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Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Améliorer son classement et.

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1 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Améliorer son classement et préparer larchivage I. Le classement

2 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Public visé et Objectifs Agents de gestion administrative, secrétaires ou assistants amenés à classer des documents produits par le service. Objectifs -Repérer et mettre en œuvre un classement adapté, efficace, accessible et fiable. -Concevoir une organisation de classement simple et évolutive quelle que soit la modalité technique choisie (classement papier ou informatique). -Identifier comment préparer les archives dans son service. 2

3 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Vincent BOGAERS 3 Etudes : Master RH à l'IGS Paris et MBA à l'ESG Parcours : 12 ans dexpérience dans la formation - Entreprise de support technique (hotline) : norme qualité - Mairie : Marianne et démarche Qualité - Public (Formation & recrutement…) : 7 ans en collectivité Consultant formateur en Ressources Humaines, Management et Qualité (Marianne, Qualiville, Iso, …) « SAV » : Skype : soi.conseil

4 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Le point de vue adopté se situe au moment de la création du document (papier ou électronique). Le document créé est un document darchives, cest-à- dire quil doit être complet et exact et rendre compte de lactivité qui la produit. Le document sera soumis à des règles de conservation et de consultation. Caractéristiques

5 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Audit de votre classement et archivage 5

6 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Les types de dossiers : commun ou par spécialité ? Les types de classement classé ? Les durées de conservation sont-elles respectées ? Les procédures de versement, de tri et de destruction sont-elles connues et pratiquées ? La gestion physique des documents :

7 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Le système informatique : Les archives sont-elles intégrées dans les procédures informatiques ? Les dossiers électroniques : Les archives physiques sont-elles intégrées dans la gestion des dossiers électroniques ? Existence de données communes ou de documents communs ? Les documents et les courriers électroniques : Les documents numériques : photos, radios, documents externes, etc. Le courrier électronique Il devient le moyen de communication le plus important.

8 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Comment est réalisé le classement ? Les documents physiques Dossiers en pochette ou en carton Dossiers courants et définitifs Dossiers dans les services Dossiers administratifs Les documents électroniques Interface au Système dInformation Interface aux logiciels de dossiers patients Le courrier électronique et les documents associés

9 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Localisation des locaux : Proches des services ou éloignés Capacité en nombre de dossiers Capacité en durée darchivage Dossiers administratifs Les procédures Communications de dossiers Tris et éliminations Gestion manuelle ou informatique LES LOCAUX DARCHIVES

10 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Type de mobilier : fixe ou mobile ? Type de classement : en continu, par date de naissance, par service, etc. ? Les sites : proches des services ou éloignés; avec ou sans sous-traitance ? Les dossiers: en pochette ou en carton ? Pour le stockage, la prise en compte :

11 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Le récolement : Reprise ou pas. Si reprise, quelle ampleur ? Les moyens humains et techniques. Les tris et éliminations : Procédure agréée. Moyens humains compétents. Responsabilité.

12 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Présentations des différentes techniques de classement 12

13 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - On ne classe par pour conserver, on classe pour retrouver facilement. 13

14 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Un bon classement doit être : simple – pour permettre de trouver et replacer facilement un document rapide – pour trouver et replacer rapidement un document sûr – pour être certain que tous les documents sont à leur place et quaucun ne manque extensible – pour permettre dajouter des documents ultérieurement. 14

15 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Un « bon classement » : critères defficacité du classement Le « bon classement » nexiste pas dans labsolu. Caractéristiques dun bon classement Accessible à jour Simple fiable Le matériel utilisé par le classement doit faire gagner du temps et de la fiabilité. 15 le classement est basé sur une méthode ; les dossiers sont bien identifiés ; il existe un plan de classement qui explique la méthode la corbeille « classement en attente » est vide. il est « sans bruit ». Un bruit est un document qui na rien à faire dans le classement (le double, le brouillon, la énième version dun même document, le document ancien qui devrait être archivé, etc.). Le classement est sans « silence » cest-à-dire quil ne manque pas de documents dans les dossiers. Tout document ou dossier emprunté sera remplacé par un « fantôme », cest-à-dire, une feuille de papier qui comportera : le nom du document ou du dossier, le nom de lemprunteur, la date demprunt.

