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Les politiques en gestion, la transparence et léquité

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Présentation au sujet: "Les politiques en gestion, la transparence et léquité"— Transcription de la présentation:

1 Les politiques en gestion, la transparence et léquité

2 Horaire de la journée 9 h à 9 h 30Exercice individuel 9 h 30 à 10 h 15Début de la présentation 10 h 15 à 10 h 30Pause-santé 10 h 30 à 12 hSuite de la présentation 12 h à 13 hRepas du midi 13 h à 14 hSuite de la présentation 14 h à 14 h 15Pause-santé 14 h 15 à 15 h 15Exercice en équipe 15 h 15 à 16 hPlénière et discussion de la politique

3 Pourquoi rédiger des politiques et des procédures Pour la mise en valeur de lexpertise et des savoir-faire de lorganisation.

4 Introduction Parvenir à partager efficacement la connaissance organisationnelle est un défi pour lorganisation. On ne cesse de réinventer la roue malgré linvestissement dimportantes sommes dans les applications informatiques sans pourtant se pencher sur la notion du partage de la connaissance du personnel.

5 Introduction (suite) Cette mise en commun, pour être efficace, doit être culturelle. À ce titre, elle se fera plus aisément, par le biais de la rédaction des politiques et procédures dans lorganisation.

6 Introduction (suite) Un recueil officiel des politiques, procédures et instructions de travail est un outil damélioration dynamique. Il permet de consolider et de diffuser les acquis tout en ouvrant les portes à de nombreuses améliorations.

7 Introduction (suite) Or malgré les énormes avantages dune telle documentation, il sagit tout de même dune démarche qui peut sembler laborieuse. Pour y parvenir avec succès, lorganisation devra nommer une ou des personnes responsables et sassurer quun plan daction et un échéancier auront été établis.

8 Introduction (suite) La direction devra donc simpliquer au début du projet afin den déterminer la portée et ensuite soutenir les personnes responsables au cours de la démarche.

9 Introduction (suite) Latelier de formation permet dacquérir des techniques et des savoir-faire tangibles et applicables afin de pouvoir effectuer lensemble de la démarche; soit: la réflexion; le plan daction; la rédaction et le maintien.

10 Objectifs Identifier les processus, politiques ou procédures de lorganisation; Préciser ses besoins en documentation globale; Comprendre les impacts à documenter: un projet de documentation vise une amélioration (un changement).

11 Objectifs (suite) Savoir comment rédiger des politiques et des procédures; Mettre au point un plan daction et un échéancier; Maintenir et mettre à jour le système.

12 Objectifs (suite) Reconnaissance par le personnel de limportance de documenter les processus en vue du partage des connaissances; Moins dindividualisme (chacun sa perception, chacun sa compréhension, chacun sa façon) et ainsi amélioration du travail; Meilleure connaissance de ce que nos collègues font et ce pour quoi ils le font?

13 Objectifs (suite) Établissement de balises et de normes claires; Intégration des nouveaux employés plus facile; Implantation au sein des équipes de travail dune réelle culture du partage.

14 Lapproche La mise en place dun recueil de lorganisation doit se faire progressivement. Cela doit être vu comme une occasion damélioration. Cest aussi une démarche constante et dynamique qui ne doit être vue comme une façon de figer les choses à tout jamais. Il sagit plutôt de faire le point afin de continuer à progresser.

15 Lapproche (suite) Pour ces raisons, latelier a été conçu pour que les participants soient totalement autonomes pour bâtir et mettre à jour eux-mêmes leur documentation, selon leurs besoins et au rythme qui leur convient.

16 Quoi documenter pourquoi? La communication; Le partage des connaissances? Les responsabilités de lorganisation? Documenter implique des changements et des améliorations

17 Les processus Définition du processus; Éléments du processus et modèles; Se servir du processus dans une approche de documentation (un processus avant et après); Méthode de rédaction

18 Les politiques Définition de la politique; Importance de la politique; Processus de la politique; Éléments contenus dans la politique; Méthode de rédaction.

19 Les procédures Définition de la procédure; Importance de la procédure; Éléments contenus dans la procédure; Méthode de rédaction.

20 Interrelation entre les documents Définir le lien entre les différents documents; Établir les relations de pouvoir; Gérer les situations de conflit; Planifier et gérer du changement.

