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LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande.

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1 LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande en quelques clics ! Télécharger LogiPharm® ici ici 1 François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Cliquer ici, pour lancer le module « Calcul des quantités économiques de commande » Feuilles de calcul : Accueil EOQ Conception Démarrage Classement Sélection Calcul Navigation Bibliographie

2 LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande en quelques clics ! Télécharger LogiPharm® ici ici 2 François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Cliquer ici pour lancer la mise en forme du tableau de données La feuille peut contenir 5000 références et même davantage si nécessaire. La version complète de loutil décisionnel permet de « copier-coller » à tout moment une extraction réalisée dans votre logiciel Pharmacie ou GEF* pour alimenter loutil en données actualisées… Il suffit alors de réinitialiser à laide de la macro « 4. Réinitialiser » avant de coller les nouvelles données dans lemplacement de la feuille réservé à cet usage. Démarrage Classement Sélection Calcul Navigation Bibliographie (*) Logiciel de gestion économique et financière. Feuilles de calcul : Accueil EOQ Conception

3 LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande en quelques clics ! Télécharger LogiPharm® ici ici 3 François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Après quelques secondes* apparaît un tableau classant les produits par dépenses annuelles dégressives : Démarrage Classement Sélection Calcul Navigation Bibliographie (*) Moins de quinze secondes pour mille références de produits de santé. Feuilles de calcul : Accueil EOQ Conception Avant de cliquer sur ce bouton de commande, vous devez définir quels sont les produits que vous souhaitez conserver dans la liste. Pour cela, analysez le tableau et la répartition de la dépense annuelle. Notre sélection de médicaments comporte 965 références, ayant totalisées lignes de commandes annuelles de la PUI chez ses fournisseurs, pour près de 7,5 millions dUCD, et une dépense totale supérieure à 10 millions deuros. Et, cest la bas du « listing » qui nous est présenté.

4 LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande en quelques clics ! Télécharger LogiPharm® ici ici 4 François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Définissons la liste cible de médicaments* candidats au calcul des quantités économiques de commande : Démarrage Classement Sélection Calcul Navigation Bibliographie (*) La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux Feuilles de calcul : Accueil EOQ Conception Commencez par repérer la ligne à partir de laquelle vous ne souhaitez plus appliquer le calcul EOQ En effet, le calcul dune quantité économique de commande (EOQ) na véritablement de sens que pour les références qui présentent les plus forts impacts financiers. Par exemple, les 20% de médicaments qui totalisent 80% de la dépense annuelle totale. Il sagit donc, dans un premier temps, déliminer de notre liste cible toute référence ne dépassant pas un objectif exprimé en part de la dépense totale. Faites défiler la liste vers le bas, jusquau niveau souhaité de dépense annuelle cumulée exprimée en pourcentage de la dépense totale. Par exemple, 95% de la dépense annuelle sont atteints ici, dès la 338 ème référence de la liste, à savoir pour 35,1% des médicaments de la sélection initiale. Pour vous aider dans cette tâche, la liste a été colorisée par tranche de 5% entre 60% et 95% de la dépense annuelle cumulée.

5 LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande en quelques clics ! Télécharger LogiPharm® ici ici 5 François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Maintenant que vous êtes prêt, cliquez sur le bouton de commande pour lancer létape de sélection : Démarrage Classement Sélection Calcul Navigation Bibliographie NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux Feuilles de calcul : Accueil EOQ Conception Loutil décisionnel vous guidera tout au long de cette phase. LogiPharm®, vous invite à taper B pour supprimer un bloc de lignes, puis ENTER ou cliquez sur OK. Vous pourrez donc commencer par supprimer toutes les références à compter de la ligne 340. Attention : Ne pas confondre le numéro de la ligne et le rang du premier produit à supprimer ! Pour supprimer tous les produits à partir de la ligne 340, tapez 340 puis ENTER Confirmez la suppression des enregistrements en tapant Oui ou en cliquant sur OK

