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1 « Linformatique au service de lhumain » Net-Salam.

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1 1 « Linformatique au service de lhumain » Net-Salam

2 2 MicroGarage version : 5 juin 2008 Nicolas LAPIETRA

3 3 Table des matières 1. Pourquoi MicroGarage ?……………………………4 2. Les différents types de GED….…………………5 3. Fonctionnalités du produit……………………….9 4. La GED, facteur de compétitivité pour votre garage………………………………………… Annexes………………………………………………….29 Table des matières

4 4 1. Pourquoi MicroGarage ? MicroGarage : un logiciel indispensable à tout garage automobile : Il est de plus en plus difficile avec Windows de retrouver un document (volume des disques de stockage dinformations en croissance exponentielle) - MicroGarage met rapidement à votre disposition tous les documents qui vous sont nécessaires (cartes grises, photos, vidéos, fiches techniques, etc…) ; Seule la personne ayant classé le document est capable de le retrouver - MicroGarage vous permet de travailler en équipe avec efficacité et synergie ; En cas dabsence de cette personne, un service entier peut se retrouver paralysé – MicroGarage assure votre activité à tout instant : lexpérience est pérennisée dans lentreprise ; Les autres logiciels de gestion de garage ne permettent pas larchivage de tout type de fichier, contrairement à MicroGarage ; MicroGarage vous offre la possibilité dassocier plusieurs véhicules à un même client ; MicroGarage vous permet un accès immédiat à stocks morts (pas de mouvement de stock depuis plus de 2 ans) ;

5 5 GED : Gestion Électronique de Documents Une organisation pourra choisir, parmi les différents concepts de GED (ou GEIDE), celui qui répondra le mieux à ses besoins : –GED Documentaire : archivage de tout type de document, recherche possible en texte intégral ( full texte) ; -> ex : Biliothèques –GED Dossier ou Organisationnelle : archivage ayant pour vocation le remplacement des dossiers papier, en interface et méthode de travail ; -> ex : Administration –GED Flot de Travail (WorkFlow) : gestion des règles, rôles et routes de distribution du document dans lentreprise ; -> ex : Entreprise ayant des activités clairements définies –GEIDE COLD : archivage automatique des états informatiques ; -> ex : BackOffice –Publication : automatisation de la diffusion Intra / Internet des documents (site web). -> ex : E-business 2. Les différents types de GED Les différents types de GED

6 6 MicroGarage, votre solution de GED - Flot de Travail (WorkFlow). Définition : la GED de flot de travail Définition : la GED Flot de Travail (WorkFlow)

7 7 MicroGarage permet de fédérer toutes les sources de documents ( s, documents bureautiques, documents papiers, fax,...), quels que soient les outils et supports utilisés et les présente sous forme de fichiers joints à un élément de gestion (Article, Client, Véhicule, Marque, Personnel, Site, etc…). Fédérer les documents

8 8 MicroGarage applique les règles dorganisation dun Garage type (Client – Véhicule – Article - Devis – OR – BL - Facture). De cette façon, la certitude est acquise que chaque collaborateur sera capable de retrouver linformation ou le dossier… Une organisation simple Limportant nest pas de ranger le document mais que tout le monde puisse le retrouver ! Une organisation simple

9 9 Remplacer les classements de tout fichier informatique (image scannée, fichier PDF, vidéo, etc…) dans lexplorateur de fichier en les joignant à des éléments de gestion de MicroGarage (Article, Client, Véhicule, Marque, Personnel, Site, etc…) ; Gestion personnalisable : vous personnalisez vos Devis, OR, BL, Factures ; Gestion automatique des numéros de pièces (Devis, OR, BL, Factures) ; Recherche rapide dans toutes les listes ; Adapté à la vente de véhicules et aux contrôle Techniques. 3. Fonctionnalités du produit 3. Fonctionnalités du Produit

10 10 Le Flot de Travail est parfaitement identifié et nest pas contraignant. Le WorkFlow Devis > Ordre de Réparation > Bon de Livraison > Facture Le WorkFlow Devis / Proforma Ordre de RéparationBon de Livraison Facture 1. Un client arrive : vous établissez (ou non) un Devis ou un Proforma 2. Un véhicule rentre dans latelier, vous transformez le Devis en Ordre de Réparation ou vous créez directement un nouvel Ordre de Réparation 3. Le client vient récupérer son véhicule, vous transformez votre Devis ou Ordre de Réparation en Bon de Livraison ou vous créez directement un nouveau Bon de Livraison 4. Vous facturez votre client en transformant votre Bon de Livraison en Facture ou vous créez directement une nouvelle facture Mouvement de stock

11 11 MicroGarage, Une technologie éprouvée basé sur un puissant moteur de recherche Excellentes performances : 1 élément de gestion retrouvé parmi en 2 secondes ! 1.Nombre de Clientsillimité 2.Nombre de Véhicules illimité 3.Nombre dArticlesillimité 4.Nombre de Fournisseurs illimité 5.Nombre de Devis, OR, BL, Factures illimité Performances

12 12 Association de fichiers À chaque Elément de gestion pourra être associé tout type de Documents provenant de sources aussi variées que : Documents Word ; Documents Excel ; Documents PDF (fiche technique, …) ; Photos ; Document papier scanné (Carte grise, …) ; Vidéo ; Audio (compte rendu de réparation, …) ; … Astuce : les fiches : - Article ; - Client ; - Fournisseur ; - Marque (de véhicule) ; - Personnel ; - Site ; - et Véhicule possèdent toutes un onglet Fichiers joints qui vous permet dy ranger tout type de fichier !

