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AGENDA 1 - HISTORIQUE 2 - PROCEDURE EN COURS

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Présentation au sujet: "AGENDA 1 - HISTORIQUE 2 - PROCEDURE EN COURS"— Transcription de la présentation:

1 AGENDA 1 - HISTORIQUE 2 - PROCEDURE EN COURS
3 – PROCEDURE PROPOSEE : PRINCIPES 4 –PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE 5 –PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES 6 - FINALISATION DE LA PROPOSITION Assurances de transport 2105/2002

2 1 - HISTORIQUE Module import/export intégré dans SIRIAC en 1994
Groupe de travail constitué pour assurances transport But : rationaliser la procédure en vigueur Dernière réunion le 16/11/1994 Processus relancé le 28/11/2000 Migration de SIRIAC sur le WEB (début 2002) -> opportunité pour automatiser ou revoir certaines procédures Situation aujourd’hui : Plusieurs réunions organisées avec les services concernés et AXA Paramétrage de l’application effectué selon spécifications du tarif Développements nécessaires effectués Etape suivante (aujourd’hui) soumisison d’une proposition d’implémentation Approbation éventuelle de cette proposition Date à convenir pour mise en production définitive Assurances de transport 2105/2002

3 2 - PROCEDURE EN COURS Etape 1 – Envoi des demandes
Déterminer si assurance nécessaire Editer la demande d’assurance (4 ex.) Enregistrement manuel des demandes Envoi hebdomadaire au Sce juridique (3 ex.) Import/Export Numérotation séquentielle des demandes Envoi en 2 exemplaires à Cie avec courrier Avis tél. Cie si montant important Retour 1 exemplaire import/export Service Juridique Pointage des demandes en retour du service juridique Classement dans les dossiers respectifs Import/Export Assurances de transport 2105/2002

4 2 - PROCEDURE EN COURS Etape 2 – Traitement demandes
Etablissement décompte de primes Envoi au service juridique avec 1 exemplaire de la demande initiale valorisé (taux + montant) Cie assurances Vérification montant calculé Envoi des demandes à la section débiteurs et teams avec le décompte de primes Sce juridique Etablissement récapitulatif manuel par code budget. Regroupement demandes < 30 CHF sur code 14210 Si team, photocopie demande (justificatif) Transmission des copies avec le décompte de prime au bureau des factures Section débiteurs et teams Assurances de transport 2105/2002

5 2 - PROCEDURE EN COURS Etape 3 – Facturation et paiement
Saisie manuelle d’une en-tête de facture dans le système (GFAAGC) Création des écritures comptables (GECR) Transmission du decompte de primes et des demandes au bureau des paiements Bureau factures Ultime vérification des montants Préparation du paiement Envoi du décompte et des demandes au bureau archives Bureau paiements Mise du décompte et des copies de demandes dans le classement factures. Bureau Archives Assurances de transport 2105/2002

6 2 - PROCEDURE EN COURS Schéma global
Service juridique Envoi des demandes d’assurance ( 3 ex.) Import/Export Retour 1 exemplaire(délai 15 j) Transmission des demandes (2 ex,) Retour 1 ex. valorisé + décompte primes Bureau des factures Envoi demandes + décompte primes Compagnie d’assurances Transmission décompte primes + demandes Section débiteurs et teams Transmission demandes + décompte prime Bureau paiements Envoi décompte + demandes Bureau Archives Assurances de transport 2105/2002

7 2 - PROCEDURE EN COURS BILAN
Nombreux services impliqués Traitement largement manuel Coût de traitement estimé à 5,10 jours/homme/mois Manque de transparence des coûts Délais de traitement Assurances de transport 2105/2002

8 3 – PROCEDURE PROPOSEE : PRINCIPES ETAPES
Etape 1 : Intégration EDH: insertion automatique des données permettant la génération des commandes d’assurance (Intervenant AS avec article ASS générique) Etape 2 : Traitement du mouvement par import/export: Mise à jour des données assurance (article spécifique + valorisation) Etape 3 : Génération des commandes d’assurance et passage de ces commandes à la bonne étape par batch journalier Etape 4 : Génération de la liste récapitulative des assurances par batch 1 fois par semaine Etape 5 : Lancement du traitement de facturation par batch 1 fois par semaine Assurances de transport 2105/2002

