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Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février 2001 1 Lin formatisation des bibliothèques - 3 Alain Jacquesson Bibliothèque publique et universitaire.

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1 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Lin formatisation des bibliothèques - 3 Alain Jacquesson Bibliothèque publique et universitaire Ville de Genève Vers.3.01

2 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Les fonctions dun système informatisé 4 Fonction ou fonctionnalité : 4 « Commande ou ensemble de commandes permettant de réaliser une tâche dans un système informatique (pour bibliothèque) » 4 Exemple : le prêt dun livre

3 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Larchitecture des fonctions dun système de gestion de bibliothèque 4 Système intégré : on trouve toutes les fonctions sur un système unique 4 Système spécialisé : ne gère quune seule fonction 4 Solution composée : utilise plusieurs systèmes spécialisés dévolus à des tâches spécifiques

4 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Solution composée homogène 4 On utilise plusieurs systèmes identiques, chacun pour des fonctions spécifiques 4 Exemple : La Suisse –RERO et VTLS / Virtua –IDS et Aleph

5 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Problèmes... 4 Normalisation des données –Vis-à-vis de lextérieur –Importer, exporter des données 4 Cohérence des données –Internes à la base 4 Synchronisation des données –Les données et le temps

6 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Les qualités dun système de gestion de bibliothèque 4 La qualité des données –niveau de catalogage –exhaustivité des données –cohérence des données 4 Les richesses des fonctionnalités du système 4 Lergonomie du logiciel –qualité du dialogue –lisibilité des données –temps de réponse, etc.

7 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Les acquisitions 4 Données concernant les commandes 4 Données concernant les fournisseurs 4 Données concernant les lecteurs 4 Système comptable des acquisitions –Sommes engagées et dépensées –Différents comptes

8 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Structure générale dun système des acquisitions

9 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Sous-Fonctionnalités des commandes 4 Génération dune notice de commande –Je saisis la notice / Jimporte la notice –Jengage la somme nécessaire –Je sélectionne un fournisseur 4 Envoi de la commande –Par poste / Par fax / Par courrier électronique 4 Suivi de la commande –Disponibilité : disponible/épuisé/réimpression –Délais –Prix final (y.c. TVA, douane, transport, etc.)

10 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Lenvoi par courrier électronique 4 Norme EDIFACT –Electronic Data Interchange For Administration, Commerce and Transport –Structure de données normalisée et sécurisée 4 Norme BISAC –Book Industry Systems Advisory Committee (USA)

11 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Livres francophones - Electre 4 LivresHebdo et EAN en codes-barres 4 Minitel : 3617 Electre ( notices) –Depuis 12 ans (1987) 4 CD-Rom Electre –Mise-à-jour mensuelle

12 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Notice dans « LivresHebdo »

13 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Commandes : autres pays 4 V.L.B.CD-Rom –Verzeichniss Lieferbare Bücher –Allemagne, Suisse allemande 4 BiblioFile (US)CD-Rom 4 Books in Print (US)CD-Rom 4 BookBank (UK)CD-Rom

14 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Commandes par le Web 4 Courrier électronique non formaté –A Genève : Ellipse, Georg, Skorianetz... 4 Librarie électronique (Grand public) –http://www.amazon.com –règlement par carte de crédit 4 Distributeurs spécialisés –Librissimo (Livres anciens libres de droit)

15 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février

16 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février

17 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février

18 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février

19 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Les librairies virtuelles 4 Librairie physique / Libraire virtuelle –a) Correspond à un stock physique –b) Intermédiaire 4 Moyen de payement sécurisé (carte) 4 Livraison à domicile 4 Mondialisation 4 Prix unique du livre

20 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Prix du livre (France) 4 Auteur10 % 4 Editeur(fabrication)8% 4 Impression, reliure17% 4 Editeur (promotion)7% 4 Diffusion, représentants6% 4 Distribution, stockage12% 4 Grossiste12% 4 Point de vente28 %

21 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Mondialisation du numérique 4 « Mein Kampf » en Allemagne 4 « Notre ami le roi [du Maroc] » 4 Le problème dépasse largement les librairies virtuelles 4 Diffusion des informations concernant les acheteurs

22 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Chaîne en mutation complète 4 Vente directe par les éditeurs 4 « Livres à la carte » –tirages courts –retirages –pas de stocks 4 Livres numériques 4 e-books (on y reviendra)

23 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Repenser les acquisitions dans les bibliothèques 4 Achat au moindre coût ? 4 Place des librairies dans le tissu culturel et scientifique 4 Emergence du numérique 4 Distributeurs spécifiques aux bibliothèques 4 Librairies virtuelles : –concurrents –partenaires