21 Créer son recueil officiel et se doter dune politique des politiques et procédures Étapes du projet de rédaction Phase IIdentification du besoin Phase IIOrganisation du projet Phase IIIPrise dinventaire, identification des problèmes et analyse de la situation existante Soit: Créer un comité de travail Monter un plan de travail Rédiger la politique et truc de rédaction

22 Créer son recueil officiel et se doter dune politique des politiques et procédures (suite) Phase IV (Diffusion et accessibilité à linformation) Soit : Peaufiner la politique Approuver la politique Conserver et répertorier la politique Diffuser la politique

23 Créer son recueil officiel et se doter dune politique des politiques et procédures (suite) Phase VMise en pratique et évaluation Phase VIRévision et gestion des modifications Introduction à la gestion de la documentation Quand réviser/modifier les documents Comment réviser et mettre à jour

24 Créer son recueil officiel et se doter dune politique des politiques et procédures (suite) Avec le resserrement des exigences de transparence et de reddition de compte imposées aux organismes sans but lucratif (OSBL), il est plus important que jamais que ces derniers se dotent de politiques et de méthodes qui démontrent quils agissent avec toute la diligence requise.

25 Créer son recueil officiel et se doter dune politique des politiques et procédures (suite) La rédaction des politiques et des méthodes incombe au conseil dadministration, qui ne saurait déléguer cette responsabilité à une seule personne ni au personnel. Cest un travail long et difficile, mais qui, une fois terminé, est utile pour toute la durée de vie de lorganisation.

26 Pourquoi se doter de politiques? Pour que soit écrit, noir sur blanc, ce quil faut faire. Les politiques : Assure la pérennité de lorganisation en lui conférant une cohérence; Définissent les valeurs et les objectifs de lorganisation; Fournissent des principes directeurs aux membres, au personnel et aux bénévoles, afin que chacun comprenne ses responsabilités et les limites qui lui sont imposées;

27 Pourquoi se doter de politiques? (suite) Encadrent la prise de décision et orientent les actions; Établissent des balises qui clarifient les lignes de communication et garantissent la reddition de comptes.

28 Pourquoi se doter de politiques? (suite) Procurent un conseil un mécanisme qui lui permet de déléguer des pouvoirs sans lâcher les rênes; Documentent les décisions, afin quon puisse sy référer facilement; Témoignent que lorganisme est proactif dans sa gestion des risques, il est toujours préférable de parer les coups plutôt que davoir à empêcher leur répétition;

29 Pourquoi se doter de politiques? (suite) Atténuent les perturbations consécutives au départ de collaborateurs; Contribuent à orienter et à former les bénévoles, les membres et le personnel; Donne au public et aux membres une impression de crédibilité.

30 En quoi consistent les méthodes? Une fois quune politique est adoptée, des méthodes sont établies pour déterminer comment celle-ci sera appliquée et mise en œuvre. Les méthodes constituent en fait un recueil de consignes qui décrivent la marche à suivre recommandée relativement à une politique en particulier. Les méthodes précisent comment, quand et par qui les politiques seront mises en œuvre.

31 En quoi consistent les méthodes? (suite) Elles expliquent comment appliquer les règles et les règlements; Elles décrivent les activités qui soutiennent les politiques; Elles définissent la ligne de conduite qui simpose une fois quune politique est adoptée; Elles précisent comment mettre en œuvre les politiques; Elles prévoient les conséquences du non-respect des méthodes.

32 Étapes de la rédaction des politiques et méthodes On a tort de considérer la rédaction des politiques comme une corvée accablante, car il sagit simplement de mettre en mots des pratiques et méthodes qui existent déjà. Avant de commencer, il peut y avoir la création dun comité qui se concentrera sur la rédaction dune ébauche dun manuel des politiques et méthodes. Le comité peut être libre de consulter le conseil dadministration ou les personnes visées par les politiques.

33 Préparatifs Réunir les documents et linformation (cas pratique) qui révèlent comment les choses se font en ce moment. Il peut sagir des statuts constitutifs, des règlements généraux ou de toutes autres informations jugées pertinentes et même de propositions tirées des procès- verbaux; Préciser la mission de lorganisation dans un énoncé exprimant clairement sa raison dêtre.

