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Techniques de réunion Philippe Bellissent Janvier 2013 Licence 2 Communication UFR LASH.

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1 Techniques de réunion Philippe Bellissent Janvier 2013 Licence 2 Communication UFR LASH

2 Plan 1/ Les objectifs dune réunion 2/La préparation de la réunion 3/Une méthode pour gérer une réunion 4/Le compte rendu de réunion 2UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

3 1/ Les objectifs dune réunion 3UFR LASH 2013 Philippe Bellissent Un double objectif pour une réunion : Le point de vue de lorganisateur: trouver des solutions à un problème posé Le point de vue des participants : faire prévaloir son point de vue sur un problème posé La réunion doit déboucher sur consensus et sur des actions à entreprendre

4 Typologie Réunion dinformation Réunion de négociations Réunion détudes de cas Réunion de projet Réunion de famille Des réunions difficiles du fait de lamateurisme des participants 4UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

5 2/ La préparation de la réunion Préparation générale : Définir le thème les questions et les objectifs à atteindre dune réunion Définir les participants à la réunion Admettre des participants non désirés mais contraints Choisir le moment de la réunion (date, heure) Négocier éventuellement la date de la réunion en fonction des disponibilités des différents intervenants Choisir le lieu de la réunion 5UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

6 2/ La préparation de la réunion (2) Préparation logistique: Réserver la salle Définir les prestations annexes (pause-café, pot de fin de réunion) Déterminer les moyens matériels nécessaires à la réunion (vidéo projection, micro micro baladeur tribune ou pupitre, téléconférences) Éditer en nombre voulu les documents proposés en réunion Réaliser et mettre en forme les documents de présentation (PowerPoint, vidéo) Lancer les invitations (prévoir les questions daccès (joindre un plan éventuellement pour accéder à la réunion) gérer les problèmes de stationnement Mettre en place une signalétique daccès à la réunion 6UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

7 3/Une méthode pour gérer une réunion Le déroulement chronologique de la réunion Le rôle des acteurs Lanimateur Typologie des participants La gestion des thèmes 7UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

8 Chronologie dune réunion Présentation initiale Rappel du contexte Objectifs de la réunion Présentation dun ordre du jour Présentation et discussion des différents de lordre du jour Décisions sur les points abordés Conclusion et fixation de la prochaine réunion 8UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

9 Les acteurs dans une réunion Réunion et dynamique de groupe Importance de lanimateur de la réunion Choix dun président de séance ? Identification et définition des rôles des participants 9UFR LASH 2013 Philippe Bellissent La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf

10 Réunion et dynamique de groupe La dimension psychosociale dune réunion ne peut être ignorée Sinon risques déchecs dans les objectifs attendus 10UFR LASH 2013 Philippe Bellissent La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf Etre reconnu Faire Agir Appartenir Agir Etre rassuré Comprendre

11 Réunion et dynamique de groupe Le triangle de Karpmann Sinon risques déchecs dans les objectifs attendus 11UFR LASH 2013 Philippe Bellissent La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf Persécuteur Sauveur Victime

12 Lanimateur Un objectif : Obtenir des décisions sur les thèmes de la réunion Six attitudes de base 1. Obtenir la confiance 2. Ecouter 3. Stimuler 4. Développer lesprit déquipe 5. Promouvoir les potentialités de chacun 6. Favoriser la participation 12UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

13 Lanimateur On ne gère un participant difcile que sil gène lécoute ou le travail de groupe. Si lanimateur se positionne contre le groupe, le groupe fait corps (notamment quand le groupe perçoit des objectifs cachés). Lanimateur évite linterprétation négative (un participant qui sendort, deux participants qui discutent...) à défaut, il est contraint de faire face à cette souffrance ou il sera tenté de faire preuve dautorité (votre discussion peut intéresser tout le groupe!). Lanimateur évite le non La résistance aux changements peut saccompagner par une clarté dans le processus pédagogique. 13UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

14 Lanimateur Ne pas faire face à lagressivité par lagressivité ou la remise en cause = répondre avec une voix douce, plus grave, prendre des temps, choisir la reformulation... Attention aux attitudes, aux regards qui trahissent votre pensée profonde... Le gestuel, le déplacement (se diriger vers le brouhaha, sans regarder les personnes, accorder la gestuelle à sa parole, être assis = participation au groupe, debout = prise de contrôle...). 14UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