9 3 – PROCEDURE PROPOSEE BENEFICES
Processus entièrement automatique depuis EDH jusqu’à l’envoi de la demande à AXA. Aucune intervention ou contrôle manuel nécessaires Toutefois, possibilité d’intervenir à tout moment dans le processus : Pour les expéditions ne venant pas de EDH Pour modifier les données des demandes EDH Supprimer une demande d’assurance Modifier certaines données (montant, etc….) Transparence complète des coûts Assurances de transport 2105/2002

10 3 - PROCEDURE PROPOSEE Schéma global
WEB EDH Saisie demande exp/transport Intégration demandes Génération cdes assurance Commandes sur Le Web Génération liste assurances Consultation éventuelle cdes Web Facturation sur la base de la liste hebdomadaire Traitement de facturation Traitement de paiement Assurances de transport 2105/2002

11 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE SUR LA BASE DU TARIF AXA
1 – Définition de groupes de pays correspondant aux zônes du tarif 2 - association de chaque pays au groupe correspondant (dans la table des paramètres) 3 – Définition d’un article générique assurance et des articles spécifiques correspondant aux lignes du tarif 4 – Définition des référencements articles/fournisseur Assurances de transport 2105/2002

12 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE BASE = TARIF AXA
Continent Suisse -> Mode transport Taux brut EUROPE Intérieur de la Suisse et Liechtenstein 0.08% Allemagne/Autriche/Belgique/Danemark/France/ Gr.Bretagne/Hollande/Irlande/Luxembourg Route/fer Avion 0.13% 0.10% Andorre/Espagne/Finlande/Hongrie/Italie/Norvege/ Portugal/Slovaquie/Suède/Tchéquie 0.15% 01.0% Grèce, Turquie d’Europe 0.25% Albanie/Biélorussie/Bosnie/Bulgarie/Croatie/ Estonie/Islande/Lettonie/Lituanie/Mac;edoine……. 0.50% 0/20% ASIE Israel/Japon/Singapour/Taiwan/Hong-kong/Inde… Indonésie/Philippines/Russie d’asie 0.40% Chine/Iran/Pakistan/Coree/Vietnam Bateau 0.65% AFRIQUE Tous pays sauf Zaire 0.30% Zaire AMERIQUE USA/Canada 0.20% Amérique centrale/Antilles/Amérique du sud 0.35% 0.45% AUTRES Pays non répertoriés dans le présent tarif Assurances de transport 2105/2002

13 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE DEFINITION DES CATEGORIES DE PAYS
Continent Suisse -> Cat. pays Mode transport Taux brut EUROPE Intérieur de la Suisse et Liechtenstein CH1 0.08% Allemagne/Autriche/Belgique/Danemark/France/ Gr.Bretagne/Hollande/Irlande/Luxembourg EU1 Route/fer Avion 0.13% 0.10% Andorre/Espagne/Finlande/Hongrie/Italie/Norvege/ Portugal/Slovaquie/Suède/Tchéquie EU2 0.15% 01.0% Grèce, Turquie d’Europe EU3 0.25% Albanie/Biélorussie/Bosnie/Bulgarie/Croatie/ Estonie/Islande/Lettonie/Lituanie/Mac;edoine……. EU4 0.50% 0/20% ASIE Israel/Japon/Singapour/Taiwan/Hong-kong/Inde… AS1 Indonésie/Philippines/Russie d’asie AS2 0.40% Chine/Iran/Pakistan/Coree/Vietnam AS3 Bateau 0.65% AFRIQUE Tous pays sauf Zaire AF1 0.30% Zaire AF2 AMERIQUE USA/Canada AM1 0.20% Amérique centrale/Antilles/Amérique du sud AM2 0.35% 0.45% AUTRES Pays non répertoriés dans le présent tarif 0C1 Assurances de transport 2105/2002

