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30/06/2002 Livre d'organisation SPF Finances Partie 1: Structure d'organisation.

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1 30/06/2002 Livre d'organisation SPF Finances Partie 1: Structure d'organisation

2 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Table des matières >Introduction >Approche et méthode >Aperçu de l'organisation >Schéma d'organisation par entité N3 appartenant aux services de ligne –Schéma d'organisation –Attribution des processus et fonctions au schéma d'organisation –Facteurs structurants >Schéma d'organisation des services de staff –Impôts et Recouvrement Méthodologie Schéma d'organisation par entité organisationnelle –Schéma d'organisation –Attribution des processus et fonctions au schéma d'organisation –Facteurs structurants –Documentation Patrimoniale Méthodologie Schéma d'organisation par entité organisationnelle –Schéma d'organisation –Attribution des processus et fonctions au schéma d'organisation –Facteurs structurants

3 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Introduction

4 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Introduction >Le livre d'organisation présente un aperçu de l'organisation To-Be du SPF Finances, en ce compris l'effectif en personnel nécessaire. Le livre d'organisation comprend 2 parties. La partie 1, Structure d'organisation, présente la structure des services de ligne et de staff du SPF Finances, en ce compris les processus et fonctions qui apparaissent dans cette structure. La partie 2, Effectif en personnel, présente pour les services de ligne et de staff concernés l'effectif en personnel nécessaire pour mettre en oeuvre les processus To-Be. >Le livre d'organisation est lié aux autres rapports du projet Coperfin BPR. Il doit être lu en parallèle avec le livre des processus et le livre des fonctions. Dans l'analyse des schémas d'organisation individuels des services de ligne et de staff, il est d'ailleurs indiqué chaque fois quels processus et fonctions apparaissent dans les entités organisationnelles concernées. La description détaillée de ces processus et fonctions se retrouve dans le livre des processus et le livre des fonctions, respectivement. >La portée de ce livre d'organisation comprend la structure d'organisation et l'effectif en personnel qui sont nécessaires pour mettre en oeuvre les processus tels qu'ils ont été identifiés et dessinés durant le BPR Coperfin. En font partie aussi bien les processus fonctionnels que les processus de support, les processus directeurs, les processus pour le traitement spécifique et les processus en matière de réglementation et de procédures de travail. Il s'agit, en d'autres termes, à la fois des services de ligne et des services de staff. >La structure d'organisation des directions horizontales et de leurs divisions (P&O, B&B, ICT, Secrétariat & Logistique) ne relève pas de la portée de ce livre d'organisation, étant donné quelles ne font pas partie du BPR Coperfin actuel. >Il faudra prévoir la concertation et la coordination entre les entités et les piliers, notamment en ce qui concerne la lutte contre la fraude et ceci via des structures et des mécanismes ad hoc qui devront être déterminés par le management N1/N2. Objectif et portée du Livre d'organisation

5 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Introduction >La partie 1 du Livre d'organisation, Structure d'organisation, présente la structure des services de ligne et de staff du SPF Finances, en ce compris les processus et fonctions qui apparaissent dans cette structure. >Outre un aperçu de la méthodologie et de la méthode suivies et un aperçu de la structure d'organisation de l'ensemble du SPF Finances, la Partie 1 comprend essentiellement une analyse du schéma d'organisation des différents services de ligne et de staff. >Cette analyse de la structure d'organisation est chaque fois subdivisée en 3 parties: –Schéma d'organisation Cette première partie présente la structure d'organisation pour l'entité organisationnelle concernée. –Attribution des processus et fonctions au schéma d'organisation La deuxième partie présente une liste des processus et fonctions qui apparaissent dans l'entité organisationnelle concernée. –Facteurs structurants La troisième et dernière partie décrit les éléments qui sont à la base de la structure donnée à l'entité organisationnelle concernée. Structure de Partie 1 du Livre d'organisation

6 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Approche et méthode

7 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Approche et méthode >Les groupes de travail Coperfin ont dessiné les schémas d'organisation des diverses entités sur la base d'un certain nombre de facteurs structurants, c.-à-d. déléments qui jouent un rôle important dans le dessin d'une structure. Ces éléments déterminent, en d'autres termes, les processus ou parties de processus et quelles fonctions sont regroupées dans une entité organisationnelle. Ces facteurs structurants sont analysés pour chaque entité organisationnelle dans ce Livre d'organisation. >Pour permettre un déroulement cohérent du développement du schéma d'organisation, un certain nombre de directives générales et un dessin de base ont été élaborés à l'avance, sur lesquels les groupes de travail ont pu s'appuyer au début du développement des schémas d'organisation. >Les directives générales trouvent essentiellement leur origine dans: –Les principes Copernic, comme décrits dans la note au gouvernement intitulée Fondements de la modernisation de l'administration fédérale –Le rapport final approuvé Elaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances (décembre 2000) –Le rapport final approuvé Détermination du nombre et des compétences des fonctions de ligne du niveau N-3 pour le SPF Finances (août 2001) –Les principes stratégiques et le livre des processus développés dans le cadre de Coperfin >Ces directives générales sont commentées succinctement dans ce chapitre. >Vous trouverez le dessin de base dans ce document après l'analyse des directives générales. Le but du dessin de base était en premier lieu de pouvoir lancer les discussions dans les différents groupes de travail avec un schéma de base concret. Ce dessin de base a été complété ensuite par les groupes de travail en fonction du contexte spécifique des entités organisationnelles concernées. Ceci donne, comme résultats, les schémas d'organisation et leur justification dans ce Livre d'organisation. Introduction (1/2)

8 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Approche et méthode >En ce qui concerne les services de staff, les groupes de travail ont suivi, outre les directives générales et le dessin de base pour les services de ligne, pour l'attribution des fonctions à un schéma d'organisation, la méthodologie suivante en 4 étapes: –Etape 1: Pour chaque fonction résultant des processus génériques, des scores ont été donnés à différents critères portant sur les divers éléments du blueprint, comme les compétences, la stratégie, l'organisation et la culture. –Etape 2: Les fonctions ont été regroupées sur la base de leurs trois principaux critères. –Etape 3: Des entités organisationnelles ont été définies sur la base de ce regroupement. –Etape 4: Un schéma d'organisation final a été dessiné sur la base du regroupement et des directives générales. >Cette méthodologie est expliquée et illustrée à l'aide d'exemples dans le chapitre Schéma d'organisation des services de staff. Introduction (2/2)

9 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Approche et méthode >Dans les Fondements de la modernisation de l'administration fédérale, il est fait surtout référence aux éléments relatifs à l' aplatissement de la structure de management et à la redéfinition de groupes de fonctionnaires: –Une organisation qui multiplie les couches hiérarchiques freine la vitesse et handicape l'efficacité d'une organisation. –Lorsque c'est possible, des mécanismes comme l'organisation de projet multidisciplinaire, l'élargissement des tâches, le travail en équipe et la mise en réseau dépassant les limites des entités organisationnelles doivent remplacer le fonctionnement vertical existant. –Le nombre de couches et la taille des unités organisationnelles individuelles dans les différentes couches doivent être déterminés au cas par cas par le responsable de l'entité organisationnelle et doivent pouvoir évoluer en permanence en fonction de: Plus-value sociétale et stratégique des entités Contenu, ampleur et complexité de la matière traitée Budget géré La stratégie de l'organisation et le modèle d'organisation associé (par ex. Séparation entre divisions stratégiques et opérationnelles, centralisation c. décentralisation, système de contrôle interne, lignes de communication…) Echelle souhaitée des entités organisationnelles (à déterminer sur la base de la masse critique de l'organisation/des entités, homogénéité des paquets de services, span of control visé…). L'objectif doit consister à réduire au maximum le nombre de couches hiérarchiques/dirigeantes, sans que la chose devienne ingérable pour le responsable (c.-à-d. span of control pas trop important). >De plus, la responsabilisation est mise en exergue: –Une autonomie de gestion est dévolue à la direction de l'organisation. Cela signifie que le fonctionnaire dirigeant dispose d'une large autonomie sur le plan de l'organisation de l'entité dont il est responsable et de la manière dont il met en oeuvre ses ressources pour accomplir sa mission. Directives générales

10 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Approche et méthode >Dans l'Elaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances, il est fait référence aux directives générales suivantes: –L' interaction requise du contribuable avec le service public doit être aussi facile et limitée que possible (sur le plan de l'effort qu'il doit fournir et du nombre d'interactions) et doit être adaptée au maximum aux souhaits du contribuable, en tenant toujours compte des frais de gestion et dans les limites du cadre légal. –Le traitement fiscal complet doit être un processus intégré au maximum Cela signifie que le service pro-actif, le traitement des déclarations, les contrôles de gestion, le suivi des possibilités de recouvrement, la perception, le recouvrement et le traitement des contentieux y relatifs, doivent être intégrés au maximum. Cela se fait idéalement dans des postes de travail dans lesquels le traitement complet est assuré; sinon il faut veiller à un échange optimal des informations. –L'entité qui s'occupe des contrôles approfondis doit effectuer ces contrôles pour tous les types d'impôts auxquels le contribuable est soumis. Directives générales

11 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Approche et méthode Dessin de base (1/3) Administrateur Régional Chef de division service aux citoyenss Chef de division Traitement standardisé … Directeur-Général/ Administrateur- Général * Chefs dequipe * : Directeur-Général pour Impôts et Recouvrement; Administrateur-Général pour la Documentation Patrimoniale et la Trésorerie >Division Service aux citoyens: –Fonctions typiques qui portent sur tous les types d'interactions avec le contribuable, tant générales que liées à des dossiers; –Ces divisions deviennent celles auxquelles le contribuable adressera automatiquement ses questions. >Division Traitement standardisé: –Fonctions typiques qui accomplissent des tâches standardisées; typiques avec de gros volumes, à automatiser fortement et sans autre nécessité d'interaction avec le contribuable qu'un contact de base; –Ces divisions deviennent typiquement les divisions du back-office, avec lesquelles le contribuable entre inconsciemment en contact. >Division Traitement spécifique: –Fonctions typiques qui portent sur les actions effectuées par l'administration, sur la base de données traitées et interprétées (sur la base de la Gestion du risque comme exemple type); –Ces divisions deviennent les divisions où l'administration même entreprend des démarches en direction du contribuable en fonction de recherches, de contrôles, d'actions d'assistance active… Chef de division Traitement specifique Chefs dequipe … … … … …

12 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Approche et méthode >Remarques sur le dessin de base: –Il peut y avoir plusieurs divisions Service aux citoyens. –Il peut y avoir plusieurs divisions Traitement spécifique. –Traitement standardisé deviendra une entité organisationnelle lorsque cela s'avérera nécessaire. –Service aux citoyens et Traitement spécifique sont des entités organisationnelles équivalentes. –Il y a en principe une division centralisée Traitement standardisé. Lorsque c'est pertinent, il faut examiner si cette centralisation ne doit pas se faire à un niveau encore supérieur à N3. >On travaille jusqu'au niveau du Chef de division / Chef d'équipe –L'organisation inférieure à ce niveau peut être en fait appelée conventions de travail, ces dernières devant être laissées à la discrétion des dirigeants, éventuellement assistés du Support du management. –Il n'est pas impensable qu'apparaisse le niveau chef d'équipe sans niveau chef de division au-dessus. –Le principe des organigrammes présentés est de partir du niveau TEAM et de n'ajouter un niveau chef de division que si c'est nécessaire pour une raison de span of control. Dessin de base (2/3)

13 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Approche et méthode Dessin de base (3/3) 1.A l'aide de critères pertinents, des fonctions sont regroupées en entités logiques à partir du niveau N-3: >Ces critères peuvent porter sur une ou plusieurs dimensions du Modèle du blueprint*: compétences spécifiques, raisons processuelles, aspects TIC spécifiques, cycle de politique (tâches de politique c. tâches d'exécution), etc. 2.Les entités sont positionnées une première fois les unes par rapport aux autres sous le N-3. 3.Sur la base de la charge de travail (pondérée) et des nombres et types concernés de fonctionnaires, on peut ensuite: >Ajouter plusieurs entités égales – répartition horizontale >Ajouter un nouveau niveau sous l'entité – répartition verticale >Une discussion permet de distinguer la meilleure option. L'aplatissement de l'organigramme a toujours été un principe directeur. 4.Une fois terminée la consolidation en matière d'Infrastructure, il peut encore y avoir un impact des emplacements des bureaux sur l'organigramme. Cependant: >Le principe doit être que le nombre de bureaux n'a aucun impact sur le nombre de chefs d'équipe. >Dans cette phase de Coperfin, les bureaux ne sont pas encore répartis entre les chefs d'équipe. * Référence au Business Integration Blueprint, Accenture 2001 Partant du dessin de base, les groupes de travail ont parcouru les étapes suivantes: N-3 Divisions Division Equipes N-3

14 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Aperçu de l'organisation

15 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Légende des schémas d'organisation Cadre en ligne pleine Une unité organisationnelle avec un cadre en ligne pleine est une unité qui est dirigée par une fonction de niveau formel. Une unité organisationnelle avec un cadre multiple est une entité qui pourrait apparaître plusieurs fois, en fonction du nombre d'ETP. Une unité organisationnelle sans cadre regroupe les fonctions sans fonction dirigeante de niveau formel Cadre multiple Entité sans ligne …

16 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 SPF Finances Impôts et Recouvrement Président du Comité de Direction Trésorerie Documentation Patrimoniale Cellule Stratégique Etudes et recherches Budget & Contrôle de Gestion Secrétariat et Services Logistiques Personnel & Organisation ICT Conseil StratégiqueComité dAudit Audit Interne PMO

17 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Impôts & Recouvrement Administrateur général et Services de staff sous N1 Administrateur-Général Impôts et Recouvrements Directeur Expertise et Support Fonctionnels Chef de Division Méthodes de travail et Suivi Chef de Division Information et Gestion des Impulsions Méthodes de travail Générales Méthodes de travail D&A Suivi Information Interne Information Externe Gestion des Impulsions Directeur Services-Stratégie et Exploitation Chef de Division Assistance au contribuable, contrôle et recouvrement Chef de Division de Communication Chef de Division du Contact Center PMO Chef de Division des Accords anticipés Réglementation Générale Affaires Fiscales Internationales Chef de Division Réglementation … Réglementation Taxes sur les Revenus Réglementation Taxes sur la Consommation Réglementation Douanes … … … Commentaire Général Commentaire Douanes Chef de Division Commentaire … Commentaire Taxes sur les Revenus Commentaire Taxes sur la Consommation … … Méthodes de travail P-PME-GE …

18 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Impôts & Recouvrement Douane & Accises Directeur-Général Douane & Accises 5 Chef de division Expertise opérationnelle Directeur Stratégie de groupes cibles Chef de division Gestion des groupes cibles Chef de division Gestion des données Chef de division Expertise financière Directeur Support du Management Chef déquipe Support Technique Chef déquipe Rapports et Analyses Permanence Chef de division Intelligence 1 Chef déquipe Recherche dinformation Orientation de signaux 1 centre national Administrateur Bureau Unique 1 centre Chef déquipe Traitement des Déclarations -Specialiste (juriste) -Correspondants externes (dinstances extérieures) -Fonctionnaire de la surveillance -Conciliateur réglementaire Chef de division Surveillance Mobile Chef de division Traitement des clients Chef de division Traitement des déclarations … Chef déquipe Traitement des Déclarations Chef déquipe Autorisations … Chef déquipe Coordination clients et Contrôles Administratifs et Comptables Chef déquipe Contentieux et Recouvrement Chef déquipe Engagements/ Apurements/ Rectification Chef déquipe Chambre de Régie Chef déquipe Surveillance Mobile … Chef déquipe Sousrégion 2 … Chef de division Unité régionale E&R 2 Chef de division Labo Chefs déquipe Recettes/ Dépenses/ Caution … Clôture 7 centres Administrateur Régional D&A Gestion des groupes cibles Gestion des données -Coordinateurs³ Directeur FEOGA Administrateur Fédéral Enquête & Recherche Stratégie de groupes cibles

19 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Impôts & Recouvrement Particuliers Directeur-Général Particuliers 5 Directeur Stratégie de groupes cibles Chef de division Gestion des groupes cibles Chef de division Gestion des données Directeur Support du Management Chef de division Expertise opérationnelle Chef de division Expertise financière Chef de Division Service aux citoyens 9 … Chef déquipe Front Office … Chef de Division Traitement spécifique … Chef déquipe Traitement spécifique (inclus Contentieux) Chef déquipe Traitement standardisé Chef déquipe Front Office (évent. distinct pour P-PME) … 1 centre Administrateur Fédéral Centre National de Recherche … Chef déquipe Recherche 4 … Chef déquipe Traitement spécifique (évent. distinct pour P-PME- GE, inclus Contentieux) … Chef déquipe Prestation de services (évent. distinct pour PME-GE) Administrateur Régional Eupen 1 centre 18 centres Administrateur Régional Particuliers Chef déquipe Traitement standardisé … … … Chef de Division Recherche … Chef de Division Traitement standardisé 9

20 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Impôts & Recouvrement PME … Directeur-Général PME 5 Directeur Support du Management Directeur Stratégie de groupes cibles Chef de division Gestion des groupes cibles Chef de division Gestion des données Chef de division Expertise opérationnelle Chef de division Expertise financière … Chef de Division Service aux citoyens … Chef déquipe Front Office Chef de Division Traitement standardisé 9 … Chef de Division Traitement spécifique … Chef déquipe Traitement spécifique (inclus Contentieux) Chef de Division Service aux citoyens 9 Chef de Division Traitement standardisé 9 … Chef de Division Traitement spécifique … Chef déquipe Front Office (évent. distinct pour P-PME) Administrateur Régional PME 27 centres Administrateur Régional Etrangers 1 centre Chef déquipe Prestation de services … Chef déquipe Prestation de services (évent. distinct pour PME-GE) … Chef déquipe Traitement spécifique (évent. distinct pour P-PME- GE, inclus Contentieux) …

21 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Impôts et Recouvrement Grandes Entreprises Directeur-Général GE 5 Directeur Support du Management Directeur Stratégie de groupes cibles Chef de division Gestion des groupes cibles Chef de division Gestion des données Chef de division Expertise opérationnelle Chef de division Expertise financière Chef de Division Secteur X 10 … Chef déquipe Service aux citoyens Secteur X … Chef déquipe Traitement spécifique (incl. Cont. 8 ) Secteur X Chef de Division Traitement standardisé 7 centres Administrateur Régional GE Secteur X 6/10

22 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Impôts et Recouvrement Recouvrement Chef d'Equipe Recouvrement Etranger Directeur Général Recouvrement -Correspondants externes (Cour des Comptes, Autres Autorités, Trésorie) Directeur Support du Management Directeur Stratégie de groupes cibles Chef de division Gestion des groupes cibles Chef de division Gestion des données Chef de division Expertise opérationnelle Chef de division Expertise financière Chef d'Equipe Service aux citoyens Chef d'Equipe Affaires réglementaires & Contentieux administratif Fonctionnaires de la surveillance Chef d'Equipe Gestion des échéances des recettes & dépenses … Chef d'Equipe Incidents de paiement & Dépenses (Dégrèvements) Fonctionnaires de la surveillance Chef d'Equipe Service aux citoyens Chef dEquipe Affaires réglementaires & Contentieux administratif Chef de Division Recouvr. Lutte contre la Fraude, GE & Etranger Chef d'Equipe Gestion des Inputs de Recouvrement Fonctionnaires de la surveillance … Chef de Division Incidents de paie- ment & Dépenses (Dégrèvements) … Chef de Division Recouvrement … Chef d'Equipe Recouvrement Chef d'Equipe Recouvrement Lutte contre la Fraude Chef d'Equipe Recouvrement GE … Administrateur Fédéral Centre National de Perception 1 centre Administrateur Fédéral Centre Nat. de Recouvrement Lutte contre la Fraude & GE 1 centre Chef d'Equipe Gestion des Inputs de Recouvrement 14 centres Administrateur Régional Centre de Recouvrement

23 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Impôts et Recouvrement Lutte contre la Fraude Directeur-Géneral Lutte contre la Fraude Directeur Support du Management Chef déquipe Gestion des Inputs Chef de division Opérations Lutte contre la Fraude Chef de division Affaires juridiques Chef déquipe Gestion des Inputs Chef de division Opérations Lutte contre la Fraude Chef de division Affaires juridiques Administrateur Régional Lutte contre la Fraude 4 centres Administrateur Fédéral Centre National Lutte contre la Fraude 1 centre Chef déquipe pour le Traitement des affaires et le Traitement des dossiers …… Chef déquipe Affaires juridiques … Chef déquipe pour le Traitement des affaires et le Traitement des dossiers …

24 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Documentation Patrimoniale Administrateur-Général et Services de staff sous N-1 Adminstrateur-Général Documentation Patrimoniale Directeur Expertise et Support Fonctionnels Chef de Division Commentaire et Helpdesk Directeur Services, Stratégie et Exploitation Chef de Division Marketing Chef de Division du Contact Center Chef de Division Réglementation, Information et Gestion des impulsions Chef de Division Méthodes de travail et Suivi PMO Réglementation Services Patrimoniaux Réglementation Mesures et Evaluations Réglementation Sécurité Juridique Information et Gestion des impulsions Commentaire Services Patrimoniaux & Mesures et Evaluations Méthodes de travail Services Patrimoniaux & Mesures et Evaluations Commentaire Sécurité Juridique Helpdesk Méthodes de travail Sécurité Juridique

25 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Documentation Patrimoniale Administrateur Départemental Sécurité Juridique Administrateur Départemental Mesurages et Evaluations Administrateur Départemental Services Patrimoniaux Administrateur Divisional Recouvrement Non- Fiscal 7 Administrateur Divisional Collecte et Echange de lInformation Chef déquipe Réclamer des Droits (BO/FO) Chef déquipe Droits de Greffe (BO) … Chef déquipe Mesurages et Evaluations … Chef déquipe Evaluations Spéciales Biens Meubles Titres côtés en Bourse … Chef déquipe Services Patrimoniaux … Chef déquipe Biens Meubles … Chef déquipe Recouvrement Non-Fiscal & Successions en Déshérence Actes Authentiques Spéciaux 0 centres Project Management Grands Projets 1 centre Administrateur Régional Mesurages Spéciaux et Evaluations Spéciales … Chef déquipe Archivage (BO) … Chef déquipe Satellite (BO/FO) 24 centres Administrateur Régional Sécurité Juridique 9 centres Administrateur Régional Mesurages et Evaluations 3 centres Administrateur Régional Services Patrimoniaux … Chef déquipe Mesurages Spéciaux … Chef déquipe Evaluations Spéciales Biens Immeubles Fonctionnaire de la surveillance Photogrammétrie Fonctionnaire de la surveillance Chef de Division Archivage et Satelitte Chef de Division Services Patrimoniaux & Biens Meubles Chef de Division Recouvrement Non- Fiscal & Successions en Déshérence Chef de division Mesurages et Evaluations Chef de division Mesurages Spéciaux … … … …… …

26 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Remarques (1)Le coordinateur (coordinateur des connaissances) peut être un rôle du Chef de division Intelligence. (2) Par région, le nombre d'équipes est fixé en fonction de la charge de travail et chaque équipe est composée en fonction de l'importance locale des différentes matières, pour lesquelles E&R est compétent, sur le plan du contenu. Les 4 matières sur le plan du contenu que l'on distingue sont: - Matière 1 = Criminalité douanière - Matière 2 = Criminalité en accises - Matière 3 = Fraude commerciale - Matière 4 = Droit commun (3) Les 4 coordinateurs (coordinateurs d'affaires) ont chacun une spécialisation dans la matière sur le plan du contenu, à savoir: - Coordinateur d'affaires 1 = Criminalité douanière - Coordinateur d'affaires 2 = Criminalité en accises - Coordinateur d'affaires 3 = Fraude commerciale - Coordinateur d'affaires 4 = Droit commun (4)Dépendant hiérarchiquement de l'Administrateur Fédéral Recherches, localisé dans le centre P-PME-GE (5)A D&A, P, PME et GE, le nombre total de centres N-3 est respecté à partir de l'étude, mais le contenu change (6)Les secteurs d'entreprises respectifs sont répartis entre les 6 centres Grandes Entreprises (7)Doit encore être approuvé par le Conseil des ministres (8)Les équipes sont composées autour d'affaires/dossiers selon les caractéristiques des affaires/dossiers (9)Peut être organisé pour plusieurs centres. Les opérations de scanning peuvent être ajoutées éventuellement. (10)L'Administrateur Régional GE Traitement standardisé, l'Administrateur Régional Secteur X et le Chef de Division Secteur X sont au niveau national

27 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Modifications par rapport à l'"Elaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances" >Les éléments suivants sont des modifications par rapport au rapport final approuvé Elaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances (décembre 2000) et au rapport final approuvé Détermination du nombre et des ressorts des fonctions de ligne de niveau N-3 pour le SPF Finances (août 2001): >A Douane & Accises, Particuliers, PME et Grandes Entreprises, le nombre total de centres N3 tel que fixé dans le rapport final approuvé Détermination du nombre et des ressorts des fonctions de ligne de niveau N-3 pour le SPF Finances (août 2001) est respecté. Le contenu de ces centres a toutefois été modifié par rapport au rapport précité. >Recouvrement non-fiscal (N2) a été intégré à Documentation Patrimoniale. >Au niveau du Président du Comité de direction, un service de staff PMO (Program Management Office) est prévu.

28 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Organes directeurs >Durant les discussions portant sur le développement de la structure d'organisation du SPF Finances, une proposition a également été élaborée pour les organes directeurs du SPF. Ces organes directeurs constituent le noyau du management du SPF Finances. >Cette proposition est reproduite schématiquement à la page suivante.

29 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Organes directeurs Organe directeur niveau SPF (N): SPF Finances Président (N) Administrateur-Général Impôts et Recouvrement Administrateur-Général Documentation Patrimoniale Administrateur–Général Trésorerie Chefs des services de staff (B&B, P&O, ICT, Secretariat et Services Logistiques, Etudes & Recherche, Cellule Stratégique, PMO Stratégique) N-2 par invitation Organe directeur niveau Administrateur-Général (N-1): Impôts et Recouvrement Administrateur-Général (N-1) Directeurs-Généraux (N-2) Chefs des services staff (ESF, Services-Stratégie & Exploitation, PMO) Organe directeur niveau Directeur-Général (N-2 à I&R) Administrateur Départemental (N-2 à Doc. Patr. et Trésorerie): Documentation Patrimoniale Administrateur-Général (N-1) Administrateurs départementaux (N-2) Chefs des services staff (ESF, Services-Coordination & Exploitation, PMO) Trésorerie Administrateur-Général (N-1) Administrateurs départementaux (N-2) Impôts et Recouvrement Directeur-Général (N-2) Administrateurs Régionaux et/ou Fédéraux (N-3) Chefs des services staff (Support du Management et Stratégie de groupes cibles*) * Pas pour Fraude Documentation Patrimoniale Administrateur départemental (N-2) Administrateurs Régionaux (N- 3)

30 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation par entité N3 appartenant aux services de ligne

31 30/06/2002 Schéma d'organisation Impôts & Recouvrement Douane & Accises

32 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-2 Douane & Accises Douane & Accises N-2 N-3 Enquête & Recherche N-3 Centres Régionaux 1 centre 7 centres Bureau Unique Stratégie des groupes cibles Gestion des groupes cibles Gestion des données Stratégie de groupes cibles Expertise financière Expertise opérationnelle Labo FEOGA Support du Management …

33 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-2 Douane & Accises L'entité D&A comporte les centres suivants: >L'entité Etude & Recherche est l'entité centrale qui étudie les affaires de fraude importantes éventuelles ou les mécanismes de fraude. Son intervention ne résulte pas directement du traitement de la déclaration. (voir schéma d'organisation E&R) >D&A renonce au maintien d'un service centralisé pour les contrôles complexes. (cf. rapport final fonctions de ligne N-3 juin 2001) –L'objectif est de responsabiliser pleinement les N-3 en leur faisant effectuer tous les types de contrôles. L'introduction d'une gestion des risques performante et le relèvement des compétences dans les centres régionaux N-3 rendent ce service central superflu. –Les administrations régionales se voient attribuer une compétence nationale et internationale lorsqu'elles agissent avec des clients dont les activités sont nationales ou internationales. Les autorisations nationales et internationales seront délivrées aux points souhaités par les clients, soit en principe où ils exercent leurs activités principales. Si des traductions s'avèrent nécessaires, un service de traduction en sera chargé. –La détermination de la valeur imposable des marchandises interviendra dans le service de staff Expertise opérationnelle. –En raison de la demande européenne, il reste tout de même un Service de contrôle FEOGA central. L'art. 11 du RE 4045/89 impose aux Etats membres l'obligation de prévoir des contrôles a posteriori par un service indépendant des services qui effectuent les contrôles avant le paiement de l'aide aux agriculteurs. Cette entité n'est toutefois pas un centre N-3, mais une équipe placée sous l'autorité directe du Service spécifique FEOGA, qui fait partie des services de staff de N-2. Ce service spécifique est placé sous l'autorité directe de la Commission et coordonne aussi les contrôles des Affaires économiques.

