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Réunion gestionnaires 16 novembre 20101 Journée Informations/Réunion des gestionnaires 16 Novembre 2010 – ICMCB.

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1 Réunion gestionnaires 16 novembre Journée Informations/Réunion des gestionnaires 16 Novembre 2010 – ICMCB

2 2Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 I Ordre du jour 1 I Introduction 2 I Evolution du service 3 I Rattachement des charges à lexercice 4 I Préparation fin dexercice 2010 – calendrier – XLAB V11 5 I Les achats au CNRS 6 I Rappel des bonnes pratiques 7 I Quelques notions de TVA 8 I Questions diverses

3 3Réunion gestionnaires 16 novembre I Introduction Nouvelle organisation du siège, en particulier disparition de lACP et de la DFI Création de la DCIF et de la DSFIM. DCIF: direction des comptes et de linformation financière 2 départements: - Département du suivi financier et de la qualité de linformation - Département du traitement des données et des systèmes dinformation DSFIM: direction de la stratégie financière, de limmobilier et de la modernisation

4 4Réunion gestionnaires 16 novembre I Evolution du service - Pourquoi? Création de la cellule de justifications de contrats le 1 er octobre 2010 pour: les contrats européens, Interreg et les subventions ANR Toutes les justifications sy rapportant sont donc à envoyer à cette cellule avec: Martine Deleuze: animatrice Dominique Cooke Isabelle Doisy Le suivi budgétaire reste de la responsabilité du SFC

5 5Réunion gestionnaires 16 novembre I Evolution du service - conséquence Le SFC ne compte plus quun seul adjoint. Par contre, Martine Deleuze conserve toutes les fonctions se rapportant à la technicité et au fonctionnement dXlab Laurent Lebarbey occupe dorénavant des fonctions au sein du pôle Ressources/Budget, tout en conservant la responsabilité du traitement du ROP FRAM ainsi que la gestion de certains laboratoires.

6 6Réunion gestionnaires 16 novembre I Rattachement des charges à lexercice IMPORTANCE: Certification des comptes du CNRS SOMMAIRE: 1 / Situation au 31/12/ / Notion de rattachement à lexercice 3 / Rôle des unités 4 / Rôle des délégations régionales

7 7Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 Une réserve a été émise par les commissaires aux comptes sur les comptes 2009 du CNRS pour non respect du principe de séparation des exercices Pour les fournisseurs circularisés, la dette enregistrée dans les comptes du CNRS est inférieure de 2,7 M à la créance sur le CNRS déclarée par ces mêmes fournisseurs Au total, sur lensemble des fournisseurs, 33 m de services faits réalisés au 31 décembre 2009 nont été enregistrés dans BFC quen La dette fournisseur enregistrée dans les comptes du CNRS au 31 décembre 2009 était donc minorée dautant. 1 Situation fin dannée 2009

8 8Réunion gestionnaires 16 novembre Le principe Le critère de rattachement des charges à lexercice se fonde sur la date de réalisation de lévènement qui va impacter le patrimoine de létablissement donc sur la date de naissance de lobligation Toutefois, la difficulté dévaluation des obligations dès leur naissance ne permet pas toujours de retenir le critère de rattachement des charges au fait générateur mais au moment où une estimation fiable du montant de ses obligations peut être faite. Cest pourquoi le critère de rattachement des charges à lexercice est le service fait. Il permet de constater avec certitude la réalité de lobligation et le montant de la dette correspondante. 2 Rattachement à lexercice

9 9Réunion gestionnaires 16 novembre Le principe Les charges sont donc constatées à la date du service fait et non pas à la date de leur paiement. Au 31 décembre, toutes les charges dont le service est fait avant cette date, doivent être enregistrées dans les comptes de létablissement même si les justificatifs nécessaires au paiement (facture) nont pas été reçus 2 Rattachement à lexercice

