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SERVICE FINANCIER Lapplication Imoniteur vous permet de créer un budget de voyage, de commander des prestations (vol, voiture de location, hôtel, billets.

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1 SERVICE FINANCIER Lapplication Imoniteur vous permet de créer un budget de voyage, de commander des prestations (vol, voiture de location, hôtel, billets de train à létranger) auprès de lagence de voyage EPFLCréation dun budget de voyage de préparer la base de la future note de frais. Le system Imoniteur est accessible à cette adresse : https://infowww.epfl.ch/imoniteur/menu.htm https://infowww.epfl.ch/imoniteur/menu.htm Si vous navez pas accès merci de contacter le The Software Imoniteur is made for you to : prepare a travel budget order through the EPFL travel agency a flight, a car rental, an hotel, train tickets outside Switzerland. Draw up the expense claim The Imoniteur system web address is : https://infowww.epfl.ch/imoniteur/menu.htm https://infowww.epfl.ch/imoniteur/menu.htm If you do not have access please call

2 SERVICE FINANCIER Dans lapplication les symboles suivants sont utilisés et signifient : (*) : Champ obligatoire à remplir : La petite terre ouvre laide pour trouver des informations en liaison avec la cellule avoisinante. : ce bouton permet denregistrer les informations et continuer le budget de voyage. Here are some symbols used in the software and their meaning : (*) : Mandatory fields : the little Earth can be clicked on to search for information linked to the cells next to it. : This symbol when clicked gets you to the next screen

3 SERVICE FINANCIER Choisissez loption « Gestion des voyages » Choose option : « Gestion des voyages » Choisissez ensuite : « Gestion de voyages à létranger » Click now on « Gestion de voyages à létranger »

4 SERVICE FINANCIER Pour la prochaine étape : Cliquez sur « Créer un nouveau budget de voyage » For the next step : Click on « Créer un nouveau budget de voyage » Vous pouvez aussi utiliser le menu déroulant You can also use the scrolling menu

5 SERVICE FINANCIER Sur cette page il faut entrer les informations comptables : 1.Votre numéro de fonds pour comptabiliser les dépenses 2.Votre centre finance XXXX 3.Une numérotation/codification propre à votre unité 4.Nutilisez cette case que si vous appartenez aux Services Centraux. Les éléments marqués (*) sont obligatoires Une fois rempli cliquez sur « Suivant » On this page you need to write down the accounting information: 1.Your funds number in which the expenses will be accounted for 2.Your financial center XXXX, unit number 3.Your own codification/information, which can be modified later on. 4.Do not use this cell if you have not been told to use it. The elements marked (*) are mandatory. Once done click on « Suivant »

6 SERVICE FINANCIER Cet écran vous devez indiquer le nom du voyageur, les options sont : 1.Vous êtes le voyageur, cette option est pour vous 2.Vous préparez le budget pour un invité, loption 2 doit être choisie. Attention, vous ne pourrez pas établir de note de frais avec lapplication, vous devrez utiliser un transfert bancaire. 3.Cest un de vos collègues qui voyage, tapez son nom dans la case et appuyez sur « Chercher », 4.Son nom apparaît dans la liste, en cliquant dessus, vous avez lécran suivant qui saffiche. On this screen, you need to choose who will travel, so you have the following choice : 1.You are the travellers, click on this option 2.You prepare this budget for a guest, choose this option. However in this case no travel expense reclaim can be made with this system, you will need to prepare a payment order by bank transfer. 3.One of your colleagues will travel, you need to enter his name in this cell and then click on « Chercher », 4.On the list choose the correct name and by clicking on his name the next screen will core up.

7 SERVICE FINANCIER Sur cet écran, vous retrouvez toutes les informations concernant le voyageur et vous avez aussi la possibilité dindiquer si une partie du voyage est privé. Si ce nest pas le cas, cliquez sur suivant pour passer à létape suivante. Si vous choisissez « Partiellement privée » un nouvelle écran à compléter souvre. On this screen, youve got all the travellers information and you can state if part of the travel is private or not. If the trip is only professional, click on « Suivant » and you reach the next screen. If the trip is partially private, click on « Partiellement privée » and a new screen shows up which you will need to fill in.

8 SERVICE FINANCIER Les parties à remplir sont : 1.Où sont indiquées les dates de la partie privée 2.Qui sont les personnes accompagnantes. Une fois rempli, cliquez sur « Suivant » The following cells need to be filled in : 1.Indicate here the date of the private part. 2.The other persons also travelling? Once filled in, click on « Suivant »

9 SERVICE FINANCIER Le motif du voyage est à indiquer sur cet écran, pour cela cliquez sur un des choix proposé. Il souvrira alors un nouvel écran à compléter. The purpose of the trip must be chosen between the different options: Conference, Visit or collaboration, workshop, Training, Person invited by the EPFL, EPFL employee invited (expert), Student trip, other. Once selected a new page will open for further information.

