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© 2010 Sage - Tous droits réservés Sage 1000 Multi-sociétés en mode partagé

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1 © 2010 Sage - Tous droits réservés Sage 1000 Multi-sociétés en mode partagé

2 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Périmètre fonctionnel Le multi-sociétés est gérée par la plateforme Safe 1000 pour induire un minimum de modifications métier La base de données doit être typée Multi-sociétés. La console dadministration peut donc référencer à la fois des bases Mono- société et des bases Multi-sociétés Les données sont enregistrées dans un référentiel unique : par défaut, elles sont donc partagées entre plusieurs sociétés Les restitutions (consultations, éditions) sont réalisées par société ou pour un ensemble de sociétés. Dans ce dernier cas, les données peuvent être agrégées/cumulées Certains traitements peuvent être réalisés simultanément sur plusieurs sociétés (exemple : validation des ordres et des remises bancaires, rapprochement automatique) Dautres traitements peuvent être réalisés entre sociétés (exemple : traitement des pièces réciproques)

3 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Périmètre fonctionnel Avantages Les données sont partagées et non pas dupliquées dans les différents sociétés Les restitutions multi-sociétés sont simplifiées Les traitements multi-sociétés sont exécutés plus simplement Inconvénient Une seule base de données contenant toutes les sociétés : la restauration du dossier seffectue donc pour toutes les sociétés et non pas par société

4 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Principe de fonctionnement Base A Fonctionnement GroupeFonctionnement Multi-sociétés en mode partagé Base CBase B Base Groupe Société Groupe Société CSociété BSociété A Base Société A Société BSociété C Duplication Référentiel unique

5 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Principe de fonctionnement Partage des données La base de données correspond à un dossier contenant un ensemble de sociétés Il sagit de définir le niveau de visibilité des données du dossier : – Un tiers est-il visible/utilisable par toutes les sociétés ? – Un mouvement comptable est-il visible uniquement par la société dont il est issu ? 3 niveaux de visibilité, appelés « Niveaux de partage » sont retenus : – niveau Dossier : lobjet est visible par toutes les sociétés du dossier – niveau Société : lobjet nest visible que par une société – Un niveau intermédiaire a été ajouté, permettant dindiquer quun objet est visible/partagé par plusieurs sociétés liées à une même activité : cest le niveau Activité.

6 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Principe de fonctionnement Partage des données Environnement général : paramétrage global de niveau Dossier Mouvements : flux comptables et commerciaux de niveau Société Environnement comptable et commercial : données de paramétrage Tiers : données relatives aux tiers, rôle tiers, sites, … Métier comptable : comptes généraux, journaux, profils de tva, … Métier analytique : axes analytiques, sections, modèles de ventilation, … Produits et tarifs : produits, nomenclatures, prix, remises, … NB : les classes nappartenant à aucun domaine sont considérées comme étant de niveau Dossier. Leurs données sont donc visibles par toutes les sociétés. La liste des données partageables est définie par Sage. Les classes concernées sont regroupées en « Domaines ». Il existe 7 domaines. 2 domaines ne sont pas paramétrables : Les 5 autres domaines sont paramétrables :

7 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Principe de fonctionnement Focus sur les niveaux de partage : Société 1 Société 2 Société 4 Société 3 Activité AActivité B Dossier Un objet de niveau « Dossier » est visible depuis toutes les sociétés Un objet de niveau « Activité A » est visible depuis les sociétés 1 et 2 uniquement Un objet de niveau « Activité B » est visible depuis les sociétés 3 et 4 uniquement Un objet de niveau « Société 1 » nest visible que depuis la société 1

8 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique - Administration de dossier Le paramétrage des niveaux de partage seffectue depuis lapplication « Administration de dossier ». Cette application permet également de paramétrer le dossier, les sociétés, les utilisateurs ainsi que leurs droits et de définir des familles de sociétés qui seront utilisées lors des restitutions.

