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Gouvernance, 14.09.20111 Réforme de la gouvernance des partenariats de l'Etat Etat Représentants Partenaires Réforme de la gouvernance des partenariats.

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1 Gouvernance, Réforme de la gouvernance des partenariats de l'Etat Etat Représentants Partenaires Réforme de la gouvernance des partenariats de L'Etat Réforme de la gouvernance des partenariats de L'Etat

2 Gouvernance, Rappel 1 ère présentation à la CGF en septembre 2009 (uniq. concept) Depuis : - 2 rapports annuels de suivi - changement de personnes (TRG/CGF) - reprise du concept 1:1 par le Canton de Neuchâtel en présentation du concept au concours Excellence publique de l'IDHEAP en novembre ème sur… 2.

3 Gouvernance, Objectifs Rappeler le concept Passer rapidement en revue les principaux résultats des rapports de suivi annuel

4 Gouvernance, Origine de la démarche

5 Gouvernance, Origine de la démarche Emploi des "enveloppes financières" dès 2004 (10 entités) Les résultats dépassent les attentes et le potentiel existe ! Dysfonctionnements (ex. "Swisscom") posent la question de la stratégie de l'Etat actionnaire Un projet du Programme de législature 2007 – 2010 : "Réformer la gouvernance et renforcer la responsabilisation des institutions paraétatiques par la généralisation des enveloppes financières notamment"

6 Gouvernance, Les défis Il faut : Se doter de références, donc d'un concept (prestations non homogènes, types de partenariats différents, crédibilité) Se déterminer sur la répartition des rôles dans la gestion des partenariats Arrêter le périmètre et la durée du projet Faire preuve d'humilité et se reposer les questions de base Envisager des transferts de tâches (interne, externe) Une volonté partagée de s'investir et d'améliorer l'existant dans un système "gagnant/gagnant"

7 Gouvernance, L'objectif C'est la recherche de : optimisation dans la gestion (qualité) et la répartition des rôles délégation de compétences la plus poussée possible mise en valeur des capacités de chacun des partenaires gestion séparée des risques maîtrise de l'évolution des dépenses (ex. JU)

8 Gouvernance, Le projet est réalisé en 2 étapes 1 ère phase de "conceptualisation" : fév – juin concept, définitions, processus -principes, directives, canevas -premier inventaire des partenariats Dès 1er juillet 2009 : lancement de la 2ème phase de "réalisation". Réalisation du concept = chance pour tous Comité de suivi = centre de compétences et controlling

9 Gouvernance, Le concept Le mandat aux services Les définitions Le fil rouge -bien-fondé des prestations -externalisation/internalisation -formes de partenariats -éléments de gestion -répartition des rôles Les représentants de l'Etat Les relations contractuelles Le monitoring du projet L'inventaire des partenariats

10 Gouvernance, Gouvernance ou gouvernement d'entreprise Notions : proches, synonymes. Pas de définition unique. Origine : USA, regain fin 90's (scandales financiers) Lenjeu : la relation entre mandant et mandataire. Le mandataire agissant de manière rationnelle veille dabord à ses propres intérêts. Il ne défendra ceux de son mandant que si une telle attitude lui paraît attrayante ou judicieuse. Dans le secteur public L'Etat a un double rôle : il est propriétaire et mandant. Dans un cas, la priorité est donnée à lefficience et au rendement, dans lautre, il sagit de garantir laccomplissement du mandat public.

11 Gouvernance, Définition "Les partenariats résultent de la volonté commune, reconnue et déclarée par chacune des parties, de remplir une mission, d'atteindre des objectifs et de fournir des prestations prescrites par l'Etat ou d'intérêt public important. La stratégie adoptée dans chaque cas par l'Etat met en évidence la pertinence, l'efficacité et l'efficience du partenariat et de sa forme (subvention, participation au capital, etc.). Elle précise les modalités relationnelles et le suivi du partenariat. Les entités avec lesquelles l'Etat entretient des partenariats ont des droits et des obligations. Elles disposent de pouvoirs de décision forts et sont dotées d'organes structurés se les partageant. Leur degré d'autonomie dans la gestion est important et elles assument leurs propres responsabilités. L'inventaire des partenariats de l'Etat fournit la liste des entités avec lesquelles l'Etat entretient des relations suivies et sur lesquelles il peut exercer une influence stratégique déterminante."