24 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Difficulté actuelle 4 Deux systèmes informatiques –celui de la bibliothèque –celui du libraire 4 Pas dinterface en terme de message 4 Saisie à double 4 Lent et risqué

25 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Acquisitions informatisées Librairies électroniques 2 mondes qui ne communiquent pas

26 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Informatisation du catalogage Objectif : Catalogage unique de toute unité bibliographique Melvil Dewey ( ) En 2001, cet objectif ne semble plus utopique même à léchelle planétaire

27 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Les données de la description bibliographique 4 Les données descriptives –catalogage formel 4 Lanalyse de contenu –indexation, analyse, classification 4 Les données de gestion locales –la localisation, la cote, le propriétaire, etc.

28 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Principes de constitution du catalogue de la bibliothèque 4 Saisie des notices par la bibliothèque 4 Chargement, massif ou ponctuel, de données extérieures 4 Rattachement à un réseau de bibliothèques 4 Solutions mixtes

29 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Saisie par la bibliothèque 4 Remplacement du système manuel –Catalogage initial / Rétroconversion 4 Saisie monoposte 4 Saisie multiposte 4 Doit ou devrait être abandonné, en tout cas fortement diminué

30 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Chargement de données extérieures 4 Disquettes –Mémofiches (FF 1400 lannée - scolaire) 4 CD-Rom –Electre, BNF, LC, etc. 4 Bandes magnétiques 4 Chargement en ligne

31 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Travail en réseau (voir aussi chapitre spécifique) 4 Réseau institutionnel –Bibliothèques municipales GE 4 Réseau régional –RERO, IDS, etc. 4 Réseau national –Pica (Hollande) 4 Réseau international –OCLC

32 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Solution mixte Constituer son catalogue à partir de données provenant de sources différentiées 4 Solution puissante 4 Solution complexe 4 Solution difficile à maîtriser

33 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Solution mixte - 2

34 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Les fichiers dautorité Ils répertorient les formes adoptées, normalisées et documentées des vedettes utilisées dans un catalogue alphabétique, matière, etc. ainsi que les formes rejetées

35 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Disponibilité des fichiers dautorité lisibles par machine 4 Bibliothèque du Congrès –LC-Names, LCSH, etc. 4 Bibliothèque nationale de Paris –Auteurs personnes physiques, Collectivités, Titres uniformes, RAMEAU, etc. 4 Allemagne –Körperschaftsdatei 4 Thesaurus divers

36 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Fichiers dautorité 4 Ils sont indispensables : –à la décentralisation du catalogage –à la coordination du catalogage et du travail en réseau donc à terme : –à la fusion de fichiers –et aux catalogues collectifs

37 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Principe des fichiers dautorité

38 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Type de saisie 4 Saisie « au kilomètre » –on doit saisir soi-même le codage –en voie de disparition 4 Saisie par grille –abréviations (AUT, TIT, etc.) –étiquettes (100,245, etc.) et codes de sous-zones ($a, $b, etc.) normalisés

39 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Evolution du catalogage 4 Activité marginale des bibliothèques américaines (Taux de recoupement) 4 Identifications uniques des entités bibliographiques (ISBN, EAN, CODEN, ISSN, etc.) 4 Catalogueurs plus rares, mais plus spécialisés 4 Problème de la saisie rétrospective

40 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Le Bulletinage (Serials Control) a) Commande initiale b)Bulletinage proprement dit (Check In) c)Réclamations (Claims) d)Circulation (Routing) e)Reliure (Binding) f)Gestion des abonnements g)Edition de listes diverses

41 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Systèmes de bulletinage 4 Systèmes autonomes (Vendeurs de périodiques) –Micro-Linx(Faxon) –Perline(Blackwell) 4 Systèmes intégrés –Explorer, VTLS, Notis, Geac, Aleph, etc.

42 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Bulletinage - 1 Enregistrement dun fascicule

43 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Bulletinage - 2 Affichage dans un OPAC

44 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Bulletinage : réclamations 4 Par courrier postal –Impression des lettres de rappels 4 Par courrier électronique –non-structuré –propriétaire –en cours de normalisation

45 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Prêt informatisé - 1 a) Prêt dun ouvrage à un lecteur !!! Objet physique (3 vol.) !!! Exemplaires b)Prolongation Livre en main / Par téléphone Un livre / Tous les livres c)Contrôle du retour Dans les temps impartis Lieu correct

46 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Prêt informatisé - 2 d)Réservation de documents déjà prêtés e)Identifications des prêts hors délais -lettres de rappels imprimées -messages électroniques f)Prêts exclus -ouvrages de référence -ouvrages précieux -ouvrages pour séminaires