34 Préparatifs (suite) Structure de gouvernance, cest-à-dire évaluer le degré dharmonie et les interactions entre le conseil, les comités et le personnel. Cette analyse aide à préciser les politiques qui sont nécessaires. Préciser qui fait quoi. Cet exercice aide à clarifier les responsabilités de chacun et les tâches à accomplir. Cerner les problèmes et les défis qui se posent.

35 Créer un modèle à suivre Insérer les documents dans une reliure, afin den faciliter le tri, la mise à jour et la consultation. Établir des catégories de politiques : organisationnelles, administratives, ressources humaines, gestion financière et gestion informationnelle. Prévoir une codification de linformation.

36 Décider dun modèle À titre de suggestion On doit retrouver sur chaque page un énoncé de la politique, les méthodes qui sy rapportent et les éventuels renvois au texte de la loi, politique ou statut constitutif sil y a lieu. Choisir une police facile à lire, par exemple Time New Roman ou Arial de police 11 ou 12

37 Décider dun modèle (suite) Faire ressortir les titres en en grossissant les caractères ou en les rehaussant de gras. Il nest pas nécessaire dutiliser pour les titres la même police que pour le texte. Présenter les dates de manière uniforme dans tous les documents.

38 Style décriture Utiliser un style direct, la forme active et le présent; Mentionner les titres de poste et non les noms des personnes; Faire preuve duniformité dans lemploi de la majuscule; Écrire dans un langage simple et clair, en respectant les règles de grammaire.

39 Style décriture (suite) Sassurer dêtre concis et dêtre bien compris; Utiliser des abréviations uniquement si celles- ci apparaissent une première fois entre parenthèses à la suite de lexpression écrite au long; Adopter une règle décriture précisant quand les nombres seront en toutes lettres ou en chiffres, et toujours sen tenir à cette règle.

40 Style décriture (suite) Pour consigner les méthodes par écrit, formuler clairement la marche à suivre, étape par étape; Se montrer constant dans la représentation de la vision et des valeurs de lorganisation.

41 Approbation du conseil Le conseil dadministration a la responsabilité détudier et dapprouver le projet des politiques et des procédures.

42 Révisions et modifications Les politiques et méthodes ne sont pas statiques. Élaborer des lignes directrices qui prévoient leur révision périodique (faire une page-titre incluant les dates des mises à jour). Si une politique ou une méthode est sans objet, la supprimer, la mettre à jour ou la combiner à une autre.

43 Communication et diffusion Il est primordial que les politiques et méthodes soient connues et comprises; Décider de la meilleure façon de communiquer aux membres du personnel les politiques et leurs mises à jour, surtout celles qui les touchent le plus près ou qui touchent leurs programmes et leurs activités. Conserver le cahier des politiques et méthodes à jour en remplaçant les pages périmées par les nouvelles.

44 Archivage Il est important de conserver un double de toutes les versions des politiques. Élaborez une méthode qui précise par qui et comment seront colligées les différentes versions.

45 Politiques des ressources humaines (PGRH) Les programmes reliés à la politique de gestion des ressources humaines (PGRH) sont: Recrutement et sélection du personnel; Accueil et intégration du personnel; Évaluation du rendement; Développement des ressources; Reconnaissance; Santé et sécurité au travail, etc.…

46 Définition des types de documents et de leurs relations (Règlement) Un règlement est un ensemble ordonné de règles assurant lapplication dune loi et qui définit la discipline à observer à lintérieur dune organisation; il constitue une action imposée, choisie parmi un certain nombre dautres possibilités.

47 Définition des types de documents et de leurs relations (Règlement) (suite) Un règlement exige quune action particulière et bien définie soit ou ne soit pas entreprise, eu égard à la situation. Il ne laisse aucune latitude aux personnes à qui il sadresse. Il précise le quoi et le pourquoi sans préciser le comment et le quand. Il prévoit des sanctions dans les cas de non-conformité au règlement.

48 Définition des types de documents et de leurs relations (Règlement) (suite) De par sa nature, le règlement est conçu pour ne laisser aucune marge de manœuvre. 1.Préparation (qui prépare) 2.Approbation (le conseil dadministration) 3.Application 4.Évaluation 5.Révision sil y a lieu

49 Politique Cest un plan qui sert de guide et de cadre aux décisions et qui détermine les frontières de laction où le dirigeant se trouve engagé. Elle précise le quoi, le pourquoi et les intervenants.