9 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique - Administration de dossier Un niveau de partage doit être défini pour chaque domaine métier Liste des domaines métier Afin de partager les données dun domaine selon les activités des sociétés, il est nécessaire dindiquer ici la liste de ces activités. Dans notre exemple, les comptes comptables sont distingués selon le plan compte général 1982 et le plan comptable Assurance. Définition des domaines métier

10 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique - Administration de dossier Définition des domaines métier Dossier Les données créées par lutilisateur sont obligatoirement de niveau Dossier. Exemple : fiches société Lutilisateur peut sélectionner le niveau de partage de la donnée quil crée : il peut soit créer un objet de niveau Dossier, Activité ou Société. Exemple : fiche tiers, produit, tarif Le niveau de partage paramétré sur chaque domaine conditionne lapplication : lutilisateur peut ou non sélectionner le niveau de partage de la donnée créée. Niveau de partage défini pour le domaine métier Incidence Activité Société Les données créées par lutilisateur sont obligatoirement de niveau Société. Exemple : mouvements comptables et commerciaux

11 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique - Administration de dossier Le volet Devises permet dindiquer : la devise de tenue de compte du dossier (qui peut être modifiée sur chaque société) la devise de reporting et déquivalence qui sont uniques pour le dossier Paramètres du dossier Des options activent la réciprocité des pièces comptables et commerciales entre deux sociétés. Exemple : génération automatique dune commande dachat lors de lenregistrement dune commande de vente.

12 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique - Administration de dossier Les niveaux de partage « Dossier » et « Société » indiqués dans la définition des domaines métier du dossier sont repris par défaut au niveau de chaque société. Pour les domaines métier de niveau « Activité », le paramétrage peut être modifié par société (pour gérer des exceptions) : les choix possibles sont « Dossier », « Société » ou une activité nommée. Gestion des sociétés De même, le paramétrage des pièces réciproques est modifiable au niveau de chaque société.

13 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique - Administration de dossier Chaque utilisateur nommé et chaque groupe dutilisateurs dispose de droits dutilisation. Ces droits conditionnent les autorisations de consultation, création, modification et suppression. Ils sont paramétrables de manière globale ou par domaine métier. Gestion des utilisateurs & droits Dans cet exemple, la Direction Générale a tous les droits. Dans cet exemple, lutilisateur Sage a tous les droits sur les sociétés 1 et 2, mais nest pas autorisé à créer, modifier et supprimer les données de niveau Dossier et des activités « Licence » et « France ».

14 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique - Administration de dossier Pour effectuer des consultations et éditions sur plusieurs sociétés, il est nécessaire de sélectionner les sociétés à restituer. Afin déviter une sélection manuelle à chaque restitution, les sélections de sociétés peuvent être mémorisée à laide de familles de sociétés. Gestion des familles de sociétés Dans cet exemple, la consultation/édition restituera les sociétés 1 et 2 sur sélection de la famille « Collectivités ». NB : la création des familles de sociétés est également disponible depuis les applications métier

15 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique – Application métier Pour travailler sur une application métier, lutilisateur se connecte à un dossier. Une fois connecté, il choisit la société sur laquelle il souhaite travailler à laide de licône disponible dans la barre doutils. Sélection de la société de travail Licône ouvre la fenêtre suivante qui liste lensemble des sociétés autorisées pour lutilisateur Un raccourci sur licône permet de sélectionner rapidement la société de travail Linformation de la société de travail est également présentée sur la barre détat de chaque fenêtre de lapplication (à droite de linformation « Société »).

16 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique – Application métier Licône apparaît sur la barre de navigation des fenêtres de lapplication lorsque la donnée est partagée. Cette icône est grisée ou non selon le paramétrage de partage défini sur les domaines métier. Elle ouvre la fenêtre suivante : Création / modification dune donnée Les options accessibles dans cette fenêtre varient selon le paramétrage de partage défini sur les domaines métier. Le niveau de partage dune donnée déjà enregistrée est modifiable uniquement si le nouveau niveau est moins restrictif. Exemple : un compte comptable peut passer du niveau Activité au niveau Dossier, mais ne peut pas passer au niveau Société, qui est plus restrictif. Cette fenêtre permet à lutilisateur dindiquer le niveau de partage quil souhaite affecter à la donnée saisie. Il peut ainsi la rendre visible : pour la société de travail uniquement pour les sociétés ayant la même activité que celle de la société de travail pour toutes les sociétés

17 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique – Application métier Influence sur linterface Linformation du niveau de partage de la donnée saisie apparaît sur la barre détat (à droite de linformation « Objet ») des fenêtres de lapplication, lorsque cette donnée est partagée. Cette information apparaît également : sur la barre de navigation des écrans affichant des listes en colonne dans les grilles

18 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique – Application métier Influence sur linterface Dans les écrans affichant des listes, la colonne partage présente dans la grille peut être glissée au niveau de laxe danalyse. Ceci permet dobtenir un regroupement des données par société lorsquil sagit dune liste de flux comptables ou commerciaux.