47 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Prêt informatisé - 3 g)Amendes - Délais de grâce (non-communiqués aux lecteurs) - Jours fériés - Payement partiel h)Listes, statistiques

48 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Schéma général dun système de prêt informatisé

49 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Identification automatique dobjets a)Codes à barres - Delta Distance A, code 39, code 128 b)Optical Character Recognition c)Systèmes « exotiques » - Etiquettes ALS des BM/GE - Micro-ondes [3M] (couplage avec système anti-vol) d)Identification des lecteurs - Cartes à puce multi-usages

50 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Codes à barres

51 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Identification de livres ISBN EAN Préfixe Check Digit ISBN = identification bibliographique EAN = European Article Number, identification commerciale

52 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Lecture des codes-à-barres Stylo optique - Douchette libre- D. fixe

53 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Quelques spécialités du prêt informatisé... 4 Commandes en magasins –La fiche doit simprimer dans le bon magasin… (BPU : 57 km de rayons) 4 Commandes et réservations par les lecteurs 4 Self Service (ALS, 3M, etc.) –Prêt, sortie, anti-vol –Retour, amendes, cartes de crédit, récépissé

54 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Prêt en « self service »

55 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Prêt et sécurité 4 Système anti-vol –démagnétiser un ouvrage qui sort –magnétiser un ouvrage en rentre 4 Activation du système de magnétisation par lordinateur chargé du prêt 4 Couplage des deux systèmes

56 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Prêt entre bibliothèques Dans un monde homogène –Dans le cadre dun réseau (Ex. RERO) –Entre systèmes semblables (Ex. IDS) 4 Dans un monde ouvert, hétérogène –Principe de linteropérabilité (Systèmes différents)

57 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Prêt entre bibliothèques - 2

58 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février ILL BBS / Inter Library Loan 4 Un serveur intermédiaire qui gère les demandes 4 Interfaces avec les différents systèmes utilisés en Suisse 4 Répertoire des bibliothèques suisses pratiquant le prêt entre bibliothèques 4 Gestion des « coupons électroniques » 4 Belle réalisation de lassociation professionnelle suisse

59 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février ILL / BBS

60 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Pages dexemples ILL99 Demande à lextérieur

61 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Pages dexemples ILL99 Demande de lextérieur

62 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Laccès public aux catalogues 4 En différé (Off-line) –Production de fiches (Désastre magnétique) –Listages (Prison, hôpital) –COM (Computer Output Microforms) –Photo-compositions Flashage professionnel Laser, fichier PDF (Institutionnel)

63 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Problème de linterruption des grands catalogues 4 Doit-on poursuivre lalimentation du catalogue sur fiches ? –Confort de lutilisation –Poids économique du travail à double –Confusion pour les lecteurs –Chercher à deux endroits –Centrer le travail sur le nouvel outil 4 Option suisse –Gel des catalogues sur fiches

64 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Les catalogues sur microfiches 4 Microfiches standard : 48 X 4 Utilisées par presque tous les projets dans le monde avant les OPAC 4 Distribution multiple du catalogue 4 Seule solution autonome avant les OPAC 4 Très mal acceptée par les lecteurs 4 + lente que les fiches ou les OPAC (?) 4 Solution de sécurité (Back up)

65 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Les produits photocomposés 4 Extraction de la base de données 4 Transfert éventuel sur PC 4 Mise en page spécifique 4 Flashage 2400 dpi (film offset) 4 Imprimante laser du bureau 600 dpi 4 dpi = dot per inch / point par pouce

66 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Photocomposition de la « Bibliographie genevoise »

67 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Laccès en ligne aux catalogues 4 Premiers essais : Intrex / MIT Opérationnel : début des années 80 4 Chronologie de larchitecture informatique: –Lignes louées (Sibil au début) –Telnet(Internet natif) –Telnet(Client serveur - VTLS 2000) –Accès Web(Web Gateway - Virtua 2001)

68 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Multiplication des points daccès 4 Catalogues sur fiches –2 ou 3 points daccès –auteurs (personnel, collectivité, « anonyme »), collections, matières, etc. 4 Catalogues informatisés –Tout peut être point daccès –Mais... il faut guider le lecteur –car les risques de confusion sont grands

69 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Déploiement des OPAC 4 On Line Public Access Catalog 4 CIEL - Catalogue Interactif En Ligne 4 APEL - Accès Public En Ligne 4 Seule la terminologie anglo-saxonne sest imposée