50 Politique (suite) Une politique devra posséder de préférence les qualités suivantes : Être reliés à un objectif de lorganisation et expliqués à toute personne qui devra lappliquer; Laisser une marge dinterprétation à ceux qui sont responsables de son application sinon, elle devient plutôt un règlement ou une directive être exprimée clairement, de façon compréhensible et par écrit;

51 Politique (suite) Indiquer les limites et les moyens de mesures pour les actions futures; Être raisonnable et réalisable; Demeurer stable, mais ouverte à la possibilité dêtre changée; Être conforme aux facteurs extérieurs tels que les lois; Être bien comprise par tous les gens quelle affecte.

52 Directives La directive découle dune politique ou dun règlement et en précise le cadre. Elle précise les règles de conduite internes, les objectifs opérationnels à atteindre et départage les responsabilités entre les différentes unités administratives.

53 Directives (suite) Elle vise à rendre uniforme une activité ou une situation commune à tout le personnel afin de: Dassurer une plus grande cohérence des actes accomplis par les membres du personnel dans les lapplication des lois et des règlements, et; Dexpliquer aux personnes intéressées le sens dans lequel on doit orienter la prise de décision.

54 Procédure Une procédure est une série de tâches reliées entre elles et formant une séquence préalablement définie quil faut accomplir pour produire un résultat: elle précise le quoi, le comment, le quand et les intervenants. Les procédures sont des plans qui définissent les méthodes qui devront être utilisées dans lexécution des activités prévues.

55 Procédure (suite) Elles guident davantage laction que la réflexion et expliquent en détail et de façon précise, la manière daccomplir une certaine activité. Essentiellement, elles se distinguent par la séquence chronologique de leur contenu.

56 Procédure (suite) La procédure doit être précise et ne laisser aucune place à linterprétation. 1.Préparation Directions ou les unités administratives 2.Approbation La direction générale

57 Avis Cest un point de vue exprimé officiellement par une autorité signalant un ou des faits dont il faut tenir compte pour la conduite dune affaire particulière. 1.Préparation Directions ou unités administratives 2.Révision Aucune 3.Approbation Directions ou unités administratives

58 Relations entre les différents types de documents Les documents se présentent habituellement dans un ordre allant du général au particulier: Mission-objectifs-règlements-politiques- directives – procédures ou avis Les termes «mission » et « objectifs » ne sont pas définis ici. Il sagit de concepts qui servent de cadre général pour la rédaction des documents officiels.

59 Énoncé de principe et présentation des buts Un principe présente de façon générale lobjectif recherché avec le type de document. Il précise les grandes lignes daction et les justifications qui amènent lorganisation à agir dans un domaine précis relevant de sa compétence. Les buts énoncés doivent être suffisamment précis pour décrire ce qui est visé. La formulation doit permettre den vérifier lapplication.

60 Cadre juridique ou cadre de référence Il sagit dénumérer les lois (L), règlements (R), politiques (P) ou décisions (D) dont découle ce type de document et qui sert de cadre général à son application et qui en expliquent le contexte.

61 Champ dapplication Cette section présente la portée du type de document. Elle définit les objets, les personnes, les activités ou les sujets couverts ou auxquels le type de document sapplique.

62 Définitions Les définitions peuvent être utilisées pour éviter une ambiguïté ou éviter des répétitions dans le corps du texte où lon doit se servir à multiples dune longue expression qui viendrait alourdir inutilement le texte.

63 Articles (règlements), principes directeurs (politiques), activités ou contenu (directives) Il sagit détablir, de définir ou de préciser les règles, les modalités ou les moyens permettant datteindre les buts. Il sagit du cœur du type de document où sont présentés dans le détail les éléments qui le constituent.

64 Structure fonctionnelle Responsabilités des différents intervenants Il sagit détablir les rôles, les devoirs et les obligations des intervenants impliqués dans la réalisation ou la mise en œuvre de ce type de document. Au besoin, lorsque plusieurs intervenants sont impliqués et que beaucoup de responsabilités sont identifiées, un tableau peut être utilisé pour structurer linformation. Responsabilité de lapplication Il sagit de préciser les devoirs et les pouvoirs qui sont accordés à la personne responsable de lapplication.

