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111 E. CLOTURE DU PROJET ET DU DON. 112 Quelles sont les actions appropriées quil faut prendre au fur et à mesure que lon sapproche de la clôture du projet?

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1 111 E. CLOTURE DU PROJET ET DU DON

2 112 Quelles sont les actions appropriées quil faut prendre au fur et à mesure que lon sapproche de la clôture du projet? Comment réaliser des actions durables dans le cadre du projet? Différence entre la date dachèvement du projet et la date de clôture du don. A qui incombe la rédaction du rapport dachèvement du projet et pourquoi est-il si important pour le pays et le FIDA dans la chaîne dapprentissage? Clôture du projet et du don Objectifs

3 113 Progressivement, dans la période restante (1 à 2 année), lUGP et le CPM doivent sassurer que le projet: réduit ses activités; met en place et renforce les institutions/organisations chargées dassurer la durabilité afin quelles puissent correctement poursuivre les activités du projet; suit/évalue régulièrement les structures chargées dassurer la durabilité; arrête les activités sur le terrain financées par le FIDA à la date dachèvement du projet; se désengage complètement avant la date dachèvement du projet. Clôture du projet et du don Stratégie de sortie et durabilité

4 114 Conclure lexécution de tous les contrats de services devant être financés par le FIDA avant la date de clôture du projet. Revoir le PPM, et le tableau dexécution physique & financière des contrats; Proposer des solutions pour lexécution complète des travaux; Annuler les contrats ne pouvant pas être exécutés à temps. Revoir linventaire des immobilisations. Liste des biens spécifiant le type, la date & la valeur dachat, la valeur résiduelle, la cession ou la destination recommandée. Conservation des fichiers et des documents pendant 10 ans dans le pays, et 5 ans au FIDA. Sécuriser les documents : sous clé! Créer une base de données pour le rapport dachèvement, les leçons tirées, les évaluations et autres utilisations futures. Clôture du projet et du don Clôture des activités administratives, financières & comptables (1)

5 115 Fin de contrat de la majorité du personnel à la date dachèvement Revoir la liste de service du personnel et noter les dates provisoires de fin de contrat; Calculer les indemnités du personnel; Vérifier la disponibilité du don et des ressources nationales. Postes généralement maintenus jusquà la clôture du don Directeur (trice) du projet; RAF/Comptable; Chargé (e) du S&E; Le (la) secrétaire; Les chauffeurs et gardiens, au besoin. Clôture du projet et du don Clôture des activités administratives, financières & comptables (2)

6 116 1 an avant la date dachèvement du projet: Le CPM informe le projet de limminence de la date dachèvement et lui rappelle les conditions nécessaires à lachèvement 6 mois avant la date dachèvement du projet : Démarrer le recouvrement du dépôt initial au CS; Déterminer le taux de recouvrement; Toutes les activités doivent être achevées avant la date dachèvement. A la date dachèvement du projet et après: Assurer le suivi des paiements des contrats – déterminer léligibilité. Clôture du projet et du don Clôture (1)

7 117 Entre la date dachèvement du projet et la date de clôture du don: Le projet doit envoyer une lettre au CPM pour expliquer le plan daction et les dépenses projetées; Assurer le suivi des paiements des contrats – seuls ceux achevés avant la date dachèvement sont éligibles; Seules les dépenses liées à la clôture sont éligibles. Clôture du projet et du don Clôture (2)

8 118 Si le gouvernement sollicite une prorogation pour soumettre des demandes de retrait pour des dépenses éligibles, il doit prendre contact avec le CPM qui pourrait lui octroyer une période de grâce. Le CPM demande à lunité chargée des prêts et des dons de laisser le compte du don ouvert afin de payer les demandes de retrait en retard. Clôture du projet et du don Clôture (3)

9 119 Biens livrés; travaux de génie civil achevés; services rendus; à la date dachèvement du projet ou avant celle-ci Dépenses relatives à la clôture Salaires et indemnités du personnel-clé du projet; Frais de fonctionnement; Frais du rapport dachèvement du projet; Frais du rapport daudit final. Clôture du projet et du don Conditions déligibilité des dépenses

10 120 Pour sassurer que tous les biens sont livrés, les travaux achevés et les services rendus avant la date dachèvement: Revoir et suivre le plan de passation des marchés final et les rapports dactivités durant la dernière année du projet; Prendre des mesures pour faciliter lachèvement de lexécution physique des contrats; Annuler les contrats ne pouvant pas être exécutés avant la date dachèvement. Sassurer que seuls les contrats exécutés avant la date dachèvement du projet sont payés; Sassurer que les dossiers dachat sont au complet et obtenir les documents manquants auprès du projet Etablir un rapport au sujet des leçons tirées et faire des recommandations pour de futurs projets. Clôture du projet et du don La passation des marchés en période de clôture du projet

