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COMMENT GERER SON CABINET COMME UNE ENTREPRISE CONCURRENTIELLE EN PROFITANT DES OPPORTUNITES DES NTIC ?

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Présentation au sujet: "COMMENT GERER SON CABINET COMME UNE ENTREPRISE CONCURRENTIELLE EN PROFITANT DES OPPORTUNITES DES NTIC ?"— Transcription de la présentation:

1 COMMENT GERER SON CABINET COMME UNE ENTREPRISE CONCURRENTIELLE EN PROFITANT DES OPPORTUNITES DES NTIC ?

2 Philippe BARRE : Consultant Rémi FERRIER : Directeur Général 21S Frédéric BOURGAULT : Expert-Comptable, Commissaire aux Comptes COMMENT GERER SON CABINET COMME UNE ENTREPRISE CONCURRENTIELLE EN PROFITANT DES OPPORTUNITES DES NTIC ?

3 LE CONTEXTE DU 21ème Siècle Évolution du métier é Les clients veulent un service plus rapide et plus efficace Développement de la concurrence é Évolution des offres d'externalisation é Nouveaux entrants à fort potentiel Difficultés de gestion du personnel é Recrutement é Turn over é 35 heures é Développement des temps partiels …

4 LES NOUVEAUX ENJEUX Accroître la fidélité des clients Gagner du temps pour modifier la nature des missions Conquérir de nouvelles parts de marché sur ses clients

5 LES NOUVELLES PRIORITES Aujourd'hui, ces deux aspects sont les priorités des cabinets Tous les investissements ont été réalisés sur les outils de production ("back office") L'organisation interne du cabinet et la gestion de la relation clients ont été négligées. Mais …

6 LES NOUVELLES SOLUTIONS : LES NTIC Aujourd'hui les NTIC sont devenues incontournables Les NTIC ont plusieurs fonctions é Communication é Échanges é Stockage é Partage Les NTIC réduisent é Les délais é Les distances é Les pertes de temps

7 LA NOUVELLE ORGANISATION INTERNE DU CABINET

8 LES NTIC, FACTEUR DE PRODUCTIVITE INTERNE La messagerie sécurisée L'Intranet Le Knowledge Management Pourquoi choisir le mode ASP?

9 LA MESSAGERIE SECURISEE Aussi propre qu'un courrier Aussi rapide que le fax avec en plus : é Confidentialité renforcée é Traçabilité complète Et de nouvelles possibilités … Échange de fichiers (Excel, Word, Acrobat…) Outil de base de travail collaboratif Aujourd'hui, aussi indispensable que notre téléphone mobile !

10 L'INTRANET DU CABINET Partager l'information à toute heure, sans déranger les autres membres du groupe, où que vous soyez Plus d'oubli, toujours à jour, disponible immédiatement Renforcer l'efficacité individuelle, la réactivité de l'entité "cabinet"

11 L'INTRANET DU CABINET Échanger des messages Joindre des fichiers (Excel, Word, 1 dossier comptable…) Consulter un agenda personnel, celui des collaborateurs Valider des documents Participer aux forums : partage dexpériences Accéder aux bases documentaires Et enfin… naviguer en toute sécurité

12 LE KNOWLEDGE MANAGEMENT OU LES CONNAISSANCES DU CABINET DANS L'INTRANET Normaliser les méthodes de travail Utiliser les mêmes outils Avoir le même référent Se doter d'une assurance qualité

13 EXEMPLE D'UN INTRANET LE CABINET PERFORMER

14 POURQUOI CHOISIR LE MODE ASP (ou FAH) ? Moins de contraintes logiciels à gérer Sécurité maximale des données sur serveur professionnel Mise à niveau des applications sans intervention du cabinet Accès disponible 7 jours sur 7, à toute heure Accès depuis n'importe quel poste Internet avec vos clés personnelles Accès simultané et partagé des collaborateurs aux serveurs Pas d'exploitation dans le cabinet : sauvegarde, gestion de l'espace disque, des droits … Et ouverture… sans autre investissement à vos clients (=Extranet)

15 Je suis un « cyber cabinet » avec 21S Frédéric BOURGAULT Expert-Comptable et Commissaire aux Comptes CIF Mantes La Jolie

16 CIF EN QUELQUES CHIFFRES 1 site à Mantes-La-Jolie 3 Experts-Comptables associés Réseau EthernetBureautique / Groupware AS 400Production Routeur ADSL 36 collaborateurs dont 34 PC et 2 terminaux AS clients environ payes / mois

