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0 Patrick Caverivière Virginie Ridel Bénédicte Bailleul Jo Casson Stéphanie Canard « Pour faire face à la crise, l'externalisation de certaines activités.

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1 0 Patrick Caverivière Virginie Ridel Bénédicte Bailleul Jo Casson Stéphanie Canard « Pour faire face à la crise, l'externalisation de certaines activités RH constitue une des solutions les plus appropriées. » Thomas Chardin Ingénierie et achats de formation Les petits déjeuners de lExternalisation

2 Document confidentiel et non contractuel1 Sommaire Le regard des achats –Patrick Caverivière, consultant en achats de prestations intellectuelles Le regard de Ressources Humaines –Virginie Ridel, Chef de projets Ressources Humaines chez Audiens Lapproche de Demos Outsourcing –Bénédicte Bailleul, Directrice ECA-Demos Outsourcing Retour client MDBA et Rolls Royce : le vendor management –Jo Casson, Responsable du centre de services de Saltash (UK) Retour client secteur pharmaceutique –Stéphanie Canard, chef de projet externalisation – Echanges avec les participants

3 2 1 - Le regard des achats Patrick Caverivière, consultant en achats de prestations intellectuell es

4 Document confidentiel et non contractuel3 3 niveaux dintervention des acheteurs Référencement Pilotage des appels doffre Management des fournisseurs

5 Document confidentiel et non contractuel4 La formation continue : un marché complexe et atypique Une offre de formation large et hétérogène – acteurs recensés Des segments de marchés très atomisés et des niches dexpertises Diversité des acteurs –Domaines dintervention : généralistes, spécialistes, multispécialistes –Modalités : inter, intra, blended,… La connaissance et la veille marché sont indispensables

6 Document confidentiel et non contractuel5 La complexité des achats de formation Référencement –Qui référencer ? –Comment obtenir des remises avec de faibles volumes ? Pilotage des appels doffre –Comment rédiger lappel doffre ? Un travail dingénieur pédagogique et dexpert métier –Comment définir les critères de choix ? –Comment évaluer les propositions ? Absolue nécessité dintégrer laspect pédagogique. –Comment estimer les prix ? Management des fournisseurs –Comment les piloter ? –Comment intégrer la gestion des risques ? 2 niveaux de difficulté –Réponse au besoin au juste de prix –Organisationnel : est-ce rentable pour une direction achats de consacrer le temps nécessaire ?

7 Document confidentiel et non contractuel6 Facteurs clés de succès Mettre en place un processus dachat en phase avec les objectifs stratégiques de lentreprise en matière de formation Travailler en synergie prescripteur/acheteur/métier pour un achat performant acheter en pédagogue Anticiper la programmation des besoins dachats de formation Bien connaître loffre de formation Organiser le suivi des prestataires principaux, définir les SLA

8 7 2 - Le regard des Ressources Humaines Virginie Ridel, Chef de projets Ressources Humaines

9 Document confidentiel et non contractuel8 Spécialiste de la protection sociale Positionnement –Groupe de protection sociale à taille humaine solidaire de tous les métiers de la culture et de la communication qui accompagne ses publics tout au long de la vie Chiffres clés »1,3 Milliard » allocataires retraite, soit » salariés couverts avec leur famille »730 collaborateurs 30% H et 70% F 30% de cadres, 35% dAM et 35% demployés –Une stratégie tournée au service du client »Une stratégie adaptée à un nouveau contexte »Développer une offre complète dans tous les domaines de lassurance de personne »Renforcer la relation client

10 Document confidentiel et non contractuel9 Le développement des compétences au cœur de la stratégie des Ressources Humaines Les priorités pour les années à venir –Développer les compétences –Créer des nouveaux métiers qui répondent à nos besoins type –Renforcer nos rémunérations en les associant aux compétences et à la valeur ajoutée –Recentrer les emplois sur ceux qui apportent de la valeur ajoutée. –Fédérer les équipes autours de projets porteurs Dimportants chantiers à prévoir –GPEC et politique Formation

