendre des discussions sur limportance des soumissions de qualité, des causes fréquentes de retard, et des questions de calendrier … Un plan dachat résumant les méthodes dachat, les règles applicables et les exigences de revue à priori telles que prévues dans laccord de prêt. Mise en œuvre du projet: passation des marchés Outils majeurs pour des acquisitions réussies (1) Outils pour un PM de succès Manuel doperations Atélier de démarrage bien preparé PPM Formation de lUCP et des partenaires nationales Évaluation des capacités nationales et du projet Expertise au niveau national et du projet Expertise au niveau du FIDA

92 92 Evaluation des capacités dachat au niveau national/du projet. Formation du PMU concerné et des partenaires au niveau national dans les aspects des achats Expertise en achat au niveau national/du projet (complété par un renforcement des capacités continu). Expertise en achat au niveau du FIDA (spécialiste en achat assistant le CPM dans le cadre de la supervision). Mise en œuvre du projet: passation des marchés Outils majeurs pour des acquisitions réussies (2) Outils pour un PM de succès Manuel doperations Atélier de démarrage bien preparé PPM Formation de lUCP et des partenaires nationales Évaluation des capacités nationales et du projet Expertise au niveau national et du projet Expertise au niveau du FIDA

93 93 Sous la responsabilité du CPM (assisté dun expert en achat) Procédures de revue à priori: Revue de supervision, au siège: Plans dachat. Pré qualification des soumissionnaires. Documents de soumission Rapports dachat à mi-parcours. Procédures de revue à posteriori: - Faisant partie de la revue des demandes de retrait - Supervision sur le terrain (lors des missions de supervision) Faisant partie de la revue des états des dépenses. Revue de lavancement et des processus dachat (technique, financière/administrative) Identification des problèmes et des contraintes. Coaching du personnel pays et/ou du PMU. Formulation de recommandations pour une amélioration. Mise en œuvre du projet: passation des marchés Les différents niveaux dacquisitions

94 94 I. Revue de la pré qualification des soumissionnaires (Pour des travaux importants/complexes ou quand on prévoit des économies de temps/dargent => il faut des compétences avérées en achat). Avant la délivrance des invitations pour la pré qualification, le FIDA procède à la revue: Du projet de publication et dinvitation à la pré qualification; Des projets de documents de pré qualification, notamment le questionnaire de pré qualification, les critères et la méthodologie dévaluation. Après lévaluation par lemprunteur des soumissions, le FIDA procède à la revue: Du projet de rapport dévaluation; De la liste des soumissionnaires pré qualifiés et létat de leurs qualifications; Des raisons pour lesquelles on exclut un quelconque soumissionnaire de la pré qualification. Mise en œuvre du projet: passation des marchés Procédures de revue préalable (1) (voir étape 1. & tableaux récapitulatifs)

95 95 II. Revue des acquisitions de biens et travaux. Avant la délivrance des invitations à soumissionner, le FIDA procède à la revue: De la conformité des achats avec les règles/procédures applicables, le PTBA/plan dachat approuvé et la disponibilité des ressources financières. Des projets de documents dappel doffres, notamment les invitations à soumissionner, les instructions aux soumissionnaires, les spécifications techniques, les critères dévaluation, les conditions contractuelles. De la proposition de composition du comité dévaluation des soumissions (pour des commentaires). Après lévaluation par lemprunteur des soumissions, le FIDA procède à la revue: Des minutes du dépouillement public; Du rapport dévaluation des soumissions, notamment lévaluation et la comparaison des soumissions et la soumission recommandée Les preuves des évaluations individuelles effectuées par chaque membre du comité Du projet de contrat. Mise en œuvre du projet: passation des marchés Procédures de revue préalable (2)

96 96 III. Revue de lacquisition des services de consultance Avant la délivrance de la demande de proposition (RFP), le FIDA procède à la revue: De la conformité des achats avec les règles/procédures applicables, le PTBA/plan dachat approuvé et la disponibilité des ressources financières. Du projet de RFP, notamment les instructions aux consultants, les termes de référence, la méthodologie de sélection et les critères dévaluation, la liste restreinte des consultants, lévaluation des couts, les conditions contractuelles. Après lévaluation par lemprunteur des propositions techniques, le FIDA procède à la revue: Du rapport dévaluation technique, notamment la description du processus, le résumé de la notation des propositions, et la soumission recommandée. De la notation/classement des consultants pour chaque critère dévaluation. De la notation effectuée par chaque membre du comité dévaluation De la copie des propositions, si elle est demandée par le FIDA. Mise en œuvre du projet: passation des marchés Procédures de revue préalable (3)

97 97 III. Revue des achats de services de consultation avec les méthodes suivantes: Sélection en fonction de la qualité et du cout; Sélection en fonction dun budget défini; Sélection en fonction du prix le plus bas. Après lévaluation par lemprunteur des propositions financières, le FIDA procède à la revue: Des minutes du dépouillement public; Du compte rendu des ajustements effectués avec les prix contenus dans les propositions et détermination du prix après évaluation; Du rapport dévaluation final et de la soumission recommandée. (Cette étape de la revue nest pas applicable dans le cadre dune sélection basée sur la qualité, celle basée sur les qualifications des consultants, celle à source unique ou celle dun seul consultant). Dans tous les cas, le FIDA procède à la revue et appose pas dobjection au projet de contrat négocié. Mise en œuvre du projet: passation des marchés Procédures de revue préalable (4)

98 98 Mise en œuvre du projet: passation des marchés Exemple de notations pour évaluer un consultant CRITERES DEVALUATION:POINTS DE NOTATION Expérience spécifique des consultants/cabinets Méthodologie Personnel majeur (adéquation des qualifications générales aux taches à accomplir) Transfert de savoirs Participation des ressortissants du pays TOTAL 100 – Division possible en sous-critères, mais mieux vaut se limiter à lessentiel – Pour la formation – forte notation pour le personnel majeur – Les points de la notation peuvent être ajustés en fonction des circonstances spécifiques.

99 99 Au siège Revue après sélection des actes dacquisitions comme faisant partie du processus dapprobation des demandes de retrait. Les documents soumis par le PMU doivent comprendre les documents de soumission, les rapports dévaluation, les soumissions recommandées, les contrats signés et la fiche de contrats mise à jour. Le FIDA procède à la revue de la conformité des achats avec les règles/procédures applicables, les objectifs du projet, le PTBA/plan dachat approuvé et la disponibilité des ressources financières. Mise en œuvre du projet: passation des marchés Procédures de revue à posteriori (1)

100 100 Mise en œuvre du projet: passation des marchés Procédures de revue à posteriori (2) Lors des missions de supervision du FIDA Revue après sélection, des actes dachat sur la base de la sélection dun échantillon de transactions. Le PMU met à la disposition de léquipe de supervision et de revue tous les dossiers dachat et de paiement, de la fiche de contrat mise à jour et des formulaires individuelles de suivi des contrats. La mission de supervision et de revue se concentre sur la conformité des achats aux règles/procédures applicables, au PTBA/plan dachat et à la disponibilité des ressources financières.

101 101 Mise en œuvre du projet: passation des marchés Procédures de revue à posteriori (3) Léquipe de la mission de supervision du FIDA soccupe également de: Lévaluation des avancements notés sur les plans physique et financier des actes dachat et de la qualité des produits finaux (à travers des visites sur le terrain pour les travaux, la revue des rapports des consultants et des formulaires de suivi des contrats, etc.). Lidentification des problèmes et contraintes liés aux achats; Linformation/coaching de lemprunteur et/ou du personnel du PMU sur les questions liées aux achats; Formulation de recommandations pour une amélioration (ex: formation du personnel, mise en service des missions de supervision, rationalisation du déroulement des opérations …).

102 102 Mise en œuvre du projet: passation des marchés Comment éviter les retards dans le cadre des acquisitions (1) Absence de plan dachat ou plan dachat inadéquat/incomplet intérêt PTBA mal conçu et/ou irréaliste Termes ou documents imprécis et ambigus par rapport à la méthodologie dévaluation des soumissions et des critères de sélection; Absence de confidentialité à différents niveaux du processus dévaluation des soumissions et/ou sélection de la soumission recommandé Non justification du rejet de soumissions ou de la non sélection dune soumission compétitive Interférence politique dans le processus dacquisition Corruption, fraude, conflits d intérêt et infraction aux règles de passation des marché

103 103 Mise en œuvre du projet: passation des marchés Comment éviter les retards dans le cadre des acquisitions (2 ) Faible qualification des membres du comité dévaluation Manque de capacités en achat au niveau de lemprunteur et/ou du projet Compréhension limitée des procédures du FIDA au niveau de lemprunteur et/ou du projet Confusion entre les procédures en vigueur au pays et les directives/procédures du FIDA Procédures et bureaucratie pesantes à propos des documents dachat au niveau de lemprunteur Retards considérables avant la délivrance par le FIDA du pas dobjection Long temps de réponse du FIDA après demande de renseignement du PMU

104 104 Mise en œuvre du projet: passation des marchés Suivi des acquisitions au siège Plusieurs documents sources pour le suivi des acquisitions... Le PTBA et le plan dachat mis à jour Les résultats des revues à priori et des revues à posteriori au siège Les rapports des missions de supervision Les rapports à mi-parcours Sur la base des résultats de la supervision, assurer le suivi des questions et problèmes identifiés.