17 COMMENT DEVENIR UN « CYBER CABINET » ? La révolution culturelle NTIC Prise de conscience du management é les NTIC sont incontournables Motiver les collaborateurs é vecteur de notre image Organiser le travail interne autrement é réunion de présentation avant changement é basculement brutal et volontariste Intégrer les NTIC dans toutes nos missions é gagner en productivité : une panoplie doutils

18 LE « CYBER CABINET » : la pratique de lInternet Internet : outil personnel LInternet à tous les collaborateurs é développer le savoir-faire Accéder à une information "up to date" é sites Internet Exemple de la DGI é EFI: une nouvelle relation avec le contribuable

19 LE « CYBER CABINET » : la pratique de lIntranet Intranet : outil communautaire Optimiser la circulation des informations au sein du Cabinet é outil fiable et sécurisé é messagerie et agendas pour tous Centraliser et organiser les connaissances du Cabinet é bases documentaires : dossiers, méthodes é workflow : coordination passage euro/client

20 LA RELATION AVEC LES CLIENTS

21 PRES DES YEUX, PRES DU CŒUR ! Ils attendent : Le Portail du Cabinet apporte un sentiment de présence etc … … de nouveaux services ! Les clients sont de plus en plus exigeants Un service de proximité Une disponibilité croissante Un accès à leurs informations

22 L'EXTRANET DU CABINET … POUR COMMUNIQUER AVEC SES CLIENTS Exploiter la richesse que le cabinet détient en interne : l'information de l'entreprise Développer une relation personnalisée back office – front office Il faut :

23 LES E-SERVICES DU CABINET Les premiers services NTIC pour les besoins propres de l'entreprise : site Web, Intranet … Les services de base en fonction de l'organisation attendue : é Paie et Social é Gestion et Comptabilité é Publication du dossier permanent Les opportunités d'externalisation : é Gestion clients é Trésorerie court terme …

24 LE PORTAIL EXPERT DIRECT Les services de navigation sécurisée sur Internet La messagerie directe client- cabinet La carte d'identité de l'entreprise La messagerie externe sécurisée

25 EXEMPLE PAIE & SOCIAL On Line

26

27 EXEMPLE GESTION & COMPTA On Line Mais comment ça marche ?

28 CÔTÉ CABINET LE « BACK-OFFICE » Serveur de production sans Lotus Domino Poste(s) avec Lotus Notes ou Internet Explorer Réseau local Ethernet Routeur Liaison NUMERIS ou ADSL LE « FRONT-OFFICE » Serveur dintermédiation 21S ENTREPRISES INTERNET BANQUES

29 CÔTÉ CLIENT : LE PORTAIL INTERNET IMPRIMANTE SCANNER RÉP NUMERIS Serveur dintermédiation 21S

30 Clients Finaux UN RÉSEAU PRIVÉ ET SÉCURISÉ CABINET - CLIENTS INTERNET Cabinets SERVEURS PROXY PARE-FEUX

31 L'ORGANISATION BACK OFFICE – FRONT OFFICE Une nouvelle source de productivité Efficacité personnelle Organisation de la production partagée Récupération de l'information numérisée Travailler autrement pour traiter l'information au jour le jour

32 LE « CYBER CABINET » : la pratique de lExtranet L'Extranet : le cheval de Troie Assurer la relation client au quotidien é réactivité du cabinet aux questions des clients é dématérialiser la plaquette é communication internationale du reporting é alerte ciblée

33 LE « CYBER CABINET » : notre outil Extranet Le Portail EXPERT DIRECT Synthèse des technologies de l'Intranet, Extranet et Internet en mode sécurisé Exemple : évolution de la mission paie Proposer des missions de formation / conseil sur les NTIC é une entité dédiée

34 COMMENT REUSSIR CETTE MUTATION ? Renouveler limage du Cabinet Être reconnu comme UN CABINET PERFORMER

35 COMMENT REUSSIR CETTE MUTATION ? TOP DOWN Affirmation de cette stratégie par les dirigeants Former les collaborateurs à de nouvelles compétences Faire évoluer le comportemental des collaborateurs Le faire savoir aux clients

36 LES CONSEILS DU « CYBER CABINET » Évoluer en terme de comportemental Louer l'ensemble des prestations Internet / Intranet / Extranet Maîtriser votre relation client en toute indépendance " Ne surfez pas, travaillez !"

37 Prenez l'initiative ! Faites vôtre le slogan : SOYEZ On Line AVEC VOTRE EXPERT-COMPTABLE


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