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OFFICE DE LA JEUNESSE BIENVENUE 7 DÉCEMBRE 2010 Direction générale

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1 OFFICE DE LA JEUNESSE BIENVENUE 7 DÉCEMBRE 2010 Direction générale
Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Office de la jeunesse Direction générale Département de l'instruction publique 1

2 Déroulement Introduction – vision Présentation des cadres
Etat de la réorganisation Questions – réponses Apéritif

3

4

5

6 ELP évaluation des lieux de placement
Mireille Chervaz Dramé, responsable

7 ELP évaluation des lieux de placement
Notre mission, informer, recruter, autoriser, surveiller la prise en charge, apporter aide et conseil aux familles et institutions pour maintenir et améliorer les conditions d'accueil, représenter les enfants dans les procédures d'adoption, collaborer avec les professionnels impliqués au niveau communal, cantonal, fédéral et international. Des familles d'accueil pour : accueillir, encadrer, éduquer structures de la petite enfance, familles d'accueil de jour familles d'accueil et de placement avec hébergement familles qui accueillent des enfants venant de l'étranger familles engagées dans un processus d'adoption

8 SPMi service de protection des mineurs
Leila Nicod, directrice Le SPMi et L'équilibre de ses interventions

9 Exécuter des mandats civils et pénaux Mise en place et coordination
8297 mineurs Exécuter des mandats civils et pénaux Conseil Orientation Mineurs/ parents Mise en place et coordination réseau Evaluer des contextes de vie/compétences parentales Signaler et dénoncer au Pouvoir Judiciaire Intervenir auprès des mineurs et familles Le SPMi et L'équilibre de ses interventions

10 SAI secrétariat aux institutions
Maryvonne Métral, responsable

11

12 SLJ service des loisirs de la jeunesse
Gilles Chamoux, directeur

13 le Service des loisirs de la jeunesse
son mandat Promotion et organisation de loisirs éducatifs pour les mineurs

14 ses prestations Publiques
Organisation de loisirs éducatifs pour les jeunes de 4 à 17 ans Gestion des séjours de l'enseignement primaire Attribution des âges des films diffusés au cinéma Information au public sur les activités de loisirs Logistiques Transport d'enfant et de matériel Location de matériel Maisons d'accueil

15 SSJ service de santé de la jeunesse
Jean-Dominique Lormand, directeur

16 Politiques publiques Programme Prestations Soutien aux familles Soutien à l'enfance

17 Politiques publiques Programme Prestations Soutien aux familles Soutien à l'enfance

18 Politiques publiques Programme Prestations Soutien aux familles Soutien à l'enfance

19 SSJ Politique publique Promotion de la santé Prévention primaire
Programme (A 03) Intégration, Suivi éducatif Soutien aux familles Prévention secondaire Prestation Prévention Promotion Soutien à l'enfance Traitement Prévention tertiaire

20 SFSS secrétariat à la formation scolaire spéciale
Richard Bazus, administrateur

21 Vocation et prestations
Le SFSS reprend les prestations de la formation scolaire spéciale suivantes: l'éducation précoce spécialisée pour les enfants en âge préscolaire l'école spécialisée (externat et internat) la logopédie la psychomotricité. Les transports (remboursement sous certaines conditions)

22 Quelques chiffres par année
Avec une équipe de 9 postes (11personnes) répartis en deux cellules : administrative et clinique. Le Secrétariat à la formation scolaire spéciale c'est : 20 millions de subventions 7'000 dossiers d'enfants gérés 5'000 décisions octroyées 15'000 factures traitées

23 CDJ clinique dentaire de la jeunesse
Bernard Ciucchi, directeur

24 La Clinique dentaire de la jeunesse
depuis 1911

25 La Clinique dentaire de la jeunesse
prévention >30'000 élèves 3.5 postes édu's + 3 postes cliniques 15% activité depuis 1911

26 soins depuis 1911 >10'000 patients / an 40 postes cliniques
85% activité depuis 1911

27 soins depuis 1911 >300 patients / an La carie recule à l'école,
en 2010, pour la première fois, le taux d'élèves sans carie dépasse celui d'avec des caries ! depuis 1911

28 Objectifs généraux du projet
Disposer d'une vision commune et claire des prestations de l'office qui seront formalisées dans une loi spécifique, Avoir une direction générale qui assure un pilotage intégré et coordonné de l'Office et de l'ensemble des prestations et qui est capable de renseigner et d'anticiper les changements, Améliorer la qualité de la prise en charge des demandes et qui facilite la circulation de l'information entre les interlocuteurs concernés et qui instaure un climat de confiance, Se doter d'une organisation qui simplifie l'accès aux prestations de prévention et de promotion, Disposer de prestations de supports (finances, RH, contrôle de gestion, contrôle interne et financier, statistiques, logistique, informatique) qui facilitent le pilotage des prestations et de l'OJ.