65 Entrée en vigueur «Le type de document entre en vigueur à compter de la date de son adoption » OU « Le type de document entre en vigueur à compter du (préciser la date) ». Les (parties du type de document) sappliquent à compter du (préciser la date).

66 Modalités dapplication (procédures seulement) Elles se distinguent par la séquence chronologique de leur contenu. On y mentionne les intervenants, les actions qui doivent être posées, et les précisions supplémentaires. On y explique en détail et de façon précise, la manière daccomplir une certaine activité. Il sagit dune série de tâches reliées entre elles définissent ce quil faut accomplir pour produire un résultat.

67 Formulaires (procédures et directives seulement) Le document peut saccompagner dun formulaire, mais il est préférable de préciser en annexe du document les données à transmettre. Dans le cas contraire, le formulaire doit être rattaché à au moins une procédure et en faire partie intégrante. Que ce soit sous forme papier ou informatisé, il renferme un grand nombre de données standardisées provenant de plusieurs intervenants.

68 Composantes des différents types de documents officiels Identification Numéro : titre du document Ce (document) sadresse à: Toute la communauté Responsable de lapplication: La direction, le service, lunité administrative Approbations:Adopté le: (date) par (instance) et la résolution (…) Modifié le: (date) par (instance) et la résolution (…) 0=jamais1= peu souvent 2 assez souvent 3= toujours règle ment politi que procé dure directiveavis

69 Composantes des différents types de documents officiels (suite) Énoncé de principe et présentation des buts Un principe présente de façon générale lobjectif avec le type de document. Il précise les grandes lignes daction et les justifications qui amène lorganisation à agir dans un domaine précis relevant de sa compétence. Les buts énoncés doivent être suffisamment précis pour décrire ce qui est visé. La formulation doit permettre den vérifier lapplication. Reg. 3 Politi que 3 Procé dure 3 Direc tive 3 Avis 3 0=jamais 1=peu souvent 2=assez souvent 3= toujours

70 Composantes des différents types de documents officiels (suite) Cadre juridique ou cadre de référence Il sagit dénumérer les (L, R, P ou D ci- dessous) dont découle ce type de document et qui servent de cadre général à son application et qui en explique le contexte Règle ment 3 L Politique 3 LR Procédure 3 RP D Directive 3 RP D Avis 2 D 0=jamais 1=peu souvent 2=assez souvent 3= toujours

71 Composantes des différents types de documents officiels (suite) 0=jamais 1=peu souvent 2=assez souvent 3= toujours Champs dapplication Cette section présente la portée du type de document. Elle définit les objets, les personnes, les activités ou les sujets couverts ou auxquels le type de document sapplique. Règle ment 3 Politi que 3 Procédure 3 Directive 3 Avis 0

72 Composantes des différents types de documents officiels (suite) 0=jamais 1=peu souvent 2=assez souvent 3= toujours Définitions Les définitions peuvent être utilisées pour éviter une ambiguïté ou éviter des répétitions dans le corps du texte où lon doit se servir à multiples reprises dune longue expression qui viendrait alourdir inutilement le texte Règle ment 3 Politique 3 Procédure 3 Directive 2 Avis 0

73 Composantes des différents types de documents officiels (suite) 0=jamais 1=peu souvent 2=assez souvent 3= toujours Principes directeurs (politiques), articles (règlements), activités (directives). Il sagit détablir, de définir ou de préciser les règles, les modalités et les moyens permettant datteindre les buts. Il sagit du cœur du type de document où sont présentés dans le détail les éléments qui le constituent. Règle ment 3 Politi que 3 Procédure 0 Directive 3 Avis 0

74 Composantes des différents types de documents officiels (suite) 0=jamais 1=peu souvent 2=assez souvent 3= toujours Structure fonctionnelle Responsabilités des différents intervenants: Il sagit détablir les rôles, les devoirs et les obligations des intervenants impliqués dans la réalisation ou la mise en œuvre de ce type de document. Au besoin, lorsque plusieurs intervenants sont impliqués et que beaucoup de responsabilités sont identifiées, un tableau peut être utilisé pour structurer linformation. Responsabilité de lapplication Il sagit de préciser les devoirs et les pouvoirs qui sont accordés à la personne responsable de lapplication. Règle ment 0 Politi que 3 Procéd ure 3 Direc tive 3 Avis 0

