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Réunion dinformation pour les porteurs de projets qui souhaitent bénéficier dun cofinancement par le FSE Jeudi 14 juin 2012.

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1 Réunion dinformation pour les porteurs de projets qui souhaitent bénéficier dun cofinancement par le FSE Jeudi 14 juin 2012

2 2 Objectifs de la réunion dinformation 1.Aider les porteurs de projets à constituer leur dossier de candidature 2.Expliquer la procédure de sélection des candidatures 3.Donner un aperçu du déroulement administratif de lopération

3 3 Lélaboration du dossier de candidature

4 4 Objectif du dossier de candidature Lobjectif du dossier de candidature est de décrire le projet de façon à ce que les autorités qui sont appelées à le financer puissent se rendre compte de sa portée en termes de politique demploi (Cest léquivalent du Business plan de lentrepreneur qui souhaite obtenir un prêt de sa banque.)

5 5 La fiche de candidature doit donc : Décrire le projet en faisant ressortir le mieux possible lutilité et limpact du projet en matière demploi. Montrer que les moyens à mettre en œuvre sont adéquats par rapport aux résultats escomptés du projet. Un choix judicieux dindicateurs contribueront à souligner lefficacité du projet.

6 6 La fiche de candidature a été conçue de façon à aider le porteur de projet à structurer son projet. Elle comporte : une partie descriptive (sous Word), une partie financière (sous Excel).

7 7 Page 1 de la fiche de candidature

8 8 Contacts Ce sont les coordonnés : –civilité, nom et prénom –adresse postale –téléphone –fax –adresse électronique 1 - du représentant légal de lorganisme bénéficiaire 2 - du chef de projet en charge de lopération Engagement et signature Formule qui engage le représentant légal de lorganisme bénéficiaire Page 3 de la fiche de candidature

9 9 Page 4 de la fiche de candidature

10 Découpage de lopération en phases/activités (page 5) Consiste à découper le projet dabord en phases. Elles doivent se succéder chronologiquement et le début dune phase doit coïncider avec la fin de la phase précédente (les dates de début et de fin de phase doivent correspondre au trimestre). Chacune des phases est à ventiler en activités. Certaines opérations ont un caractère cyclique : dans ce cas les mêmes activités se répéteront à lintérieur de la phase. Pages de la fiche de candidature 3.3. Budgets et volumes horaires par phase (page 6) Pour chacune des phases il y a lieu dindiquer : Le budget (en dépenses et recettes) Le volume horaire prévu pour lencadrement Le volume horaire prévu pour la partie administrative.

11 Evaluation de lopération (page 7) Donnez les éléments qui justifient que : Le projet est à reprendre sous laxe/priorité spécifié à la page 1. Le degré dimpact ainsi que le degré dinnovation de lopération. Explications qui démontrent que le projet respecte –les politiques communautaires horizontales, –les règles en matières de marchés publics, –répond aux spécificités du FSE Moyens et indicateurs (page 8) Selon que lopération consiste en : une opération dassistance aux personnes, une opération de support aux systèmes et aux structures. Il y a lieu de remplir longlet correspondant dans le fichier Excel. Pages 7 et 8 de la fiche de candidature

12 12 Le volet financier est à remplir via le fichier Excel : Concernant le budget, seuls les onglets 1 à 12 sont à remplir par le promoteur du projet : –les zones à remplir sont les cellules de couleur jaune, –les cellules non colorées comportent des formules et se remplissent automatiquement. Longlet « budget global » est le récapitulatif des onglets 1 à 12. Le tableau est rempli automatiquement. Selon le type dopérations et comme spécifié sous le point 4.1, il y a lieu de remplir : –soit longlet « assistance aux personnes », –soit longlet « support aux structures ». Page 9 de la fiche de candidature

13 13 Déroulement de la procédure de sélection des candidatures

14 14 Procédure de sélection des candidatures La sélection des candidatures est assurée par un Comité de sélection Le comité est composé de 6 membres Le Comité est « tripartite » : –2 membres représentent le Gouvernement –2 membres représentent les employeurs –2 membres représentent les syndicats

15 15 La sélection se fait par priorités/objectifs spécifiques. Un projet sera retenu ou rejeté : –en fonction de la politique de lemploi du Gouvernement et les besoins du marché (crise économique et financière) –selon lutilité du projet pour réaliser lobjectif visé (un projet de laxe 1.1 sera évalué en fonction de sa capacité à « améliorer le taux demploi des travailleurs âgés ») –selon lefficience des moyens utilisés par rapport aux réalisations (un projet qui coûte trop cher pour des résultats trop faibles sera écarté) –en fonction du budget encore disponible pour laxe visé (sil y a 1 seul projet de en lice pour un axe déterminé et que le budget disponible nest que de le projet devra être rejeté même sil est super efficace). A noter quil est possible que le Comité limite le projet à certaines actions ou réduise la période de réalisation.