29 Projet de réorganisation
Donneur d'ordre : Marianne Frischknecht Finances : Pascal Tissot Expertise RH : Paola Marchesini Evaluation des risques : Déborah Sciarrino Cheffe de projet : Francine Teylouni Stéphane Montfort Bernard Ciucchi Laurent Barbaresco Gilles Chamoux Véronique Von Gunten Maryvonne Metral Leila Nicod Mireille Chervaz Jean-Dominique Lormand Richard Bazus Gilles Thorel Chantal Barblan Responsable : F. Teylouni G. Chamoux J-D. Lormand S. Montfort B. Ciucchi L. Barbaresco = groupes thématiques = travail de la direction de projet Nouvelle loi sur les prestations Charte éthique Autorisation et surveillance 2ème étape Organisation des prestations autour d'une vision multidisciplinaire Vision et objectifs généraux OJ Gouvernance OJ Prestations de l'OJ Prestations de support Commission paritaire Direction de projet Membres Comité de pilotage

30 Groupe de réflexion autour des prestations
Bernard Ciucchi, responsable du groupe 30

31 Nom Service Fonction Rôle Ciucchi Bernard CDJ Directeur du CDJ Responsable du groupe Chamoux Gilles SLJ Directeur du SLJ Participant Beuchat Béatrice SPMi Juriste Participante Cafalli Myriam SSJ Technicienne vue et ouïe Carramusa Sabrina Cheffe de section Crettenand Véronique ELP Chargée d'évaluation Emery-Martin Séverine Infirmière Galetto Olivier Directeur adjoint du SPMi Ghinet Serge Responsable de secteur Kneuss Didier Mascotto Natacha Matthey Marie-Anne Assistante sociale Nicod Leila Directrice du SPMi Philippot-Jouve Jocelyne Pichon Lydia Romain Simone Santiago Elena Ségui-Bitz Isabelle Weber-Rochat Francine Wiesner Conti Joanne Educatrice Wyler Claire-Anne Médecin Zulian Andréas Chef de section

32 Objectifs généraux Disposer d'une vision commune et claire des prestations de l'office, de les qualifier et les prioriser, pour les formaliser dans une loi spécifique.

33 Etapes Nous avons d'abord fait connaissance, les uns et les autres, les personnes et… les services Nous avons défini ensuite ce qu'est une prestation Nous avons créé une fiche "standard" résumant la prestation Nous discutons, en ce moment, fiche après fiche, chacune des 45 prestations OJ recensées

34 Etapes Nous avons d'abord fait connaissance, les uns et les autres, les personnes et… les services Nous avons défini ensuite ce qu'était une prestation Nous avons créé une fiche "standard" résumant la prestation Nous discutons, en ce moment, fiche après fiche, chacune des 45 prestations OJ recensées Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Direction générale de l'office de la jeunesse

35 ETAT D’AVANCEMENT Département de l'instruction publique 35 COPIL
présentation des prestations en fiches, par service modifications et édition des fiches COPIL 2012 Octobre Novembre Décembre T1 2011 T2 2011 T3 2011 validation, recensement et hiérarchisation des prestations Département de l'instruction publique 35

36 Groupe Autorisation, contrôle/surveillance
Stéphane Montfort, responsable du groupe

37 Groupe Autorisation,contrôle/surveillance
Nom Service Fonction Rôle Stéphane Montfort DGOJ Directeur adjoint Responsable du groupe Richard Bazus SFSS Administrateur du SFSS Participant Mireille Chervaz Dramé ELP Responsable de l'ELP Participante Philippe Lentillon SLJ Responsable du secteur Spectacles et Divertissemements Maryvonne Metral SAI Responsable du SAI Ginette Nebel Chargée d'évaluation Elisabeth Maillat Christine Hofstetter Alain Bertrand Adjoint finances Nicole Pellaud SSJ Médecin Raphaël Petite SPMi Assistant social Denise Horta Secrétaire

