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TRAVAILLER EN COLLABORATION UN DÉFI…… JOURNÉE DINFORMATION DU 5 AVRIL 2012 ST-JÉRÔME 1.

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1 TRAVAILLER EN COLLABORATION UN DÉFI…… JOURNÉE DINFORMATION DU 5 AVRIL 2012 ST-JÉRÔME 1

2 Guide sur la collaboration interprofessionnelle Une initiative du Comité services-conseils du CRAAQ. Ce projet a été rendu possible grâce au soutien financier accordé en vertu de l'Axe 4 du Programme d'appui au développement des entreprises agricoles dans le cadre de Cul tivons l'avenir, une initiative fédérale-provinciale-territoriale. L'administration de l'axe 4 de ce programme a été confiée au Centre d'expertise en gestion agricole (CEGA). 2

3 Réalisation de 2 documents Un guide pratique à lintention des dispensateurs de services-conseils qui souhaitent tirer avantage dune plus grande collaboration interprofessionnelle pour améliorer la qualité de leurs services. Un document de référence 3

4 Contenu du guide Terminologie Définition et caractéristiques Situations de collaboration interprofessionnelle Facteurs facilitants Craintes / réponses Rôles de chacun Démarche Processus administratifs Compétences utiles 4

5 Terminologie Client (système client) Propriétaire(s) de lentreprise (associés, actionnaires). Entourage (conjoints, enfants). Dirigeants et employés clés (gestionnaires, gérants). Entité juridique, entreprise. …en premier lieu: les personnes…. Intervenants Conseillers et autres agents gravitant autour de lentreprise. 5

6 Définition Plusieurs individus de champs dexpertise variés ou dorganisations différentes travaillent ensemble et en collaboration avec leur client, afin de partager des informations, des connaissances et des analyses, de se coordonner et d améliorer la qualité de leurs interventions, et ce, pour atteindre un objectif commun défini avant tout par les besoins du client. 6

7 Caractéristiques Participation de plusieurs personnes (au moins 2) dorganisations ou de champs dexpertise différents. Interventions centrées dabord et avant tout sur les besoins et les objectifs du client. Approche de collaboration coordonnée reposant sur la communication et le partage dinformations. Adhésion partagée par les intervenants et le client aux diagnostics et aux solutions mises de lavant. Transformation progressive des professions et des professionnels engagés dans la démarche (ils apprennent les uns des autres et sinfluencent mutuellement). 7

8 Collaboration interprofessionnelle Collaboration et interaction entre les personnes. Travail déquipe (ensemble). Décloisonnement et transformation progressive des professions (influence et apprentissages). Approche multidisciplinaire Contribution de plusieurs disciplines à la résolution dun problème. Juxtaposition des disciplines. Pas ou peu dinteraction entre les experts. 8

9 Situations justifiant la collaboration interprofessionnelle Planification du transfert de lentreprise à une relève familiale ou non. Élaboration dun plan daffaires pour la réalisation dun projet de moyenne ou grande envergure. Préparation dun plan de redressement (production, finances, gestion, ressources humaines, etc..) Résolution dun problème technique ayant des conséquences à plusieurs niveaux dans lentreprise (production, gestion, finance, etc.). Se justifie davantage pour des situations complexes. 9

10 Facteurs facilitant la collaboration interprofessionnelle Besoin d un élément déclencheur : un problème à corriger, une chose à améliorer, ou un projet à réaliser dans une entreprise (dépend aussi du degré de complexité). Des porteurs de dossiers intéressés, motivés et reconnus dans leur milieu. Une bonne connaissance des ressources du milieu et de la contribution quelles peuvent apporter dans une équipe de collaboration interprofessionnelle. Lutilisation du réseau de conseillers et dintervenants qui gravitent naturellement autour de la ferme. Lexpérience de collaboration dans divers projets produit peu à peu leffet interprofessionnel (il faut expérimenter). Un système dinformation continu performant entre les membres des équipes interprofessionnelles La mise sur papier des diagnostics et des autres informations facilite le partage dinformation et la collaboration Une rémunération convenable des efforts et du temps investis pour initier et mener des activités de collaboration interprofessionnelle. 10

11 CraintesRéponses Peur de voir son travail jugé, de se faire poser des questions embarrassantes par les autres intervenants Possibilité au contraire de voir son travail reconnu et valorisé - Importance du rôle danimation du porteur de dossier Malaise à communiquer ouvertement de linformation en présence dautres intervenants (impression de trahir son client) Gestion adéquate des consentements à la divulgation dinformation Crainte de voir son influence (exposure) diminuée face au client puisquelle sera partagée avec dautres intervenants Motivation à améliorer la qualité de son travail et être créatif dans les solutions proposées Animation permettant de mettre en valeur chacun des intervenants Crainte de perdre des revenus en partageant ses services avec dautres intervenants Permet dautre part détendre son réseau de contacts, de faire reconnaître la qualité de son travail et dobtenir dautres mandats Les craintes 11