105 105 Mise en œuvre du projet: passation des marchés Les acquisitions en période de clôture du projet Pour sassurer que tous les biens sont livrés/les travaux réalisés/les services rendus avant la date de clôture du projet: Procéder à une revue et un suivi rapprochés du plan dachat final et des rapports à mi-parcours durant la dernière année du projet Prendre des mesures visant à faciliter la fin de lexécution physique des contrats Annuler les contrats ne pouvant pas être exécutés avant la date de clôture Sassurer que seuls les contrats exécutés avant la date de clôture sont payés Sassurer que les dossiers dachat ont été traités et obtenir du projet les documents manquants Dresser un rapport sur les leçons tirées et formuler des recommandations pour des projets futurs.

106 106 « La corruption affecte les pauvres de manière disproportionné car là où elle sévit, les ressources qui devraient être consacrées au développement sont détournées, les gouvernements ont moins de moyens pour assurer les services de base, linégalité et linjustice gagnent, et les investisseurs et donateurs étrangers se découragent.» Déclaration à lAssemblée générale de lONU sur ladoption de la Convention de lONU contre la corruption (Décembre 2003) - Kofi Annan, Secrétaire général de lONU Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA

107 107 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Aperçu Contexte Politique anti-corruption du FIDA (règles) Indicateurs de fraude/corruption (signaux dalarme) Prévention & contremesures pratiques Processus d enquête Votre contribution

108 108 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Quelle est lampleur du problème? Elle est seulement de 10 %? Cout moyen des projets actuellement en cours dexécution en Afrique de lOuest: 33 millions de dollars US - 10 % 3.3 million Personne ne travaille gratuitement – 10% constitue la marge de profit Effet domino: fraude commise en prenant un pot de vin, un dessous de table Trop de dessous de table Mauvaise qualité – mauvaise construction dun pont/il peut saffaisser

109 109 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Le problème Retards dans la mise en œuvre Choix porté sur des entrepreneurs non qualifiés Inflation des couts Travaux inachevés Décourage linvestissement Constitue un frein au développement Augmente la dette improductive

110 110 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA La corruption, par Transparency International Perception Index

111 111 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA

112 112 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA

113 113 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA La politique anti-corruption du FIDA: Tolérance zéro de la fraude et de la corruption au siège et dans le cadre dactivités et dopérations sur le terrain financées par le FIDA Cela signifie que: Toute allégation majeure reçue fait lobjet dune enquête Des sanctions appropriées seront appliquées si les allégations sont fondés

114 114 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Pourquoi une politique anti-corruption…? Les Etats membres du FIDA ont souscrit à cette politique anti- corruption Accord de prêt, conditions générales: « utiliser le prêt seulement pour les besoins pour lesquels le financement a été accordé » Pour aider les populations rurales démunies largent des bénéficiaires Prêts assortis de conditions de faveur – pas à usage commercial Risque sur la réputation – du projet, du gouvernement et du FIDA

115 115 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Lemprunteur et le projet doivent permettre aux représentants du FIDA de: (a) Visiter et inspecter le projet (b) Examiner les documents; et (c) demander des informations à tous les personnels du projet et à toute autre personne liée au projet. Conditions générales pour le financement du développement agricole, Section 10.03

116 116 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Obligation du personnel du FIDA et des consultants Les membres du personnel et les consultants ont lobligation de consigner dans un rapport tout cas de fraude/corruption potentiel ou présumé sans délais et doivent coopérer sans réserve dans toute enquête. IFAD Presidents Bulletin 2007/02, Annex I IFAD Investigation and Sanction Processes

117 117 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Conflit d intérêt Des intérêts pouvant influer négativement sur la performance des devoirs et responsabilités officielles, des obligations contractuelles ou lobservation des lois et règlements applicables Un problème non déclaré peut constituer une pratique prohibée selon la politique anti-corruption. Pratique de fraude/corruption: Pratiques de corruption Pratiques de fraude Pratiques de collusion Pratiques coercitives Malversation

118 118 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Conflit dintérêt Pourquoi est-ce un problème? Perception de la corruption – elle sape la confiance quon peut avoir du processus Peut entrainer de fausses accusations Se protéger – être transparent – Déclarer toute liaison avec les fournisseurs – Déclarer toute propriété dans les domaines concernés. Comment le savoir? – le test du dollar: Le $ dans votre poche - provient-il dun fournisseur? Serais-je content si le FIDA lapprenait?

119 119 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Signal dalarme de fraude/corruption Prix élevés persistants Mauvaise qualité des travaux/biens Présence non nécessaire de mandataires (« intermédiaires », « partenaires locaux ») Documentation inadéquate ou incomplète Absence ou inadéquation des inspections Signal dalarme de manipulation dappel doffres Connections entre soumissionnaires Propositions émanant des mêmes soumissionnaires, rotation des soumissionnaires gagnants Surfacturation des travaux/biens

120 120 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Contremesures pratiques Comment combattre le problème? Le reconnaitre La transparence: les aspects financiers du projet (dossier de contrat; plan dachat); déclarer les conflits d intérêt; les tenants & aboutissants Encourager et faciliter la communication des plaintes/préoccupations Appliquer des sanctions: retenue des paiements; exclusion; engagement de poursuites contre les violations

121 121 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Contremesures pratiques Des règles et non des outils? Aller au-delà des documents, scepticisme professionnel: – Signal dalarme présent? – Juste prix? – bonne qualité? Devoir de répondre des résultats obtenus Revues et inspections rapprochées Publication du registre du contrat, du plan dachat Demande dinformations et transmission des préoccupations/plaintes dans un rapport au FIDA Prévention: impliquer les bénéficiaires & la société civile Créer des mécanismes de dépôt de plainte

122 122 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Enquête sur les plaintes Ce dont le FIDA a besoin: Les détails – Qui? – Quoi? – Où? – Quand? – Pourquoi? – Comment? Les documents La discrétion

123 123 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Enquête sur les plaintes Ce que fera le FIDA: Faire contact à vous (par téléphone, ) Corroborer ce que vous dites Etre discret Avoir une suspicion mesurée Protéger lidentité du(des) plaignant (s) Ce que NE fera PAS le FIDA: Parcourir le monde à chaque fois quune allégation est faite Fermer immédiatement le projet Dire au patron ce que vous avez raconté sur lui (elle) Raconter aux autres membres du personnel/fournisseurs ce que vous nous avez dit Vous payer ou vous donner un meilleur poste après votre plainte

124 124 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Enquête sur les plaintes Protection contre les représailles ou accusations malicieuses Représailles contre des plaignants de bonne foi/des témoins non tolérés Confidentialité tout au long du déroulement de lenquête

125 125 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Enquête sur les plaintes Ensuite après? Enquête / investigation Essayer de collaborer avec le gouvernement Recommandations: gestion et/ou sanctions Suspension ou exclusion de cabinets/personnes Faire engager des poursuites pénales Suspension du prêt Annulation du prêt

126 126 Mise en œuvre du projet: la politique anti-corruption du FIDA Contact? Plainte confidentielle en ligne:

127 127 D. MISE EN OEUVRE DU PROJET iii. Administration des prêts

128 128 Agenda A.Présentation de la mise en œuvre du projet B.Négociation de laccord de prêt C.Démarrage du projet D.Mise en œuvre du projet i.Planification et budgétisation du projet (PTBA) ii.Passation des marchés iii.Administration des prêts iv.Responsabilités fiduciaires v.Mission de supervision vi.Revue à mi-parcours; prorogation de la date dachèvement E. Clôture du projet et du prêt Negociation et accord de prêt Demarra ge Mise en oeuvre Revue a mi parcours et prorogati on Clôture du Projet

129 129 Comment est financé le projet? Comment devrait-on gérer les finances dans un projet? Quelle partie de ladministration des prêts est supervisée par le FIDA? Quels sont les rôles et responsabilités du FIDA et du projet dans ce qui précède? Mise en œuvre du projet: administration des prêts Objectifs

