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111 C. DEMARRAGE DU PROJET. 222 Démarrage du projet : Plan de travail & budget annuel (PTBA) Lobjectif du PTBA Le PTBA fait partie des clauses de lAF.

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1 111 C. DEMARRAGE DU PROJET

2 222 Démarrage du projet : Plan de travail & budget annuel (PTBA) Lobjectif du PTBA Le PTBA fait partie des clauses de lAF. Cest un outil essentiel de gestion comprenant le chronogramme, le plan dactivités et le détail des budgets pour lannée à venir. Dès lannée 2, il comprend également le bilan de lannée précédente. Cest une activité-clé lors de la préparation avant la mise en œuvre. Pourquoi est-il nécessaire? Il intègre les priorités de gestion, de mise en œuvre, il facilite la mobilisation du personnel et des ressources, et prévoit les méthodes de passation des marchés. Il est nécessaire pour que les bailleurs libèrent les fonds. Il sert doutil de gestion, de contrôle des coûts, de revue et dévaluation des performances et réalisation des objectifs à la fin de chaque année.

3 333 Démarrage du projet : PTBA Les procédures du PTBA Soumission à temps du projet de PTBA au FIDA (tel que prévu dans lAF), en même temps que le PPM 18 mois. Soumission du projet de PTBA et de PPM pour lannée N+1 au 31 octobre de lannée N FIDA (CPM): l«avis de non-objection » concernant le projet de PTBA et de PPM est envoyé habituellement sous une période de 30 jours Finalisation du PTBA et du PPM par lUCP (dans la période prévue dans lAF avant le début de lannée de mise en œuvre) + Approbation par le Comité de Pilotage du Projet + transmission du PTBA et PPM finalisés au FIDA

4 444 Démarrage du projet : PTBA Les procédures du PTBA (2) Synthèse des progrès & de la performance depuis lentrée en vigueur (pour lannée passée et en cumulatif) Description du plan de travail de lannée: objectifs (pourquoi?); activités (comment?); réalisations & produits (quoi?); intrants requis; mise en œuvre (quand?); responsabilités institutionnelles (qui?); indicateurs S&E; etc. Activités de S&E (analyse comparative, fonctionnement du système de S&E); données vers limpact relatives aux villages et foyers participants, résultats attendus, etc. Données quantitatives des activités prévues sous forme de tableau, y compris détails physiques et financiers, les sources des fonds et les tableaux budgétaires synthétiques. Plans dactivités mensuels & chronogrammes de mise en œuvre

5 555 Démarrage du projet : PTBA Les éléments clefs du PTBA doit contenir plusieurs éléments-clés… 1.Lintroduction 2.Le plan dactivités et dutilisation des ressources 3.Le plan de passation des marchés 4.Le plan de formation & dassistance technique 5.Le budget & le plan de financement

6 666 Démarrage du projet : PTBA Revue du PTBA Aspects procéduraux – est-il soumis par les Autorités Officielles selon un chronogramme et une méthodologie définis dans lAF?

7 777 Démarrage du projet : PTBA Revue du PTBA (2) – Fiche de contrôle Est-il complet? Contient-il un plan synthétique des progrès, des activités à réaliser, des ressources, des budgets, du PPM, du plan de formation & dassistance technique? Est-il lié au cadre logique? Lorientation stratégique et les sous-plans des différentes composantes y sont-ils reflétées? Les activités et résultats sont-ils bien quantifiés et existe-t-il une cohérence entre eux? La mise en œuvre semble-elle réaliste, les cibles appropriées? Le système de S&E est adéquat et fonctionnel? Y a-t-il des mesures et activités appropriées pour suivre limpact? Cohérence budget par rapport activités et résultats prévus?

8 888 Démarrage du projet : PTBA PTBA de première année Planifier les actions pour lannée à venir. Clarifier les rôles et responsabilités de chacun. Déterminer ce quil faut acheter/contracter, et comment Outil majeur pour mesurer les progrès réalisés pour que le développement et limpact soient efficaces. Déterminer la stratégie de communication Engager lenquête de référence et anthropométrique Préparer et valider les manuels (i) de procédures administratives, financières et comptables, (ii) dopérations et (iii) de suivi évaluation Mettre en place le système de S&E

9 999 3.UCP: Véhicules & équipements de bureau (nécessaires pour démarrer et installer le projet) Véhicules 4X4 Ordinateurs, imprimantes, logiciels Fax, photocopieuse; téléphones Matériel de bureau, climatiseurs Démarrage du projet : PTBA PTBA – activités habituelles en année 1 (non exhaustif) 2.Autres contrats Logiciels de comptabilité & de SE Formation nécessaire Formation en informatique Enquête de base (référence et anthropométrique Sensibilisation, formation et plan de communication 4.Frais récurrents Salaires et indemnités du personnel de lUCP Fonctionnement et entretien des véhicules Fonctionnement et entretien du bureau Fournitures de bureau (consommables) 1.Assistance technique Spécialiste passation de marchés Spécialiste en S&E Bureau d études pour préparation des manuels de projets Autre assistance technique, le cas échéant

10 10 Démarrage du projet : PTBA Passations de marché au démarrage Caractéristiques souhaitées du PPM 1.Structure claire 2.Cohérence avec les objectifs et le PTBA 3.Estimations financières conformes au budget annuel et à laffectation générale des fonds 4.Méthodes de passation des marchés conformes au cadre réglementaire et aux directives du FIDA 5.Chronogramme réaliste du plan de passation des marchés