75 Composantes des différents types de documents officiels (suite) 0=jamais 1=peu souvent 2=assez souvent 3= toujours Entrée en vigueur Le type de document entre en vigueur à compter de la date de son adoption ou à compter du (préciser la date). Les (parties du type de document) sappliquent à compter du (préciser la date) Règlement 3 Politique 3 Procédure 3 Directive 3 Avis 3

76 Composantes des différents types de documents officiels (suite) 0=jamais 1=peu souvent 2=assez souvent 3= toujours Modalités dapplication (procédures seulement) Elles se distinguent par la séquence chronologique de leur contenu. On y mentionne les intervenants, les actions qui doivent être posées, et les précisions supplémentaires. On y explique en détail et de façon précise, la manière daccomplir une certaine activité. Il sagit dune série de tâches reliées entre elles définissant ce quil faut accomplir pour produire un résultat. Règle ment 0 Politi que 0 Procé dure 3 Direc tive 0 Avis 0

77 Composantes des différents types de documents officiels (suite) 0=jamais 1=peu souvent 2=assez souvent 3= toujours Formulaires (procédures et directives seulement) Un formulaire doit être rattaché à au moins une procédure; il en fait donc partie intégrante. Le recours à des formulaires doit être limité. Au lieu de concevoir un nouveau formulaire, il est préférable de préciser en annexe de la procédure les données à transmettre. Un formulaire, sous forme papier ou informatisé, renferme un grand nombre de données standardisées, provenant de plusieurs intervenants. Règle ment 0 Politi que 0 Procé dure 2 Direc tive 2 Avis 0

78 Politiques ressources humaines essentielles Les petites organisations devraient au moins se doter de politiques concernant les sujets suivants : Heures de travail; Rémunération pour les heures supplémentaires; Congé annuel; Jours fériés; Congé de maladie et autres congés; Évaluation de rendement; Embauche; Cessation demploi; Protection des renseignements personnels du personnel.

79 Éléments importants dune politique bien conçu et utile La politique doit préciser les éléments suivants: Titre de la politique; Date dentrée en vigueur et dates de révision de la politique; Objet de la politique (ce quelle vise à promouvoir ou le but à atteindre); Énoncé fondamental de la politique.

80 Éléments importants dune politique bien conçu et utile (suite) La politique doit préciser les éléments suivants (suite): Définition des concepts ou termes clés de la politique; Personnes concernées par la politique, ou portée de la politique; Exceptions prévues à la politique, et personne à qui il incombe dappliquer les exceptions; Les responsables qui, au sein de lorganisation, sont chargés de mettre en œuvre la politique et de contrôler son application.

81 Contenu dune procédure Une politique est souvent accompagnée dune procédure : celle-ci est définie dans une section de la politique ou dans un autre document mentionné dans la politique. La procédure présente, sous la forme détapes numérotées, des instructions sur la façon de mettre en œuvre la politique. Pour plus de clarté, il est préférable que les procédures ne soient pas publiées dans le même document que celui qui expose les politiques.

82 Langage clair Le texte est rédigé en termes simples, facile à comprendre; dans la mesure du possible, il faut éviter les termes trop techniques; La terminologie est uniformisée; On donne la définition des termes spéciaux; Les phrases et les paragraphes sont courts.

83 Équité et souplesse Lénoncé de la politique laisse une certaine latitude aux gestionnaires afin quils puissent être souples et adapter la politique en fonction des circonstances. Le contenu et le libellé de la politique sont exempts de préjugés et encouragent un traitement juste et uniforme.

84 Respect des lois Respecte les normes du travail et la législation provinciale et fédérale sil y a lieu. Ne contreviens pas aux dispositions des conventions collectives sil y a lieu.

85 Politiques introduites unilatéralement Lemployeur a le droit dintroduire une politique de façon unilatérale, sans en négocier les dispositions avec lagent de négociation qui représente le personnel, le cas échéant.

86 Par contre, la politique: Ne dois pas contrevenir aux dispositions de la convention collective; Ne dois pas être déraisonnable; Dois être claire et sans équivoque; Dois être portée à lattention du personnel avant que lemployeur nagisse en vertu de la politique; Dois être appliquée de façon uniforme dès sa mise en vigueur; Par ailleurs, le personnel doit être conscient que le non-respect de la politique peut entraîner des mesures disciplinaires, y compris le congédiement.