130 130 Comment est financé le projet? Sources de financement Prêt/don du FIDA Fonds de contrepartie du gouvernement Contributions des bénéficiaires Cofinancement dautres institutions de financement ou bailleurs (le cas échéant) Chaque source de financement prend en charge une partie ou un pourcentage à financer. Cette section ne concerne que lutilisation du prêt/don du FIDA (administration des prêts). Mise en œuvre du projet: administration des prêts

131 131 Administration des prêts par le FIDA Mise en œuvre du projet: administration du prêt

132 132 Documents du projet – Rapport de pré-évaluation – Accord de prêt – Conditions générales – Procès verbal des négociations du prêt – Amendements de laccord de prêt – Lettre à lemprunteur Mise en œuvre du projet: administration du prêt Projet & documents juridiques du FIDA Documents généraux du FIDA -Manuel dadministration des prêts et des dons -Directives relatives à laudit des projets -Directives pour la passation des marchés

133 133 Approuvé par le Conseil dAdministration du FIDA en avril 2009 Pour simplifier et standardiser le modèle de laccord de prêt Pour répondre aux nouvelles modalités de supervision directe Pour harmoniser les instruments juridiques et les procédures au sein des institutions internationales Pour augmenter le niveau dappropriation des emprunteurs et encourager lutilisation des systèmes nationaux Le nouveau modèle de laccord de prêt est de 3-4 pages Mise en œuvre du projet: administration du prêt Nouvelles Conditions Générales et nouveau modèle de laccord de prêt

134 134 Annexe 2 - Allocation et retraits des fonds Numéro et description de la catégorie Montant du prêt alloué pour chaque catégorie % des dépenses à financer Définitions particulières Montant minimum de retrait Etats certifiés des dépenses (ECD). Financement rétroactif Conditions préalables aux décaissements relatifs au prêt/catégorie/composante. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Accord de prêt Sch. 2

135 135 Libellé en droits de tirage spéciaux (DTS). Demandes de retrait à partir du compte du prêt effectuées en différentes monnaies. Décaissement du prêt converti en DTS déduit du montant du prêt. Dates importantes -Date dapprobation par le CA -Date de laccord de prêt -Date dentrée en vigueur -Date dachèvement du projet -Date de clôture du prêt Mise en œuvre du projet: administration du prêt Prêt du FIDA Section 2.02

136 136 DATE DENTREE EN VIGUEUR (Article VII) 90 à 180 jours après la date de laccord de prêt. DATE DACHEVEMENT DU PROJET (Définitions) X anniversaire de la date dentrée en vigueur. PERIODE DE LIQUIDATION De la date dachèvement du projet à la date de clôture du prêt. DATE DE CLOTURE DU PRET (Article I) Six mois après la date dachèvement du projet. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Accord de prêt Accord de prêt Premie r decaiss ement Deman de de retrait Decais sement s Procedur es de decaisse ment

137 137 Le prêt est déclaré en vigueur; La lettre des signatures autorisées a été reçue; Les condition(s) de décaissement sont remplie(s) Le PTBA et le plan de passation des marchés sont approuvés; La demande de retrait est jugée être en ordre. PARTIES CONCERNEES: Lemprunteur Le FIDA - La Division des opérations. i) Le Chargé de portefeuille (CPM) ii) LUnité dappui à la gestion du portefeuille ( PMSU ). - Lunité chargée de ladministration des prêts (Division des services financiers). - La trésorerie Banques internationales. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Premier décaissement - conditions Accord de prêt Pre mier deca isse ment Dem ande de retrai t Deca isse ment s Proce dures de decai ssem ent

138 138 Instrument juridique pour le retrait des fonds du prêt; Formulaires et relevés récapitulatifs prescrits (explication dans la Lettre à lEmprunteur). Elle est signée par des personnes autorisées désignées par le représentant officiel de lemprunteur. Environ 4 à 6 demandes de retrait par projet et par an Mise en œuvre du projet: administration du prêt Demandes de retrait Accord de prêt Premie r decaiss ement Deman de de retrait Decais sement s Procedur es de decaisse ment

139 139 1 ) DEMANDE DE RETRAIT -Traitement et revue par lassistant de programme (PA). -Certification par le CPM relativement aux achats/questions techniques. -Revue générale de la conformité effectuée par lUnité dappui à la gestion du portefeuille ( PMSU). 2) ORDRE DE PAIEMENT -Préparé par le PA après certification de la demande de retrait par le CPM. -Approuvé par le P MSU. -Exemplaire de loriginal approuvé envoyé à lUnité chargée de ladministration des prêts. -Document utilisé pour obtenir lAutorisation au Retrait (Withdrawal Authorization) pour effectuer le paiement. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Décaissements du prêt Accord de prêt Premie r decaiss ement Deman de de retrait Decais sement s Procedur es de decaisse ment

140 140 Retrait des fonds du prêt (Explications dans la Lettre à lEmprunteur) Compte spécial - Procédure 1 Paiement direct- Procédure 2 Engagement spécial– Procédure 3 Remboursement - Procédure 4 Mise en œuvre du projet: administration du prêt Procédures de décaissement Accord de prêt Premie r decaiss ement Deman de de retrait Decais sement s Procedur es de decaisse ment

141 141 Une facilité fournie dans laccord de prêt pour avancer un financement du FIDA. Dépôt initial (montant autorisé) – payé par le FIDA dans le libellé de la monnaie du compte spécial. Les demandes de réapprovisionnement du compte doivent être régulièrement soumises – habituellement à chaque trimestre. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Compte spécial (Procédure 1)

142 142 Le projet demande au FIDA de payer directement le fournisseur, lentreprise, le consultant ou tout autre tiers. Un minimum de léquivalent de US$ environ pour chaque paiement direct Pour les paiements en-dessous de US$ environ, le projet doit utiliser les fonds du compte spécial. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Paiement direct (Procédure 2) La documentation doit prouver: Les montants dus (facture, état). Les paiements initiaux ou les avances, décomptes ou bons de commande. Note: Les instructions de paiement dans la demande de retrait doivent être claires et complètes.

143 143 Une procédure de décaissement pour le paiement de biens appuyés par une lettre de crédit (LC). Etapes/Processus Le projet ouvre la LC et envoie une demande de retrait au FIDA, avec copie de la LC et du contrat (Formulaire 301) Le FIDA envoie lengagement spécial à la banque du fournisseur pour servir de garantie de paiement (Formulaire 302) La banque envoie la demande de paiement au FIDA quand les conditions de la LC sont remplies (Formulaire 303) Mise en œuvre du projet: administration du prêt Engagement spécial (Procédure 3)

144 144 Une dépense préfinancée par le gouvernement ou par une autre source. Remboursée dans la monnaie de la dépense. Les demandes de remboursement doivent être soumises dans une période de 30 jours à partir de la date de paiement, dans tous les cas, pas au-delà de 3 mois à partir de cette date. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Remboursement (Procédure 4)

145 145 – Formulaires de demande de retrait – Feuilles récapitulatives – Formulaires détat des dépenses – Registre des contrats. – Etat de rapprochement du compte spécial. – Fiche de contrôle des demandes de retrait du projet. – Fiche de contrôle des demandes de retrait du FIDA. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Formulaires

146 146 Demande de retrait – formulaire 100 Note: – Numérotation séquentielle sans tenir compte de la procédure de décaissement; – Toutes les sections doivent être remplies. – Les instructions de paiement doivent refléter la dénomination et ladresse complètes de la banque et du numéro de compte du bénéficiaire, y compris la banque correspondante, au besoin. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Formulaires demande de retrait (DRF) - Formulaire de la DRF - Feuilles recapitulatives - Formulaire ECD - Registre de contrats - Releve de reconciliation du compte special - Fiche de controle du projet - Fiche de controle du FIDA

147 147 Formulaire 101-A (compte spécial) et 101-B (paiement direct et remboursement) Pour le paiement direct et le remboursement des dépenses non éligibles suivant l'ECD (état certifié de dépenses) : les justificatifs doivent y être joints. Formulaire 102-A (compte spécial) et 102-B (remboursement au Gouvernement) Formulaire prescrit pour les dépenses éligibles suivant lECD: soumission de justificatifs pas requise; le formulaire dECD doit être signé par le représentant autorisé Mise en œuvre du projet: administration du prêt Feuilles récapitulatives