34 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-2 Douane & Accises >L'unique bureau se concentrera sur la perception centrale, l'administration des cautionnements et le support des déclarations électroniques et internationales. –Contrairement aux autres entités du groupe cible, il a été décidé d'inclure la perception et le recouvrement au sein des centres D&A.(Extrait du rapport final sur les fonctions de ligne N-3 de juin 2001) –La perception reste étroitement liée au processus de déclaration, de sorte que les marchandises ne peuvent pas être libérées, tant qu'il n'a pas été constaté qu'une caution suffisante est disponible. Les résultats du processus traitement de la déclaration sont donc influencés de façon importante par le processus perception et cautionnements, de sorte qu'il est indiqué de placer les deux processus sous la compétence du manager Douane et Accises. –D'autre part, une centralisation des recettes est souhaitable. La tenue de la comptabilité en devient plus efficiente, le contact avec les organismes financiers s'en trouve facilité, et le traitement des paiements structurés peut être optimalisé. Le cautionnement central simplifie les formalités du cautionnement et les cautionnements peuvent être utilisés de façon plus efficace. Le recouvrement reste toutefois organisé au sein des 7 centres. –La circulation des déclarations se déroulera à l'avenir par voie électronique dans toute la mesure du possible. Si des problèmes se posent à cet égard, contact est alors pris avec un centre national chargé du suivi et de la résolution de ces problèmes. Ce centre servira également de point de contact pour les problèmes éventuels avec des déclarations internationales. >L'entité D&A dispose de 7 centres régionaux. –Douane & Accises mène ses activités dans tout le pays de manière polyvalente, une présence locale étant nécessaire. Elle se distingue par sa mission spécifique de gestionnaire de flux de marchandises. Toutes ses activités sont fortement imbriquées les unes dans les autres. Une gestion efficiente requiert une intégration des différentes parties du processus au sein du centre et donc une polyvalence du centre. De cette manière, l'ensemble du processus peut être optimalisé au sein du centre. Si les services qui prennent la décision des actions à effectuer pour un contribuable déterminé, et que les services qui les effectuent effectivement, se trouvent dans le même centre, la coordination entre les deux peut être facilitée. L'affectation des moyens nécessaires est aussi améliorée, car le manager du centre est responsable du résultat final et peut en même temps orienter les éléments qui ont une influence sur ce résultat final. (Extrait du rapport final sur les fonctions de ligne N-3 de juin 2001)

35 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-3 Bureau unique Administrateur Bureau unique N-3 Chef déquipe Traitement des déclarations Chefs déquipe Recettes/Dépenses/ Caution -Jurisconsult -Correspondant externe -Fonctionnaire de la surveillance -Conciliateur réglementaire Clôture …

36 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-3 D&A >Le bureau unique se concentrera sur la perception centrale, l'administration des cautionnements et le support des déclarations électroniques et internationales. >Contrairement aux autres entités du groupe cible, il a été décidé d'inclure la perception et le recouvrement au sein des centres D&A. (Extrait du rapport final sur les fonctions de ligne N-3 de juin 2001) –La fréquence de la survenance de dettes par déclaration à D&A est de loin supérieure à celle que l'on trouve dans les autres entités fiscales. Le suivi des échéances à court terme et l'apurement des obligations contractées sont spécifiques à D&A. –Une caractéristique de D&A est aussi que la perception est généralement liée à un cautionnement. Ce cautionnement dont l'objectif est de réduire le risque, notamment comme couverture contre le non- paiement, fait d'ailleurs aussi l'objet d'un suivi pour les transactions qui ne conduisent pas à une perception. –Etant donné que des dettes peuvent être la conséquence de déclarations faites dans d'autres Etats membres, il existe des interactions spécifiques avec d'autres administrations douanières et l'Union européenne, notamment pour les règlements mutuels. La comptabilité de D&A est d'ailleurs placée sous la surveillance de l'Union européenne.

37 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Traitement des déclarations >Collecte et gestion des données et déclarations pre-arrival >Interaction générale – interaction spécifique: help desk déclaration électronique –Gestionnaire de dossiers –Assistant d'applications

38 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Traitement des déclarations >Le processus Collecte et gestion des données et déclarations pre-arrival vise à: –la collecte, à l'enregistrement et au suivi des informations requises pour l'exécution des fonctions clés pour Douane en Accises: l'interception de marchandises illégales, le placement de marchandises légales sous le bon système de formalités, la surveillance des systèmes de formalités et la perception compétente des impôts. –L'interaction spécifique help desk déclaration électronique vise à l'assistance aux clients qui éprouvent des difficultés à envoyer leurs déclarations électroniques. Cela peut être le cas aussi bien lorsque le client le demande qu à l'initiative de l'administration. (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité (par dimension du blueprint): –Stratégie: dans le processus concerné, les données sont captées pour l'exécution des fonctions clés de D&A. Ces données sont définies de préférence une fois et clairement dans le bloc d'activités concerné. Une concertation devra d'ailleurs se faire avec le propriétaire des données sur la manière et le moment de la livraison de certaines données. Dans le processus, les règles sont également appliquées comme elles sont définies dans les systèmes de formalités légales. Ici encore, une interprétation univoque est recommandée. Si des problèmes techniques ou fonctionnels sur le plan du contenu se posent dans cette interaction électronique, le client peut contacter ce help desk ou le help desk contactera lui-même le client et apportera l'assistance nécessaire. Ce point de contact centralisé et unique joue un rôle équivalent pour la circulation internationale des déclarations. –Processus: Les fonctions concernées sont regroupées ici pour effectuer des tâches de nature identique. –Compétences: Regroupement des compétences génériques et techniques qui sont en rapport avec le traitement des déclarations. –Facilités et infrastructure: / –Applications et équipement: Regroupement autour d'applications spécifiques. >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions concernées sont des fonctions front-office caractéristiques. Leur accessibilité et disponibilité sont importantes pour une résolution rapide des problèmes.

39 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans l'entité Recettes/Dépenses et Cautionnements >Recettes –Conciliateur réglementaire –Fonctionnaire d'information (rôle d'inspecteur et d'enquêteur junior) –Gestionnaire de dossiers junior –Gestionnaire de dossiers –Gestionnaire de données junior >Dépenses –Gestionnaire de dossiers –Receveur –Fonctionnaire d'information (rôle d'inspecteur et denquêteur junior) –Conciliateur réglementaire >Cautionnements –Gestionnaire de dossiers senior –Jurisconsult >Recouvrement –Correspondant externe –Fonctionnaire de la surveillance –Conciliateur réglementaire

40 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Recettes/Dépenses et Cautionnements >Le processus Recettes vise à: –assurer le traitement de tous les paiements (les différents impôts, taxes, dettes douanières, accises, versements anticipés, précomptes, amendes et accessoires, cautions, etc.) (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –La perception reste étroitement liée au processus de déclaration, de sorte que les marchandises ne peuvent pas être libérées, tant qu'il n'a pas été constaté qu'une caution suffisante est disponible. Les résultats du processus traitement de la déclaration sont donc influencés de façon importante par le fonctionnement du processus perception et cautionnements, de sorte qu'il est indiqué de placer les deux processus sous la compétence du manager Douane et Accises. –Une centralisation des recettes est souhaitable parce que la tenue de la comptabilité gagne ainsi en efficience, le contact avec les organismes financiers s'en trouve simplifié, et le traitement des paiements structurés peut être optimalisé. Le cautionnement central simplifie les formalités du cautionnement pour les (????) et les cautionnements peuvent être utilisés de façon plus efficace. Le recouvrement reste toutefois organisé au sein des centres. –Cela s'accompagne d'une gestion centralisée des cautionnements et des dépenses. >Critères pour attribuer un processus à cette entité (par dimension du blueprint): –Stratégie: organisation centralisée par groupes cibles de l'account rendue possible par l'accent mis sur la déclaration et les paiements électroniques. –Processus: regroupement fonctionnel des tâches de nature identique, traitement en masse. –Compétences: regroupement des compétences génériques et techniques de même niveau qui portent sur les processus recettes, dépenses, clôture et vérification et cautionnements. –Facilités et infrastructure: / –Applications et équipement: regroupement autour d'applications spécifiques. >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions concernées sont des fonctions front-office caractéristiques

41 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Recettes/Dépenses et Cautionnements >Le processus Dépenses vise à: –assurer le traitement complet et correct de tous les montants dont les autorités fédérales sont redevables en matière d'impôts, de versements anticipés, de taxes, de dettes douanières, d'accises, de cautions libérées, de précomptes, d'amendes et accessoires, etc., et des indemnités pour les prestations fournies (frais d'huissier, indemnités pour la conservation de marchandises saisies, etc. (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité (par dimension du blueprint): –Stratégie: organisation centralisée par groupes cibles de l'account rendue possible par l'accent mis sur la déclaration et les paiements électroniques. –Processus: regroupement fonctionnel des tâches de nature identique, traitement en masse. –Compétences: regroupement des compétences génériques et techniques de même niveau qui portent sur les processus recettes, dépenses, clôture et vérification et cautionnements. –Facilités et infrastructure: / –Applications et équipement: regroupement autour d'applications spécifiques. >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions concernées sont des fonctions back-office caractéristiques.

42 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Recettes/Dépenses et Cautionnements >Le processus Cautionnements vise à: –prendre, avec l'accord du contribuable, les garanties nécessaires sous la forme de cautionnements pour qu'il puisse respecter ses obligations financières vis-à-vis de Douane & Accises. La saisie conservatoire ne relève pas de ce processus. –Le bloc d'activités acceptation du cautionnement sert à contrôler si toutes les conditions (de forme) ont été remplies pour approuver le cautionnement. Le cautionnement est également formellement accepté ou refusé dans ce bloc d'activités. –Le bloc d'activités révocation du cautionnement sert à mettre fin à un cautionnement si le garant reste en défaut (initiative de D&A) ou à contrôler si toutes les conditions (de forme) ont été remplies pour mettre fin au cautionnement si le contribuable ou le garant le demande. La fin du cautionnement est également formellement acceptée ou refusée dans ce bloc d'activités. (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité (par dimension du blueprint): –Stratégie: Il s'agit dans ces blocs d'activités de l'acceptation et de la révocation formelles des cautionnements. L'uniformité de l'approche est importante de ce point de vue et il est donc conseillé de concentrer ces activités. Il s'agit d'ailleurs, en l'occurrence, d'un support central des activités locales qui peuvent ainsi se concentrer sur le contenu. Etant donné que les cautionnements sont pris comme garantie du respect des obligations financières, le lien avec le processus recettes est évident. –Processus: Les tâches de ce bloc d'activités seront de préférence exécutées au sein d'une entité où se trouvent des tâches de nature identique. –Compétences: Regroupement des compétences génériques et techniques qui sont en rapport avec la connaissance des conditions (de forme) pour les cautionnements –Facilités et infrastructure: / –Applications et équipement: / >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions gestionnaire de dossiers cautionnements et jurisconsult se trouvent dans le back-office. On peut éventuellement envisager d'inclure le jurisconsult dans l'encadrement.

43 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Clôture >Clôture –Gestionnaire de dossiers –Gestionnaire de données junior

44 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Clôture >Le processus Clôture et vérification vise à: –assurer un contrôle de la cohérence, de l'exactitude et de la légalité de la comptabilisation des opérations financières. De plus, ce processus doit veiller à un rapport pertinent, ponctuel et exact de ces opérations au management et aux pouvoirs publics de contrôle. (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité (par dimension du blueprint): –Stratégie: remise au contribuable d'un aperçu de ses obligations financières et de ses droits. –Processus: regroupement fonctionnel des tâches de nature identique, traitement en masse. –Compétences: regroupement des compétences génériques et techniques de même niveau qui portent sur les processus recettes, dépenses, clôture et vérification et cautionnements. –Facilités et infrastructure: / –Applications et équipement: Regroupement autour d'applications spécifiques. >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions concernées sont des fonctions back-office caractéristiques. En raison de leur nombre limité et de la spécificité de leur fonction de contrôle, elles sont considérées comme des fonctions de staff.

45 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-3 centres Douane & Accises Chef de division Traitement des clients Chef de division Surveillance mobile Administrateur Régional D&A N-3 Chef de division Traitement des déclarations Chef d'équipe Regiekamer N-3 Chefs déquipe Surveillance mobile Chef déquipe Contentieux et recouvrement Chef déquipe Autorisations Chefs déquipe Coordination clients et Contrôles administratifs et comptables … Chef déquipe Chambre de régie N-3 Chefs déquipe Traitement des déclarations Chef déquipe Engagements/Apure ments/Rectification Stratégie de groupes cibles Gestion des données Gestion des groupes cibles … …

46 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Autorisations >Autorisations –Coordinateur nouvelles entreprises –Gestionnaire de dossiers >Elaboration des modèles de service –Analyste >Contrôle administratif et comptable –Gestionnaire de planning senior –Analyste senior (audit ICT) –Analyste senior (audit) –Gestionnaire de données senior >Interaction générale –Fonctionnaire d'information

47 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Autorisations >Le processus Autorisations vise à: –faciliter le commerce légal sans nuire à la garantie du respect de la législation. (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –L'objectif principal de ce processus est de simplifier l'application du système de formalités qui régit la relation et les transactions des clients avec l'administration D&A. L'objectif est de faciliter la vie des clients sans toutefois nuire au respect de la loi. A cet effet, un contact fréquent avec le client est nécessaire pour apprendre à mieux le connaître et pouvoir prendre des accords. Pour cette raison, cette entité appartient à la division traitement des clients. –Avant d'accorder des autorisations, des contacts préalables avec les clients seront établis pour qu'ils apprennent à connaître les différentes possibilités des systèmes d'autorisations. Ces contacts permettent aussi d'apprendre à mieux connaître ces starters éventuels. –Dès qu'il apparaît clairement que la conclusion d'une autorisation devient intéressante pour le client, l'accent est déplacé vers la réduction des risques (entité coordination des clients et contrôle administratif et comptable). Cette réduction des risques est, en effet, le principal levier du système d'autorisations. L'étude du risque et un audit (processus contrôle administratif et comptable) des systèmes permettent une meilleure connaissance du client. L'élaboration consécutive d'un programme de contrôle et la fixation d'un cautionnement permettent de se couvrir contre le risque. En raison des contacts fréquents avec le client, la connaissance de ce dernier est encore améliorée. –Des accords avec les clients peuvent parfois aller jusqu'à déboucher sur des projets d'innovation. Pendant le projet, la collaboration avec le client est intense.

48 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Autorisations >Critères pour attribuer un processus à cette entité (par dimension du blueprint): –Stratégie: Dans le processus concerné, la conclusion d'accords, concrétisés par des autorisations, avec les clients est un élément central. La connaissance du client, des risques de ses activités pour D&A et la négociation en vue de réduire le risque sont des éléments centraux de ce point de vue. –Processus: Les tâches de ce processus seront de préférence exécutées au sein d'une entité où se trouvent également des tâches qui conduisent au même objectif, à savoir l'octroi d'une autorisation. –Compétences: Regroupement des compétences génériques et techniques qui sont en rapport avec des contacts réguliers avec les clients, la gestion du risque et la connaissance des systèmes de formalités. –Facilités et infrastructure: / –Applications et équipement: Regroupement autour d'applications spécifiques. >Relation entre front-office et back-office: –Cette entité est un très bon exemple d'une collaboration étroite entre les profils du front-office et du back- office. Le coordinateur des starters a un profil de service clair. Il doit, pour ainsi dire, vendre les autorisations et effectuer les recherches initiales pour voir les types d'autorisations adéquats. Le gestionnaire de dossiers autorisations veille à ce que toutes les conditions de fond et de forme des autorisations soient satisfaites.

49 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus élaboration des modèles de service vise à: –améliorer la satisfaction des clients et la compliance par la création de modèles de service, adaptés aux besoins et à la situation des intentions et organisés autour de ces derniers (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Le processus élaboration des modèles de service est réalisé par l'entité stratégie des groupes cibles. Ce processus nécessite toutefois une solide connaissance du terrain, qui peut être réalisée par l'affectation temporaire de personnes de la ligne. Facteurs structurants pour l'entité Autorisations

50 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Autorisations >Le processus Contrôle administratif et comptable vise à: –favoriser le comportement de compliance au moyen de contrôles de l'administration de l'entreprise, a posteriori ou non. (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –L'objectif principal de ce processus dans le cadre des autorisations est de réaliser un audit préalable des systèmes du client une fois les risques existants bien perçus. Le rapport d'audit qui en résulte fera des recommandations pour les adaptations afin de réduire les risques. Etant donné qu'il s'agit d'activités qui supportent la conclusion d'autorisations et qui en font partie intégrante, elles sont regroupées dans cette entité. >Critères pour attribuer un processus à cette entité (par dimension du blueprint): –Stratégie: Le processus supporte la conclusion d'autorisations et ses activités en font partie intégrante. –Processus: Les tâches de ce processus seront de préférence exécutées au sein d'une entité où se trouvent également des tâches qui conduisent au même objectif, à savoir l'octroi d'une autorisation. –Compétences: Regroupement des compétences génériques et techniques qui sont en rapport avec la gestion du risque et la connaissance des systèmes de formalités. –Facilités et infrastructure: / –Applications et équipement: Regroupement autour d'applications spécifiques. >Relation entre front-office et back-office: –Bien que ces fonctions se trouvent régulièrement chez les clients, elles ont plutôt un profil back-office.

51 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Autorisations >Le processus Interaction générale vise à: –interagir de façon conviviale et professionnelle, aussi bien de manière pro-active que réactive avec le client. (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –La fonction de fonctionnaire d'information est opérationnelle, faîtière et est proche du terrain. Elle peut être exécutée idéalement dans les centres. –Les interactions avec les clients se déroulent en principe via le front-office, qui réalise le lien avec le back- office. –Lorsque c'est possible, le client doit être servi à un même guichet pour plusieurs services (guichet unique). –Etant donné que l'entité autorisations est la plus proche du client et que les centres régionaux disposent d'un back-office pratiquement complet, cette fonction y est intégrée. >Relation entre front-office et back-office: –Le fonctionnaire d'information est une fonction front-office.

52 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Coordination des clients et Contrôle administratif et comptable >Autorisations –Coordinateur de risques d'entreprises senior >Contrôle administratif et comptable –Gestionnaire de planning senior –Inspecteur senior (expert-comptable) –Inspecteur (comptable) –Analyste senior (audit ICT) –Gestionnaire de données senior >Cautionnements –Coordinateur de risques d'entreprises –Gestionnaire de dossiers

53 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Coordination des clients et Contrôle administratif et comptable >Le processus Autorisations vise à: –Le processus autorisations sert à faciliter le commerce légal sans nuire à la garantie du respect de la législation. (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –L'objectif principal de ce processus est de simplifier l'application du système de formalités qui régit la relation et les transactions des clients avec l'administration D&A. L'objectif est de faciliter la vie des clients sans toutefois nuire au respect de la loi. A cet effet, un contact fréquent avec le client est nécessaire pour apprendre à mieux le connaître et pouvoir prendre des accords. Pour cette raison, cette entité appartient à la division traitement des clients. –Avant d'accorder des autorisations, des contacts préalables avec les clients seront établis pour qu'ils apprennent à connaître les différentes possibilités des systèmes d'autorisations. (entité autorisations) Ces contacts permettent aussi d'apprendre à mieux connaître ces starters éventuels. –Dès qu'il apparaît clairement que la conclusion d'une autorisation devient intéressante pour le client, l'accent est déplacé vers la réduction des risques (entité coordination des clients et contrôle administratif et comptable). Cette réduction des risques est, en effet, le principal levier du système d'autorisations. L'étude du risque et un audit (processus contrôle administratif et comptable) des systèmes permettent une meilleure connaissance encore du client. L'élaboration consécutive d'un programme de contrôle et la fixation d'un cautionnement permettent de se couvrir contre le risque. En raison des contacts fréquents avec le client, la connaissance du client est encore améliorée. –Des accords avec les clients peuvent parfois aller jusqu'à déboucher sur des projets. Pendant le projet, la collaboration avec le client est intense.

54 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Coordination des clients et Contrôle administratif et comptable >Critères pour attribuer un processus à cette entité (par dimension du blueprint): –Stratégie: Dans le processus concerné, la conclusion d'accords, concrétisés par des autorisations, avec les clients est l'élément central. La connaissance du client, des risques de ses activités pour D&A et la négociation en vue de réduire le risque sont des éléments centraux de ce point de vue. –Processus: Les tâches de ce processus seront de préférence exécutées au sein d'une entité où se trouvent également des tâches qui conduisent au même objectif, à savoir l'octroi d'une autorisation. –Compétences: Regroupement des compétences génériques et techniques qui sont en rapport avec des contacts réguliers avec les clients, la gestion du risque et la connaissance des systèmes de formalités. –Facilités et infrastructure: / –Applications et équipement: Regroupement autour d'applications spécifiques. >Relation entre front-office et back-office: –Cette entité est un très bon exemple d'une collaboration étroite entre les profils du front-office et du back- office. Le coordinateur des starters (entité autorisations) a un profil de service clair. Il doit, pour ainsi dire, vendre les autorisations et effectuer les recherches initiales pour voir les types d'autorisations adéquats. Pour le coordinateur des clients, l'accent est placé sur la gestion du risque (entité Coordination des clients et Contrôle administratif et comptable). Il veillera d'ailleurs en permanence à ce que les règles des systèmes de formalités pour le(s) client(s) dont il est responsable, soient respectées.

55 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Coordination des clients et Contrôle administratif et comptable >Le processus Contrôle administratif et comptable vise à: –favoriser le comportement de compliance au moyen de contrôles de l'administration de l'entreprise, a posteriori ou non. (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –L'objectif principal de ce processus est l'exécution de contrôles administratifs et comptables. Il sert, d'une part, à comparer l'administration de l'entreprise avec les déclarations et, d'autre part, à comparer la réalité des flux de marchandises avec l'administration de l'entreprise. –Concrètement, sont effectués, dans ce processus, les contrôles prescrits dans les programmes de contrôle pour les titulaires d'autorisations et dans l'approche du contrôle pour les non-titulaires d'autorisations. –Les responsables des contrôles sont intégrés dans la même équipe que les coordinateurs des clients responsables de la définition des programmes de contrôle de leurs clients. Cela concentre l'expertise dans la même équipe, la communication peut se dérouler de manière optimale entre les deux profils et l'approche pro-active et réactive continu peuvent être harmonisées entre elles. –Cette entité se trouvera au plus près du client pour limiter les distances de déplacement. –Les profils de cette entité seront d'ailleurs de préférence mis en oeuvre pour les projets de gestion du risque, où il s'agit d'établir des profils de risque et de définir l'approche du contrôle.

56 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Coordination des clients et Contrôle administratif et comptable >Critères pour attribuer un processus à cette entité (par dimension du blueprint): –Stratégie: L'entité autorisations, d'une part, et l'entité Coordination des clients et contrôle administratif et comptable, d'autre part, ont toutes deux pour but de réaliser un maintien de droit maximal en favorisant le comportement de compliance. En répartissant les deux approches (faciliter, d'une part, et contrôler, d'autre part) entre les deux entités sous un management conjoint, les deux entités peuvent utiliser au maximum sans crainte pour les conflits d'intérêts les deux incitants au comportement de compliance. Le chef de division surveille l'objectif final qui consiste à offrir une couverture maximale contre les risques pour des coûts totaux minimaux. –Processus: Les tâches de ce processus seront de préférence exécutées au sein d'une entité où se trouvent également des tâches analogues qui conduisent au même objectif, à savoir la réduction du risque. –Compétences: Regroupement des compétences génériques et techniques qui sont en rapport avec la gestion du risque (estimation et couverture) et la connaissance des systèmes de formalités. –Facilités et infrastructure: / –Applications et équipement: Regroupement autour d'applications spécifiques. >Relation entre front-office et back-office: –Bien qu'il s'agisse, en l'occurrence, surtout d'activités back-office, 2 profils sont ici regroupés dans une seule entité dont l'une présente davantage un caractère front-office que l'autre. Pour le coordinateur des clients, l'accent est placé sur l'estimation et la réduction pro-active du risque. Il veillera en permanence à ce que les règles des systèmes de formalités pour le(s) client(s) dont il est responsable, soient respectées. Pour les inspecteurs, l'accent est davantage placé sur la vérification a posteriori du respect effectif des accords conclus.

57 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Coordination des clients et Contrôle administratif et comptable >Le processus Cautionnements vise à: –prendre, avec l'accord du contribuable, les garanties nécessaires sous la forme de cautionnements pour qu'il puisse respecter ses obligations financières vis-à-vis de Douane & Accises. La saisie conservatoire ne relève pas de ce processus. –Le bloc d'activités détermination et calcul du cautionnement sert à fixer la caution en fonction de l'estimation de la mesure dans laquelle le contribuable pourra satisfaire au système de formalités, de l'estimation des dettes qui peuvent résulter des activités du contribuable et de l'évaluation de sa solvabilité. –Le bloc d'activités gestion du cautionnement sert à adapter le cautionnement sur la base de son évaluation par rapport à l'évolution des activités et au comportement du contribuable. (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité (par dimension du blueprint): –Stratégie: Il s'agit, dans ces blocs d'activités, de déterminer et éventuellement d'adapter les cautionnements. Etant donné que le cautionnement est une forme importante de couverture contre les risques, ces blocs d'activités sont exécutés dans cette entité. –Processus: Les tâches de ce bloc d'activités seront de préférence exécutées au sein d'une entité où se trouvent des tâches de nature identique. –Compétences: Regroupement des compétences génériques et techniques qui sont en rapport avec des contacts réguliers avec les clients, la gestion du risque et la connaissance des systèmes de formalités. –Facilités et infrastructure: / –Applications et équipement: / >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions gestionnaire de dossiers cautionnements et Jurisconsult se trouvent dans le back-office. On peut éventuellement envisager d'inclure le jurisconsult dans l'encadrement.

