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Dimanche 18 Mars Les outils collaboratifs en ligne Connaître la palette des outils permettant de gérer des projets en collaboration : agenda partagé, fichiers.

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1 Dimanche 18 Mars Les outils collaboratifs en ligne Connaître la palette des outils permettant de gérer des projets en collaboration : agenda partagé, fichiers partagés…. Emmanuel DE SAINT STEBAN

2 Modèle de présentation Technologiae 2 Technologiæ Un groupe de travail sur lÉglise et les NTIC 14 membres Des compétences diversifiées : stratégie, organisation, management communication, marketing, médias sociaux informatique, systèmes dinformation un site internet : Des actions au service de lÉglise Veille Conseil Formation

3 facebook : nouveautés et changements 3 Emmanuel DE SAINT STEBAN Ingénieur etudes et développement Ingénieur EFREI Actuellement en mission chez TF1 Développement WEB veille permanente sur les nouvelles technologies Membres dassociation Etudiante Usage personnel et quotidien doutils collaboratifs en ligne

4 Sommaire: Les outils collaboratifs en ligne Quest-ce quun outil collaboratif ? Quels outils, pour quels usages Démonstrations Questions / réponses Les outils collaboratifs en ligne 4

5 Travail et collaboration Modèle de présentation Technologiae 5

6 Travail et collaboration : Comprendre le travail réel Modèle de présentation Technologiae 6 Ce que lon fait « finalement » Ce que lon donne (ou peut pas donner) Ce que lon fait « vraiment » Ce que lon doit faire Travail prescrit Travail réel Travail réalisé Travail vécu

7 Modèle de présentation Technologiae 7 Les Outils collaboratifs ? Cest quoi ? (idées reçues) Des outils faits pour collaborer Un truc à la mode Cest pour les geeks Une lubie des chefs Une perte de temps Inutile, on collabore déjà efficacement …

8 Allez, reprenons… Un outil collaboratif, cest un outil qui facilite le travail collaboratif, que lon peut définir comme la conjugaison de 3 processus (définitions de Serge K. Levan) La communication La coopération La coordination En gros, cela permet donc : De partager des informations, des données De travailler ensemble sur un projet commun De répartir les actions, coordonner lensemble Modèle de présentation Technologiae 8

9 En gros, ça ne sert à rien … Ben oui, quoi : Je communique par mail Je coopère par les tâches quon me dit de faire On se coordonne en réunion Modèle de présentation Technologiae 9

10 Sauf que.. Nulle part il ny a de conservation de lensemble des mails échangés, ou des discutions. Ce nest pas facile de trouver quelque chose dans ses mails On se retrouve avec 25 versions différentes dun document Cest la galère pour trouver une date commune On na jamais accès à la bonne information quand on en a besoin On croule sous le nombre de mails On oublie toujours quelque chose On refait trois fois la même chose … Modèle de présentation Technologiae 10

11 Et si on faisait autrement ? Ouais… on pourrait collaborer ? Modèle de présentation Technologiae 11

12 Dabord, quelques règles Il ne suffit pas de dire quon va collaborer, encore faut-il être prêt à le faire Cela marche mieux dans le cadre dun projet, avec un but précis Il ne faut pas vouloir faire tout, tout de suite très bien … Il y aura forcément des hauts et des bas Cela implique un changement dans les habitudes, ce nest pas simple à gérer et doit être prévu Au début cela prend du temps et ce facteur doit être pris en compte Modèle de présentation Technologiae 12

13 Ensuite, rester modeste Vouloir changer le monde, ici, maintenant, cest voué à léchec Il faut donc soigneusement choisir son terrain de jeu, disons là où cela semble le plus facile, avec le moins dopposition En fonction des besoins réels (et non supposés), il faut choisir les techniques et les outils que lon souhaite mettre en œuvre Il ne faut surtout pas oublier danimer les échanges…. Modèle de présentation Technologiae 13

14 Modèle de présentation Technologiae 14 Quest-ce quun outil de travail collaboratif en ligne ? Un logiciel collaboratif en ligne permet de partager des fichiers de travail entre les membres. Les supports partagés peuvent servir à différentes tâches : Organisation et suivi dun planning (agenda partagé) Suivi budgétaire, organigramme et comptabilité (fichiers Excel) Création de formulaires (enquêtes, études de marché) Communiqués internes, règlement intérieur, annonces (fichiers Word)

15 Modèle de présentation Technologiae 15 Pourquoi utiliser des outils collaboratifs en ligne ? Les avantages sont multiples : Les fichiers en ligne (agenda, documents Word, Excel) sont consultables et modifiables à tout moment Plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier simultanément Les fichiers sont consultables et modifiables depuis n'importe quel poste internet (ex: à la maison) On peut synchroniser les fichiers avec des appareils mobiles (ex: Iphone, Smarphone) Simple dutilisation Partage efficace dinformation

16 Assez philosophé… Dabord, voici quelques exemples … Modèle de présentation Technologiae 16

17 Les forums Il y a des questions et des réponses Discussions par thèmes Moteur de recherche Garde tout lhistorique Ex: phpBB, Modèle de présentation Technologiae 17

18 Groupe de discussion Tout le monde est au courant Les réponses sont visibles par tous On oublie personne Un historique Facebook groupe, google groupe, listes de diffusion Modèle de présentation Technologiae 18

19 Partage de documents Eviter denvoyer le même document 50 fois par mail Les documents sont tous au même endroit Avoir toujours la dernière version Collaborer Google docs, dropbox Modèle de présentation Technologiae 19

20 Collaboration sur un document Google Docs : Word, Excel, Powerpoint Travail à plusieurs Collaboration en temps réel Accessible partout Modèle de présentation Technologiae 20

21 Les moyens de communication Téléphones et contact en face à face ne sont pas suffisants Besoins de réunions à distance. Netmeeting devient facile et abordable Google Hang Out sur Google + Skype Modèle de présentation Technologiae 21

22 Trouver une date, ou voter une idée Doodle : Trouver la meilleure date Simple Facebook sondage : permet de poser une seule question Et laisser chacun y répondre. Viralité, buzz Formulaire Google docs : si besoin de sondages plus complets Modèle de présentation Technologiae 22

23 Inscription en ligne : Google docs : Formulaire personnalisé Envoi direct par mail Enregistrement dans un Excel Permet un accès à plusieurs Automatique Evénement Facebook : Visibilité Viralité, buzz Permet de répondre brièvement (oui, non, peut-être) Partage dinfos sur lévénement Modèle de présentation Technologiae 23

24 Modèle de présentation Technologiae 24 Mais noublions pas … Nous ne sommes pas familiers des outils collaboratifs et les temps dapprentissage ne sont pas à négliger. Les outils ne sont pas la solution aux problèmes de communication, et de collaboration… Nous ne savons pas forcément avec qui converser et collaborer (qui est la bonne personne). Lapprentissage collectif nest pas une règle… Nous avons plutôt appris à être individualiste ! Autant de comportement à changer… qui nont rien à voir avec les outils !

25 Démo Modèle de présentation Technologiae 25

26 Modèle de présentation Technologiae 26 Merci ! Emmanuel DE SAINT STEBAN Technologiæ photo


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