148 148 Pour les dépenses éligibles suivant la procédure ECD: Formulaire ECD 102-A ou 102-B rempli et signé (le justificatif nest pas nécessaire) Pour le paiement direct à lentreprise, au fournisseur ou au consultant: Le formulaire 101-B rempli avec les copies des documents suivants, selon le cas: -Facture (ou lettre de demande, état), certifiée pour le paiement par le coordonnateur du projet; -Le contrat (pour le premier acompte); -Bon de commande; -Garantie bancaire, pour le paiement anticipé. -Bon de livraison des biens; -Certification de lachèvement des travaux (travaux publics); -Rapport du consultant, au besoin, pour effectuer le paiement final. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Justificatifs (1)

149 149 Concernant le réapprovisionnement dans le compte spécial Le formulaire ECD 102-A doit être rempli et signé; Les feuilles récapitulatives avec les justificatifs; Etat de rapprochement du compte spécial avec une copie du relevé bancaire. Concernant lengagement spécial Une copie de la lettre de crédit; Une copie du contrat. Concernant toutes les demandes de retrait, sans tenir compte de la procédure de décaissement La fiche de contrôle de la demande de retrait remplie et signée; Répartition synthétique par catégories; Copie de laccord ( avis de non objection) à lachat du CPM. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Justificatifs (2)

150 150 Lavis de paiement du FIDA contient Le numéro de la demande de retrait; La date valeur du paiement; Léquivalent en US$; Léquivalent en DTS; Les catégories concernées. 4 semaines sont nécessaires à partir de la date de valeur du paiement. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Avis de paiement

151 151 Sont acceptables: Pour les paiements éligibles à petits montants, ex: – Frais de fonctionnement; – Formation, indemnités Quand la documentation est très volumineuse Pour les contrats natteignant pas le seuil ECD. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Etats certifiés des dépenses (ECD) (1)

152 152 ECD (Prévu dans lAnnexe 2 de laccord de prêt) Note: Pour les dépenses ne nécessitant pas de justificatifs; Le formulaire ECD pour chaque catégorie/sous-catégorie; Un texte de certification et 3 signatures sont nécessaires. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Etats certifiés de dépenses (ECD) (2)

153 153 Attention! Les dépenses financées par le compte spécial ne sont pas toujours éligibles pour être remboursées sous ECD en utilisant le formulaire prescrit. Mise en œuvre du projet: administration du prêt ECD (3)

154 154 Le Chargé de portefeuille envoie une notification officielle à lemprunteur pour couvrir l'ECD Les mesures afférentes aux ECD précisées dans la lettre à lemprunteur Lamendement de laccord de prêt nest pas requis. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Procédure pour l'ECD (4)

155 155 Dispositions pertinentes concernant laccord de prêt (Section 2.03): La banque dans laquelle le compte spécial doit être ouvert; Personne(s) autorisée(s) à opérer le compte spécial; Montant autorisé (dépôt initial). Dispositions pertinentes concernant les Conditions générales (Section 4.08): Montant minimum pour le réapprovisionnement du compte; Calendrier de recouvrement du dépôt initial; Remboursement du solde injustifié du dépôt initial. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Compte spécial (1)

156 156 Dépôt initial Réapprovisionnement Recouvrement Mise en œuvre du projet: administration du prêt Compte spécial (2)

157 157 Avance décaissée (dépôt initial) tel que prévue par laccord de prêt. Soumission de la demande de retrait (afin dobtenir le dépôt initial) et documents relatifs au compte spécial. Conditions: Une copie de laccord entre lemprunteur et la banque confirmant louverture du compte spécial. Liste des signataires autorisés pour le compte spécial. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Compte spécial (3) – dépôt initial (montant autorisé)

158 158 Dépenses financées à partir du compte spécial Mise en œuvre du projet: administration du prêt Compte spécial (4) – Réapprovisionnement

159 159 Demandes de réapprovisionnement: Libellé dans la monnaie du compte spécial. Au moins équivalent à 20% du versement initial (ou montant prévu dans la Lettre à lemprunteur). Dépenses en monnaie locale calculées au taux de change correct afin de reconstituer le montant réel tiré du compte spécial (monnaie du compte spécial - US$ ou Euro). Mise en œuvre du projet: administration du prêt Compte spécial (5) – Réapprovisionnement

160 160 Pour reconstituer le montant tiré du compte spécial : Le taux en vigueur au moment du virement du montant en Euro/US$ au bénéfice du compte du projet en monnaie locale doit être utilisé. PAS au taux en vigueur au moment de la préparation de la demande de retrait. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Compte spécial (6) – Réapprovisionnement: Taux de change

161 161 La demande de réapprovisionnement est soumise avec le relevé de rapprochement du compte spécial et une copie des relevés bancaires. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Compte spécial (7) – Réapprovisionnement:

162 162 La justification de lavance/affectation autorisée effectuée dans le compte spécial démarrera: 6 mois avant la date dachèvement du projet; ou Quand le solde du prêt est égal a léquivalent en DTS du double du montant autorisé, déduction faite de tout engagement spécial non remboursé Le premier des deux prévalant. Pour plus de détails, voir: clôture du projet Mise en œuvre du projet: administration du prêt Processus de recouvrement Procédure de recouvrement I Justificatif de lavance au Compte spécial Procedure de recouvrement IIRecouvrement/JustificationChaque DRF traité comme …. Procédure de recouvrement IIIRecouvrement/justificationChaque DRF traité commeJustification partielle ou totale Recouvrement Procedure IV Remboursement

163 163 Compte spécial Etat certifié des dépenses Relatif au financement Léligibilité sapplique à toutes les catégories Relatif à la soumission dun formulaire spécialement prescrit en lieu et place du justificatif requis Léligibilité se limite à la couverture prescrite par le FIDA Mise en œuvre du projet: administration du prêt Compte spécial/Etat des dépenses

164 164 Des changements dans létendue du projet reflétés dans laccord de prêt peuvent être effectués à tout moment – habituellement lors de la revue à mi-parcours. Réallocation des fonds du prêt parmi les catégories, ou du non alloué; Modification de léligibilité aux ECD (dans le cadre de lancienne procédure); Augmentation en % de financement; Changement de conditions de décaissement; Modification, création ou suppression de la zone du projet, composante ou catégorie; Prorogation de la date dachèvement du projet ou clôture du prêt; Augmentation du niveau du montant autorisé. Conditions : Demande officielle du représentant officiel de lemprunteur, avec justification. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Amendements à laccord de prêt

165 165 Signataires autorisés pour les demandes de retrait Instructions bancaires, y compris le correspondant bancaire Justificatifs Eligibilité aux ECD Respect des procédures de passation de marchés Modalités de paiement (respect des dispositions du contrat) Monnaie de dépenses % correct de financement Mise en œuvre du projet: administration du prêt Pour le décaissement rapide du prêt (1):

166 166 Les conditions de décaissement sont remplies (Annexe 2 de laccord de prêt). Taille de la demande de retrait Paiement direct: habituellement un minimum de US$ environ Remboursement au SPA: 20% du montant autorisé. Taux de change correctement calculé. Les calculs sont précis. Mise en œuvre du projet: administration du prêt Pour des décaissement rapides du prêt (2)

167 167 D. MISE EN OEUVRE DU PROJET iv. Aspects Fiduciaires

168 168 Agenda A.Présentation de la mise en œuvre du projet A.Négociation de laccord de prêt B.Démarrage du projet C.Mise en œuvre du projet i.Planification et budgétisation du projet (PTBA) ii.Passation des marchés iii.Administration du prêt iv.Aspects fiduciaires v.Mission de supervision vi.Revue à mi-parcours; Prorogation de la date dachèvement E. Clôture du projet et du prêt Negociation et accord de prêt Demarra ge Mise en oeuvre Revue a mi parcours et prorogati on Clôture du Projet

169 169 Quelles sont les responsabilités fiduciaires de lUCP? Quels rapport financiers sont requis? A quel moment? Comment lUCP procède t-il à la sélection des auditeurs? A quelle fréquence les audits sont-ils préparés, et avant quelle date doivent-ils être soumis au FIDA? Mise en œuvre du projet: aspects fiduciaires Objectifs dapprentissage

170 170 Mise en œuvre du projet: aspects fiduciaires Responsabilités de lUCP (1) Responsabilités fiduciaires LUCP est responsable de lutilisation de largent conformément à laccord de prêt, = utilisation seulement pour les raisons auxquelles le prêt ou la subvention a été octroyé = avec un accent particulier sur léconomie, lefficience et léquité sociale

171 171 Le coordonnateur du projet Le responsable administratif et financier du projet Le chef comptable du projet Mise en œuvre du projet: aspects fiduciaires Responsabilités de lUCP(2) Qui doit jouer les rôles fiduciaires au niveau de lUCP?