58 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Traitement des déclarations >Collecte et gestion des données et déclarations pre-arrival –Gestionnaire de données junior –Gestionnaire de dossiers

59 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Traitement des déclarations >Le processus Collecte et gestion des données et déclarations pre-arrival vise à: –la collecte, à l'enregistrement et au suivi des informations requises pour l'exécution des fonctions clés pour Douane en Accises: l'interception de marchandises illégales, le placement de marchandises légales sous le bon système de formalités, la surveillance des systèmes de formalités et la perception compétente des impôts. –Le bloc d'activités réception des données des déclarations comporte la réception électronique, écrite ou manuelle des données nécessaires pour pouvoir appliquer le système de formalités choisi. –Le bloc d'activités validation des données des déclarations comprend la vérification de l'exactitude, de la cohérence et de l'exhaustivité des données pour le système de formalités demandé.(Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité (par dimension du blueprint): –Stratégie: Dans le processus concerné, les données sont captées pour l'exécution des fonctions clés de D&A. Le but est de parvenir à ce que cela se déroule aussi souvent que possible par voie électronique. Pour cette entité, les blocs d'activités concernés portent sur la captation des déclarations écrites et orales. Cela sera découragé, mais restera possible à l'avenir. –Processus: Les tâches dans ces blocs d'activités sont de nature identique. Elles sont du type traitement en masse. –Compétences: Regroupement des compétences génériques et techniques qui sont en rapport avec le traitement des déclarations et la connaissance des systèmes de formalités. –Facilités et infrastructure: / –Applications et équipement: Regroupement autour d'applications spécifiques. >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions concernées sont des fonctions front-office. Ces points de déclaration seront situés au plus près des clients.

60 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans l'entité Rectification/Engagements/Apurements >Collecte et gestion des données et déclarations pre-arrival –Gestionnaire de données junior –Gestionnaire de dossiers

61 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Rectification/Engagements/Apurements >Le processus Collecte et gestion des données et déclarations pre-arrival vise à: –Le processus Collecte et gestion des données et déclarations pre-arrival correspond à la collecte, à l'enregistrement et au suivi des informations requises pour l'exécution des fonctions clés pour Douane en Accises: l'interception de marchandises illégales, le placement de marchandises légales sous le bon système de formalités, la surveillance des systèmes de formalités et la perception compétente des impôts. –Le bloc d'activités apurement comprend toutes les activités de suivi et de constatation de la réalisation finale du système de formalités choisi. –Le bloc d'activités gestion des engagements comprend l'acceptation et l'enregistrement des engagements pour ne pas gêner le flux des marchandises et assurer le suivi de ces engagements. –Le bloc d'activités traitement des demandes de rectification comprend toutes les activités qui portent sur la correction et l'annulation des déclarations et la demande des remboursements et quittances des dettes correspondantes. (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité (par dimension du blueprint): –Stratégie: Toutes les activités qui nécessitent une intervention dans le processus de déclaration de connaissances spécifique des systèmes de formalités D&A, sont regroupées dans une entité spécialisée par administration régionale. –Processus: Les tâches dans ces blocs d'activités sont de nature identique. Elles sont du type traitement en masse. –Compétences: Regroupement des compétences génériques et techniques qui sont en rapport avec le traitement des déclarations et la connaissance des systèmes de formalités. –Facilités et infrastructure: / –Applications et équipement: Regroupement autour d'applications spécifiques. >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions concernées sont des fonctions front-office. Ces points de déclaration seront situés au plus près des clients.

62 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Chambre de régie >Surveillance mobile –Gestionnaire de planning senior –Gestionnaire de planning

63 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Chambre de régie >Le processus Surveillance mobile vise à: –Le processus Surveillance mobile sert à favoriser le comportement de compliance au moyen de contrôles des flux de marchandises et de circulation. (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Cette entité locale vise à interpréter et à planifier les missions de contrôle de la surveillance mobile et de les attribuer aux équipes adéquates et à en assurer le suivi. –Concrètement, sont effectués dans ce processus les contrôles prescrits dans les programmes de contrôle pour les titulaires d'autorisations et dans l'approche du contrôle pour les non-titulaires d'autorisations. –Cette entité se trouvera au plus près des activités logistiques du client pour limiter les distances de déplacement. >Critères pour attribuer un processus à cette entité (par dimension du blueprint): –Stratégie: Les missions de contrôle sont dirigées au départ de la gestion du risque et entraînent aussi peu de nuisances que possible pour les clients. –Processus: orientés end-to-end: la régie dispose d'un aperçu global de la situation des missions en cours. –Compétences: Regroupement des compétences génériques et techniques qui sont en rapport avec la connaissance des modèles de contrôle existants et des techniques de contrôle. –Facilités et infrastructure: / –Applications et équipement: Regroupement autour d'applications spécifiques. >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions concernées sont des fonctions back-office.

64 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Surveillance mobile >Surveillance mobile –Enquêteur junior –Enquêteur junior (maître-chien) –Inspecteur –Inspecteur (opérateur de scanner)

65 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Surveillance mobile >Le processus Surveillance mobile vise à: –Le processus Surveillance mobile sert à favoriser le comportement de compliance au moyen de contrôles des flux de marchandises et de circulation. (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Cette entité locale vise à exécuter les missions de contrôle de la surveillance mobile et d'en faire rapport. –Concrètement, sont effectués dans ce processus les contrôles prescrits dans les programmes de contrôle pour les titulaires d'autorisations et dans l'approche du contrôle pour les non-titulaires d'autorisations. –Cette entité se trouvera au plus près des activités logistiques du client pour limiter les distances de déplacement. >Critères pour attribuer un processus à cette entité (par dimension du blueprint): –Stratégie: Selon les principes stratégiques D&A, ces missions sont exécutées autant que possible sans causer de nuisances au client. L'objectif est donc de se déplacer le plus rapidement possible jusqu'au client ou jusqu'aux points de repos logistiques des marchandises. –Processus: répartis fonctionnellement selon des tâches de nature identique, traitement spécifique, back-office. –Compétences: Regroupement des compétences génériques et techniques qui sont en rapport avec la connaissance des modèles de contrôle existants et des techniques de surveillance mobile. –Facilités et infrastructure: travail de terrain, regroupement des besoins spécifiques en matière d'infrastructure (moyens de transport pour se déplacer) –Applications et équipement: Regroupement autour d'applications spécifiques. >Entité back-office qui doit se trouver au plus près du client pour limiter les nuisances des contrôles pour le client.

66 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans l'entité Contentieux et Recouvrement >Contrôle administratif et comptable –Gestionnaire de dossiers –Spécialiste >Recouvrement –Gestionnaire de dossiers –Receveur –Gestionnaire de données junior –Spécialiste >Mesures conservatoires –Receveur >Gestion des inputs –Analyste –Enquêteur –Enquêteur junior

67 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans l'entité Contentieux et Recouvrement >Le processus Contrôle administratif et comptable vise à: –Le processus Contrôle administratif et comptable sert à favoriser le comportement de compliance au moyen de contrôles de l'administration de l'entreprise, a posteriori ou non. –Les blocs d'activités contentieux administratifs servent à trancher les contentieux sur les constatations ou les décisions et s'il apparaît que ce n'est pas possible au sein de l'administration, les porter devant le juge civil (fiscal). –Les blocs d'activités contentieux pénaux servent à sanctionner les irrégularités constatées et s'ils ne peuvent être réglés au sein de l'administration par un règlement amiable (transaction), demander la condamnation par le juge pénal (tribunal correctionnel). (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour intégrer un processus comme entité/équipe distincte (par dimension du blueprint): –Stratégie: Il s'agit, en l'occurrence, d'activités back-office typiques qui sont en rapport avec le règlement des contentieux avec les clients. En vue de garantir l'impartialité dont doit être entourée la décision sur le recours administratif, le service qui statue sur le recours administratif au niveau décentralisé, ne peut intervenir dans la décision contestée. Par conséquent, l'équipe contentieux et Recouvrement ne peut être intégrée comme équipe dans l'une des entités Traitement des clients, Traitement des déclarations ou Surveillance mobile, mais doit se situer en marge des équipes concernées. –Processus: Les tâches de ce processus seront de préférence exécutées au sein d'une entité où se trouvent également des tâches qui conduisent au même objectif, à savoir le règlement des contentieux. Pour plusieurs matières, un avis doit être recueilli auprès de la cellule expertise opérationnelle au niveau N-2, avant de statuer sur le recours administratif. De cette manière, on obtient une plus grande garantie d'une application uniforme de la législation européenne dans les dossiers individuels et un point de concertation central avec la Commission européenne. –Compétences: Regroupement des compétences génériques et techniques qui sont en rapport avec le règlement des contentieux. –Facilités et infrastructure: / –Applications et équipement: Regroupement autour d'applications spécifiques. >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions concernées se trouvent dans le back-office.

68 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans l'entité Contentieux et Recouvrement >Les processus Recouvrement portent sur: –Le processus gestion des inputs recouvrement sert à vérifier, à l'aide de la multitude de renseignements qui entrent ou qui sont collectées, si la solvabilité des contribuables est de nature à devoir entreprendre des actions spécifiques dans le processus recouvrement. –Le processus mesures conservatoires comporte la garantie des droits du Trésor pour les droits restant à établir. –Le processus Recouvrement comprend plusieurs procédures ayant pour but, d'une part, de récupérer les impôts, taxes, dettes douanières, accises, précomptes, amendes et accessoires, etc., restant dus à l'Etat fédéral et à d'autres autorités publiques (en ce compris les autorités supranationales) et, d'autre part, de réaliser les marchandises saisies, abandonnées ou cédées à la douane. (Extrait du rapport Définition des processus – T3) >Critères pour attribuer un processus à cette entité (par dimension du blueprint): –Stratégie: Il s'agit, en l'occurrence, d'activités back-office typiques qui sont en rapport avec le recouvrement de montants dus auprès des clients. L'échange ainsi d'informations sur les clients avec les autres entités au sein de l'administration régionale est important à cet égard. Etant donné que cela s'accompagne d'ailleurs généralement de procédures de contentieux, ces fonctions sont intégrées dans une même Division. –Processus: Les tâches de ce bloc d'activités seront de préférence exécutées au sein d'une entité où se trouvent des tâches de nature identique. –Compétences: Regroupement des compétences génériques et techniques qui sont en rapport avec la gestion des données, la taxation, les techniques de recouvrement et la connaissance des systèmes de formalités. –Facilités et infrastructure: / –Applications et équipement: Regroupement autour d'applications spécifiques. >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions concernées se trouvent dans le back-office.

69 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-3 Enquête & Recherche Chef de division Intelligence (1) Administrateur Fédéral Enquête & Recherche Chef déquipe Support Technique (1)Coordinateur de connaissance peut être un rôle du chef de division Intelligence (2)Le nombre déquipes par région est déterminé sur base de la charge de travail et chaque équipe est composée en fonction de limpact local des différentes matières de contenu pour lesquelles E&R est compétent. Les 4 matiéres de contenu sont: - Matière 1 = criminalité douanière - Matière 2 = criminalité des accises - Matière 3 = fraude commerciale- Matière 4 = droit commun (3)Les 4 coordinateurs ont chacun une spécialisation en matière de contenu, notamment: - Coordinateur 1 = criminalité douanière - Coordinateur 2 = criminalité des accises - Coordinateur 3 = fraude commerciale - Coordinateur 4 = droit commun Chef déquipe Sousrégion (2) Chef déquipe Rapports et analyses Perma- nence Orientation de signaux Coordinateurs (3) Chef déquipe Recherche dinformation Chef de division Regionale O&O eenheid (2) Chef de division Unité régionale E&R

70 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions Intelligence >Gestion des inputs –Coordinateur (connaissances) => il peut s'agir d'un rôle du chef de division Intelligence –Analyste senior –Analyste junior –Gestionnaire de données junior –Gestionnaire des inputs Unité E&R régionale >Traitement des affaires –Gestionnaire de projet senior –Gestionnaire de projet junior –Enquêteur senior –Enquêteur >Traitement de dossiers –Gestionnaire de projet senior –Gestionnaire de projet junior –Inspecteur –Analyste de données –Enquêteur senior –Enquêteur senior (assistance technique) –Enquêteur

71 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans la fonction de staff N3 coordination des affaires Coordination des affaires >Traitement des affaires –Coordinateur (affaire/matière)

72 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants (1/3) Par Division/équipe: éléments pertinents du blueprint >Division Intelligence Stratégie: fournit en interne et externe des produits et services intelligence Culture: cette division a une culture de service –Rapport à l'équipe & analyse (avec chef d'équipe): Processus: les collaborateurs effectuent les mêmes tâches (rapports et analyses) Applications: utilisent les mêmes sources d'informations et applications de traitement des informations –Team information-recherche (avec chef d'équipe): Processus: les collaborateurs effectuent les mêmes tâches Compétences: les collaborateurs ont les mêmes compétences techniques et génériques Applications: utilisent les mêmes sources d'informations et applications de traitement des informations –Equipe orientation du signal (auto-orientable): Stratégie: cette équipe a une mission d'orientation Processus: les collaborateurs effectuent les mêmes tâches Applications: utilisent les mêmes sources d'informations et applications de traitement des informations –Equipe permanence (auto-orientable): Stratégie: les collaborateurs utilisent le même canal d'interaction (téléphone) Processus: les collaborateurs effectuent les mêmes tâches Compétences: les collaborateurs ont tous les mêmes compétences techniques et génériques

73 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants (2/3) Par division: éléments pertinents du blueprint >Unité E&R régionale Stratégie: cette division a une mission d'exécution, à savoir réaliser des études et mener des opérations de recherche (en ce compris le support de l'exécution par l'équipe support technique') Culture: cette division a une culture répressive Facilités/infrastructure: les collaborateurs réalisent des études et mènent des opérations de recherche dans la même région –Equipe sous-région (avec chef d'équipe ): Compétences(techniques) : les collaborateurs de l'équipe cherchent à mener à bien les activités d'étude et partagent certaines spécialisations sur le plan du contenu dans une matière déterminée (le nombre par matière dépend de l'importance de la matière dans la sous-région) Facilités/infrastructure: les collaborateurs réalisent des études et mènent des opérations de recherche dans la même sous-région –Equipe support technique (avec chef d'équipe): Stratégie: cette équipe a pour mission de réaliser des études et de soutenir les opérations de recherche Processus: les collaborateurs effectuent les mêmes tâches (sur le terrain, le support technique et, au bureau, l'analyse opérationnelle) Compétences: les collaborateurs disposant de la même spécialisation technique ont les mêmes compétences techniques et génériques, d'une part, le support technique sur le terrain et, d'autre part, au bureau, l'analyse opérationnelle Equipement: les collaborateurs utilisent le même matériel technique (terrain) ou la même application informatique (bureau)

74 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants (3/3) Par équipe: éléments pertinents du blueprint >Coordination des affaires comme fonction de staff N3: –Compétences: Les 4 coordinateurs dans cette équipe ont une spécialisation sur le plan du contenu, ils ont les mêmes compétences génériques, mais ont une connaissance plus approfondie d'une matière déterminée (voy. slide avec schéma d'organisation) –Processus: Cette équipe constitue le maillon entre l'orientation du signal et les divisions E&R (n-4) régionaux avec leurs équipes de sous-région –Stratégie:Cette équipe est directrice et est donc une fonction de staff du niveau N-3, l'équipe reprend en réalité des tâches du N3 sous la forme de délégation –Niveau central: Cette équipe se trouve de préférence au niveau central, où se situe également l'orientation du signal Remarque: Une note a été présentée au DIRCOM sur la Coordination des affaires à E&R. Les lignes directrices sont les suivantes: >Complexité et missions E&R: E&R travaille dans le cadre de 22 législations différentes, qui concernent de nombreuses matières diverses. Il est nécessaire de coordonner au niveau national l'approche des affaires dans chacune des législations. –Cette tâche nécessite une certaine connaissance spécialisée de la législation ainsi que des évolutions du domaine. –De plus, les 'responsables' de certains domaines sont régulièrement convoqués pour participer à des groupes de travail (inter)nationaux destinés à un échange d'informations pour optimaliser l'approche de la lutte contre la fraude et de conclure des accords (supra)nationaux sur l'approche des études en cours. >Contenu et utilité de la fonction coordinateur: Par la création de la fonction coordinateur, avec les tâches ci-dessous, on résout les problèmes de la situation AS IS dans la situation TO BE comme suit: –Tâche 1 : La préparation de la stratégie des affaires dans les grandes lignes, compte tenu de la spécificité de la matière à traiter, conduit à une direction homogène des affaires dans une matière déterminée dans l'ensemble du pays –Tâche 2 : Le suivi de l'actualité et des résultats obtenus dans les affaires en cours, dans chacune des matières, conduit à apporter une valeur ajoutée dans les groupes de travail (inter)nationaux sur la base du savoir-faire et des convictions actuelles –Tâche 3 : La collecte d'Informations externes spécifiques sur la matière et les évolutions de la réglementation conduit à une connaissance approfondie et spécialisée des domaines et à un fonctionnement opérationnel plus efficace et plus efficient. >Coordination des affaires dans l'encadrement de N3 : Etant donné le contenu de la fonction (conduite des processus de travail à un niveau élevé) et la charge de travail indirecte-spécifique considérable (résultant notamment de la multiplicité des contacts (inter)nationaux), la fonction est ajoutée comme fonction de staff au N-3. Le N-3, qui délègue le paquet de tâches, reste le responsable final.

75 30/06/2002 Schéma d'organisation Impôts & Recouvrement Particuliers

76 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-2 Particuliers N-2 N-3 18 centres1 centre Directeur-Général Particuliers N-3 Administrateur Régional Particuliers Directeur Support du management Administrateur Régional Eupen Administrateur Fédéral Centre National de Recherche Directeur Stratégie des groupes cibles …

77 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-2 Particuliers L'entité Particuliers vise à: >Particuliers comme groupe cible: –L'identification des particuliers comme groupe cible distinct et l'alignement du service sur ce dernier est une évolution générale. Les caractéristiques spécifiques du groupe cible Particuliers (déclarations relativement simples, régularité des les déclarations, etc.) confèrent un contenu à la stratégie de service correspondante. Le service est basé sur un profil clients alimenté en informations clients pertinentes. La compréhension de la situation fiscale du particulier permet d'optimaliser le service à ce groupe cible et, en outre, de générer des recettes fiscales les plus élevées possible. (Extrait du rapport détermination du nombre et des ressorts des fonctions de ligne de niveau N-3) >Sur la base des normes de séparation, le groupe cible Particuliers peut être délimité comme suit: –Salariés et appointés, revenus de remplacement, pensionnés & rentiers, dirigeants d'entreprise*, associés* et administrateurs* (comme mesure transitoire). >L'entité Particuliers dispose de 19 Administrations régionales (fonctions N-3): –18 centres à compétence générale pour l'assistance du segment du groupe cible Particuliers dans l'accomplissement de leurs obligations fiscales, le traitement de leurs déclarations et l'exécution de contrôles sur les déclarations qu'ils introduisent. De plus, cette entité aura la possibilité de traiter ses propres contentieux. –1 centre polyvalent (Eupen), relevant de l'Entité du groupe cible Particuliers. Ce centre polyvalent sert dans le ressort de l'arrondissement judiciaire d'Eupen aussi bien les Particuliers et les PME que les Grandes Entreprises. La polyvalence vient des exigences linguistiques spécifiques et de la faible charge de travail de chaque segment distinct du groupe cible dans l'arrondissement judiciaire. –1 centre national de recherche, dépendant hiérarchiquement du Directeur général N-2 Particuliers. Le Centre National des Recherches dirigera aussi bien les activités de recherche nationales que locales pour les entités Particuliers, PME, Grandes Entreprises, Lutte contre la fraude et Gestion du risque.

78 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 … Schéma d'organisation N-3 Centres Particuliers Chef de division Traitement standardisé Chef de division Service aux citoyens Chef de division Traitement spécifique Administrateur Régional Particuliers … N-3 Chef déquipe Traitement spécifique (incl. contentieux) … Chef déquipe front-office … Chef déquipe Traitement standardisé

79 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions de la division Service aux citoyens >Collecte et gestion des données à caractère personnel –Fonctionnaire d'information >Interaction générale/interaction spécifique: –Fonctionnaire d'information –Fonctionnaire d'information senior

80 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >la division 'Service aux citoyens' vise à: –La facilitation et la limitation de l'interaction requise du contribuable avec le service public (quant aux efforts qu'il doit fournir et au nombre d'interactions). Cela signifie notamment que la communication avec le contribuable doit être intégrée au maximum et, lorsque c'est pertinent, être regroupée autour d'interactions types. Dans ce cadre, l'organisation en postes de travail peut contribuer à l'attribution à un client, d'un seul interlocuteur dans le service public. (Extrait du rapport élaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances") –Dans cette division, sont regroupées des fonctions typiques qui portent sur tous les types d'interactions avec le contribuable, qu'elles soient générales ou liées à des dossiers. –cette division devient l'entité organisationnelle au sein des administrations régionales (N-3) Particuliers à laquelle le contribuable adresse automatiquement ses questions. >Les processus opérationnels suivants sont attribués à cette entité: –Processus 'collecte et gestion des données à caractère personnel'. –Remarque: il s'agit, en l'occurrence, uniquement de deux fonctions dans le bloc d'activités identification du contribuable et modification. –Processus 'interaction générale et interaction spécifique'. –Remarque: il s'agit, en l'occurrence, des fonctions front-office à partir du processus interaction spécifique: la réception des erreurs matérielles et des réactions des contribuables à leur proposition de taxation. Ces erreurs et réactions sont résolues dans le back-office (entité traitement spécifique). A partir du processus interaction générale, les interactions générales sont réceptionnées face to face et, lorsque c'est possible, résolues. –Remarque: il s'agit, en l'occurrence, uniquement des fonctions front-office dans le cadre d'interactions générales et spécifiques possibles. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

81 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus Collecte et gestion des données à caractère personnel vise à: –Le processus 'collecte et gestion des données à caractère personnel' sert à identifier tous les contribuables (potentiels) et à collecter leurs données à caractère personnel correctes et actuelles et à les structurer dans un dossier unique. A cet égard, il est tenu compte des directives générales relatives au dossier unique comme prévu aux niveaux N-1 et N-2. Le processus 'collecte et gestion des données à caractère personnel' a également pour but de collecter et de gérer à l'intérieur et à l'extérieur du SPF Finances toutes les données disponibles relativement à ces contribuables (personnes physiques, personnes morales, associations de fait…). Ce processus permet donc aux autres processus d'assurer un meilleur suivi des droits et obligations du contribuable. –Dans le bloc d'activités identification du contribuable et modifications, différents types d'interactions interviendront: demandes de changement de données, demandes d'informations supplémentaires… (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Les différents types d'interactions qui apparaissent dans le bloc d'activités identification du contribuable et modifications peuvent être traités via le contact center, mais aussi via les fonctions front-office de l'entité Particuliers qui se situent dans la division Service aux citoyens. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

82 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus interaction générale vise à: –Le processus interaction générale vise à interagir de façon conviviale et professionnelle, aussi bien de manière pro-active que réactive avec le client. (Extrait du rapport Définition des processus – T3) –Le processus interaction générale – interactions spécifiques Particuliers est scindé en organigrammes par type d'interaction pour le groupe cible Particuliers. Les interactions spécifiques suivantes peuvent être distinguées dans le groupe cible Particuliers: Demande de consultation de dossier. Demande sur la situation du traitement. Délivrance d'attestations. Demande d'accord. Demande de sursis. Aide dans la réaction à la proposition de taxation. Demande d'informations spécifiques par le contribuable Particulier. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Avec le traitement automatisé, plus aucune attribution fixe des dossiers aux fonctionnaires fiscaux de l'entité Particuliers n'est nécessaire à l'avenir pour la gestion des dossiers. –la division Service aux citoyens de l'entité Particuliers est ainsi limité aux fonctions front-office physiques. –Les fonctions "Fonctionnaire d'information" et "Fonctionnaire d'information senior" sont opérationnelles, faîtières et proches du terrain. Elles peuvent donc être idéalement remplies dans les centres (à partir du scoring des fonctions de staff). Les interactions avec les clients se déroulent en principe via le front-office, qui réalise le lien avec le back-office. (du groupe d'experts 18/3 - principes d'interaction CRM). Les fonctions "Fonctionnaire d'information" et "Fonctionnaire d'information senior" sont donc exécutées dans les bureaux front-office. Lorsque c'est possible, le citoyen doit être servi à un même guichet pour plusieurs services (guichet unique). Pour les interactions non liées à des dossiers, en particulier, il faut tendre vers un service intégré. (du groupe d'experts 18/3 - principes d'interaction CRM). –Les fonctions front-office essayeront de régler au maximum les interactions spécifiques. Les interactions spécifiques qui contiennent une interprétation d'un dossier spécifique seront traitées par les fonctions du back-office. Les fonctions back-office en la matière seront intégrées pour l'entité Particuliers par les fonctions du processus de vérification de la situation fiscale'. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

83 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Critères pour attribuer des processus à cette entité (par dimension du blueprint): Stratégie: –La communication avec le contribuable doit être intégrée au maximum et, lorsque c'est pertinent, être regroupée autour d'interactions types. Dans ce cadre, l'organisation en postes de travail peut contribuer à l'attribution à un client, d'un seul interlocuteur dans le service public. Processus: –Intégration d'activités et tâches pour le traitement complet des contacts physiques avec le contribuable Particulier. Compétences: –Regroupement de compétences génériques similaires. Facilités et infrastructure: –Regroupement des contacts physiques avec le contribuable Particulier à un même endroit. –Lien entre le lieu où se déroulent les contacts physiques avec le contribuable et le lien où se trouvent les fonctions du processus vérification de la fiscale situation (les fonctions du processus de vérification servent de fonctions back-office pour des interactions spécifiques). Applications et équipement: –/. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

84 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions Fonctionnaire d'information et Fonctionnaire d'information senior se trouvent dans le front- office. –la division Service aux citoyens de l'entité Particuliers est limité aux fonctions front-office physiques. –Les fonctions back-office en la matière seront intégrées pour l'entité Particuliers par les fonctions du processus de vérification de la situation fiscale'. –Etant donné la situation actuelle de l'automatisation du processus de déclaration et de traitement pour le groupe cible Particuliers, l'accessibilité physique des bureaux de contrôle restera d'une grande importance. Le maintien de la disponibilité des nombreux bureaux de contrôle pour le groupe cible Particuliers, influence le span of control d'un manager de centre. Lorsque les possibilités d'automatisation du processus de déclaration et de traitement pour les Particuliers seront pleinement exploitées, il deviendra possible à l'avenir de fusionner les centres Particuliers (Extrait du rapport détermination du nombre et des ressorts des fonctions de ligne de niveau N-3). >Spécification concernant l'organisation des fonctions de staff: –Aucune spécification. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

85 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions de la division "Traitement standardisé > Collecte et gestion des données fiscales –Gestionnaire de données –Gestionnaire de dossiers junior >Calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement –Gestionnaire de données –Gestionnaire de dossiers junior

86 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >la division 'Traitement standardisé' vise à: –Dans cette division, sont regroupées des fonctions typiques qui accomplissent des tâches standardisées. Il s'agit, en l'occurrence, généralement de tâches qui : Traitent de grands volumes de dossiers. Doivent être fortement automatisées. Nécessitent uniquement une interaction de base avec le contribuable. –cette division devient l'entité organisationnelle dans les administrations régionales (N-3) Particuliers qui se trouve dans le back-office, avec laquelle le contribuable n'entre pas consciemment en contact. >Les processus opérationnels suivants sont attribués à cette entité: –Processus 'collecte et gestion des données fiscales'. –Remarque: il s'agit, en l'occurrence, des fonctions dans les blocs d'activités collecte et validation des données, traitement des erreurs matérielles et des réactions des contribuables et résolution des anomalies. –Processus 'calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement'. –Remarque: il s'agit, en l'occurrence, de fonctions dans les blocs d'activités calcul de dette et de crédit – adaptation du bilan fiscal et validation et résolution des anomalies. Facteurs structurants dans la division "Traitement standardisé

