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Antalis-HQ ORDERING USER GUIDE. Leader européen de la distribution de papiers, de solutions d'emballage et de produits de communication visuelle vous.

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1 Antalis-HQ ORDERING USER GUIDE

2 Leader européen de la distribution de papiers, de solutions d'emballage et de produits de communication visuelle vous présente son guide utilisateur dAntalis.fr Votre partenaire On Line « Just Click Antalis »

3 24/24H 7/7 Disponible à tout moment pour commander ou accéder à vos informations. Catalogue complet de loffre Antalis France En parcourant notre catalogue vous serez surpris de la diversité de notre offre. 3 modes de recherche pour trouver facilement vos produits Recherche par mot clé Recherche multitère : Recherche Catalogue Commande Express Commandez en indiquant le code article, la quantité et passez votre commande en 3 clics. 2 modes sont disponibles: Mode simple par ligne Mode formulaire: Permettant de mettre plusieurs plusieurs produits. Contrôle des prix et de disponibilités en temps réel. En toute liberté, et à tout moment de la journée, vérifier vos prix et la disponibilité de nos produits sur stock. Et vérifier la 1 ère date de livraison possible. Historique de commande Disposer de 13 mois dhistorique de commandes : Commandes web et traditionnelles. Possibilité de reprendre une ancienne commande pour recommander. Possibilité dexporter cet historique en format Excel ou CSV. Fiche Produit Toutes nos marques disposent de leur fiche technique, des conseils dutilisation, Garanties Usine et certificats environnementaux Gestion des utilisateurs Antalis.fr vous permet de répondre au mieux à vos besoins en terme dorganisation pour vos achats et vos approvisionnements Vous pouvez créer le nombre de profils utilisateur que vous souhaitez sans restriction. 3 types de droits sont disponibles pour les utilisateurs : # Administrateur (x1): Celui qui créer, supprime les utilisateurs. Qui affecte la fonction superviseur. # Superviseur (x1) : Ce statut permet à lutilisateur, de personnaliser la liste de produits visible pour les autres utilisateurs. Cest ce statut qui permet de mettre en place des flux de validation de commande. Paiement par Carte Bancaire ou Carte dachats Publiques. Antalis.fr offre la possibilité de régler ses achats, par cartes bancaires VISA et MASTERCARD. De même Antalis propose le paiement par carte dachats publiques pour les administrations et Collectivités locales. Visa & Mastercard 3 Vous trouverez ci-dessous les principales caractéristiques des fonctionnalités proposées sur notre nouveau site web.

4 Favoris Pour gagner du temps mémoriser les articles les plus fréquemment commandés. Antalis.fr vous offre la possibilité dorganiser ces favoris en dossiers et sous-dossiers afin de vous faciliter laccès, Gérer et partager les favoris sur lensemble des utilisateurs de l entreprise. Caddies Sauvegardés Dans le cas de commandes récurrentes, il est intéressant de sauvegarder le détail des produits constituant ce ou ces commandes. En 3 clics on récupère lintégralité ou seulement certains produits, on modifie leur quantité, et on valide la commande, après avoir déterminé ladresse de livraison. Catalogue Personnalisé Antalis.fr offre la possibilité de créer des catalogues Restreints. Ainsi les utilisateurs Ne visualisent que les produits choisis: La limitation du catalogue peut être mise en place pour un, plusieurs ou tous les utilisateurs. Cette fonction est paramétrée par le superviseur du compte client. Léquipe E-commerce peut vous accompagner dans cette démarche. Circuit de validation de commande. Au sein dorganisations importantes, Il est souhaité de mettre en place un contrôle des commandes avant lenvoi au fournisseur. Antalis.fr vous donne la possibilité de mettre en place ce circuit de validation. 1. Pour chaque utilisateur, le superviseur devra paramétrer un montant maximum de commande(ou de budget] au-delà duquel il sera demandé une validation. Ceci sur une période à déterminer. 2. Un utilisateur ayant un plafond de commande égal à 0 devra faire valider lintégralité de ses commandes. Un autre utilisateur ayant un plafond de commande à 100 pourra enregistrer sans validation toutes ses commandes inférieure ou égales à 100, au dessus de ce montant, les commandes seront assujetties à validation par le superviseur. 3. Cas dune demande de validation : Lors de la passation de commande, lutilisateur est notifié que sa commande doit être validée. Le Superviseur est alerté par mail. En cliquant sur le lien contenu, il arrive directement sur le module qui lui permet de valider, modifier ou refuser une commande. Centres de Coûts Sur Antalis.fr il est possible de regrouper des utilisateurs sur un centre de coûts. Cette option permet de mieux suivre lhistorique des commandes par service, et voir de mettre en place un budget global sur ce centre de coûts (A répartir sur les membres de ce centre de coûts) 4 Fonctions gain de temps & Fonctions avancées