172 172 Article V - Section 5.01 de laccord de prêt & 9.02 des conditions générales Année fiscale: du 1er janvier au 31 décembre Etats financiers à soumettre au FIDA 3 mois après la fin de lannée fiscale (31 mars) Mise en œuvre du projet: aspects fiduciaires Les rapports financiers

173 173 Mise en œuvre du projet: aspects fiduciaires Audit du projet (1) Pourquoi? Garantir le devoir de rendre compte Vérifier léligibilité des dépenses Identifier les faiblesses du contrôle interne et du système financier Vérifier la conformité avec les clauses du prêt (clauses financières) Recommander des actions afin daméliorer la gestion du projet

174 174 Article V - Section 5.02 de laccord de prêt & Section 9.03 des conditions générales Directives du FIDA relatives aux audits des projets (à lusage des emprunteurs) Mise en œuvre du projet: aspects fiduciaires Audit du projet (2)

175 175 Préparer les termes de références pour la sélection des auditeurs (directives du FIDA relatives aux audits des projets - Annexe VI) Choisir un auditeur indépendant/externe; Nommer lauditeur (accord préalable du FIDA); Soumettre le rapport daudit au FIDA au plus tard 6 mois après la fin de chaque année fiscale (30 juin) – si le rapport accuse un retard de plus de 180 jours, le prêt pourra être suspendu; Préparer un plan daction pour mettre en œuvre les recommandations daudit. Mise en œuvre du projet: aspects fiduciaires Responsabilités de lUCP en matière daudit

176 176 Mise en œuvre du projet: aspects fiduciaires Le rapport daudit Doit contenir : Les états financiers certifiés Les avis des auditeurs relativement aux états certifiés des dépenses et au compte spécial La lettre de contrôle interne (Annexe VIII des directives sur les audits des projets)

177 177 Les avis des auditeurs Quels types? Sans réserve Avec réserve Défavorable Refus de certifier Mise en œuvre du projet: aspects fiduciaires

178 178 Lauditeur externe nous indique les changements à appliquer pour garantir une bonne gestion nest pas un policier! Mise en œuvre du projet: responsabilités fiduciaires

179 179 D. MISE EN OEUVRE DU PROJET v. Mission de supervision

180 180 Agenda A.Présentation de la mise en œuvre du projet B.Négociation de laccord de prêt C.Démarrage du projet D.Mise en œuvre du projet i.Planification et budgétisation du projet (PTBA) ii.Passation des marchés iii.Administration du prêt iv.Aspects fiduciaires v.Mission de supervision vi.Revue à mi-parcours; prolongation de la date dachèvement E. Clôture du projet et du prêt Negociation et accord de prêt Demarra ge Mise en oeuvre Revue a mi parcours et prorogati on Clôture du Projet

181 181 Comment organiser les missions de supervision? Rôle du personnel du projet dans la supervision; Rôle du Chargé de Portefeuille à différents niveaux; Revue du Rapport de la supervision; Quest-ce quune revue à mi-parcours? Quand faut-il prolonger la date dachèvement du projet? Comment superviser les programmes sectoriels (SWAP)?. Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Objectifs dapprentissage

182 182 Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Une bonne partie de cette section reflète le point de vue des Chargés de Portefeuilles du FIDA. De nombreuses actions se reflètent dans lUnité de Coordination du Projet (UCP). Mission de supervision = mission de revue de la mise en œuvre?

183 183 Planification annuelle de la supervision par le CPM 1.Chaque CPM procède à la revue de ses projets et de leurs besoins en supervision dans le contexte du Cadre des résultats du COSOP; 2.La revue annuelle du portefeuille (PMD, OL, FC) met en exergue les questions majeures de supervision pour chaque projet mis en œuvre dans le pays; 3.Quantifier et réunir le temps et les ressources nécessaires à la supervision des projets, dans son ensemble; 4.Compétences minima requises: techniques et financières (en matière de passation des marchés). Quelques consultants peuvent faire preuve des deux (ex: anciens directeurs de projets). Les besoins en autres compétences changent au fil du temps. Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Organisation de la supervision

184 184 La mission de supervision: Nest pas un exercice de police Est une visite périodique de projet pour: – Sassurer que le projet est en train dêtre mis en œuvre avec efficacité et efficience et produit un IMPACT; – Sassurer que les objectifs du projet sont atteints – Identifier ensemble les problèmes et décider ensemble des mesures correctives/ajustements; – Appui à la mise en œuvre: former et renforcer les capacités du personnel du projet. Implique le Comité de gestion du programme-pays (CPMT), le chargé dappui terrain, les partenaires du projet (institutions nationales concernés, co- financiers, Unité de mise en œuvre du projet/unité de coordination du projet, opérateurs, groupes cibles) dans la revue/examen de lexécution du projet et dans la formulation des ajustements Certains sont membres de léquipe de gestion du programme pays (CPMT). Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Objectifs Ecoute et soit attentif à la sensibilité culturelle

185 185 SE PREPARER A LAVANCE! 50% de la supervision effectuée avant de se rendre sur le terrain, et profiter pour le reste de la mission sur le terrain Mener la mission de supervision du projet au moins deux fois par an Planifier la mission de supervision avant le début de lannée: – Composition de la mission liée aux volets et aux problèmes du projet; – Dirigeant de la mission, types de personnalité et équipes; – Coordination/collaboration avec les autres partenaires financiers, le ministère des finances; – Programme et calendrier de la mission, notifier les consultants et le projet. Préparer les TDR prenant en compte les volets et les problèmes à résoudre; Le CPM est le chef de la mission du FIDA et: – Coordonne: Le travail de léquipe de la mission; Les rencontres avec le gouvernement, le projet, les opérateurs, les groupes cibles; La préparation de laide-mémoire et le rapport de supervision. – Aide à résoudre les problèmes techniques et du personnel. Mise en œuvre du projet: la mission de supervision HQ – Rôle du CPM (1)

186 186 Logistique Envoi du plan de la mission de supervision et des TDR aux consultants et au projet. Confirmation de la date au projet/gouvernement. Recrutement de léquipe de la mission; voyage & réservation des hôtels; Notification des institutions clé/tutelle, du projet, du PNUD (joindre les TDR de la mission et la composition). Dossier de la mission: Chargé de portefeuille et consultants TDR de la mission et CV des consultants; Rapport de pré évaluation; Accord de prêt, lettre à lemprunteur, amendements; Documents de base pour les dispositions afférentes au cofinancement; Deux derniers rapports de supervision/suivi et aide-mémoires (version électronique + version imprimée). Dossiers du projet nécessitant un suivi; État des décaissements (LGS) et mouvements de monnaies; Rapport daudit; Autres informations réactualisées provenant du projet (voir diapo suivante). Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Siège–Rôle du CPM (2)– plan de préparation Planification Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative et financière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion

187 semaines avant la mission: Envoyer les documents clés aux consultants. Rapport de pré-évaluation, la plupart des récents rapports de supervision, Accord de Prêt/Don, PTBA mis à jour et autres informations du projet. Demander au projet de préparer et denvoyer au moins une semaine avant larrivée de la mission les informations suivantes: Le PTBA y compris le tableau des extrants physiques et des indicateurs dimpact; Les rapports sur les activités et les résultats préparés par les responsables de chaque volet (diapo suivante); Etat de la mise en œuvre des recommandations de la dernière mission de supervision/suivi; Le tableau des dispositions de laccord de prêt nécessitant une action; Le tableau des règlement/décaissements, par volet et agence de financement; Le remboursements dans le compte spécial; Létat de la conformité aux recommandations de laudit; Autres informations requises pour le rapport de supervision. Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Siège – Rôle du CPM (3) – préparation technique Planification Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative etfinancière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion

188 188 Suggestion de format et de contenu: (1/4 ou ½ an) (Mettre laccent sur ce qui est positif!) 1.Objectif et description du projet 2.Résumé de la situation 3.Rapport détaillé a.Lévolution du projet; b.Sources et utilisation des fonds; c.Rapprochement du compte spécial; d.Suivi des extrants; e.Passation des Marchés. Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Suivi de léxecution et reporting (A envoyer AVANT la mission de supervision)

189 189 La mission de supervision planifiée autour de 3 activités: Revue technique; Revue administrative, financière et de gestion; Revue de passation des marchés. Programme indicatif 1. Briefing dans la capitale 1 jour 2. Visites sur le terrain4 jours (selon le projet) 3. Réunions techniques2 jours 4. Préparation de laide-mémoire2 jours 5. Débriefing auprès des institutions clés 1 jour TOTAL:10 jours Finalisation sur le terrain de la rédaction du rapport? + 2 jours donc 12 jours Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Siège – Rôle du CPM (4): organisation du programme de terrain