12 Gouvernance, Le bien-fondé du secteur d'activités et des tâches Avant même de se positionner sur les formes de gouvernance : -Est-ce que les prestations répondent réellement à un besoin ? - Sont-elles trop/pas assez étendues ? -Sont-elles adaptées aux possibilités financières de l'Etat ? - Est-ce que le secteur d'activités est organisé de manière optimale? Intervention de l'Etat subsidiaire ?

13 Gouvernance, La typologie des tâches La réforme de la gouvernance doit amener à se positionner sur la pertinence même d'un partenariat. Est-il réellement judicieux de demander à un organe externe à l'Etat de réaliser des prestations ? Serait-il au contraire plus judicieux que l'Etat offre lui-même ces prestations ? La typologie des tâches est une «boîte à outils». Une appréciation politique reste nécessaire. Reprise de la typologie des tâches établie par la Confédération. Elle assure également la coordination des pratiques.

14 Gouvernance, La typologie des tâches selon 5 critères

15 Gouvernance, La typologie des tâches

16 Gouvernance, Les formes de partenariats La participation financière au capital d'une entité. La part au capital (minoritaire, de blocage, majoritaire, etc.) doit être fixée. L'établissement cantonal autonome. Le choix est très ouvert. Il dépend de la vision, de la mission, de la stratégie et des prestations.

17 Gouvernance, Les éléments de gestion des entités partenaires Ils doivent : -conférer les compétences et la marge de manœuvre nécessaires aux entités -assurer à l'Etat une emprise et un contrôle conformes à la stratégie 24 principes : permettent d'analyser chaque situation et d'engager les réformes nécessaires. Reprise partielle et adaptation des principes établis par la Confédération.

18 Gouvernance, Principe 1 : la forme juridique (de l'établissement cantonal autonome à la SA). Principes 2 à 8 : les organes (structures légères, compétences des organes clairement définies, pas d'appartenance à plusieurs organes, désignation des représentants de l'Etat par le Gouvernement, établissement d'un profil d'exigences, défense des intérêts de l'entité, récusation en cas de conflit d'intérêts, révision externe selon le droit de la SA). Principes 9 et 10 : les responsabilités (sur la base du droit privé, garanties dans des cas exceptionnels avec rémunération et gestion des risques).

19 Gouvernance, Principes 11 à 13 : les compétences particulières (normes techniques, prise de participations, prestations annexes que si la valeur de l'entreprise est au moins garantie, respect de la concurrence et gestion des risques). Principes 14 et 15 : les objectifs stratégiques (de l'Etat et de l'entité). Principes 16 à 18 : le contrôle et le suivi du Gouvernement (teneur/qualité du reporting, rapport de l'organe de révision). Principes 19 à 24 : finances (comptabilité indépendante, dotation en capital, prescriptions de présentation des comptes, mode de financement par l'Etat, pertes et profits et assujettissement à l'impôt).

20 Gouvernance, La répartition des rôles Différents acteurs sont impliqués dans la gestion, le contrôle, le suivi et la surveillance des entités partenaires : Etat - le Parlement - le Gouvernement - les services responsables - les services transversaux - le Contrôle des finances. Entité - la haute direction (conseil) - la direction - l'organe de révision

21 Gouvernance, Elle tient quatre inventaires à jour : - partenariats; - représentants de l'Etat; - lettres de mission; - contrats (de prestations). La Chancellerie

22 Gouvernance, Les représentants de l'Etat Choix sur la base de critères arrêtés et nomination par le Gouvernement. Ils doivent connaître les objectifs stratégiques de l'Etat. Ils reçoivent une lettre de mission qu'ils doivent accepter (cf. documentation). Les directives du Gouvernement (cf. documentation): Stratégie, nomination, révocation, profil, durée, renouvellement, relations entre l'Etat et ses représentants dans une lettre de mission, rémunération et suivi des représentants, suivi des participations, nomination des représentants aux assemblées générales.