10 10Réunion gestionnaires 16 novembre Les critères de rattachement 2 Rattachement à lexercice Naissance de lobligationCritère de rattachement à retenir -MAPA -Marché formalisés Signature et envoi du bon de commande Notification du marché Livraison des biens ou exécution de services (Une fiche technique sur la date de service fait et la date de mise en service des immobilisations sera diffusée courant novembre) Frais de déplacementSignature de lordre de mission, Signature du bon de commande Fin du déplacement Délivrance des billets ou réservation hôtelière RémunérationDécision de nomination, promotion, contrat de travail, etc. Service fait

11 11Réunion gestionnaires 16 novembre Le contenu du service fait Le service fait est en général un événement matériel qui doit être constaté pour rendre la dette du CNRS exigible. Lappréciation matérielle du service fait implique de vérifier que : les prestations sont réellement exécutées, et quelles le sont conformément aux exigences formulées par le CNRS (ex: absence de malfaçons sur les travaux réalisés par un entrepreneur, fournitures non défectueuses, etc.) ce qui permet de déterminer le montant exact de la dette (liquidation). 2 Rattachement à lexercice

12 12Réunion gestionnaires 16 novembre Le contenu du service fait pour les commandes dachats standard, les vérifications quantitatives et qualitatives sont rapides, la date de service fait à saisir dans Xlab est celle de la date de livraison et non celle de la certification du service fait. pour les commandes «sur mesure» (passation dun marché en vue dobtenir un matériel spécifique), une fiche technique sur les immobilisations sera réalisée par la DCIF. 2 Rattachement à lexercice

13 13Réunion gestionnaires 16 novembre Le contenu du service fait Dans certains cas, la constatation du service fait ne sappuie pas sur un événement matériel précis et totalement indépendant comme peut lêtre la réception dun colis (ex : fournitures de fluides comme électricité, gaz, abonnements téléphoniques, avis dimposition…). Dans ces situations, la constatation du service fait sappuiera sur les données de la facture ou de lavis déchéance émis par le fournisseur. 2 Rattachement à lexercice

14 14Réunion gestionnaires 16 novembre Un suivi du service fait différent selon le type de commande Commande standard : cas général Le principe est de passer les commandes sous statut standard. Les services faits, constatés «au fil de leau » dans Xlab, régulièrement transmis à BFC, génèrent une écriture de type débit 6 ou 2 / crédit La comptabilité générale est ainsi alimentée au fur et à mesure des services faits. Il en est de même pour la consommation des crédits de paiement. 2 Rattachement à lexercice

15 15Réunion gestionnaires 16 novembre Un suivi du service fait différent selon le type de commande Commande prévisionnelle: lexception Une commande est passée sous le statut « prévisionnelle » uniquement lorsque la valorisation du service fait ne peut être effectuée quà la réception de la facture. Sont concernés : Commandes carte logée et carte achat Frais de déplacement Cas particuliers de commandes dont la valorisation du service fait ne peut être effectuée quà réception de la facture 2 Rattachement à lexercice

16 16Réunion gestionnaires 16 novembre Un suivi du service fait différent selon le type de commande Commande prévisionnelle: lexception Pour ces commandes, le service fait nest pas saisi dans BFC et ne donne pas lieu à écriture en cours dannée. Les charges afférentes à ces commandes donnent lieu en cours dannée à écriture comptable au seul moment de la prise en charge de la facture (débit 6 ou 2 / crédit 4012 ou 4042) Par conséquent, un retraitement est nécessaire en fin dexercice pour impacter les comptes de classe 6 ou 2 lorsque ces commandes ont donné lieu à service fait avant le 31/12 de lexercice concerné Les écritures comptables nécessaires (débit 6 ou 2 / crédit 4082) sont enregistrées au niveau central à partir détats de commandes prévisionnelles retraités par les unités en liaison avec les délégations régionales 2 Rattachement à lexercice