38 Groupe Autorisation, contrôle/surveillance
Etat des lieux des bases légales/réglementaires liées au thème Définitions et objectifs des autorisations, du contrôle et de la surveillance Réflexion sur le champ d'application du contrôle et de la surveillance Examen des pratiques du contrôle et de la surveillance Mise en place de sous-groupes thématiques

39 ETAT D’AVANCEMENT COPIL
Etat des lieux des bases légales et définition des objectifs Mise en place de sous-groupes COPIL 2012 Octobre Novembre Décembre T1 2011 T2 2011 T3 2011 Validation et mise en œuvre progressive

40 Groupe Prestations de support
Laurent Barbaresco, responsable du groupe

41 Groupe Prestations de support
Nom Service Fonction Rôle Laurent Barbaresco DGOJ Directeur administratif et financier Responsable du groupe Véronique Von Gunten Responsable des ressources humaines Participante Dimitra Manetakis Gestionnaire en ressources humaines Carlos Anido Commis administratif 6 Participant Steve Hunziker Documentaliste - rédacteur Caroline Ophir CDJ Secrétaire 3 Christiane Coulot SLJ Cheffe de service Christiane Vergnaud Comptable 2 Julie Sauter Jacot Assistante, relations publiques / communication Pascale Varone SPMI Assistante sociale Ciro Candia Chef de service Florence Richard Assistante de direction Jean-Daniel Jornod SSJ Responsable technique Pierre-Yves Aubert Dominique Simonet May Infirmière spécialisée Sophie Lagana Educatrice pour la santé Christine Barré 41

42 Définition et objectif général
regrouper toutes les prestations utiles au fonctionnement des services et des collaborateurs de l'Office de la jeunesse. Ces prestations ne s'adresse pas à l'usager. Prestation à l'usager : assistance éducative en milieu ouvert, cours d'éducation à la santé, camps d'été, etc.. Prestation de support : recrutement de collaborateurs, plans de formation, etc.. L'objectif général étant de créer des pôles de compétences qui s'adressent à l'ensemble des collaborateurs de l'Office de la jeunesse et qui s'appuient sur les expertises existantes au sein des services.

43 Etapes Nous avons étudié ensemble les prestations qui existent
Nous avons imaginé des regroupements de prestations qui ont du sens Comment faire pour que ces regroupements fonctionnent ? Testons la faisabilité de nos scénarios Si c'est ok et validé par la direction de projet et le comité de pilotage , Communication et préparation de la mise en œuvre

44 Pôles retenus Contrôle de gestion Logistique et approvisionnement
Ressources humaines Communication – support d'info 1. Assurances, budgets, projets de lois, statistiques, conseil juridique, contrôle et suivi (tableaux de bords), appui méthodologique directives, procédures, processus, contrôle et suivi financier des subventions 2. Bâtiments, informatique, véhicules, gestion des espaces communs, gestion et politique de transport, commandes et inventaires, courrier et matériel, comptabilité générale, débiteurs, gestion des fonds et des liquidités. La comptabilité auxiliaire du SPMI ne fait pas partie des prestations de support (système comptable pour la prestation à l'usager) 3. Arrivées, départs, mutations, suivi, accueil et intégration, gestion des formations. En suspens – options groupe gouvernance - gestion et pilotage RH, Conseil et expertise 4. Documentation et éditions, organisation et classement, bases de données de référence. En suspens – options groupe gouvernance – Communication avec les syndicats, gestion des évènements, documents fondamentaux, planification stratégique, communication institutionnelle, communication interne

45 Exemple du travail effectué dans le groupe : déplacements, mobilité
Quelles sont les prestations actuelles ? Nombre de véhicules dans les services, places de stationnement, kilomètres parcourus, frais de déplacement, réservation de véhicules, abonnements existants, etc.….. Sont-elles adéquates et adaptées ? Comment faire pour avoir un fonctionnement idéal avec nos moyens ? Les idées (pictogramme svp) comme gérer de manière centralisée tout le parc de véhicules, proposer d'autres modes de déplacements alternatifs et/ou sur réservation, saisir l'opportunité de pouvoir déplacer également du matériel utile aux collaborateurs et encombrant, etc.… Testons la faisabilité Etape à venir ….. Lien entre les utilisateurs et les prestations proposées, présentation des résultats, etc….. Une fois les mesures retenues Adapter tout ce qui doit l'être pour démarrer la prestation de support Est-ce que ça marche ? Evaluer avec les utilisateurs ce qui a été proposé pour le cas échéant adapter la prestation de support.