190 190 1.Equipe de la mission de supervision – Revue et confirmation des questions importantes et des responsabilités suivant les rapports recus; – Répartition des volets et revue des responsabilités entre les consultants; – Calendrier des travaux, des visites, et contribution à laide-mémoire et au rapport. 2. Equipe de la mission avec le projet – Etat dexécution des activités et des résultats en rapport avec le PTBA; – Définition du programme de la mission/des visites du programme sur la base de ce qui précède. La plupart de ceci est déjà fait avant larrivée de la mission – on ne fait quaffiner les choses; – Date de la restitution aux institutions clés. 3. Equipe de la mission, le projet avec le gouvernement et les partenaires – Briefing auprès des institutions clés (y compris le ministère des finances), les co-financiers du projet. – Les aspects sécuritaires. Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Arrivée au pays/Briefing dans la capitale

191 191 Objectif: Revue des forces, faiblesses, améliorations requises: – A la stratégie générale du projet; – A létat dexécution des activités, des résultats et de lIMPACT. Procédure: – Finaliser le programme de la visite de terrain avec le projet, y compris les sites à problème et ceux avec des bons résultats; – Sur le terrain: organiser des réunions avec la population, les agents techniques et les opérateurs; – Comparer les conclusions des rapports dactivités avec la situation sur le terrain; – Encourager les échanges interactifs sur limpact, les contraintes et les solutions; – Encourager les bénéficiaires à parler et dans la mesure du possible éviter que le projet ou les opérateurs parlent à la place des bénéficiaires. Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Visites sur le terrain Planification Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative etfinancière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion

192 192 Réunion individuelle avec la personne chargée de chaque volet, en prenant en compte les leçons tirées des visites sur le terrain; Identifier et documenter les extrants et les faiblesses de chaque volet; Proposer ensemble des améliorations et un calendrier pour la mise en œuvre des recommandations; Chaque consultant prépare des paragraphes synthétiques et une annexe technique pour laide-mémoire. Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Réunions techniques Planification Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative etfinancière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion

193 193 Revue des activités conformément à laccord de pret; Revue de la structure organisationnelle et du système de gestion; (mise en œuvre/problèmes/difficultés). Gestion décentralisée du projet, le cas échéant; Manuel des opérations du projet; Manuel de procédures financières et administratives; Système comptable et de gestion financière. Revue à posteriori de passation des marchés (détails/rubrique passation des marchés) Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Revue administrative, financière et comptable (1) Planification Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative etfinancière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion

194 194 Gestion administrative Achats et passation de contrats Plan dachats; Fiche de contrat; Tableaux de contrôle de lexécution physique des contrats. Gestion des actifs fixes Inventaire des actifs fixes; Marquage/étiquetage des actifs fixes; Inventaires pour chaque bureau; Contrôle du véhicule: carnets de bord, carburant, maintenance, réparation, pneus neufs, etc. Assurance des actifs fixes; véhicules et locaux. Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Revue administrative, financière et comptable (2) Planification Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative etfinancière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion

195 195 Gestion du personnel Nombre du personnel; Mouvement de personnel: démissions, licenciements; Barème salarial; Assurance médicale du personnel; Frais de mission; Evaluation du personnel; Renforcement des capacités. Gestion du budget Préparation du PTBA; Niveau dexécution du PTBA par rapport aux résultats attendus. Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Revue administrative, financière et comptable (3)

196 196 Gestion financière – Contrôles internes; – Fiches de demande de retrait de fonds; – Disponibilité des fonds du prêt en DTS et en US$; – Fonctionnement du compte spécial; – Etat des contributions du gouvernement au fonds de contrepartie; – Contribution des bénéficiaires; – Revue des documents selon létat des dépenses; – Revue à posteriori de passation des marchés. Gestion comptable – Pratique comptable régulière: revue des états synthétiques mensuels; – Revue du fonctionement du compte spécial et des rapprochements des relevés bancaires; – Maintenance des fichiers et fiches comptables; – Revue du dernier rapport daudit et conformité avec les recommandations; – Calendrier pour la clôture annuelle des comptes, préparation de laudit, etc. Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Revue administrative, financière et comptable (4)

197 197 Suivi du rapport daudit lors des missions de supervision: Vérifier la qualité du système comptable et des contrôles internes; Vérification ponctuelle de la documentation relative aux états certifiés de dépenses (ECD); Vérifier la passation des marchés qui ne sont pas soumis à priori à une revue/examen; Vérifier le respect des recommandations de laudit. Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Audit

198 198 Cest sur le terrain quil faut investir, Cest là où se trouve la meilleure information. Les rapports et les chiffres ne peuvent pas tout dire Des faiblesses du projet et de ses réussites. Lors de la visite sur le terrain, vous serez amener Là où il y a le succès, mais ……. Sassurer de voir aussi là où il na pas du progrès... Et sils veulent vous amener à visiter 100 sites du projet….. Soyez fort …… Et réduire le nombre à cinq! Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Inspiration…

199 199 Réunion de conclusion de la mission avec toute léquipe de supervision pour: Partager lévaluation générale de la mise en œuvre du projet; Procéder à la revue des résultats et des contraintes ainsi que les améliorations requises pour chaque volet; Vérifier la pertinence globale des recommandations. Le chef de la mission intègre les contributions individuelles à laide-mémoire et au rapport de supervision; Revue détaillée de laide-mémoire du projet avec la direction/les experts techniques du projet pour des clarifications/commentaires et des amendements, au besoin. Feedback auprès des institutions clés: ministère des finances, ministères techniques, co-financiers, équipe du projet, opérateurs clés. Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Débriefing & Feedback Planification Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative etfinancière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion

200 200 Il synthétise les résultats de la mission – base pour des discussions de fin de mission; Examine en détail les questions pour lesquelles un accord a été trouvé ou non; Donner suffisamment de temps afin que lautre partie puisse le lire avant la réunion de restitution, et obtenir après leurs réactions; Destinataires: les ministères clés, le personnel du projet, les partenaires (Ex: ONG), la direction du FIDA; Contenu – Texte principal succinct et précis: aperçu de létat des actions convenues, des priorités et des recommandations. Détails: dans les annexes. Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Aide-Mémoire Planification Préparation technique Agenda Arrivée-Briefing Visite de terrain Réunions techniques Revue administrative etfinancière Debriefing & Feedback Aide Mémoire, PSR Rapport de supervision Lettre de gestion

201 201 La majeure partie de ce rapport doit être préparée par le projet AVANT le démarrage de la mission de supervision. 1. Aide Memoire (9-10 pages) A.Introduction; B.Evaluation générale de la mise en œuvre du projet; C.Extrants et résultats; D.Evolution de la mise en œuvre du projet; E.Aspects fiduciaires; F.Durabilité; G.Autres; H.Conclusion Rester succinct et précis si on veut que les gents le lisent! Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Le rapport de supervision (1)

202 202 La majeure partie de ce rapport doit être préparée par le projet AVANT le démarrage de la mission de supervision. 1. Aide Mémoire (9-10 pages) (Cont.) Appendices et Annexes 1.Synthèse de létat et les caractéristiques du projet; 2.Synthèse des actions majeures à mener et des calendriers convenus; 3.Financier: performance financière réelle by financier; décaissements par catégorie et par volet; 4.Respect des conventions et accords de financement; 5.Évolution physique par rapport au PTBA, notamment les indicateurs SYGRI; 6.Un cadre logique mis à jour indiquant lévolution par rapport aux objectifs, aux résultats et aux extrants; 7.Gestion des savoirs: apprentissage et innovation. Annexe I Rapport technique Annexe II Annexes complémentaires déterminées par la mission de supervision 2. Synthèse de létat et les caractéristiques du projet 3. Lettre de la direction Rester succinct et précis si on veut que les gens le lisent! Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Le rapport de supervision (2)

203 203 Recommandation pour atténuer le stress: - Rester sur le terrain pendant une jour ou deux pour finaliser la rédaction de la totalité du rapport. Finaliser le rapport de supervision de la mission et les annexes en respectant le format du FIDA (diapo précédente); Préparer la « lettre de la direction » (2 pages); Résumer létat dexécution et limpact du programme; Mettre laccent sur les principales contraintes et les recommandations du FIDA/de la mission. En 1-2 semaines: envoyer la lettre au Ministre et le rapport de la mission aux institutions clés avec copie au bénéficiaire du prêt, au PNUD, au projet et autres. Mise en œuvre du projet: la mission de supervision Finalisation de la mission

204 204 Mise en œuvre du projet Gestion des savoirs « Le savoir est le seul trésor dont on peut donner la totalité sans quil ne sépuise… » « En Afrique, un vieillard qui meurt est comme une bibliothèque qui brule… » Proverbes africains

205 205 Mise en œuvre du projet Gestion des savoirs Pourquoi la gestion des savoirs et linnovation dans lagenda? Renforcer la pertinence et lefficacité des services en tirant des leçons des programmes et des expériences de ses partenaires, en particulier les populations rurales pauvres; Partager ces expériences, cela veut dire quon peut: i.Eviter de répéter les mêmes erreurs en rendant nos actions plus pertinentes; ii.Capter les bonnes pratiques qui peuvent être reproduites; iii.Aider à lidentification des innovations; iv.Renforcer les capacités au sein du projet ou de lorganisation; v.Influencer les politiques; vi.Connecter les personnes – comparer les expériences.

