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J.C. Francastel1 Contrats de maintenance - Cahier des charges-type - AFIM Bourgogne Mercredi 18 octobre 2006.

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1 J.C. Francastel1 Contrats de maintenance - Cahier des charges-type - AFIM Bourgogne Mercredi 18 octobre 2006

2 J.C. Francastel2 Jean-Claude Francastel - AFIM - Maître Sylvain Martin - Avocat en droit des affaires - AFIM Bourgogne Mercredi 18 octobre 2006

3 J.C. Francastel3 zPrésentation du cahier des charges-type du GT Afim/CQM/FFIE/SERCE zAnalyses complémentaires et exemples zConseils pour réussir un « bon contrat » pour les deux parties Sujet de lexposé

4 J.C. Francastel4 Plan de lexposé 1.Rappel des fonctionnalités et des enjeux spécifiques à la maintenance 2.Préparer (ou se préparer à recevoir) un cahier des charges de marché de maintenance. Savoir faire des choix (ex: entre obligation de moyens ou engagement de résultats) 3.Assurer la prestation et contrôler les performances 4.Garantir la bonne exécution du contrat et prévenir le contentieux par une bonne gestion juridique

5 J.C. Francastel5 Première partie : Rappel des fonctionnalités et des enjeux spécifiques à la maintenance Journée dinformation et de débats Club Automation Mardi 13 juin 2006

6 J.C. Francastel Les fonctionnalités essentielles de maintenance : A/ La sûreté de fonctionnement

7 J.C. Francastel7 Améliorations Modifications Interface avec SGED Stratégie Plan de maintenance Lancement Réalisation des Travaux Données de base Données de Fonctionnement Interfaces Paie Interfaces Comptabilité Ordonnancement Retour d'expérience Banque de données Gestion des Matériels Pièces de Rechange & Outillages Indicateurs et tableaux de bord 1.1 Les fonctions essentielles de maintenance B/ Le management de la maintenance

8 J.C. Francastel8 1.1 Les fonctions essentielles de maintenance C/ Le cycle de vie

9 J.C. Francastel9 1.1 Les fonctions essentielles de maintenance D/ Les performances attendues zLes performances quantitatives -La disponibilité du bien confié (indisponibilité coûts indirects) -La productivité des moyens mis en œuvre (unités d'œuvre prévues / réelles) zLes performances qualitatives -La sécurité des personnes et la protection de l'environnement -Accidents (TF – TG) -Incidents" ("presque accidents") -La qualité des services procurés -Gestion des « anomalies » -Plans de progrès

10 J.C. Francastel10 1.1Les fonctions essentielles de maintenance E/ Le compromis permanent coût / performances

11 J.C. Francastel11 1.2Les nouveaux acteurs contractuels A/ Lévolution des relations : de la relation traditionnelle…

12 J.C. Francastel Les nouveaux acteurs contractuels B/ Lévolution des relations : … à la relation « évoluée »

13 J.C. Francastel13 Lévolution du marché de la maintenance industrielle Données de lObservatoire BIPE/AFIM = Valeur ajoutée (méthodologique) : Qualité – Sécurité Disponibilité - Productivité Retour dexpérience Marché global (France)

14 S. Martin14 1.3Les contours formels de la relation A/ Les logiques de base La protection de l'homme (cf. Code civil Article 16) *Relation triangulaire préjudiciable à lemployé = Délit de « marchandage » *Flexibilité Précarité de lemploi *Règles de protection sociale (« Travail clandestin ») *Le contractant (Spécialiste) a une obligation de conseil et de mise en garde (Réciprocité) *La concurrence : Règles nationales (CMP) et internationales (Europe, OMC) = à chacun les mêmes chances d'accès à un marché mondialisé

15 J.C. Francastel15 Deuxième partie : - Préparer (ou se préparer à recevoir) un cahier des charges de marché de maintenance - Savoir faire des choix (ex: choisir entre obligations de moyens et engagement de résultat(s) AFIM Bourgogne Mercredi 18 octobre 2006

16 J.C. Francastel Expression / Connaissance des besoins : Une étape déterminante zLes enjeux respectifs zConvergence des intérêts des "parties" zLa démarche pré-contractuelle : yInventaire - Diagnostic yExpression des besoins yIdentification - Présélection (connaissance) des candidats zLes prestations et performances souhaitées zLes contraintes : réglementaires, normatives, dexploitation… zEngagements de résultats ou obligation de moyens ? zLes écueils à surmonter - Précautions élémentaires - Le « bon contrat »