87 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus collecte et gestion des données fiscales vise à: –Le processus 'collecte et gestion des données fiscales' sert à obtenir toutes les informations relatives à la situation fiscale d'un contribuable identifié (informations recueillies par l'administration elle-même, informations recueillies sur la base de déclarations et informations recueillies après réaction du contribuable). Après validation des conditions de forme, ces informations sont structurées dans un dossier unique. –Dans les blocs d'activités traitement des erreurs matérielles et des réactions des contribuables, résolution des anomalies, contentieux administratifs et contentieux judiciaires, se déroulent des interactions avec le contribuable. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Les blocs d'activités collecte et validation des données, traitement des erreurs matérielles et des réactions des contribuables et résolution des anomalies feront l'objet d'un suivi complet dans la division Traitement standardisé pour les Particuliers. –Avec le traitement automatisé, plus aucune attribution fixe des dossiers aux fonctionnaires fiscaux de l'entité Particuliers n'est nécessaire à l'avenir pour la gestion des dossiers. De ce fait, la division traitement standardisé ne doit pas nécessairement se trouver physiquement à proximité des contribuables. –Les prises de contact avec le contribuable à partir de l'entité Particuliers pour la résolution des anomalies seront effectuées par les fonctions de l'entité traitement standardisé. –Les contentieux qui résultent de réactions de contribuables à leur proposition de taxation seront traités par les fonctions du processus vérification de la situation fiscale. Facteurs structurants dans la division "Traitement standardisé

88 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus 'calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement' vise à: –Le processus calcul de dette, de crédit, de risques financiers ou de droit à remboursement sert à calculer le montant dû ou le crédit pour tous les types d'impôts (séparément) et à les introduire dans un bilan de synthèse qui dresse un inventaire et assure le suivi de toutes les obligations financières entre les administrations et le contribuable. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Les blocs d'activités calcul de dette et de crédit – adaptation du bilan fiscal, validation et résolution des anomalies feront l'objet d'un suivi complet dans la division Traitement standardisé pour les Particuliers. –Avec le traitement automatisé, plus aucune attribution fixe des dossiers aux fonctionnaires fiscaux de l'entité Particuliers n'est nécessaire à l'avenir pour la gestion des dossiers. De ce fait, la division traitement standardisé ne doit pas nécessairement se trouver physiquement à proximité des contribuables. –Les prises de contact avec le contribuable à partir de l'entité Particuliers pour la résolution des anomalies seront effectuées par les fonctions de l'entité traitement standardisé. Facteurs structurants dans la division "Traitement standardisé

89 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Critères pour attribuer des processus à cette entité (par dimension du blueprint): Stratégie: –Le traitement complet automatisé des tâches de traitement manuelles. Processus: –Intégration des différents processus de traitement pour les différents types d'impôts. Compétences: –Regroupement de compétences génériques similaires. Facilités et infrastructure: –Avec le traitement automatisé, plus aucune attribution fixe des dossiers aux fonctionnaires fiscaux de l'entité Particuliers n'est nécessaire à l'avenir pour la gestion des dossiers. De ce fait, la division traitement standardisé ne doit pas nécessairement se trouver physiquement à proximité des contribuables. Applications et équipement: –Regroupement autour d'applications spécifiques concernant le traitement complet des tâches de traitement manuelles. Facteurs structurants dans la division "Traitement standardisé

90 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions gestionnaire de dossiers junior et gestionnaire de dossiers se trouvent dans le 'back-office'. –Avec le traitement automatisé, plus aucune attribution fixe des dossiers aux fonctionnaires fiscaux de l'entité Particuliers n'est nécessaire à l'avenir pour la gestion des dossiers. De ce fait, la division traitement standardisé ne doit pas nécessairement se trouver physiquement à proximité des contribuables. >Spécification concernant l'organisation des fonctions de staff: –Aucune spécification. Facteurs structurants dans la division "Traitement standardisé

91 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions de la division Traitement spécifique >Collecte et gestion des données fiscales –Spécialiste >Interaction générale –Inspecteur junior –Inspecteur –Spécialiste >Vérification –Gestionnaire du planning –Inspecteur junior –Inspecteur –Spécialiste

92 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >la division 'Traitement spécifique' vise à: –Grâce au dossier unique, il est possible et indiqué d'effectuer de façon polyvalente le contrôle approfondi du dossier dans son ensemble. Cela signifie que l'entité qui s'occupe des contrôles approfondis doit effectuer ces contrôles pour tous les types d'impôts auxquels le contribuable est soumis. (Extrait du rapport élaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances") –Dans cette division, sont regroupées les fonctions typiques qui portent sur des actions entreprises par l'administration vis-à-vis du contribuable, et ce sur la base de données traitées et interprétées. –cette division devient l'entité organisationnelle dans les administrations régionales (N-3) Particuliers où l'administration Particuliers entreprend elle-même des démarches en direction du contribuable en fonction de l'assistance, de la vérification et des recherches éventuelles. >Les processus opérationnels suivants sont attribués à cette entité: –Processus 'collecte et gestion des données fiscales'. –Remarque: il s'agit, en l'occurrence, des fonctions dans les blocs d'activités contentieux administratifs' et 'contentieux judiciaires. Un litige peut venir d'une position prise à l'occasion de la résolution d'une anomalie ou d'une réaction d'un GP. Ce litige est traité dans la division Traitement spécifique. –Processus interaction générale – interactions spécifiques pour les Particuliers. –Remarque: il s'agit, en l'occurrence, des fonctions back-office dans les organigrammes des 'interactions spécifiques pour les Particuliers qui sont reprises par la division traitement spécifique. –Processus vérification de la situation fiscale. –Remarque: il s'agit, en l'occurrence, des fonctions dans les blocs d'activités du processus vérification de la situation fiscale. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

93 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus collecte et gestion des données fiscales vise à: –Le processus 'collecte et gestion des données fiscales' sert à obtenir toutes les informations relatives à la situation fiscale d'un contribuable identifié (informations recueillies par l'administration elle-même, informations recueillies la base de déclarations et informations recueillies après réaction du contribuable). Après validation des conditions de forme, ces informations sont structurées dans un dossier unique. –Dans les blocs d'activités traitement des erreurs matérielles et des réactions des contribuables, résolution des anomalies, contentieux administratifs et contentieux judiciaires, se déroulent des interactions avec le contribuable. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Les fonctions front-office réceptionneront les réactions du contribuable Particulier relativement aux erreurs matérielles constatées, à la proposition de taxation qu'ils pourraient recevoir de l'administration... Les fonctions back-office en la matière seront intégrées pour l'entité Particuliers par les fonctions du processus de contrôle de la situation fiscale'. –Les contentieux qui résultent de réactions de contribuables à leur proposition de taxation seront traités par les fonctions du processus vérification de la situation fiscale. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

94 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus 'interaction générale – interactions spécifiques Particuliers' vise à: –Le processus interaction générale – interactions spécifiques Particuliers est scindé en schémas de flux par type d'interaction pour le groupe cible Particuliers. Les interactions spécifiques suivantes peuvent être distinguées dans le groupe cible Particuliers dans le cadre du traitement spécifique: Demande de consultation de dossier. Demande d'accord. Demande de sursis. Demande d'informations spécifiques par le contribuable Particulier. Demande sur la situation du traitement. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Avec le traitement automatisé, plus aucune attribution fixe des dossiers aux fonctionnaires fiscaux de l'entité Particuliers n'est nécessaire à l'avenir pour la gestion des dossiers. –la division Service aux citoyens de l'entité Particuliers est ainsi limité aux fonctions front-office physiques. –Les fonctions front-office essayeront de régler au maximum les interactions spécifiques. Les interactions spécifiques qui contiennent une interprétation d'un dossier spécifique seront traitées par les fonctions du back-office. Les fonctions back-office en la matière seront intégrées pour l'entité Particuliers par les fonctions du processus de contrôle de la situation fiscale'. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

95 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus vérification de la situation fiscale vise à: –Le processus vérification de la situation fiscale sert à couvrir les risques identifiés, en visant une taxation acceptée et fiscalement aussi correcte que possible. Ce processus permet de passer de dossiers sélectionnés vers laccomplissement du plan de travail. Ce processus comporte également un établissement correct de l'impôt dû, ainsi que le suivi des non-accords et la résolution des contentieux correspondants. –Le processus vérification de la situation fiscale regroupe ici plusieurs processus. Les risques identifiés du processus gestion du risque sont couverts selon l'approche sélectionnée dans le processus détermination de l'approche de contrôle en utilisant éventuellement le matériel de support pour les contrôles développé par le processus expertise opérationnelle. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Pour les processus vérification auprès du contribuable Particulier, une attribution fixe des dossiers aux fonctionnaires fiscaux restera nécessaire à l'avenir, notamment en raison des connaissances locales des fonctions dans le processus vérification de la situation fiscale. –Le principal objectif de ce processus est d'instaurer une confiance dans l'égalité et la transparence du processus de taxation, notamment en objectivant les procédures de contrôle utilisées. A cet effet, les activités d'assistance et de vérification sur le terrain seront de préférence coordonnées dans une seule et même entité organisationnelle. –A partir du processus vérification de la situation fiscale, une amélioration continue du processus de maîtrise des risques sera visée en apportant un feed-back sur les motifs de sélection et les résultats obtenus concernant ces motifs de sélection. En regroupant les activités d'assistance et de vérification dans une même entité organisationnelle, l'on crée un point de contact et de coordination clair pour les fonctions de gestion du risque. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

96 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Critères pour attribuer des processus à cette entité (par dimension du blueprint): Stratégie: –Les contrôles approfondis seront effectués de préférence de façon polyvalente sur le dossier dans son ensemble. Cela signifie que l'entité qui s'occupe des contrôles approfondis doit effectuer ces contrôles pour tous les types d'impôts auxquels le contribuable est soumis. Processus: –Intégration des activités et tâches en matière d'assistance, de vérification et éventuellement de recherches vis-à-vis du contribuable Particulier. –Intégration des activités et tâches en matière d'assistance et de vérification tous types d'impôts confondus. Compétences: –Regroupement des compétences génériques et techniques qui sont en rapport avec la taxation et la vérification fiscale. Facilités et infrastructure: –/ Applications et équipement: –/ >Remarque importante concernant le traitement des contentieux –Les fonctions dans les blocs d'activités traitement des contentieux administratifs et judiciaires sont intégrées, dans l'entité Particuliers, dans les équipes traitement spécifique. Le traitement des contentieux relève, par conséquent, de la responsabilité du chef d'équipe traitement spécifique. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

97 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions Gestionnaire de données junior, Spécialiste, Inspecteur, Inspecteur junior, Gestionnaire du planning se trouvent dans le back-office. –Pour les processus vérification auprès du contribuable Particulier, une attribution fixe des dossiers aux fonctionnaires fiscaux restera nécessaire à l'avenir, notamment en raison des connaissances locales des fonctions dans le processus vérification de la situation fiscale. –Les fonctions front-office essayeront de régler au maximum les interactions spécifiques. Les interactions spécifiques qui contiennent une interprétation d'un dossier spécifique seront traitées par les fonctions du back-office. Les fonctions back-office en la matière seront intégrées pour l'entité Particuliers par les fonctions du processus de contrôle de la situation fiscale'. >Spécification concernant l'organisation des fonctions de staff: –Spécification relativement à la gestion du risque. –Dans les documents T4-T5 du programme Gestion du risque, il est indiqué que pour les entités Particuliers, PME et Grandes Entreprises, l'on peut travailler avec des groupes de projet. Ces groupes de projet fonctionneraient sous la direction des fonctions du processus gestion du risque. Les fonctions du processus vérification de la situation fiscale seraient associées à ces groupes de projet. –Pour réaliser cette possibilité, le programme Gestion du risque peut ajouter des activités et des tâches à certaines fonctions du processus vérification de la situation fiscale. Le programme Gestion du risque fera également de préférence une estimation du volume de travail additionnel que cela entraîne pour ces fonctions. –Une autre option consiste à ajouter la fonction collecteur de données sur les risques aux administrations régionales (N-3). Cette fonction a été mentionnée dans la présentation pour le DIRCOM du 30/4 comme une fonction qui serait reprise dans les administrations régionales. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

98 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-3 Centre Eupen Administrateur Régional Eupen N-3 … Chef d'équipe Traitement spécifique (év. séparé pour P- PME-GE – incl. contentieux) Chef d'équipe Service (év. séparé pour P-PME) Chef d'équipe Front Office (év. séparé pour P-PME) … … Chef d'équipe Traitement standardisé

99 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Eupen >Reste à définir

100 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans l'entité "Eupen >Pour le contribuable Particulier dans le ressort de l'arrondissement judiciaire d'Eupen, est institué le centre polyvalent d'Eupen, qui relèvera de l'Entité du groupe cible Particuliers. Ce centre polyvalent sert aussi bien les Particuliers, les PME que les Grandes Entreprises. La polyvalence vient des exigences linguistiques spécifiques et de la faible charge de travail de chaque segment distinct du groupe cible dans l'arrondissement judiciaire. >La structure d'organisation du centre polyvalent d'Eupen est surtout greffée sur la structure d'organisation d'une administration régionale PME.

101 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 N3 PME Schéma d'organisation N-3 Centre National de Recherche Administrateur Fédéral Centre National de Recherche N-3 Chef d'équipe Recherche … Chef de division Recherche

102 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Recherche >Gestion du risque –Enquêteur junior –Enquêteur –Inspecteur junior –Gestionnaire de projet junior –Correspondant interne >Vérification de la situation fiscale –Enquêteur junior –Enquêteur –Inspecteur junior –Gestionnaire de projet junior –Correspondant interne

103 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans l'entité Recherche >La décision est prise de situer hiérarchiquement l'Administrateur Régional du Centre National des Recherches sous le Directeur général du N-2 Particuliers. Le Centre National des Recherches dirigera aussi bien les activités de recherche nationales que locales pour les entités Particuliers, PME, Grandes Entreprises, Lutte contre la fraude et Gestion du risque. >Les chefs d'équipe Recherches dépendent hiérarchiquement de l'Administrateur Régional du Centre National des Recherches. Les équipes Recherches se trouvent toutefois physiquement dans les bureaux des divisions Traitement spécifique des entités Particuliers, PME et Grandes Entreprises. >L'Administrateur Régional du Centre National des Recherches collaborera sur une base contractuelle' (= service- level agreements) avec ses collègues Administrateurs Régionaux des entités respectives Particuliers, PME et Grandes Entreprises, mais aussi avec la Gestion du risque et la Lutte contre la fraude. Ces Service Level Agreements prévoiront concrètement de quelle manière et selon quel calendrier certaines constatations concrètes doivent être effectuées sur le terrain. >A terme, les équipes de recherche seront intégrées hiérarchiquement dans les divisions Traitement spécifique des entités Particuliers, PME et Grandes Entreprises.

104 30/06/2002 Schéma d'organisation Impôts & Recouvrement PME

105 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-2 PME Directeur-Général PME N-2 N-3 Administrateur Régional PME 27 centres Directeur Support du Management Administrateur Régional Etrangers 1 centre Directeur Stratégie des groupes cibles …

106 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-2 PME >L'entité PME vise à: –Les PME comme groupe cible L'identification des petites et moyennes entreprises comme groupe cible distinct et l'alignement du service sur ce dernier est une évolution générale. Les caractéristiques spécifiques du groupe cible PME confèrent un contenu à la stratégie de service correspondante. Cette stratégie vise à optimaliser le service au contribuable, de plus, à générer des recettes fiscales aussi élevées que possible. (Extrait du rapport détermination du nombre et des ressorts des fonctions de ligne de niveau N-3) >Sur la base des normes de séparation, le groupe cible PME peut être délimité comme suit: –Tous les dossiers qui ne sont pas affectés à P ou GE. Il s'agit donc essentiellement des petites et moyennes entreprises, des indépendants et des ASBL. >L'entité PME dispose de 28 Administrations régionales (fonctions N-3): –27 centres à compétence générale Cela concerne l'assistance du segment du groupe cible PME dans l'accomplissement de leurs obligations fiscales, le traitement de leurs déclarations et l'exécution de contrôles sur les déclarations qu'ils introduisent. De plus, cette entité aura la possibilité d'effectuer ses propres recherches et elle traite ses propres contentieux. (Extrait du rapport élaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances") –1 centre pour les étrangers Pour les contribuables du sous-groupe cible Etrangers (sans établissement stable), un centre national et polyvalent est institué qui sera placé sous l'autorité directe de l'Entité du groupe cible PME. Il est prévu que les Contrôles multilatéraux et le CLO (Central Liaison Office) soient également placés sous l'autorité directe de ce centre. (Extrait du rapport élaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances")

107 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-3 PME Chef de division Traitement standardisé (*) Chef de division Service aux citoyens Chef de division Traitement spécifique Administrateur Régional KMO … …… N-3 Chef d'équipe Traitement spécifique (incl. Contentieux) Chef d'équipe Prestation de services Chef d'équipe Front Office … … (*): Peut être éventuellement organisé pour plusieurs centres en même temps. Les opérations de scanning peuvent y être éventuellement ajoutées

108 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions de la division Service aux citoyens >Collecte et gestion des données à caractère personnel –Fonctionnaire d'information –Fonctionnaire d'information senior >Collecte et gestion des données fiscales –Gestionnaire de dossiers junior >Calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement –Gestionnaire de dossiers junior >Interaction générale/spécifique PME –Gestionnaire de dossiers –Fonctionnaire d'information junior –Fonctionnaire d'information –Fonctionnaire d'information senior >Elaboration des modèles de service –Analyste

109 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >la division 'Service aux citoyens' vise à: –L'assistance au contribuable à sa demande ou sur l'initiative du SPF Finances (à l'occasion d'anomalies, de nouveaux allégements, etc.). L'entité PME comme partenaire du contribuable:…Dans ce cadre, l'entité PME se place vis-à-vis des contribuables comme un partenaire qui les aide à remplir leurs obligations en leur donnant des informations et en leur apportant une aide sur le plan de ces obligations." (Extrait du Cadre stratégique du programme PME) –cette division devient l'entité organisationnelle au sein des administrations régionales (N-3) PME à laquelle le contribuable peut adresser ses questions. Faciliter et limiter l'interaction requise du contribuable avec le service public... Cela signifie notamment que la communication avec le contribuable doit être intégrée au maximum... Dans ce cadre, l'organisation en postes de travail peut contribuer à l'attribution à un client, d'un seul interlocuteur dans le service public." (Extrait du rapport élaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances") >Les processus opérationnels suivants sont attribués à cette entité: –Processus 'collecte et gestion des données à caractère personnel'. Remarque: il s'agit, en l'occurrence, uniquement de deux fonctions dans le bloc d'activités identification du contribuable et modification. –Processus 'collecte et gestion des données fiscales'. Remarque: Il s'agit, en l'occurrence, des fonctions de back-office dans les blocs d'activités traitement des erreurs matérielles et des réactions des contribuables et résolution des anomalies. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

110 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 –Processus 'calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement'. Remarque: il s'agit, en l'occurrence, de la fonction back-office dans le bloc d'activités Validation des montants calculés et traitement des anomalies –Processus interaction générale. Remarque: il s'agit, en l'occurrence, uniquement des fonctions front office dans le cadre d'interactions spécifiques possibles. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

111 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus Collecte et gestion des données à caractère personnel vise à: –"Le processus 'collecte et gestion des données à caractère personnel' sert à identifier tous les contribuables (potentiels) et à collecter leurs données 'à caractère personnel' correctes et actuelles et à les structurer dans un dossier unique... Ce processus permet donc aux autres processus d'assurer un meilleur suivi des droits et obligations du contribuable." (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer ce processus 'collecte et gestion des données à caractère personnel' à cette entité: –Dans le processus 'collecte et gestion des données à caractère personnel, sont contenus des tâches qui concernent l'assistance au contribuable lorsque celui-ci est confronté à une modification de ses obligations. De plus, il y a aussi les tâches mentionnées qui concernent l'accueil du contribuable qui vient signaler une modification au front-office. Il s'agit de tâches qui font partie du coeur de la mission de la division service aux citoyens. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

112 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus collecte et gestion des données fiscales vise à: –Le processus 'collecte et gestion des données fiscales' sert à … obtenir toutes les informations relatives à la situation fiscale d'un contribuable identifié, … après validation des conditions de forme, structurer les informations dans un dossier unique … traiter les contestations/contentieux qui peuvent en résulter. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer ce processus 'collecte et gestion des données fiscales' à cette entité: –Dans le processus 'collecte et gestion des données fiscales, sont mentionnées des tâches qui concernent le traitement complet des anomalies et le traitement des réactions du contribuable à son avis de paiement/proposition de taxation. Pour pouvoir les traiter de manière efficiente, une certaine connaissance de la situation concrète du contribuable concerné est nécessaire parce que les données qui ont conduit à l'anomalie ou à la réaction provenaient essentiellement d'eux au départ. La survenance de ces anomalies peut être une indication de la nécessité d'une assistance. Pour résoudre les réactions du contribuable (essentiellement erreurs matérielles) et ces anomalies, une certaine connaissance des (types de) contribuables concernés est indiquée. Pour cette raison, les fonctions concernées sont réunies dans la division service aux citoyens dont la mission première est d'apporter une assistance et qui, de ce point de vue, acquerra une grande expertise sur le contexte du contribuable. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

113 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus 'calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement' vise à: –"Le processus calcul de dette, de crédit, de risques financiers ou de droit à remboursement sert à calculer le montant dû ou le crédit pour tous les types d'impôts (séparément) et à les introduire dans un bilan de synthèse qui dresse un inventaire et assure le suivi de toutes les obligations financières entre les administrations et le contribuable... Le bloc d'activités 'validation des montants calculés et traitement des anomalies' sert à valider les montants calculés avant que le contribuable soit informé du résultat du traitement. Les anomalies éventuelles sont analysées et, si nécessaire, rectifiées. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer ce processus 'calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement' à cette entité: –Dans le processus 'collecte et gestion des données fiscales', sont indiquées les tâches qui concernent le traitement complet des anomalies. Pour pouvoir les traiter de manière efficiente, une certaine connaissance de la situation concrète des contribuables concernés est nécessaire parce que les données qui ont conduit à l'anomalie ou à la réaction provenaient essentiellement d'eux au départ. La survenance de ces anomalies peut être une indication de la nécessité d'une assistance. Pour la résolution de ces anomalies, une certaine connaissance des (types de) contribuables concernés est indiquée. Pour cette raison, la fonction concernée est intégrée dans la division service aux citoyens dont la mission première est d'apporter une assistance et qui, de ce point de vue, acquerra une grande expertise sur le contexte du contribuable. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

114 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus 'interaction générale – interactions spécifiques PME' vise à: –Le processus interaction générale vise à interagir de façon conviviale et professionnelle, aussi bien de manière pro-active que réactive avec le client... (Extrait du rapport Définition des processus – T3") –En plus des interactions générales, nous trouvons les interactions spécifiques suivantes dans la division service aux citoyens: Demande de consultation du dossier. Demande d'informations spécifiques Demande d'attestation Délivrance d'autorisation Constatations des dommages Demande de accord anticipé Demande d'octroi de sursis Aide au complètement d'une déclaration >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Le processus interaction générale – interaction spécifique décrit aussi bien les interactions pro-actives que réactives – liées à des dossiers – avec le contribuable. Pour pouvoir les traiter de manière efficiente, une certaine connaissance de la situation concrète des contribuables concernés est nécessaire. Pour cette raison, les fonctions concernées sont réunies dans la division service aux citoyens dont la mission première est d'apporter une assistance et qui, de ce point de vue, acquerra une grande expertise sur le contexte du contribuable. –La fonction de fonctionnaire d'information est opérationnelle, faîtière et est proche du terrain. Elle peut être exécutée idéalement dans les centres. –Les interactions avec les clients se déroulent en principe via le front-office, qui réalise le lien avec le back-office. –Lorsque c'est possible, le client doit être servi à un même guichet pour plusieurs services (guichet unique). –Etant donné que l'entité autorisations est la plus proche du client et que les centres régionaux disposent d'un back-office pratiquement complet, cette fonction y est intégrée. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

115 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus élaboration des modèles de service vise à: –Le processus élaboration des modèles de service a pour but d'améliorer la satisfaction des clients et la compliance par la création de modèles de service, adaptés aux besoins et à la situation des intentions et organisés autour de ces derniers (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Le processus élaboration des modèles de service est réalisé par l'entité stratégie des groupes cibles. Ce processus nécessite toutefois une solide connaissance du terrain, qui peut être réalisée par l'affectation temporaire de personnes de la ligne. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

116 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Critères pour attribuer des processus à cette entité (par dimension du blueprint): Stratégie: –Les fonctions pour lesquelles une connaissance des besoins et des caractéristiques d'un (type de) contribuable est importante, sont intégrées dans cette division. Processus: – Compétences: – Facilités et infrastructure: – Applications et équipement: – Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

117 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Relation entre front-office et back-office: –la division Service aux citoyens de l'entité PME comprend aussi bien des fonctions front-office que des fonctions back-office (account-managementteams). –La fonction Fonctionnaire d'information junior, Fonctionnaire d'information et Fonctionnaire d'information senior se trouvent dans le front-office. –Les fonctions Gestionnaire de dossiers junior, Fonctionnaire d'information junior et Fonctionnaire d'information senior se trouvent dans le back-office. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

118 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens >la division Service aux citoyens – PME s'écarte sur le point suivant de l'entité Particuliers: –la division Service aux citoyens de l'entité PME comprend aussi bien un front-office qu'un back-office distinct. Se justifie, d'une part, par la taille de cette division, par laquelle on peut garantir une certaine masse critique dans chacun des centres, d'autre part, pour l'assistance et le support, une certaine connaissance locale des contribuables concernés est nécessaire pour un bon fonctionnement. Au sein de la Direction générale P, les deux arguments ont moins de poids et l'on a donc opté pour un autre contenu. >Le accord anticipé est considéré comme l'une des interactions spécifiques pour les PME: –L'organigramme décrit les tâches en matière de accord anticipé à partir de la demande d'un accord anticipé jusqu'à la notification au contribuable. A partir de cet organigramme, d'autres processus sont déclenchés, à savoir le processus gestion des modèles de contrôle, le processus vérification de la situation fiscale, le processus commentaire et le processus expertise opérationnelle. Via ces processus, un avis contraignant est demandé pour pouvoir obtenir un accord anticipé. –Dans cet organigramme, l'on est parti du principe que la demande d'un accord anticipé serait adressée à l'account-manager ou à l'account-managementteam. Selon la complexité et l'impact, une partie des accords anticipés est traitée à la division Service aux citoyens de PME, une deuxième partie est traitée à la direction Assistance aux contribuables et contrôle.

