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S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac AMUE – SIFAC Formation « Dépenses » Cursus Ordonnateur.

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1 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac AMUE – SIFAC Formation « Dépenses » Cursus Ordonnateur

2 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 2 Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion Sommaire

3 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 3 Introduction Service fait valorisé, non valorisé, avec ou sans mandats ? Dans la présentation suivante, nous utiliserons la correspondance suivante : Sans val SF – Sans bord. mandats Avec val SF – Sans bord. mandats Modélisation 2 Modélisation

4 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 4 La structure du module de gestion des achats (MM) contient deux objets : - lorganisation dachat - la division CR feuille SACD BIU ou SAIC Etablissement hors SACD Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud CR feuille Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Division Organisation dachat La société FI correspondant à la division doit également être rappelée dans les transactions (création de pièces). Introduction Modélisation « Achats » de létablissement

5 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 5 Une organisation dachat : unique est définie pour létablissement et ses SACD correspond à lentité habilitée juridiquement à passer les commandes représente lunité organisationnelle en charge de lachat Une division : est rattachée à une seule société FI représente le site physique où se font les réceptions fournisseurs permet de gérer le périmètre daccès aux contrats porte la notion de secteur de TVA Remarque: plusieurs divisions peuvent être rattachées à une même société Introduction Structures organisationnelles « Achats »

6 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 6 Le flux dépense dans SIFAC utilise 1 référentiel de gestion, et une nomenclature de données de gestion : Le référentiel fournisseur : chaque commande dachat devra référencer un fournisseur créé préalablement dans le référentiel fournisseur. La nomenclature des groupes de marchandise : chaque commande dachat devra spécifier un groupe de marchandise représentant la catégorie dachat, et dont la base de données est alimentée avec la nomenclature Nomades. Les données contenues dans la fiche fournisseur sont automatiquement dérivées dans les documents dachats et de facturation Exemples : Conditions de paiement Coordonnées bancaires … Introduction Référentiels et données de gestion

7 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 7 Le budget est attribué à une adresse budgétaire, qui est définie comme la combinaison de 5 axes du module FM : Le compte budgétaire (nature), Le domaine fonctionnel (destination), Le centre financier (structure organisationnelle budgétaire), Le fonds (origine de financement), Le programme de financement (opération annuelle et pluriannuelle, convention) Chapitre/ Article Chapitre/ Article Destination Sous-destination Destination Sous-destination Établissement Unité budgétaire Centre de responsabilité Établissement Unité budgétaire Centre de responsabilité Opérations Conventions Opérations Conventions Compte budgétaire Compte budgétaire Domaine Fonctionnel Domaine Fonctionnel Centre Financier Centre Financier Fonds Programme de financement Programme de financement Nomenclature par nature Nomenclature par nature Nomenclature de gestion Nomenclature de gestion Structure Organisationnelle budgétaire Opérations Pluriannuel. / annuel. Conventions Opérations Pluriannuel. / annuel. Conventions Axes dimputation SAP/FM Mise en œuvre des axes Arborescence Origine de financement Origine de financement Origine de Financement Origine de Financement Introduction Ladresse budgétaire

8 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 8 Introduction Contrôles budgétaires Étanchéité des trois masses La masse de fonctionnement, celle de personnel et celle dinvestissement sont étanches entre elles : une dépense de fonctionnement ne pourra pas utiliser le budget alloué au personnel au sein de létablissement Étanchéité et contrôle sur les chapitres et articles déclarés limitatifs par le CA pour les établissements non passés aux RCE Rappel : Les dépenses sur crédits limitatifs ne peuvent être engagées et ordonnancées que dans la limite des crédits ouverts. Contrôle du disponible sur lUB et le chapitre pour les établissements non passés aux RCE Existence de comptes évaluatifs (68, variations stocks etc.) Les dépenses auxquelles s'appliquent les crédits évaluatifs s'imputent donc au besoin au-delà de la dotation inscrite aux chapitres budgétaires qui les concernent. Les chiffres inscrits au budget ne sont qu'une indication qui peut être dépassée sans autorisation préalable du législateur. Contrôle de lenveloppe dune convention relevant de la catégorie des ressources affectées Etanchéité des crédits alloués à la convention RA Contrôles optionnels internes : Contrôle sur lenveloppe allouée au CR Les crédits alloués au centre financier de niveau 3 ou 4 ne sont pas utilisables par les autres centres financiers Etanchéité de lenveloppe du CR au sein dune même masse Idem que précédent + Les crédits alloués à la masse de fonctionnement au centre financier de niveau 3 ou 4 ne sont pas utilisables en masse de personnel sur ce même centre financier Contrôles du disponible sur le programme de financement qui matérialise lenveloppe de crédits du projet pour les conventions et les opérations. Il est possible de rendre les conventions non-RA aussi étanches que les RA Contrôles spécifiques au sein du SAIC : Budget évaluatif SAIC Tout mouvement budgétaire à lintérieur du SAIC est possible à condition de ne pas affecter léquilibre fonds de roulement

9 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 9 Pour les établissements aux compétences élargies, le contrôle UB/Chapitre disparait, au profit dun contrôle Etablissement/Masse Auparavant, lorsque lintégralité des crédits budgétés au chapitre 61 étaient engagés, et même si des crédits étaient encore disponibles au chapitre 60, un virement budgétaire était nécessaire pour engager des dépenses sur un compte faisant partie du chapitre 61. Désormais, lensemble des crédits dune masse peut être utilisé dans distinction de chapitre, dans lensemble de létablissement Conséquences Chute de la volumétrie des virements chapitre chapitre Un nouveau contrôle optionnel interne est mis en place pour les établissements passés aux RCE Contrôle sur lenveloppe agrégée au niveau 2 (prenant en compte le centre de niveau 2 et tous ses fils) Les crédits alloués peuvent être contrôlés par enveloppe, masse ou chapitre Introduction Contrôles budgétaires – Spécificités RCE

10 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 10 Service fait sans valorisation sans mise sous bordereaux de mandats : Ordonnateur Comptable Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Réservation de fonds FMX1 Commande dachat ME21N Entrée marchandise Fournitures : MIGO Services : ML81N Facture fournisseur comptabilisée MIRO (option : blocage automatique pour paiement) Engagement financier Annuel Engagement juridique – Bon de commande Service fait Création de la facture / rapprochement et prise en charge Liquidation AnnuelPluriannuel Contrat ME31K Impact analytique Impact comptable D 6xx / 2xx C 401 Consommation des crédits Introduction Processus de la Dépense 3

11 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 11 Service fait avec valorisation (1/2): Cas 1 « La facture et le service fait concordent » Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Consom° des crédits Réservation de fonds FMX1 Commande dachat ME21N Entrée marchandise Fournitures : MIGO Services : ML81N Facture fournisseur comptabilisée MIRO (option : blocage automatique pour paiement) Engagement financier Annuel Engagement juridique – Bon de commande Service fait Création de la facture / rapprochement et prise en charge Liquidation AnnuelPluriannuel Contrat ME31K Ordonnateur Comptable Impact analytique Impact comptable D 6xx / 2xx C 408 Impact comptable D 408 C 401 Introduction Processus de la Dépense 2

12 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 12 Service fait avec valorisation (2/2): Cas 2 « La facture est différente du service fait » Réservation des crédits budgétaires annuelle uniquement Consom° des crédits Réservation de fonds FMX1 Commande dachat ME21N Entrée marchandise Fournitures : MIGO Services : ML81N Facture fournisseur comptabilisée MIRO (option : blocage automatique pour paiement) Engagement financier Annuel Engagement juridique – Bon de commande Service fait Création de la facture / rapprochement et prise en charge Liquidation AnnuelPluriannuel Contrat ME31K Ordonnateur Comptable Impact analytique Impact comptable D 6xx / 2xx C 408 Impact comptable D 408 D/C 6xx / 2xx C 401 Ajustement des crédits Ajustement analytique Introduction Processus de la Dépense 2

13 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 13 Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion Sommaire

14 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 14 Les transactions XK01, XK02, et XK03 permettent de créer, modifier, et afficher un fournisseur dans SIFAC. Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Numéro Fournisseur Adresse Description Communication Contacts Coordonnées bancaires Gestion de comptes Moyens de paiement Achat Partenaires Mandant Société Organisation dAchat Organisation dAchat Données de Base Données Comptables Données dAchat Référentiel Fournisseur Généralités XK01

15 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 15 A linitialisation dun fournisseur, il est nécessaire de définir le groupe de comptes et lorganisation dachat du fournisseur : Groupe de comptes: permet la classification des fiches fournisseurs. Il détermine les informations nécessaires à la définition du fournisseur. Organisation dachat Société: renseigner la société dans laquelle le fournisseur doit être créé XK (transaction fournisseur) Référentiel Fournisseur Initialisation dun fournisseur XK01

16 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 16 Certains groupes de comptes ont un critère dunicité qui permet déviter de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC. Groupe de compteCritère dunicité Champ SIFAC (obligatoire) Z001 France Public et Personnes Morales N° SIRET Z002 France IndépendantsN° URSSAF ou linscription au registre du commerce ou le n° dinscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE Identifiant ou N° SIRET Au moins lun des deux doit être rempli Z003 Union Européenne Public et Sociétés N° didentification de TVA intracommunautaireN° identification TVA Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA Pas de critère dunicité Z005 Agents Pas de critère dunicité côté fournisseur. Le n° dINSEE est géré dans la transaction de création dun agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de lagent lui-même. Z006 Fournisseurs occasionnels Pas de critère dunicité Z007 Prestations Internes Pas de critère dunicité Z008 Partenaires Pas de critère dunicité Z009 Agents invités Pas de critère dunicité côté fournisseur. Le n° dINSEE est géré dans la transaction de création dun agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de lagent lui-même. Référentiel Fournisseur Initialisation dun fournisseur XK01

17 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 17 Lécran d« adresse » permet de définir les données de base du fournisseur : Nom : - Titre de civilité - Nom Clé de recherche : ces critères permettent la recherche rapide du fournisseur. Adresse postale : -Numéro et rue -Code postal et ville -Pays Des informations de communication (tel, , fax…) peuvent être renseignées dans ce même onglet mais ne sont pas obligatoires Référentiel Fournisseur Données de base XK01

18 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 18 Lécran de « données de pilotage » permet de définir le contrôle des comptes et les identifiants du fournisseur : Contrôle des comptes : -Client : permet dindiquer un lien entre le tiers fournisseur et le tiers client -Clé du groupe Identifiants du fournisseur : -N° SIRET : sur 14 caractères -Identifiant -N° identifiant TVA Référentiel Fournisseur Données de base XK01

19 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 19 Lécran d« Opération de paiement » permet de définir les comptes et les coordonnées bancaires : Coordonnées bancaires: -Pays (Domiciliation du compte) -Clé bancaire (Code banque) -Compte (Numéro de compte) -Titulaire (Banque) -Clé (clé RIB) -Code IBAN Référentiel Fournisseur Données de base XK01

20 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 20 La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur : Le code intérêts est toujours celui correspondant au taux légal. Tenue de compte: - Compte centralisateur, - Code cession/opposition Données de référence : - Ancien N° de compte Calcul des intérêts : - Code intérêts Référentiel Fournisseur Données comptables XK01

21 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 21 La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur : Opérations de paiement : -Destinataire du paiement fixe sil diverge du fournisseur lui- même -Code de blocage paiement Correspondance : - Chargé de compte chez le fournisseur Référentiel Fournisseur Données comptables XK01

22 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 22 La vue Achat permet de définir toutes les données dachat du fournisseur : Les conditions de paiement fournisseurs sont obligatoires dans la vue achat et rapatriées automatiquement dans les documents dépense Les conditions de paiement fournisseurs dans SIFAC sont : 001x Payable immédiatement (affectée par défaut aux tiers Agents notamment) 045x Payable à 45 jours (DGP) (affectée par défaut aux tiers hors Agents) x correspond au mode de paiement : V irement, C hèque, G virement à échéance, T virement étranger. Conditions : -Devise : utilisée par le fournisseur -Condition de paiement Référentiel Fournisseur Données de vente XK01

23 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 23 3 rôles partenaires ont été définis dans SIFAC: Adresse de commande, si la commande doit être envoyée à une autre adresse que celle définie dans les données générales du fournisseur Fournisseur, fournisseur défini dans les données générales et référencé dans les commandes dachat Auteur de la facture si lauteur de la facture est différent du fournisseur auprès duquel la commande a été passée Code partenaire Nom et Numéro du partenaire Référentiel Fournisseur Données de vente XK01

24 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 24 Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion Sommaire