16 16 La réunion du Comité de sélection est le mercredi 10 octobre 2012 Les promoteurs seront avisés par courrier de lacceptation ou du refus de leur candidature (à souligner que le promoteur dispose dune possibilité de recours). Loctroi de la subvention est officialisé par la signature dune convention entre parties : –le promoteur sengage à réaliser le projet, –le FSE sengage à rembourser la quote-part communautaire des dépenses éligibles. La convention reprend notamment le détail de la candidature et le budget détaillé de lopération La convention est finalisée avant le lancement du projet (= 1 er janvier 2013)

17 17 Aperçu sur le déroulement administratif dune opération

18 18 Les grandes étapes du déroulement administratif dune opération Enregistrement comptable des opérations dans la comptabilité du promoteur Transfert trimestriel dans la base de données du FSE Demande semestrielle de remboursement Contrôles des opérations par les autorités (par semestre) Réunion du comité de pilotage (annuel / par semestre) Remboursement des dépenses (par semestre)

19 19 Les grandes étapes du déroulement administratif dune opération: lenregistrement comptable des opérations Comptabilisation habituelle dans votre système comptable : –des opérations relevant du FSE, –des autres opérations de votre entité. Par contre, ceci nécessite une comptabilité analytique qui permet disoler les opérations FSE des autres opérations. Le classement des pièces comptables doit permettre de sy retrouver rapidement (attention: le délai de conservation des pièces FSE court jusquen 2027). Le Plan comptable normalisé (PCN) est normalement dapplication. (Toutefois vous pouvez continuer à utiliser un autre plan comptable, mais dans ce cas le transfert dans la base FSE doit se faire selon le PCN.)

20 20 Les grandes étapes du déroulement administratif dune opération: le transfert des données comptables dans la base de données du FSE Le promoteur est tenu de transférer les données comptables concernant lopération cofinancée par le FSE vers la base de données (ACCESS) du FSE sur une base trimestrielle. Ce transfert peut être largement automatisé et ne requiert que peu dinterventions manuelles. Léquipe de lassistance technique (M. Alain CALMES) est à disposition pour vous aider en cas de difficulté.

21 21 Les grandes étapes du déroulement administratif dune opération: la transmission à lAG des demandes de remboursement Cest ce que lon appelle les « déclarations de paiement » Se fait 1x par semestre : –le 15 juillet pour les opérations du 1 er semestre –le 31 janvier pour les opérations du 2 me semestre (délai plus long pour tenir compte de la clôture comptable annuelle) Le formulaire de déclaration est largement automatisé via la base de données et ne demande que peu dintervention manuelle.

22 22 Les grandes étapes du déroulement administratif dune opération: le contrôle des opérations par les autorités Les contrôles se font à plusieurs niveaux : Par lAutorité de gestion (Ministère du Travail et de lEmploi) qui effectue un contrôle sur « pièces et sur place » de 100% des dépenses déclarées. Les contrôles sont effectués en 2 périodes : – pour les opérations du 1 er semestre: entre le 15 juillet et le 15 octobre, – pour les opérations du 2 me semestre: entre le 1 er février et le 1 er mai. Par lAutorité de certification (Ministère des Finances) qui certifie les demandes de paiement avant leur envoi à la Commission européenne. Par lAutorité daudit (Inspection Générale des Finances - IGF) sous la tutelle du Ministère du Trésor et du Budget). Par la Commission européenne. Par toute autre autorité de contrôle nationale ou communautaire.

23 23 Les grandes étapes du déroulement administratif dune opération: les réunions du Comité de pilotage Pour chaque projet il est constitué un Comité de pilotage qui a pour objectif de suivre lavancement du projet. Le Comité de pilotage est composé de : –représentants du promoteur (chef de projet, responsable administratif …), –représentants de lAutorité de gestion. Le comité se réuni en principe 2 x par an. Un tableau de bord davancement du projet est généré pour chaque réunion du Comité de pilotage. Sur base de ces chiffres le Comité : –analyse lavancement de lopération par rapport aux objectifs fixés, –analyse la consommation budgétaire. Un procès verbal est produit pour chaque réunion.

24 24 Les grandes étapes du déroulement administratif dune opération: le remboursement des dépenses Les opérations étant cofinancées par le FSE et par une autre contrepartie nationale, le remboursement des dépenses se fait par 2 canaux différents : Pour la partie cofinancée par le FSE : –paiement dun fonds de roulement de 7,5% du budget FSE lors de la signature de la convention, –remboursement des dépenses déclarées pour chaque semestre: le remboursement intervenant généralement dans les 6 mois suivant la clôture du semestre (lAG doit préalablement contrôler chacune des dépenses déclarées et attendre la réception des fonds par la CE). Pour la partie dite « contrepartie nationale » : –Selon des modalités et un calendrier qui sont spécifiques à chaque contrepartie.

25 25 Enregistrement comptable des opérations du 1 er semestre JANVFEVMARSAVRMAIJUINJUILAOUTSEPTOCTNOVDEC 15 avril pour les op. du 1 er trim 15 juillet pour les op. du 2em trim Transfert des données comptables dans la base de données du FSE Remise des demandes de remboursement 15 juillet – 15 octobre Validation des demandes de remboursement 15 juillet – 15 octobre Période de tenue du Comité de pilotage Période de contrôle 31 octobre Remise des demandes de remboursement 15 juillet

26 26 Les personnes de référence Les responsables de lAutorité de gestion –Patrice FURLANI –Abilio FERNANDES Les responsables opérationnels –Alain CALMES –Pascal FLAMMANG –Richard MARCK Lassistance technique –Alain CALMES Léquipe des contrôleurs –Tania HOFFMANN –Audrey SEIWERATH –Richard MARCK –Pascal FLAMMANG Le secrétariat du FSE –Vally BERRINI –Vicky MOUSEL –Sandy BARTHELMY Tout courriel est à adresser à :

27 27 Documentation de référence De plus amples renseignements sur les différents points de la présentation sont donnés dans la documentation de référence reprise sur le site Internet Il est recommandé aux promoteurs de prendre connaissance du contenu de ces documents avant la mise en route de leur projet.

28 28 Merci de votre attention.


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