87 Par contre, la politique: (suite) Un employeur devra démontrer quil a respecté les cinq derniers facteurs sil désire imposer des mesures disciplinaires à un membre du personnel non syndiqué, ou le congédier pour cause de violation dune de ses politiques.

88 Rôle du conseil dadministration dans lélaboration des politiques Le conseil dadministration peut être appelé à jouer divers rôles dans lélaboration des politiques, ce qui importe, cest de définir clairement son rôle. Le conseil dadministration peut instituer divers comités délaboration qui sera chargée de la rédaction des politiques et procédures selon leurs compétences, ou il peut déléguer cette responsabilité à la direction générale.

89 Rôle du conseil dadministration dans lélaboration des politiques (suite) Il revient souvent au conseil dadministration de donner lapprobation finale à toutes les politiques. De même, le conseil dadministration peut préciser à quelle fréquence, les politiques devront être révisées, ou il peut déléguer cette responsabilité.

90 Rédiger les politiques et procédures Déterminez quels sont, pour votre organisation, les sujets les plus importants au niveau des politiques en tenant compte : Des lois en vigueur; Des exigences des organismes de financement; De toute convention collective touchant votre organisation; Des sujets qui sont pour votre organisation des préoccupations importantes et qui laident à réaliser sa mission.

91 Posez-vous les questions suivantes sur les éventuels sujets de politiques Comment avons-nous abordé ce sujet dans le passé? Est-ce que la taille de notre effectif justifie lélaboration dune politique sur ce sujet? Sommes-nous prêts à investir le temps nécessaire pour garder à jour cette politique?

92 Posez-vous les questions suivantes sur les éventuels sujets de politiques (suite) Que voulons-nous accomplir en adoptant cette politique? Quels sont les résultats escomptés? Est-ce que cette politique favorise nos valeurs?

93 Recueillez de linformation Recueillez de linformation sur les pratiques antérieures de votre organisation. Cherchez des modèles de politiques en vous renseignant sur les politiques élaborées par les organisations semblables à la vôtre.

94 Rédigez le projet de politique en mentionnant les éléments suivants : Titre de la politique; Date dentrée en vigueur de la politique et date des révisions; Statut dapprobation; Références (dressez la liste des autres politiques et documents connexes).

95 Rédigez le projet de politique en mentionnant les éléments suivants : (suite) Objet de la politique (ce quelle vise à promouvoir ou le but à atteindre); Énoncé fondamental de la politique; Définition des concepts ou termes clés de la politique; Les personnes concernées par la politique, ou la portée de la politique (le groupe de personnel touché par la politique).

96 Rédigez le projet de politique en mentionnant les éléments suivants : (suite) Mesures à prendre en cas dexceptions possibles; Les responsables qui, au sein de lorganisation, sont chargés de mettre en œuvre la politique et de contrôler son application; Les procédures pour mettre en œuvre la politique, présentée sous la forme détapes numérotées.

97 Distribuez le projet de politique et révisez-le Donnez une copie du projet à tous les membres qui dans votre organisation, participent à lélaboration des politiques. Discutez-en ensemble et entendez-vous au sujet des corrections à apporter. Préparez la version finale.

98 Obtenez les approbations nécessaires pour la mise en œuvre de la politique Sil appartient à votre conseil dadministration dapprouver la version définitive des politiques, cette étape revêt souvent la forme dune résolution consignée au procès-verbal. Cette résolution pourrait aussi préciser à quel moment le conseil dadministration souhaite réviser la politique. Mettez la politique à jour en y ajoutant la date dapprobation.

99 Faire connaître les politiques RH à léchelle de lorganisation Selon la taille, la structure ou le « style » de votre organisation, vous pouvez choisir de communiquer avec votre personnel à laide de politiques, de procédures, de lignes directrices ou de manuels. Les politiques sont souvent des documents brefs et formels où lon ne décrit pas les procédures correspondantes.

100 Faire connaître les politiques à léchelle de lorganisation (suite) Le conseil dadministration approuve la « Politique » tandis que la direction générale approuve la procédure et le cahier de gestion. Beaucoup dorganisations présentent leurs politiques dans des reliures réservées à cet effet.

