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Formation sur lutilisation de la base de données Et autres aspects de fonctionnement de LIRME/URSTM Maj. 2014-01-07 MV.

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1 Formation sur lutilisation de la base de données Et autres aspects de fonctionnement de LIRME/URSTM Maj. 2014-01-07 MV

2 Plan de la formation Contexte Installation de la base sur des PCs personnels Aperçu de la fenêtre principale « Unités de base » Échantillons Demandes danalyses Demandes de tâches Module « Remblais » Consultation des listes Mon dossier Réunions de productions Troubleshooting

3 Contexte LURSTM constitue le pool de main dœuvre de lIRME ainsi que des infrastructures du labo et les équipements Équipe technique Laboratoires Équipements Entretien des équipements « Clients » de lURSTM: Chercheurs Étudiants Entreprises locales, provinciales, nationales, internationales

4 Contexte (suite) Enregistrement échantillon (étudiant/gest. projet) Demande danalyse ou tâche (étudiant/gest. projet) Coordonnateur / réunion de production Équipe technique Résultats approuvés transmis à létudiant ou gestionnaire Ou confirmation de tâche terminée

5 Contexte (suite) Loutil de gestion est installé sur les ordinateurs suivants du laboratoire: Ordinateur du local D113.6 (granulomètre, pycnomètre, surface-spécifique) Ordinateur du local D013 près de la douche durgence Login: labo_urstm, pass: urstm_labo pour entrer dans ces PCs, mais vous utiliserez vos informations de compte dans la base. Vous devez dabord faire créer votre compte utilisateur par un des administrateur: 1. Mathieu Villeneuve ou 2. Marc Paquin ou 3. Louise Labbé Ladministrateur vous avisera lorsque ce sera fonctionnel

6 Contexte (suite) Droits que vous aurez à lintérieur de loutil de gestion: Création/modification/suppression déchantillons Création/modification de vos demandes de tâches Consultation des listes Projets Employés/étudiants Consulter et éditer votre feuille de temps (si vous travaillez pour lURSTM) Utiliser le module de remblai (seulement si votre projet portera sur le remblai)

7 Installation de la base sur les ordinateurs de lUQAT (membres du personnel) Être certain de posséder un compte email de lUQAT (communiquer aussi vos infos sur ce compte à Mathieu pour création de droits daccès au serveur URSTM) 1. Depuis Microsoft Internet Explorer, Aller vers ce lien internet : http://198.73.164.245/publish/Install.htmhttp://198.73.164.245/publish/Install.htm 2. Saisir son nom dutilisateur sous ce format : « UQAT\Nom utilisateur » et son mot de passe de lUQAT (le même quau démarrage de lordinateur ou pour consulter ses courriels – voir avec service informatique [poste 2525] si on lignore). 3. À ce moment, une page web permettant de procéder à la nouvelle installation apparaîtra. Cliquer sur « Install ». 4. Cliquer ensuite sur « Installer » et lapplication sera alors installée sur lordinateur. 5. Lapplication démarrera automatiquement après linstallation; pour les fois suivantes, on peut démarrer celle-ci via le menu « Démarrer », « URSTM » et « Gestion URSTM ».

8 Installation de la base sur PCs personnels (étudiants) Être certain de posséder un compte email de lUQAT (communiquer aussi vos infos sur ce compte à Mathieu pour création de droits daccès au serveur URSTM) Se connecter à Symbiose en allant au https://symbiose.uqat.ca. https://symbiose.uqat.ca Entrer votre nom dutilisateur et votre mot de passe de votre compte UQAT (le même que pour votre courriel @uqat.ca). Aller dans la section « Mes Outils » de gauche et cliquer sur le lien « Serveur d'application pour travailler de la maison ».

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11 Installation de la base sur PCs personnels (suite) Enregistrez le raccourci sur votre bureau. Note :Consultez les autres instructions sur la page au besoin. Ouvrir le serveur dapplication en double-cliquant sur le raccourci qui sera alors créé sur votre bureau. Lorsque requis, entrez votre nom dutilisateur et votre mot de passe de votre compte UQAT. Un bureau virtuel Windows douvrira alors sur votre ordinateur. Notes : Cette session Windows virtuelle est la même que celle qui vous serait disponible dans les laboratoires informatiques du 3 e étage de lUQAT. Vous y trouverez la plupart des applications essentielles à votre travail au sein de lIRME. Ce Windows virtuel vous permettra dinstaller lOutil de gestion URSTM et dy avoir accès de nimporte quel endroit doù vous avez accès à internet.