12 CraintesRéponses Crainte de perdre en efficacité et de charger du temps inutile au client Le temps investi dans les activités de collaboration peut permettre den économiser ailleurs Le porteur de dossier doit juger de la pertinence dinviter ou non tel intervenant La collaboration interprofessionnelle devrait cibler prioritairement les projets plus complexes Difficulté darrimer les agendas des intervenantsPrévoir des délais additionnels variables selon le nombre dintervenants impliqués Respect des échéanciers Craintes de conflits ou de luttes dintérêts entre certains intervenants provenant dorganisations concurrentes Préciser clairement le mandat et le rôle attendus de chaque intervenant Mécanisme de gestion des conflits Les craintes (suite) 12

13 Les rôles dans la collaboration interprofessionnelle 13 LinitiateurLe porteur de dossier Le client Les autres collaborateurs

14 Les rôles Linitiateur Linitiateur est la personne qui propose ou demande la mise en place dune équipe interprofessionnelle. Le rôle de linitiateur est : dabord de discuter de lidée avec le client pour avoir son consentement (à moins que linitiative vienne du client lui-même); didentifier et contacter un porteur de dossier (toujours avec le consentement du client). 14

15 Les rôles Le porteur de dossier Gère lensemble de la démarche: organise les rencontres, convoque les participants, sassure de la disponibilité de tout le monde, gère la circulation de linformation, règle les questions administratives (coûts, facturation, etc.); Précise les besoins et les objectifs avec le client, planifie les actions et veille au suivi de leur réalisation. Est responsable de voir à la création des conditions dune bonne collaboration (accès à linformation, mécanisme de résolution de conflits, etc.). Aide le client à cheminer dune étape à lautre et maintient avec lui une communication continue, ainsi quavec les autres collaborateurs. Bien quil puisse être référé par un autre intervenant (initiateur de la démarche), le porteur de dossier devrait en tout temps recevoir son mandat du client. Ce mandat devra être explicite et reconnu légitime par lensemble des partenaires. 15

16 Les rôles Le porteur de dossier Ses qualités et compétences Leadership et avoir la confiance du client et des autres membres de léquipe. Capable danimation, de médiation et de négociation. Capable de comprendre le langage des experts pour être en mesure de soulever les bonnes questions et demander des explications ou de faire préciser au besoin. Capable dorienter de manière efficace le client vers les ressources disponibles, de coordonner le travail avec les autres professionnels et les experts. Capable daborder lentreprise dans sa globalité, de comprendre le contexte organisationnel et humain. 16

17 Les rôles Le porteur de dossier GESTION DU PROCESSUS 17 ANIMATION DES RENCONTRES INTERVENTION PROFESSIONNELLE

18 Les rôles Le client Le client est au cœur de la démarche. Il est important de bien identifier qui est le client visé par lintervention. Cest à partir de ses attentes et ses besoins que sont déterminés les objectifs à atteindre. Le client doit rester maître des décisions à prendre. Il a la responsabilité de collaborer et de fournir les informations requises. Le client est responsable du choix du porteur de dossier et du mandat qui lui sera confié. Le client participera ou sera consulté dans le choix des collaborateurs. Généralement, les collaborateurs seront des intervenants faisant déjà partie du réseau du client. 18

19 Les rôles Les autres collaborateurs Les collaborateurs sont choisis en fonction des expertises requises et de leur rôle dans les affaires de lentreprise, selon la situation ou le problème à résoudre. Leur mandat pourra être plus ou moins étendu et complexe en fonction de la nature du projet ou du problème à résoudre. Ils pourront être impliqués à létape du diagnostic, de lanalyse ou de la recherche de solutions. 19

20 La démarche de collaboration interprofessionnelle 20 Organisation et mise en route de la démarche Travail professionnel danalyse et de recherche de solutions Plan daction Organisation et mise en route de la démarche Les activités de collaboration

21 La démarche de collaboration interprofessionnelle 21 Organisation et mise en route de la démarche Travail professionnel danalyse et de recherche de solutions Plan daction Organisation et mise en route de la démarche Les activités de collaboration 1. Constat dune situation propice à une collaboration interprofessionnelle. 2.Identification et engagement dun porteur de dossier. 3. Communication entre le porteur de dossier et le client. 4. Communication entre le porteur de dossier et chacun des intervenants. 5.Préparation dune offre de service interprofessionnelle. 6.Présentation de loffre de services au client. 7. Engagement contractuel.