25 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 25 Lengagement financier permet de réserver des crédits en vue dune dépense. Lengagement financier peut être préalable, ou concomitant à un engagement juridique, Il existe plusieurs types dengagements financiers préalables : Provisionnel : engagement financier réalisé au début de lexercice Spécifique : engagement financier réalisé en cours dexercice Sur convention : engagement financier réalisé sur conventions Lengagement financier préalable est modélisé dans SIFAC par la transaction de réservation de fonds, FMX1. Chaque type dengagement préalable est modélisé par un type de pièce. Lengagement financier concomitant est modélisé, comme lengagement juridique, par la transaction de commande dachat (ME21N), et sera vu par la suite dans le chapitre engagement juridique. Engagement Financier Généralités 23

26 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 26 Lengagement financier préalable ne référence pas de tiers. Il ne référence quune adresse budgétaire et un montant. De manière à modéliser le processus de validation de lengagement financier, seuls les valideurs pourront « sauvegarder » les engagements financiers. Les autres profils ne pourront que « pré-enregistrer » les pièces, action nimpactant pas le budget. Il est possible de modifier les données dun engagement financier : Ladresse budgétaire : Tant que lEF nest référencé dans aucun engagement juridique, via la transaction de modification de réservation de fonds FMX2. Le montant : A la hausse dans la limite du budget, et à la baisse dans la limite des montants dengagements juridiques référençant lEF, via la transaction FMXPM1. Il est également possible de bloquer un engagement financier (rendant son utilisation impossible), ou de le solder (libérant les crédits sur ladresse budgétaire). Engagement Financier Généralités 23

27 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 27 La transaction FMX1 permet la création de tous les types dengagement financier préalable. Renseigner: - Type de pièce (EP : engagement provisionnel, ES : engagement spécifique, EO : engagement sur convention) - Société - Éventuellement le modèle de pièce, de manière à créer une pièce par copie dune pièce existante (adresse budgétaire et description de lEF sont copiées) Engagement Financier Création dune réservation de fonds – Initialisation 23 FMX1

28 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 28 Les types dengagement financier provisionnel, et spécifique, référencent les mêmes données à la création : Renseigner: - Texte de description den tête - Le montant dorigine (TTC) - Le compte budgétaire - Le centre financier - Le fond - Le domaine fonctionnel NA Engagement Financier Création dune réservation de fonds – Imputation 23 FMX1

29 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 29 Le type dengagement financier sur opération/convention doit référencer lélément dOTP modélisant la convention: Renseigner: - Texte de description den tête - Le montant dorigine - Lélément dOTP - Le compte général Le compte budgétaire est alors dérivé du compte général Le centre financier et le domaine fonctionnel sont dérivés de lEOTP Il peut exister une tolérance entre la commande et lengagement financier quelle référence. Il en va de même entre une liquidation directe et lengagement financier que cette dernière référence. Engagement Financier Création dune réservation de fonds – Imputation 23 FMX1

30 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 30 Seuls les valideurs pourront « sauvegarder » les engagements financiers. Les autres profils ne pourront que « préenregistrer » les pièces, action nimpactant pas le budget. Engagement Financier Création dune réservation de fonds – Validation 23 FMX1

31 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 31 La transaction FMX2 permet de modifier ladresse budgétaire, de bloquer en utilisation, ou de solder une ligne dengagement financier : Le compte budgétaire, le centre financier, le fond, et le domaine fonctionnel sont modifiables. Dans lécran de détail de la ligne de pièce, il est possible de cliquer sur : -Poste « Traité », pour solder la ligne de poste, (lorsque lEF na jamais été référencé, ceci correspond à annuler lEF) - Poste bloqué, pour bloquer lutilisation de la ligne de poste. Engagement Financier Modification dune réservation de fonds 23 FMX2

32 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 32 La transaction FMXPM1 permet de modifier le montant dun engagement financier qui a déjà été validé (sauvegardé). Dans lécran dinitialisation, spécifier : - sil sagit dun complément d'engagement ou de dégagement - - Le type et le n° de pièce à modifier Puis valider avec Entrée Dans lécran de saisie de lajustement, saisir : - La valeur de laugmentation ou de la dépréciation (Engagement ou dégagement) - La description de lajustement Puis sauvegarder Complément dengagement ou de dégagement (action accessible aux valideurs) Engagement Financier Modification dune réservation de fonds 23 FMX2

33 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 33 Exercice 15 min Exercice 1 Saisie dun Engagement financier provisionnel en début dannée 23

34 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses min Exercice 2 Ajustement à la hausse dun EF sur convention simple Exercice 23

35 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 35 Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion Sommaire

36 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 36 Lengagement juridique représente la commande de fournitures ou de services passée par létablissement auprès dun fournisseur. Lengagement juridique impacte le budget en réservant les crédits. Budgétairement, lengagement juridique référence : Un engagement financier préalable ayant déjà réservé des crédits sur le budget, Directement une adresse budgétaire lorsquaucun engagement financier na été créé préalablement pour la commande passée. Lengagement juridique fait alors office dengagement financier, et on parle dengagement financier concomitant à lengagement juridique. Une seule unité budgétaire (UB), appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE On distingue plusieurs types dengagements juridiques : Le marché ou accord-cadre formalisé Le marché ou accord-cadre à procédure adaptée La prestation interne La commande soumise à dérogation du Code des Marché Publics (article 3) Lengagement juridique est modélisé dans SIFAC par la transaction de commande dachat ME21N Chaque type dengagement juridique est modélisé par un type de pièce de la transaction ME21N de commande dachat. Engagement Juridique Généralités 23

37 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 37 Il est possible de créer des commandes dachat en montant/quantité (fournitures), ou de en valeur (services) sur des flux de : Fonctionnement sur et hors convention, Fonctionnement stocké sur et hors convention, Investissement sur et hors convention, Prestation interne Les engagements juridiques sont soumis à validation. La transaction de lancement de commande ME29N permet de valider les commandes dachat. Il est possible de modifier les données dune commande dachat : Ladresse budgétaire : Tant que lEJ nest référencé dans aucune liquidation, via la transaction de modification de commande dachat ME22N. Le montant : A la hausse dans la limite du budget ou de lengagement financier référencé, et à la baisse dans la limite des montants facturés, via la transaction ME22N. Il est possible de solder une commande dachat (libérant les crédits sur ladresse budgétaire, ou sur lengagement financier référencé). Engagement Juridique Généralités 23

38 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 38 Contexte : Au-delà dun certain seuil, le pouvoir adjudicateur doit recourir à lune des procédures formalisées définies par larticle 26 du CMP pour passer ses marchés et accords-cadres, Lorsque la valeur estimée du besoin est inférieure aux seuils définis à larticle 26 du CMP, les marchés de fournitures, de services ou de travaux peuvent néanmoins être passés selon une procédure adaptée ( article 28 du CMP ), Larticle 30 définit que les marchés et les accords-cadres ayant pour objet des prestations de services qui ne sont pas mentionnées à l'article 29 peuvent être passés, quel que soit leur montant, selon une procédure adaptée, dans les conditions prévues par l'article 28. Larticle 27 du CMP définit les modalités de calcul du montant estimé du besoin, Les achats relevant de larticle 3 du CMP ne sont pas soumis aux règles de computation des seuils. les achats scientifiques ne relèvent pas quant à eux du code des marchés publics, mais de lordonnance du 6 juin 2005 : Les achats scientifiques soumis à computation des seuils sont les achats relevant de larticle 10 du décret dapplication de lordonnance (décret du 30 décembre 2005). Les achats scientifiques non soumis sont les achats relevant de larticle 7 de lordonnance Engagement Juridique Computation des seuils de marché 23

39 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 39 Il existe trois types de combinaisons déléments de computation selon le type de prestation et le caractère récurrent ou ponctuel de lachat : Engagement Juridique Computation des seuils de marché 23

40 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 40 Le solde automatique dune commande dachat SAP à la facture est pris en compte. Ainsi, il y a mise à jour automatique du montant cumulé correspondant à la combinaison déléments de computation référencée dans la commande ainsi soldée automatiquement. De manière générale, la computation des seuils de marché suit le même processus que lengagement budgétaire Si une tolérance est mise en place entre la facture et la commande et quune facture est supérieure à une commande dachat dans la limite de cette tolérance et du disponible budgétaire, cette différence est prise en compte dans la computation des seuils. Engagement Juridique Computation des seuils de marché 23

41 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 41 Données organisationnelles - Société - Orga. dachat -Groupe acheteur Données clients - N° de marché - Nature - Unité fonctionnelle ou opération - Niveau de besoin - Article du CMP/procédure Stratégies de lancement - Stratégie de lancement - Code lanc. - Etat En-tête Synthèse des postes - Type dimputation - Type de poste - Quantité - Prix unitaire - Groupe de marchandise - Division - Contrat (marché) - Document dachat (création dune commande par copie) Type de commandeN° fournisseur Limites Valeur limite Facture - Code TVA - Facture finale - CF bas/EM Imputation -Imputation comptable -Imput. Budgétaire -Imput. analytique Historique de commande Documents associés à la commande (service fait, facture) Détail du poste Adresse de livraison Livraison - Entrée march - Livraison finale Fiche immobilisation Commande dachat ChampOngletSectionBouton Engagement Juridique Structure de la commande dachat 23

42 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 42 Tous les types de commandes dachat respectent la même structure de saisie, seuls les champs et les données à renseigner varient dun type à lautre : Données den tête : -Type de commande -Fournisseur -Données organisationnelles -Conditions de paiement -Données de computation des seuils Données de poste: -Type dimputation -Désignation -Type de poste (service, fournitures) -Quantité -Prix -Groupe de marchandise (catégorie dachat) - Division … Données de détails de poste : -Données dimputation -TVA -Prix …… Engagement Juridique Structure de la commande dachat 23 ME21N

43 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 43 Type dimputation LibelléDescription ZFonctionnement Utilisé pour les commandes de fonctionnement sur et hors marché. IFonctionnement Op/Cv Utilisé pour les commandes de fonctionnement sur et hors marché sur opération/convention. SFonctionnement stock Utilisé pour les commandes de fonctionnement stockées sur et hors marché. JFct stock Op/Cv Utilisé pour les commandes de fonctionnement stockées sur et hors marché sur opération/convention. VInvest. sans immo Utilisé pour les commandes dinvestissement sur et hors marché ne référençant pas de fiche dimmobilisation LInvest ss Immo Op/Cv Utilisé pour les commandes dinvestissement sur et hors marché ne référençant pas de fiche dimmobilisation sur opération/convention. OInvest. avec immo Utilisé pour les commandes dinvestissement sur et hors marché référençant une fiche dimmobilisation La fiche Immo Utilisée pour référencer ou non une convention. YPrestation interne Utilisé pour les commandes de prestations internes. Engagement Juridique Commande dachat – Types dimputation 23

44 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 44 Toute commande doit référencer : Un type dimputation : Type de flux de la dépense (fonctionnement, investissement, stock …) Un groupe de marchandise : Catégorie dachat La dérivation du compte général de charge se réalise à partir de la combinaison de ces 2 éléments. Exemple : Type dachatGroupe de marchandises Type dimputationCompte général dérivé Ordinateurs – OrdinateursZ – Fonctionnement – OrdinateursS – Fonctionnement Stock – OrdinateursV – Investissement (sans fiche immo) (compte technique) – OrdinateursO – Investissement (avec fiche immo) Ex : (compte dérivé de la fiche immo) Engagement Juridique Commande dachat – Types dimputation et groupe de marchandises 23

45 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 45 Lutilisateur doit connaître, en plus du groupe de marchandise et du type dimputation, le centre de coût ou lélément dOTP (pour un flux sur convention) et le domaine fonctionnel si celui-ci nest pas dérivé du centre de coût ou de lélément dOTP. Tous les autres éléments dimputation sont dérivés automatiquement par le système à partir des 4 cités ci-dessus. Sil existe un engagement financier préalable, lutilisateur doit le spécifier. Le type de poste permet de définir si une commande est gérée en montant ou en quantité. La prestation interne fait appel à un type de poste spécifique. TYPE DE POSTE (Vide)PM DEFINITIONFournitures Prestation de service Prestation internes Engagement Juridique Commande dachat – Données dimputation 23

46 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 46 Exemple de dérivation lors dune saisie de commande dachat (hors convention / opération) : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande dachat. Tous les autres éléments sont dérivés. Fonds Compte comptable Compte budgétaire Nature comptable Centre de coûts Centre financier Domaine fonctionnel * Programme de financement => « NA » Groupe de marchandises (famille darticles /Nomades) et type dimputation (invest., fonct.,stocké) * La dérivation Centre de coûts Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de coûts et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, lutilisateur le saisit directement dans les transactions (commande dachat, facture…). Domaine dactivité Engagement Juridique Commande dachat – Règles de dérivation 23