119 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-3 PME (*): Peut être éventuellement organisé pour plusieurs centres en même temps. Les opérations de scanning peuvent y être éventuellement ajoutées Chef de division Traitement standardisé (*) Chef de division Service aux citoyens Chef de division Traitement spécifique Administrateur Régional PME … …… N-3 Chef d'équipe Traitement spécifique (incl. Contentieux) Chef d'équipe Prestation de services Chef d'équipe Front Office ……

120 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions du division "Traitement standardisé >Collecte et gestion des données fiscales –Gestionnaire de données junior

121 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le département 'Traitement standardisé' vise à: –Dans ce département, sont regroupées des fonctions typiques qui accomplissent des tâches standardisées. Il s'agit, en l'occurrence: du traitement en masse, fortement automatisable, de gros volumes –Ce département devient l'entité organisationnelle dans les administrations régionales (N-3) PME, avec laquelle le contribuable n'entre normalement pas consciemment en contact. >Les processus opérationnels suivants sont attribués à cette entité: –Processus 'collecte et gestion des données fiscales'. Remarque: il s'agit, en l'occurrence, de la fonction du bloc d'activités collecte et validation des données, ainsi que des fonctions éventuellement nécessaires dans le cadre du traitement automatique, mais non reprises dans les descriptions –Processus 'calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement'. Remarque: il s'agit, en l'occurrence, des fonctions éventuellement nécessaires dans le cadre du traitement automatique, mais qui ne sont pas reprises dans les descriptions - Remarque: les opérations de scanning dans le cadre du BPR Secrétariat et Services logistiques peuvent être éventuellement ajoutées à cette entité. Facteurs structurants dans le département "Traitement standardisé

122 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus collecte et gestion des données fiscales vise à: –Le processus 'collecte et gestion des données fiscales' sert à … obtenir toutes les informations relatives à la situation fiscale d'un contribuable identifié, … après validation des conditions de forme, structurer les informations dans un dossier unique … traiter les contestations/contentieux qui peuvent en résulter... Le bloc d'activités 'collecte et validation des données' sert à recevoir et à structurer toutes les données pour la formation de l'image fiscale des contribuables. Dans ce bloc d'activités, les données fournies sont intégrées dans le système. Tous les documents entrants sont enregistrés et classés. Les informations sont validées ici dans la mesure où elles peuvent être traitées. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer ce processus 'collecte et gestion des données fiscales' à cette entité: –Les tâches de ce processus concernent un traitement en masse de gros volumes, ce qui correspond à la mission de cette division. Les fonctions éventuelles qui ont associées à ces tâches, sont regroupées dans cette division. –Ce traitement en masse se déroule dans une infrastructure spécifique qui ne peut être prévue facilement ou de manière efficiente en termes de coûts à un grand nombre d'endroits. Cela implique que les fonctions éventuelles qui doivent fonctionner avec une telle infrastructure seront regroupées dans cette division. Facteurs structurants dans la division "Traitement standardisé

123 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus 'calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement' vise à: –"Le processus calcul de dette, de crédit, de risques financiers ou de droit à remboursement sert à calculer le montant dû ou le crédit pour tous les types d'impôts (séparément) et à les introduire dans un bilan de synthèse qui dresse un inventaire et assure le suivi de toutes les obligations financières entre les administrations et le contribuable..." (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer ce processus 'calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement' à cette entité: –Les tâches de ce processus concernent un traitement en masse de gros volumes, ce qui correspond à la mission de cette division. Les fonctions éventuelles qui ont associées à ces tâches, sont regroupées dans cette division. –Ce traitement en masse se déroule dans une infrastructure spécifique qui ne peut être prévue facilement ou de manière efficiente en termes de coûts à un grand nombre d'endroits. Cela implique que les fonctions éventuelles qui doivent fonctionner avec une telle infrastructure seront regroupées dans cette division. Facteurs structurants dans la division "Traitement standardisé

124 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Critères pour attribuer des processus à cette entité (par dimension du blueprint): Stratégie: –Le traitement automatisé des informations entrantes et le traitement complet des tâches de traitement manuelles sont intégrés dans cette division. Processus: – Compétences: – Facilités et infrastructure: –Regroupement de fonctions autour de l'infrastructure liée à la possibilité de faire du traitement en masse Applications et équipement: – Facteurs structurants dans la division "Traitement standardisé

125 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Relation entre front-office et back-office: –La fonction de gestionnaire de dossiers junior se trouve dans le 'back-office'. Facteurs structurants dans la division "Traitement standardisé

126 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans la division "Traitement standardisé >la division Traitement standardisé – PME s'écarte sur les points suivants de l'entité Particuliers: –la division Traitement standardisé comprend également à la Direction générale P la fonction chargée de la résolution des anomalies. Contrairement à la Direction générale, cette activité présente un caractère particulièrement massif, où la connaissance des (types de) contribuables concernés n'apporterait qu'une valeur ajoutée limitée. En raison de la plus grande nécessité de connaissances locales, ces activités sont regroupées dans la Direction générale PME dans la division Service aux citoyens.

127 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-3 PME (*): Peut être éventuellement organisé pour plusieurs centres en même temps. Les opérations de scanning peuvent y être éventuellement ajoutées Chef de division Traitement standardisé (*) Chef de division Service aux citoyens Chef de division Traitement spécifique Administrateur Régional PME … … … N-3 Chef d'équipe Traitement spécifique (incl. Contentieux) Chef d'équipe Prestations de service Chef d'équipe Front Office … …

128 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions de la division Traitement spécifique >Collecte et gestion des données fiscales –Spécialiste* >Interaction générale PME –Spécialiste *Ces fonctions sont regroupées ici, mais font partie, sur le plan fonctionnel, du Service aux citoyens >Vérification de la situation fiscale –Gestionnaire de planning –Inspecteur junior –Inspecteur –Inspecteur senior –Spécialiste

129 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >La division 'Traitement spécifique' vise à: –la couverture des risques par l'exécution d'actions dites de contrôle. Les contentieux éventuels qui en résultent, sont également traités au sein de cette division. Grâce au dossier unique, il est possible et indiqué... d'effectuer de façon polyvalente le contrôle du dossier dans son ensemble. Cela signifie que l'entité qui s'occupe des … contrôles doit effectuer ces contrôles pour tous les types d'impôts auxquels le contribuable est soumis … (cette division) est divisé parce que ces tâches ne font pas partie du processus que doivent parcourir tous les dossiers. Seules les déclarations à haut risque et à sélection aléatoire seront traitées ici. Il se distingue aussi … par le fait qu'une enquête doit être menée auprès du contribuable même … à la suite de signaux apparus lors du traitement d'une déclaration... Cette entité est aussi chargée du traitement des contentieux liés à ses activités.. (Extrait du rapport élaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances") >Les processus opérationnels suivants sont attribués à cette entité: –Processus 'collecte et gestion des données fiscales'. Remarque: il s'agit, en l'occurrence, des fonctions dans les blocs d'activités contentieux administratifs' et 'contentieux judiciaires. –Processus interaction générale – interactions spécifiques pour les PME. Remarque:il s'agit, en l'occurrence, de la consultation du dossier, –Processus vérification de la situation fiscale. Remarque: il s'agit, en l'occurrence, des fonctions dans les blocs d'activités Préparation de la vérification', Exécution de la vérification, contentieux administratifs contentieux judiciaires et la fonction de gestionnaire de planning (CT) dans le bloc d'activités Sélection et établissement du plan de travail du processus vérification de la situation fiscale. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

130 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus collecte et gestion des données fiscales vise à: –Le processus 'collecte et gestion des données fiscales' sert à … obtenir toutes les informations relatives à la situation fiscale d'un contribuable identifié, … après validation des conditions de forme, structurer les informations dans un dossier unique...(et)… traiter les contestations/contentieux qui peuvent en résulter. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer ces fonctions du processus 'collecte et gestion des données fiscales' à cette division: –Les fonctions concernées par les contestations/contentieux dans le cadre de ce processus présentent le même profil que celles qui sont concernées dans les contestations sur le plan de la vérification de la situation fiscale, car les compétences nécessaires sont quasiment identiques dans les deux cas. La fonction de vérification de la situation fiscale y est intégrée. Une répartition de ces fonctions entre d'autres divisions que celui-ci ne semblait pas judicieuse, car ces compétences spécifiques auraient alors été dispersées au sein d'un centre. Il s'agit d'une proposition pour éviter une perte d'expertise par manque de masse critique de collaborateurs avec cette fonction dans une entité organisationnelle déterminée. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

131 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus 'interaction générale – interactions spécifiques PME' vise à: –Le processus interaction générale vise à interagir de façon conviviale et professionnelle, aussi bien de manière pro-active que réactive avec le client... (Extrait du rapport Définition des processus – T3") –Nous trouvons les interactions spécifiques suivantes dans la division Traitement spécifique: Demande de consultation du dossier. Demande d'audition Demande d'octroi de sursis >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Les interactions spécifiques, attribuées à cette entité, comprennent les réactions du contribuable durant une vérification de sa situation fiscale. Pour pouvoir traiter ces réactions de manière efficiente, une certaine connaissance de la situation concrète des contribuables concernés est nécessaire. Pour cette raison, les fonctions concernées sont intégrées dans la division traitement spécifique. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

132 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus vérification de la situation fiscale vise à: –Le processus vérification de la situation fiscale sert à couvrir les risques identifiés, en visant une taxation acceptée et fiscalement aussi correcte que possible … Ce processus comporte également un établissement correct de l'impôt dû, ainsi que le suivi des non-accords et la résolution des contentieux correspondants … Le processus vérification de la situation fiscale regroupe ici plusieurs processus. Les risques identifiés du processus gestion du risque sont couverts selon l'approche sélectionnée dans le processus détermination de l'approche de contrôle en utilisant éventuellement le matériel de support pour les contrôles développé par le processus expertise opérationnelle. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer ces fonctions du processus 'vérification de la fiscale situation' à cette division: –Dans le processus vérification de la situation fiscale', sont reprises les tâches qui portent sur l'exécution de contrôles et le règlement des contentieux éventuels qui en résultent. Il s'agit de tâches qui font partie du coeur de la mission de la division 'traitement spécifique' –Une des motivations sous-jacentes qui sont intervenues dans le dessin de ce processus est l'idée de la responsabilisation des fonctionnaires pour le résultat final. A cet effet, une interaction intensive et constructive est nécessaire entre les fonctions concernées (inspecteur et spécialiste). La meilleure condition à la mise en place d'une telle collaboration consiste à regrouper ces deux fonctions au sein de la même entité organisationnelle. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

133 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Critères pour attribuer ces processus à cette entité (par dimension du blueprint): Stratégie: –L'attribution du processus vérification de la situation fiscale qui représente la part du lion des ETP dans cette division résulte de la correspondance entre le but de ce processus et la mission de cette division Processus: –Regroupement des fonctions concernées par les contrôles jusqu'aux contentieux éventuels afin de favoriser la responsabilisation pour le résultat final. Compétences: –Les fonctions concernées de collecte et gestion des données fiscales sont regroupées dans cette division pour ne pas répartir ces compétences spécifiques entre un nombre trop élevé d'entités et éviter ainsi une perte d'expertise par manque de masse critique de collaborateurs pour cette fonction dans une entité organisationnelle déterminée. Facilités et infrastructure: – Applications et équipement: – >Remarque importante concernant le traitement des contentieux –Pour favoriser au maximum une interaction intensive et constructive entre les différents types de fonctions concernées par l'exécution du contrôle et les contentieux administratifs et judiciaires, celles-ci sont regroupées au sein de la Direction générale PME non seulement dans la même division, mais aussi dans la même équipe. Le traitement des contentieux relève, par conséquent, de la responsabilité du chef d'équipe traitement spécifique. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

134 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions Spécialiste, Inspecteur (tous les types), Gestionnaire de planning se trouvent dans le back- office. –Les fonctions front-office essayeront de régler au maximum les interactions spécifiques. Pour un nombre limité seulement de types d'interactions (demande de consultation, demande d'audition et demande de sursis), l'on escompte l'intervention d'une fonction dans le back-office sous traitement spécifique >Spécification concernant l'organisation des fonctions de staff: –Spécification relativement à la gestion du risque. Dans les documents T4-T5 du programme Gestion du risque, il est indiqué que pour les entités Particuliers, PME et Grandes Entreprises, l'on peut travailler avec des groupes de projet. Ces groupes de projet fonctionneraient sous la direction des fonctions du processus gestion du risque. Les fonctions du processus vérification de la situation fiscale seraient associées à ces groupes de projet. Pour réaliser cette possibilité, le programme Gestion du risque peut ajouter des activités et des tâches à certaines fonctions du processus vérification de la situation fiscale. Le programme Gestion du risque fera également de préférence une estimation du volume de travail additionnel que cela entraîne pour ces fonctions. –Une autre option consiste à ajouter la fonction collecteur de données sur les risques aux administrations régionales (N-3). Cette fonction a été mentionnée dans la présentation pour le DIRCOM du 30/4 comme une fonction qui serait reprise dans les administrations régionales. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

135 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique >la division Traitement spécifique' – PME s'écarte sur les points suivants de l'entité Particuliers: –Les réactions du contribuable dans le cadre du processus collecte et gestion des données fiscales sont traitées à la Direction générale de cette division, tandis que cela se fait à la Direction générale PME dans la division Service aux citoyens.

136 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-3 Etrangers (**): Peut être éventuellement organisé pour plusieurs centres en même temps. Les opérations de scanning peuvent y être éventuellement ajoutées Chef de division Traitement standardisé (*) Chef de division Service aux citoyens Chef de division Traitement spécifique Administrateur Régional Etrangers … N-3 … Chef d'équipe Traitement spécifique (év. séparé pour P- PME-GE – incl. Contentieux) Chef d'équipe Prestation de services (év. séparé pour PME-GE) Chef d'équipe Front Office (év. séparé pour PME-GE) … … Remarque: Reste à préciser

137 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Etrangers >Reste à définir

138 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants fonctions au sein de l'entité Etrangers >Le centre étrangers vise à: –Pour les contribuables du sous-groupe cible Etrangers (sans établissement stable), un centre national et polyvalent est institué qui sera placé sous l'autorité directe de l'Entité du groupe cible PME. Il est prévu que les Contrôles multilatéraux et le CLO (Central Liaison Office) soient également placés sous l'autorité directe de ce centre. (Extrait du rapport détermination du nombre et des ressorts des fonctions de ligne de niveau N-3) >La structure d'organisation du centre polyvalent Etrangers est surtout greffée sur celle d'une administration régionale PME.

139 30/06/2002 Schéma d'organisation Impôts & Recouvrement Grandes Entreprises

140 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-2 Grandes Entreprises N-2 N-3 Directeur-Général Grandes Entreprises Directeur Support du Management Directeur Stratégie des groupes cibles Chef de division Gestion des groupes cibles Chef de division Gestion des données Chef de division Expertise opérationnelle Chef de division Expertise financière Administrateur Régional GE Secteur X 7 centres

141 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-2 Grandes Entreprises >L'entité Grandes Entreprises vise à: –Les Grandes Entreprises comme groupe cible: La reconnaissance et la délimitation du groupe cible Grandes Entreprises sont importantes au regard de la part significative de ce groupe dans le total des recettes fiscales. Le développement d'une stratégie de groupe cible permet ensuite d'optimaliser le service aux contribuables et de générer, en outre, des recettes fiscales aussi élevées que possible. Une stratégie de service optimale pour ce groupe cible peut, en outre, avoir un effet positif sur les Grandes Entreprises internationales qui envisagent de s'établir en Belgique. (Extrait du rapport détermination du nombre et des ressorts des fonctions de ligne de niveau N-3) >Sur la base des normes de séparation, le groupe cible GE peut être délimité comme suit: –Partant de la notion de groupes d'entreprises. Il est proposé de ne PLUS partir, pour les Grandes Entreprises, de la norme comptable. On cherche actuellement une norme permettant de faire correspondre le nombre total de Grandes Entreprises au nombre qui a été déterminé dans le rapport détermination du nombre et des ressorts des fonctions de ligne du niveau N-3 selon la norme comptable. >L'entité GE dispose de 7 Administrations régionales (fonctions N-3) organisées par secteur: –7 centres à compétence générale Cela concerne l'assistance du segment du groupe cible GE, divisé par secteur dans l'accomplissement de leurs obligations fiscales, le traitement de leurs déclarations et l'exécution de contrôles sur les déclarations qu'elles introduisent. De plus, cette entité aura la possibilité d'effectuer ses propres recherches et elle traite ses propres contentieux. (Extrait du rapport élaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances") –Chaque centre sert de point de contact unique pour les grandes entreprises attribuées en Belgique. Le suivi et l'assistance des grandes entreprises seront assurés par des account-managers et des account-management teams qui pourront conclure leurs accords essentiellement sur les sites des entreprises respectives.

142 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Chef de division Sector X Schéma d'organisation N-3 GE N-3 Chef de division Secteur X … Chef d'équipe Service aux citoyens Secteur X … Chef d'équipe Traitement spécifique (incl. contentieux.) Secteur X Chef de division Traitement standardisé * Administrateur Régional GE Secteur X

143 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-3 GE Traitement standardisé N-3 Chef de division Secteur X … Chef d'équipe Service aux citoyens Secteur X … Chef d'équipe Traitement spécifique (incl. Contentieux.) Secteur X Chef de division Traitement standardisé * Administrateur Régional GO Secteur X

144 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions de la division "Traitement standardisé >Collecte et gestion des données fiscales –Gestionnaire de données junior

145 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >la division 'Traitement standardisé' vise à: –Dans cette division, sont regroupées des fonctions typiques qui accomplissent des tâches standardisées. Il s'agit, en l'occurrence: du traitement en masse, fortement automatisable, de gros volumes –cette division devient l'entité organisationnelle dans les administrations régionales (N-3) Grandes entreprises, avec laquelle le contribuable n'entre normalement pas consciemment en contact. –Les opérations de scanning peuvent être éventuellement ajoutées à cette entité dans le cadre du BPR Secrétariat et Services logistiques. >Les processus opérationnels suivants sont attribués à cette entité: –Processus 'collecte et gestion des données fiscales'. Remarque: il s'agit, en l'occurrence, de la fonction du bloc d'activités collecte et validation des données, ainsi que des fonctions éventuellement nécessaires dans le cadre du traitement automatique, mais non reprises dans les descriptions –Processus 'calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement'. Remarque: il s'agit, en l'occurrence, des fonctions éventuellement nécessaires dans le cadre du traitement automatique, mais qui ne sont pas reprises dans les descriptions. Facteurs structurants dans la division "Traitement standardisé

146 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus collecte et gestion des données fiscales vise à: –Le processus 'collecte et gestion des données fiscales' sert à … obtenir toutes les informations relatives à la situation fiscale d'un contribuable identifié, … après validation des conditions de forme, structurer les informations dans un dossier unique … traiter les contestations/contentieux qui peuvent en résulter... Le bloc d'activités 'collecte et validation des données' sert à recevoir et à structurer toutes les données pour la formation de l'image fiscale des contribuables. Dans ce bloc d'activités, les données fournies sont intégrées dans le système. Tous les documents entrants sont enregistrés et classés. Les informations sont validées ici dans la mesure où elles peuvent être traitées. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer ce processus 'collecte et gestion des données fiscales' à cette entité: –Les tâches de ce processus concernent un traitement en masse de gros volumes, ce qui correspond à la mission de cette division. Les fonctions éventuelles qui ont associées à ces tâches, sont regroupées dans cette division. –Ce traitement en masse se déroule dans une infrastructure spécifique qui ne peut être prévue facilement ou de manière efficiente en termes de coûts à un grand nombre d'endroits. Cela implique que les fonctions éventuelles qui doivent fonctionner avec une telle infrastructure seront regroupées dans cette division. Facteurs structurants dans la division "Traitement standardisé

147 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus 'calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement' vise à: –"Le processus calcul de dette, de crédit, de risques financiers ou de droit à remboursement sert à calculer le montant dû ou le crédit pour tous les types d'impôts (séparément) et à les introduire dans un bilan de synthèse qui dresse un inventaire et assure le suivi de toutes les obligations financières entre les administrations et le contribuable..." (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer ce processus 'calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement' à cette entité: –Les tâches de ce processus concernent un traitement en masse de gros volumes, ce qui correspond à la mission de cette division. Les fonctions éventuelles qui ont associées à ces tâches, sont regroupées dans cette division. –Ce traitement en masse se déroule dans une infrastructure spécifique qui ne peut être prévue facilement ou de manière efficiente en termes de coûts à un grand nombre d'endroits. Cela implique que les fonctions éventuelles qui doivent fonctionner avec une telle infrastructure seront regroupées dans cette division. Facteurs structurants dans la division "Traitement standardisé

148 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Critères pour attribuer des processus à cette entité (par dimension du blueprint): Stratégie: –Le traitement automatisé des informations entrantes et le traitement complet des tâches de traitement manuelles sont intégrés dans cette division. Processus: – Compétences: – Facilités et infrastructure: –Regroupement de fonctions autour de l'infrastructure liée à la possibilité de faire du traitement en masse Applications et équipement: – Facteurs structurants dans la division Traitement standardisé

149 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Relation entre front-office et back-office: –La fonction de gestionnaire de dossiers junior se trouve dans le 'back-office'. >Spécification concernant l'organisation des fonctions de staff: –Aucune spécification. Facteurs structurants dans la division Traitement standardisé

150 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >la division Traitement standardisé – Grandes entreprises s'écarte sur les points suivants de l'entité Particuliers: –la division Traitement standardisé comprend également à la Direction générale P la fonction chargée de la résolution des anomalies. Contrairement à la Direction générale, cette activité présente un caractère particulièrement massif, où la connaissance des (types de) contribuables concernés n'apporterait qu'une valeur ajoutée limitée. En raison de la plus grande nécessité de connaissances locales, ces activités sont regroupées dans la Direction générale Grandes Entreprises dans la division Service aux citoyens. Facteurs structurants dans la division Traitement standardisé

151 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-3 GE Service aux citoyens N-3 Chef de division Secteur X Chef d'équipe Service aux citoyens Secteur X … Chef d'équipe Traitement spécifique (incl. Contentieux) Secteur X Chef de division Traitement standardisé … Administrateur Régional GE Secteur X

152 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions de la division Service aux citoyens >Collecte et gestion des données à caractère personnel –Fonctionnaire d'information –Fonctionnaire d'information senior >Collecte et gestion des données fiscales –Gestionnaire de dossiers junior >Calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement –Gestionnaire de dossiers junior >Interaction générale et interaction spécifique –Gestionnaire de dossiers –Coordinateur de secteurs –Fonctionnaire d'information –Fonctionnaire d'information senior >Elaboration des modèles de service –Analyste

153 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >la division 'Service aux citoyens' vise à: –L'assistance au contribuable à sa demande ou sur l'initiative du SPF Finances (à l'occasion d'anomalies, de nouveaux allégements, etc.). …que l'administration oriente ses actions vers l'entreprise et veille à ce que ses processus soient adaptés au contribuable…. stimuler la prise d'initiatives par rapport aux contribuables, pour les accompagner et s'assurer qu'ils satisfont à leurs obligations fiscales en temps utile et de façon correcte. (Extrait du Cadre stratégique du programme GE) –cette division devient l'entité organisationnelle au sein des administrations régionales (N-3) GE à laquelle le contribuable peut adresser ses questions. Faciliter et limiter l'interaction requise du contribuable avec le service public... Cela signifie notamment que la communication avec le contribuable doit être intégrée au maximum... Dans ce cadre, l'organisation en postes de travail peut contribuer à l'attribution à un client, d'un seul interlocuteur dans le service public." (Extrait du rapport élaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances") >Les processus opérationnels suivants sont attribués à cette entité: –Processus 'collecte et gestion des données à caractère personnel'. Remarque: il s'agit, en l'occurrence, uniquement de deux fonctions dans le bloc d'activités identification du contribuable et modification. –Processus 'collecte et gestion des données fiscales'. Remarque: Il s'agit, en l'occurrence, des fonctions de back-office dans les blocs d'activités traitement des erreurs matérielles et des réactions des contribuables et résolution des anomalies. –Remarque: Les chefs de division se trouvent tous à Bruxelles. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

154 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 –Processus 'calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement'. Remarque: il s'agit, en l'occurrence, de la fonction back-office dans le bloc d'activités Validation des montants calculés et traitement des anomalies –Processus 'Interaction générale et interaction spécifique'. Remarque: il s'agit, en l'occurrence, du traitement d'interactions spécifiques qui peuvent survenir dans le cadre du service. Plusieurs interactions spécifiques peuvent également survenir dans le cadre d'un traitement spécifique et seront alors traitées au sein de l'entité Traitement spécifique. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

155 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus Collecte et gestion des données à caractère personnel vise à: –"Le processus 'collecte et gestion des données à caractère personnel' sert à identifier tous les contribuables (potentiels) et à collecter leurs données 'à caractère personnel' correctes et actuelles et à les structurer dans un dossier unique... Ce processus permet donc aux autres processus d'assurer un meilleur suivi des droits et obligations du contribuable." (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer ce processus 'collecte et gestion des données à caractère personnel' à cette entité: –Dans le processus 'collecte et gestion des données à caractère personnel, sont contenus des tâches qui concernent l'assistance au contribuable lorsque celui-ci est confronté à une modification de ses obligations. De plus, il y a aussi les tâches mentionnées qui concernent l'accueil du contribuable qui signale une modification. Il s'agit de tâches qui font partie de la division service aux citoyens. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

156 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus collecte et gestion des données fiscales vise à: –Le processus 'collecte et gestion des données fiscales' sert à … obtenir toutes les informations relatives à la situation fiscale d'un contribuable identifié, … après validation des conditions de forme, structurer les informations dans un dossier unique … traiter les contestations/contentieux qui peuvent en résulter. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer ce processus 'collecte et gestion des données fiscales' à cette entité: –Dans le processus 'collecte et gestion des données fiscales, sont mentionnées des tâches qui concernent le traitement complet des anomalies et le traitement des réactions du contribuable à son avis de paiement/proposition de taxation. Pour pouvoir les traiter de manière efficiente, une certaine connaissance de la situation concrète du contribuable concerné est nécessaire parce que les données qui ont conduit à l'anomalie ou à la réaction provenaient essentiellement d'eux au départ. La survenance de ces anomalies peut être une indication de la nécessité d'une assistance. Pour résoudre les réactions du contribuable (essentiellement erreurs matérielles) et ces anomalies, une certaine connaissance des (types de) contribuables concernés est indiquée. Pour cette raison, les fonctions concernées sont réunies dans la division service aux citoyens dont la mission première est d'apporter une assistance et qui, de ce point de vue, acquerra une grande expertise sur le contexte du contribuable. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

157 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus 'calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement' vise à: –"Le processus calcul de dette, de crédit, de risques financiers ou de droit à remboursement sert à calculer le montant dû ou le crédit pour tous les types d'impôts (séparément) et à les introduire dans un bilan de synthèse qui dresse un inventaire et assure le suivi de toutes les obligations financières entre les administrations et le contribuable... Le bloc d'activités 'validation des montants calculés et traitement des anomalies' sert à valider les montants calculés avant que le contribuable soit informé du résultat du traitement. Les anomalies éventuelles sont analysées et, si nécessaire, rectifiées. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer ce processus 'calcul de dette, de crédit, de risques financiers et de droit à remboursement' à cette entité: –Dans le processus 'collecte et gestion des données fiscales', sont indiquées les tâches qui concernent le traitement complet des anomalies. Pour pouvoir les traiter de manière efficiente, une certaine connaissance de la situation concrète des contribuables concernés est nécessaire parce que les données qui ont conduit à l'anomalie ou à la réaction provenaient essentiellement d'eux au départ. La survenance de ces anomalies peut être une indication de la nécessité d'une assistance. Pour la résolution de ces anomalies, une certaine connaissance des (types de) contribuables concernés est indiquée. Pour cette raison, la fonction concernée est intégrée dans la division service aux citoyens dont la mission première est d'apporter une assistance et qui, de ce point de vue, acquerra une grande expertise sur le contexte du contribuable. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

158 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus 'interaction générale – interactions spécifiques GE' vise à: –Le processus interaction générale vise à interagir de façon conviviale et professionnelle, aussi bien de manière pro-active que réactive avec le client... (Extrait du rapport Définition des processus – T3") –En plus des interactions générales, nous trouvons les interactions spécifiques suivantes dans la division service aux citoyens : Demande de consultation du dossier. Demande d'informations spécifiques Demande d'attestation Délivrance d'autorisation Constatations des dommages Demande de accord anticipé Demande d'octroi de sursis Aide au complètement d'une déclaration >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Le processus interaction générale – interaction spécifique décrit aussi bien les interactions pro-actives que réactives – liées à des dossiers – avec le contribuable. Pour pouvoir les traiter de manière efficiente, une certaine connaissance de la situation concrète des contribuables concernés est nécessaire. Pour cette raison, les fonctions concernées sont réunies dans la division service aux citoyens dont la mission première est d'apporter une assistance et qui, de ce point de vue, acquerra une grande expertise sur le contexte du contribuable. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

159 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus élaboration des modèles de service vise à: –Le processus élaboration des modèles de service a pour but d'améliorer la satisfaction des clients et la compliance par la création de modèles de service, adaptés aux besoins et à la situation des intentions et organisés autour de ces derniers (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Le processus élaboration des modèles de service est réalisé par l'entité stratégie des groupes cibles. Ce processus nécessite toutefois une solide connaissance du terrain, qui peut être réalisée par l'affectation temporaire de personnes de la ligne. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

160 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Critères pour attribuer des processus à cette entité (par dimension du blueprint): Stratégie: –Les fonctions pour lesquelles une connaissance des besoins et des caractéristiques d'un (type de) contribuable est importante, sont intégrées dans cette division. Processus: – Compétences: – Facilités et infrastructure: – Applications et équipement: – Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

161 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Relation entre front-office et back-office: –la division Service aux citoyens de l'entité GE comprend aussi bien des activités front-office que des activités back-office. Les activités front-office son reprises par la fonction de gestionnaire de dossiers et de coordinateur de secteurs et peuvent être exécutées dans une infrastructure front-office de petites salles de réunion et de locaux d'accueil. Il n'y a pas de guichets. >Spécification concernant l'organisation des fonctions de staff: –Aucune spécification. Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens

162 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans la division Service aux citoyens > L accord anticipé est considéré comme l'une des interactions spécifiques pour les GE: –L'organigramme décrit les tâches en matière de accord anticipé à partir de la demande d'un accord anticipé jusqu'à la notification au contribuable. A partir de cet organigramme, d'autres processus sont déclenchés, à savoir le processus gestion des modèles de contrôle, le processus vérification de la situation fiscale, le processus commentaire et le processus expertise opérationnelle. Via ces processus, un avis contraignant est demandé pour pouvoir obtenir un accord anticipé. –Dans cet organigramme, l'on est parti du principe que la demande d'un accord anticipé serait adressée à l'account-manager ou à l'account-managementteam. Selon la complexité et l'impact, une partie des accords anticipés est traitée à la division Service aux citoyens de GE, une deuxième partie est traitée à la division Assistance au citoyen et Contrôle.