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13 Installation de la base sur PCs personnels (suite) Depuis votre Windows virtuel, ouvrir Internet Explorer. Aller vers ce lien internet : http://198.73.164.245/publish/Install.htmhttp://198.73.164.245/publish/Install.htm Saisir votre nom dutilisateur sous ce format : « UQAT\Nom utilisateur » et votre mot de passe de lUQAT. À ce moment, une page web permettant de procéder à la nouvelle installation apparaîtra. Cliquer sur « Install ». Cliquer ensuite sur « Installer » et lapplication sera alors installée sur votre Windows virtuel. Lapplication démarrera automatiquement après linstallation. Pour les utilisations suivantes, il sera nécessaire de vous faire un raccourci sur le bureau virtuel. Ouvrir le menu « Démarrer », « URSTM ». Faites bouton droit et laissez le enfoncé pour glisser « Gestion URSTM » vers le bureau. Choisir « Créer un raccourci » ou « Copier ». Lors de vos prochaines utilisations du serveur dapplication, licône apparaîtra sur le bureau virtuel et lorsque vous double-cliquerez, la base sinstallera à nouveau et sera lancée automatiquement.

14 Aperçu de la fenêtre principale Pour administrateurs seulement Module de création/gestion déchantillons Module de création/gestion des demandes de tâches ou danalyses Module pour les remblais cimentés en pâte Consultation de la liste des projets IRME/URSTM Pour administrateurs seulement Consultation de la liste des employés/étudiants Module abandonné Module « personnel » Pour administrateurs seulement Feuille de temps pour les gens qui feront du travail sur des projets de lURSTM Tâches qui vous sont actuellement attribuées Tâches dont vous avez fait la demande Ouverture/fermeture de session (changer dutilisateur) Messages du serveurCompte actuellement connecté à la base Les signes « + / - » permettent dafficher ou masquer larborescence des sous-modules

15 « Unités de base » À lURSTM, il existe deux unités de base principales: Le numéro de projet Numéro de projets étudiants: PI-prénom nom étudiant (ex: PI-Aurélie Chopard) Numéro de contrat de service pour clients externes : PU-aaaa-mm-xyz (ex: PU-2013-05-805) Le numéro déchantillon Numéro séquentiel attribué par loutil de gestion lors de lenregistrement dun échantillon Toute demande de travaux ou analyse doit faire référence à ces « unités de base »

16 Échantillons Tout échantillon, solide ou liquide, peut importe sa taille, doit être enregistré dans la base de données et avoir un numéro unique (numéro séquentiel généré par loutil de gestion) Aucune analyse ne pourra être réalisée sur des échantillons sans numéro Notez lemplacement de vos échantillons dans vos demandes danalyses Infos à écrire sur vos contenants: Numéro de projet Numéro déchantillon Nom déchantillon Date de création physique de léchantillon

17 Échantillons (suite) Concept déchantillons parent/enfants Prélèvement, séchage et/ou concassage et/ou autre transformation où lon conserve loriginal Échantillon parent Échantillon enfant

18 Échantillons (suite) Parents/enfants (suite) Composite Parent Enfant

19 Échantillons (délais de conservation) Les échantillons solides et secs peuvent être conservés durant 6 mois (sacs hermétiques à T°.P.) Les échantillons de pulpe ou humides: 6 mois à 6 °C, sauf pour certains paramètres Les échantillons deau: ParamètreDélais conservation à 4 °C pH1 j ICP métaux180 j (2% HNO3 à T°. P. – max avant acidification : 24 h) Acidité, Alcalinité14 j Conductivité28 j Chromato ionique2 j (nitrates/nitrites), 28 j autres

20 Échantillons (suite) Démonstration denregistrement déchantillons en direct sur projecteur Démonstration de recherche déchantillon en direct sur projecteur Astuces: Utiliser un nom de groupe significatif Imprimer une feuille pour vos dossiers Exportation en tableur Excel (niveau hiérarchique « 1 » ensuite « Entrée ») Se faire un fichier Excel de suivi de ses demandes danalyses Faire attention (surtout pour les liquides) que la date de création physique est bien la date déchantillonnage

21 Échantillons (fenêtre denregistrement) Typiquement, on fait « nouveau », sauf si on veut ajouter nos échantillons à une « batch » existante Si léchantillon a un/des parents, on les écrit séparés dune virgule et on clique « valider », sinon, « 0 », « valider » Choisir votre numéro de projet en cliquant « choisir » Date déchantillonnage Lieu dentreposage dans nos labos (liste de choix*) « Groupe » est un repère pour vous, champs libre Lieu déchantillonnage (liste de choix*) Remarques sur léchantillon au besoin Nom représentatif (champs libre) Nature de léchantillon (liste de choix*) Format du contenant de léchantillon (liste de choix*) Cliquer « ajouter » place léchantillon dans la liste de création du bas Mettre un échantillon de la liste du bas en surbrillance, modifier les infos incorrectes et cliquer « modifier » pour corriger Mettre un échantillon de la liste du bas en surbrillance et cliquer « supprimer » enlève léchantillon de la liste du bas Cliquer « Approuver » enregistrera les échantillons de la liste et vous aurez alors leur numéro *: les listes de choix peuvent être modifiées par Mathieu