10 SERVICE FINANCIER Toutes les cellules indiquées avec (*) sont obligatoires: Le motif Les dates de début et fin La ville Le nom de lorganisateur Le nom de la conférence All cells marked with (*) are mandatory : Reason Dates of event City Organizer Conferences name

11 SERVICE FINANCIER Cet écran permet de choisir les prestations qui feront partie du voyage et pour lesquels vous sollicitez ou non laide de lagence de voyage EPFL. Une fois la prestation choisie, un nouvel écran saffiche. On this screen, you can choose which of the features youd like some help with or not from the EPFL travel agency. When chosen a new screen will show up.

12 SERVICE FINANCIER Les informations suivantes sont indispensables : 1.Sagit-il dun vol aller ? 2.Dates de départ et de retour avec le détail du moment du vol 3.Aéroport de départ et darrivée 4.Peut-être complété si le voyageur a déjà un vol précis en choix ou pourra être complété après discussion avec lagence 5.Sera complété dès que la confirmation par lagence aura été reçue. 6.Commentaire par rapport au vol. 7.Permet à lagence de choisir un vol avant ou après les dates spécifiées The following information has to be filled in : 1.Is it a one way trip ? 2.Departure and return dates, when is the flight scheduled, morning, afternoon, evening, hours of departure or return. 3.From which airport to which airport 4.Can be indicated if already known (frequent flights used) or when confirmation received by the travel agency 5.To be completed when received from the travel agency. 6.Add any comments / request for the flight. 7.Allows the travel agency to choose a flight before or after the given dates, non frequent flights. 7 Une fois lécran complété, choisissez « Suivant » ou « nouvelle commande » si vous souhaitez ajouter dautres prestations ou passer à lécran suivant. Once completed, choose either « Suivant » or « nouvelle commande » depending if youd like to add new features or want to follow on with the next screen.

13 SERVICE FINANCIER Depuis lécran précédent vous avez choisi loption «Nouvelle commande » et vous vous retrouvez sur un écran identique à celui que déjà vu. Choisissez votre prestation et sur lécran suivant remplissez les informations nécessaires. On the previous screen you chosed « Nouvelle commande » and now you the same screen appears, where you can decide which services youd like to add to your travel budget and on the next screen you fill in the required information.

14 SERVICE FINANCIER Pour une conférence les points suivants doivent être renseignés : 1.Ces champs sont renseignés automatiquement 2.Attention les dates indiquées sont les dates du voyage, elles doivent être modifiées si elles ne correspondent pas aux dates de la conférence. 3.Ce champs est renseigné automatiquement par linformation indiquée au début du budget 4.Vous devez indiquer ici si lhôtel et des repas sont inclus dans le prix de linscription. 5.Le mode de paiement doit être choisi dans le menu déroulant. 6.La somme payée et sa monnaie Cliquez « suivant »pour létape suivante 6 For a conference, the following points have to be filled in : 1.Automatically filled with the information given at the beginning of the budget. 2.The dates should be the same as the ones of the conference. 3.Automatically filled in with the destination town given when starting the budget. 4.The hotel and the number of meals included in the registration have to be written down here. 5.Choose how the registration was paid : Invoice / bank transfer Corporate credit card Personal credit card 6.Amount and currency Click on « Suivant » for the next step

15 SERVICE FINANCIER Cet écran permet de compléter le budget de voyage avec des frais complémentaires aux prestations commandées auprès de lagence de voyage EPFL. Plus vous indiquez de prestations, plus la note de frais sera aisée à remplir. On this screen you can add expenses to the travel budget, that will complete the services you bought from the EPFL travel agency. Add all possible services you think are linked to this trip, so that the travel expenses report will be easier to do. Travel expense choice : Parking fees Private car expenses, reimbursed at CHF 0.70/km, ceiling at CHF equivalent to KM Meal with invited person Taxi expenses Budget for meals, CHF 25,00 per meal, lunch & dinner Fixed rate for breakfast, CHF per day Fixed rate for small transportation CHF 5.00 per day Expenses for visas and vaccines Fixed rate for living in a flat, CHF per day

16 SERVICE FINANCIER Il est possible dajouter autant de frais que désiré simplement en utilisant la touche « Autre frais », après chaque choix un écran à compléter souvrira, sauf pour les écrans Budget repas, forfait petit- déjeuner, forfait petit-déplacement et forfait pour séjour en appartement, car pour ces derniers le calcul est automatique. You can add as many expenses as you want simply by clicking « Autre frais », various screens will pop up one after the other and just fill them up, except for meals budget, fixed rate for breakfast, fixed rate for small travel and fixed rate while living in a flat, since for all of these the amount is automatically calculated.