47 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 47 Exemple de dérivation lors dune saisie de commande dachat sur convention : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande dachat. Tous les autres éléments sont dérivés. eOTPFonds Compte comptable Compte budgétaire Nature comptable Programme de financement Centre financier Centre de coûts Domaine fonctionnel * Groupe de marchandises (famille darticles /Nomades) et type dimputation (invest., fonct.,stocké) * La dérivation eOTP Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de leOTP et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, lutilisateur le saisit directement dans les transactions (commande dachat, facture…). Domaine dactivité Engagement Juridique Commande dachat – Règles de dérivation 23

48 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 48 La réservation de crédit est créée au moment de la validation de la commande La pièce budgétaire peut être visualisée via le menu : Menu > Environnement > Pièce dengagement de gestion comptable. Engagement Juridique Engagement financier concomitant 23 ME23N

49 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 49 La première action à faire à la création dune commande dachat est den spécifier le type: Le marché ou accord-cadre formalisé 01 - BC/OS sur marché Le marché ou accord-cadre à procédure adaptée 02 - Bon de cde simple La prestation interne 04 - Autre commande Le type de commande détermine les champs obligatoires à la saisie complète de la commande dachat. Remarque : La saisie dune commande de type 01 – BC/OS sur marché est abordée en formation Marché, et ne sera pas abordée en détail dans cette formation Dépense Engagement Juridique Types de commandes dachat 23 ME21N

50 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 50 Toute commande doit obligatoirement référencer un fournisseur. Dans longlet Données organisationnelles, renseigner : - Lorganisation dachats - Le groupe dacheteur (voir règles ci-dessous) - La société Après avoir indiqué un type de commande 02 – Bon cde simple, la saisie débute avec les données den tête UTILISATION DES GROUPES DACHETEURS Représente un groupe dindividus auxquels des droits de validation de commandes dachat sont attribués. Z01 : Groupe nayant aucun droit de validation de commande. Entre 0 et de commande, une étape de validation est nécessaire. Au-delà de 15000, deux étapes de validation sont nécessaires. Z02 : Groupe ayant le droit de saisir des commandes jusquà sans nécessité de validation. Au-delà de 15000, une validation est nécessaire. Z03 : Groupe ayant le droit de saisir des commandes sans plafond de montant sans nécessité de validation. Engagement Juridique Saisie dune commande simple – En-tête 23 ME21N

51 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 51 A la validation du fournisseur et des données organisationnelles, le système affiche alors tous les partenaires du fournisseur déclarés dans la fiche fournisseur. Il peut alors être nécessaire de sélectionner : - Lauteur de la facture - Ladresse de facture Les données de partenaires sélectionnées seront automatiquement reprises par le système à la création du document de facturation. Engagement Juridique Saisie dune commande simple – En-tête 23 ME21N

52 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 52 Dans longlet Données client, il est nécessaire de renseigner les données de computation des seuils de marché : - La Nature : TRAVAUX ou FOURNITURE ou SERVICES - Lunité fonctionnelle ou Opération (uniquement pour certaines combinaisons de computation) - La Nature de lachat : Ponctuel ou Récurrent - Le Niveau de besoin : exemple 01 La zone UB (stockant le centre typé « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) nest pas accessible. Elle est valorisée lors de la sauvegarde de la commande dachats. Engagement Juridique Saisie dune commande simple – En-tête 23 ME21N

53 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 53 Valorisé par défaut par SIFAC (aucune action nécessaire de la part de lutilisateur) : Date de livraison : ce champ se renseigne par défaut à la date du jour par le système mais reste modifiable Devise : renseigné par défaut avec la devise déclarée dans la fiche du fournisseur. Par : spécifie à combien darticles sapplique le prix Net entré précédemment Q : spécifie la quantité des articles précisés dans la zone « Par » Après avoir renseigné les données den tête de la commande dachat, la saisie se poursuit avec les données de poste (synthèse des postes) : Engagement Juridique Saisie dune commande simple – Synthèse 23 ME21N

54 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 54 Renseigner obligatoirement, quel que soit le type de commande : Imputation (colonne « I ») : Z par exemple Type de poste : « » (à blanc) Désignation du poste Grpe marchandise : permet dindiquer la catégorie dachat de la commande. Div. (Division) : il est nécessaire de spécifier la division de la commande -> société de la commande. Quantité : quantité commandée, pour les commandes en quantité*prix unitaire ou montant de la prestation, pour les commandes en valeur UA (Unité dAchat) : PC pour pièce, pour les commandes en quantité*prix unitaire ou VAL pour valeur, pour les commandes en valeur Prix net : prix HT, pour les commandes en quantité*prix unitaire ou « 1 », pour les commandes en valeur Dans le cas de commande en valeur (services), la quantité et les montant sont inversés. Il est possible de saisir plusieurs lignes de poste par commande sur des centres financiers appartenant à la même UB (au même « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) Engagement Juridique Saisie dune commande simple – Synthèse 23 ME21N

55 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 55 Après avoir saisi les données de poste, la saisie se poursuit avec les données de détail de poste : Dans longlet Imputation : Le compte général (classe 6 pour le fonctionnement) est déduit par SIFAC de la combinaison du type dimputation et du groupe de marchandise. Toujours dans longlet Imputation, il est nécessaire de renseigner : - Le centre de coûts : il détermine le centre financier et peut déterminer le domaine dactivité et le domaine fonctionnel si ces derniers sont renseignés dans la fiche du centre de coûts - Le domaine dactivité sil nest pas déterminé – i.e. il nest pas présent dans la fiche du centre de coûts - Le domaine fonctionnel sil nest pas déterminé – i.e. il nest pas présent dans la fiche du centre de coûts - Le fonds si nécessaire - La réservation de crédits sil y en a une en amont de la commande : référence à la réservation de fonds dont les données dimputation sont reprises, mais restent modifiables par lutilisateur. Chaque poste de commande peut être réparti sur plusieurs imputations en modifiant laffichage de longlet. Engagement Juridique Saisie dune commande simple – Détail 23 ME21N

56 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 56 Dans longlet facture, renseigner : -Le code TVA La gestion de la TVA est mise en œuvre dans SIFAC via les codes de TVA qui déterminent : Le régime de TVA : TVA déductible, TVA collectée, Le taux de TVA, Les comptes de TVA Les codes TVA sont assignés suivant la division. La division est donc porteuse de la notion de secteur de TVA : taxé, exonéré, mixte, etc. A chaque division est associée la liste des codes TVA correspondants. Les codes TVA permettent dimputer les comptes de classe 6 et 2 en dépense en HTR. Les codes TVA sont définis avec la codification suivante : D pour déduction totale (HTR = HT) N pour absence de déduction (HTR = TTC) P pour déduction partielle avec coefficient de taxation forfaitaire (applicable pour les dépenses dites mixtes, soit utilisées concurremment pour le(s) secteur(s) taxé(s) et le secteur exonéré ; ex-prorata) (HTR) E pour déduction partielle avec coefficient de taxation pour le secteur Editions X pour absence de TVA ou exonération I pour TVA intra communautaire Engagement Juridique Saisie dune commande simple – Détail 23 ME21N

57 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 57 Dans longlet Adresse de livraison, ladresse de livraison du centre financier est rapatriée. Pour les commandes ayant plusieurs centres financiers donc potentiellement des adresses différentes, cest ladresse de la première ligne de poste qui est éditée sur le bon de commande. Il faut donc positionner le centre financier réceptionnaire de la marchandise sur la première ligne de poste dune commande multi postes. Engagement Juridique Saisie dune commande simple – Détail 23 ME21N

58 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 58 Possibilité de dispatcher une commande dans plusieurs centres de coûts dune même Unité Budgétaire, y compris sur une même ligne de commande Attention, le service fait ne peut être valorisé si lon choisit deffectuer une multi-imputation (plusieurs imputations sur une même ligne de commande. Ainsi, si lon tient à ce que le service fait soit valorisé dans tous les cas, alors il faudra, pour un même « article » commandé, saisir une ligne de commande par imputation Nécessité de rigueur dans la saisie du libellé de la commande qui va être repris dans toute la chaine de dépenses jusquen Comptabilité analytique indispensable pour le contrôleur de gestion et les analyse de coûts complets sur un centre de coûts Exemple : loyer pour indiquer la période Engagement Juridique Saisie dune commande simple – Détail 2 23

59 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 59 Type dimputation S Commande de fonctionnement stocké dérivation automatique du compte général sur stock de la commande (602XXXX). Type dimputation I Commande de fonctionnement sur convention Saisie obligatoire dun élément dOTP et dérivation du compte général de fonctionnement de classe 6. Type dimputation J Commande de fonctionnement stocké sur convention Saisie obligatoire dun élément dOTP et dérivation automatique du compte général sur stock de la commande (602XXXX). Engagement Juridique Particularités des commandes de fonctionnement stocké et sur convention 23

60 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 60 Exercice 25 min Exercice 3 Création dune commande dachat avec poste géré en montant/quantité 23

61 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 61 Exercice 25 min Exercice 4 Création dune commande dachat avec poste en valeur (services) 23

62 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 62 Limputation O permet la saisie dune commande dinvestissement sur et hors convention en référençant ou en créant concomitamment une fiche dimmobilisation. Les éléments dimputation sont alors dérivés dans la commande à partir de la fiche dimmobilisation indiquée ou créée Engagement Juridique Commandes dinvestissement référençant une fiche immo 23 ME21N

63 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 63 Type dimputation V Commande dinvestissement sans référencer de fiche dimmobilisation dérivation automatique du compte général générique dinvestissement ( ) et le compte budgétaire dimmobilisation unique associé (2154). Type dimputation L Commande dinvestissement sur convention sans référencer de fiche dimmobilisation Saisie obligatoire dun élément dOTP et dérivation automatique du compte général générique dinvestissement ( ) et le compte budgétaire dimmobilisation unique associé (2154). Il sera alors possible de : Référencer une fiche dimmobilisation dans le document de facturation. Limputation comptable et analytique correcte sera alors dérivé de la fiche dimmobilisation. Saisir la facture sur le compte technique dimmobilisation, et réaliser une opération de régularisation comptable et analytique post prise en charge à la création de la fiche dimmobilisation. Engagement Juridique Commandes dinvestissement ne référençant pas de fiche immo 23

64 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 64 La saisie des autres types de commandes sapparente à la saisie de la commande de type 02 – Bon de cde simple, à quelques variations près. Pour la commande de type « 01 - BC/OS sur marché » : Il est nécessaire dindiquer dès le début de la saisie le contrat représentant le marché que la commande doit référencer, et dont les données sont rapatriées dans les lignes de poste de la commande dachat. Pour la commande de type « Prestation Interne » Merci de se référer à la partie afférente de la présentation Pour la commande de type « 04 – Autre commande » : Il nest pas nécessaire de renseigner les données de computation des seuils de marché de longlet Données client des données den tête Engagement Juridique Autres types de commande 23

65 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 65 1.Lancer la transaction commande dachat : ME21N 2.Sélectionner le Type de commande : 01 – BC/OS sur marché 3.Référencer le numéro du contrat SAP généré automatiquement lors de la saisie du marché SAP : Recherche du numéro de ce contrat SAP dans le match code du champ « contrat cadre » des lignes de postes de commande. Recherche de ce numéro par numéro de marché, objet du marché, numéro dordre interne du marché, groupe de marchandise, code fournisseur, nom de fournisseur (ou recherche croisée sur ces différents critères). Engagement Juridique Commandes sur marché en valeur 23 ME21N

66 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 66 La saisie dune commande 01 – BC/OS sur marché se réalise en référence à un contrat cadre créé automatiquement par le système et liant la structure juridique du marché à lexécution de la dépense et notamment à la commande dachat (cf. formation marché), La transaction ME32K permet de visualiser (et aussi de modifier, attention !) le contrat cadre créé automatiquement par le système : Les données den tête portent, outre le fournisseur: -Les dates de validité du contrat : en dehors desquelles aucune commande ne pourra être passée -La valeur cible : que lensemble des commandes ne pourront dépasser Lécran de synthèse de postes portent les données qui seront rapatriées dans la commande : -Groupe de marchandises, -Désignation, Engagement Juridique Commandes sur marché en valeur – Contrat Marché 23 ME32K

67 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 67 Une fois le numéro de contrat SAP référencé : En-tête, onglet « Données Clients » : sont rapatriées : toutes les informations du contrat SAP saisies au niveau des ordres internes du marché ( l e numéro de marché et les données de computation des seuils). sont à saisir par lutilisateur : les données « Opération » ou « Unité fonctionnelle » de la computation des seuils si la nature dachat est à « P – Ponctuel ». En-tête, onglet « Données organisationnelles » : sont rapatriés : lorganisation dachat, la société et le groupe dacheteurs (qui est modifiable) défini dans le marché. Le créateur de commande doit posséder un niveau de validation au moins égal à celui défini dans le marché (groupe dacheteurs) Engagement Juridique Commandes sur marché en valeur – En-tête 23 ME21N