5 1.SE CONNECTER06 2.RECHERCHER UN PRODUIT ET COMMANDER09 3.PANIER DE COMMANDE15 4.CONFIRMATION DE COMMANDE22 «Easier, Faster, Richer »

6 SE CONNECTER 6 1

7 Se Connecter 7 Cliquer sur « se connecter » Si vous disposez dun profil utilisateur Indiquer son adresse Et son mot de passe. Conseil dutilisation Vous avez possibilité de le Conserver en mémoire. Pour se faire, en fin dutilisation Ne cliquer pas sur se déconnecter mais sur la croix de fermeture de page

8 Se Connecter 8 Si votre adresse est utilisée plusieurs fois, antalis.fr vous demandera des informations complémentaires : N° de client + nom dutilisateur Conseil dutilisation : Si vous ne connaissez pas votre nom dutilisateur, cliquez sur mot de passe oublié Vous avez oublié votre mot de passe ? Cliquez sur Mot de passe oublié. Indiquez votre adresse . Vos éléments de connexion vous sont renvoyés par Si vous disposez dun profil utilisateur

9 Se Connecter 9 Caractéristiques Une fois connecté, sur la partie supérieure du site vous aurez accès aux fonctionnalités : Historique de commande Paniers sauvegardés Favoris Commande en attente de validation (cas de circuit de validation de commande) Tableau de Bord: Dernières commandes Caddies sauvegardés Liste de prix & grille de remise Dernières factures

10 SE CRÉER UN PROFIL UTILISATEUR 10 Vous souhaitez vous enregistrer pour la première fois : Cliquez sur Senregistrer Complétez le formulaire denregistrement, et validez le. Votre profil sera validé dans les meilleurs délais. Senregistrer comme : (2a) Comme Client : Vous disposez dun compte client chez Antalis et vous souhaitez commander en ligne. (2b) En tant que Membre : Vous nêtes pas client Antalis, mais vous Souhaitez obtenir un accès privilégié 1 2 3

11 RECHERCHER LES PRODUITS & COMMANDER 11 2

12 RECHERCHER UN PRODUIT Par mot-clés Multicritère Catalogue search Commande express Guide/selecteurs 12 5 Modes de recherche A chaque utilisateur, sa méthode. Pour cette raison, Antalis.fr met à votre disposition 5 modes de recherche produit

13 RECHERCHER UN PRODUIT 13 RECHERCHE PAR MOT CLE Entrez un ou des mots clés relatif (s) au produit recherché. Antalis.fr vous affichera une liste de choix contextualisés. Continuez à taper et le choix saffine. Vous pouvez également renseigner un ou des codes articles Séparés par une virgule Résultats sont affichés

14 RECHERCHER UN PRODUIT 14 RECHERCHE MULTICRITERE Le moyen le plus simple pour retrouver un produit : 4 univers de Produits : 1.Papier, carton et enveloppes 2.Visual Com & Signalétique 3.Emballage & Stockage 4.Produits dHygiène Choisissez la catégorie de produit. Puis en sélectionnant les différents Critères, par la technique de lentonnoir, retrouvez le ou les produits recherchés. Aucune séquence particulière nest à respecter. La recherche peut débuter par nimporte quel critère : Couleur, Format, certification etc… Vous pouvez également sélectionner plusieurs valeurs du même critère en gardant la touche CTRL enfoncée lors de lopération de sélection. Le moyen le plus simple pour retrouver un produit : 4 univers de Produits : 1.Papier, carton et enveloppes 2.Visual Com & Signalétique 3.Emballage & Stockage 4.Produits dHygiène Choisissez la catégorie de produit. Puis en sélectionnant les différents Critères, par la technique de lentonnoir, retrouvez le ou les produits recherchés. Aucune séquence particulière nest à respecter. La recherche peut débuter par nimporte quel critère : Couleur, Format, certification etc… Vous pouvez également sélectionner plusieurs valeurs du même critère en gardant la touche CTRL enfoncée lors de lopération de sélection.

15 RECHERCHER UN PRODUIT 15 RECHERCHE MULTICRITERE En déterminant les critères Sur les attributs produits…. En déterminant les critères Sur les attributs produits…. …vous retrouvez dans la liste de Résultats les produits correspondants. Pour lexemple les critères : Couleur du produit: : Jaune & Golden FSC/PEFC : FSC G/M2 : 120 g & 170g Format : 70x100 …vous retrouvez dans la liste de Résultats les produits correspondants. Pour lexemple les critères : Couleur du produit: : Jaune & Golden FSC/PEFC : FSC G/M2 : 120 g & 170g Format : 70x100