22 Enregistrement : création détiquettes Lorsque vos échantillons sont créés, il est fortement recommandé de faire produire une étiquette pour ces derniers. Exportez votre liste déchantillons créés en Excel (voir plus loin) et les envoyer email à: Janie (échantillons liquides) Patrick (échantillons solides) Étiquette pour liquide vierge Cocher les analyses à faire Analyses réalisées sont biffées

23 Enregistrement : création détiquettes Il est fortement recommandé de fonctionner avec des étiquettes. Si vous ne faites pas produire détiquettes et/ou en attendant celles-ci, vos échantillons doivent avoir les infos suivantes dessus : Au moins: Numéro de projet Numéro Uxxxxx (que vous aurez généré dans le logiciel) Les analyses à réaliser Signaux de dangers (Amiante, As, Pb, etc., voir Patrick pour étiquettes) Mieux: Date déchantillonnage Nom ou initiales

24 Échantillons solides : entreposage Pour des besoins dentreposage seulement (ie aucune analyse demandées pour linstant), chaque étudiant se verra attribuer un partie darmoire aux locaux D012 et D012.1 Faites la demande à Patrick Bernèche et les portes seront marquées à votre nom. Remarque: ce sont pour des échantillons seulement, il est donc interdit dy stocker : Outils Réactifs Vêtements EPIs

25 Échantillons : dépôt pour analyses (solides) Solides: Classés par #Uxxxxx Dans les boîtes bleues au-dessus de la balance analytique (D113.6) Les analyses demandées doivent figurer sur les étiquettes ou les sachets Les analyses réalisées sont biffés sur les sachets Le personnel technique fait le ménage et range à lentrepôt (E018) les échantillons pour lesquelles toutes les analyses sont biffées. Si vous ne trouvez plus vos échantillons au D113.6, demandez au personnel technique. Seul le personnel technique a accès au E018, vous devrez être accompagnés.

26 Échantillons : dépôt pour analyses (liquides) Frigo (Mezzanine) Tubes préparés pour la chromatographie ionique et en attente danalyse Bouteilles en attente denvoi pour lexterne (ex : Maxxam, SGS) Échantillon solide à réfrigérer Échantillon provenant de client à conserver Dans la porte Échantillon à analyser pour les mini-cellules ; Chaque compartiment associé à un projet Frigo #1 (D113.5 près de la porte) Échantillons en attente danalyse ; Létagère du haut sera priorisée pour les analyses délectrochimie et lacidification en attente; Létagère du bas sera priorisée pour les analyses dacidité et alcalinité en attente Le congélateur servira aux icepacks Frigo #2 (D113.5 au fond) Échantillons déjà analysés en totalité Le congélateur servira aux échantillons solides à conserver

27 Échantillons : dépôt pour analyses (liquides – suite) Les échantillons acidifiés 2% HNO3 pour analyses ICP sont déposés sur létagère du local D113.5 Lorsque vous recevez des résultats, les interpréter le plus tôt possible et demander une ré-analyse au besoin (gardez en tête les délais de conservation des échantillons) Si les résultats vous sont satisfaisants, allez détruire vos échantillons lorsque toutes les analyses ont été réalisées. À intervalles régulières, léquipe technique jettera tout échantillon liquide dont le délai maximal est dépassé pour tous les paramètres analysés (selon la date de création physique).

28 Demande danalyse Vous devez informer votre directeur avant de faire une demande danalyse (la coordination validera avec votre directeur avant que les travaux ne soient acceptés) Délai par défaut : 2 semaines, si moindre, on doit prendre entente lors de la réunion de production Le délai écrit dans la base ne garanti pas que les travaux seront effectués pour la date demandée : à vérifier en réunion de production Les demandes danalyses doivent obligatoirement faire apparaitre la liste des noms déchantillons ET leur numéros de laboratoire. Séparer les demandes par type danalyse (ex: 1 pour ICP-AES, 1 pour la DRX, 1 pour le GS, etc.) Une demande danalyse peut contenir plusieurs échantillons.