17 SERVICE FINANCIER Exemple de calcul automatique Two examples for the automated calculation Une fois toutes les dépenses additionnels ajoutées, il suffit de cliquer sur « Terminer » pour obtenir le document de la prochaine diapositive. Once all additional expenses have been added, you just click on « Terminer » to get the document shown in the next slide.

18 SERVICE FINANCIER Il vous appartient de compléter les montants qui manquent et/ou dajouter de nouvelles dépenses, ou un commentaire. Il suffit de cliquer sur la ligne à modifier ou sur Nouvelle prestation, Autre Frais ou sur les liens en bleu des commentaires pour ouvrir lécran concerné. Vous pouvez modifier/ compléter ce budget autant de fois quil est nécessaire. Now you can fill in the missing amounts, add new services, new expenses or any comments that are needed, either by clicking on the corresponding or Nouvelle prestations or Autre Frais of on the blue links under « Commentaires » to open the concerned screen. You can modify, add new lines as many times as required.

19 SERVICE FINANCIER Pour commander les prestations auprès de lagence de voyage, il suffit de cliquer sur « envoyer une demande doffre », un nouvel écran souvre quil faudra compléter avant de lenvoyer. To order the services by the EPFL travel agency you need to click on « Envoyer une demande doffre », a new screen will open and you will add the required information before sending.

20 SERVICE FINANCIER Ici sont indiquées les préférences de voyage du collaborateur : 1.La classe de vol, économique ou businees 2.La place dans lavion, couloir ou fenêtre 3.Le type de repas, attention tous se sont pas disponibles. 4.Le type de chambre, simple ou double. 5.La nationalité du voyageur permettra à lagence dattirer lattention sur la nécessité dun visa ou pas 6.Commentaires utiles pour la commande du billet 7.Possibilité que le voyageur reçoive une copie de la commande à lagence de voyage. Here you can chose the traveller s preferences 1.Flight class, economic or business 2.Seats in the plane, window or corridor 3.Kind of meal, be careful not all of them are available on all flights 4.Single or double room 5.Travellers nationality for visa purposes 6.Any additional comments useful when ordering the tickets or booking an hotel. 7.If you tick here the traveller will receive a copy of the order and also ensure a follow- up 4 Une fois les préférences choisies, cliquez sur « Envoyer le mail » Once all preferences have been choosen, click on « Envoyer le mail »

21 SERVICE FINANCIER La date et lheure de lenvoi de la demande doffre à lagence de voyage saffiche à lécran et peut être consultée pour en connaître les détails. The system gives you the date and time when the offer was sent to the travel agency and can be opened and verified at any time to check the details

22 SERVICE FINANCIER Ci-contre lexemple du message envoyé à lagence de voyage avec les prestations commandées. On the side, copy of the mail sent to the travel agency with all services ordered.

23 SERVICE FINANCIER Suite au courriel ou au téléphone, lagence vous propose 3 vols selon les directives de lEPFL et la disponibilité. Le voyageur ou la secrétaire discute et finalise lachat du billet avec lagence. La secrétaire introduit dans le budget de voyage toutes les informations, vol, prix, hôtel etc. qui font parties du voyage. Le budget de voyage sera transformé en note de frais au retour du voyageur. Further to the mail, the travel agency will propose at least 3 flights in line with the EPFL directive and availability. The traveller or the secretary discuss and finalize the trip with the travel agency. The secretary fills in the budget with the price, flight, hotel name linked with the trip. The budget will then be changed to the travel expenses report when the traveller is back

24 SERVICE FINANCIER INFORMATIONS IMPORTANTES Le remboursement des frais se fait sur la base de tickets originaux. Les tickets doivent être collés sur une page A4. En cas de problèmes avec lapplication, vous pouvez contacter Mme Perrin au ou Mme Lamnafaa au Sites à consulter :

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26 SERVICE FINANCIER IMPORTANT INFORMATION Original tickets should be provided to get a refund. Tickets have to be stuck on A4 paper. Should you have any problems with the software, please contact : Mrs Perrin at 36086, Mrs Lamnafaa at Useful websites :

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