17 17Réunion gestionnaires 16 novembre Les effets de la constatation du service fait Lenregistrement du service fait permet la constatation de la variation du patrimoine du CNRS et denregistrer la dette vis à vis du fournisseur. Pour les commandes standards, le transfert dans BFC des informations relatives aux réceptions saisies dans le module XLAB permet la comptabilisation automatique de la charge à payer au fil de leau en comptabilité générale Permet la consommation des crédits de paiement : le non rattachement à lexercice génère des reports de crédit. La date du service fait constitue le point de départ du délai global de paiement quand la livraison du bien est postérieure à la date de facture 2 Rattachement à lexercice

18 18Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 Lunité a un rôle essentiel car cest elle qui a la connaissance du service fait 3.1) Commandes standard Enregistre et envoie dans BFC le service fait dès la livraison ou lexécution de la prestation sans attendre la facture doù organisation adhoc à prévoir au sein de lunité le gestionnaire doit disposer des documents nécessaires à la constatation du service fait (ex bon de livraison) Transfère quotidiennement les lignes «service fait » de Xlab vers la délégation jusquà la date limite darrêt des échanges Xlab BFC soit le 22/12/2010 Commente les différents états de commandes non soldées qui lui sont adressées par la délégation régionale au cours du dernier trimestre 2010 et mène les actions de régularisation éventuellement nécessaires. 3 Rôle de lunité en matière de rattachement des charges à lexercice

19 19Réunion gestionnaires 16 novembre ) Commandes standard Transfère en fin dannée, à la délégation régionale sous la forme dun fichier Excel les commandes 5000 ayant donné lieu à service fait en 2010 mais non saisies dans Xlab (donc non intégrées dans BFC) Les modalités pratiques seront communiquées ultérieurement Lors de la réception de la facture papier, si le gestionnaire constate que la date de service fait effective est différente de celle figurant sur la facture alors il indique sur la facture papier la date effective de service fait (note n°03R323DFI du 16/12/2003) Vérifie régulièrement ses commandes et solde celles qui nont plus lieu dêtre 3 Rôle de lunité en matière de rattachement des charges à lexercice

20 20Réunion gestionnaires 16 novembre ) Commandes prévisionnelles Passe sous statut « prévisionnelle » uniquement les commandes qui rentrent dans le champ dapplication décrit antérieurement (carte logée, carte achat, cas particuliers) Assure un suivi particulier des commandes prévisionnelles en liaison avec la délégation régionale. En fin dannée retraite létat des commandes transmis par la délégation. Seules les commandes ayant donné lieu à service fait doivent apparaître sur létat après retraitement. Les autres commandes doivent être supprimées de létat 3 Le rôle de lunité en matière de rattachement des charges à lexercice

21 21Réunion gestionnaires 16 novembre ) Travaux sur les commandes standards Afin de lever la réserve des commissaires aux comptes, des actions spécifiques sont conduites au cours du dernier trimestre 2010: 1/ adresse à chaque unité la liste des commandes 2010 non soldées antérieures au 30/09/2010 en vue dune analyse approfondie. Létat complété des commentaires des unités est à retourner au SFC pour le 23 novembre 2/ procède ensuite à la même analyse sur les commandes antérieures au 31/10 (pour le 3/12), au 30/11 (pour le 15/12) puis contact très régulier avec les unités jusquà la fermeture des échanges Xlab/BFC soit le 22 décembre. 4 Le rôle de la délégation régionale en matière de rattachement des charges à lexercice

22 22Réunion gestionnaires 16 novembre ) Travaux sur les commandes standards Le SFC sassurera que les unités transfèrent régulièrement les services faits vers BFC et quelles le font jusquau 22/12 inclus. Aucune anticipation de larrêt des échanges nest admise. Les unités qui ne transfèrent pas régulièrement les services faits de Xlab vers BFC peuvent être repérées via la requête Z408: Cet état dresse la liste de toutes les commandes pour lesquelles le délai entre la «date comptable» (=entrée du service fait dans BFC) et la «date de pièce» (=date de service fait saisie dans Xlab) est anormalement élevé. 4 Le rôle de la délégation régionale en matière de rattachement des charges à lexercice