101 Manuel de lemployé Le manuel de lemployé décrit les politiques et les procédures de lorganisation. Le style peut être informel et on peut ny souligner que les points importants de chaque politique. Ce manuel peut aussi présenter de linformation générale sur lorganisation et ses priorités. Il convient dy ajouter une classification des emplois occupés au sein de lorganisation, en précisant si les différents groupes demployés sont syndiqués ou non, sils sont couverts par une convention collective.

102 Manuel de lemployé (suite) Les gens pourront se référer à ce manuel lorsquils prennent connaissance des sections de la politique indiquant sa portée ou les personnes concernées. Le manuel peut aussi décrire le processus dorientation du personnel, cest-à-dire le processus auquel doit sattendre une personne lorsquelle commence un nouvel emploi.

103 Manuel de lemployé (suite) Comme les politiques et les procédures peuvent changer au fil du temps, ajoutez un énoncé pour souligner que lemployeur a le droit, à sa seule discrétion, de modifier le manuel de lemployé en ajoutant, amendant ou supprimant des politiques ou des procédures.

104 Le manuel de lemployé peut se révéler un outil dorientation utile et favoriser de bonnes relations entre un employé et un employeur On y présente le cadre de référence en vue dassurer équité et uniformité; On y encourage le respect des lois à tous les échelons de lorganisation; Il constitue un document sur lequel peut sappuyer lemployeur; On y présente la philosophie de lorganisation.

105 Le manuel de lemployé peut se révéler un outil dorientation utile et favoriser de bonnes relations entre un employé et un employeur (suite) Cest un outil de communication et de responsabilisation; Il évite aux gestionnaires davoir à passer du temps et clarifier les attentes; Il transmet une image positive de lorganisation; Il peut servir doutil de recrutement.

106 Guide des politiques et procédures relatives au personnel On utilise souvent cette expression pour désigner le document rassemblant une version plus détaillée des politiques et des procédures.

107 Séance dinformation Une séance dinformation permet de bien expliquer au personnel une nouvelle politique. Il faut donner les raisons qui ont motivé lélaboration de la politique, identifier les personnes qui ont été consultées et préciser quand sera révisée la politique.

108 Déclaration de lemployé Pour des politiques importantes, vous voudrez peut-être demander à tous les employés de signer une déclaration attestant quils ont reçu et lu la politique, quils ont pu poser des questions, quils la comprennent et quils acceptent de la respecter. Si vous choisissez de le faire, vous devez avoir en place un plan pour vous assurer que tous les employés (actuels et futurs) assistent à une séance dinformation sur la politique et signent la déclaration de lemployé.

109 Diffusion Assurez-vous que tous les employés ont en main une version à jour de toutes les politiques et procédures pertinentes pour lexercice de leurs fonctions, ou encore quils puissent aisément consulter les politiques et procédures dans un lieu facilement accessible. Veuillez à ce que les employés reçoivent les mises à jour importantes pour les politiques, et à ce quune fois encore ils signent la déclaration de lemployé pour attester quils ont lu et compris la politique mise à jour, et quils acceptent de la respecter.

110 Communication continue Faire parvenir à tous les employés de courts communiqués précisant différents aspects dune politique quils peuvent ne pas avoir compris ou quils nappliquent pas dans leur travail quotidien. Encouragez les employés à sinformer auprès de leur supérieur sur la politique, particulièrement sur la façon dont la politique sapplique à eux.

111 Réviser et mettre à jour les politiques Pour la révision des politiques, le conseil dadministration peut établir un calendrier ou déléguer cette responsabilité. Il est raisonnable de réviser les politiques tous les deux ou trois ans.

112 Réviser et mettre à jour les politiques (suite) Lorsque la législation gouvernementale est modifiée et que ces changements touchent les politiques de lorganisation, celle-ci doit réviser aussitôt les politiques concernées. Certaines organisations ont adopté une politique prescrivant de réviser chaque année les politiques organisationnelles, ce qui les aide à toujours respecter les prescriptions de la loi.

113 Réviser et mettre à jour les politiques (suite) Certains changements aux politiques sont tellement importants quils pourraient donner lieu à une réclamation pour congédiement déguisé. Il est essentiel davertir suffisamment à lavance les employés lorsque des changements importants seront apportés à leurs conditions de travail.

114 Réviser et mettre à jour les politiques (suite) Lorsquune politique ou une procédure est mise à jour, vous devez en informer les employés et leur donner la version révisée de la politique ou de la procédure. BONNE RÉDACTION


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