68 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 68 4.Valoriser les champs : Sur la ligne de poste du BC/OS : modifier OBLIGATOIREMENT le Type dimputation (qui ne doit pas rester à « H ») renseigner la zone Division valoriser la Quantité commandée par le montant de la prestation le Prix net est toujours à « 1 » 5.Aller sur longlet au niveau du poste de commande pour accéder à lécran des imputations Engagement Juridique Commandes sur marché en valeur - Poste 23 ME21N

69 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 69 6.Renseigner les données dimputation (poste): le numéro dordre interne auquel le contrat est attaché Pour le reste de la saisie, se reporter au module « Dépenses » 7.Sauvegarder Engagement Juridique Commandes sur marché en valeur – Imputation 23 ME21N

70 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 70 20min Démonstration Création d'une commande sur marché (en saisissant un numéro de contrat) Démonstration 23

71 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 71 Il est possible de valider les commandes individuellement, ou de manière groupée, en utilisant respectivement les transactions ME29N et ME28, Les commandes créées avec le groupe dacheteur Z01 doivent être validées : Par 1 valideur habilité à la clé de validation Z1 si la commande est inférieure à Par 2 valideurs, lun habilité à la clé de validation Z1, et le second habilité à la clé Z2, si la commande est supérieure à Les commandes créées avec le groupe dacheteur Z02 : Nont pas besoin dêtre validées si la commande est inférieure à Par 1 valideur habilité à la clé Z2 si la commande est supérieure à Les commandes créées avec le groupe dacheteur Z03 nont pas besoin dêtre validées. Toute modification de commande entraîne lannulation de la validation de la commande. Engagement Juridique Validation des commandes dachat 23

72 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 72 La transaction ME29N permet la validation (ou le refus) individuelle dune commande. Après avoir référencé le numéro de commande et fait apparaître la commande à valider, la validation se réalise dans longlet Stratégie lancement. 1. La commande est tout dabord bloquée, en attente de la validation de niveau 1 2. En cliquant sur, le valideur de niveau 1 habilité à la clé Z1 valide la première étape. Le statut de la commande reste à Bloqué 3. En cliquant sur, le valideur de niveau 2 habilité à la clé Z2 valide la seconde étape. Le statut de la commande passe à Validé Rq : Cliquer sur permet de refuser la validation de la commande Engagement Juridique Validation des commandes dachat 23 ME29N

73 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 73 La transaction ME28 permet de sélectionner des commandes selon plusieurs critères : la clé de lancement à apposer (Z1 ou Z2), lorganisation dachat, les numéros de documents, les types de documents, le groupe dacheteur, le fournisseur, la date des documents … Le système déduit les documents à valider à partir des conditions saisies dans lécran initial. (ex: clé Z1 pour une validation à 1 niveau pour le groupe dacheteur Z001) Puis il est possible de lancer les documents souhaités tour à tour en les sélectionnant et en cliquant sur Lancer. Engagement Juridique Validation des commandes dachat 23 ME28

74 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 74 Le bon de commande nest éditable que pour les commandes dachat validées. Pour une nouvelle commande créée, le bon de commande est éditable en 1 exemplaire original, et 2 duplicata depuis la transaction SP01. Ladresse de livraison est celle du centre financier de la première ligne de poste. Le bon de commande peut également être édité automatiquement dès validation de la commande dachat (choix dinstanciation) En cas de modification de la commande après quil y ait eu édition dun premier bon de commande, il est possible de rééditer le bon en 1 exemplaire original et 2 duplicata. Il est possible de visualiser un aperçu du bon de commande depuis la transaction de visualisation de commande dachat ME23N, moyennant que celle-ci soit validée (si elle présente une stratégie de validation) Engagement Juridique Edition du bon de commande 23

75 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 75 Depuis la transaction de visualisation de commande dachat ME23N : Le système affiche les types de bon de commande (original et duplicata), quil est possible de visualiser en cliquant sur laperçu Engagement Juridique Edition du bon de commande 23 ME23N

76 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 76 Depuis la transaction de sélection dordres de Spool SP01 : Le système affiche les commandes à éditer en cliquant sur exécuter, en fonction des critères saisis dans lécran initial. Ex : - Créateur du bon de commande - Date de création Il est possible : De visualiser laperçu en cliquant sur, Déditer le bon de commande en cochant la case de N° de Spool correspondant au document à éditer, puis en cliquant sur Imprimer sans modification Engagement Juridique Edition du bon de commande 23 SP01

77 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 77 Adresse du fournisseur Adresse de livraison (unique): Adresse du centre financier de la 1 ère ligne dimputation du 1 er poste de la commande dachat (modifiable) Adresse de facturation (unique) : Adresse du centre financier de la 1 ère ligne dimputation du 1 er poste de la commande dachat (non modifiable) Lignes de commande : Correspondant aux différents postes de la commande dachat Imputation budgétaire : Reprend lensemble des imputations budgétaires différentes saisies dans la commande dachat BC/OC n° : Reprend le numéro de commande SAP de la commande dachat Engagement Juridique Aperçu du bon de commande 23

78 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 78 Exercice 45 min Exercice 5 Cas d'une commande dachat simple pour une facture délectricité (avec computation des seuils), avec réservation concomitante des crédits. 23

79 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 79 Démonstration 15 min Démonstration 1 Visualisation des commandes à valider et validation de 5 commandes en masse 23

80 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 80 Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion Sommaire

81 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 81 La transaction S_P99_ est un état de détail qui permet de visualiser toutes les réservations de crédit en cours à valider ou bien déjà validées (préenregistrées ou enregistrées), ainsi que leur montant global et leur montant non soldé. Sélection/Filtre sur ladresse budgétaire à consulter Sélection/Filtre sur : -N° de document -Type dengagements (spécifique, provisionnel, sur convention…) -Dates -Créateur de lengagement Consultations sur engagements Engagements financiers (réservations de crédit) 23 S_P99_

82 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 82 Adresse budgétaire Montants N° dengagement Montant : montant global de lEF Montant non soldé : reste à consommer Montants Consultations sur engagements Engagements financiers (réservations de crédit) 23 S_P99_

83 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 83 La transaction ZME2K de liste de commandes dachat (engagements juridiques) permet de consulter, déditer, et dexporter sous Excel : Les quantités et montants commandés, Les quantités et montants restant à livrer, Les quantités et montants restant à facturer Accéder à la variante « Commande SIFAC » Consultations sur engagements Engagements juridiques (commandes dachat) 23 ZME2K

84 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 84 N° de document Description de la commande et des données de commande ( fournisseur et groupe dacheteur, catégorie dachat, imputation, dates …) Données logistiques et financières Statut de validation Données dimputation Accès à lhistorique Consultations sur engagements Engagements juridiques (commandes dachat) 23 ZME2K

85 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 85 Il est possible de créer des totaux, des sous totaux pour chacune des colonnes (éléments dimputation, fournisseurs, groupes de marchandise …) des restitutions S_P99_ et ZME2K. Les restitutions S_P99_ et ZME2K sont exportables sous Excel. Sélectionner Modifier mise en forme. Puis déplacer dans les critères de sous totaux les champs sur lesquels les tris et sous totaux doivent être faits Sélectionner lexport vers un fichier local Puis sélectionner Calcul avec tableur Consultations sur engagements Export sous Microsoft Excel 23

86 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 86 Cet état permet de consulter le disponible budgétaire au croisement UB / chapitre, mais aussi par enveloppe allouée au centre financier Le menu SAP : > Gestion Comptable > Gestion du secteur public > Comptabilité budgétaire > Système dinformation > Enregistrement de totaux > Système de gestion budgétaire (BCS) > Contrôle des disponibilités > FMAVCR01 – Synthèse des valeurs annuelles Consultations sur engagements Etat de consultation du disponible budgétaire 23 FMAVCR01

87 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 87 Consultations sur engagements Etat de consultation du disponible budgétaire 23 FMAVCR01 Le disponible au croisement de lUB et du chapitre nécessite de préciser les données suivantes : Exercice comptable Ledger : 9H (contrôle des dispo au croisement UB/chapitre ) Centre financier : UB pour visualiser tout ce qui concerne lUB sans restriction sur un chapitre ou un autre Eventuellement compte budgétaire : chapitre Le fonctionnement est identique dans le cas des sites passés aux RCE, il faut sélectionner en lieu et place de la combinaison UB/Chapitre la combinaison Niveau1/masse 1 2

88 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 88 Le résultat obtenu est le disponible de lUB tous chapitres confondus. Consultations sur engagements Etat de consultation du disponible budgétaire 23 FMAVCR01 A : Montants budgétés (budget + DBM + virements ajustements) B : Montant consommés (engagements non encore liquidés + factures + liquidations directes + réimputations C : Fonds disponibles C = A - B

89 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 89 Consultations sur engagements Etat de consultation du disponible budgétaire 23 FMAVCR01 Puis en cliquant sur lutilisateur visualise le disponible par chapitre et au sein de chaque chapitre, ladresse budgétaire imputée (fonds, centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel, programme de financement). Les montants associés aux comptes de recette sont présentés en négatif (signe « - » à la fin du montant). En double-cliquant sur le montant associé à une adresse budgétaire, lutilisateur obtient la liste des pièces associées à ce montant (état de détail) La lecture de ladresse budgétaire se fait comme suit: Fonds / CF / Cpt Budg / DF / PFinancement

90 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 90 Le disponible au niveau de lenveloppe nécessite de préciser les données suivantes : Exercice comptable Ledger* : ZH (contrôle des dispo au niveau enveloppe) Centre financier : préciser le CR Ne pas changer les autres données. * Ledger : aussi appelé catégorie budgétaire, est assimilé à la table dans laquelle sont stockées les données qui lui sont associées. Exemple : 9H : disponible budgétaire au croisement UB / chapitre qui se met à jour automatiquement lors des opérations de mise en place du budget et dexécution budgétaire 1 2 Consultations sur engagements Etat de consultation du disponible budgétaire 23 FMAVCR01

91 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 91 Disponible au niveau enveloppe Disponible par masse pour le CR. Consultations sur engagements Etat de consultation du disponible budgétaire 23 FMAVCR01 Montants dotés et imputés par adresse budgétaire. Possibilité de voir le détail des pièces associées en double-cliquant sur le montant.

92 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 92 Consultations sur engagements Etat de consultation du disponible budgétaire 23 FMAVCR01 Le disponible au niveau de lenveloppe agrégé de niveau 2 * (pour les Etablissements passés aux RCE) nécessite de préciser les données suivantes : Exercice comptable Ledger : Z2 (contrôle des dispo optionnel agrégé pour CFi de niveau 2) Centre financier de niveau 2 Eventuellement compte budgétaire : compte / chapitre ou masse ou compte « DEPENSES » en fonction de loption de contrôle optionnel du centre * Le centre financier de niveau 2 doit être typé à 5 (CFi de niveau 2) 1 2

93 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 93 Consultations sur engagements Etat de consultation du disponible budgétaire 23 FMAVCR01 Disponible au niveau enveloppe Montants dotés et imputés par adresse budgétaire. Possibilité de voir le détail des pièces associées en double-cliquant sur le montant. Disponible par masse pour le centre.