11 Document confidentiel et non contractuel10 Une organisation des RH alignée sur notre stratégie

12 Document confidentiel et non contractuel11 La formation au sein dAudiens Son objectif : accompagner la stratégie »Plan de formation triennal »5 formateurs internes dédiés à la formation technique métier »Une très forte implication de toute la DRH –Des projets de formation ambitieux »Connaissance de nos clients »La relation client »Léconomie sociale »Management Des chiffres à la hauteur de nos ambitions –Budget : 1million, Soit 3,5% de MS – heures en 2008 –52% des effectifs ont suivi au moins une formation en 2008

13 Document confidentiel et non contractuel12 Forces et limites de lorganisation Un pilotage dans une organisation matricielle Les points forts »Une vision élargie des besoins en compétences »Une fonction formation effective et ancrée dans la stratégie de développement des compétences »Des relais de formation au cœur des services Les limites »Multiplicité des missions »Coordonner les formations transversales »Pilotage des prestataires

14 Document confidentiel et non contractuel13 Ressources Humaines et achats : un besoin de synergie Une méthodologie adaptée aux « petits » appels doffre Une démarche appropriée Mais pas de possibilité de négocier les prix en raison des faibles volumes De vrais besoins de synergie pour les grands projets Les dimension relevant de la DRH -Alignement avec la stratégie -Coordination avec les métiers -Définition du cahier des charges Les dimensions relevant de la direction des achats -Centraliser pour suivre les prestataires -Négocier les conditions tarifaires -Apporter les méthodes et fournir les outils

15 Lapproche de Demos Outsourcing Bénédicte Bailleul Directrice de Demos Outsourcing

16 Document confidentiel et non contractuel15 Une offre modulaire pour une prestation sur mesure Suivi administratif Elaboration du plan Management des fournisseurs Optimisation des financements SI formation Logistique Reportings & Qualité Gestion du DIF

17 Document confidentiel et non contractuel16 Une offre modulaire pour une prestation sur mesure Elaboration du plan Optimisation des financements Suivi administratif SI formation Logistique Reportings & Qualité Gestion du DIF Management des fournisseurs

18 Document confidentiel et non contractuel17 Un travail en étroit partenariat DRH & Formation Service Achat Expertise Formation Expertise Achat Expertise externalisation Directions opérationnelles

19 Document confidentiel et non contractuel18 3 domaines dintervention Référencement Réduction du nombre de fournisseurs Mise en place daccords cadres Pilotage dappels doffre Management des fournisseurs

20 Document confidentiel et non contractuel19 Les caractéristiques de la chaîne fournisseur Fournisseurs nombreux Dépenses éclatées Multitude de petites entreprises/ ou individuels Lengagement des fournisseurs repose sur le relationnel Manque de standardisation dévaluation Manque de contrats de service et dindicateurs de performance Les risques commerciaux potentiels Multiplication des coûts Occasion de faire des achats en gros perdue Qualité des interventions, la crédibilité des fournisseurs ? Pas de mesure du ROI Réduire le nombre de fournisseurs

21 Document confidentiel et non contractuel20 Experts Techniques Associations Fournisseurs/ Clients Consultants Entreprises de formation Division A B C D E F G H I J K Professeurs et Experts en la matière Ancien Employés Ressources Internes Établissements dEnseignement Supérieur & Universités Réduire le nombre de fournisseurs

22 Document confidentiel et non contractuel21 Experts Techniques Ressources Internes Anciens Employés Associations Formateurs et Experts en la matière Fournisseurs / Clients ConsultantsÉtablissements dEnseignement Supérieur & Universités Entreprises de Formation Division A B C D E F G H I J K Partenaire externalisé Réduire le nombre de fournisseurs

23 Document confidentiel et non contractuel22 Notre démarche dappel doffres Un processus clairement défini Des outils Recueil des besoins Cahier des charges Sourcing (panel) Short list Soutenance Sélection Contrat Validation client

