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Slide no 1 2105/2002 Assurances de transport AGENDA 1 - HISTORIQUE 2 - PROCEDURE EN COURS 3 – PROCEDURE PROPOSEE : PRINCIPES 4 –PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE.

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1 Slide no /2002 Assurances de transport AGENDA 1 - HISTORIQUE 2 - PROCEDURE EN COURS 3 – PROCEDURE PROPOSEE : PRINCIPES 4 –PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE 5 –PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES 6 - FINALISATION DE LA PROPOSITION

2 Slide no /2002 Assurances de transport 1 - HISTORIQUE Module import/export intégré dans SIRIAC en 1994 Groupe de travail constitué pour assurances transport –But : rationaliser la procédure en vigueur –Dernière réunion le 16/11/1994 –Processus relancé le 28/11/2000 Migration de SIRIAC sur le WEB (début 2002) -> opportunité pour automatiser ou revoir certaines procédures Situation aujourdhui : –Plusieurs réunions organisées avec les services concernés et AXA –Paramétrage de lapplication effectué selon spécifications du tarif –Développements nécessaires effectués Etape suivante (aujourdhui) –soumisison dune proposition dimplémentation –Approbation éventuelle de cette proposition –Date à convenir pour mise en production définitive

3 Slide no /2002 Assurances de transport 2 - PROCEDURE EN COURS Etape 1 – Envoi des demandes Import/Export 1.Déterminer si assurance nécessaire 2.Editer la demande dassurance (4 ex.) 3.Enregistrement manuel des demandes 4.Envoi hebdomadaire au Sce juridique (3 ex.) Service Juridique 1.Numérotation séquentielle des demandes 2.Envoi en 2 exemplaires à Cie avec courrier 3.Avis tél. Cie si montant important 4.Retour 1 exemplaire import/export Import/Export 1.Pointage des demandes en retour du service juridique 2.Classement dans les dossiers respectifs

4 Slide no /2002 Assurances de transport 2 - PROCEDURE EN COURS Etape 2 – Traitement demandes Cie assurances 1.Etablissement décompte de primes 2.Envoi au service juridique avec 1 exemplaire de la demande initiale valorisé (taux + montant) Sce juridique 1.Vérification montant calculé 2.Envoi des demandes à la section débiteurs et teams avec le décompte de primes Section débiteurs et teams 1.Etablissement récapitulatif manuel par code budget. 2.Regroupement demandes < 30 CHF sur code Si team, photocopie demande (justificatif) 4.Transmission des copies avec le décompte de prime au bureau des factures

5 Slide no /2002 Assurances de transport 2 - PROCEDURE EN COURS Etape 3 – Facturation et paiement Bureau factures 1.Saisie manuelle dune en-tête de facture dans le système (GFAAGC) 2.Création des écritures comptables (GECR) 3.Transmission du decompte de primes et des demandes au bureau des paiements Bureau paiements 1.Ultime vérification des montants 2.Préparation du paiement 3.Envoi du décompte et des demandes au bureau archives Bureau Archives 1.Mise du décompte et des copies de demandes dans le classement factures.

6 Slide no /2002 Assurances de transport 2 - PROCEDURE EN COURS Schéma global Import/Export Compagnie dassurances Service juridique Section débiteurs et teams Bureau des factures Bureau paiements Bureau Archives Envoi des demandes dassurance ( 3 ex.) Retour 1 exemplaire(délai 15 j) Transmission des demandes (2 ex,) Retour 1 ex. valorisé + décompte primes Envoi demandes + décompte primes Transmission demandes + décompte prime Transmission décompte primes + demandes Envoi décompte + demandes

7 Slide no /2002 Assurances de transport 2 - PROCEDURE EN COURS BILAN Nombreux services impliqués Traitement largement manuel Coût de traitement estimé à 5,10 jours/homme/mois Manque de transparence des coûts Délais de traitement

8 Slide no /2002 Assurances de transport 3 – PROCEDURE PROPOSEE : PRINCIPES ETAPES Etape 1 : Intégration EDH: – insertion automatique des données permettant la génération des commandes dassurance (Intervenant AS avec article ASS générique) Etape 2 : Traitement du mouvement par import/export: –Mise à jour des données assurance (article spécifique + valorisation) Etape 3 : Génération des commandes dassurance et passage de ces commandes à la bonne étape par batch journalier Etape 4 : Génération de la liste récapitulative des assurances par batch 1 fois par semaine Etape 5 : Lancement du traitement de facturation par batch 1 fois par semaine