94 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 94 Exercice 15 min Exercice 6 Visualisation du disponible dun CR 23

95 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 95 Exercice 20 min Exercice 7 Visualisation de la liste des commandes d'achat (recherche de pièces et export sous Excel) 23

96 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 96 Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion Sommaire

97 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 97 La Constatation du service fait consiste à vérifier la réalité dune dette. Cette opération a donc pour but de sassurer que la personne ou lorganisme avec lesquels létablissement a traité ont bien accompli les obligations qui leur incombent. La constatation du service fait permet de confirmer : La quantité livrée par le fournisseur et ce par rapport à une quantité commandée, Ou le montant dune prestation réalisée par le fournisseur, et ce par rapport au montant de la prestation commandée. La constatation du service fait est la première étape de la liquidation. Elle doit être préalable à toute facture. La constatation du service fait peut être totale, ou seulement partielle en référence à un engagement juridique. Les montants et quantités réceptionnés ne peuvent en aucun cas excéder les montants et quantités commandés. Il est possible dannuler un service fait tant quil na pas été émis de document de facturation le référençant. Service fait Généralités 23

98 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 98 Le service fait peut être valorisé ou non. La saisie se réalise dans les 2 cas de la même manière. Cependant, ils nont pas le même impact: le service fait valorisé impacte les 3 comptabilités le service fait non valorisé nen impacte aucune (cf slide de processus de la dépense). 1 transaction SAP permet de modéliser 2 types de constatations de service fait : en quantité et en valeur Type dachatMode de CommandeMode de Constatation du Service fait Modélisation SAP de la constatation du service fait En QuantitéQuantité commandée (associée à un prix unitaire) Quantité livrée (associée au prix unitaire) Le mouvement de stock (MIGO) En ValeurValeur commandée x Prix unitaire à 1 Montant du réalisé Le mouvement de stock (MIGO) Service fait Généralités 23

99 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 99 Lorsquune commande dachat a été passée en quantité (fourniture), la réception du service fait se réalise via la transaction MIGO. Le service fait se réalise par un mouvement dEntrée de marchandise, toujours en référence à une commande qui doit être validée. Le système affiche alors les postes de commande quil est possible de réceptionner. Pour réceptionner la marchandise, il est alors nécessaire de : - Renseigner la quantité à réceptionner - Cliquer le poste OK Pour réceptionner le poste suivant, sélectionner le poste et répéter laction. Puis Enregistrer. Service fait Saisie dun service fait en référence à un poste de commande en quantité 23 MIGO

100 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 100 Lorsquune commande dachat est de type « services » (en valeur), la réception du service fait se réalise (également) via la transaction MIGO. Le service fait se réalise par un mouvement dEntrée de marchandise, toujours en référence à une commande qui doit être validée. Le système affiche alors les postes de commande quil est possible de réceptionner. Pour réceptionner le service, il est alors nécessaire de : - Renseigner le montant de la prestation à réceptionner (dans Qté en unité saisie) - Cliquer le poste OK Puis Enregistrer. Service fait Saisie dun service fait en référence à un poste de commande en valeur 23 ML81N

101 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 101 Il est possible dannuler une réception de marchandise dans la MIGO : Il faut spécifier le mouvement dannulation. Puis référencer le document de réception à annuler Le système affiche alors les postes réceptionnés quil est possible dannuler (pas de document de facturation émis) Pour annuler la réception de marchandise, il suffit de cliquer le poste OK. Puis Enregistrer Service fait Annulation totale dun service fait 23 MIGO

102 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 102 Il est possible dannuler partiellement une réception de marchandise dans la MIGO : Il faut spécifier le mouvement dannulation. Puis référencer le document de réception à annuler Service fait Annulation partielle dun service fait 23 MIGO Le système affiche alors les postes réceptionnés quil est possible dannuler. Seule la quantité ou seul le montant non facturé peuvent donner lieu à une annulation de service fait. Pour annuler partiellement la réception de marchandise ou de services, il suffit dapposer la quantité dans le cas montant/quantité, ou le montant dans le cas des services, A ANNULER. Cliquer le poste OK. Puis Enregistrer

103 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 103 Un service fait est visualisable à partir de la visualisation de lhistorique de la commande dachat ( ME23N ): Accéder à longlet Historique de commande des données de détail de poste -Visualiser le N° de document article actant la réception (N° 5XXXXXXXXXX) - La quantité réceptionnée Service fait Visualisation du service fait dans la commande dachat 23 ME23N

104 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 104 Exercice 15 min Exercice 8 Création d'un service fait en montant 23

105 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 105 Exercice 10 min Exercice 9 Création d'un service fait en quantité 23

106 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 106 Exercice 10 min Exercice 10 Création d'un service fait en quantité en référence à la commande dachat créée à lexercice 3 23

107 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 107 Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion Sommaire

108 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 108 Lors de la saisie de la facture, on compare les montants et quantités commandés, les montants et quantités reçus (service fait), et les montants et quantités facturés. Les montants et quantités facturés ne peuvent excéder les montants et quantités réceptionnés (service fait). Enregistrement comptable de la facture règlement Facture et rapprochement Généralités 23

109 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 109 Rappel sur la mise à jour de la computation des seuils au moment de la facture Le solde automatique dune commande dachat SAP à la facture (coche « Facture finale » des postes de la facture) est pris en compte. Ainsi, il y a mise à jour automatique du montant cumulé correspondant à la combinaison déléments de computation référencée dans la commande ainsi soldée automatiquement. Si une tolérance est mise en place entre la facture et la commande et quune facture est supérieure à une commande dachat dans la limite de cette tolérance et du disponible budgétaire, cette différence est prise en compte dans la computation des seuils. Facture et rapprochement Ajustement des seuils de computation 23

110 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 110 La transaction de facture fournisseur enregistrée MIRO permet la création de la facture et le rapprochement dans le cas dun flux avec service fait non valorisé et pas de mise sous bordereau, A lenregistrement de cette facture, limpact se fait dans les trois comptabilités. A la fin de la saisie, lon comptabilise la pièce. Facture et rapprochement Généralités 3

111 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 111 La transaction de facture fournisseur enregistrée MIRO permet la création de la facture et le rapprochement dans le cas dun flux avec service fait valorisé et pas de mise sous bordereau, Si le service fait valorisé et la facture portent le même montant, la facture fournisseur a un impact limité aux comptes de classe 4 (D 408/C 4012) Si la facture fournisseur est différente du service fait valorisé, une pièce dajustement vient mettre à jour les trois comptabilités. Ceci se retrouve dans les états associés. A la fin de la saisie, lon comptabilise la pièce. 2 Facture et rapprochement Généralités

112 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 112 La saisie dune facture débute avec la spécification de la date de saisie de la facture, et le référencement de la commande sur laquelle le document de facturation est créé. Dans la partie données de facture, sélectionner, puis saisir : -Lopération : Facture -La Date de la facture : correspondant à la date figurant sur la facture reçue du fournisseur. -Référence : correspond au n° de la facture reçue du fournisseur (contrôle des doublons) Puis dans la partie données de commande, spécifier la commande à référencer. Le système rapatrie alors automatiquement lensemble des postes de commande quil est possible de facturer. Données de facture Données de commande Facture et rapprochement Saisie dune facture sur commande 23 MIRO

113 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 113 A la facture, il est possible de modifier les données suivantes : Modifier les montants et quantités proposés suite au service fait, à la baisse uniquement Affiner limputation comptable de la dépense Affecter une fiche dimmobilisation Répartir une ligne de poste mono imputation sur plusieurs imputations Ces modifications se réalisent dans la partie données de commande de la facture Permet la répartition sur plusieurs imputations ou sur plusieurs taux de TVA Permet le référencement dune fiche dimmobilisation Données dimputation Données de montants et de quantités modifiables à la baisse Possibilité daffiner le compte général Facture et rapprochement Saisie dune facture sur commande 3 MIRO

114 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 114 A la facture, il est possible de modifier les données suivantes : Modifier les montants et quantités proposés suite au service fait, à la baisse uniquement Affiner limputation comptable de la dépense Affecter une fiche dimmobilisation Répartir une ligne de poste mono imputation sur plusieurs imputations Ces modifications se réalisent dans la partie données de commande de la facture Permet le référencement dune fiche dimmobilisation Données dimputation Données de montants et de quantités modifiables à la baisse La répartition sur plusieurs codes TVA et/ou plusieurs imputations est possible au niveau de longlet « compte général » Possibilité daffiner le compte général Facture et rapprochement Saisie dune facture sur commande 2 MIRO

115 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 115 Dans la partie données de facture, dans longlet paiement, saisir : -La Date de base = date de départ du délai global de paiement. Reste modifiable même post prise en charge Puis visualiser : -La condition de paiement dérivée de la fiche fournisseur, est modifiable à la commande et à la facture -La date déchéance de délai global de paiement est calculée par le système en fonction de la date de base et des conditions de paiement. -Le blocage paiement : permet de bloquer le paiement Visualiser : -Le fournisseur : Entité doù provient la facture. Correspond soit au fournisseur initial, soit à lauteur facture si cette fonction partenaire a été sélectionnée dans la commande -Les coordonnées bancaires du fournisseur Visualiser : -Le mode de paiement : dérivé de la condition de paiement. V pour virement, C pour chèque … -Banque partenaire: possibilité de sélectionner un RIB particulier du fournisseur -Destinataire de paiement: possibilité dindiquer un tiers cessionnaire (affacturage) Après avoir référencé la commande, il faut saisir les données de paiement de la facture : Facture et rapprochement Saisie dune facture sur commande 23 MIRO

116 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 116 Il convient également de visualiser et de modifier si nécessaire les données de détail de la facture : Dans la partie « données » de facture, dans longlet Détail : Saisir des coûts indirects dacquisition (ex : frais de port …) - Ces coûts ne sont pas computés - Les coûts indirects dacquisition sont répartis sur les lignes de la facture au prorata des montants HT de ces lignes - Ils sont inclus dans le montant TTC (longlet « données de base », zone « montant ») ATTENTION : Si les coûts indirects dacquisition sont soumis à une TVA différente des autres lignes de facture ou si les lignes sont multi-TVA, les coûts indirects dacquisition doivent être ajoutés à la commande dachat (ligne supplémentaire), une étape de service fait doit être effectuée avant de pouvoir saisir la facture. Dans ce dernier cas, les coûts indirects dacquisition apparaissent en lignes de facture et ne sont plus traités dans longlet Détail. Dans ce dernier cas, les CIA sont computés. Référencer un auteur facture: ce champ est dérivé de lauteur facture sélectionné dans la commande dachat, et reste modifiable. Il correspond à lentité ayant envoyé la facture. Facture et rapprochement Saisie dune facture sur commande 23 MIRO

117 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 117 Pour comptabiliser la facture, cliquez sur le bouton « Comptabiliser » Sélectionner la/les ligne(s) de poste à facturer dans la partie données de commande. Indiquer : -Le code TVA de la facture : qui doit être le même que celui de la commande (en cas de facture sur plusieurs taux de TVA, les différents taux applicables sont indiqués dans longlet Taxes) -Le montant TTC -Le montant de la TVA Sassurer que le Solde est bien égal à 0 (montant commande = montant facture) Facture et rapprochement Saisie dune facture sur commande 23 MIRO

118 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 118 Exercice 20 min Exercice 11 Création d'une facture fournisseur en référence à la commande dachat de lexercice 3. 23

119 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 119 Exercice 20 min Exercice 12 Création dune facture de fournitures avec répartition en 2 codes TVA. 23

120 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 120 De manière générale, il est nécessaire de suivre un flux de dépense classique avec commande dachat et service fait préalable pour toute dépense dans SIFAC, Pour les dépenses hors marché non soumises à computation des seuils de marché ( prestations internes et les dépenses soumises à dérogation du CMP ), il est possible de saisir de manière exceptionnelle des factures directement sans commande préalable La saisie de liquidation directe pour ces types de dépenses se réalise avec la transaction FB60. Il nest pas possible de réaliser de liquidation directe pour les dépenses sur marché. Elles doivent obligatoirement faire lobjet dune commande dachat (01 – OS/BC sur marché) et dun service fait préalable. Pour les dépenses hors marché soumises à computation des seuils de marché à payer rapidement, il faut : saisir une commande dachat (02 – Bon de cde simple) en désélectionnant létape de service fait préalable, créer une facture fournisseur MIRO en référence à cette commande. Facture et rapprochement Liquidation directe - Généralités 23

121 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 121 Avant de commencer la saisie, il faut activer un modèle de travail : Lors de la première saisie, certaines options peuvent être définies et mémorisées : a.Via loption « Activer les modèles de travail », a. choisissez la variante de saisie Z_LIQUIDATION_DIRECTE» et double – cliquez pour la sélectionner b. Des options de traitement peuvent être définies par chaque utilisateur a a b Facture et rapprochement Saisie dune facture directe 23 FB60

122 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 122 Cette saisie entraine un impact dans les trois comptabilités. 1. Lopération Facture proposée par défaut est conservée. Le type de pièce KR est automatiquement déterminé. Saisir : 2. le tiers facturant 3. la date de la facture (la date comptable est déterminée automatiquement) 4. la référence chez le fournisseur de la facture 5. le montant TTC et le montant de TVA 6. la devise de la facture Facture et rapprochement Saisie dune facture directe 23 FB60

123 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses Indiquer : -le secteur de TVA applicable (division), -le compte dimputation de la dépense, -le montant HT du poste puis valider par la touche Entrée, -le code TVA (la liste déroulante limite les codes TVA à ceux pertinents pour le secteur), -le centre de coûts ou e-OTP à imputer Compléter les axes budgétaires non dérivés (fonds, domaine fonctionnel si non défini au niveau du centre de coûts ou e-OTP), le domaine dactivité si non déterminé automatiquement (secteur fiscal) 7 Facture et rapprochement Saisie dune facture directe 23 FB60

124 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 124 Vous pouvez double-cliquez sur le poste pour compléter les imputations (Option Plus) ou naviguer sur la variante décran par la barre Outil Facture et rapprochement Saisie dune facture directe 23 FB60