23 Gouvernance, Les contrats de prestations Le mode de financement joue un rôle capital. Elaboration et négociation des contrats de prestations. Renforcer l'autonomie des partenaires de l'Etat, éviter toute incitation à la dépense et donner un cadre financier connu à l'avance. Canevas de contrat de prestations.

24 Gouvernance, Le monitoring ou suivi du projet But : atteindre les objectifs de la réforme. Le groupe a les missions suivantes : - centre de compétences (soutenir et accompagner les services chargés de réaliser la réforme); - rapport au Gouvernement jusqu'au 31 mars de l'année suivante sur l'état de réalisation de la réforme; - toute proposition de nature à perfectionner le concept ou à stimuler le processus.

25 Gouvernance, L'inventaire des partenariats L'inventaire des partenariats (82 en 2011 ) a été dressé. Il met en évidence : - Unité responsable; - Entité partenaire : forme juridique, organes principaux - Stratégie de l'Etat; - Potentiel de réforme; - Missions et objectifs stratégiques de l'entité; - Organisation du secteur d'activités; - Prestations principales de l'entité; - Financement par l'Etat (mode); - Représentation de l'Etat; - Garantie de l'Etat.

26 Gouvernance, Premier rapport de suivi Résultats - ce premier rapport annuel ne porte que sur six mois. Premiers résultats intéressants. Important de montrer la volonté davancer; -dans un cas sur six, le responsable indique un problème; - chaque partenariat a fait l'objet de propositions d'amélioration; - un partenariat sur deux ne respecte pas encore le concept; -représentants de l'Etat : quasi tout reste à mettre en place (établissement des lettres de missions); -on se prononce encore peu sur la question de la pertinence des prestations et de leur externalisation/internalisation; - le temps et les moyens manquent plus que la volonté de réaliser la réforme.

27 Gouvernance, Premier rapport de suivi Contrat de prestations - passage de 17 à 33 d'ici fin En parallèle : lois coordonnées (LSubv, Banque cantonale, géronto, fin. soins, caisse de pension) -transversalité (diffusion et chantiers dans tous les DPT). -introduction de nouveaux modes de gestion. -progression plus faible des montants, développement des institutions n'est pas freiné (effectif EPT progresse, mais ne s'est pas envolé); institutions ne sont pas déficitaires et fonds propres se renforcent. - gestion optimisée, acteurs directement responsabilisés, planification financière et controlling améliorés. -expérience positive. Amélioration en matière d'indicateurs (suivi d'objectifs) et de règles d'utilisation des réserves.

28 Gouvernance, ème rapport de suivi 2010 – Constats principaux -première année complète. 82 partenariats (4 entrées et 5 sorties) - présentation du concept au concours Excellence-publique - reprise complète du concept par le Canton de Neuchâtel - confirmation du suivi Simplification des fiches de suivi - premières ébauches de lettres de mission. Amélioration réalisation - 24 contrats (prévision 2012 : 40, max 51, objectif 2009 dépassé) - augmentation des charges par contrats , quatre fois moindre que le reste des subventions hors contrats - points particuliers 2009 : système d'indicateurs et réserves (décision : suivi annuel normal, pas de directives vu la diversité des cas). - manque de temps des UA - chaque partenariat fait l'objet d'une analyse/propositions d' amélioration. Responsabilisation UA. Subsidiarité. - augmentation de la durée des contrats à 5 ans (législature)

29 Gouvernance, En résumé Le projet de réforme de la gouvernance des entités partenaires revêt une dimension stratégique ( : années-charnières pour la mise en œuvre; nouvelle législature, renouvellement contrats). L'Etat doit se reposer des questions sur les prestations à fournir, sa stratégie et la façon de les offrir. Si l'exécution de tâches est externalisée, les éléments de gestion doivent être maîtrisés et les rôles clairement attribués. Les représentants de l'Etat doivent connaître leur mission. Les relations contractuelles entre partenaires doivent favoriser une gestion efficace et efficiente sur la base d'obligations mais aussi de pouvoirs octroyés à des organes structurés maîtrisant leurs risques. L'autonomie de gestion devient alors un facteur de succès dans un esprit d'entreprise, de créativité, de qualité et de confiance réciproque.

30 Gouvernance, Merci de votre attention et de votre accueil


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