6 LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande en quelques clics ! Télécharger LogiPharm® ici ici 6 François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG LogiPharm® classe à nouveau, totalise et redéfini le rang de chacun des produits de santé de la liste cible en quelques secondes et remet en forme le tableau. Feuilles de calcul : Accueil EOQ Conception Cliquez sur OK, puis avant de lancer à nouveau la macro 2. Cibler EOQ, recherchez dans la liste les références à supprimer une à une, en commençant par le haut du listing. La liste cible ne contient plus désormais que 338 références, soient 35% des médicaments de la liste initiale, 45% des lignes de commandes annuelles, 55% des UCD, et 95% de la dépense totale. Démarrage Classement Sélection Calcul Navigation Bibliographie NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

7 LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande en quelques clics ! Télécharger LogiPharm® ici ici 7 François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG La macro exécutable en cliquant sur cette icône, lance laperçu avant impression (mise en page pré paramétrée). Après avoir imprimé, quitter laperçu en cliquant sur « Fermer » ou sur « Affichage normal). Par exemple, nous décidons de supprimer SIMULECT 20MG FLACON (ligne 31), car ce médicament indiqué dans la prévention du rejet de greffe rénale nest délivré que pour quelques patients. Au besoin, il peut être utile dimprimer la liste pour décider des références à supprimer. Cliquer sur licône Feuilles de calcul : Accueil EOQ Conception Relancer la macro 2. Cibler EOQA linvite, tapez L pour ne supprimer quune seule ligne à la fois. Tapez 31, puis Oui ou OK LogiPharm® surligne la ligne à supprimer et demande confirmation pour la suppression du SIMULECT. Tapez Oui ou cliquez sur OK Démarrage Classement Sélection Calcul Navigation Bibliographie NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

8 LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande en quelques clics ! Télécharger LogiPharm® ici ici 8 François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Après quelques instants, le tableau est à nouveau remis en forme. Procédez de la même manière pour tout autre produit pour lequel vous jugez la méthode EOQ peu applicable. Feuilles de calcul : Accueil EOQ Conception Lorsque votre liste cible définitive est constituée, lancer la macro 3. Calcul EOQ en cliquant ci-dessous Démarrage Classement Sélection Calcul Navigation Bibliographie NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

9 LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande en quelques clics ! Télécharger LogiPharm® ici ici 9 François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Après quelques secondes, LogiPharm® affiche le résultat de ses calculs dans un nouveau tableau. Intéressons nous tout dabord aux lignes de totalisation : Feuilles de calcul : Accueil EOQ Conception Le gain de trésorerie est évalué à , soient une diminution de 28,5% de la valeur de la partie variable du stocks liée aux pratiques de commande sur cette liste cible de 338 références de médicaments inclus T2A Cette optimisation de la valeur du stock peut être obtenue sans modification de lactivité, puisque lun des termes de léquation aboutissant à la formule de calcul proposée, consiste à maintenir inchangé le nombre annuel total de lignes de commandes (4.049 dans notre exemple). Rappelons également que cette méthode na aucune incidence sur la sécurisation de lapprovisionnement et les risques de rupture, puisquelle ne touche pas aux stocks de sécurité et aux seuils de commande. Loptimisation préconisée concerne 35% des références appartenant à la sélection initiale, 46% des lignes de commandes, 57% des nombres dunités commandées et 94% du budget. Démarrage Classement Sélection Calcul Navigation Bibliographie NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

10 LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande en quelques clics ! Télécharger LogiPharm® ici ici 10 François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Cliquer sur licône ci-dessous (macro VBA) pour lancer laperçu avant impression : Feuilles de calcul : Accueil EOQ Conception La mise en page de limpression est paramétrée par la macroUn saut de page est inséré avant les totauxAprès avoir imprimé, quitter laperçu en cliquant sur « Fermer » ou sur « Affichage normal ». Démarrage Classement Sélection Calcul Navigation Bibliographie NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

11 LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande en quelques clics ! Télécharger LogiPharm® ici ici 11 François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Remontons en haut de la liste pour analyser plus en détail comment la méthode produit de tels gains financiers : Feuilles de calcul : Accueil EOQ Conception Démarrage Classement Sélection Calcul Navigation Bibliographie Pour un montant annuel dachat supérieur à 300 k, cet antirétoviral essentiellement délivré en rétrocession à des patients VIH, na fait lobjet que de 18 commandes par la PUI, avec en moyenne plus de unités par commande. Prenons lexemple du TRUVADA® cpr » LogiPharm® et la méthode EOQ préconisent à la place 48 commandes annuelles (environ une par semaine) de près de 400 UCD chacune. Il résultera de cette préconisation que la partie variable du stock, égale à la moitié de la quantité moyenne de commande valorisée au coût unitaire moyen, passera de à Ce qui représentera une réduction de 63%. NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