206 206 Quest-ce que la gestion des savoirs? De nombreuses définitions: « la création et la gestion ultérieure dun environnement favorable à la création, au partage, a lapprentissage, au renforcement et à lutilisation des savoirs au bénéfice de lorganisation et de ses clients ». TFPL, un cabinet de consultant Un défi pour les coordonnateurs de projets est celui dinstaurer une culture de partage des savoirs au sein du projet (confiance, confidence, interaction, etc.). Mise en œuvre du projet Gestion des savoirs

207 207 Mise en œuvre du projet Gestion des savoirs Quest-ce que linnovation? Stratégie dinnovation du FIDA: « un processus qui permet dajouter de la valeur ou de résoudre un problème dune nouvelle manière… qui se produit en référence à un contexte … et qui aura un impact positif direct ou indirect sur la pauvreté » Une innovation est: une approche, une technologie, un produit, une idée, une pratique ou une politique pouvant être intensifiée ou étendue à une zone plus vaste /population

208 208 Mise en œuvre du projet Gestion des savoirs Comment intégrer la gestion des savoirs dans le processus de votre planification? Lintégration de la gestion des savoirs dans la planification des activités est liée aux objectifs du projet. Le PTBA constitue une opportunité pour planifier vos activités de gestion des savoirs; Mettre la gestion des savoirs dans son contexte et commencer par examiner comment traduire la gestion des savoirs dans la pratique; Les processus suivants sont essentiels pour lintégration de la gestion des savoirs: – Ressources humaines – gestion des savoirs dans les TDR; Plan dapprentissage – Document de formulation du projet; – Gestion du projet – leçons tirées; Eviter de répéter les mêmes erreurs; Après revue des actions – Communication et plaidoyer – Produits de la gestion des savoirs adressés à différents acteurs – Technologies de linformation – base de données, accès à lInternet, etc.

209 209 Mise en œuvre du projet Gestion des savoirs Activités habituelles Participation aux réseaux, Ex: FIDAfrique Bulletins, études de cas Formation Bases de données, ex: S&E Mémoire institutionnelle Réunions du personnel Réunions avec les bénéficiaires Réunions avec les pairs, Equipe de gestion du programme-pays (CPMT) Plaidoyer, dialogue politique, etc.

210 210 Mise en œuvre du projet Gestion des savoirs 1.Processus majeurs dans la gestion des savoirs Une gestion des savoirs efficace doit assurer que les savoirs issus du projet: sont captés, organisés, archivés et facilement récupérables; sont partagés et transférés aux membres de léquipe du projet et aux partenaires; 2. Suivi des mécanismes et activités de partage des savoirs issus du projet Niveau de partage des savoirs sur les plans interne et externe Le PTBA Revue des activités en cours ou achevées sur la gestion des savoirs Aide-mémoire basé sur le cadre des résultats de la gestion des savoirs et loutil dautoévaluation de la FRAO sur les activités de gestion des savoirs

211 211 Différences avec la « supervision type» Le prêt du FIDA est une contribution à une caisse de gestion commune administrée par un mémorandum; Supervision conjointe (revue de la mise en œuvre): un processus basé sur les décisions collectives des partenaires; Délégation de pouvoirs de supervision spécifiques aux différents partenaires. Défis majeurs Prendre en compte les exigences du FIDA en matière de mouvement de fonds, dachats, de rapport financier, contenues dans le mémorandum administratif; Accorder une attention aux objectifs stratégiques, politiques et aux priorités institutionnelles du FIDA lors de la supervision conjointe et de lappui à la mise en œuvre; Planification conjointe de la supervision - TDR, calendrier, logistique – mise en service des consultants du FIDA en accord avec les partenaires; Sassurer que laide-mémoire, le PTBA, le rapport intermédiaire tiennent compte des besoins des partenaires. Project Implementation: The Supervision Mission Supervision du Programme Sectoriel (Sector Wide Approach - SWAP)

212 212 D. MISE EN OEUVRE DU PROJET vi. Revue à mi-parcours; Prorogation de la date dachèvement

213 213 Agenda A.Présentation de la mise en œuvre du projet B.Négociation de laccord de prêt C.Démarrage du projet D.Mise en œuvre du projet i.Planification et budgétisation du projet (PTBA) ii.Passation des marchés iii.Administration du prêt iv.Aspects fiduciaires v.Mission de supervision vi.Revue à mi-parcours; Prorogation de la date dachèvement E. Clôture du projet et du prêt Negociation et accord de prêt Demarra ge Mise en oeuvre Revue a mi parcours et prorogati on Clôture du Projet

214 214 Pourquoi une revue à mi-parcours? Dans quelles circonstances la prolongation de la date dachèvement est-elle justifiée? Mise en œuvre du projet: revue à mi-parcours; prorogation de la date dachèvement Objectifs dapprentissage

215 215 Changements de circonstances dans la mise en œuvre – nécessité dajuster la formulation et le cadre initial. Laisser tomber ce qui ne marche pas! Ne peut probablement pas être amélioré. Etre flexible; Nécessité de changer laccord de prêt; Le bon moment pour procéder à la revue complète du projet. Remarque: on peut changer létendue du projet à tout moment. Mise en œuvre du projet: revue à mi-parcours Pourquoi une revue à mi-parcours (1) ?

216 216 Elle est effectuée par le gouvernement avec le FIDA, les co-financiers et les autres partenaires Changement de la procédure à la formulation: seule la formulation nécessite un amendement à laccord de prêt. Il faut obtenir lapprobation du Comité exécutif du FIDA Amendement pour des changements dans: La description du projet (Point 1 de laccord de prêt.). Conventions de prêt (Utilisation des produits du prêt). Mise en œuvre du projet: revue à mi-parcours Pourquoi une revue à mi-parcours (2) ?

217 217 Des changements dans létendue du projet qui sont reflétés dans laccord de prêt peuvent être apportés à tout moment; très souvent lors de la revue à mi-parcours; Réaffectation des ressources du prêt parmi les catégories ou le montant non alloué; Extension de léligibilité SOE (selon lancienne procédure); Augmentation en % de financement; Création ou réduction de la zone de projet, du volet ou de la catégorie; Prorogation de la date dachèvement du projet et de la date de clôture du prêt; Augmentation du niveau daffectation autorisée. Conditions: Demande officielle du représentant officiel de lemprunteur, avec justification. Mise en œuvre du projet: revue à mi-parcours Amendements à laccord de prêt

218 218 Les projets doivent être clôturés à temps – cela fait partie dune gestion efficace de portefeuille; Si lemprunteur sollicite une prorogation – il faut procéder à une revue attentive de lévolution; les facteurs du retard; le temps additionnel requis; toute action spéciale de lemprunteur ou du FIDA pour respecter la nouvelle date; plan daction de la mise en œuvre du projet durant la période de prolongation; Le FIDA peut accorder lextension si: toutes les parties ont consenti à un effort concerté pour aborder les questions relatives au retard; le projet reste viable; lengagement des emprunteurs demeure fort. Récemment, quelques demandes de prolongation nont pas été approuvées. Le FIDA ne peut pas accorder la prolongation si: la formulation est trop optimiste; la dernière prolongation nétait pas couronnée de succès; les termes ne sont pas respectés par lemprunteur. Mise en œuvre du projet: Prorogation Prorogation de la date dachèvement du projet

219 219 E. CLOTURE DU PROJET ET DU PRET

220 220 Agenda A.Présentation de la mise en œuvre du projet B.Négociation de laccord de prêt C.Démarrage du projet D.Mise en œuvre du projet E. Clôture du projet et du prêt Negociation et accord de prêt Demarra ge Mise en oeuvre Revue a mi parcours et prorogati on Clôture du Projet