17 J.C. Francastel17 2.1Expression / Connaissance du besoin A/ Les enjeux du donneur dordres Réduction des coûts indirects èSûreté de fonctionnement èDisponibilité du patrimoine èQualité des services procurés èSécurité (Biens, personnes, environnement) Réduction des coûts directs èInterventions "juste à temps" èMéthodologies et réactivité adaptées èProductivité des moyens mis en œuvre è« Juste coût » (cadre professionnel et flexible) Réduire les coûts fixes èStructurels Peu flexibles - Réputés incompressibles (sinon drastiques et douloureux) Modulation des coûts variables èFlexibles èMaintenance « juste à temps » èGisements déconomies (conjoncturelles)

18 J.C. Francastel18 2.1Expression / Connaissance du besoin B/ Les enjeux du prestataire Les enjeux du prestataire *Sa part de marché *Sa marge = Frais généraux + Profit *Son image de marque *La durabilité de ses relations contractuelles

19 J.C. Francastel19 2.1Expression / Connaissance du besoin C/ La convergence des intérêts des parties Les solutions (offre de maintenance) : *Participation aux risques (recherche de loptimum coût / performances) *Engagements de résultats *Disponibilité du bien confié *Qualité du service rendu *Productivité des moyens mis en œuvre (prix de revient) *Sécurité – Hygiène - Protection de lenvironnement

20 J.C. Francastel20 2.1Expression / Connaissance du besoin D/ La démarche pré-contractuelle D1. La s ituation de départ êLe bien existant êLes données dexploitation êLes données de maintenance êLe personnel organique et ses fonctions êLes moyens internes matériels êLes coûts directs de maintenance (budget) êLes coûts d'exploitation (indirects = non maintenance) êDurée de vie des équipements (prévisionnelle)

21 J.C. Francastel21 2.1Expression / Connaissance du besoin D/ La démarche pré-contractuelle D2. Les Prestations souhaitées êLe bien à maintenir êLa nature des prestations attendues êLa complémentarité de compétences êLes performances attendues (explicites et implicites) êLe périmètre limitatif (Limites ou exclusions ?)

22 J.C. Francastel22 2.2Expression / Connaissance du besoin D/ La démarche pré-contractuelle D3. Les contraintes zRéglementaires ê Etablissement classé ê Equipements soumis (sous pression, corrosion, environnement, manutention, véhicules …) zNormatives êDirectives européennes êNormes spécifiques zContraintes dexploitation ê Hygiène / Sécurité / Environnement ê Les états du bien

23 S. Martin23 zQuestions : Apporter le meilleur soin à la prestation ? (1) OuAtteindre un résultat ? (2) Ou Atteindre des résultats ? (3) (1) Obligation de moyens (2) Obligation de résultat (3) Engagement de résultats La charge de la preuve : (1)Donneur dordres (2) Prestataire (3) MO & Prestataire 2.2Expression / Connaissance du besoin D/ La démarche pré-contractuelle D4. Moyens ? Résultat(s) ?

24 S. Martin24 zObligation de moyens Le donneur dordres doit faire la preuve de la faute du Prestataire si le résultat nest pas atteint zEngagement de résultats Le Prestataire doit faire la preuve que sil na pas atteint le(s) résultat(s) cest pour des raisons qui lui sont étrangères (faute dutilisation, force majeure …) 2.2Expression / Connaissance du besoin D/ La démarche pré-contractuelle D4. Moyens ? Résultat(s) ?

25 J.C. Francastel Les écueils à surmonter êConservatisme des donneurs dordre êIncertitudes du cahier des charges êOffre mal identifiée et conservatrice êDépendance du Client êInvestissements immatériels insuffisants

26 S. Martin Les qualités dun « bon contrat » Acte formel Acceptable et accepté bilatéralement Contrat Outil d'organisation et de gestion ( préparation au contentieux) Contrat cohérent Avec politiques et stratégies des deux entreprises (complémentarité des parties) Information, communication, conseil, prudence, diligence Obligations réciproques Valeur ajoutée du prestataire de service Structures, aptitudes, compétences et expériences Donneur dordres Doit se garder d'ingérence et d'interventionnisme Le contrat ne peut être conclu que dans le respect des Lois en vigueur

27 J.C. Francastel27 2.5Le cahier des charges-type Afim / CQM / FFIE / SERCE Les sources : La norme XP ENV zUn avant-propos zUne introduction zLes qualités dun « bon contrat » zUne rédaction-type zLes commentaires de lAfnor zLes commentaires et conseils du GT Afim/CQM/FFIE/SERCE

28 J.C. Francastel - S. Martin28 2.5Le cahier des charges-type Afim / CQM / FFIE / SERCE 1.Page de garde 2.Préambule – Objet du contrat 3.Définitions contractuelles 4.Etendue des opérations de maintenance 5.Clauses techniques 6.Clauses commerciales 7.Clauses dorganisation 8.Clauses juridiques 9.Annexes-type

29 J.C. Francastel29 Troisième partie : Assurer la prestation et contrôler les performances AFIM Bourgogne Mercredi 18 octobre 2006