125 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses Léchéance est calculée en fonction de la date de base et des conditions de paiement (rapatriées par défaut des données Tiers) 9. La zone Banque partenaire permet de sélectionner les coordonnées bancaires du tiers : par défaut, ce sont les coordonnées bancaires principales ( ) qui sont définies comme devant être utilisées pour le paiement 10. La zone Destinataire de paiement permet de sélectionner un des tiers divergents autorisés et donc de déterminer un tiers différent du tiers facturant pour le paiement Facture et rapprochement Saisie dune facture directe 23 FB60

126 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 126 Loption de simulation permet de visualiser lécriture comptable avant enregistrement Lenregistrement comptable nest possible que si le contrôle de solde est au vert et aucun message bloquant nest généré Aprés enregistrement, le N° de la pièce comptable est indiquée en bas décran Facture et rapprochement Saisie dune facture directe 23 FB60

127 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 127 Les transactions de liquidation directe peuvent donner lieu à un pré-enregistrement (de type complet avec impact budgétaire ou simple sans impact budgétaire) La facture ou avoir doit ensuite être modifiée et éventuellement complétée pour être comptabilisée Chemin daccès : Gestion comptable Comptabilité financière Comptabilité générale / Fournisseurs / Clients Pièce Pièces préenregistrées FBV0 – Enregistrer/supprimer a. Indiquez les références de la pièce préenregistré puis validez b.Enregistrez la pièce pour comptabilisation a b Facture et rapprochement Saisie dune facture directe 23 FB60

128 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 128 Exercice 15 min Exercice 13 Cas d'une facture directe (ne nécessitant pas computation – article 3 du CMP) 23

129 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 129 Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion Sommaire

130 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 130 On appelle "prestation interne" dans un EPSCP, tout échange de biens ou de services entre deux centres financiers de deux composantes différentes (les échanges entre centres financiers dune même composante ne relèvent pas des prestations internes). Il correspond à une dépense interne pour une composante (lacheteur) et une recette interne pour lautre composante (le vendeur). Cet échange nengendre aucun flux de trésorerie. Cet échange n'est jamais soumis aux règles du code des marchés publics. En matière de TVA, cet échange ne correspond pas à une activité économique au sens de la TVA et ne peut donc relever du champ dapplication de cet impôt. En conséquence, dans Sifac cet échange fait partie des opérations dites « hors champ ». En matière de fiscalité directe, lachat peut contribuer à la réalisation dune opération appartenant à un des trois secteurs mais relève nécessairement du secteur exonéré pour le vendeur. Enfin, les Prestations Internes peuvent intervenir entre un établissement principal et un SACD ou entre SACD. Le flux de prestation interne sinscrit dans les flux classiques définis dans Sifac incluant toutes les modélisations des dépenses et recettes (avec ou sans mise sous bordereau). En conséquence Prestations internes Généralités 23

131 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 131 Prestations internes Flux de prestations internes 1 : Création de la commande dachat interne. 2 : Transformation de la commande dachat interne en commande de vente interne (étape détaillée dans la suite du document). 3 : sauvegarde de la commande de vente interne, événement déclencheur de létape 3. 3 : Verrouillage de la commande dachat interne et de la commande de vente interne (le verrouillage correspond aux règles de gestion : …) 4 : Création de la facture de vente interne. 23 Commande dachat Interne Commande de vente Interne Facture dachat Transformation en commande de vente. Transformation effectuée avec succés Facture de vente. Comptabilisation Service fait 7 5 : Comptabilisation de la facture de vente interne, événement déclencheur de létape 5. 5 : Déverrouillage de la commande dachat (non modifiable) => possibilité de constater le service fait. 6 : Création du service fait. 7 : Création de la facture dachat interne 8 : Comptabilisation de la facture dachat interne

132 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 132 Un fournisseur et un client représentent létablissement Il faudra ensuite créer, pour chaque centre financier impliqué dans des prestations internes : Un fournisseur pour les prestations internes à lintérieur de la société (de létablissement principal) Un fournisseur pour les prestations internes entre létablissement et un des SACD Prestations internes Création des tiers 23

133 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 133 A linitialisation dun fournisseur interne, il est nécessaire de définir le groupe de comptes Z007 sans renseigner lorganisation dachat : Groupe de comptes: permet la classification des fiches fournisseurs. Il détermine les informations nécessaires à la définition du fournisseur. Nom du fournisseur Société: renseigner la société dans laquelle le fournisseur doit être créé XK (transaction fournisseur) Prestations internes Création dun fournisseur interne 23 XK01

134 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 134 Lécran de « données de pilotage » permet de définir la clé interne, permettant de signaler que le fournisseur peut intervenir dans des PI intra-établissement ou extra- établissement Contrôle des comptes : -Clé du groupe : INTRA ou EXTRA Prestations internes Création dun fournisseur interne 23 XK01

135 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 135 La vue société permet de définir toutes les données comptables du fournisseur. Ici, la zone Zentrale permet de passer les écritures de ce fournisseur interne sur le compte de létablissement principal Tenue de compte: - Zentrale : Indiquer ici le fournisseur « Etablissement principal » Prestations internes Création dun fournisseur interne 23 XK01

136 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 136 Initialisation du client : Prestations internes Création dun client interne 23 XD01 Organisation commerciale, Canal de distribution et secteur dactivité dans lequel le client va être créé Nom du client Société: renseigner la société dans laquelle le client doit être créé

137 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 137 Lécran de « données de pilotage » permet de définir la clé interne, permettant de signaler que le client peut intervenir dans des PI intra-établissement ou extra- établissement Prestations internes Création dun client interne 23 XD01 Contrôle des comptes : -Clé du groupe : INTRA ou EXTRA

138 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 138 La vue société permet de définir toutes les données comptables du client. Ici, la zone Centrale permet de passer les écritures de ce client interne sur le compte de létablissement principal Tenue de compte: - Centrale : Indiquer ici le client « Etablissement principal » Prestations internes Création dun client interne 23 XD01

139 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 139 Longlet « Facture » permet de définir la classification du client Comptabilité: - Groupe dimputation : 02 Client Interne -Classification fiscale : 1 Interne Prestations internes Création dun client interne 23 XD01

140 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 140 Longlet « Rôles partenaires » permet de modifier le payeur principal (établissement) Rôles partenaires: -Modifier le rôle partenaire « Payeur » vers le client « Etablissement principal » Prestations internes Création dun client interne 23 XD01

141 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 141 Toute commande doit obligatoirement référencer un fournisseur ayant un groupe de compte du même type (INTRA ou INTER). Dans longlet Données organisationnelles, renseigner : - Lorganisation dachats - Le groupe dacheteur - La société Après avoir indiqué un type de commande de prestations internes (PRSA pour les prestations internes INTRA et PRST pour les prestations internes INTER), la saisie débute avec les données den tête Prestations internes Saisie dune commande de prestations internes 23 ME21N

142 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 142 Valorisé par défaut par SIFAC (aucune action nécessaire de la part de lutilisateur) : Date de livraison : ce champ se renseigne par défaut à la date du jour par le système mais reste modifiable Devise : renseigné par défaut avec la devise déclarée dans la fiche du fournisseur. Par : spécifie à combien darticles sapplique le prix Net entré précédemment Q : spécifie la quantité des articles précisés dans la zone « Par » Après avoir renseigné les données den tête de la commande dachat, la saisie se poursuit avec la désignation du poste (synthèse des postes) Dérivation automatique du type dimputation Y, du type de poste M, de la division hors champ, du code TVA HD, du domaine fonctionnel Prestations internes Saisie dune commande de prestations internes 23 ME21N

143 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 143 Renseigner obligatoirement, quel que soit le type de commandes : Quantité : quantité commandée Unité dachat : Unité de commande Prix net : prix unitaire HT Grpe marchandise : permet dindiquer la catégorie dachat de la commande. Prestations internes Saisie dune commande de prestations internes 23 ME21N

144 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 144 Après avoir saisi les données de poste, la saisie se poursuit avec les données de détail de poste : Dans longlet Imputation : Le compte général (classe 186 pour le fonctionnement) est déduit par SIFAC de la combinaison du type dimputation et du groupe de marchandise. Toujours dans longlet Imputation, il est nécessaire de renseigner : - Le centre de coûts : il détermine le centre financier et peut déterminer le domaine dactivité et le domaine fonctionnel si ces derniers sont renseignés dans la fiche du centre de coûts - Le domaine dactivité sil nest pas déterminé – i.e. il nest pas présent dans la fiche du centre de coûts -Le fonds si nécessaire Chaque poste de commande peut être réparti sur plusieurs imputations en modifiant laffichage de longlet. Prestations internes Saisie dune commande de prestations internes 23 ME21N

145 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 145 Prestations internes Transformation de la commande dachat 23 ZSIFACSDTR_PRESTA Commande de vente interne: Renseigner -Société -Donneur dordre (client) -Organisation commerciale -Agence commerciale -Article concerné -Centre de profit imputé

146 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 146 Cliquez sur « Transformation Automatique » 23 ZSIFACSDTR_PRESTA Prestations internes Transformation de la commande dachat

147 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses VA03 Prestations internes Affichage de la commande de vente

148 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 148 Jour 1 Introduction (10) Référentiel fournisseur (45) Engagements financiers (1h) Engagements juridiques (2h30) Consultations / Éditions sur engagements (1h) Jour 2 Service fait (45) Facture et rapprochement (2h) Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets (1h) Opérations de régularisation (1h) Flux sur fournisseurs occasionnels (15) Ordres de paiement (35) Intérêts moratoires (25) Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations (55) Conclusion (10) et conseils aux formateurs (10) Sommaire

149 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 149 Un code blocage « V » est automatiquement apposé sur chaque poste lors de lenregistrement de la facture. Ce code nest donc pas accessible par lutilisateur Affichage du document facture (transaction MIR4) Visa Présence du visa comptable dans les pièces dorigine 23 MIR4

150 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 150 Un état détaillé des factures saisies saffiche et peut être édité pour accompagnement des pièces justificatives : 1. Les critères suivants sont notamment disponibles : a. Société b. Type de pièce (facture/avoir sur commande dachat, liquidation directe...) c. Date comptable (= date de saisie) d. Nom de lutilisateur Sont également disponibles le code CHD, la sélection sur le tiers, lUB (appelée « niveau de gestion » pour les Etablissements passés aux RCE) Cliquer sur Exécuter Liste des factures (Transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP ) a 2 1 b c d Visa Liste des factures à viser 23 ZSIFACFITR_LIST_DEP

151 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 151 Sélectionner les pièces à transmettre pour visa : 1. individuellement 2. ou en masse 3. Lancer lédition Nota : accès à laffichage des pièces comptables (transaction FB03) par simple double-clic Liste des factures (Transaction ZSIFACFITR_LIST_DEP ) Visa Liste des factures à viser 23 ZSIFACFITR_LIST_DEP

152 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses Sélectionner le type dimpression souhaité (si non mémorisé) 5. Exemple de liste : a. date et nom de lémetteur b. critères de sélection du traitement c. nombre de pièces d. liste détaillée des pièces e. total signé 4 5 a b c d e Visa Liste des factures à viser 23 ZSIFACFITR_LIST_DEP

153 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 153 Lannulation (extourne) dune facture seffectue via : - la transaction MR8M pour les factures relatives à un flux dachat classique - le transaction FB08 pour les liquidations directes Chemin daccès : Logistique Gestion des articles Contrôle des facture logistique Poursuite traitement MR8M – Annuler document de facturation 1.Indiquer : -le N° du document de facturation (document logistique) ainsi que lexercice comptable denregistrement, -le motif dannulation 05 -la date du jour comme date comptable 2. Avant validation de lextourne, le document peut être affiché (principe de précaution) 3. Valider lextourne par 1 2 Visa Traitement des pièces non visées 23 MR8M

154 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 154 Chemin daccès : Gestion comptable Comptabilité financière Comptes généraux / Fournisseurs / ou Clients Pièce Contre-passer FB08 – Contre-passation individuelle 1.Indiquer : -le N° de la pièce comptable ainsi que la société et lexercice comptable dorigine -le motif dannulation 05 -la date du jour comme date comptable 2. Avant validation de lextourne, le document peut être affiché (principe de précaution) 3. Valider lextourne par 1 2 Visa Traitement des pièces non visées 23 FB08

155 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 155 Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion Sommaire

156 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 156 Création commande dachat (ME21N) Poste 10 : 1000 Réservation de crédit 1000 Service fait non- valorisé (MIGO) Consommation 950 « Facture finale » 50 libérés Création de la facture (MIRO) Somme : 950 À la réception de la facture finale du fournisseur : le montant total des factures émises en référence à la commande peut être inférieur au montant commandé les crédits engagés restent égaux au montant référencé dans la commande Pour libérer ces crédits (budgétairement), il faut : soit cocher la zone « Facture finale » dans le poste de facture fournisseur soit cocher la zone « Facture finale » dans le détail du poste de commande Réservation de crédit ramenée à 950 Solder un engagement Etapes à suivre 3