11 121 Quand la justification de lavance/montant autorisé effectué(e) au profit du compte spécial se fait-elle? 6 mois avant la date dachèvement du projet; ou Quand le solde non décaissé du prêt équivaut au double du montant autorisé (en DTS) Le premier des deux prévalant. Procédure de recouvrement Justificatif de lavance au Compte spécial Plan de recouvrement Recouvrement/ Réapprovisionnement Chaque DRF traitée comme justification partielle ou totale Procédure de recouvrement Chaque DRF traitée comme Justification totale Recouvrement Procédure IV Remboursement Clôture du projet et du don Le recouvrement du compte spécial (1)

12 122 Recouvrement/Justification Quand le point critique est atteint– en vue de la fin de la mise en œuvre du projet: Chaque demande de réapprovisionnement est traitée en tant que: Réapprovisionnement partiel au compte spécial Recouvrement partiel du dépôt initial Le même procédé est suivi jusquà ce que le dépôt initial soit justifié dans sa totalité. Clôture du projet et du don Le recouvrement du compte spécial (2)

13 123 Recouvrement: Quelle justification? Chaque demande de retrait traitée/approuvée en tant que justification, partiellement ou en totalité: Ne constitue pas un décaissement à partir du compte de don Est utilisée seulement comme justification Est convertie en DTS au taux en vigueur à la date valeur du paiement du versement initial (taux historique) Clôture du projet et du don Le recouvrement du compte spécial (3)

14 124 Tout montant du versement initial qui reste injustifié à la date de clôture du don, doit être remboursé au FIDA dans la monnaie utilisée par le FIDA pour les besoins du retrait à partir du compte du don. Le remboursement devant être effectué au profit du FIDA représente la portion injustifiée du versement initial – non pas le solde à la banque où est logé le compte spécial. Clôture du projet et du don Le recouvrement du compte spécial (4)

15 125 Conditions: Le dépôt initial du compte spécial est recouvré/justifié dans sa totalité; La dernière DRF est confirmée par lUGP au FIDA; Le projet doit sassurer que toutes les dépenses éligibles ont fait lobjet dune demande de règlement; Le rapport de laudit final est soumis; Le rapport dachèvement du projet est finalisé et soumis. Le solde du don non décaissé est annulé par le FIDA. Clôture du projet et du don Clôture du compte de don

16 126 Le rapport dachèvement commence « dès le début du projet » et se fonde sur: linformation ou létude de base (enquête de référence), linformation et lanalyse du S&E durant toute la durée du projet, les indicateurs SYGRI. Important: quel est lIMPACT sur la vie des populations rurales pauvres? Le gouvernement doit soumettre le rapport dachèvement du projet avant la date de clôture du don. Sy préparer lors de la dernière mission de supervision du FIDA. Après la mission de supervision finale et la revue du rapport dachèvement, linformation est utilisée dans le cadre de la gestion des savoirs du FIDA en tant que leçons et bonnes pratiques pour servir dans la formulation de projets similaires. La chaîne dapprentissage Clôture du projet et du don Rapport dachèvement du projet

17 127 Objet: Impact des composantes exécutées avec comme référence les indicateurs-clé; Evaluation lors de la mise en œuvre: Fait partie des rapports réguliers à soumettre; Evaluation à la clôture: Tous les projets doivent se soumettre à une évaluation de clôture effectuée par le Bureau dEvaluation du FIDA (jusque 10 ans après la clôture); Quelques indicateurs à évaluer: Le « programmé » versus l«achevé » Limpact socioéconomique La durabilité La performance du ciblage – ex: pauvreté, genre Les mesures de sauvegarde – ex: environnementales Lefficacité du S&E Les recommandations et les leçons tirées Clôture du projet et du don Evaluation

18 128 « En cas de doutes… se rappeler le visage de lhomme le plus pauvre et le plus faible que vous ayez vu et posez-vous la question de savoir si ce que vous envisagez de faire lui sera utile? Quy gagnerait-il? Cela lui permettrait-il de reprendre sa vie et son destin en main?... Ainsi, vous verrez vos doutes disparaitre.» Mahatma Gandhi Mise en oeuvre du projet

19 129 La Division Afrique de lOuest et du Centre du FIDA vous remercie


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