23 23Réunion gestionnaires 16 novembre ) Travaux conduits sur les commandes standards Le SFC saisira dans BFC les charges à payer en comptabilité générale à hauteur des services faits sur commandes standards de lannée 2010 non transmis par Xlab En raison de larrêt des échanges entre Xlab et BFC prévu pour le 22 décembre Pour les commandes égales ou supérieures à 5000 selon des modalités pratiques communiquées début décembre (vraisemblablement selon un tableau) 4 Le rôle de la délégation régionale en matière de rattachement des charges à lexercice

24 24Réunion gestionnaires 16 novembre ) Travaux conduits sur les commandes prévisionnelles Tout au long de lannée, le SFC suivra régulièrement les commandes prévisionnelles. Ils vérifiera notamment que : Les commandes prévisionnelles font lobjet dun apurement régulier Les commandes anciennes non soldées antérieures au dernier trimestre sont traitées régulièrement en liaison avec les unités. Il faut sinterroger : sur le fondement de la commande, à savoir si la livraison ou la prestation a été ou non réalisée, Si la commande à lieu dêtre soldée. Les commandes qui nont plus lieu dêtre doivent être soldées Le SFC enverra donc régulièrement des listes aux laboratoires concernés, elles seront retournées après avoir été renseignées 4 Le rôle de la délégation régionale en matière de rattachement des charges à lexercice

25 25Réunion gestionnaires 16 novembre ) Travaux conduits sur les commandes prévisionnelles Travaux conduits sur les commandes prévisionnelles de lexercice précédent: Les charges à payer de lexercice précédent doivent faire lobjet dune régularisation sur lexercice en cours (facturation) Ainsi si les charges à payer sur commandes prévisionnelles ont été correctement estimées par les unités en N-1, létat de suivi des charges à payer doit être apuré en fin dannée N 4 Le rôle de la délégation régionale

26 26Réunion gestionnaires 16 novembre ) Travaux conduits sur les commandes prévisionnelles Travaux conduits sur les commandes prévisionnelles de lexercice précédent: Au cours du dernier trimestre de lannée, le SFC prendra lattache de toutes les unités pour lesquelles létat de suivi des charges à payer fait apparaître des charges à payer de N-1 non régularisées. soit la facture nest toujours pas parvenue, il convient de prendre contact avec le fournisseur via lunité soit le service fait a été déclaré à tort en N-1, sil ny a toujours pas de service fait en N alors il convient dannuler la commande et den tirer toutes les conséquences pour la prochaine estimation des charges à payer Le SFC surveillera particulièrement les unités concernées. 4 Le rôle de la délégation régionale

27 27Réunion gestionnaires 16 novembre I Préparation fin dexercice 2010 – calendrier – XLAB V11 Un calendrier 2010 légèrement modifié par rapport aux années antérieures - mais, une clôture à hauts risques du fait de contraintes exceptionnelles : Xlab. V11 et lintégration du nouvel arrêté NCBC dans le SI - sans oublier les problématiques récurrentes des reports et des CAC N.B. un calendrier de clôture qui sera profondément remanié en 2011

28 28Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 Les dates importantes du calendrier /12/2010 (18/12/2009) 29/12/2010 Toutes opérations comptables et budgétaires de clôture : opérations dinventaire, écritures de révision, chargement du budget primitif 2011, … et contrôles Reprise des écritures de recettes sur lexercice 2011 à partir du 14/01/2011 Fin dexercice Fin de saisie sur 2010 des opérations de dépenses et recettes 30/12/20103 au 19/01/ /01/2011 (26/01/2010) Démarrage de lexercice 2011 pour les laboratoires (80 labos pilotes le 24) Reprise des échanges BFC - Xlab 20/01/2011 Interface Passerelle pour transmission vers BFC des notifications sur SE Derniers transferts BFC Xlab : dernières factures (dont dépenses de personnel) et remontées des crédits SE 21 au 24/01/2011 Mise en place des crédits Clôture Xlab Derniers transferts Xlab BFC 20/01/2011 Du 1 er novembre au 22 décembre 2010 : préparation par les DR de la fin dexercice Mise à disposition des flux dinitialisation des bases Xlab