11 11 Structure idéale Plan sur 18 mois Montre pour chaque action dachat: (i) la catégorie, (ii) le taux de financement, (iii) la méthode dachat, (iv) les coûts estimés, (v) les quantités, (vi) lexigence de revue préalable et (vii) le chronogramme prévu pour la totalité du processus. Les marchés prévus sont présentés par composante et correctement identifiés et référencés. Les différents marchés sont groupés selon les catégories (biens/travaux/services) pour chaque composante. Dans chaque catégorie, les différents marchés sont groupés en lots ou paquets codés pour accroître la concurrence, lefficacité et avoir de meilleurs prix. Démarrage du projet : PTBA Revue du PPM (fiche de contrôle) - 1

12 12 Cohérence avec les objectifs & le plan de travail annuel du projet Les marchés prévus sont alignés avec les objectifs du projet. La nature & la quantité des biens/travaux/services sont conformes au rapport de pré-évaluation (coûts détaillés). La nature et la quantité de biens/travaux/services sont conformes aux activités figurant dans le PTBA. Prévisions financières en conformité avec le budget annuel et laffectation générale des fonds Les prévisions de coûts sont raisonnables. Les prévisions de coûts sont clairement reflétées dans le budget annuel. Les prévisions de coûts rentrent dans le cadre de laffectation générale des fonds du projet (par catégorie de dépenses). Démarrage du projet : PTBA Revue du PPM (fiche de contrôle) - 2

13 13 Méthodes de passation des marchés en adéquation avec le cadre réglementaire Conformité avec lAF Conformité avec les directives du FIDA et la réglementation nationale Chronogramme réaliste des activités de passation des marchés Le chronogramme prévu pour chaque marché (de la préparation des dossiers dappel doffres à la signature du contrat) est réaliste; Les dates de livraison des biens/travaux/services sont conformes aux cibles physiques conformément au PTBA Démarrage du projet : PTBA Revue du PPM - 3

14 14 Démarrage du projet : PTBA Introduction Après le démarrage et la mise en place des systèmes permettant une mise en œuvre efficiente, le projet met en œuvre son PTBA par… 1.Lachat des biens et des services et le recours aux services (passation des marchés)… 2.Lutilisation des ressources financières du don du FIDA, du gouvernement et des cofinanciers (gestion financière) 3.La supervision des activités sur le terrain (suivi et évaluation)

15 15 Les contraintes et les réussites sont des préoccupations partagées par tous les acteurs Approche de collaboration: Etablir des relations avec les acteurs et travailler en équipe pour: maximiser les synergies, les partenariats, la gestion des savoirs et linnovation (RB-COSOP) assurer la qualité de la mise en œuvre Premier rôle du projet: atteindre les objectifs & limpact du projet en assurant les responsabilités fiduciaires. Premier rôle du FIDA: assister et faciliter la mise en œuvre en assurant les responsabilités fiduciaires. Démarrage du projet : PTBA Principes généraux - 1

16 16 Suivre lévolution du projet par rapport aux cibles, aux objectifs de développement et aux indicateurs; Surveiller la passation des marchés et les décaissements effectués (en concertation avec lUnité dAppui à la Mise en Œuvre du Portefeuille du FIDA (unité basée au MEP)) Assurer lefficacité du système de gestion financière; Revoir la conformité aux clauses de lAF. Démarrage du projet : PTBA Principes généraux - 2

17 17 Démarrage du projet : PTBA Principes généraux - 3 Evaluer les risques et les contraintes afin de réussir la mise en œuvre, garantir la durabilité et offrir des solutions pratiques; Revoir la pertinence, dans le temps, du projet pour le pays, les bénéficiaires et les priorités de développement du FIDA; procéder à des modifications éventuelles; Procéder à des enquêtes de satisfaction régulières Evaluer la qualité de la mise en œuvre, garantir ladhésion et lIMPACT! Ne pas perdre de vue lIMPACT sur les populations rurales pauvres.

18 18 Démarrage du projet : PTBA Eléments complémentaires Eléments complémentaires à partir de la 2 ème année du projet Létat davancement physique constaté durant lannée précédente, notamment les données quantitatives; Létat davancement financier durant lannée précédente, notamment les couts sous-estimés & les économies réalisées, lanalyse des flux financiers provenant des bailleurs; La performance dans la passation des marchés; Les contraintes et les problèmes rencontrés durant lannée précédente et les recommandations pour les résoudre; Les leçons tirées et la justification des activités proposées.

19 19 Consolidation des plans de développement du village/de la communauté, dans le PTBA du projet Plus: Eléments concernant lUCP et lagence dexécution (investissement + récurrent) Coûts des contrats des prestataires de services Autres éléments spécifiques du projet Démarrage du projet : PTBA Eléments habituels à partir de la seconde année

20 20 Limportance dun PTBA efficace ne doit pas être sous-estimée – il ne sagit pas seulement de procédures ou de rapidité dexécution! => Le PTBA sert doutil de planification et de suivi commun, avec lensemble des acteurs => Il faut des critères et des règles claires dans lélaboration et le traitement dun PTBA Démarrage du projet : PTBA Conclusion


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