16 RECHERCHER UN PRODUIT 16 Vous disposez du ou des codes articles des produits recherchés : Indiquez les et cliquez sur licone caddie Antalis.fr vous offre la possibilité dutiliser cette fonctionnalité pour passer plusieurs codes articles en même temps. Cela se paramètre dans [Mon Compte/Préférences/commande Express/Formulaire] 1 Commande Express

17 RECHERCHER UN PRODUIT 17 2 Commande Express (Option formulaire) 1. Code article 2. Unité de cde 3. Quantité 4. Référence « Client » (facultatif) 5. Ajouter au caddie 6.Possibilité de mettre une référence sur lentête de commande

18 RECHERCHER UN PRODUIT 18 MODE CATALOGUE Choisissez une famille de produit, voir une marque En passant la souris sur longlet « Catalogue » En cliquant sur longlet « Catalogue » 1 2 Les 2 modes vous amènent au même résultat.

19 LE PANIER Validation de commande 19 3

20 LE CADDIE: Commande (1ère partie) 20 Le détail de votre caddie est présent sur lentête dantalis.fr et vous permet dy aller à tout moment en cliquant dessus. 1.Visualisation du nombre darticle contenu. 2.Visualisation du nombre déchantillon 3.Le poids de la commande. Important : Si lutilisateur se déconnecte avant davoir finalisé sa commande, le site lui proposera de conserver sa commande en cours : A la connexion suivante, lutilisateur aura la possibilité daccéder directement au caddie pour valider sa commande (en passant par lentête) ou bien de compléter cette même commande.

21 LE CADDIE 21 Commande (Partie 2) Le caddie est composé en 3 parties: Détail des produits commandés avec : 1.Code article 2.Date de livraison 3.Prix unitaire 4.Total HT par ligne de commande. 5.Référence du client (optionnelle) Livraison : 1.Adresse de livraison par défaut 2.Option de choix dune autre adresse de livraison (préalablement enregistrée par léquipe commerciale). 3.Consigne ponctuelle de livraison. NB: les infos détage, de hall, de moyens à mettre en œuvre pour les livraisons, sont enregistrées dans le dur par les équipes commerciales. Règlement : 1.Poids de la commande 2.Total hors taxe 3.Frais sur services 4.Type de règlement : Normal ou cartes bancaires

22 LE CADDIE Détail du panier et de ses fonctions Votre référence de commande : Référence propre du client (non obligatoire). Celle-ci sera présente sur la facture et le Bon de livraison. 2.Prix et disponibilité s: Permet de contrôler en temps réel, les disponibilités de stock, et la date de livraison, ainsi que les prix négociés. 3.Sauvegarder : Il est possible de sauvegarder la commande en cours afin de pouvoir lexploiter les fois suivantes. Pratique sur des dossiers ou des besoins constitués récurrents : un dossier client, des besoins dun service,…. 4.Référence de la ligne de commande (optionnelle): Une commande peut contenir plusieurs produits affectés à des N° de cdes différents. Cest géré sur antalis.fr. 5.Validation par étape : La finalisation de la commande peut se faire directement : Livraison + règlement sur le même écran, ou procéder par étape en choisissant cette option.

23 LE CADDIE Les adresses de livraison 23 En cliquant sur licône, lutilisateur ouvrira la fenêtre permettant de filtrer Et choisir une adresse préalablement enregistrée par léquipe commerciale. Note : Chaque Utilisateur peut paramétrer une adresse par défaut : Mon Compte/Profil/Adresses Dans le cas dun nombre important dadresse de livraison, lutilisateur peut filtrer par nimporte lequel des critères : Ville, Code Postal, Adresse, Nom.

24 LE CADDIE : Choix du mode de règlement et validation 24 Une fois que les articles sont choisis, que ladresse de livraison est définie, il ne reste qua choisir le mode de règlement. 1.Normal : délais et conditions négociés par nos équipes commerciales. 2.Carte Bancaire : La carte bancaire comprend les cartes VISA & MASTERCARD mais également les CARTES DACHATS PUBLIQUES. Information importante : Lors de lenregistrement de commande avec paiement par carte, seule est fait une demande dautorisation auprès de létablissement bancaire (durée de vie : 7 jours calendaires). Le prélèvement de la somme sur le compte, nest effectif quune fois la livraison effectuée. Dans le cas dune livraison supérieure à J+3, le paiement par carte bancaire nest pas proposé afin déviter, les dépassements de date dautorisation.

25 CONFIRMATION DE COMMANDE 25 9

26 CONFIRMATION DE COMMANDE 26 Lutilisateur, après validation de sa commande reçoit 2 accusés de réception : 1.La première à lécran reprenant le N° de commande 2.Le détail des produits commandés et la date de livraison. 3.Ladresse de livraison. 4.Le montant de la commande (HT, TVA, TTC)

27 Accès Au guide utilisateur Au guide utilisateur intégrale 27 10


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