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Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Rendre plus opérationnel son Système dInformation Hospitalier Module.

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1 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Rendre plus opérationnel son Système dInformation Hospitalier Module de Formation dune journée

2 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Objectifs et méthode de la journée Un SIH ? Référents Métier et Référents Informatique Recettes nouvelles versions Ingénierie Formation Référents et utilisateurs Relations éditeurs Interopérabilité Satisfaction Utilisateurs

3 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Objectifs de la journée Apporter un regard objectif sur le sujet… Recenser les processus damélioration existants. Construire les base dun plan daction. Aborder les outils dévaluation.

4 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Méthode pédagogique Partir de la connaissance de la «chaine» : Conception, fabrication, déploiement, utilisateurs… et donc du qui fait quoi ! Imaginons un monde parfait… Agir en créant ladhésion autour des solutions. Aborder les outils dévaluation.

5 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Objectifs et méthode de la journée Un SIH ? Référents Métier et Référents Informatique Recettes nouvelles versions Ingénierie Formation Référents et utilisateurs Relations éditeurs Interopérabilité Satisfaction Utilisateurs

6 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Le Système dInformation Cest quoi un SIH ?

7 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Le Système dInformation Cela devrait être ça, mais cest très rare…

8 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Le Système dInformation Cest parfois ressemblant à ça…

9 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Le Système dInformation En fait cest souvent ça…

10 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Identité Mouvements Activés Structure Nomenclature Sécurité A P I A P I Facturation Identité Mouvements Structure Sécurité Soins EAI ou Noyau Moteur de communication :NORMES A P I Pharmacie Infocentre et Pilotage institutionnel Gestionnaire des Ressources Dossier Médical Commun / Dossiers Spécialités Gestion de lactivité Pilotage Médico Economique Base médicaments Données pour Ministère Santé Prescriptions Logistique GREF Laboratoire Urgences Stérilisation GRH Radiologie PACS Cest ça… PMSI

11 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Le Système dInformation Cest une nébuleuse pour beaucoup Côté Utilisateurs, il faut quune application tombe en panne pour que lon se rende compte de son apport… Côté Direction il est souvent vécu comme une dépense, rarement comme un investissement… Côté exploitation, les contraintes de haute disponibilité et de support 24/24, 7/7, sont un vrai sujet… Cest souvent un cimetière de données…

12 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Une application : Une histoire de Légo Il ny a pas de réalité, il nexiste que des images de la réalité… La réalité cest un ensemble de briques livrées au format «brut» de paramétrage… Loin des attentes et des besoins exprimés. Qui va construire limage «vendue» sur la boite ? Quelle garantie de résultat ? Qui va faire vivre limage dans un contexte dévolutions réglementaires, de nouvelles pratiques, daccréditation, de besoins ergonomiques, de nouvelles technologies…

13 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Des effets connus, des phrases entendues… La fonction nest pas totalement couverte. On ne peut pas traiter tous les cas de figure. Les résultats sont faux. Le traitement plante. Je ne my retrouve pas. Les écrans sont illisibles. Les éditions ne sont pas bonnes. Avant ça marchait…

14 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Quelques causes récurrentes… La documentation est inexistante. Les formations se sont mal passées. Les réponses aux questions ne viennent pas. Les réponses apportées sont inefficaces. Les réponses apportées créent des effets de bord… Les mises à jour de versions se font dans la douleur. Certains nouveaux utilisateurs ne sont pas formés du tout…

15 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Quelles vraies priorités pour le Système dInformation ? Facturer, Comptabiliser, Pilotage ? Identito-vigilance ? Optimiser le recueil et le codage de lactivité ? Médicaliser le Système dInformation ? Tracer le circuit du médicament et répondre aux obligations liées à la certification V2010 ? Communiquer avec la médecine de Ville ? Optimiser le temps de travail ?

16 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Qui fait quoi : Côté Editeur Identifier les attentes, les besoins, les différentes pratiques. Concevoir des spécifications répondant à des fonctionnalités… Concevoir des spécifications détaillées. Assurer les développements… de qualité (!) Réaliser les tests usines. Packager la solution.