70 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Lieux dutilisation des OPAC 4 Lieux de recherche –assis / debout –dans / hors la bibliothèque –nimporte quel point du campus –accès planétaire –lieu convivial : rôle social de lOPAC –lieu de butinage

71 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Poste de recherche 4 Jusquà 1995 environ : –80 colonnes / 24 lignes –surbrillance, vidéo inverse, clignotage 4 Aujourdhui : –Windows –Clavier + souris –Graphique –Internet

72 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Architectures « exotiques » 4 Minitel en France –interne à la bibliothèque (BM, scolaire, …) –depuis chez soi (Sibil-F, ALS à Marseille, etc.) 4 Videotext (abandonné) –BM de Lausanne 4 Prestel en Angleterre

73 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Mode de dialogue des OPAC 4 Par langage de commande 4 Par menu : –caractère ou chiffre –touche de fonction –écran tactile –pointage avec la souris 4 Recherche booléenne 4 Langue naturelle (Prototype) 4 Recherche non-conventionnelle (Prototype)

74 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Ergonomie des OPAC 4 Temps dapprentissage 4 Aide en ligne 4 Documentation 4 Graphisme de laffichage 4 Fiabilité du logiciel 4 Temps de réponse 4 Jargon (informatique / bibliothéconomique)

75 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Lisibilité des résultats - 1

76 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Lisibilité des résultats - 2

77 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Complexité des OPAC 4 Compréhension de la notion de localisation par les lecteurs –Tout le réseau (BM, RERO, OCLC,...) –Une bibliothèque spécifique –Un fonds documentaire / matériel Droit, Médecine, etc. Audiovisuel 4 Nécessité de filtres

78 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Terminologie...

79 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Place des OPAC 4 Systèmes dinformation des institutions 4 Hiérarchie des sources dinformations 4 LOPAC nest quune de ces sources 4 Différentiation pour : –les professionnels –le public

80 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Architecture dun système dinformation et place de lOPAC

81 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Place des OPAC LOPAC nest quun des modules du système dinformation de lentreprise ou de linstitution

82 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février OPAC de différentes générations 4 1ère génération –Points daccès multiples+ –Tout est point daccès+ –Egalité exacte (Exact Match)- –Un seul mode de dialogue. –2 modes daffichage. –Statut de disponibilité+ –Messages derreur confus-

83 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février OPAC de différentes générations 4 2ème génération –Vocabulaire contrôlé+ –Accès booléen+ / - –Butinage (Browsing)+ –Renvois+ –Plusieurs modes de dialogue+ –Affichages diversifiés+ –Tri simple des résultats+ –Fonction « aide » [Help]+

84 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février OPAC de différentes générations 4 3ème génération –Accès complet via les notices dautorités+ –Utilisation des relations entre autorités+ –Intégration classification / mots-clés+ –Liens avec les documents primaires électro.+ –Réponses « ordonnées » [Best Match] ++ –Langage naturel+ –Affichage à la demande+ –Aide contextuelle+

85 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février

86 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Extraction de données biblio- graphiques pour les lecteurs 4 Extraction en ligne / en différé 4 Pilotage de lextraction –par le lecteur –par le bibliothécaire système 4 Données structurées / libres 4 Logiciel de gestion de bibliographies personnelles 4 Traitement de texte

87 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Déchargement de notices à partir dun OPAC 4 Fournir à lutilisateur des notices réutilisables dans ses propres travaux bibliographiques 4 Intégration à des logiciels de gestion de bibliographies personnelles 4 Ne jamais ressaisir des informations, même et surtout, par les utilisateurs

88 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Interface avec un système de bibliographie personnelle

89 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Déchargement... Principes : - fourniture en format utilisateur -fourniture en format structuré simplifié pour des gestionnaires de bibliographies personnelles - puis intégration à un système de traitement de texte - fourniture en format MARC (Rare : attention au fond de commerce…) - fourniture sous forme structurée : SGML, HTML, XML

90 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Envoi de notices dun OPAC vers la boîte à lettres électronique de lutilisateur

91 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Fonctions de gestion dune bibliothèque 4 Comptabilité 4 Budget 4 Gestion du personnel 4 Sécurité –des lieux –des objets –des personnes 4 Inventaires 4 Bureautique 4 Statistiques 4 etc. Management 4 Tableaux de bord 4 Simulation

92 Informatisation des bibliothèques 3 / Jacquesson / Février Informatisation des bibliobus 4 Traitement en différé (utilisation de cassettes de saisie) 4 Micro-ordinateurs portables 4 Traitement en ligne –Bande FM –Téléphone cellulaire + Modem –GSM, UMTS, Wap, etc.


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