24 Document confidentiel et non contractuel23 Suivre les fournisseurs et la qualité des prestations Un processus dévaluation standardisé Une mesure objective à travers des engagements (SLA) et des indicateurs clés de performance Plan damélioration continue Analyse qualité/prix : des outils pour prendre les bonnes décisions contribuant à augmenter la VA

25 Document confidentiel et non contractuel24 Et quand Demos est prestataire… Demos Outsourcing : une filiale autonome Des processus clairement établis La neutralité grâce à une analyse sur des critères objectifs La confidentialité La décision prise par le client Des engagements de service permettant de suivre les prestataires sur un plan qualitatif et quantitatif

26 Document confidentiel et non contractuel25 Notre positionnement et notre valeur ajoutée FormationExternalisation Achats

27 Retour client : le Vendor Management pour MBDA et Rolls Royce Jo Casson, du centre de services de Saltash (UK)

28 Document confidentiel et non contractuel27 MBDA : vendor management and logistic Contexte –Filiale dEADS – collaborateurs dont au Royaume Uni –Budget formation : 1 M £ –600 fournisseurs en 2002 Enjeu –Augmenter lefficience des formations Demande initiale –Rationnaliser les achats de formation –Piloter les fournisseurs avec des engagements de service –Former plus au même coût

29 Document confidentiel et non contractuel28 Solution mise en place Externalisation De lensemble de la chaine de mangement des fournisseurs Des processus administratifs Centralisation du pilotage de la formation avec un processus délaboration du plan »Implémentation dun SI full Web »Réduction du nombre de prestataires »Mise en place doutils de pilotage

30 Document confidentiel et non contractuel29 Résultats obtenus Un alignement des formations sur la stratégie de lentreprise Réduction du nombre de fournisseurs à 250 Remises obtenues sur les formations : de 15% à 40 % Optimisation de lintra Augmentation du nombre de personnes formées de 30% à budget équivalent

31 Document confidentiel et non contractuel30 Ce que MBDA dit We are pushing the boundaries of a seamless service, so that every participant receives the same degree of high care and attention... we are constantly striving to measure return on investment, as well as demonstrating savings and innovation in the provision of learning & development. I particularly value the high level of responsiveness from the administration team and the close relationship that the L&D team at MBDA has developed with Hemsley Fraser / Demos Outsourcing Gemma Todd Human Resources Manager Learning & Personal Development - MBDA

32 Document confidentiel et non contractuel31 Rolls Royce : vendor management Contexte –Leader de la technologie de turbine à gaz –Leader dans les marchés de laérospatial civil, de la défense et de lénergie –Budget formation : 30 M £ dont 7 M £ au UK –800 fournisseurs en 2007 Demande initiale –Externaliser le management des fournisseurs Objectifs –Augmenter la qualité des formations –Réduire les coûts de formation de 25%

33 Document confidentiel et non contractuel32 Solution mise en place Externalisation de type « vendor management » –Gestion complète de la chaine des fournisseurs Etape 1 : la Grande-Bretagne –Mise en place dun SI full web –Standardisation des processus dachat de formation –Mise en place de contrats cadres –Pilotage des appels doffre –Suivi qualité grâce à la mise en place de contrats –Subrogation de la facturation : 1 seule facture par mois au lieu de 180 ! Etape 2 : extension européenne Allemagne Pays du Nord Europe centrale

34 Document confidentiel et non contractuel33 Résultats obtenus Réduction du nombre de fournisseurs à 300 Remises obtenues sur les formations : de 15% à 40 % Réduction des coûts pédagogiques de 28% Un alignement des formations sur la stratégie de lentreprise

35 Document confidentiel et non contractuel34 Ce que Rolls Royce dit Utterly professional, courteous at all times, refreshingly down to earth. Like one of the Big Four professional services firms but without the superiority complex/attitude that sometimes comes with that particular territory. Adam Bruch Purchasing Manager Rolls-Royce

