Votre solution de réservation Hôtel Julie Bontemps.

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1 Votre solution de réservation Hôtel Julie Bontemps

2 www.ialbatros.com Introduction ▐ iAlbatros est votre solution de réservation d’hôtels ▐ L’hôtel est pris en charge par L’Université Bordeaux Montaigne: aucune avance de frais pour vos missionnaires ▐ Vous pouvez réserver vos hôtels en France et à l’étranger ▐ iAlbatros propose 300 000 hôtels dans le monde ▐ iAlbatros et l’AMUE vous proposent l’accès à des tarifs spéciaux pour l’enseignement supérieur et la recherche (Universités, CNRS, INRA, INRIA, etc …)

3 www.ialbatros.com Votre politique Voyage Politique VoyagePrix par personne par jour, Petit déjeuner inclus Missionnaires Prix par personne par jour, Petit déjeuner inclus Gestionnaires Ile de France110€120€ Bordeaux, Marseille, Lyon 70€ 85€ 80 € France70€ International65% du per diem

4 www.ialbatros.com Connexion directe ▐ Vous vous connectez à l’adresse : http://ubm.ialbatros.com ▐ Vos identifiants sont ceux que vous utilisez pour vos connecter au portail de votre université www.ubm.ialbatros.com Https://ubm.ialbatros.com

5 www.ialbatros.com L’ensemble de vos services à portée de clic Accès gestionnaire de voyage

6 www.ialbatros.com Recherche avancée (mappe monde bleue) 1. Clic sur la mappe monde 2. Saisie d’un lieu spécifique : métro, gare, …

7 www.ialbatros.com Recherche avancée (mappe monde bleue) 1. Clic sur « trouver sur la carte » 2. La carte google retrouve votre site

8 www.ialbatros.com Recherche avancée (mappe monde bleue) 1. Clic sur « utiliser l’emplacement sur la carte comme destination» 2. Vous pouvez alors lancer une recherche autour du site choisi : les hôtels les plus proches vont s’afficher

9 www.ialbatros.com Etape 1 : La recherche QUI ? OU ? QUAND ?

10 www.ialbatros.com Etape 2 : la Liste de Résultats

11 www.ialbatros.com Etape 2 : la Liste de résultats Les hôtels sont triés du moins cher au plus cher Services proposés par l’hôtel

12 www.ialbatros.com Liste de résultats : critères de recherche avancés Les filtres avancés vous permettent de modifier les critères de recherche par défaut : -Avec/ sans petit déjeuner -Rayon de recherche -Prix -….. Prix des chambres Rayon de recherche WIFI Petit déjeuner ….

13 www.ialbatros.com Etape 2 : Recherche par la carte Onglet « hôtels sur la carte » Zoomer pour trouver votre hôtel Réservation depuis la carte

14 www.ialbatros.com Etape 2 : Liste de résultats Clic sur « voir les prix des chambres »

15 www.ialbatros.com Etape 2 : Liste de résultats Passez la souris sur le tarif pour voir les conditions d’annulation

16 www.ialbatros.com Liste de résultats : meilleurs prix en temps réel RESERVER Choix du meilleur tarif Choix des meilleures conditions d’annulation

17 www.ialbatros.com Etape 3 : Finaliser la réservation

18 www.ialbatros.com Finaliser la réservation : Hors Politique Voyage En cas de réservation en dehors de votre politique voyage, une raison de Non-Conformité devra être sélectionnée pour permettre la réservation

19 www.ialbatros.com Confirmer la réservation Il est important de relire et accepter les conditions d’annulation RESERVER

20 www.ialbatros.com Boucle d’approbation : 1. Envoyez votre réservation pour approbation 2. L’approbateur valide 3. Le missionnaire reçoit le bon prépayé par email L’approbateur est par défaut le gestionnaire de la réservation s’il possède ce droit

21 www.ialbatros.com Circuit d’approbation : Demande de validation par email Connection sur le site Vous approuvez ou refusez la demande

22 www.ialbatros.com Circuit d’approbation : Approuver ou rejeter Onglet « réservations » Le bon prépayé n’est envoyé qu’après approbation En cas de non validation dans les délais, la commande est annulée automatiquement (juste avant la date limite d’annulation sans frais)

23 www.ialbatros.com Circuit d’approbation : BDC (5 chiffres maximum) UBCR (Liste déroulante) Ordre de Mission (1-4 chiffres) OBLIGATOIRE

24 www.ialbatros.com Paiement centralisé Le séjour est réglé directement par iAlbatros Tout extra non inclus dans le bon prépayé sera à régler sur place N’oubliez pas d’annuler la chambre si votre déplacement est annulé/reporté

25 www.ialbatros.com Le voucher doit être présenté à l’hôtel ▐ iAlbatros règle l’hôtel pour le missionnaire ▐ Ce bon prépayé prouve à l’hôtel que votre chambre est réglée. Il est préférable de le présenter à l’hôtel (imprimé ou format électronique) ▐ Le missionnaire ne règle à l’hôtel que les extras (non compris dans le bon de réservation) en aucun cas il ne doit régler la chambre.

26 www.ialbatros.com La modification Nouvelle réservation Modification d’un dossier Annulation en ligne En faisant d’abord votre nouvelle réservation vous vous assurez de la disponibilité avant d’annuler. Le centre d’appel iAlbatros est là pour vous aider

27 www.ialbatros.com Annuler une réservation Onglet mes réservations Clic sur « annuler réservation» Confirmer annulation

28 www.ialbatros.com L’annulation Onglet « réservations » Accès aux réservations faites par vous et pour vous Téléchargement du voucher si besoin Annulation directement depuis le site

29 www.ialbatros.com Assistance ▐ Pour toute demande d’assistance ▐ Un seul numéro : (+33)1 70 61 83 40 (non surtaxé) ▐ Accessible 24/7 ▐ Vous retrouvez ce numéro sur le bon prépayé et l’email de confirmation.

30 www.ialbatros.com Réservation OFFLINE ▐ Pour toute demande de réservation pour les groupes et les cas complexes ▐ Une seule adresse email : ubm.cc@ialbatros.comubm.cc@ialbatros.com ▐ Accessible 24/7 ▐ Accessible UNIQUEMENT aux gestionnaires de voyage (pas aux missionnaires) ▐ L’utilisation du formulaire de réservation est obligatoire, ainsi que le Bon de Commande et si dérogation une autorisation officielle du Président

31 www.ialbatros.com Formulaire de Réservation Demande Offline en cas de dépassement de la Politique Voyage, avec le Bon de Commande et une lettre de dérogation du Président Obligatoire pour toute demande de réservation Offline

32 www.ialbatros.com Hôtels favoris Vous pouvez enregistrer un hôtel comme favori Clic sur « ajouter aux favoris »

33 www.ialbatros.com Hôtels favoris Il apparaitra dans la liste des hôtels recommandé, chaque fois que vous chercherez dans cette ville Cet hôtel est marqué comme favori uniquement pour votre affichage

34 www.ialbatros.com Merci de votre attention