157 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 157 À la réception de la facture finale du fournisseur : le montant total des factures émises en référence à la commande peut être inférieur aux quantités réceptionnées les crédits engagés restent égaux au montant référencé dans la commande Annulation partielle du service fait pour régulariser lécart entre le service fait et le montant facturé via utilisation de la transaction MIGO avec code mouvement 102. Pour libérer lécart entre la quantité réceptionnée et la quantité commandée, la zone « Livraison Finale » doit être cochée dans le détail du poste de commande Création commande dachat (ME21N) Quantité = 100 Poste 10 : 1000 Réservation de crédit de 1000 Service fait valorisé (MIGO) Quantité = 95 Poste 10 : 950 Création de la facture (MIRO) Quantité = 92 Poste 10 : 920 « Livraison finale » 80 libérés Consommation 950 Annul.partielle du service fait (MIGO) Quantité = 3 Poste 10 : 30 Correction de la consommation 30 (pièces FI/FM/CO générées) Réservation de crédit ramenée à 920 Correction de la Consommation à 920 Solder un engagement Etapes à suivre – Ecart en quantité 2

158 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 158 Création commande dachat (ME21N) Quantité = 100 Poste 10 : 1000 Réservation de crédit 1000 Service fait valorisé (MIGO) Quantité = 95 Poste 10 : 950 Création de la facture (MIRO) Quantité = 95 Poste 10 : 920 (en écart de prix) « Livraison finale » 50 libérés Consommation 950 Réservation de crédit ramenée à 920 À la réception de la facture finale du fournisseur : le montant total des factures émises en référence à la commande peut être inférieur au montant commandé avec un écart de prix négatif Lécart de prix génère une correction de la consommation du montant de lécart, dans notre exemple -30 euros (pièces FI/FM/CO générées) et une libération pour ce même montant des crédits engagés Pour libérer lécart entre la quantité réceptionnée et la quantité commandée, la zone « Livraison Finale » doit être cochée dans le détail du poste de commande Réservation de crédit ramenée à 970 Correction de la Consommation à 920 Solder un engagement Etapes à suivre – Ecart en montant négatif 2

159 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 159 Création commande dachat (ME21N) Quantité = 100 Poste 10 : 1000 Réservation de crédit 1000 Service fait valorisé (MIGO) Quantité = 95 Poste 10 : 950 Création de la facture (MIRO) Quantité = 95 Poste 10 : 980 (en écart de prix) Consommation ramenée à 980 « Livraison finale » 50 libérés Consommation 950 Réservation de crédit ramenée à 980 À la réception de la facture finale du fournisseur : le montant total des factures émises en référence à la commande peut être inférieur au montant commandé mais avec un écart de prix positif (selon la tolérance définie par létablissement) Lécart de prix génère une correction de la consommation du montant de lécart, dans notre exemple +30 euros (pièces FI/FM/CO générées) et une augmentation pour ce même montant des crédits engagés Pour libérer lécart entre la quantité réceptionnée et la quantité commandée, la zone « Livraison Finale » doit être cochée dans le détail du poste de commande Réservation de crédit ramenée à 1030 Solder un engagement Etapes à suivre – Ecart en montant positif 2

160 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 160 Création commande dachat (ME21N) Quantité = 100 Poste 10 : 1000 Réservation de crédit 1000 Service fait valorisé (MIGO) Quantité = 95 Poste 10 : 950 Création de la facture (MIRO) Quantité = 92 Poste 10 : 920 Consommation ramenée à 920 « Livraison finale » 50 libérés Consommation 950 Gérer compte dattente EM/EF (MR11) Poste 10 : 30 Correction de la consommation 30 (pièce FI/FM/CO générées) Réservation de crédit ramenée à 920 A titre exceptionnel, en fin dannée ou de période, la transaction MR11 peut être exécutée. Il ne sagit pas dun acte de gestion courante. Cette opération permet de libérer les crédits et dannuler les services faits valorisés résiduels. La régularisation est ainsi faite avec la génération dune écriture comptable, analytique et budgétaire. La transaction MR11 est la dernière opération exécutée sur une commande. Réservation de crédit ramenée à 970 Solder un engagement Etapes à suivre – Ecart en quantité (Clôture) 2

161 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 161 Solder un engagement Coche « Facture finale » sur le document de facturation 3 MIRO

162 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 162 Solder un engagement Coche « Facture finale » sur la commande dachats 3 ME23N

163 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 163 Solder un engagement Coche « Livraison finale » sur la commande dachats 2 ME23N La coche « Livraison Finale » permet de solder la commande et non de bloquer déventuelles autres entrées de marchandise sur le reste à livrer.

164 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 164 Dans le cas des commandes de fournitures, lorsque le service fait est valorisé et dans le cadre des opérations de clôture, il est également possible defaire re lajustement EM/EF via la transaction MR11 Renseigner le n° de commande à solder Sélectionner les commandes à solder, et cliquer sur « Enregistrer » Solder un engagement Gestion de lécart Entrées de marchandises / Entrées de facture 2 MR11

165 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 165 Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion Sommaire

166 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 166 Lordre de reversement permet de régulariser une dépense effectuée avec des montants et/ou des quantités trop élevés, Lordre de reversement prend la forme dune facture de type « avoir » en référence à : Une commande dachat ayant donné lieu à un mandat issu dune facture trop élevée Utilisation de la transaction MIRO Une adresse budgétaire, comptable, et analytique, impactée par un mandat issu dune facture directe trop élevée (avec Service fait Valorisé) Utilisation de la transaction FB65 Lordre de reversement peut être partiel ou total (Annulation de la facture), il est saisi par la transaction MIRO. Opérations de régularisation Ordre de reversement 23

167 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 167 Les transactions MIR7 / MIRO avec le type dopération « avoir » permet la saisie dun ORV sur commande : Indiquer notamment : - le type dopération « Avoir », - le champ Référence pourra reprendre le n° de mandat quil faut réduire. - puis référencer la commande initiale sur laquelle la facture a été prise en charge avec un montant et une quantité trop élevée Le système affiche le montant et les quantités quil est possible de reverser, ainsi que les imputations budgétaire, analytique et comptable de la dépense initiale issue de la commande. Il est alors possible de saisir un montant et une quantité (pour une commande de fourniture) inférieurs (ORV partiel) ou égaux (ORV total) aux montants et quantités initiaux. Opérations de régularisation Ordre de reversement référençant une commande 23 MIRO

168 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 168 Dans longlet Détail : - Référencer le type de pièce : Avoir (type de pièce RA) LORV se saisit ensuite comme une facture: Spécification dans la partie Données de facture du montant, de la TVA, et des données de paiement Sauvegarde complète de la pièce pour déclencher limpact budgétaire Opérations de régularisation Ordre de reversement référençant une commande 23 MIRO

169 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 169 Opérations de régularisation Ordre de reversement référençant une commande 2 MIGO En service fait valorisé, lordre de reversement saisi via la transaction MIRO (et non une annulation de la facture via la transaction MR8M) génère une annulation automatique du service fait à hauteur de lavoir avec le code motif ORV.

170 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 170 Opérations de régularisation Ordre de reversement référençant une commande 2 ME23N Le mouvement 102 généré apparaît dans longlet « historique de commande » de la commande dachat. Pour une nouvelle création de facture : Saisir un nouveau service fait Créer la facture

171 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 171 Pour lannulation de lORV en service fait valorisé (suite à une erreur de saisie) : Annuler le mouvement 102 généré automatiquement lors de la création de lORV, via la transaction MIGO Annuler lORV via la transaction MR8M Opérations de régularisation Ordre de reversement référençant une commande 2 MIGO

172 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 172 La transaction d avoir fournisseur FB65 permet la création dun avoir dans le cas dun flux sans bordereau de mandat (avec ou sans valorisation du service fait). La transaction FB65 se saisit exactement de la même manière que la transaction de création de facture FB60, sauf que lopération est typée « avoir » et le type de pièce associé est KG – Réduction de liquidation directe (apparaît automatiquement). Opérations de régularisation Ordre de reversement « direct » 23 FB65

173 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 173 Démonstration 15 min Démonstration 3 Création d'un ordre de reversement (ORV) 23

174 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 174 Dans le cas où une erreur a été faite sur limputation comptable et budgétaire 1.Saisir un ordre de reversement (facture MIRO) 2.Le service fait de la commande initiale est annulé automatiquement à hauteur de lavoir, 3.Corriger le groupe de marchandise référencé dans la commande dachat, 4.Générer de nouveau un service fait, 5.Émettre une nouvelle facture avec un blocage du paiement afin quelle ne soit pas réglée une seconde fois. Dans le cas où une erreur a été sur les autres axes budgétaires Utilisation de la transaction KB61 (Réimputation Analytique avec impact budgétaire) Opérations de régularisation Réimputations 23

175 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 175 Dans cet écran : spécifier le numéro de la pièce comptable à corriger. Exemple : Pour des besoins de modification par masse : il est également possible de réaliser cette réimputation en cherchant les pièces par centres de coûts. Opérations de régularisation Réimputations analytique avec impact budgétaire 23 KB61

176 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 176 Après avoir exécuté le programme, SIFAC ramène automatiquement les éléments dimputation de la pièce FI, et permet de modifier les éléments dimputation. Corriger les éléments dimputation : Opérations de régularisation Réimputations analytique avec impact budgétaire 23 KB61

177 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 177 Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion Sommaire

178 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 178 Chemin daccès : Comptabilité générale Comptabilité financière Fournisseurs Données de base Gestion centrale XK01 – Créer La création dun fournisseur occasionnel présente les caractéristiques suivantes : a. La codification du tiers nest pas automatique – elle doit être saisie par lutilisateur. Elle doit être très générique. b. Le groupe de comptes dédié est Z006. c. Les données générales à gérer sont limitées et non significatives. a b c Flux sur fournisseur occasionnel Création du tiers 23 XK01

179 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 179 Les autres éléments de la fiche du tiers générique sont équivalentes à celles dun tiers classique avec simplement des données partenaire limitées Flux sur fournisseur occasionnel Création du tiers 23 XK01

180 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 180 Lors de la création de la commande dachat (transaction ME21N), le tiers générique (Etudiants) est utilisé comme fournisseur. Lidentité propre au fournisseur (données individuelles) est définie dans longlet den-tête Adresse : Titre, Nom, Adresse Flux sur fournisseur occasionnel Utilisation du fournisseur 23 ME21N

181 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 181 Cliquez sur licône de contrôle pour compléter les données (fuseau horaire) Saisissez lensemble des éléments relatifs à lidentité du tiers Flux sur fournisseur occasionnel Utilisation du fournisseur 23 ME21N

182 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 182 Lors de la saisie/liquidation de la facture en référence à la commande (transaction MIR7 / MIRO), les éléments détaillés saisis quant à lidentité du tiers sont affichés : le tiers reste générique (Etudiants) Nota : les fonctionnalités présentées sont équivalentes dans les flux de liquidation directe Flux sur fournisseur occasionnel Utilisation du fournisseur 23 MIRO

183 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 183 Lors de lenregistrement de la liquidation ou de la facture, lécran de détails des données individuelles est affiché avec possibilité de modifier les données ou de les compléter (coordonnées bancaires notamment) Flux sur fournisseur occasionnel Utilisation du fournisseur 23 MIRO

184 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 184 Les données détaillées du tiers sont affichées sur lensemble des pièces du flux (document de facturation et pièce comptable associée) et peuvent être modifiées ou complétées Flux sur fournisseur occasionnel Utilisation du fournisseur 23 MIRO

185 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 185 En double-cliquant sur le poste Tiers, lécran des données individuelles est affiché Flux sur fournisseur occasionnel Visualisation de la pièce comptable 23 MIRO

186 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 186 Les postes sont imputés sur le tiers générique Etudiants mais chaque ligne porte lidentification du tiers Flux sur fournisseur occasionnel Visualisation du compte fournisseur 23 FBL1N

187 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 187 Exercice 15 min Exercice 14 Création dune commande dachats avec un fournisseur occasionnel 23

188 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 188 Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion Sommaire

189 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses Paiement automatique de la demande dacompte (F110) : Débit (avance) / (DPAO) Tiers Crédit 5xxx 5. Déblocage de la facture fournisseur 1. Création de la demande dacompte (F-47) avec le type de pièce OP et le code CGS cible : A pour lavance fournisseur et O pour la DPAO 3. Réception de la facture fournisseur via le flux dépense (MM) – Blocage au paiement 4. Compensation de lacompte (F-54) – avance ou DPAO Débit Tiers avec référence automatique sur le poste à la facture dorigine Crédit (avance) / (DPAO) Tiers 6. Paiement automatique ou décaissement manuel de la facture déduite de lacompte Débit Tiers (pour le montant restant) Crédit 5xxx Ordon. Compta. DPAO et avances sur marché Flux complet 23