36 Document confidentiel et non contractuel35 Les bénéfices Augmentation de la qualité Baisse des coûts Simplification des processus Efficience

37 Retour client : industrie pharmaceutique Stéphanie canard, chef de projet

38 Document confidentiel et non contractuel37 Le contexte : Client dans lindustrie pharmaceutique Chiffres Clés –Effectif de Pers –Entre h et h de formation –Environ 250 prestataires de formation –Environ 1300 Factures / An Mode de fonctionnement des achats de formation depuis 9 ans –Travail en partenariat avec les Achats et le service RH

39 Document confidentiel et non contractuel38 Le pilotage des prestataires de formation Rencontre de nouveaux prestataires de formation par Demos Outsourcing Proposition de nouveaux prestataires au client Référencement de lensemble des prestataires par le service achat Point annuel avec les prestataires les plus sollicités Négociation annuelle en partenariat avec le service achat pour les prestataires dépassant un CA de 30K –GPEC et politique Formation

40 Document confidentiel et non contractuel39 Partenariat mis en place avec le service achat Objectifs des Achats Respecter la Politique Achat Obtenir des Remises Négocier des Contrats de Service sur le long terme Réponses aux besoins de formation Qualité Pédagogique Suivi de la prestation Connaissance intime du marché Equilibre Coût / Prestation de Qualité Apport Demos Outsourcing Réponses aux besoins de formation Qualité Pédagogique Suivi de la prestation Connaissance intime du marché Apport Demos Outsourcing

41 Document confidentiel et non contractuel40 Pilotage dun Appel dOffre stratégique Mise en place dune formation de dynamique commerciale et managériale pour léquipe force de vente : Démarche Recueil des besoins Cahier des Charges Lancement de lAO Soutenance Sélection Contrat En partenariat avec le RH et le service Commercial/Marketing : Equipe Projet Consultation de 4 prestataires Rencontre de tous les prestataires Etabli en collaboration avec les achats

42 Document confidentiel et non contractuel41 Gouvernance mise en place avec le prestataire retenu Réunion préparation Prestataire / Equipe projet: Définition des objectifs et Résultats Attendus 1 Réunion sur lIngénierie Pédagogique : Construction et validation des parcours personnalisés 2 Réunion Débrief + Compte rendu après chaque session de formation 3 Evaluation de la satisfaction des stagiaires à lissue de chaque session de formation : Objectif Note Mini Globale de 15/ Evaluation du ROI : Objectif daugmentation du CA de 5% BONUS / MALUS de 10% appliqué en fonction de latteintes des objectifs 6

43 Document confidentiel et non contractuel42 Optimisation de la gestion des formations linguistiques Contexte –5 Prestataires de formation linguistique –300 Stagiaires par an –Des méthodes et outils différents –Une qualité de prestation hétérogène –Des tarifs disparates –Besoin de cadrage Objectifs –Homogénéiser les pratiques –Standardiser le système dévaluation –Obtenir un même niveau de qualité pédagogique chez chaque prestataire –Diminuer et les coûts et homogénéiser les tarifs –Un suivi administratif simplifié

44 Document confidentiel et non contractuel43 Optimisation de la gestion des formations linguistiques Mise en place dune charte qualité Langue –Engagement de chaque prestataire sur un processus qualité commun –Mise en place dune échelle de niveau commune construite en collaboration avec lensemble des prestataires –Pilotage et cadrage par Demos outsourcing des prestataires de langues via des outils communs: un échéancier, Tableau de suivi, … –Mise en place dune évaluation du prestataire à mi parcours et en fin de formation Négociation Tarifaire –Mise en place dune négociation annuelle de chaque prestataire de langues avec les Achats –Objectif: avoir un tarif unique langue –Notre apport : la connaissance du prestataire et de ses spécificités

45 Echanges entre les participant

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