16 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Quelques règles un classement ne doit pas comporter une arborescence de plus de 4 niveaux. il ne faut pas que le classement implique plus de 4 ou 5 gestes au-delà de 3 ou 4 les couleurs ont plus tendance à nous perturber qu'à nous aider s'interdire de créer une rubrique "divers" 16

17 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Un circuit sans retours 17 Document entrant Traiter Transmission Une copie ? Trier Classement Original TRI TROP

18 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Le mobilier de classement Armoires à portes battantes ou coulissantes Classeurs multi-tiroirs Bibliothèques Etagères caissons mobiles A lintérieur de ce mobilier, placez les accessoires les plus appropriés. corbeilles superposables en format A4 ou même A3 (pratique pour les plans) classeurs à levier dossiers suspendus ranges-revues intercalaires protège-documents chemises onglets et index marque-pages caisses à archives 18

19 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Trucs et Astuces : code couleur Utiliser des pochettes de couleur qui correspondent à l'aiguillage du document : – une pochette rouge pour ce qui doit être signé en urgence, – une verte pour ce qui peut attendre une semaine par exemple, – une noire pour ce qui doit être directement classé. On peut aussi utiliser des pastilles adhésives colorées pour remplacer ce système : une pastille rouge est apposée pour traitement, une noire pour indiquer que le traitement est effectué. 19

20 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - De l'art de savoir... supprimer L'une des causes majeures de mauvais classement concerne l'accumulation de documents inutiles. Par précaution, on a souvent tendance à garder plutôt qu'à jeter. Il est donc nécessaire de se demander quel document garder, et pendant combien de temps. indiquer dès sa réception, la période de validité d'un document. Exemple, un catalogue fournisseur sera valable une année au maximum et ira rejoindre une boîte de classement « annuelle » avant destruction, alors qu'un document comptable devra rester disponible au moins pendant l'exercice en cours, avant d'être archivé pour toujours. 20

21 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Prendre le temps de classer Plutôt que de classer une fois par mois, réservez-vous une heure par semaine. Avec lhabitude, ce ne sera plus quune question de 20 à 30 minutes, pas davantage. Attention à ne pas céder aux tentations de report dans le genre « je ferai ça la semaine prochaine ». La tâche épreuve nen sera que plus difficile ! 21

22 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Construire son classement Pourquoi ? Qui ?Qui utilise les dossiers ? Pour quelle raison ? Quoi ?Quels documents composent les dossiers ? Où ? Où sont rangés les dossiers ? Où les consulte-t-on ? Quand ? Quand utilise-t-on les dossiers ? (fréquence dutilisation pour déterminer si le dossier est « vivant ») Combien ?Combien de dossiers ? 22 Les besoins des utilisateurs Un classement efficace répond aux demandes, à lutilisation quon en a. QQOQCP

23 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Les trois zones Zone 1 Zone 2 Zone 3 Zone 4 A portée de main Quotidiennement Dans le bureau Fréquemment Proche / couloir Régulièrement Dans les archives Obligation de conserver

24 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - 24

25 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Classement et Informatique Utiliser les mots clés (tags) – Fichier / propriété / mots clés – Mots clés = clé principal puis clé secondaire puis sujet Arborescence : – la même que pour son classement papier – Code couleur des dossiers Microsoft : idem que son classement papier – Code couleur dossiers Outlook : idem que son classement papier 25

26 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - 26 activez le bouton MS Office (version 2007) ou Fichier (version 2010 et plus) ; cliquez sur l'option Récent ; le nom du fichier ouvert apparaît dans la liste des documents ouverts les plus récemment ; cliquez sur l'épingle blanche située face au nom de fichier ; l'icone devient bleue et le fichier est désormais "épinglé". Vous y accéderez par le biais de l'option Fichier - Récent. Si vous n'utilisez plus un fichier épinglé, cliquez simplement sur l'icone bleue en face de son nom. Sans doute avez-vous l'habitude de créer des raccourcis vers les fichiers que vous tilisez fréquemment. L'ennui de cette technique, c'est que ces raccourcis finissent par encombrer le bureau. Il existe pourtant une autre alternative : épingler les fichiers dans leur logiciel d'origine. En d'autres termes, les conserver en top liste des fichiers les plus récemment ouverts. Pour cela : ouvrez votre fichier avec votre application Office ; Retrouver rapidement les fichiers a usage fréquent

27 Vincent BOGAERS – Formation Classement et préparation de larchivage - Classement et GED GED : Gestion Electronique des Documents Démarche – Scanner – Gérer le fichier de suivi des documents scannés – Transmettre de façon dématérialisée – Associer des mots clés aux documents scannés (cf. recherche ultérieure) But : – Gain de temps Impératifs : – Logiciel + scanners + ressources du réseau informatique Management : – Habitudes de travail et « habilité » informatique 27


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