190 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 190 NB: Conjointement à la saisie de la DPAO par lordonnateur, il faut faire une réservation de fonds La demande dacompte permet dinitier la demande de paiement de lavance ou de la DPAO Code Transaction: F-47 (Demande) 1. Saisir le compte fournisseur et le code CGS concerné DPAO et avances sur marché Création de la demande dacompte 23 F-47

191 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 191 La demande dacompte permet dinitier la demande de paiement de lavance ou de la DPAO 3. Compléter: - D. dactivité - Texte 4. Via le bouton de synthèse des postes, lutilisateur obtient lécran suivant : 5. Sauvegarder. 2. Compléter: - Montant - Code TVA - Mode de paiement du tiers Particularité des avances sur marché : Le numéro dordre interne de plus bas niveau DPAO et avances sur marché Création de la demande dacompte 23 F-47

192 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 192 Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion Sommaire

193 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 193 Tous les fournisseurs sont soumis au délai global de paiement (DGP), sauf les agents 1. La date de début du délai global de paiement est saisie par lutilisateur dans le champ « date de base » des factures fournisseur et liquidations directes. Ce champ demeure modifiable (même post prise en charge). 2. Le délai global de paiement est contenu dans la condition de paiement de la fiche fournisseur, modifiable à la commande et à la facture. 3. La suspension est gérée par la possibilité de mettre un code blocage intérêt, pour ne plus calculer les intérêts moratoires sur une facture (cf: agent) 12 3 Intérêts moratoires Généralités 23

194 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 194 Cas des dépenses sur marché : Le taux applicable est le type de taux renseigné dans la fiche marché (champ obligatoire). Cas des dépenses hors marché : Le taux applicable est le type de taux légal porté par la fiche fournisseur (données société, vue « Tenue de la comptabilité ») Intérêts moratoires Taux applicable 23

195 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 195 La transaction ZSIFACFITR_MORATOIRE permet daccéder à lécran de calcul des intérêts de retard. Intérêts moratoires Calcul automatique 23 ZSIFACFITR_MORATOIRE

196 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 196 Critère renseigné avec exclusion des pièces portant un code blocage intérêts (= ) Renseignez le code société : Z100. Renseignez le N° de fournisseur Sélection de la période dimputation date comptable de début et fin Limiter le calcul des intérêts moratoires par les codes Z1 et Z2 Intérêts moratoires Calcul automatique 23 ZSIFACFITR_MORATOIRE

197 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 197 Pilotage comptabilité Les deux cases doivent être cochées Nom du dossier batch input crée qui sera exécuté manuellement Le centre de coût indique limputation analytique Renseignez la date comptable de la pièce et la date écriture intérêts Intérêts moratoires Calcul automatique 23 ZSIFACFITR_MORATOIRE

198 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 198 SIFAC : Calcul en masse des intérêts de retard Un état détaillé des pièces sélectionnées et des IM calculés saffiche à lécran. Létat affiché informe lutilisateur du résultat du traitement : le feu tricolore à gauche est vert lorsque le calcul des IM donne lieu à comptabilisation (liquidation) et rouge dans le cas contraire (montant dIM calculé inférieur au plancher, pièce bloquée pour calcul dIM). Ce programme génère un batch qui doit ensuite être lancé pour que les pièces comptables soient enregistrées complètement. Intérêts moratoires Calcul automatique 23 ZSIFACFITR_MORATOIRE

199 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 199 Il est possible daccéder à la visualisation des pièces. Par exemple pour visualiser la pièce 155 il suffit dun simple clic. Afficher pièce : Vue de la saisie Intérêts moratoires Calcul automatique 23 ZSIFACFITR_MORATOIRE

200 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 200 Comptabilisation des pièces dIM : SM35 Pour comptabiliser les pièces dIM, il faut lancer le dossier batch généré précédemment, en cliquant sur le dossier batch à traiter : Puis en cliquant sur puis Journal de lexécution de la comptabilisation Accessible via les boutons Protocole puis Afficher : Intérêts moratoires Comptabilisation des pièces générées 23 SM35

201 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 201 Blocage des pièces IM : FB02 Lapposition dun code blocage pour le calcul dintérêts moratoires sur le poste fournisseur dune pièce comptable permet dexclure cette dernière du processus de calcul des intérêts. Cette gestion du code blocage seffectue via les transactions classiques de modification de pièces ou de postes fournisseur. Par exemple en FB02. Deux codes blocage sont disponibles : Code A : suspension temporaire du délai global de paiement par lordonnateur. Code B : suspension définitive du délai global de paiement par lagent comptable. Intérêts moratoires Exclusion de pièces dans le calcul automatique 23 FB02

202 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 202 Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion Sommaire

203 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 203 La transaction ZMIR5 permet de consulter les pièces logistiques factures et ordres de reversement avec leurs montants brut, net et de TVA issus du flux classique (avec commande dachat) de dépense. Cliquer sur Accéder à variante pour sélectionner la variante permettant le listing des factures (Z_FACTURE), ou dordres de reversement (Z_REVERS). Puis Exécuter Consultations / Editions sur liquidations Liste des documents de facturation (facturation sur commande) 23 ZMIR5

204 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 204 Description de la facture (Utilisateur, Date de saisie, Référence, Auteur facture) Données financières N° de document Consultations / Editions sur liquidations Liste des documents de facturation (facturation sur commande) 23 ZMIR5

205 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 205 La transaction FBL1N permet de consulter les pièces comptables de facturation et de paiement par fournisseur : Indiquer un ou plusieurs fournisseurs, ou laisser à vide pour sélectionner tous les fournisseurs Cocher Poste préenregistrés rapatriera uniquement les poste préenregistrés (pas de prise en charge en comptabilité générale) Cocher Postes standard rapatriera uniquement les postes pris en charge Consultations / Editions sur liquidations Solde du compte fournisseur 23 FBL1N

206 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 206 Pour filtrer la requête sur les factures et ordres de reversement, aller dans Activer Filtres Sélectionner un filtre sur le type de pièce Sélectionner ensuite le/les type(s) de pièce désirés pour la requête (voir ci-contre) Le système affiche alors lensemble des pièces voulues Consultations / Editions sur liquidations Solde du compte fournisseur 23 FBL1N

207 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 207 Consultations / Editions sur liquidations Analyse selon ratio 23 FMKFR01 Cet état permet de visualiser des données des différents ledgers : 9F : Dotations 9A : Données dexécution 9H : Contrôle des disponibles Il se base sur des ratios (formules de calcul) standards proposés par SAP ainsi que des ratios créés spécifiquement pour SIFAC Cet état ne permet pas dobtenir une vision synthétique du budget disponible, car les objets sélectionnés ne sont pas forcément les objets contrôlés Menu SAP : > Gestion Comptable > Gestion du secteur public > Comptabilité budgétaire > Système dinformation > Enregistrement de totaux > Système de gestion budgétaire (BCS) > Budget > FMKFR01 – Analyse selon ratio

208 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 208 Consultations / Editions sur liquidations Analyse selon ratio 23 FMKFR01 La consultation via FMKFR01 permet suivant les variantes de visualiser létat de : Lélaboration budgétaire : variante ELAB_BUDG Exécution budgétaire des dépenses au niveau UB / chapitre : variante CONSO_BUDGET Exécution budgétaire des dépenses aux enveloppes du CR : variante CONSO_CR Exécution budgétaire des recettes : variante RECETTES Exécution budgétaire sur conventions (dépenses et recettes) : variante CONVENTIONS

209 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 209 Sélectionner une variante avec le bouton : Suivant les variantes différents ratios sont sélectionnés. Consultations / Editions sur liquidations Analyse selon ratio 23 FMKFR01

210 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 210 Budgété : Montant total budgété Liquidé : Total liquidé* Il est possible daccéder à la liste des pièces saisies en double cliquant dans les cases souhaitées, puis directement au détail du journal des pièces FMRP_RFFMEP1AX en double cliquant directement sur la pièce souhaitée. * Cas SF valorisé : Liquidé = SF valorisés + Δ (factures +/- SF valorisés) Cas SF non valorisé : Liquidé = factures Montant dispo : Montant disponible croisement UB / chapitre ou enveloppe du CR Commande : Total des commandes créées Adresse budgétaire Eng. Fin. : Total des engagements financiers créés Consultations / Editions sur liquidations Analyse selon ratio 23 FMKFR01

211 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 211 Consultations / Editions sur liquidations Analyse selon ratio 23 FMKFR01 Particularité de la colonne « montant disponible » - Ratio « ZZ_DISPONIBLE » Pour toutes les lignes budgétaires correspondants à un même croisement UB / chapitre, le montant disponible est le même, exemple au croisement de lUB 920 et du chapitre 60. La colonne Montant disponible ne doit pas être totalisée : le montant disponible est bien de ,45 pour lUB 920 et chapitre 60. Comme les écritures sont détaillées pour tous les comptes budgétaires ce montant est repris sur chaque ligne. Le fait de totaliser cette colonne faussera linterprétation de létat.

212 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 212 Consultations / Editions sur liquidations Analyse selon ratio 23 FMKFR01 La différence entre le budgété et le montant disponible ne peut pas être égale à la somme des commandes, engagements financiers et factures MM : SIFAC fait la différence entre les commandes qui ne référencent pas dengagement financier et qui sont donc à prendre en compte et les commandes référençant un engagement financier. Si une commande est supérieure à lengagement financier (tolérance) et si une facture est supérieure à la commande (tolérance), SIFAC prend en compte cette différence dans son calcul du montant disponible. Le montant disponible prend en compte les factures directes, ORV directs et les réimputations positives ou négatives. Le montant disponible est bien sûr égal à celui retrouvé dans létat FMAVCR01 au même croisement UB / chapitre : Particularité de la colonne « montant disponible » - Ratio « ZZ_DISPONIBLE » (Suite)

213 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 213 Exercice 15 min Exercice 15 Consultation de la liste des factures et ORV fournisseurs 23

214 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 214 Exercice 10 min Exercice 16 Consultation de la liste des postes individuels fournisseurs (factures vs. Ordres de reversement) et des factures réglées 23

215 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 215 Introduction Référentiel fournisseur Engagements financiers Engagements juridiques Consultations / Éditions sur engagements Service fait Facture et rapprochement Prestations internes Visa, mandatement, mise sous bordereau et rejets Solder un engagement Opérations de régularisation Flux sur fournisseurs occasionnels Avances et dépenses avant ordonnancement (ordonnateur) Intérêts moratoires Consultations / Éditions sur liquidations et régularisations Conclusion Sommaire

216 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 216 Vérifier que les périodes logistiques sont ouvertes, et au besoin, les décaler (transaction MMRV pour consulter, MMPV pour les décaler) Ne pas hésiter à passer du temps sur la commande dachat (engagement juridique), et mettre laccent sur limportance quelle prend dans le flux de la Dépense. Ne pas hésiter à retourner aux pages de présentation du flux de la dépense pour que les élèves comprennent bien les étapes au fur et à mesure de la présentation. Rappeler que le service fait, bien que constituant une étape supplémentaire dans le flux par rapport à Nabuco, est très rapide à saisir Ne pas hésiter à passer beaucoup de temps sur les exercices et dans SIFAC. Insister sur le fait que la liquidation directe doit être réalisée de manière exceptionnelle. Conclusion Conseils aux formateurs

217 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 217 Société : Entité juridique à part entière. Cest au niveau société que sont créés le bilan et le compte de résultat Division : Elément porteur de la notion de secteur de TVA Organisation dachat : Unité organisationnelle en charge de lachat et de lapprovisionnement des articles et services. Structure dans laquelle sont applicables les conditions de prix et de livraison négociées avec un fournisseur. Groupe dacheteur : Entité responsable de lachat au quotidien. Représente un groupe dindividus auxquels des droits de validation de commandes dachat sont attribués Conclusion Glossaire

218 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses 218 Lutilisateur peut se faire une liste personnelle, par exemple, des types dimputation. Exemple : en saisie de commande dachats (ME21N) 1. Sélectionner Z pour le mettre dans la liste des favoris. 2. Cliquer sur le bouton « Favori ». Annexe Listes personnelles

219 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Module Dépenses Le bouton « liste personnelle » apparaît. Cliquer dessus. 4. La liste personnelle apparaît. Permet de supprimer un favori. Permet de revenir à la liste générale « Toutes les valeurs ». Les listes personnelles peuvent être faites pour différents types de données (domaine fonctionnel par exemple), dès lors que le bouton apparaît en bas de la liste. Annexe Listes personnelles


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