221 221 Quelles sont les actions appropriées quil faut prendre au fur et à mesure que lon sapproche de la clôture du projet? Comment réaliser des actions durables dans le cadre du projet? Différence entre la date dachèvement du projet et la date de clôture du prêt. A qui incombe la rédaction du rapport dachèvement du projet et pourquoi est-il si important pour le pays et le FIDA dans la chaine dapprentissage? Clôture du projet et du prêt Objectifs

222 222 Progressivement, dans la période restante (1 à 1,5 année), lUCP et le CPM doivent sassurer que le projet: Réduit ses activités; Met en place et renforce les institutions/organisations chargées dassurer la durabilité afin quelles puissent correctement poursuivre les activités du projet; Suit/évalue régulièrement les structures chargées dassurer la durabilité Arrête les activités sur le terrain financées par le FIDA à la date dachèvement du projet; Se désengage complètement avant la date dachèvement du projet. Clôture du projet et du prêt Stratégie de sortie & durabilité

223 223 Conclure lexécution de tous les contrats de services devant être financés par le FIDA avant la date de clôture du projet. Revoir le plan de passation de marché; Vérifier le tableau dexécution physique et financière des contrats; Proposer des solutions facilitant lexécution complète des travaux; Annuler les contrats ne pouvant pas être exécutés à temps. Revoir linventaire des actifs fixes. Liste des biens détaillant le type, la date dachat, la valeur dachat, la valeur résiduelle, la cession ou la destination recommandée. Sauvegarde des fichiers et des documents pendant 10 ans dans le pays, 5 ans au FIDA. Sauvegarder les fichiers – fermer à clé! Créer une base de données pour le rapport dachèvement du projet, les leçons tirées, les évaluations et autres utilisations futures. Clôture du projet et du prêt Clôture des activités administratives, financiaires & comptables (1)

224 224 Liquidation du personnel à la date dachèvement Revoir la liste de service du personnel et noter les dates provisoires de fin de contrat; Calculer les indemnités du personnel; Vérifier la disponibilité du prêt, des ressources nationales. Positions généralement maintenues jusquà la date de clôture du prêt (6 mois après la date de clôture du projet): Le coordonnateur du projet; Le RAF/comptable; Le chargé du S&E; La personne chargée dassurer le S&E; Le (la) secrétaire; Les chauffeurs et gardiens, au besoin. Clôture du projet et du prêt Clôture des activités administratives, financiaires & comptables (2)

225 225 1 an avant la date dachèvement du projet: Le CPM informe le projet de limminence de la date dachèvement du projet et lui rappelle les conditions déligibilité. ` 6 mois avant la date dachèvement du projet : Démarrer le recouvrement du dépôt initial au compte spécial; Déterminer le taux de recouvrement; Toutes les activités doivent être achevées avant la date dachèvement. A la date la date dachèvement du projet et après: Assurer le suivi des paiements des contrats – déterminer léligibilité. Entre la date dachèvement du projet et la date de clôture du prêt = période de liquidation: Le projet doit envoyer une lettre au CPM pour expliquer le plan daction et les dépenses projetées; Assure le suivi des paiement des contrats – seuls ceux achevés avant la date dachèvement sont éligibles; Seules les dépenses relatives à la liquidation sont éligibles. Clôture du projet et du prêt Clôture du projet/prêt

226 226 Biens livrés; travaux de génie civil achevés; services rendus; à la date dachèvement du projet ou avant celle-ci Dépenses relatives à la liquidation Salaires et indemnités du personnel clé du projet; Frais de fonctionnement; Frais du rapport dachèvement du projet; Frais du rapport daudit final. Clôture du projet et du prêt Conditions déligibilité pour les dépenses

227 227 Si lemprunteur sollicite une prorogation pour soumettre des demandes de retrait pour des dépenses éligibles, il doit prendre contact avec le CPM qui pourrait lui octroyer une période de grâce. Le CPM demande à lunité chargée des prêts de laisser le compte du prêt ouvert afin de payer les demandes de retrait en retard. Clôture du projet et du prêt Clôture du prêt

228 228 Clôture du projet et du prêt La passation des marchés en période de clôture du projet Pour sassurer que tous les biens sont livrés/travaux achevés/services rendus avant la date la date dachèvement du projet: Bien revoir et suivre le plan de passation des marchés final et les rapports dactivités durant la dernière année du projet; Prendre des mesures pour faciliter lachèvement de lexécution physique des contrats; Annuler les contrats ne pouvant pas être exécutés avant la date dachèvement. Sassurer que seuls les contrats exécutés avant la date de clôture du projet sont payés; Sassurer que les dossiers dachat sont au complet et obtenir les documents manquants auprès du projet Etablir un rapport au sujet des leçons tirées et faire des recommandations pour de futurs projets.

229 229 Justification de lavance/montant autorisé effectuée au profit du compte spécial: 6 mois avant la date la date dachèvement du projet; ou Quand le solde non décaissé du prêt équivaut au double du montant autorisé (en DTS) Le premier des deux prévalant. Clôture du projet et du prêt: administration du prêt Le recouvrement (1) Procédure de recouvrement I Justificatif de lavance au Compte spécial Procedure de recouvrement IIRecouvrement/JustificationChaque DRF traité comme…. Procédure de recouvrement IIIRecouvrement/justificationChaque DRF traité commeJustification partielle ou totale Recouvrement Procedure IV Remboursement

230 230 Recouvrement/Justification – Quand le point critique est atteint– en vue de la fin de la mise en œuvre du projet: Chaque demande de réapprovisionnement est traitée en tant que: Réapprovisionnement partiel au compte spécial Recouvrement partiel du dépôt initial Le même procédé est suivi jusquà ce que le dépôt initial soit justifié dans sa totalité. Clôture du projet et du prêt: administration du prêt Le recouvrement (2)

231 231 Recouvrement/Justification Chaque demande de retrait traitée/approuvée en tant que justification, partiellement ou en totalité: Ne constitue pas un décaissement à partir du compte du prêt Est utilisée seulement comme justification Est convertie en DTS au taux en vigueur à la date valeur du paiement du versement initial (taux historique) Clôture du projet et du prêt: administration du prêt Le recouvrement (3)

232 232 Tout montant du versement initial qui reste injustifié à la date de clôture du prêt, doit être remboursé au FIDA dans la monnaie utilisée par le FIDA pour les besoins du retrait à partir du compte du prêt. Le remboursement devant être effectué au profit du FIDA représente la portion injustifiée du versement initial – non le solde à la banque ou est logé le compte spécial. Clôture du projet et du prêt: administration du prêt Le recouvrement (4)

233 233 Conditions: Le dépôt initial du compte spécial est recouvré/justifié dans sa totalité; La dernière demande de retrait est confirmée par lUCP au FIDA; Le projet doit sassurer que toutes les dépenses éligibles font lobjet dune demande de règlement; Le rapport de laudit final est soumis; Le rapport dachèvement du projet est finalisé et soumis. Le solde du prêt non décaissé est annulé par le FIDA. Clôture du projet et du prêt Clôture du compte du prêt

234 234 Le rapport dachèvement commence dès le début du projet, et se fonde sur: linformation ou létude de base, linformation et lanalyse du S&E durant toute la durée du projet, RIMS. Important: quel est lIMPACT sur la vie des populations rurales pauvres. Lemprunteur doit soumettre le rapport dachèvement du projet avant la date de clôture du prêt. Se préparer à cela lors de la dernière mission de supervision du FIDA. Après la mission de supervision finale et la revue du rapport dachèvement, linformation est utilisée dans le cadre de la gestion des savoirs du FIDA en tant que leçons et bonnes pratiques pour servir dans la formulation de projets similaires… La chaine dapprentissage. Clôture du projet et du prêt Rapport dachèvement du projet

235 235 Objet: impact des composante exécutées avec utilisation des indicateurs clé; Lors de la mise en œuvre – faisant partie des rapports réguliers à soumettre; A la clôture – tous les projets doivent se soumettre à une évaluation de clôture effectuée par le Bureau dEvaluation du FIDA et même 10 ans après la clôture; Quelques indicateurs à évaluer: Programmé vs achevé; IMPACT socioéconomique; Durabilité; Performance du ciblage – ex: pauvreté, genre; Mesures de sauvegarde – ex: environnementales; Efficacité du S&E; Recommandations et leçons tirées. Clôture du projet et du prêt Evaluation

236 236 « En cas de doutes… se rappeler le visage de lhomme le plus pauvre et le plus faible que vous ayez vu et posez-vous la question de savoir si ce que vous envisagez de faire lui sera utile? Quy gagnerait-il? Cela lui permettrait-il de reprendre sa vie et son destin en main?...Ainsi, vous verrez vos doutes disparaitre.» Mahatma Gandhi Mise en oeuvre du projet

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