22 1. Constat dune situation propice à une collaboration interprofessionnelle. 2.Identification et engagement dun porteur de dossier. 3. Communication entre le porteur de dossier et le client. 4. Communication entre le porteur de dossier et chacun des intervenants. 5.Préparation dune offre de service interprofessionnelle. 6.Présentation de loffre de services au client. 7. Engagement contractuel. La démarche de collaboration interprofessionnelle 22 Organisation et mise en route de la démarche

23 La démarche de collaboration interprofessionnelle 23 Organisation et mise en route de la démarche 1. Constat dune situation propice à une collaboration interprofessionnelle. 2.Identification et engagement dun porteur de dossier. 3. Communication entre le porteur de dossier et le client. 4. Communication entre le porteur de dossier et chacun des intervenants. 5.Préparation dune offre de service interprofessionnelle. 6.Présentation de loffre de services au client. 7. Engagement contractuel.

24 La démarche de collaboration interprofessionnelle 24 Organisation et mise en route de la démarche 3. Communication entre le porteur de dossier et le client. clarifier le mandat du porteur de dossier, préciser les besoins et lobjectif poursuivi par le client, dresser la liste des intervenants à impliquer dans la démarche et préciser le rôle attendu de chacun, convenir des règles concernant les informations que le client acceptera ou non de partager avec chacun des intervenants, établir un calendrier des activités prévues (échéancier), discuter des questions administratives (budget, contrats de services, etc.).

25 La démarche de collaboration interprofessionnelle 25 Organisation et mise en route de la démarche 1. Constat dune situation propice à une collaboration interprofessionnelle. 2.Identification et engagement dun porteur de dossier. 3. Communication entre le porteur de dossier et le client. 4. Communication entre le porteur de dossier et chacun des intervenants. 5.Préparation dune offre de service interprofessionnelle. 6.Présentation de loffre de services au client. 7. Engagement contractuel.

26 La démarche de collaboration interprofessionnelle 26 Organisation et mise en route de la démarche 1. Constat dune situation propice à une collaboration interprofessionnelle. 2.Identification et engagement dun porteur de dossier. 3. Communication entre le porteur de dossier et le client. 4. Communication entre le porteur de dossier et chacun des intervenants. 5.Préparation dune offre de service interprofessionnelle. 6.Présentation de loffre de services au client. 7. Engagement contractuel.

27 La démarche de collaboration interprofessionnelle 27 Organisation et mise en route de la démarche 4. Communication entre le porteur de dossier et chacun des intervenants. définir le mandat de chacun et son rôle dans la démarche; clarifier le mécanisme de coordination qui sera instauré (échange dinformations, rencontres, etc.); obtenir une offre de services et discuter des conditions de participation de lintervenant (nombre dheures, livrable attendu, tarification, etc.).

28 La démarche de collaboration interprofessionnelle 28 Organisation et mise en route de la démarche 1. Constat dune situation propice à une collaboration interprofessionnelle. 2.Identification et engagement dun porteur de dossier. 3. Communication entre le porteur de dossier et le client. 4. Communication entre le porteur de dossier et chacun des intervenants. 5.Préparation dune offre de service interprofessionnelle. 6.Présentation de loffre de services au client. 7. Engagement contractuel.

29 La démarche de collaboration interprofessionnelle 29 Organisation et mise en route de la démarche 1. Constat dune situation propice à une collaboration interprofessionnelle. 2.Identification et engagement dun porteur de dossier. 3. Communication entre le porteur de dossier et le client. 4. Communication entre le porteur de dossier et chacun des intervenants. 5.Préparation dune offre de service interprofessionnelle. 6.Présentation de loffre de services au client. 7. Engagement contractuel.

30 La démarche de collaboration interprofessionnelle 30 Organisation et mise en route de la démarche 5. Préparation dune offre de service interprofessionnelle Lobjectif poursuivi et le mandat confié à léquipe interprofessionnelle. La liste des intervenants impliqués et leur rôle dans léquipe. Les activités prévues (rencontres, recherche et analyse). Les résultats attendus (livrables). Léchéancier. Le budget à prévoir pour chacun des intervenants, incluant le porteur de dossier. Le coût prévu de lintervention proposée et les règles concernant lexécution du mandat (budget ouvert ou fermé, gestion des dépassement de coûts, etc..).