19 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique – Application métier Restitutions Par défaut, les restitutions seffectuent uniquement daprès les données de la société de travail. Pour restituer les données de plusieurs sociétés, il suffit douvrir la fenêtre de sélection de sociétés et : dactiver le mode « Restitution » de sélectionner loption « Restituer sur toutes les sociétés » ou de sélectionner manuellement les sociétés à restituer ou encore de sélectionner une famille de sociétés Le mode « Restitution » permet de consulter ou déditer les données des sociétés sélectionnées, mais également de réaliser des traitements multi-sociétés (exemple : import des relevés bancaires et des remises, validation des ordres et des remises, rapprochement automatique, traitements des pièces réciproques, …)

20 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique – Application métier Restitutions Le menu Impression des écrans de lancement dédition présente le mode dédition retenu Lorsque loption « Enchainer les impressions » est cochée, lapplication réalise une édition par société. Linformation de la société apparaît alors en haut à gauche du document. Lorsque cette option est décochée, lapplication réalise une édition agrégée, cumulant les données des sociétés sélectionnées (exemple : CA HT dun produit toutes sociétés confondues). NB : certaines éditions ne peuvent pas être cumulées entre sociétés (exemple : édition des commandes).

21 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique – Application métier Attributs privés Pour une donnée partagée entre plusieurs sociétés, il est parfois nécessaire de définir des règles de gestion par société. Par exemple, définition par société du prix dun produit de niveau « Dossier » ou définition par activité du profil de Tva dun compte général de niveau « Dossier ». Pour ce faire, une valeur privée est renseignée sur la donnée partagée : on parle alors dattribut privé. La liste des attributs privés est définie par Sage. Elle contient principalement des données relatives aux tiers, aux produits, aux comptes généraux, aux journaux et aux étapes déchéance. Pour une donnée de niveau « Dossier », il est possible de définir une valeur dattributs privés qui sera spécifique aux niveaux « Activité » et « Société ». Pour une donnée de niveau « Activité », il est possible de définir une valeur dattributs privés qui sera spécifique à chaque société.

22 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique – Application métier Attributs privés La saisie dune valeur pour un attribut privé seffectue via longlet « Attributs privés » de la fenêtre de partage. Cet onglet nest visible que si la donnée possède des attributs privés. Lorsque lutilisateur crée une donnée, le choix du niveau des attributs privés nest pas saisissable : ce niveau correspond obligatoirement au niveau de la donnée. Lorsque lutilisateur modifie une donnée, il peut choisir le niveau des attributs privés et donc saisir ensuite une valeur spécifique à ce niveau. Par défaut, lapplication propose la valeur actuelle de lattribut privé. Linformation du niveau de partage des attributs privés apparaît sur la barre détat des fenêtres de lapplication, lorsque la donnée est partagée. Il est possible de supprimer une valeur dattributs privés en cliquant sur le bouton « Réinitialiser les attributs de ce niveau » après avoir sélectionné le niveau concerné.

23 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique – Application métier Attributs privés - Exemple Exemple de paramétrage du profil de Tva privilégié dun compte général Soit le compte Achats de marchandises de niveau « Dossier », créé depuis la société S1 et possédant 2 profils de Tva. Le profil de Tva privilégié « Déductible débit taux normal » est défini pour le niveau « Dossier »

24 Sage 1000 © 2010 Sage - Tous droits réservés Mise en pratique – Application métier Attributs privés - Exemple Pour la société 2, nous allons indiquer que le profil de Tva privilégié est « Déductible débit taux réduit ». Pour ce faire, il faut sélectionner la société de travail S2 et cliquer sur le sélecteur de partage, onglet « Attributs privés », de la fiche du compte Le niveau de partage Société 2 de longlet « Attributs privés » doit ensuite être sélectionné. Ce niveau apparaît sur la barre détat (à droite de linformation « Attributs »). Le profil de Tva privilégié « Déductible débit taux réduit » doit être sélectionné et la fiche du compte enregistrée. Pour la société 1, le profil de Tva privilégié est toujours « Déductible débit taux normal » (valeur par défaut du compte pour le dossier)


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