12 LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande en quelques clics ! Télécharger LogiPharm® ici ici 12 François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Observons ce qui a changé dans la relation entre les fréquences de commande et les dépenses annuelles : Feuilles de calcul : Accueil EOQ Conception Démarrage Classement Sélection Calcul Navigation Bibliographie A gauche, lanalyse des pratiques antérieures de commande ne montrent aucune relation évidente entre le nombre de commande et la dépense annuelle de chaque produit. A droite, les préconisations de la méthode EOQ aboutissent au réalignement des fréquences dapprovisionnements de chaque produit sur le dégressif des dépenses annuelles de la liste cible. Plus la dépense est importante, plus le produit doit être commandé souvent. NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

13 LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande en quelques clics ! Télécharger LogiPharm® ici ici 13 François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Examinons à présent les préconisations de la méthode EOQ pour la « queue » de liste : Feuilles de calcul : Accueil EOQ Conception Démarrage Classement Sélection Calcul Navigation Bibliographie Ici, et contrairement aux références coûteuses de la « tête » de liste, LogiPharm® propose de réduire le nombre de commandes. Mais compte tenu des faibles montants de dépenses en jeu, laugmentation de la valeur immobilisée pour ces références est modique. La méthode EOQ fonctionne donc par une « réallocation de ressources », en redistribuant le total des nombres lignes de commandes annuelles au prorata des dépenses. NB : La méthode est bien évidemment applicable aussi aux dispositifs médicaux onéreux

14 LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande en quelques clics ! Télécharger LogiPharm® ici ici 14 François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Démarrage Classement Sélection Calcul Navigation Bibliographie A retenir, les boutons qui facilitent la navigation dans loutil : Feuilles de calcul : Accueil EOQ Conception Pour lancer le module « Calcul des quantités économiques de commande » à partir de la page daccueil Pour initialiser loutil et débuter la démarche Pour définir la liste cible de produits Pour lancer le calcul des EOQ sur la liste cible finalisée Pour revenir à laccueil Pour lancer laperçu avant impression Pour réinitialiser

15 LogiPharm®, Outil décisionnel doptimisation des approvisionnements pharmaceutiques à lhôpital Tutoriel 3. Calculer les quantités économiques de commande en quelques clics ! Télécharger LogiPharm® ici ici 15 François PESTY Pharmacien, Institut Supérieur de Gestion Consultant ITG Démarrage Classement Sélection Calcul Navigation Bibliographie Bibliographie et conception de loutil décisionnel Bibliographie : (1) Comment optimiser les approvisionnements. Régis BOURBONNAIS et Philippe VALLIN. Deuxième édition, Ed. Economica. (2) Prévision des ventes - Théorie et pratique. Régis BOURBONNAIS et Jean-Claude USUNIER. Quatrième édition, Ed. Economica. (3) Définition du stock de sécurité sur Wikipédia (4) Calcul du stock de sécurité. Pr Michel CLOUTIER, Gestion des opérations et de la logistique, HEC Montréal (5) Gestion des stocks - La gestion de l'incertitude. Pr Michel CLOUTIER, Gestion des opérations et de la logistique, HEC Montréal (6) Stock de sécurité. Cours de logistique, extrait du module « Pilotage des flux et des stocks ». Yves PIMOR, Université Henri Poincaré de Nancy (7) Les tendances. Cours de logistique, extrait du module « Prévision de la demande », Yves PIMOR, Université Henri Poincaré de Nancy (8) Calculer vos stocks de sécurité avec les prévisions de vos ventes. Joannès VERMOREL, Décembre 2007 (Dernière mise à jour en mars 2008) (9) Méthodes de prévisions et formules Excel. Guillaume SAINT-JACQUES, 18 juin 2008 (10) Stocks pharmaceutiques : une aide à la gestion informatisée. François PESTY et Michelle LEBAS. Gestions Hospitalières, 1984 ; 236 : Feuilles de calcul : Accueil EOQ Conception


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