13 13 Des filtres sur mesure MicroGarage met à votre disposition des filtres divers et variés à partir des boutons ayant la forme de jumelles rouges afin que vous retrouviez facilement un élément de gestion parmi un grand nombre. Des filtres sur mesure Une grande puissance de recherche intégrée

14 14 Station MicroGarage Postes MicroGarage (consultant) Lutilisateur Scanne le Document au lieu de le photocopier Le document électronique arrive dans un dossier Documents entrants sur le poste utilisateur Dun simple Clic le Document est transféré dans MicroGarage et le document est déplacé dans une Zone dArchivage Le Document devient accessible à Tout le monde Le document original ne sera pas égaré Le circuit MicroGarage : la copie électronique

15 15 Données à sauvegarder en plus de vos documents Le (les) fichier(s) DATA_MicroGarage.mdb Serveur de données MicroGarage Fonctionnement en réseau Sur votre serveur seront stockés tous vos documents avec votre propre stratégie de sauvegarde. Il suffira de partager un répertoire de stockage avec la base DATA_MicroGarage et tout le monde (jusquà 40 postes) pourront accéder à ces Documents. MicroGarage fonctionne en réseau. Fonctionnement en réseau * Un poste MicroGarage à laccueil ; * Un autre à latelier ; * Un autre à ladministration. -> Les mêmes informations circulent instantanément dans tout le garage !

16 16 Les véhicules dun même client * Plusieurs véhicules peuvent être affectés à un même client ! Les véhicules dun même client Visualisez la fiche véhicule en double cliquant sur la zone jaune !

17 17 La fiche véhicule * Une fiche véhicule complète qui « colle » aux cartes grises Une fiche véhicule Scannez, attachez puis visualisez les cartes grises originales en 3 clics !

18 18 Les étapes de la facture * Une facturation facile et sur mesure ! Les étapes de la facture Modifiez vous-même tous les éléments de la facture : Affectez la facture au véhicule du client souhaité ; Affectez la facture à un de vos employés pour le suivi statistique et calcul de primes ; Sélectionnez des articles dans votre liste puis modifier sa quantité, remise de ligne, son prix unitaire, sa TVA ; Saisissez à la volée des articles non référencés ; Saisissez des lignes de commentaire ; Ajoutez un commentaire, une remise de pied de facture, des frais de port, un éventuel acompte versé ; Imprimez la quand vous voulez !

19 19 Déclaration trimestrielle de TVA * Une aide bienvenue à la déclaration trimestrielle de TVA sur les ventes ! Déclaration trimestrielle de TVA

20 20 Certificat de cession de véhicule * Générez un Certificat de cession de véhicule pré-imprimé en 2 clics ! Certificat de cession de véhicule Il ne vous reste plus quà signer !

21 21 Relance des Contrôles Techniques * Générez les lettres de relance des Contrôles Techniques en 5 clics ! Certificat de cession de véhicule

22 22 Les stocks morts * Retrouvez vos Stocks morts en un seul clic ! Les stocks morts

23 23 Véritable outil de productivité, la gestion électronique de documents connaît à ce jour une révolution en souvrant aux garages. Les systèmes de GED se dé complexifient en effet et deviennent désormais plus accessibles. 4. La GED, facteur de compétitivité pour votre garage Faites le plein de GED avec MicroGarage !

24 24 Reproduction à lidentique du processus dorganisation en place Gain de temps (20%) : –en classement ; –en recherche ; –en contrôle ; Gain de place : –Dématérialisation ; –Compression ; Sécurité du dossier par sauvegarde. Bénéfices Client Bénéfices client

25 25 MicroGarage bénéficie dune mise à jour par an ; Cette mise à jour, cest la concrétisation des remontées et des remarques utilisateurs : On questionne et on écoute nos clients ; Création dun club dutilisateurs ; MicroGarage intègre les dernières technologies Module de formation en ligne au format Flash ; Importation détats dimpression personnalisés ; MicroGarage est bâti sur des standards de linformatique professionnelle. MicroGarage, un produit évolutif

26 26 En activant laccès sécurisé, à chaque utilisateur est associé un profil Cest ladministrateur qui est habilité à créer les utilisateurs et à leur affecter un profil. Utilisation Supervision Administration Consultation MicroGarage, un produit sécurisé

27 27 Ladministrateur possède tous les droits Le superviseur possède tous les droits sauf la suppression dun Document Lutilisateur : opérateur de saisie qui ne peut pas créer les entrées dans les fichiers annexes Le consultant ne peut que visualiser les Documents Les 4 profils utilisateur de MicroGarage

28 28 FacilitéRapiditéTraçabilitéQualité Une interface très conviviale Traitement automatique des tâches longues et fastidieuses Retrouvez à tout moment un document Parfait suivi du déroulement des différentes phases du processus Les avantages de MicroGarage

29 29 5. Annexe : Règles de la démonstration type 2. Joindre un fichier et le voir 4. Retrouver le véhicule à partir dune partie de son immatriculation 1. Présentation de la liste des Clients 3. Création dun Véhicule qui nexiste pas et laffecter à un nouveau Client 5. Etablir un Devis pour ce véhicule 6. Transformer le Devis en Ordre de Réparation puis en Bon de Livraison puis en Facture 7. Imprimer la Facture 8. Lancer le Journal des Ventes et la déclaration de TVA 9. Sélectionner les véhicules à relancer pour le Contrôle Technique 10. Editer un Certificat de cession de véhicule (vente). 5. Annexes : Règles de la démonstration type

30 30 Et maintenant une démonstration vaut mieux que de longs discours… Conclusion


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