14 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE DEFINITION DES ARTICLES SPECIFIQUES
Continent Suisse -> Cat. pays Articles spécifiques Mode transport Taux brut EUROPE Intérieur de la Suisse et Liechtenstein CH1 ASS_CH1_R Route/fer 0.08% Allemagne/Autriche/Belgique/Danemark/France/ Gr.Bretagne/Hollande/Irlande/Luxembourg EU1 ASS_EU1_R ASS_EU1_A Avion 0.13% 0.10% Andorre/Espagne/Finlande/Hongrie/Italie/Norvege/ Portugal/Slovaquie/Suède/Tchéquie EU2 ASS_EU2_R ASS_EU2_A 0.15% 01.0% Grèce, Turquie d’Europe EU3 ASS_EU3_R ASS_EU3_A 0.25% Albanie/Biélorussie/Bosnie/Bulgarie/Croatie/ Estonie/Islande/Lettonie/Lituanie/Mac;edoine……. EU4 ASS_EU4_R ASS_EU4_A 0.50% 0/20% ASIE Israel/Japon/Singapour/Taiwan/Hong-kong/Inde… AS1 ASS_AS1_A Indonésie/Philippines/Russie d’asie AS2 ASS_AS2_A 0.40% Chine/Iran/Pakistan/Coree/Vietnam AS3 ASS_AS3_A ASS_AS3_M Bateau 0.65% AFRIQUE Tous pays sauf Zaire AF1 ASS_AF1_A 0.30% Zaire AF2 ASS_AF2_A AMERIQUE USA/Canada AM1 ASS_AM1_A ASS_AM1_M 0.20% Amérique centrale/Antilles/Amérique du sud AM2 ASS_AM2_A ASS_AM2_M 0.35% 0.45% AUTRES Pays non répertoriés dans le présent tarif 0C1 ASS_OC1_A Assurances de transport 2105/2002

15 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE Articles ‘Assurance de transport’
Assurances de transport 2105/2002

16 4 – PROCEDURE PROPOSEE : PARAMETRAGE Référencement articles/fournisseurs
En cas de changement de tarif ou de compagnie, un seul endroit à maintenir…… Assurances de transport 2105/2002

17 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Création de la demande dans EDH
Assurances de transport 2105/2002

18 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 1 : Intégration EDH (mouvement)
Assurances de transport 2105/2002

19 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 1 : Intégration EDH (intervenant AS)
Assurances de transport 2105/2002

20 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 2 : mise à jour des données assurance après traitement du mouvement Assurances de transport 2105/2002

21 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 3 : Génération et traitement des commandes d’assurance
Génération des commandes d’assurance à partir des données intervenant AS (par batch tous les soirs) Mise en place d’un enchainement batch pour prendre ces commandes et leur faire franchir les différentes étapes jusqu’au transfert en comptabilité (par batch tous les soirs) Assurances de transport 2105/2002

22 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 4 : Génération de la liste récapitulative pour AXA
Principe : Regroupement des commandes d’assurance par article, site de départ, mode de transport Envoi de l’information à Axe sous forme de fax 1 x par semaine Exemple : Article : ASS_EU1_A Assurance de transport par avion - Europe -Categorie EU1 Site de depart : Prevessin(FR). Taux : 0.10 % - Total prime : CHF. Ref. ass Mouvement Date depart Destination Valeur biens Prime AS EP /04/ BOEHMENKIRCH-DE AS EP /04/ AACHEN-DE Assurances de transport 2105/2002

23 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 4 : Génération de la liste récapitulative pour AXA : Fax
Assurances de transport 2105/2002

24 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 5 : Traitement de facturation
Etablissement par AXA de la facture sur la base du fax récapitulatif 1 x par semaine Génération de l’échéancier et rattachement des commandes concernées Traitement TGFAA par batch 1 x par semaine Traitement de l’échéancier par le bureau des factures Traitement standard Qualiac Assurances de transport 2105/2002

25 5 – PROCEDURE PROPOSEE : ETAPES Etape 5 : Traitement de facturation (exemple)
Assurances de transport 2105/2002

26 6 – FINALISATION DE LA PROPOSITION
Commentaires sur la proposition Décision sur son adoption Points à préciser : Fréquence pour l’envoi des fax Accord sur le mode de facturation Calendrier de mise en production Assurances de transport 2105/2002


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