29 Demande danalyse (suite) Démonstration de demande danalyse en direct sur projecteur Astuces: Copier/coller la liste de numéro déchantillons et de noms depuis Excel (ajouter ensuite des espaces) « Recycler » une demande en cliquant sur « Ajouter » et ensuite la modifier pour le prochain type danalyse. Demandes périodiques lorsque projet de type essais cinétiques ou lors déchantillonnage périodiques (enregistrer votre liste déchantillons davance, vous pourrez alors y référer dans la demande périodique)

30 Demandes danalyse (fenêtre nouvelle demande) Donner un titre informatif sur lanalyse et le nombre déchantillons Cest vous Laissez cette case à « Non assigné » si vous ne connaissez pas la ressource qui fait les analyses demandées Non utilisé pour les demandes danalyses Cocher « Périodique » si votre demande est pour des échantillons répétitifs (ex: lixiviats dessais cinétiques) « Choisir », trouver son projet (PI-Votre nom) dans la liste, puis « Accepter » Les champs « # Projet » et « Nom projet » sempliront automatiquement Défaut : 2 semaines, à planifier en réunion de production Écrire une description détaillée de lanalyse souhaitée, les numéros ET les noms des échantillons et les particularités au besoin Cliquer « Ajouter » peuple la liste du bas. On peut ensuite « Modifier » des infos dune demande en surbrillance ou la « Suprimer » Cliquer « Approuver » enregistre la demande et la place en attente de la prochaine réunion de production

31 Demande de tâche Tous les travaux nécessitant lintervention de léquipe technique de lURSTM nécessite une demande de tâche avant de pouvoir être exécutée Vous devez informer votre directeur avant de faire une demande de tâche (la coordination validera avec votre directeur avant que les travaux ne soient acceptés) Estimez le temps nécessaire prévu et linscrire dans la case appropriée du formulaire de demande Délai par défaut : 2 semaines, si moindre, on doit prendre entente lors de la réunion de production Le délai écrit dans la base ne garanti pas que les travaux seront effectués pour la date demandée : à vérifier en réunion de production Les demandes de tâches se font de la même manière que les demandes danalyse

32 Demande de tâche (suite) Insérez une description précise de vos besoins – plus précise est la demande, plus vous avez de chance davoir ce que vous voulez et dans des délais raisonnables Une demande de précisions vous sera envoyée par email au besoin (délais supplémentaires) Exemples de tâches nécessitant une demande de tâche (liste non limitative): Demande de formation sur un équipement Demande de réparations sur un équipement Assistance technique pour travaux au laboratoire Assistance pour travaux de terrain

33 Module « Remblais » Le module « Remblais » permet de stocker et importer toutes les informations nécessaires à la production et au suivi des recettes de remblai cimenté en pâte produites au laboratoire. Vous devrez être formé par Yvan Poirier ou Olivier Peyronnard avant de pouvoir utiliser ce module (écrire une demande de tâche à cet effet)

34 Consultation des listes Pour consulter la liste des: Projets: Aller sous « Projets », ensuite choisir « Projets » Vous trouverez la liste des projets (en cours et historiques) et des informations à leur sujet. Si votre projet napparaît pas, en aviser Louise Labbé. Utilisateurs: Aller sous « Utilisateurs », ensuite choisir « Liste avec informations » Vous trouverez de linformation sur les coordonnées que vos collègues ont bien voulu partager

35 Mon dossier À partir de « Mon dossier », on peut: Compiler ses heures travaillées par projet ou par demande de tâche dans « Ma feuille de temps » (pour ceux qui travaillent sur des projets URSTM) Consulter la liste des tâches qui nous sont attribuées sous « Mes tâches à faire » et les marquer comme « Terminée » lorsque les travaux ont été réalisés (attention: les demandes danalyses ne peuvent être cochés « Terminée » que par Marc ou Olivier) Faire le suivi de létat des demandes de travaux que nous avons rédigé sous « Mes demandes de tâches »

36 Réunions de production Les réunions de production de léquipe technique de lURSTM ont lieu tous les lundis à 10h30 au local E003 (sauf en cas de congé fériés ou quelques rares exceptions qui seront toujours communiquées par email à toute léquipe de lIRME) Vous devez vous présenter à la réunion si: Vous avez écrit une nouvelle demande de tâche ou analyse dans la base Vous voulez faire un suivi sur une/des tâche(s) que vous avez demandé(s)

37 Troubleshooting Outil de gestion URSTM est une application WEB, il se peut que les « pages » ne chargent pas comme il le faut, tout comme des pages WEB Il y aura alors un message derreur au bas de la fenêtre à gauche. Normalement, si vous tentez une deuxième fois lopération, ça va fonctionner. Après plusieurs tentatives infructueuses, contacter un des administrateurs qui vérifiera létat du serveur qui héberge la base: 1. Mathieu Villeneuve ou 2. Marc Paquin ou 3. Louise Labbé


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