15 Les participants Linitiateur Propose les tâches, les buts ou les actions; dénit les problèmes; suggère des procédures. Linformateur Cherche à enrichir les discussions; transmettre toute linformation quil possède; demande des faits et des données en rapport avec la discussion. Le claricateur Interprète ou explique les idées et les suggestions; supporte mal les imprécisions donc demande des explications an de clarier les situations, les idées ou des termes; offre des suggestions ou des options; résume. 15UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

16 Les participants Lorienteur Ramène le groupe à la ligne de conduite quil sétait donnée; aide à faire respecter le plan de travail et les procédures établies, et lorsque nécessaire, rappelle aux membres les objectifs du groupe. Le coopératif Est conscient des objectifs et construit dans ce sens ; exprime ses idées, sentiments et informations et respecte ceux des autres; défend ses points de vues mais sans obstination et construit avec les idées des autres Lattentif Donne peu dinformation mais écoute et observe tout ce qui se passe dans le groupe; rappelle certaines idées émises qui nont pas été développées; peut faire remarquer les problèmes de fonctionnement quil détecte. Le gnoleur Tente de coordonner les idées des autres; exprime peu ses opinions, cherche à construire de nouvelles idées à partir de ce que les autres ont dit. 16UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

17 Les participants Le gnoleur Tente de coordonner les idées des autres; exprime peu ses opinions, cherche à construire de nouvelles idées à partir de ce que les autres ont dit. Le paciste Calme les esprits; cherche à concilier les différends et à réduire les tensions; aide les personnes à explorer leur différence dopinions; suggère une pause an de résoudre les difcultés de nature interpersonnelle Le portier Sassure que les canaux de communication restent ouverts; facilite la participation des autres en demandant leur opinion; suggère des procédures qui permettent le partage des idées et des opinions 17UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

18 Les participants Le stimulateur Transmet aux autres le plaisir de travailler à une cause commune et communique sa sympathie; encourage et soutient la contribution des membres du groupe par son verbal et non-verbal. Le médiateur Offre des compromis qui accordent de limportance aux idées qui sont en conit; modie les positions dans lintérêt de la cohésion et du développement du groupe. 18UFR LASH 2013 Philippe Bellissent La dynamique de groupe formathon.fr/formation_cres/Docs/Comm/dyn_groupe.pdf

19 Les participants 19UFR LASH 2013 Philippe Bellissent Mais on peut avoir aussi cette typologie…

20 La réunion en IPPDA Un schéma passe partout : Information Problèmes Propositions Décisions Actions 20UFR LASH 2013 Philippe Bellissent Méthodes de communication écrite et orale Fayet Commeignes Dunod

21 Titre 21UFR LASH 2013 Philippe Bellissent CR IPPDA Informer les absents Centrer lécoute des participants Constituer un tableau de bord pour suivre les actions Préparer en amont ses interventions

22 Synthèse dune réunion en IPPDA texte 22UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

23 4/ Le compte rendu de réunion Elément essentiel cest lui qui donne sa raison dêtre à la réunion Sapparente à une forme de quasi contrat Il doit y figurer : · Le lieu de la réunion, la date, lordre du jour, lheure de début et de fin de réunion, · Les objectifs de la réunion, · Les amendements éventuels à lordre du jour, · Le développement des points de lordre du jour : - Le contenu des débats avec : - nom des intervenants, - points daccords et de désaccords, - Les décisions prises et conditions dans lesquels elles ont été adoptées (vote, à lunanimité, après consensus…), - Les responsabilités de chacun, - Les points laissés à la réflexion qui devront être repris à la prochaine réunion, · La date de la prochaine réunion, lieu, heure et ordre du jour. 23UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

24 4/ Après la réunion Le compte rendu Ecrire Valider Diffuser …. le compte rendu Faire les modifications eventuelles suiant le srmarques ou retours de participants. Attention remarques valides que pour celui qui sexprime. Attention aux modifications post réunion 24UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

25 Les comptes rendus texte 25UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

26 Les différents compte rendus 26UFR LASH 2013 Philippe Bellissent Méthodes de communication écrite et orale Fayet Commeignes Dunod

27 4/ Après la réunion Bilan et analyse de la réunion – Absence de certains de participants (raisons dorganisation ou raisons politiques ? (chaise vide) ) – Qualité de lorganisation matérielle – Difficultés rencontrées dans le déroulement de la réunion ? – Les objectifs ont-ils été atteints ? Faire une analyse par objectif Déterminer le degré dobtention Rechercher les causes Définir les mesures correctrices ? – contrôle des actions décidées en réunion. 27UFR LASH 2013 Philippe Bellissent

28 Merci de votre attention 28 UFR LASH 2013 Philippe Bellissent


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