9 Slide no /2002 Assurances de transport 3 – PROCEDURE PROPOSEE BENEFICES Processus entièrement automatique depuis EDH jusquà lenvoi de la demande à AXA. Aucune intervention ou contrôle manuel nécessaires Toutefois, possibilité dintervenir à tout moment dans le processus : –Pour les expéditions ne venant pas de EDH –Pour modifier les données des demandes EDH Supprimer une demande dassurance Modifier certaines données (montant, etc….) Transparence complète des coûts

10 Slide no /2002 Assurances de transport 3 - PROCEDURE PROPOSEE Schéma global Saisie demande exp/transport WEB EDH Intégration demandes Génération cdes assurance Génération liste assurances Traitement de facturation Commandes sur Le Web Consultation éventuelle cdes Web Facturation sur la base de la liste hebdomadaire Traitement de paiement

11 Slide no /2002 Assurances de transport 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE SUR LA BASE DU TARIF AXA 1 – Définition de groupes de pays correspondant aux zônes du tarif 2 - association de chaque pays au groupe correspondant (dans la table des paramètres) 3 – Définition dun article générique assurance et des articles spécifiques correspondant aux lignes du tarif 4 – Définition des référencements articles/fournisseur

12 Slide no /2002 Assurances de transport 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE BASE = TARIF AXA ContinentSuisse ->Mode transportTaux brut EUROPEIntérieur de la Suisse et Liechtenstein0.08% Allemagne/Autriche/Belgique/Danemark/France/ Gr.Bretagne/Hollande/Irlande/Luxembourg Route/fer Avion 0.13% 0.10% Andorre/Espagne/Finlande/Hongrie/Italie/Norvege/ Portugal/Slovaquie/Suède/Tchéquie Route/fer Avion 0.15% 01.0% Grèce, Turquie dEuropeRoute/fer Avion 0.25% 0.15% Albanie/Biélorussie/Bosnie/Bulgarie/Croatie/ Estonie/Islande/Lettonie/Lituanie/Mac;edoine……. Route/fer Avion 0.50% 0/20% ASIEIsrael/Japon/Singapour/Taiwan/Hong-kong/Inde…Avion0.25% Indonésie/Philippines/Russie dasieAvion0.40% Chine/Iran/Pakistan/Coree/VietnamAvion Bateau 0.40% 0.65% AFRIQUETous pays sauf ZaireAvion0.30% ZaireAvion0.40% AMERIQUEUSA/CanadaAvion Bateau 0.20% 0.25% Amérique centrale/Antilles/Amérique du sudAvion Bateau 0.35% 0.45% AUTRES Pays non répertoriés dans le présent tarif Avion0.40%

13 Slide no /2002 Assurances de transport 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE DEFINITION DES CATEGORIES DE PAYS ContinentSuisse ->Cat. paysMode transportTaux brut EUROPEIntérieur de la Suisse et LiechtensteinCH10.08% Allemagne/Autriche/Belgique/Danemark/France/ Gr.Bretagne/Hollande/Irlande/Luxembourg EU1Route/fer Avion 0.13% 0.10% Andorre/Espagne/Finlande/Hongrie/Italie/Norvege/ Portugal/Slovaquie/Suède/Tchéquie EU2Route/fer Avion 0.15% 01.0% Grèce, Turquie dEuropeEU3Route/fer Avion 0.25% 0.15% Albanie/Biélorussie/Bosnie/Bulgarie/Croatie/ Estonie/Islande/Lettonie/Lituanie/Mac;edoine……. EU4Route/fer Avion 0.50% 0/20% ASIEIsrael/Japon/Singapour/Taiwan/Hong-kong/Inde…AS1Avion0.25% Indonésie/Philippines/Russie dasieAS2Avion0.40% Chine/Iran/Pakistan/Coree/VietnamAS3Avion Bateau 0.40% 0.65% AFRIQUETous pays sauf ZaireAF1Avion0.30% ZaireAF2Avion0.40% AMERIQUEUSA/CanadaAM1Avion Bateau 0.20% 0.25% Amérique centrale/Antilles/Amérique du sudAM2Avion Bateau 0.35% 0.45% AUTRES Pays non répertoriés dans le présent tarif 0C1Avion0.40%