163 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-3 GE Traitement spécifique N-3 Chef de division Secteur X … Chef d'équipe Service aux citoyens Secteur X Chef d'équipe Traitement spécifique (incl. Contentieux) Secteur X Chef de division Traitement standardisé * … Administrateur Régional GE Secteur X

164 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Traitement spécifique >Collecte et gestion des données fiscales –Spécialiste * >Interaction générale – spécifique –Spécialiste >Vérification –Gestionnaire de planning –Inspecteur senior –Inspecteur –Enquêteur –Spécialiste >* Ces fonctions sont regroupées ici, mais font partie, sur le plan fonctionnel, du service aux citoyens

165 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >la division 'Traitement spécifique' vise à: –la couverture des risques par l'exécution d'actions dites de contrôle. Les contentieux éventuels qui en résultent, sont également traités au sein de cette division. Grâce au dossier unique, il est possible et indiqué... d'effectuer de façon polyvalente le contrôle du dossier dans son ensemble. Cela signifie que l'entité qui s'occupe des … contrôles doit effectuer ces contrôles pour tous les types d'impôts auxquels le contribuable est soumis … (cette division) est divisé parce que ces tâches ne font pas partie du processus que doivent parcourir tous les dossiers. Seules les déclarations à haut risque et à sélection aléatoire seront traitées ici. Il se distingue aussi … par le fait qu'une enquête doit être menée auprès du contribuable même … à la suite de signaux apparus lors du traitement d'une déclaration... Cette entité est aussi chargée du traitement des contentieux liés à ses activités.. (Extrait du rapport élaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances") >Les processus opérationnels suivants sont attribués à cette entité: –Processus 'collecte et gestion des données fiscales'. Remarque: il s'agit, en l'occurrence, des fonctions dans les blocs d'activités contentieux administratifs' et 'contentieux judiciaires. –Processus interaction générale – interactions spécifiques pour les GE. Remarque:il s'agit, en l'occurrence, de la consultation du dossier, de la demande d'audition et de la demande de sursis. –Processus vérification de la situation fiscale. Remarque: il s'agit, en l'occurrence, des fonctions dans les blocs d'activités Préparation de la vérification', Exécution de la vérification, contentieux administratifs contentieux judiciaires et la fonction de planificateur (CT) dans le bloc d'activités Sélection et établissement du plan de travail du processus vérification de la situation fiscale. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

166 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus collecte et gestion des données fiscales vise à: –Le processus 'collecte et gestion des données fiscales' sert à … obtenir toutes les informations relatives à la situation fiscale d'un contribuable identifié, … après validation des conditions de forme, structurer les informations dans un dossier unique...(et)… traiter les contestations/contentieux qui peuvent en résulter. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer ces fonctions du processus 'collecte et gestion des données fiscales' à cette division: –Les fonctions concernées par les contestations/contentieux dans le cadre de ce processus présentent le même profil que celles qui sont concernées dans les contestations sur le plan de la vérification de la situation fiscale, car les compétences nécessaires sont quasiment identiques dans les deux cas. La fonction de vérification de la situation fiscale y est intégrée. Une répartition de ces fonctions entre d'autres divisions que celui-ci ne semblait pas judicieuse, car ces compétences spécifiques auraient alors été dispersées au sein d'un centre. Il s'agit d'une proposition pour éviter une perte d'expertise par manque de masse critique de collaborateurs avec cette fonction dans une entité organisationnelle déterminée. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

167 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus 'interaction générale – interactions spécifiques GE' vise à: –Le processus interaction générale vise à interagir de façon conviviale et professionnelle, aussi bien de manière pro-active que réactive avec le client... (Extrait du rapport Définition des processus – T3") –Nous trouvons les interactions spécifiques suivantes dans la division Traitement spécifique: Demande de consultation du dossier. Demande d'audition Demande d'octroi de sursis >Critères pour attribuer un processus à cette entité: –Les interactions spécifiques, attribuées à cette entité, comprennent les réactions du contribuable durant une vérification de sa situation fiscale. Pour pouvoir traiter ces réactions de manière efficiente, une certaine connaissance de la situation concrète des contribuables concernés est nécessaire. Pour cette raison, les fonctions concernées sont intégrées dans la division traitement spécifique. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

168 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus vérification de la situation fiscale vise à: –Le processus vérification de la situation fiscale sert à couvrir les risques identifiés, en visant une taxation acceptée et fiscalement aussi correcte que possible … Ce processus comporte également un établissement correct de l'impôt dû, ainsi que le suivi des non-accords et la résolution des contentieux correspondants … Le processus vérification de la situation fiscale regroupe ici plusieurs processus. Les risques identifiés du processus gestion du risque sont couverts selon l'approche sélectionnée dans le processus détermination de l'approche de contrôle en utilisant éventuellement le matériel de support pour les contrôles développé par le processus expertise opérationnelle. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer ces fonctions du processus 'vérification de la fiscale situation' à cette division: –Dans le processus vérification de la situation fiscale', sont reprises les tâches qui portent sur l'exécution de contrôles et le règlement des contentieux éventuels qui en résultent. Il s'agit de tâches qui font partie du coeur de la mission de la division 'traitement spécifique' –Une des motivations sous-jacentes qui sont intervenues dans le dessin de ce processus est l'idée de la responsabilisation des fonctionnaires pour le résultat final. A cet effet, une interaction intensive et constructive est nécessaire entre les fonctions concernées (inspecteur et spécialiste). La meilleure condition à la mise en place d'une telle collaboration consiste à regrouper ces deux fonctions au sein de la même entité organisationnelle. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

169 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Critères pour attribuer ces processus à cette entité (par dimension du blueprint): Stratégie: –L'attribution du processus vérification de la situation fiscale qui représente la part du lion des ETP dans cette division résulte de la correspondance entre le but de ce processus et la mission de cette division Processus: –Regroupement des fonctions concernées par les contrôles jusqu'aux contentieux éventuels afin de favoriser la responsabilisation pour le résultat final. Compétences: –Les fonctions concernées de collecte et gestion des données fiscales sont regroupées dans cette division pour ne pas répartir ces compétences spécifiques entre un nombre trop élevé d'entités et éviter ainsi une perte d'expertise par manque de masse critique de collaborateurs pour cette fonction dans une entité organisationnelle déterminée. Facilités et infrastructure: – Applications et équipement: – >Remarque importante concernant le traitement des contentieux –Pour favoriser au maximum une interaction intensive et constructive entre les différents types de fonctions concernées par l'exécution du contrôle et les contentieux administratifs et judiciaires, celles-ci sont regroupées au sein de la Direction générale GE non seulement dans la même division, mais aussi dans la même équipe. Le traitement des contentieux relève, par conséquent, de la responsabilité du chef d'équipe traitement spécifique. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

170 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Relation entre front-office et back-office: –Les fonctions de Spécialiste, Inspecteur (tous les types), Gestionnaire du planning se trouvent dans le back-office. –Les fonctions front-office essayeront de régler au maximum les interactions spécifiques. Pour un nombre limité seulement de types d'interactions (demande de consultation, demande d'audition et demande de sursis), l'on escompte l'intervention d'une fonction dans le back-office sous traitement spécifique >Spécification concernant l'organisation des fonctions de staff: –Spécification relativement à la gestion du risque. Dans les documents T4-T5 du programme Gestion du risque, il est indiqué que pour les entités Particuliers, PME et Grandes Entreprises, l'on peut travailler avec des groupes de projet. Ces groupes de projet fonctionneraient sous la direction des fonctions du processus gestion du risque. Les fonctions du processus vérification de la situation fiscale seraient associées à ces groupes de projet. Pour réaliser cette possibilité, le programme Gestion du risque peut ajouter des activités et des tâches à certaines fonctions du processus vérification de la situation fiscale. Le programme Gestion du risque fera également de préférence une estimation du volume de travail additionnel que cela entraîne pour ces fonctions. –Une autre option consiste à ajouter la fonction collecteur de données sur les risques aux administrations régionales (N-3). Cette fonction est reprise dans les administrations régionales. Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique

171 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans la division "Traitement spécifique >la division Traitement spécifique' – GE s'écarte sur les points suivants de l'entité Particuliers: –Les réactions du contribuable dans le cadre du processus collecte et gestion des données fiscales sont traitées à la Direction générale P de cette division, tandis que cela se fait à la Direction générale GE à la division Service aux citoyens.

172 30/06/2002 Schéma d'organisation Impôts & Recouvrement Recouvrement

173 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation (N-2) Recouvrement Centre National Recouvrement Lutte contre la fraude & GE Recouvrement Centre National de Perception N-3 Centre Recouvrement 1 centre14 centres1 centre -Correspondant externe Cour des Comptes -Correspondant externe autres Autorités -Correspondant externe Trésorerie Direction Support du Management Chef de division Expertise opérationnelle Chef de division Expertise financière Direction Stratégie des groupes cibles Chef de division Gestion des groupes cibles Chef de division Gestion des données N-2 N-3

174 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >L'administration Recouvrement doit veiller à: –"· Comptabilisation des paiements. – Perception de la TVA – Perception de précomptes (précompte mobilier, immobilier et professionel) et des paiements anticipés – · Perception des taxes assimilées (taxes de circulation, taxes sur les jeux et paris, taxe sur les appareils automatiques de divertissement) – Perception des taxes assimilés aux timbres – · Perception des impôts sur les revenus – · Traitement des contentieux qui résultent des trois processus précités. – · Prestation de services au contribuable (délivrance d'attestations et de certificats). – · Collecte d'informations pour le recouvrement. – · Exécution des différentes procédures de recouvrement. – · Traitement des contentieux qui résultent du processus Recouvrement. " –(extrait des Fiches de programme pour les BPR Perception et Recouvrement) >Cela se déroule dans 16 centres: –1 Centre National de Perception: Il faut viser ici un degré maximal d'informatisation. –14 Centres de Recouvrement pour le recouvrement: A cet égard, il faut développer des compétences spécifiques: "L'approche multifiscale du recouvrement implique que les centres Recouvrement soient polyvalents et traitent tous les aspects d'une mission du début à la fin. Les centres Recouvrement ne sont donc pas structurés selon le type d'impôt ou de secteur." (Extrait du rapport détermination du nombre et des ressorts des fonctions de ligne de niveau N-3) –1 Centre National Recouvrement Lutte contre la fraude & GE: Ce centre est spécialisé dans le traitement des dossiers de fraude, de l'insolvabilité organisée, des grandes entreprises et des contribuables qui ne sont pas domiciliés en Belgique. Schéma d'organisation (N-2) Recouvrement

175 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Correspondants externes >Dépenses –Correspondant Autres autorités (Traitement des dépenses) –Correspondant Trésor (Traitement des dépenses) >Vérification et clôture –Correspondant Cour des Comptes (clôture journalière, mensuelle et annuelle, cycle de vérification et cessation des activités du comptable) >Recouvrement –Correspondant Cour des Comptes (Contrôle)

176 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Cette entité vise à: –La consolidation des dossiers qui doivent être transmis à une instance externe (Cour des Comptes, Trésor, autres autorités). –La défense de ces dossiers. –L'entretien de bons contacts, concertation, coordination... avec ces instances externes. >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: Séparation entre fonctions de contrôle et d'exécution. Le fonctionnaire de surveillance a une fonction de contrôle –Processus: tâches analogues consistant en la consolidation des dossiers qui doivent être ensuite défendus avec des instances externes –Compétences: regroupement de compétences analogues consistant en une combinaison, d'une part, de connaissance approfondies sur le plan du contenu et, d'autre part, de bonnes qualités de communication (négocier, convaincre...) >Front-office contre back-office: –Cette entité est une structure front-office, mais pour un groupe cible très exclusif. Processus et fonctions au sein de l'entité Correspondants externes

177 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation (N-2) Recouvrement Centre National Recouvrement Lutte contre la fraude & GE Recouvrement Centre National de Perception N-3 Centre de Recouvrement 1 centre14 centres1 centre Direction Support du Management Chef de division Expertise opérationnelle Chef de division Expertise financière Direction Stratégie des groupes cibles Chef de division Gestion des groupes cibles Chef de division Gestion des données N-2 N-3 -Correspondant externe Cour des Comptes -Correspondant externe autres Autorités -Correspondant externe Trésorerie

178 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation (N-3) Centre National de Perception Administrateur Fédéral Centre National de Perception N-3 Chef d'équipe Incidents de paiement & Dépenses (Dégrèvements) Chef d'équipe Gestion des échéances des recettes & dépenses … … -Fonctionnaires de la surveillance Chef de division Incidents de paiement & Dépenses (Dégrèvements)

179 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans l'équipe Gestion des échéances Recettes & Dépenses >Recettes –Gestionnaire de données junior (Gestion des échéances, traitement des virements, traitement des paiements par chèques, cartes de paiement, etc., traitement des versements anticipés, gestion de la comptabilité) –Gestionnaire de dossiers (gestion de la comptabilité, traitement des réclamations) >Dépenses –Gestionnaire de données junior (Traitement des dépenses) >Vérification et clôture –Gestionnaire de données junior (clôture journalière, mensuelle et annuelle) –Gestionnaire de dossiers (clôture journalière, mensuelle et annuelle) >Recouvrement –Gestionnaire de données junior (Réaliser le recouvrement)

180 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans les équipes Incidents de paiement & Dépenses (Dégrèvements) >Recettes –Gestionnaire de dossiers junior (Traitement des virements, traitement des paiements par chèques, cartes de paiement, etc., traitement des recettes de versements anticipés) –Gestionnaire de dossiers (Traitement des virements, traitement des réclamations) >Dépenses –Gestionnaire de dossiers junior (Traitement des dépenses) –Gestionnaire de dossiers (Traitement des dépenses, traitement des réclamations) –Receveur (Traitement des dépenses)

181 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans la division Incidents de paiement & Dépenses (Dégrèvements) >Recettes –Conciliateur réglementaire (Traitement des réclamations) –Gestionnaire de dossiers (traitement des réclamations) >Dépenses –Conciliateur réglementaire (Traitement des dépenses) –Gestionnaire de dossiers (traitement des réclamations) >Vérification et clôture –Conciliateur réglementaire (clôture journalière, mensuelle et annuelle, cycle de vérification et cessation des activités du comptable)

182 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Fonctionnaires de la surveillance >Vérification et clôture –fonctionnaire de la surveillance (clôture journalière, mensuelle et annuelle, cycle de vérification et cessation des activités du comptable)

183 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'équipe Gestion des échéances Recettes & Dépenses >Cette entité vise à: –L'introduction automatique des créances dans la comptabilité –La réception et la comptabilisation automatisées de tous les paiements en matière d'impôts et de taxes –L'envoi automatique des sommations –La transmission automatique au recouvrement des dossiers à suivre –L'utilisation automatique des restitutions sur les créances ouvertes –Le remboursement automatique des restitutions d'impôts aux contribuables et aux tiers –Le remboursement automatique des sommes trop payées ou des montants payés à tort >Critères par dimension du blueprint: –Processus: tâches analogues: regroupement des tâches qui peuvent être (presque) entièrement automatisées. –Compétences: concentration des compétences autour du traitement automatique des données au sein d'une même entité >Front-office contre back-office: –Cette entité est une structure back-office: elle concerne le traitement automatisé en masse

184 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour les équipes Incidents de paiement & Dépenses (Dégrèvements) >Cette entité vise à: –Le traitement manuel de tous les incidents de paiement –Le traitement des remboursements en cas de dettes >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: le regroupement des activités relatives au "traitement des virements avec communication non structurée a pour but stratégique la centralisation de tous les traitements manuels –Processus: le traitement manuel de tous les incidents de paiement et le traitement des remboursements peuvent être facilement regroupés. Un pic de charge peut être ainsi obvié de manière cohérente –Compétences: regroupement des compétences analogues autour du traitement manuel des virements >Front-office contre back-office: –Cette entité est une structure back-office: –Le front-office commun à perception et recouvrement s'occupe des citoyens qui ont des questions et/ou des réclamations

185 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour la division Incidents de paiement & Dépenses (Dégrèvements) >Cette entité vise à: –Vérification et signature à décharge/pour l'allégement des intérêts moratoires, les frais de poursuite et le calcul des intérêts moratoires –Vérification et signature de l'ordonnancement –Traitement et décision sur les dossiers de réclamations >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: La nouvelle législation sur le statut du comptable et le principe de base du contrôle interne approuvé au Conseil des ministres du 1er mars 2002 qui prévoit une séparation entre les fonctions de conservation et d'enregistrement (cf. art. 12 à 14 de l'avant-projet d'AR réglant le statut du comptable). Le conciliateur réglementaire est une fonction distincte (ordonnateur pour le paiement). –Compétences: regroupement de compétences analogues >Front-office contre back-office: –Cette entité est une structure back-office:

186 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Fonctionnaires de la surveillance >Cette entité vise à: –L'exécution des missions légales au nom de la Cour des Comptes –L'exercice de contrôles et vérifications sur la comptabilité >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: Séparation entre fonctions de contrôle et d'exécution. Le fonctionnaire de la surveillance a une fonction de contrôle (Cour des Comptes) –Compétences: regroupement de compétences analogues >Front-office contre back-office: –Cette entité est une structure back-office:

187 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation (N-2) Recouvrement N-2 N-3 Centre National Recouvrement Lutte contre la fraude & GE Recouvrement Centre National de Perception N-3 Centre de Recouvrement 1 centre14 centres1 centre Directon Support du Management Chef de division Expertise opérationnelle Chef de division Expertise financière Direction Stratégie des groupes cibles Chef de division Gestion des groupes cibles Chef de division Gestion des données -Correspondant externe Cour des Comptes -Correspondant externe autres Autorités -Correspondant externe Trésorerie

188 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Chef de division Recouvrement Schéma d'organisation Centres régionaux (N-3) Recouvrement Administrateur Régional Centre de Recouvrement N-3 Chef d'équipe Recouvrement … … Chef d'équipe Service aux citoyens Fonctionnaires de la surveillance Chef d'équipe Gestion des inputs de recouvrement Chef d'équipe Affaires réglementaires & Contentieux administratifs

189 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans les équipes Service aux citoyens >Recettes –Fonctionnaire d'information (Traitement des paiements en numéraire) >Interactions spécifiques (Délivrance d'une attestation, Vente d'un signe fiscal avec paiement immédiat, Question sur la situation du traitement, Demande d'informations spécifiques) –Fonctionnaire d'information >Interactions générales –Fonctionnaire d'information senior –Fonctionnaire d'information

190 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus en fonctions dans les équipes Affaires juridiques & contentieux administratifs >Recouvrement –Conciliateur réglementaire (Exécution du recouvrement, Réclamations, contentieux et requêtes dans la phase administrative, contentieux dans la phase judiciaire) -Gestionnaire de dossiers senior (Exécution du recouvrement, Réclamations, contentieux et requêtes dans la phase administrative) –Spécialiste (Exécution du recouvrement, contentieux dans la phase judiciaire) –Gestionnaire de dossiers (contentieux dans la phase judiciaire) >Mesures conservatoires –Spécialiste (Requête au juge des saisies et prise de mesures conservatoires, La retenue d'un crédit d'impôt) >Détermination de l'approche du recouvrement/Proposition pour l'action de recouvrement >Specialiste (juriste)

191 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans les équipes Recouvrement >Recouvrement –Gestionnaire de projet (Exécution du recouvrement) –Gestionnaire de dossiers senior (Exécution du recouvrement; Réclamations, contentieux et requêtes dans la phase administrative) –Gestionnaire de dossiers (Exécution du recouvrement) –Gestionnaire de données junior (Assistant administratif: Exécution du recouvrement) –Receveur (Exécution du recouvrement) >Mesures conservatoires –Receveur >Détermination de l'approche du recouvrement/Proposition pour l'action de recouvrement >Gestionnaire de dossiers >Gestionnaire de dossiers senior

192 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans les équipes Gestion des inputs Recouvrement >Gestion des inputs recouvrement –Enquêteur junior –Enquêteur –Analyste >Détermination de l'approche du recouvrement/Proposition pour l'action de recouvrement >Enquêteur

193 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Fonctionnaires de la surveillance >Recouvrement –fonctionnaire de la surveillance

194 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans les équipes Service aux citoyens >Cette entité vise à: –Les activités front-office –La relation avec les clients CRM –Cette entité apportera aussi des personnes possédant une connaissance du terrain pour le processus élaboration des modèles de service >Critères par dimension du blueprint: –Culture: orienté client –Infrastructure: division selon le ressort (proche du client) –Processus: regroupement de toutes les fonctions orientées vers le client dans l'équipe Service aux citoyens (séparation du front-office et du back-office) >Front-office contre back-office: –Structure front-office complète avec guichet et bureaux individuels –Front-office commun pour les processus de Perception et de Recouvrement –Ces front-offices seront aménagés aux mêmes endroits que les front-offices de P et PME afin que le citoyen puisse obtenir un service complet.

195 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans les équipes Affaires juridiques & contentieux administratifs >Cette entité vise à: –L'exercice d'une fonction prévue par la loi comme juge administratif (conciliateur réglementaire) –L'exercice de la compétence légale prévue par la Cour des Comptes pour suspendre les droits de recouvrement pour une période indéterminée (conciliateur réglementaire) –Le traitement uniforme de dossiers de recouvrement extrêmement complexes –Le traitement uniforme de tous les contentieux juridiques & administratifs >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: Pour obtenir un recouvrement supérieur, il faut attacher davantage d'importance aux actions juridiques –Processus: regroupement des fonctions spécifiques prévues dans la réglementation (notamment code des impôts sur les revenus): l'conciliateur réglementaire est une fonction distincte –Culture: Répressive / Défensive dans les actions intentées par des contribuables contre des poursuites engagées par Recouvrement –Compétences: regroupement des compétences juridiques analogues dans l'équipe Affaires juridiques & contentieux administratifs >Front-office contre back-office: –Cette entité est une structure back-office:

196 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans les équipes Recouvrement >Cette entité vise à: –L'exécution des recouvrements >Critères par dimension du blueprint: –Processus: les tâches relatives à des actions dans des dossiers de recouvrement sont regroupées dans cette entité –Compétences: le regroupement de compétences analogues pour des actions de recouvrement >Front-office contre back-office: –Cette entité est une structure back-office: –Interaction régulière entre front et back-office notamment relativement aux accords de paiement et la délivrance d'attestations quand il y a des dettes.

197 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans les équipes Gestion des inputs Recouvrement >Cette entité vise à: – La réalisation d'analyses de solvabilité – La recherche de données de solvabilité supplémentaires >Critères par dimension du blueprint: –Processus: Concentration de toutes les activités d'enquête liées à l'insolvabilité – Compétences: regroupement des compétences liées aux enquêtes sur la solvabilité – Culture: travail d'enquête proactif >Front-office contre back-office: – Cette entité est une structure back-office.

198 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans l'entité Fonctionnaires de la surveillance >Cette entité vise à: –L'exécution des missions légales au nom de la Cour des Comptes –L'exercice des contrôles et vérifications sur les aspects spécifiques de la responsabilité des personnes chargées du recouvrement (comptables pour les autorités) sur le plan du recouvrement >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: Séparation entre fonctions de contrôle et d'exécution. Le fonctionnaire de surveillance a une fonction de contrôle (Cour des Comptes) –Compétences: regroupement de compétences analogues >Front-office contre back-office: –Cette entité est une structure back-office.