17 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Qui fait quoi : Côté Editeur Modélisation du déploiement sur Sites Pilote. Transfert de compétences éditeur/équipe Projet Site Pilote. Test Sites Pilote. Bascule et suivi du comportement en Production. Assurer la réactivité sur anomalies. Libérer la version…

18 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Qui fait quoi : Côté Editeur Proposer des Plans Projets réalistes et détaillés…

19 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Qui fait quoi : Côté Maîtrise dOuvrage Une vision stratégique. Un Schéma Directeur validé… Un Comité de Pilotage institutionnel… Faire des choix. Définir des moyens. Mettre en place une Maitrise dŒuvre.

20 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Qui fait quoi : Côté Maîtrise dŒuvre Interne Maitriser totalement lapplication sur le plan fonctionnel et technique. Découper lapplication en fonctions. Réaliser les paramétrages. Faire les tests. Adapter les supports de formation. Former les Utilisateurs. Mettre en place le support Utilisateurs. Faire vivre la relation Editeur.

21 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Objectifs et méthode de la journée Un SIH ? Référents Métier et Référents Informatique Recettes nouvelles versions Ingénierie Formation Référents et utilisateurs Relations éditeurs Interopérabilité Satisfaction Utilisateurs

22 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Référents Métiers Patron fonctionnel : Expert dun domaine, dune application ou dun module et des processus organisationnels associés. Transfert de compétences total avec lEditeur. Options de paramétrage, réalisation du paramétrage. Campagne de tests. Plans de formation, recrutement et formation des Formateurs.

23 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Référents Métiers Comprendre le poste, les enjeux, implication totale. Temps consacré à la mission proportionnel à la complexité du domaine, de lapplication, de lévolution de la réglementation… Volonté de dialogue avec les Utilisateurs et léditeur. Ouvrir le poste en mode «recrutement». Soutient du Directeur indispensable.

24 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Référents Métiers Anticiper les catastrophes… Exemple… Pourquoi les clôtures dexercices comptables sont périlleuses ? Pourquoi les Etablissements ne clôturent pas au fil de leau sachant que les hotline des éditeurs sont saturées en fin dannée ?

25 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Référents Informatique Connaissance du Domaine. Transfert de compétences total avec lEditeur. Compréhension des dysfonctionnements, actions préventives à mener. Effets de bord, Interopérabilité. Ne pas faire (trop) de fonctionnel. Ne pas vouloir réécrire le logiciel…

26 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Les couples… Respect mutuel. Construire lenvironnement de test. Construire lenvironnement de formation. Participer ensemble aux Clubs Utilisateurs ou à défaut convoquer régulièrement lEditeur pour connaître les contenus et livraisons de versions. Se rapprocher des autres sites utilisateurs de taille comparable.

27 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Objectifs et méthode de la journée Un SIH ? Référents Métier et Référents Informatique Recettes nouvelles versions Ingénierie Formation Référents et utilisateurs Relations éditeurs Interopérabilité Satisfaction Utilisateurs

28 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Recette nouvelle version : les tests LEditeur ne peut pas réaliser les tests avec les configurations de paramétrage des clients. La base de tests doit être identique à la base de production en paramétrage et en volume. Campagnes de tests pour chaque nouvelle version ou patch… Minimiser au maximum les risques.

29 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Recette nouvelle version : campagne de tests Définir les ressources humaines nécessaires : qualitativement et quantitativement (les testeurs). Mise a disposition de la plate forme, des fiches scénarios et résultats. Analyse des résultats. Aller retour Editeur. Décision bascule.

30 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Recette nouvelle version : Plan de test Document de précision sur : Les fonctionnalités à tester. Dans quel ordre. Par qui. Scénarios.

31 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Recette nouvelle version : scénario Lapplication à un patrimoine « génétique » connu des utilisateurs… précédents bugs, attention particulière à porter sur : Les nouvelles fonctionnalités. Les risques de régression. Notion de résultats attendus. Calculer à priori les résultats des traitements… Hiérarchiser les dysfonctionnements : Bloquant, catastrophique, grave, modéré, ennuyeuse…

32 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Recette nouvelle version : exemple de scenario sur le module agenda 1. Gérer les rendez vous. 1.1 Saisir un rendez vous Saisir un rendez vous de consultation Prise de rendez vous pour un acte Prise de rendez vous libre. 1.2 Modifier un rendez vous Modification par lot de rendez vous Modification unitaire.

33 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Recette nouvelle version : exemple de scenario sur le module agenda 1.3 Dupliquer un rendez vous. 1.4 Supprimer un ou plusieurs rendez vous. 1.5 Impression des rendez vous du jour. 2. Gérer les indisponibilité. 2.1 Saisie dune indisponibilité pour un utilisateur.