14 Slide no /2002 Assurances de transport 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE DEFINITION DES ARTICLES SPECIFIQUES ContinentSuisse ->Cat. paysArticles spécifiquesMode transportTaux brut EUROPEIntérieur de la Suisse et LiechtensteinCH1ASS_CH1_RRoute/fer0.08% Allemagne/Autriche/Belgique/Danemark/France/ Gr.Bretagne/Hollande/Irlande/Luxembourg EU1ASS_EU1_R ASS_EU1_A Route/fer Avion 0.13% 0.10% Andorre/Espagne/Finlande/Hongrie/Italie/Norvege/ Portugal/Slovaquie/Suède/Tchéquie EU2ASS_EU2_R ASS_EU2_A Route/fer Avion 0.15% 01.0% Grèce, Turquie dEuropeEU3ASS_EU3_R ASS_EU3_A Route/fer Avion 0.25% 0.15% Albanie/Biélorussie/Bosnie/Bulgarie/Croatie/ Estonie/Islande/Lettonie/Lituanie/Mac;edoine……. EU4ASS_EU4_R ASS_EU4_A Route/fer Avion 0.50% 0/20% ASIEIsrael/Japon/Singapour/Taiwan/Hong-kong/Inde…AS1ASS_AS1_AAvion0.25% Indonésie/Philippines/Russie dasieAS2ASS_AS2_AAvion0.40% Chine/Iran/Pakistan/Coree/VietnamAS3ASS_AS3_A ASS_AS3_M Avion Bateau 0.40% 0.65% AFRIQUETous pays sauf ZaireAF1ASS_AF1_AAvion0.30% ZaireAF2ASS_AF2_AAvion0.40% AMERIQUEUSA/CanadaAM1ASS_AM1_A ASS_AM1_M Avion Bateau 0.20% 0.25% Amérique centrale/Antilles/Amérique du sudAM2ASS_AM2_A ASS_AM2_M Avion Bateau 0.35% 0.45% AUTRES Pays non répertoriés dans le présent tarif 0C1ASS_OC1_AAvion0.40%

15 Slide no /2002 Assurances de transport 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE Articles Assurance de transport

16 Slide no /2002 Assurances de transport 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE Référencement articles/fournisseurs En cas de changement de tarif ou de compagnie, un seul endroit à maintenir……

17 Slide no /2002 Assurances de transport 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Création de la demande dans EDH

18 Slide no /2002 Assurances de transport 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 1 : Intégration EDH (mouvement)

19 Slide no /2002 Assurances de transport 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 1 : Intégration EDH (intervenant AS)

20 Slide no /2002 Assurances de transport 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 2 : mise à jour des données assurance après traitement du mouvement

21 Slide no /2002 Assurances de transport 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 3 : Génération et traitement des commandes dassurance Génération des commandes dassurance à partir des données intervenant AS (par batch tous les soirs) Mise en place dun enchainement batch pour prendre ces commandes et leur faire franchir les différentes étapes jusquau transfert en comptabilité (par batch tous les soirs)

22 Slide no /2002 Assurances de transport Principe : –Regroupement des commandes dassurance par article, site de départ, mode de transport –Envoi de linformation à Axe sous forme de fax 1 x par semaine Exemple : Article : ASS_EU1_A Assurance de transport par avion - Europe -Categorie EU1 Site de depart : Prevessin(FR). Taux : 0.10 % - Total prime : CHF. Ref. ass Mouvement Date depart Destination Valeur biens Prime AS 13 1 EP /04/2002 BOEHMENKIRCH-DE AS 14 1 EP /04/2002 AACHEN-DE – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 4 : Génération de la liste récapitulative pour AXA

23 Slide no /2002 Assurances de transport 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 4 : Génération de la liste récapitulative pour AXA : Fax

24 Slide no /2002 Assurances de transport 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 5 : Traitement de facturation Etablissement par AXA de la facture sur la base du fax récapitulatif 1 x par semaine Génération de léchéancier et rattachement des commandes concernées –Traitement TGFAA par batch 1 x par semaine Traitement de léchéancier par le bureau des factures –Traitement standard Qualiac

25 Slide no /2002 Assurances de transport 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 5 : Traitement de facturation (exemple)

26 Slide no /2002 Assurances de transport 6 – FINALISATION DE LA PROPOSITION Commentaires sur la proposition Décision sur son adoption Points à préciser : –Fréquence pour lenvoi des fax –Accord sur le mode de facturation Calendrier de mise en production


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