29 29Réunion gestionnaires 16 novembre I Préparation fin dexercice 2010 – calendrier – XLAB V11 1). Le passage à la version 11 dXlab Une décision structurante prise par la gouvernance du CNRS à la fin du 1er trimestre 2010 visant : - à CT (2010), à aligner les bases dXlab sur celles de BFC (étape 1 de SILAB) - à MT (2011), à centraliser les bases XLAB (étape 2 de SILAB), Qui doit être menée dans un calendrier très contraint: - le déploiement impératif de la version V11 au 31 décembre un « recettage » à réaliser avant le 30 novembre 2010

30 30Réunion gestionnaires 16 novembre I Préparation fin dexercice 2010 – calendrier – XLAB V11 1). Le passage à la version 11 dXlab (suite) qui a nécessité un important dispositif: - des unités sollicitées malgré leurs charges de travail pour être pilotes - des actions de sensibilisation et de préparation (cf. actions du 2ème T sur la rédaction du cahier des charges et, au 3ème T., sur la formation des 80 laboratoires pilotes) - des actions de contrôle et de supervision (qualité des données dans XLAB et BFC, etc).

31 31Réunion gestionnaires 16 novembre I Préparation fin dexercice 2010 – calendrier – XLAB V11 1). Le passage à la version 11 dXlab (suite) et qui va encore beaucoup mobiliser les gestionnaires en DR et dans les Unités (cf. ménages des commandes) Le basculement: Formation prévue courant janvier sur une demi journée

32 32Réunion gestionnaires 16 novembre I Préparation fin dexercice 2010 – calendrier – XLAB V11 2). Le Nouveau cadre budgétaire et comptable (NCBC) La référence aux groupes de discipline est supprimée La nouvelle présentation de lagrégat 1 adopte désormais un découpage par institut

33 33Réunion gestionnaires 16 novembre I Préparation fin dexercice 2010 – calendrier – XLAB V11 En résumé: fiabilisation des données: - pour les commandes antérieures au 30 septembre 2010: effectuer une analyse complète de ces dernières pour ne conserver que celles qui ont lieu dêtre (cf diverses annonces sur « ménages des commandes ») - pour le rattachement des charges à lexercice: constater les dépenses à la date du service fait et non à la réception de la facture (renseigner le tableau qui vous a été envoyé le 15 novembre) - pour les contrats suivis à lavancement: toutes les dépenses doivent être comptabilisées sur lOTP pour être éligibles

34 34Réunion gestionnaires 16 novembre I Préparation fin dexercice 2010 – calendrier – XLAB V11 En résumé: Correcte réalisation du calendrier: - Mettre tout en œuvre afin que la fermeture éventuelle du laboratoire ne génère pas de difficultés pour toutes les actions qui doivent être menées par le SFC. et pour ce faire - envoyer avant le 30 novembre à et à votre correspondant SFC les dates de fermeture de vos unités ou la liste des personnes gestionnaires présentes au sein de votre laboratoire si celui-ci ne ferme

35 35Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 Au-delà de la clôture… le calendrier de production du compte financier 2010 du CNRS 31/12/ /01/2011 Début des travaux dinventaire Recensement des engagements hors bilan 31/01/2011 février /03/2011 CA du 31/03/2011 Validation Compte financier et DM1 Début mars 2011 Fin de lexercice 2010 Premiers chiffres 2010 : compte de résultat et du bilan provisoires: télétransmission des comptes à la DGFIP Intervention des CAC avec arrêtés de pré-clôture au 30/09 et 30/11/2010 Pré – CA Première présentation de lexécution comptable et budgétaire 2010 Rédaction du rapport financier Ecritures de révisions

36 36Réunion gestionnaires 16 novembre 2010 Merci de votre attention BON APPETIT


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