34 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Recette nouvelle version : exemple de scenario sur le module agenda 3. Visualiser les agendas. 3.1 Visualiser lagenda journalier. 3.2 Visualiser lagenda mensuel. 3.3 Visualiser lagenda du patient Afficher la liste des rendez vous dans lagenda Afficher la liste des rendez vous dans le Dossier Patient. Fiche scénario Fiche incidents Fiche synthèse Fiche suivi anomalies

35 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Objectifs et méthode de la journée Un SIH ? Référents Métier et Référents Informatique Recettes nouvelles versions Ingénierie Formation Référents et Utilisateurs Relations éditeurs Interopérabilité Satisfaction Utilisateurs

36 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Ingénierie Formation Lapplication est découpée par fonction opérationnelle (par exemple créer un Patient, modifier un Patient). Une fonction opérationnelle = Une leçon avec : Un objectif pédagogique (Savoir créer un Patient). Un contenu théorique comprenant les enjeux, les risques. Une session de pratique et dexercices. Une session dévaluation.

37 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Ingénierie Formation : profils et leçons Leçon 1 Leçon 2 Leçon 3 Leçon 4 Leçon 5 Profil 1 Profil 2 Profil 3

38 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Ingénierie Formation Tableau de suivi des effectifs par Profils (Annuaire). Tableau de suivi des formations par leçon et par Utilisateurs.

39 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Ingénierie Formation La conduite du changement cest avant tout : Expliquer pourquoi : les enjeux (contraints ou volontaristes). Situer lutilisateur au regard de ses droits daccès. Expliquer individuellement et précisément à quoi vont servir les informations saisies. Expliquer individuellement et précisément ce que le Système apporte… ou napporte pas ! Expliciter les choix de solutions.

40 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Ingénierie Formation La conduite du changement cest aussi : Evaluer les impacts des évolutions de la solution. Valider les nouvelles procédures. Anticiper les blocages… Eliminer les points de résistance.

41 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Ingénierie Formation Les manuels de formation : Les leçons préparées par les éditeurs ne correspondent pas toujours au processus de létablissement (identité, mouvement…) compte tenu du SIH. Les fichiers structures, nomenclatures…, les paramétrages sont Etablissements dépendants. Les supports de formations doivent être réalisés par les Référents Métier et Formateurs de lEtablissement.

42 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Ingénierie Formation : cest quoi un formateur? Cest un pédagogue. Il est convaincu du bien fondé du Système dInformation. Il est capable de répondre aux questions sur les enjeux et les risques de la non qualité de lutilisation sur les leçons dont il est responsable. Il est capable dévaluer, donc de «sanctionner» par la non labellisation.

43 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Ingénierie Formation : cest quoi la labellisation ? Cest le permis de conduire associé au Profil X. Cest un élément clef de la démarche qualité. Cest valorisant… Ce ne vaut que pour une version… !!!

44 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Ingénierie Formation : Logistique Une session de formation Utilisateur ne doit pas être longue (2H00 maximum). 1 stagiaire par poste. Le stagiaire doit être totalement disponible. Le «profil dentrée» dans la session doit être respecté pour ne pas créer des décalages de niveau.

45 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Ingénierie Formation : Le libre service Uniquement pour les piqures de rappel. Accès présentiel à une plate forme ou accès déporté par poste client (e-learning). Exercices. Evaluation. Suivi par Formateur du parcours de formation.

46 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Objectifs et méthode de la journée Un SIH ? Référents Métier et Référents Informatique Recettes nouvelles versions Ingénierie Formation Référents et utilisateurs Relations éditeurs Interopérabilité Satisfaction Utilisateurs

47 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Relations éditeurs Quattendez vous de lui : la théorie du curseur… MOA MOE MOA MOE MOA MOE

48 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Relations Editeurs Maitrise de lapplication : Modèle de données. Documentations. Plans de formation des Référents. Livrables de formation utilisateurs ? Qualifier leurs formateurs, refuser les débutants. Imposer des formations inter Etablissements.

49 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Relations Editeurs Contrat de maintenance : Le correctif. Lévolutif réglementaire. Nouvelles fonctionnalités. Support. Help desk. Base de données.