31 La démarche de collaboration interprofessionnelle 31 Organisation et mise en route de la démarche 1. Constat dune situation propice à une collaboration interprofessionnelle. 2.Identification et engagement dun porteur de dossier. 3. Communication entre le porteur de dossier et le client. 4. Communication entre le porteur de dossier et chacun des intervenants. 5.Préparation dune offre de service interprofessionnelle. 6.Présentation de loffre de services au client. 7. Engagement contractuel.

32 La démarche de collaboration interprofessionnelle 32 Organisation et mise en route de la démarche 1. Constat dune situation propice à une collaboration interprofessionnelle. 2.Identification et engagement dun porteur de dossier. 3. Communication entre le porteur de dossier et le client. 4. Communication entre le porteur de dossier et chacun des intervenants. 5.Préparation dune offre de service interprofessionnelle. 6.Présentation de loffre de services au client. 7. Engagement contractuel.

33 La démarche de collaboration interprofessionnelle 33 Organisation et mise en route de la démarche 1. Constat dune situation propice à une collaboration interprofessionnelle. 2.Identification et engagement dun porteur de dossier. 3. Communication entre le porteur de dossier et le client. 4. Communication entre le porteur de dossier et chacun des intervenants. 5.Préparation dune offre de service interprofessionnelle. 6.Présentation de loffre de services au client. 7. Engagement contractuel.

34 Travail professionnel danalyse et de recherche de solutions La démarche de collaboration interprofessionnelle 34 Organisation et mise en route de la démarche Plan daction Organisation et mise en route de la démarche Les activités de collaboration

35 Travail professionnel danalyse et de recherche de solutions La démarche de collaboration interprofessionnelle 35 Organisation et mise en route de la démarche Travail professionnel danalyse et de recherche de solutions Plan daction Les activités de collaboration 1.Analyse et diagnostic Analyse réalisée par chacun des intervenants à lintérieur de son champ dexpertise. Diagnostic préparé en prévision de la rencontre interprofessionnelle. 2. Recherche de solutions Recherche par chaque intervenant, à lintérieur de son champ dexpertise. Présentation et discussion en équipe interprofessionnelle. Validation de faisabilité et des impacts budgétaires (coûts / bénéfices, possibilités de financement, acceptabilité).

36 Travail professionnel danalyse et de recherche de solutions La démarche de collaboration interprofessionnelle 36 Organisation et mise en route de la démarche Travail professionnel danalyse et de recherche de solutions Plan daction Les activités de collaboration

37 La démarche de collaboration interprofessionnelle 37 Organisation et mise en route de la démarche Travail professionnel danalyse et de recherche de solutions Plan daction Les activités de collaboration

38 1.Échange dinformation compléter, arrimer, enrichir et de valider le diagnostic fait par chacun des intervenants. partager les pistes de solutions proposées et den évaluer la faisabilité ou limpact sur lamélioration de la situation de lentreprise. Attention : sassurer davoir lautorisation du client avant de transmettre aux autres intervenants des informations le concernant. La démarche de collaboration interprofessionnelle 38 Les activités de collaboration

39 2.La rencontre interprofessionnelle Prendre connaissance des diagnostics préparés par chacun des intervenants et les valider avec le client. Préciser ou revoir les objectifs à la lumière du diagnostic (concilier « je veux » avec « je peux »). Assurer une compréhension commune des objectifs et des attentes du client. Identifier les solutions et les actions à mettre en place pour atteindre les objectifs du client et améliorer la situation de lentreprise. Valider la faisabilité des solutions proposées avec le client et les tiers intéressés. Établir un plan daction et le suivi à effectuer. La démarche de collaboration interprofessionnelle 39 Les activités de collaboration

40 Plan daction La démarche de collaboration interprofessionnelle 40 Les activités de collaboration 3.Mise en œuvre et suivi du plan daction Le plan daction précise la séquence des actions à mettre en place, les personnes qui ont la charge de leur application et le calendrier de réalisation (échéancier). Un intervenant pourra être chargé dencadrer le client et deffectuer le suivi avec les autres intervenants, en accord avec le client. Chaque personne ayant des actions à poser tient les autres informées du travail réalisé et des résultats sil y a lieu.

41 Les processus administratifs 41 1.Loffre de services 2.Les engagements contractuels Contrat unique liant le client et lensemble des collaborateurs via le porteur de dossier Contrat individuel entre chaque intervenant et le client 3.La facturation Par chacun des intervenants Par le porteur de dossier (facture unique) 4.La déontologie professionnelle Respect des champs de compétence des autres professionnels Respect des limites de son champ de compétences par la collaboration avec dautres corps professionnels.

