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REUNION DE FIN DANNEE 2008 LE 18 NOVEMBRE 2008 SOPHIA ANTIPOLIS.

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1 REUNION DE FIN DANNEE 2008 LE 18 NOVEMBRE 2008 SOPHIA ANTIPOLIS

2 Délégation Côte dAzur l SOMMAIRE Le calendrier de fin dannée Le pointage des historiques Les charges à payer Les audits Lachat Lorganisation DR20

3 Délégation Côte dAzur l Quest ce que les charges à payer? Elles permettent de constater la dépense sur lannée Le budget est donc consommé en 2008 alors que le payement est fait en début dannée Ces dépenses sont considérées faites sur lannée 2008

4 Délégation Côte dAzur l Votre responsabilité à constater des charges à payer? Le but est de rattacher les charges 2008 à lexercice 2008 afin que les comptes 2008 soient le plus sincère et véritable tout en permettant la suppression de la période complémentaire. (2 mois traditionnellement). Ce travail vous incombe.

5 Délégation Côte dAzur l Que faut il que vous fassiez pour constater des charges à payer? Deux choses simples: Pour les bons de commande classiques: si le bien est livré mais que vous navez pas la facture ou que vous navez pas le temps de traiter la facture alors validez le service fait. BFC calculera automatiquement la charge à payer. Pour les bons de commande prévisionnel: vous devez réduire le bon de commande annuel au niveau du montant du service fait selon une estimation la plus proche de la réalité. BFC constatera alors ce montant automatiquement en charge à payer.

6 Délégation Côte dAzur l Point détape sur les audits Objectif en terme de nombre daudits à réaliser: Avoir audités tous les laboratoires sur 3 ans Année 2007: 5 audits prévus – 5 audits réalisés Année 2008: 16 audits prévus – 13 réalisés Pourquoi des audits?: 1.Le comptable ne fait plus de double contrôle a priori systématique. Il remplace ce contrôle par un contrôle soit contemporain soit a posteriori et part sondage en les recentrant sur les « zones à risques ». 2.Lordonnateur doit fiabiliser lachat par des contrôles contemporain ou a posteriori. 3.Le DU doit fiabiliser ses process financiers et comptables puisque son autonomie est forte.

7 Délégation Côte dAzur l Laudit de la DR20 Il est basé sur une architecture nationale imposée: 25 factures 25 missions 8 achats Mais complété par une méthodologie propre à la DR20 Discussion autour dune « check list » de thèmes financiers et comptables. Et un compte rendu permettant: 1.Une discussion entre le DU, le comptable, la Déléguée Régionale 2.La signature de tous les participants 3.Lengagement réciproque DU-DR à réaliser des actions correctives

8 Délégation Côte dAzur l Pouvoir discuter avec le DU, ce qui a permis de répondre aux demandes des gestionnaires afin dêtre mieux compris dans leur métier Pouvoir former les DU à la gestion financière et comptable, ce qui a été fait en février 2008 par la confection dun module de formation Trouver une méthode permettant de se fixer des objectifs damélioration à réaliser et sy tenir Permettre un diagnostic des process et voir les manques, notamment la rédaction du guide des recettes, la difficultés de lecture des états de frais Avoir un référentiel à jour des pratiques et de la réglementation sous forme de guide de la gestion financière et comptable Déterminer la mauvaise organisation de lachat dans la plupart des laboratoires et proposer une organisation type Les résultats généraux obtenus par les audits

9 Délégation Côte dAzur l Lorganisation de lachat (pour mémoire, car déjà expliqué) Désignation des acheteurs des laboratoires Formation des acheteurs (savoir négocier, les outils, lachat au CNRS, rencontre avec gestionnaires et ACMO) Travail des gestionnaires sur la nomenclature Rencontre des acheteurs et des gestionnaires sur la nomenclature afin de définir la politique « réglementaire » des achats du laboratoire puis « commerciale »

10 Délégation Côte dAzur l La carte achat Les chiffres : Expérimentation du 15/09/2007 au 31/10/ laboratoires + 2 services de la DR 19 cartes achat 571 transactions pour euros Déploiement à partir de novembre laboratoires + 2 services de la DR 38 cartes achats

11 Délégation Côte dAzur l Lorganisation DR20 Lorganigramme: Les guides: Les départs et arrivées: 1.Katia Maspimby remplace Isabelle LENOIR 2.Isabelle Lenoir remplace Lysiane Lenoir 3.Frederic Fontaine remplace Christine Bonnet 4.Serge Dupont remplace Frederic Fontaine 5.Vanessa Bodin remplace Serge Dupont (CDD 10 mois)


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