46 ETAT D’AVANCEMENT COPIL
On a validé, avec la direction de projet, les pôles présentés Le groupe imagine un fonctionnement pour les prestations retenues COPIL 2012 Octobre Novembre Décembre T1 2011 T2 2011 T3 2011 Testons la faisabilité et obtenons la validation Mise en œuvre progressive

47 Groupe Charte Ethique Jean-Dominique Lormand, responsable du groupe

48 Groupe Charte Ethique Nom Service Fonction Rôle Lormand Jean-Dominique
SSJ Médecin Directeur Responsable du groupe Barblan Chantal DGOJ Documentaliste Participante Genevay Véronique Formatrice Consultante en Education et Promotion de la santé Girardin Maharjan Véronique ELP Chargée d'évaluation Navarro Carolina Schenkel Coste Laurence Infirmière en Santé Publique Spiess Corinne Theubet Marie-Pierre Diététicienne Zink Andréa SPMi Directeur Adjoint Participant

49 Groupe Charte Ethique: réalisations
Recherche de chartes éthiques ou documents apparentés Analyse de leurs structures et contenus Analyse des missions des services de l'OJ Listes des textes légaux et documents de référence des différents services de l'OJ Choix d'une structure pour le document de la charte de l'OJ Proposition de changer le nom de l'OJ Choix de valeurs et de principes qui nous rassemblent

50 ETAT D’AVANCEMENT Département de l'instruction publique 50 COPIL
Accord sur le libellé de la vision et de la mission de l'OJ Liste des lois, réglements et documents de référence principaux COPIL 2012 Octobre Novembre Décembre T1 2011 T2 2011 T3 2011 Choix des valeurs et principes à retenir dans la charte Mise en œuvre progressive Rédaction d'une lére proposition de charte et rédaction finale du glossaire Soumission de la proposition de charte validée par le groupe Département de l'instruction publique 50

51 Gouvernance Gilles Chamoux, responsable du groupe

52 1. Objectif Définir le futur fonctionnement de l'OJ et l'organisation des services, en améliorant la communication, la cohérence des actions et la transversalité. 2. Composition du groupe : Il s'agit du seul groupe qui n'était pas ouvert à l'ensemble des collaborateurs. Il est composé de : 4 directeurs de service ( SSJ-SPMi-CDJ-SLJ) 3 responsables de secteur (ELP-SAI-SFSS) 3 directeurs de l'OJ la responsable RH de l'OJ la Directrice générale

53 3. Cadre et Thèmes de travail Vision et Sens
3. Cadre et Thèmes de travail Vision et Sens quelle vision pour l'OJ de demain ? quelles complémentarités avons-nous au sein de l'OJ ? quelle cohérence entre les services ? quel sens donner à nos actions ? → Identité commune et mode de fonctionnement Gouvernance quelle autonomie ? quel mode de gouvernance entre la DG et les services ? comment diriger l'OJ et les services ? différencier décisions stratégiques et opérationnelles Communication quelle promotion de OJ ? quelle communication à l'interne ?, avec le SG ? comment améliorer les flux d'informations ? comment mieux gérer les outils de communication ?

54 4. Etat des travaux validé par le COPROJ
Gouvernance volonté d'avoir une direction "collégiale" pour : améliorer le pilotage de l'OJ - augmenter les synergies entre les services - trouver une meilleure cohérence - identifier les problématiques communes Lieux de travail adaptation éventuelle du futur dispositif de l'OJ en intégrant la stratégie de l'Etat sur l'affectation des bâtiments. (rapport OLEG)

55 5. Etat des travaux ( ..suite)
Promotion : - faire un promotion proactive de l'OJ avoir un site WWW de l'OJ dynamique et à jour coordonner les actions et planifier les événements Communication : établir des règles dans la gestion des mails avec pour objectif de : rationaliser les échanges diminuer le temps consacré à la gestion des mails augmenter l'efficacité des messages transmis éviter la transmission d'informations non-pertinentes utiliser le mail comme moyen de communication et pas uniquement d'information