199 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation (N-2) Recouvrement N-2 N-3 Administrateur Fédéral Centre National Recouvrement Lutte contre la fraude & GE Directeur-Général Recouvrement Administrateur Fédéral Centre National de Perception N-3 Administrateur Régional Centre de Recouvrement 1 centre14 centres1 centre Directeur Support du Management Chef de division Expertise opérationnelle Chef de division Expertise financière Directeur Stratégie des groupes cibles Chef de division Gestion des groupes cibles Chef de division Gestion des données -Correspondant externe Cour des Comptes -Correspondant externe autres Autorités -Correspondant externe Trésorerie

200 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation (N-3) Centre National Recouvrement Lutte contre la fraude & GE Administrateur Fédéral Centre National de Recouvrement Lutte contre la fraude & GE N-3 Chef de division Recouvrement Lutte contre la fraude & GE & Etranger Chef d'équipe Recouvrement Lutte contre la fraude Chef d'équipe Service aux citoyens Fonctionnaires de la surveillance Chef d'équipe Recouvrement GE Chef d'équipe Gestion des inputs de recouvrement Chef d'équipe Affaires réglementaires & Contentieux administratifs Chef d'équipe Recouvrement Etranger

201 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans les équipes Service aux citoyens >Recettes –Fonctionnaire d'information (Traitement des paiements en numéraire) >Interactions spécifiques (Délivrance d'une attestation, Vente d'un signe fiscal avec paiement immédiat, Question sur la situation du traitement, Demande d'informations spécifiques) –Fonctionnaire d'information >Interactions générales –Fonctionnaire d'information senior –Fonctionnaire d'information

202 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus en fonctions dans les équipes Affaires juridiques & contentieux administratifs >Recouvrement –Conciliateur réglementaire (Exécution du recouvrement, Réclamations, contentieux et requêtes dans la phase administrative, contentieux dans la phase judiciaire) -Gestionnaire de dossiers senior (Exécution du recouvrement, Réclamations, contentieux et requêtes dans la phase administrative) –Spécialiste (Exécution du recouvrement, contentieux dans la phase judiciaire) –Gestionnaire de dossiers (contentieux dans la phase judiciaire) >Mesures conservatoires –Spécialiste (Requête au juge des saisies et prise de mesures conservatoires, La retenue d'un crédit d'impôt)

203 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans les équipes Recouvrement Lutte contre la fraude & GE & Etranger >Recouvrement –Gestionnaire de projet (Exécution du recouvrement) –Gestionnaire de dossiers senior (Exécution du recouvrement; Réclamations, contentieux et requêtes dans la phase administrative) –Gestionnaire de dossiers (Exécution du recouvrement) –Gestionnaire de données junior (Assistant administratif: Exécution du recouvrement) –Receveur (Exécution du recouvrement) >Mesures conservatoires –Receveur

204 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans les équipes Gestion des inputs Recouvrement >Gestion des inputs recouvrement –Enquêteur junior –Enquêteur –Analyste

205 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Fonctionnaires de la surveillance >Recouvrement –fonctionnaire de la surveillance

206 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans les équipes Service aux citoyens >Cette entité vise à: –Les activités front-office –La relation avec les clients CRM >Critères par dimension du blueprint: –Culture: orientation vers le client –Infrastructure: un point de contact unique pour les clients de Lutte contre la fraude, Grandes Entreprises et Etranger –Processus: regroupement de toutes les fonctions orientées vers le client dans l'équipe service aux citoyens (séparation du front-office et du back-office) >Front-office contre back-office: –Structure front-office complète avec guichet et bureaux individuels –Front-office commun pour les processus de Perception et de Recouvrement –Front-office commun avec le centre PME Etranger

207 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans les équipes Affaires juridiques & contentieux administratifs >Cette entité vise à: –L'exercice d'une fonction prévue par la loi comme juge administratif (conciliateur réglementaire) –L'exercice de la compétence légale prévue par la Cour des Comptes pour suspendre les droits de recouvrement pour une période indéterminée (conciliateur réglementaire) –Le traitement uniforme de dossiers de recouvrement extrêmement complexes –Le traitement uniforme de tous les contentieux juridique & administratifs >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: Pour obtenir un recouvrement supérieur, il faut attacher davantage d'importance aux actions juridiques –Processus: regroupement des fonctions spécifiques prévues dans la réglementation (notamment code des impôts sur les revenus): le conciliateur réglementaire est une fonction distincte –Culture: Répressive / Défensive dans les actions intentées par des contribuables contre des poursuites engagées par Recouvrement –Compétences: regroupement des compétences juridiques analogues dans l'équipe Affaires juridiques & contentieux administratifs >Front-office contre back-office: –Cette entité est une structure back-office.

208 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans les équipes Recouvrement Lutte contre la fraude & GE & Etranger >Cette entité vise à: –L'exécution des recouvrements d'impôts et taxes établis par "Lutte contre la fraude", "Grandes Entreprises" ou "Particuliers" ou "PME" pour les contribuables qui ne sont pas domiciliés en Belgique >Critères par dimension du blueprint: –Processus: les tâches relatives à des actions dans des dossiers de recouvrement spécifiques (Lutte contre la fraude, Grandes Entreprises, Etranger) sont regroupées dans cette entité –Compétences: le regroupement de compétences analogues pour des actions de recouvrement dans des dossiers de recouvrement spécifiques (Lutte contre la fraude, Grandes Entreprises, Etranger) >Front-office contre back-office: –Cette entité est une structure back-office. –Interaction régulière entre front- et back-office notamment relativement aux accords de paiement et la délivrance d'attestations quand il y a des dettes. –Front-office commun avec le centre PME Etranger

209 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans les équipes Gestion des inputs Recouvrement >Cette entité vise à: – La réalisation d'analyses de solvabilité – La recherche de données de solvabilité supplémentaires >Critères par dimension du blueprint: –Processus: Concentration de toutes les activités d'enquête liées à l'insolvabilité – Compétences: regroupement des compétences liées aux enquêtes sur la solvabilité – Culture: travail d'enquête proactif >Front-office contre back-office: – Cette entité est une structure back-office.

210 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans l'entité Fonctionnaires de la surveillance >Cette entité vise à: –L'exécution des missions légales au nom de la Cour des Comptes –L'exercice des contrôles et vérifications sur les aspects spécifiques de la responsabilité des personnes chargées du recouvrement (comptables pour les autorités) sur le plan du recouvrement >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: Séparation entre fonctions de contrôle et d'exécution. Le fonctionnaire de surveillance a une fonction de contrôle (Cour des Comptes) –Compétences: regroupement de compétences analogues >Front-office contre back-office: –Cette entité est une structure back-office.

211 30/06/2002 Schéma d'organisation Impôts & Recouvrement Lutte contre la fraude

212 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-2 Lutte contre la fraude N-2 N-3 Administrateur Régional Lutte contre la fraude Directeur-Général Lutte contre la fraude Support du Management Administrateur Fédéral Centre National Lutte contre la fraude

213 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-2 Lutte contre la fraude >L'entité Lutte contre la fraude vise à: –La lutte contre les cas de fraude les plus graves et leur traitement intégral Pour aborder de façon aussi efficace que possible les personnes qui veulent se soustraire à leurs obligations, la structuration de Lutte contre la fraude et Recouvrement comme entités distinctes des entités du groupe cible est indiquée. …Cela concerne la détection et le traitement des cas de fraude particuliers qui dépassent un groupe cible déterminé ou qui ne sont pas une conséquence directe d'une déclaration ainsi que les enquêtes sur ces cas de fraude particuliers. Cette entité traite aussi ses propres contentieux… (Extrait du rapport Elaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances") Efficacité de l'enquête: Ce principe indique le rôle particulier de Lutte contre la fraude dans l'ensemble de la lutte contre la fraude. Aux côtés des autres instances belges et internationales, elle est chargée de mettre au jour et de poursuivre la grande fraude fiscale organisée, dans le cadre de ses compétences d'administration fiscale… Image et visibilité du rôle de Lutte contre la fraude:…Dans ce cadre, Lutte contre la fraude se distingue des autres entités fiscales par le fait qu'elle traite les cas de fraude les plus graves et la grande fraude internationale et entretient une forte relation avec la justice, qui a un rôle répressif encore plus fort et dispose de possibilités encore plus étendues… (Extrait du Cadre stratégique du programme Lutte contre la fraude) >Aucune entité de staff Stratégie des groupes cibles n'est prévue –En raison de l'orientation différente, à savoir un rôle plutôt répressif qu'un rôle de service de l'entité Lutte contre la fraude, aucune entité de staff Stratégie des groupes cibles n'est prévue (Extrait du rapport Elaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances")

214 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-2 Lutte contre la fraude >L'entité Lutte contre la fraude dispose de 5 Administrations régionales (fonctions N-3): –4 centres à compétence générale en matière de lutte contre la fraude et dont le rayon d'action coïncide avec celui des parquets généraux (étant entendu que Mons et Liège ensemble ne justifient que 1 centre Lutte contre la fraude). –1 centre national exclusivement compétent pour la lutte contre les carrousels et, le cas échéant, les phénomènes qui répondent à des caractéristiques énumérées.

215 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation (N-3) Centre (National) Lutte contre la fraude N-3 Chef de division Opérations Lutte contre la fraude Administrateur Fédéral Centre National Lutte contre la fraude Chef d'équipe Gestion des inputs Chef de division Affaires juridiques Chef d'équipe Affaires juridiques * Les équipes sont composées autour d'affaires/dossiers selon les caractéristiques des affaires/dossiers Chefs d'équipe* pour le Traitement des affaires et le Traitement des dossiers ……

216 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans la division Gestion des inputs >Gestion des inputs Fraude –Gestionnaire de données junior –Gestionnaire des inputs –Analyste

217 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans la division Gestion des inputs >La division 'Gestion des inputs' vise à: –Le traitement des signaux et l'identification parmi ceux-ci des éléments nécessaires indiquant une fraude grave. Par l'orientation des signaux entrants, cette division joue un rôle directeur dans l'ensemble de la Lutte contre la fraude. Pré-enquête qualitative: …d'une part, Lutte contre la fraude recherchera activement les cas de fraude graves, d'autre part, elle doit être aussi en mesure de filtrer de façon efficience les informations, renseignements et indices émanant de différentes sources … pour en distiller les cas présentant un grand risque de fraude et sur lesquels elle doit enquêter plus avant. Il va de soi que l'analyse de risque constituera à l'avenir un input important pour l'entité Lutte contre la fraude (Extrait du Cadre stratégique du programme Lutte contre la fraude) –Cette division jouera aussi le rôle de point de contact pour faciliter l'échange d'informations avec des parties extérieures au SPF Finances. Développement, diffusion et utilisation de connaissances:… structuration des données disponibles, identification des mécanismes, mise au jour du leur degré de diffusion, élaboration de la meilleure méthode de lutte …ou le partage des connaissances à cet égard avec les autres parties concernées dans la lutte contre la fraude… (Extrait du Cadre stratégique du programme Lutte contre la fraude) >Spécification après DIRCOM du 30 avril dernier concernant l'organisation des fonctions de staff: –Spécification relativement à la gestion du risque. Dans le processus Gestion des inputs Fraude se situe le principal lien entre Lutte contre la fraude et Gestion du risque. Pour réaliser ce lien, le programme Gestion du risque peut ajouter des activités et des tâches à certaines fonctions du processus 'Gestion des inputs Fraude. Le programme Gestion du risque fera également de préférence une estimation du volume de travail additionnel que cela entraîne pour ces fonctions. –Une autre option consiste à ajouter la fonction d'enquêteur junior ou d'enquêteur aux administrations régionales (N-3). Cette fonction a été mentionnée dans la présentation pour le DIRCOM du 30/4 comme une fonction qui serait reprise dans les administrations régionales.

218 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans la division Gestion des inputs >Les processus opérationnels suivants sont attribués à cette entité: –Processus Gestion des inputs Fraude

219 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans la division Gestion des inputs >Le processus Gestion des inputs Fraude vise à: –Le Processus Gestion des inputs Fraude sert à traiter les signaux et à identifier parmi ceux-ci les éléments nécessaires qui sont indicatifs d'une fraude grave. L'évaluation de ces éléments peut donner lieu à la mise en oeuvre de Traitement des affaires et Traitement de dossiers. D'une part, ce rôle directeur du processus est basé sur une orientation des renseignements entrants, d'autre part, ce processus même identifiera des éléments sur la base d'une analyse de fraude stratégique et d'un screening des données disponibles pour détecter les cas de fraude possibles. (Extrait du rapport Définition des processus – T3") >Critères pour attribuer ce processus 'Gestion des inputs Fraude' à cette division: –Dans le processus Gestion des inputs Fraude, 2 domaines fonctionnels peuvent être distingués. D'une part, examiner les signaux entrés à la lumière de l'avis pour la mise en oeuvre d'une affaire possible et, d'autre part, analyser les données recueillies pour pouvoir offrir un support dans la sélection des affaires possibles ou pour pouvoir répondre aux questions posées. Les deux aspects font partie des objectifs de la division gestion des inputs –La plupart des signaux entrent au niveau local. Etant donné la relation importante avec la justice, cela se fera au niveau des ressorts des parquets généraux, avec lesquels coïncident les ressorts des centres Lutte contre la fraude. Pour garantir le meilleur suivi des signaux entrants, ceux-ci sont centralisés. En conséquence, une division distinct sera mis en place dans chacun de ces ressorts, qui sera donc chargé de la captation de ces données et de la suite adéquate à leur donner. –Les fonctions qui sont concernées par ce processus doivent effectuer essentiellement pour leurs activités des recherches et des analyses. En raison du caractère analogue des tâches et moyens utilisés dans ces activités, le processus est attribué dans son entièreté à cette division.

220 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans la division Gestion des inputs >Critères pour attribuer le processus 'Gestion des inputs Fraude' à cette entité (par dimension du blueprint): Stratégie: –Le processus Gestion des inputs Fraude réalise les principes stratégiques pour lesquels la division gestion des inputs est institué. Il s'agit de la pré-enquête qualitative et du développement, de la diffusion et de l'utilisation des connaissances. Processus: –En intégrant entièrement le processus Gestion des inputs Fraude dans la division Gestion des inputs, l'on peut arriver à une plus grande responsabilisation pour le résultat final. Compétences: –Les fonctions qui sont regroupées dans cette division se caractérisent par le fait que leurs compétences se situent sur le plan de l'analyse et de la structuration des informations. Facilités et infrastructure: – Applications et équipement: –

221 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation (N-3) Centre (National) Lutte contre la fraude * Les équipes sont composées autour d'affaires/dossiers selon les caractéristiques des affaires/dossiers N-3 Chef de division Opérations Lutte contre la fraude Administrateur Fédéral Centre National Lutte contre la fraude Chef d'équipe Gestion des inputs Chef de division Affaires juridiques Chef d'équipe Affaires juridiques Chefs d'équipe* pour le Traitement des affaires et le Traitement des dossiers ……

222 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions de la division Opérations Lutte contre la fraude' >Traitement des affaires Fraude –Gestionnaire de données junior –Gestionnaire de projet senior –Analyste junior >Traitement de dossiers Fraude –Gestionnaire de données junior –Gestionnaire de projet –Inspecteur senior –Inspecteur

223 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans la division 'Opérations lutte contre la fraude' >L'entité 'Opérations Lutte contre la fraude' vise à: –définir et assurer le suivi de la stratégie générale pour le traitement d'une affaire. Efficacité de l'enquête:…prendre la balle au bond, lorsque c'est nécessaire, réagir rapidement aux fraudes détectées, assurer de près le suivi des parties concernées durant l'enquête (en particulier sur le plan des possibilités de recouvrement) et aller droit au but, avec une vue globale de la lutte contre la fraude… (Extrait du Cadre stratégique du programme Lutte contre la fraude) –le traitement complet des activités de taxation complètes pour les dossiers distincts qui sont traités dans le cadre de l'affaire, dans les limites de la stratégie définie au niveau de l'affaire. Efficacité de l'enquête: … Il ne s'agit donc pas, en l'occurrence, de l'enquête sur la situation fiscale complète, mais uniquement sur les aspects qui sont nécessaires pour un traitement efficace. Toutes ces actions se situent dans un cadre complet de lutte contre la fraude. (Extrait du Cadre stratégique du programme Lutte contre la fraude) >Le traitement de ces affaires et des dossiers correspondants se fait de préférence dans le cadre d'une approche par projet. –Selon la nature ou l'ampleur de l'affaire de fraude, différentes compétences et différents effectifs seront mis en oeuvre. Il est nécessaire de suivre une approche multidisciplinaire où les compétences peuvent être mises en oeuvre en fonction des besoins dans une affaire ou un dossier déterminé(e). Cela se traduit par un groupe de collaborateurs pour le traitement des affaires et le traitement de dossiers qui sont mis en oeuvre en fonction des besoins de l'affaire/des dossiers (Inspecteur, Inspecteur senior et gestionnaire de projet avec une spécialisation déterminée). Les lignes de reporting sont déterminées par le rôle qui remplit la fonction dans un(e) affaire/dossier spécifique et varient selon l'affaire/le dossier. Etant donné que Lutte contre la fraude est moins liée à un schéma à effectuer (ce qui est le cas, par contre, pour le groupe cible des entités qui doivent traiter toutes les déclarations), il devient aussi plus facile d'adapter la structure interne de l'organisation de façon ad hoc et pouvoir ainsi mieux réagir aux tendances ou à des missions particulières. (Extrait du rapport Elaboration conceptuelle d'un nouvel organigramme pour le SPF Finances")

224 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans la division 'Opérations lutte contre la fraude' >Les processus opérationnels suivants sont attribués à cette division: –Processus Traitement des affaires Fraude Remarque: la fonction de spécialiste dans ce processus n'est pas reprise ici. –Processus Traitement des dossiers Fraude Remarque: la fonction de spécialiste dans ce processus n'est pas reprise ici.

225 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans la division 'Opérations Lutte contre la fraude' >Le processus Traitement des affaires Fraude vise à: –Le processus traitement des affaires sert, d'une part, à mettre au jour l'ampleur (la gravité de la fraude) et la portée (les personnes concernées par l'affaire) des affaires qui doivent être examinées plus avant …Les objectifs consistent à dresser l'inventaire des nouveaux phénomènes de fraude ou des variantes des phénomènes de fraude existants, à assurer la lutte contre l'ensemble des aspects de fraude d'une affaire et la mise en oeuvre proportionnelle de moyens en comparaison avec la gravité de la fraude et l'impact escompté des actions… (Extrait du rapport Définition des processus – T3") –Ce processus comprend l'élaboration d'une stratégie pour l'ensemble de l'affaire, l'ouverture de dossiers individuels et le suivi des résultats dans ces dossiers pour rectifier éventuellement la stratégie de l'affaire. >Critères pour attribuer ces fonctions du processus ' Traitement des affaires Fraude' à cette division: –Dans le processus Traitement des affaires Fraude, sont reprises les tâches qui portent sur l'élaboration et le suivi d'une stratégie de traitement pour l'ensemble de l'affaire. Il s'agit d'une tâche qui fait partie de la mission de la division Opérations Lutte contre la fraude –Les fonctions concernées doivent mener une étroite collaboration pour garantir un résultat optimal au niveau de l'affaire et sont donc regroupées au sein de cette division.

226 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans la division 'Opérations Lutte contre la fraude' >Le processus 'Traitement des dossiers Fraude' vise à: –Le processus Traitement des dossiers Fraude sert à recueillir des preuves pour un dossier déterminé dans une affaire, à identifier les auteurs d'une fraude ainsi que sa gravité et suivre le dossier jusqu'à son aboutissement, et aussi en retirer des enseignements pour le traitement des autres dossiers dans cette affaire." (Extrait du rapport Définition des processus – T3") –Ce processus comprend le traitement complet de la taxation d'un dossier dans le cadre d'une affaire de fraude, y compris le traitement des contentieux. >Critères pour attribuer ces fonctions du processus 'Traitement des dossiers Fraude Traitement de dossiers' à cette division: –Dans le processus 'Traitement des dossiers Fraude, sont reprises les tâches qui portent sur l'élaboration et le suivi d'une stratégie de traitement pour l'ensemble de l'affaire. Il s'agit d'une tâche qui fait partie de la mission de la division Opérations Lutte contre la fraude –Les fonctions concernées doivent mener une étroite collaboration pour garantir un résultat optimal au niveau du dossier individuel et sont donc regroupées au sein de cette division. –Cette division regroupe aussi les fonctions présentant un profil de contrôle fiscal et technique. Leur regroupement peut faciliter l'échange des connaissances entre les fonctions concernées.

227 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans la division 'Opérations Lutte contre la fraude' >Critères pour attribuer ces processus à cette entité (par dimension du blueprint): Stratégie: –Le choix du fonctionnement par projet dans le traitement des affaires de fraude contribue à ce que toutes les fonctions à partir desquelles les équipes seront composées pour traiter les affaires/dossiers, seront regroupées de préférence dans la même division. Cela facilite la composition d'équipes adéquates et la clarification des lignes de reporting. Les collaborateurs concernés n'ont alors que des lignes de reporting dans le cadre d'une affaire déterminée. –Le regroupement de Traitement des affaires Fraude et Traitement des dossiers Fraude permet de garder la principale partie du traitement complet d'une affaire dans la même unité organisationnelle. Cela permet de responsabiliser plus facilement les responsables pour le résultat final. Processus: –En raison des fortes relations entre Traitement des affaires Fraude et Traitement des dossiers Fraude, les deux processus sont placés dans la même division Opérations Lutte contre la fraude à la lumière d'une harmonisation efficace et rapide entre les activités des deux processus. Compétences: –Les fonctions concernées par les processus Traitement des affaires Fraude et Traitement des dossiers Fraude qui sont placées sous Opérations Lutte contre la fraude, se distinguent des autres fonctions par leur profil de contrôle fiscal et technique. Le contexte de compétences analogues de ces fonctions a fait qu'elles ont été regroupées dans la même division pour faciliter l'échange de connaissances entre ces fonctions Facilités et infrastructure: – Applications et équipement: –

228 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation N-3 Centre National Lutte contre la fraude * Les équipes sont composées autour d'affaires/dossiers selon les caractéristiques des affaires/dossiers N-3 Chef de division Operaties Lutte contre la fraude Administrateur Fédéral Centre National Lutte contre la fraude Chef d'équipe Gestion des inputs Chef de division Affaires Juridiques Chef d'équipe Affaires Juridiques Chef d'équipe* pour le Traitement des affaires et le Traitement des dossiers … …

229 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans la division 'Affaires juridiques' >Traitement des affaires Fraude –Spécialiste >Traitement des dossiers Fraude –Spécialiste

230 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants dans la division 'Affaires juridiques' >La division 'Affaires juridiques' vise à: –assurer le bien-fondé et le caractère défendable des positions adoptées, ainsi que le suivi des autres activités juridiques qui portent sur ces taxations. Résultats d'enquête qualitatifs: … C'est-à-dire que toutes les activités sont harmonisées pour parvenir à des défendables avec succès et à une sanction effective des intéressés et que ce résultat, qui ne peut être atteint qu'à la fin du processus complet, est le fil rouge qui traverse toute l'enquête. Cela est surtout important pour la fraude grave et organisée, où les protagonistes s'arment lourdement (sur le plan juridique) pour exploiter les faiblesses éventuelles de la législation et du fonctionnement des entités fiscales. (Extrait du Cadre stratégique du programme Lutte contre la fraude) –la sauvegarde des possibilités de recouvrement et le suivi des autres activités juridiques qui portent sur ces actions de recouvrement. Efficacité de l'enquête: …suivre de près les parties concernées durant l'enquête (en particulier sur le plan des possibilités de recouvrement)… Cela signifie que, quand l'affaire le justifie, l'on peut intervenir à court terme pour sauvegarder les droits du Trésor; pour la même raison, les possibilités de recouvrement feront également l'objet d'un suivi en cours d'enquête. (Extrait du Cadre stratégique du programme Lutte contre la fraude) >Les processus opérationnels suivants sont attribués à cette division: –Processus Traitement des affaires Fraude Remarque: il s'agit, en l'occurrence, uniquement de la fonction de spécialiste –Processus Traitement des dossiers Fraude Remarque: il s'agit, en l'occurrence, uniquement de la fonction de spécialiste

231 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus Traitement des affaires Fraude vise à: –Le processus traitement des affaires sert, d'une part, à mettre au jour l'ampleur (la gravité de la fraude) et la portée (les personnes concernées par l'affaire) des affaires qui doivent être examinées plus avant …Les objectifs consistent à dresser l'inventaire des nouveaux phénomènes de fraude ou des variantes des phénomènes de fraude existants, à assurer la lutte contre l'ensemble des aspects de fraude d'une affaire et la mise en oeuvre proportionnelle de moyens en comparaison avec la gravité de la fraude et l'impact escompté des actions… (Extrait du rapport Définition des processus – T3") –Pour cette division, l'essentiel de l'attention se porte sur les activités relatives à la sauvegarde des droits du Trésor et aux procédures non-fiscales qui sont nécessaires pour mener à bien le traitement complet de l'affaire/des dossiers. >Critères pour attribuer ces fonctions du processus ' Traitement des affaires Fraude' à cette division: –Le traitement des (pré)contentieux fait partie intégrante des processus opérationnels traitement des affaires et traitement des dossiers, mais est effectué au sein d'un groupe de collaborateurs liés organiquement. Les fonctions concernées se caractérisent par un profil plutôt juridique dans un contexte fiscal. Le regroupement de ces fonctions peut faciliter l'échange des connaissances. Facteurs structurants dans la division 'Affaires juridiques'

232 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Le processus 'Traitement des dossiers Fraude' vise à: –Le processus Traitement des dossiers Fraude sert à recueillir des preuves pour un dossier déterminé dans une affaire, à identifier les auteurs d'une fraude ainsi que sa gravité et suivre le dossier jusqu'à son aboutissement, et aussi en retirer des enseignements pour le traitement des autres dossiers dans cette affaire." (Extrait du rapport Définition des processus – T3") –Pour cette division, l'essentiel de l'attention se porte sur les activités relatives à la sauvegarde des droits du Trésor, la garantie du bien-fondé et du caractère défendable des positions adoptées et les procédures non-fiscales qui sont nécessaires pour mener à bien le traitement complet de l'affaire/des dossiers. >Critères pour attribuer ces fonctions du processus 'Traitement des dossiers Fraude' à cette division: –Ces fonctions jouent un rôle important dans la procédure de litige, où elles doivent adopter une position indépendante, durant le recours administratif, par rapport au recours du contribuable. Pour adopter une position claire et garantir autant que possible la cohérence et l'uniformité de ces décisions, ces fonctions sont regroupées dans la même division - Affaires juridiques. –Le traitement des (pré)contentieux fait partie intégrante des processus opérationnels traitement des affaires et traitement des dossiers, mais est effectué au sein d'un groupe de collaborateurs liés organiquement. Les fonctions concernées se caractérisent par un profil plutôt juridique dans un contexte fiscal. Le regroupement de ces fonctions peut faciliter l'échange des connaissances. Facteurs structurants dans la division 'Affaires juridiques'

233 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Critères pour attribuer ces processus à cette entité (par dimension du blueprint): Stratégie: –En raison de l'importance d'une traduction cohérente et uniforme de la politique en positions concrètes, l'on choisit de regrouper dans une division distinct les fonctions qui adoptent la position durant le recours administratif. Processus: – Compétences: –Ces collaborateurs ont des compétences spécifiques qui peuvent être mieux développées grâce à leur lien organique. Cela facilitera l'échange d'informations entre les membres au regard de leur domaine de connaissance spécifique et favorisera une plus grande unité de la politique en matière de contentieux. Facilités et infrastructure: – Applications et équipement: – Facteurs structurants dans la division 'Affaires juridiques'

234 30/06/2002 Schéma d'organisation Documentation Patrimoniale Services Patrimoniaux Recouvrement non-fiscal

235 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation (N-2) Services Patrimoniaux & Recouvrement non-fiscal Services Patrimoniaux N-2 N-3 Services Patrimoniaux 3 centres0 centres Recouvrement non- fiscal

236 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation (N-3) Services Patrimoniaux & Recouvrement non-fiscal Administrateur Régional Services Patrimoniaux Chef d'équipe Services Patrimoniaux … N-3 Chef d'équipe Biens Meubles … Administrateur Départemental Recouvrement non-fiscal Chef d'équipe Recouvrement non- fiscal & Successions en déshérence … Project Management Grands Projets Actes Authentiques Spéciaux Chef de division Recouvrement non- fiscal & Successions en déshérence Chef de division Services Patrimoniaux & Biens Meubles … … Fonctionnaire de la survaillance N-2 Fonctionnaire de la survaillance