42 Compétences utiles à la collaboration interprofessionnelle « Les savoirs, les habiletés, les attitudes et les valeurs qui contribuent à forger lesprit critique indispensable pour exercer une pratique en collaboration interprofessionnelle » Référentiel national de compétences en matière dinterprofessionnalisme, Consortium pancanadien pour linterprofessionnalisme en santé, février

43 6 domaines de compétences Reconnaissance des rôles de chacun Travail déquipe Leadership collaboratif Communication interprofessionnelle Gestion des différends Intervention centrée sur les besoins des personnes 43

44 6 domaines de compétences Reconnaissance des rôles de chacun Cest notre capacité comme intervenant à reconnaître et respecter la diversité des rôles, des responsabilités et des compétences. Nous sommes capables: de reconnaitre notre propre rôle et celui des autres professionnels; de reconnaître nos limites et nous questionner pour savoir quel professionnel possède le meilleur savoir et les meilleures compétences pour répondre aux besoins du client; découter les autres professionnels et tenir compte de leur rôle pour définir et assumer notre propre contribution à lintérieur de léquipe; de recourir de manière appropriée aux savoirs et aux habiletés des autres professionnels et en faire profiter le client, notamment en posant des questions de clarification; de reconnaître la valeur ajoutée par chacun des membres de léquipe. 44

45 6 domaines de compétences 45 Intervention centrée sur les besoins des personnes Le client doit être considéré comme un partenaire à part entière de léquipe interprofessionnelle. Plus encore, ses besoins (plutôt que ceux identifiés par chacun des experts) doivent orienter le travail de léquipe et de chaque intervenant. Nous sommes capables : de rechercher, soutenir et valoriser la participation du client et son entourage tout au long du processus; découter et de comprendre les objectifs du client et son entourage; de partager linformation sur le diagnostic et les pistes de solution proposées avec le client de manière compréhensible, respectueuse; dencourager la discussion et favoriser la participation du client à la prise de décision, en validant avec lui les solutions proposées au fur et à mesure et en sassurant quil adhère à celles retenues; dadopter une approche permettant de rendre le client plus autonome.

46 6 domaines de compétences 46 Travail déquipe La collaboration interprofessionnelle repose sur un travail déquipe efficace auquel tous participent activement. Nous sommes capables : de comprendre la dynamique et les processus du travail en équipe; de contribuer à lefficacité des discussions et des interactions entre les membres de léquipe; de respecter léthique du groupe en ce qui a trait notamment aux questions de confidentialité, des obligations hiérarchiques et à la déontologie professionnelle; détablir et dentretenir des relations de travail saines et efficaces à lintérieur de léquipe; de participer activement aux prises de décision en collaboration et dans le respect mutuel.

47 6 domaines de compétences 47 Leadership collaboratif Cest notre capacité comme membres de léquipe de nous mobiliser sur les objectifs et les résultats à atteindre. Il faut pour cela que chacun des membres de léquipe soit capable : dassumer la responsabilité de ses interventions à lintérieur de son champ de pratique et participer activement à fournir une réponse satisfaisante aux besoins exprimés; de reconnaître et supporter lindividu qui assumera le leadership au sein du groupe; dobtenir de notre organisation (notre employeur) quelle reconnaisse la valeur ajoutée de notre participation à léquipe et que cette participation soit valorisée et soutenue concrètement par lorganisation.

48 6 domaines de compétences 48 Communication interprofessionnelle La collaboration interprofessionnelle repose sur des principes de communication adaptés à un travail déquipe efficace. Nous sommes capables : de partager linformation de manière responsable et dans un esprit douverture; découter activement les autres membres de léquipe, y compris le client et son entourage; de respecter les règles de confidentialité et autres restrictions convenues avec le client sur les informations quils acceptent de partager; de communiquer de manière simple, concise et compréhensible pour tous, y compris le client.

49 6 domaines de compétences 49 Gestion des différends Cest notre capacité comme membres de léquipe dadopter une approche proactive et constructive de résolution des conflits. Nous avons la capacité : didentifier les risques de conflit, notamment lambiguïté concernant les différents rôles, la volonté de contrôle exercée par certains et les objectifs divergents; de contribuer à créer un environnement permettant à tous les membres de léquipe dexprimer des opinions diverses et de sentir que leur point de vue a été entendu et respecté quel que soit le dénouement; de mettre en œuvre les stratégies de gestion de conflits et, le cas échéant, sappliquer à y trouver une solution acceptable à tous.

50 MERCI 50


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