56 ETAT D’AVANCEMENT COPIL
Validation par le COPIL type de direction, modes de promotion&communication Suite des travaux, choix modèle de gouvernance COPIL 2012 Octobre Novembre Décembre T1 2011 T2 2011 T3 2011 Création d'un groupe de travail "communication" Organisation autour des prestations

57 Etat d'avancement et poursuite des travaux
PHASE 1 Inventories, documentation et Validation des prestations OJ Travaux repris 2ème phase Autorisation, contrôle et surveillance - concept Mise en oeuvre Prestations de support, objectifs et mode d’organisation Mise en oeuvre Charte éthique OJ Travaux repris 2ème phase Gouvernance, nouveau fonctionnement défini Octobre Décembre T1 2011 T2 2011 T4 2011 2012 PHASE 2 Communication, concept et organisation OJ Nouveau plan de projet Projet d’organisation des prestations OJ autour de processus qui ont du sens Mise en oeuvre Projet de loi sur nos prestations

58 Office de la Jeunesse Les chiffres clés pour l'année 2011

59 16 Politiques publiques de l'Etat de Genève
A - Formation (DIP) => 23 % du budget de l'Etat, 1'899 millions B - Emploi, marché du travail C - Action sociale D - Personnes âgées E – Handicap F – Environnement et énergie G – Aménagement et logement H – Sécurité et population I – Justice J – Mobilité K – Santé L – Economie M – Finance et impôts N – Culture, sport et loisirs O – Autorités et gouvernance P – Activités de support et prestations de moyen

60 Politique publique de formation du DIP Répartition en 4 programmes
OJ et OMP Moyens A 01 Enseignement obligatoire A 02 Enseignement Post-obligatoire A 03 Intégration, suivi et soutien A 04 Hautes écoles Postes 3'832 ETP 2'422 ETP 941 ETP Hors dotation DIP Charges Dont personnel 604 millions 586 millions 473 millions 398 millions 286 millions 132 millions 536 millions Revenus 10 millions 60 millions 16 millions 5 millions

61 Evolution des postes à l'OJ (ETP) => stabilité - quelques réallocations (OMP, frais placement, sport, les oisillons …) Services C 2009 B 2010 PB 2011 DGOJ ELP SAI SFSS/SPS 30 11 15 4 38 3 9 37 10 SSJ 102 103 CDJ 53 SPMI 133 135 SLJ 35 39 36 TOTAL OJ 353 367 364

62 Evolution des charges à l'OJ (en milliers de francs)
B 2010 PB 2011 30 – Personnel dont remplacement Maladie dont pool (SPMI-TAMI) dont surnuméraire 49'643 581 511 772 52'596 721 1'247 1627 Transfert OMP, réallocation. + 140 => équivaut à 6,7 postes + 736 => équivaut à 11,6 postes + 855 => Réforme OJ et autres / équivaut à 15,1 postes 36 - Subventions 126'923 128'949 + 2'025 => école gratuite, facturation parentale, prestations supplémentaires. (dont FASe + 876)

63 Partenaires subventionnés par l'OJ en 2011
2 fondations de droit public Fondation officielle de la jeunesse - FOJ (foyers) Fondation pour l'animation socioculturelle genevoise – FASe 3 grandes fondations "mixtes" majeurs / mineurs Fondation Clair Bois – Fondation Ensemble – Fondation SGIPA Autres associations et fondations (foyers et écoles) Foyers ASTURAL – Foyer Caravelle – Foyers ACASE – Atelier X – Foyer Ecole protestante d'altitude EPA - Ecole de la Voie lactée – L'Arc, une autre école, Ecole des parents, Colonies de vacances, Unions chrétiennes, SSIN, GLAJ, soutien à l'enfance

64 Exemple de suivi de nos prestations dès 2011 Politique publique : A Formation
Programme

65

66 Enfant, avenir, société de demain.

67 MERCI DE VOTRE ATTENTION JOYEUSES FETES! Direction générale
Département de l'instruction publique, de la culture et du sport Office de la jeunesse Direction générale


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