30 J.C. Francastel30 Le choix du chargé daffaire La structure du prestataire Le transfert des pouvoirs L'apprentissage du site L'intégration des co et ss-traitants La mise en confiance du client 3.1La mise en œuvre A/ Lorganisation du prestataire Suivant Obligation de moyens Engagement de résultats

31 J.C. Francastel31 Interfaces techniques (opérationnelles) Interfaces commerciales Recours aux services fonctionnels Le dialogue client / prestataire 3.1La mise en œuvre B/ L'organisation des interfaces

32 J.C. Francastel32 La documentation générale La hiérarchisation des équipements Les historiques Les procédures d'exploitation Les procédures d'intervention La gestion des pièces de rechange Les contraintes extra - contractuelles 3.1La mise en œuvre C/ Lapprentissage du site

33 J.C. Francastel Evaluation des prestations zContrôle des prestations Obligations de moyens Engagement de résultats zRéception des prestations (Exécution fautive - Charge de la preuve) Indicateurs de performance Pénalités / intéressement Base de données maintenance z Optimisation La démarche de progrès Les méthodologies d'aide au progrès Retour dexpérience Analyse de la valeur

34 J.C. Francastel Evaluation des prestations z La revue de contrat : un nouveau métier ? zLes clauses contractuelles sont-elles respectées ? zLes clauses contractuelles sont-elles pertinentes ? zAnalyse fonctionnelle zAnalyse de la valeur

35 S. Martin35 Quatrième partie : Garantir la bonne exécution du contrat et prévenir le contentieux par une bonne gestion juridique AFIM Bourgogne Mercredi 18 octobre 2006

36 S. Martin36 RESPONSABILITE ET PENALITES Preuve dune FAUTE p.ex. manquement aux règles de lart Preuve dun DOMMAGE p.ex. perte de production Preuve dun LIEN DE CAUSALITE OBJECTIF NON ATTEINT RETARD Preuve du simple manquement contractuel PENALITES FORFAITAIRE Responsabilité : 3 conditions à remplir pour être indemnisé Pénalité : 1 condition à remplir pour être indemnisé Réparation du dommage

37 S. Martin37 Lexception dinexécution Principe : suspension de lobligation dune partie tant que lautre partie na pas satisfait à son obligation Dans la relation EDF / Prestataire : EDF peut suspendre les paiements si réception avec réserves majeures Dans la relation Prestataire/ sous-traitant : le prestataire peut répercuter lattitude de EDF si réserves dues au sous-traitant Risque : mauvaise foi de la partie opposant lexception Conseil pour gérer ce risque : - - coté fournisseur : éviter toute suspension brutale de la fourniture (faire relance, puis mise en garde, puis mise en demeure) - - coté client : mails puis lettres de contestation dûment motivé(e)s, puis mise en demeure avant de suspendre le paiement LA GESTION PAR LA SUSPENSION DES 0BLIGATIONS

38 S.Martin38 REVERSIBILITE Informations transférées (savoir-faire) Eléments à transférer (pièces de rechanges) Plan de mise en œuvre (Modalités opérationnelles, figurant au PAQ) Assistance administrative (Transfert des autorisations, des contrats …) Assistance technique (machines restituées) Dispositions financières (gratuit pour rupture du contrat aux torts du prestataire)

39 J.C. Francastel39 Conclusions Le cahier des charges-type : Un outil pré-contractuel (client / prestataire) A vocation contractuelle Support de consultation Support doffre Incitation des donneurs dordres Offre spontanée

40 J.C. Francastel40 Bibliographie zAFIM - Guide national de la maintenance zDaniel Bachelier - Contrats de maintenance - Conseils et rédaction - Ed. dOrganisation zDanièle Véret questions pour comprendre et agir - Lexternalisation de la maintenance - Ed. Afnor zJean-Claude Francastel - Externalisation de la maintenance - Stratégies - Méthodes et Contrats - Dunod (2 ème édition ) zSylvain Martin – Réglementation de la maintenance in Les Référentiels - Dunod zClaude Mousny - Référentiel Dunod : Pratique de la maintenance industrielle - Sous-chapitre Maintenance et marchés publics zLe contrat-type de prestations de maintenance AFIM (www.afim.asso.fr) -CQM (www.club-maintenance.org)www.afim.asso.frwww.club-maintenance.org FFIE (www.ffie.fr) - SERSE (www.serce.fr)

41 J.C. Francastel41 Normes Afnor et CEN zXP ENV Guide de préparation des contrats de maintenance (continuité des normes FD X Projet dexternalisation de la maintenance ; XP X Relations contractuelles ) zFDX / Choix des types de contrats zFDX / Application des normes iso 9000 zFDX / Inventaire de départ zFDX / Règles d appel doffres (privées) zFDX / 94 - Evaluation des prestataires de maintenance zEN / Terminologie de maintenance zFDX / Fonctions et concepts de maintenance


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