237 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Acquisition de biens immeubles –Gestionnaire de projet senior –Gestionnaire de projet junior –Gestionnaire de données –Gestionnaire de données junior >Aliénation de biens immeubles –Gestionnaire de projet senior –Gestionnaire de projet junior –Gestionnaire de données –Gestionnaire de données junior >Etablissement et passation d'actes authentiques –Gestionnaire de projet senior –Gestionnaire de projet junior –Gestionnaire de données –Gestionnaire de données junior >Traitement des désaccords –Gestionnaire de projet junior –Gestionnaire de données junior –Spécialiste Processus et fonctions dans les équipes Services Patrimoniaux >Expertise opérationnelle –Gestionnaire de données junior –Gestionnaire de données –Gestionnaire de projet junior >Elaboration de modèles de service –Analyste >La fonction suivante a été prévue en staff de lAdministrateur Régional Services Patrimoniaux (N3) : -Fonctionnaire de la surveillance

238 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans les équipes "Biens meubles >Réalisation de biens meubles –Gestionnaire de projet senior –Gestionnaire de projet junior –Gestionnaire de données –Gestionnaire de données junior –Collaborateur technique >Expertise opérationnelle –Gestionnaire de données junior –Gestionnaire de données –Gestionnaire de projet junior >Elaboration de modèles de service –Analyste >La fonction suivante a été prévue en staff de lAdministrateur Régional Services Patrimoniaux (N3) : -Fonctionnaire de la surveillance

239 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans les équipes "Recouvrement non-fiscal & Successions en déshérence" >Recouvrement non-fiscal –Gestionnaire de projet senior –Gestionnaire de dossiers senior –Gestionnaire de dossiers –Receveur –Gestionnaire de données junior –Fonctionnaire d'information –Traducteur >Liquidation des Successions en déshérence –Gestionnaire de projet senior –Gestionnaire de projet junior –Gestionnaire de données –Gestionnaire de données junior >Traitement des désaccords –Gestionnaire de dossiers senior –Gestionnaire de données junior –Spécialiste >Expertise opérationnelle –Gestionnaire de données junior –Gestionnaire de données –Gestionnaire de projet junior >La fonction suivante a été prévue en staff de lAdministrateur Régional Services Patrimoniaux (N3) : -Fonctionnaire de la surveillance

240 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Project Management Grands projets >Acquisition de biens immeubles –Gestionnaire de projet senior

241 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Etablissement et passation d'actes authentiques –Gestionnaire de projet junior –Gestionnaire de données Processus et fonctions dans l'entité "Actes authentiques spéciaux"

242 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants des équipes Services Patrimoniaux >Cette entité vise à: –Acquisition de biens immeubles (expropriation comprise) Le Project management de grands projets n'est pas exécuté ici –Aliénation de biens immeubles –Etablissement et passation d'actes authentiques (sauf les actes spéciaux) >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: le regroupement des services autour des biens immeubles et des actes authentiques dans les équipes Services patrimoniaux a comme but stratégique de positionner ces équipes comme les agences immobilières professionnelles de et pour les autorités et comme notaire des autorités –Processus: tâches analogues et déroulement du processus; les trois processus sont liés entre eux (le processus établissement et passation d'actes authentiques est aussi un sous-processus des deux autres processus); donneurs d'ordre/clients analogues (autorités) –Compétences: fonctions analogues avec compétences analogues (marché immobilier); concentration des compétences autour des biens immeubles et des actes authentiques dans la même équipe –Facilités et infrastructure: les donneurs d'ordre recourent aux trois processus; il est donc plus efficient de devoir venir à un seul endroit pour rencontrer leur client manager (=gestionnaire de projet junior) pour leurs différentes missions; attribuer les salles de vente de façon optimale –Applications et équipement: regroupement autour d'applications spécifiques: STATCO, TPNN, TP 380, LOCO CAD NET bis, SIG >Front-office contre back-office: –Les donneurs d'ordre ne viennent pas vers les équipes (ou rarement), mais le client manager se rend chez le donneur d'ordre. Les trois processus n'ont donc pas besoin de front-office ? structure back-office –L'intégration du front-office et du back-office avec d'autres types d'équipes à l'intérieur ou à l'extérieur de Documentation patrimoniale n'est pas opportune –Salle de vente pour la vente publique de biens immeubles

243 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Cette entité vise à: –Réalisation de biens meubles Vente de biens meubles Recyclage de biens meubles Destruction de biens meubles Prêt de biens meubles Réalisation de valeurs >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: le regroupement des services autour de la réalisation de biens meubles dans les équipes Biens meubles a comme but stratégique de positionner ces équipes comme fournisseur professionnel des Services patrimoniaux relativement aux biens meubles de et pour les autorités (= spécialiste de biens meubles). –Processus: la réalisation de biens meubles nécessite un traitement spécial qui ne peut être comparé avec les autres missions confiées à l'entité Services patrimoniaux –Compétences: compétences spécifiques (connaissance des processus et techniques de la réalisation de biens meubles et connaissance du marché des biens meubles et du traitement des déchets); concentration des compétences autour des biens meubles dans la même équipe. Les équipes Biens meubles deviennent le centre of excellence pour la réalisation de biens meubles de et pour les autorités: les autorités qui veulent se défaire de biens meubles, peuvent les confier aux fonctionnaires des Services patrimoniaux experts en la matière –Facilités et infrastructure: limitation et répartition optimale du nombre de locaux de stockage et des facilités de transport pour les biens meubles >Front-office contre back-office: –Aucun front-office spécifique nécessaire structure de back-office –Salle de vente pour la vente de biens meubles –Pièce de stockage pour les biens meubles –La salle de vente peut être aussi la pièce de stockage Facteurs structurants des équipes "Biens meubles

244 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Cette entité vise à: –Recouvrement non-fiscal Perception et recouvrement des créances non-fiscales (pro deo compris) Perception et recouvrement des amendes pénales Perception et recouvrement des services payants de Mesures & Evaluations –Liquidation des successions en déshérence >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: le regroupement de la perception et du recouvrement des créances non-fiscales dans les équipes Recouvrement non-fiscal et Successions en déshérence a comme but stratégique de positionner cette entité comme bureaux professionnels de perception et de recouvrement au nom et pour le compte des autorités fédérales et non-fédérales et comme liquidateurs des successions en déshérence qui reviennent à l'Etat –Processus: le processus Liquidation des successions en déshérence est un processus spécifique à faible volume que l'on peut facilement regrouper avec le processus Perception et Recouvrement de créances non-fiscales –Compétences: regroupement des compétences de perception et recouvrement et plus particulièrement l'enquête de solvabilité (Recouvrement non-fiscal) et l'enquête sur le patrimoine (successions en déshérence) –Facilités et infrastructure: proximité avec les (greffes des) tribunaux de police et avec les débiteurs >Front-office contre back-office: –Recouvrement non-fiscal: structure front-office complète avec guichet et bureaux individuels –Successions en déshérence: aucun front-office nécessaire structure de back-office –Une intégration avec le front-office Entités fiscales n'est pas opportune en raison de la séparation souhaitée des dettes fiscales et non-fiscales Facteurs structurants des équipes "Recouvrement non-fiscal & Successions en déshérence"

245 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Cette entité vise à soutenir et à conduire de grands projets en relations avec l'acquisition de biens immeubles. Cette entité se compose d'une petite équipe de Gestionnaires de projet senior qui va collaborer avec d'autres équipes sur le terrain en assurant la gestion de grands projets d'acquisition. >Critères par dimension du blueprint: –Compétences: le développement et la centralisation de compétences autour du project management de grands projets >Front-office contre back-office: –Cette entité est une structure back-office Facteurs structurants de l'entité Project Management Grands projets

246 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Cette entité vise l'établissement et à la passation d'Actes authentiques spéciaux. Cette entité se compose d'une équipe spécialisée pour l'établissement et la passation d'actes authentiques spéciaux. >Critères par dimension du blueprint: –Compétences: développement et regroupement de compétences spécifiques pour l'établissement et la passation d'actes authentiques spéciaux (statuts de sociétés…) >Front-office contre back-office: –Cette entité est une structure back-office –Cette entité comprendra essentiellement les fonctions Gestionnaire de projet junior et Gestionnaire de données du processus Etablissement et passation d'actes authentiques Facteurs structurants de l'entité "Actes authentiques spéciaux"

247 30/06/2002 Schéma d'organisation Documentation Patrimoniale Mesures et Evaluations

248 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation (N-2) Mesures et Evaluations Centre Mesures et Evaluations Spéciales Mesures et Evaluations N-2 N-3 Centre Mesures et Evaluations 9 centres1 centre … Titres cotés en Bourse

249 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation (N-3) centres Mesures et Evaluations Administrateur Régional Mesures et Evaluations N-3 Chef d'équipe Mesures et Evaluations … Chef de division Mesures et Evaluations …

250 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation (N-3) centre Mesures et Evaluations spéciales Administrateur Régional Mesures et Evaluations Spéciales N-3 Photogrammétrie … Chef d'équipe Mesurages Spéciaux Chef d'équipe Evaluations Spéciales Biens Immeubles … Chef d'équipe Evaluations Spéciales Biens Meubles Chef de division Mesurages Spéciaux …

251 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Evaluation de biens immeubles –Gestionnaire de données –Gestionnaire de planning senior –Documentaliste –Gestionnaire de dossiers –Gestionnaire de dossiers senior >Gestion du plan cadastral –Gestionnaire de données –Gestionnaire de planning senior –Inspecteur senior –Gestionnaire de dossiers –Gestionnaire de dossiers senior –Expert technique (Dessinateur Mesures courantes) –Expert technique (Dessinateur Mesures spécifiques) –Collaborateur technique (Agent technique et administratif) –Collaborateur technique (Station totale et Opérateur GPS) Processus et fonctions dans les équipes Mesures et évaluations >Traitement des désaccords –Gestionnaire de données –Gestionnaire de dossiers senior (Désaccords techniques) >Elaboration de modèles de service –Analyste

252 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans les équipes Mesurages spéciaux >Gestion du plan cadastral –Gestionnaire de données –Gestionnaire de planning senior –Inspecteur senior –Gestionnaire de dossiers senior –Gestionnaire de projet –Expert technique (Gestionnaire GPS) –Expert technique (Dessinateur Mesures courantes) –Expert technique (Dessinateur Mesures spécifiques) –Collaborateur technique (Agent technique et administratif) –Collaborateur technique (Station totale et Opérateur GPS) >Expertise opérationnelle –Gestionnaire de projet >Elaboration de modèles de service –Analyste

253 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans les équipes Evaluations spéciales biens immeubles >Evaluation de biens immeubles –Gestionnaire de données –Gestionnaire de planning senior –Documentaliste –Gestionnaire de projet >Traitement des désaccords –Gestionnaire de données –Gestionnaire de dossiers senior (désaccords techniques) >Expertise opérationnelle –Gestionnaire de projet –Analyste senior >Elaboration de modèles de service –Analyste

254 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans les équipes Evaluations spéciales biens meubles >Evaluation de biens meubles –Gestionnaire de données –Gestionnaire de planning senior –Documentaliste –Gestionnaire de dossiers –Gestionnaire de dossiers senior >Traitement des désaccords –Gestionnaire de données –Gestionnaire de dossiers senior (désaccords techniques) >Expertise opérationnelle –Gestionnaire de dossiers senior >Elaboration de modèles de service –Analyste

255 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans l'entité Titres cotés en bourse >Entité titres cotés en bourse –Les activités de cette entité portent sur la collecte de données et la documentation sur la/les valeur(s) d'actions cotées en bourse, et ce dans le cadre du contrôle de la valeur des actions figurant dans les déclarations de succession. Il ne s'agit donc pas d'une évaluation et elle ne fait donc pas partie du processus fonctionnel évaluation de biens meubles. –Cette entité se composera d'un certain nombre de collaborateurs spécialisés dans la recherche et le contrôle de données. –Pour ces raisons, aucune fonction, ni tâche n'a été prévue dans les processus fonctionnels.

256 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein de l'entité Photogrammétrie >Entité photogrammétrie –Les activités de l'entité sont très spécifiques et ne font pas partie du processus fonctionnel gestion du plan cadastral. –Cette entité se composera d'un certain nombre d'experts spécialisés en photogrammétrie. –Pour ces raisons, aucune fonction, ni tâche n'a été prévue dans les processus fonctionnels.

257 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour les équipes Mesures et évaluations >Cette entité vise à: –Evaluation de biens immeubles valeur locative – vénale – de reconstruction de biens immeubles pour lesquels il existe des références locales - marché local connu* –Gestion du plan cadastral Mesures (mutations juridiques et mutations physiques liées à l'évaluation) Cadastration préalable >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: regroupement de toutes les évaluations et mesures pour lesquelles il existe des références locales (connaissance du marché local) –Processus: regroupement des processus évaluation de biens immeubles et gestion du plan cadastral par le fait qu'ils sont étroitement liés; regroupement des activités (de volume) autour des biens les plus fréquents –Compétences: regroupement de compétences techniques analogues autour de l'évaluation et de la mesure des biens connus localement; l'évaluation et la mesure peuvent se faire pour ces biens par une même personne dans le but d'une visite unique –Facilités et infrastructure: plus grande présence locale (le plus grand nombre d'antennes) par le fait que des biens se présentent davantage et que les gestionnaires de dossiers doivent être plus proches du "marché local >Front-office: les interactions avec le citoyen doivent être prévues par –L'intégration des front-offices de Mesures et Evaluations et Sécurité Juridique L'utilisation de la structure front-office avec guichet et bureaux individuels –La présence non-permanente peut être prévue * Pour le contrôle de la valeur déclarée du meublé garni lié au bien immobilier (succession) qui ne peut être effectué de manière forfaitaire, l'on fait appel à l'entité Evaluations spéciales Biens meubles

258 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour les équipes Mesurages spéciaux >Cette entité vise à: –Gestion du plan cadastral (Grands) mesurages spéciaux (actions de qualité) Bornages (services payants) Placement de points GPS >Critères par dimension du blueprint: –Compétences: regroupement des compétences techniques spécialisées analogues autour des mesures de biens spécifiques et d'actions de qualité; regroupement des fonctions techniques (Gestionnaire GPS – Station totale et opérateurs GPS) –Facilités et infrastructure: moindre présence locale (moindre nombre d'antennes) et donc plus grand ressort en comparaison avec les équipes Mesures et Evaluations par le fait qu'il s'agit plutôt de projets; aucun volume et activités courantes comme dans les équipes Mesures et Evaluations –Applications et équipement: regroupement autour de l'équipement spécifique (GPS et Station totale) >Front-office: –Les interactions avec le citoyen doivent être limitées par l'utilisation des front-offices prévus pour les entités mesures et évaluations des centres mesures et évaluations

259 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour les équipes Evaluations spéciales biens immeubles >Cette entité vise à: –Evaluation de biens immeubles valeur locative – vénale – de reconstruction à la demande des centres mesures et évaluations de biens immeubles pour lesquels il n'existe aucune référence locale – marché local inconnu >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: regroupement de toutes les évaluations pour lesquelles aucune connaissance locale du marché n'est disponible et pour lesquelles une connaissance nationale ou spécialisée est nécessaire –Compétences: regroupement des compétences techniques spécialisées analogues autour de l'évaluation de biens immeubles et du développement de modèles de calcul mathématiques; cette entité apportera également un support aux antennes locales –Facilités et infrastructure: compétence générique nationale >Front-office: –Les interactions avec le citoyen ne doivent pas être prévues à l'aide d'une structure front-office

260 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour les équipes Evaluations spéciales biens meubles >Cette entité vise à: –Evaluation de biens meubles qui ne sont pas liés au bien immobilier (notamment actions non cotées, droits intellectuels, pharmacies, oeuvres d'art…) >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: regroupement de toutes les évaluations pour lesquelles il n'existe pas de compétences "locales" –Compétences: regroupement des compétences techniques spécialisées analogues autour de l'évaluation de biens meubles (davantage sur le plan comptable) –Facilités et infrastructure: aucune présence locale par le fait que des biens se présentent moins souvent >Front-office: –Les interactions avec le citoyen ne doivent pas être prévues à l'aide d'une structure front-office

261 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Titres cotés en bourse >Cette entité vise essentiellement la collecte de documentation et de données en vue du contrôle de la valeur d'actions cotées en bourse (belges et étrangères) figurant dans des déclarations de succession >Critères par dimension du blueprint: –Processus: regroupement de ces activités de contrôle (approche systématique (et par volume)) –Compétences: regroupement de compétences techniques analogues (travail de recherche et de contrôle) –Facilités et infrastructure: aucune présence locale nécessaire, aussi au niveau le plus élevé >Front-office: aucune activité front-office

262 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour l'entité Photogrammétrie >Cette entité vise les activités photogrammétriques spécifiques. >Critères par dimension du blueprint: –Compétences: regroupement de compétences techniques très spécialisées autour de la photogrammétrie –Facilités et infrastructure: aucune présence locale nécessaire, aussi au niveau le plus élevé –Applications et équipement: regroupement autour de l'équipement spécifique (photogrammétrie) >Front-office: aucune activité front-office

263 30/06/2002 Schéma d'organisation Documentation Patrimoniale Sécurité Juridique

264 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation (N-2) Sécurité Juridique Sécurité Juridique N-2 N-3 Centre Sécurité Juridique 24 centres …

265 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation (N-2) et (N-3) Sécurité Juridique Administrateur Régional Sécurité Juridique N-3 Administrateur Départemental Sécurité Juridique N-2 Chef d'équipe Archivage (BO) Chef d'équipe Satellite (BO/FO) Chef d'équipe Réclamer des droits (BO/FO) Chef d'équipe Droits de greffe(BO) Chef de division Archivage et Satellite Fonctionnaire de la surveillance … … … … …

266 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions au sein des équipes Archivage >Maintenir à jour la documentation patrimoniale: –Gestionnaire de données –Gestionnaire de dossiers senior –Documentaliste senior >Livrer de linformation patrimoniale: –Gestionnaire de dossiers senior –Documentaliste senior >Traitement des désaccords: –Gestionnaire de données –Gestionnaire de dossiers senior –Spécialiste >Expertise opérationnelle: –Gestionnaire de dossiers senior –Inspecteur senior >Interaction générale & Interaction spécifique : –Gestionnaire de données –Fonctionnaire d'information –Fonctionnaire d'information senior –Gestionnaire de dossiers >Elaboration de modèles de service –Analyste

267 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans les équipes Satellite >Livrer de l'information patrimoniale: –Gestionnaire de données –Documentaliste senior >Réclamation de Droits de succession: –Gestionnaire de données –Gestionnaire de données senior –Gestionnaire de dossiers senior –Inspecteur senior >Réclamation de Droits d'enregistrement, de droits d'hypothèque et contributions: –Gestionnaire de dossiers senior –Gestionnaire de données –Inspecteur senior >Traitement des désaccords: –Gestionnaire de données –Gestionnaire de dossiers senior –Spécialiste >Expertise opérationnelle: –Gestionnaire de dossiers senior –Inspecteur senior >Interaction générale & Interaction spécifique: –Gestionnaire de données –Fonctionnaire d'information –Gestionnaire de dossiers >Elaboration de modèles de service –Analyste

268 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans les équipes Recouvrement de droits" >Réclamation de Droits de succession: –Gestionnaire de dossiers senior

269 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Processus et fonctions dans l'équipe "Droits de greffe >Réclamation de Droits de greffe immédiatement perçus: –Inspecteur senior –Inspecteur –Gestionnaire de données

270 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour les équipes Archivage >Ces équipes visent à: –Maintenir à jour la documentation patrimoniale: Tous les documents auxquels il faut donner une réelle publicité et qui peuvent concerner des informations patrimoniales qui pourraient être conservées dans la banque de données, entrent dans ce processus –Livrer de l'information patrimoniale: Si une recherche est nécessaire dans les archives passives –Réclamation de cotisations: Prélèvement des cotisations qui sont dues pour le service du processus Maintenir à jour la documentation patrimoniale et Livrer de l'information patrimoniale. La perception se déroule dans les équipes satellites sous le processus Réclamation de droits d'enregistrement, de droits d'hypothèque et de cotisations. –Traitement des désaccords: désaccords portant sur les processus traités dans les équipes archivage –Processus out of scope: Caisse des depôts & consignations Gestion des archives >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: le regroupement des archives de l'hypothèque, de l'enregistrement et du cadastre a comme but stratégique de centraliser la consultation et la gestion des archives passives à un seul endroit. La possibilité est prévue de mettre en oeuvre les personnes qui veulent travailler de façon mobile, pour absorber les pics d'activité d'autres équipes.

271 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour les équipes Archivage –Processus: regroupement des processus Maintenir à jour la documentation patrimoniale et Livrer de l'information patrimoniale qui peuvent nécessiter une recherche dans les archives passives. Le processus Réclamation de cotisations est un sous-processus des processus précités. –Compétences: regroupement des compétences techniques analogues (concernant Documentation patrimoniale) aussi bien pour le Documentaliste senior, le Gestionnaire de dossiers senior que le Gestionnaire de données –Facilités et infrastructure: en fonction de la nature des processus et de l'évolution du processus, l'on prévoit que les professionnels prendront contact par voie électronique pour 90% d'entre eux. L'équipe d'archives sert, pour certains services, de back-office pour les équipes satellites. La fusion des équipes d'archives actuelles n'est pas possible parce que les équipes d'archives: deviendront trop importantes en termes d'ETP; entraînent l'intégration des archives actuelles de l'hypothèque, de l'enregistrement et du cadastre. L'espace de stockage et le poids augmenteront considérablement. >Front-office contre back-office –Aucun front-office prévu parce que: une équipe satellite est prévue à chaque emplacement d'une équipe d'archives Le plus grand et le principal groupe cible, les professionnels, a la possibilité d'entrer directement en contact avec le back-office –Liaison électronique entre équipe satellite FO et équipe archivage BO

272 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour les équipes Satellite >Cette entité vise à: –Livrer de l'information patrimoniale S'il s'agit de simples recherches, pour lesquelles aucunes archives ne sont nécessaires –Réclamation de 'Droits d'enregistrement, de droits d'hypothèque et de contributions' Prélèvement et perception de droits d'enregistrement et de droits d'hypothèque pour le processus Maintenir à jour la documentation patrimoniale Prélèvement des cotisations pour le processus Maintenir à jour la documentation patrimoniale et Livrer de l'information patrimoniale –Réclamation de 'Droits de succession' Prélèvement et perception de droits de succession, de droit de transfert en cas de décès, de droits en suspension, insuffisances et restitutions –Traitement des désaccords: désaccords portant sur les processus traités dans les équipes satellites –Processus out of scope: Droits de condamnation Droits de timbre >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: le regroupement du service précité a comme but stratégique que le fiscal se déroule de façon totalement distincte par rapport à la transcription et aux archives (juridiquement). En cas de régionalisation éventuelle, l'impact sera minimal. Plusieurs équipes d'archives peuvent être liées à chaque équipe satellite. La possibilité est prévue de mettre en oeuvre les personnes qui veulent travailler de façon mobile, pour absorber les pics d'activité d'autres équipes.

273 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour les équipes Satellite –Processus: regroupement des processus fiscaux; regroupement des processus présentant une grande interaction avec le citoyen –Compétences: regroupement de compétences techniques analogues autour, d'une part, de la réclamation de droits et, d'autre part, des processus Maintenir à jour la documentation patrimoniale et Livrer de l'information patrimoniale –Facilités et infrastructure: plus grande présence locale permettant une plus grande accessibilité pour le citoyen >Front-office: Les interactions avec le citoyen doivent être prévues par –Une structure front-office par site (plusieurs équipes satellites peuvent se trouver au même endroit) –Intégration des front-offices de Mesures et Evaluations et Sécurité Juridique (éventuellement même avec d'autres entités fiscales) –Une liaison électronique entre équipe satellite FO et équipe d'archives BO est nécessaire –Si la totalité du temps d'interaction est trop réduite, les collaborateurs accompliront en alternance aussi bien des tâches FO que des tâches BO

274 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour les équipes Recouvrement de droits >Cette entité vise à: –Processus Réclamation de droits Recouvrement des droits de succession –Processus out of scope: Recouvrement des droits de condamnation >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: le regroupement du recouvrement pour les droits de succession pour les trois régions (en raison de la législation fiscale différente). En cas de régionalisation éventuelle, l'impact sera minimal. –Processus: est ôté comme bloc d'activités du processus droits de succession et est regroupé à un niveau supérieur –Compétences: regroupement de compétences techniques analogues autour du recouvrement –Facilités et infrastructure: géographiquement dans un centre unique par Région (3). Le volume est de nature à ne pas nécessiter une présence locale par centre ou équipe >Front-office: Les interactions avec le citoyen doivent être prévues par –Structure front-office –Intégration possible des front-offices de Services Patrimoniaux et Sécurité Juridique dans les cantons de l'Est

275 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 >Cette entité vise à: –Réclamation de droits de greffe immédiatement perçus Support périodique sur le prélèvement Contrôle sur le prélèvement Contrôle sur la perception Perception des droits de greffe >Critères par dimension du blueprint: –Stratégie: la centralisation de la perception des droits de greffe; collaboration pro-active avec le percepteur primaire des droits de greffe (les greffes) –Processus: processus spécifiquement fortement automatisé –Compétences: regroupement de compétences techniques analogues autour des droits de greffe –Facilités et infrastructure: géographiquement dans 1 centre national unique. Le volume est de nature à ne pas nécessiter une présence locale par centre ou équipe >Front-office: Aucun front-office, car il n'y a aucune interaction avec des professionnels (greffes) Facteurs structurants pour l'équipe Droits de greffe

276 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Schéma d'organisation des services de staff

277 30/06/2002 Impôts et recouvrement Sous-titre une ou deux lignes

278 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Table des matières Impôts et recouvrement >Méthodologie >N-1 Direction Services- Stratégie et Exploitation –Division Assistance aux contribuables, controle et recouvrement –Division Communication –Division Contact Center –Division Accords anticipés >N-1 Direction Expertise fonctionnelle et support –Division Réglementation –Division Commentaire –Division Méthodes de travail et Suivi –Division Information et Gestion des impulsions >N-2 Direction Support du management –Division Expertise opérationnelle –Division Expertise fonctionnelle –Division Labo >N-2 Direction Stratégie des groupes cibles –Division Gestion des groupes cibles –Division Gestion des données >N-2 Services de staff par pilier

279 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Facteurs structurants pour les fonctions de staff résultant des processus génériques: Méthodologie >Pour l'attribution de fonctions à des entités sur l'organigramme, les étapes suivantes ont été suivies (voy. diapositives suivantes): –Etape 1: Pour chaque fonction résultant des processus génériques, des scores ont été donnés à différents critères, décrits dans les diapositives suivantes. Les critères portent sur les différents éléments du blueprint, comme les compétences, la stratégie, l'organisation et la culture. –Etape 2: Les fonctions ont été regroupées sur la base de leurs trois principaux critères. –Etape 3: Une concertation entre les différents consultants a permis de définir différentes unités organisationnelles et de les attribuer sur le dossier de regroupement. –Etape 4: Une proposition d'organisation a été élaborée sur la base de l'aperçu du regroupement et des directives approuvées.

280 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Méthodologie Etape 1: Scoring critères

281 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Méthodologie Etape 1: Scoring critères

282 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Méthodologie Etape 1: Scoring critères

283 p. #Livre d'organisation SPF Finances – Partie 1 17/07/2002 Méthodologie Etape 1: Scoring critères