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GED GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS. Cest quoi une GED? Cest un système de gestion global de lensemble des documents dun projet. Il concerne tous les.

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1 GED GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS

2 Cest quoi une GED? Cest un système de gestion global de lensemble des documents dun projet. Il concerne tous les documents dun projet. Cest le système denregistrement documentaire dun projet. Grace à cet outil on sait quels sont les documents en cours de validité, les dates de réception, de diffusion, de retour des avis de control, etc… Elle est installée sur un serveur local dédié disposant dun système de sauvegarde miroir et par sécurité, dun système de sauvegarde délocalisé. Elle est gérée par une personne responsable de la GED. Cest cette personne et uniquement cette personne qui est chargée de numériser tous les documents et de les enregistrer sur le serveur en leur donnant un n° de Chrono (référence datée) et de diffuser les documents par voie électronique.

3 Ca sert à quoi une GED ? La GED sert a donner une existence officiel aux documents du projet en attribuant pour chaque document un N° de chrono unique. Pas de N° de chrono = pas de validité, car personne nen a eu connaissance et aucune certitude sur la date du document. Elle permet de connaitre la date denregistrement sur la GED qui vaut date de début de validité du document, le rédacteur, lexpéditeur et les destinataires du document. Elle assure la diffusion aux différents destinataires du document. Elle permet darchiver les documents sur le serveur et de distribuer les droits daccès pour consulter les documents. Un document sur la GED nest pas modifiable. Format PDF. Certains document comme les plans ou les feuilles de calcul Excel sont converti au format PDF. Les deux formats coexistent sur la GED mais cest le format pdf qui fait fois.

4 Comment ça marche une GED ? Le facteur temps est primordiale, la GED doit être tenue à jour en temps réel. Un document doit être traité dans la demi journée. La GED a deux portes dentrée : La voie postale, le papier est scanné et devient un fichier PDF. Les documents papiers sont archivés dans le local documentation du projet. La voie électronique par les pièces jointes sont vérifiées et enregistrées en fichier pdf. Dans les deux cas il faut un bordereau denvoi qui fixe les modalité de traitement du document. Seule la correspondance ordinaire na pas besoin de bordereau.

5 LES OUTILS DE LA GED BORDEREAU DENVOI OBLIGATOIRE GED MON PROJET Date: GED Adresse Tel Expéditeur Rédacteur Référence document N° Chrono précédant Désignation Observations DESTINATAIRES Signature

6 Exemple bordereau BORDEREAU DENVOI OBLIGATOIRE GED MON PROJET Date: GED Adresse Tel ExpéditeurBE BETON RédacteurBE BETON Référence documentPLAN FONDATION A100-2 indice A N° Chrono précédantnéant DésignationPlan fondation bâtiment A ObservationsPour visa bureau control DESTINATAIRESBureau control BE PROJET SignatureMarcel

7 Fichier GED, format Excel DateRédacteurRef documentDate édition expéditeurDésignationsObservationsDestinataire Dat e ExpéditeurRéférence du document Date dédition RédacteurDésignationObservationCommentaireDestinataireN° CHRONO

8 Exemple fichier Excel GED Dat e ExpéditeurRéférence du document Date dédition RédacteurDésignationObservationCommentaireDestinataireN° CHRONO 10/0 1/20 10 BE BETONPlan101-A10/01/201 0 BE BETONPlan fondationDocument base Plan général de fondation B Contrôle BE Projet Entreprise GO P /0 1/20 10 BE ControlPlan101-A10/01/201 0 BE BETONPlan fondationVisa SOPlan général de fondation B BETON BE Projet Entreprise GO P /0 1/20 10 BE ProjetPlan101-A10/01/201 0 BE BETONPlan fondationVisa SOPlan général de fondation B Contrôle BE BETON Entreprise GO P


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