50 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Relations Editeurs Le Plan Produit Existence dun vrai Plan Produit ? Lisibilité sur les sorties de version. Impact des Demandes dEvolutions. Influence possible sur les spécifications générales. Evolutions technologiques obligatoires…

51 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Relations Editeurs Autres vraies questions… A qui appartient léditeur ? Son bilan de santé financière. Sa stratégie de développement dentreprise. La stabilité des « hommes clefs ». Sa philosophie Client.

52 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Objectifs et méthode de la journée Un SIH ? Référents Métier et Référents Informatique Recettes nouvelles versions Ingénierie Formation Référents et utilisateurs Relations éditeurs Interopérabilité Satisfaction Utilisateurs

53 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Interopérabilité Dans labsolue… L interopérabilité est la capacité que possède un produit ou un système, dont les interfaces sont intégralement connues, à fonctionner avec d'autres produits, ou systèmes existants, ou futurs, et ce sans restriction d'accès ou de mise en œuvre. Une interface est une zone, réelle ou virtuelle qui sépare deux éléments. Linterface désigne ainsi ce que chaque élément a besoin de connaître de lautre pour pouvoir fonctionner correctement. Seule, la connaissance exhaustive des interfaces dun produit ou dun système permet den garantir linteropérabilité.

54 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Interopérabilité Dans le quotidien, faire dialoguer plusieurs éditeurs nécessite une vraie démarche Projet. Questions préalables : Sont ils concurrents ? Combien de sites ont-ils en commun ? Existe-t-il un site Pilote sur lintégration des deux solutions Ont-ils déjà spécifié les connecteurs ? Ont-ils déjà réalisé les connecteurs (synchrone, asynchrone, présence dun EAI…

55 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Interopérabilité Démarche Projet : Identification des flux : nature, sens… Arbitrage si chevauchement de couverture fonctionnelle. Phase étude et phase mise en œuvre Phase étude et phase mise en œuvre Pérennisation.

56 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Objectifs et méthode de la journée Un SIH ? Référents Métier et Référents Informatique Recettes nouvelles versions Ingénierie Formation Référents et utilisateurs Relations éditeurs Interopérabilité Satisfaction Utilisateurs

57 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Satisfaction Utilisateurs Parce quils ont aussi des idées… Parce que la qualité de la saisie repose en grande partie sur eux… Une démarche de Marketing Opérationnel simpose…

58 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Satisfaction Utilisateurs Enquête de satisfaction : Structurer, au-delà des mots, son expression au regard dune fonctionnalité. Analyser les problèmes rencontrés et les effets induits. Hiérarchiser les remarques (fonctionnel, techniques, IHM, poste de travail…). Rendre «public» les résultats. Mesurer dans le temps pour suivre les évolutions.

59 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Satisfaction Utilisateurs Expression des besoins : Créer des groupes restreints : compétence et motivation. Proposer et encadrer les expressions (sans les brider) pour éviter la lettre au Père Noel… Approche transverse sur certains sujets : exemple le circuit du médicament…

60 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Satisfaction Utilisateurs Support interne : Premier filtre sur : fonctionnel, technique, réseau ou… exotique. Mesure de lurgence. Haute disponibilité du premier filtre. Intervention sur le mode pédagogique… (Dysfonctionnement lié à la saisie, provoqué en amont, lié application…). Les incidents provoque les incidents…

61 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Satisfaction Utilisateurs Support interne : Définition des ressources nécessaires par Domaine / nb utilisateurs, fréquence en rapport avec les changements de paramétrage, de versions… Choix des intervenants avec les Référents. Mise en place dun outil de suivi pour analyse des appels entrants. Possibilités dexternaliser ce «métier».

62 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Satisfaction Utilisateurs Communication interne : Valoriser régulièrement le Système dInformation en créant par exemple une lettre électronique des utilisateurs avec un contenu positif. Décloisonner le monde applicatif métier au profit dune contribution de tous pour le mieux de tous…

63 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Sommaire

64 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Scénario N° : Prise de rendez-vous de consultation 1. Créer un rendez-vous en cliquant sur : Choisir le réalisateur dans la liste déroulante : Recherche de la première date disponible à partir du calendrier Résultats Attendusobservations Les réalisateurs doivent apparaitre dans la liste déroulante Recherche la date : Retour

65 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Retour

66 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Retour

67 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Retour

68 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Retour

69 Propriété du document ADE Conseil Santé. Reproduction interdite LExpertise Associée Suite

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