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1 Application Voir, Prévoir, Partager

2 Bienvenue Horaire Agenda Nom Prénom du coach Coordonnées
08h30 : Accueil café 09h00 – 12h10 : Coaching 12h10 – 13h00 : Lunch 13h00 – 16h30 : Coaching 16h30 : Clôture Agenda 1 – Jour 1 2 – Jour 2 3 – Jour 3

3 Retour sur la première journée Programme de la seconde journée

4 J1 J2 Contenu et programme Administration
Mise à disposition du logiciel Formation ORGANISATION Administration J1 Divisions Organigramme Personnes DEMARCHE STATEGIQUE Th OS OO Ac Mo Programme stratégique transversal Génération Importation Grosse animation sur la diapositive tou apparait au fur t à mesure d’abordle programme ligne du temps simpliiée puis ls journées J2 Demandes Moyens Validations Plan de formation temporaire Plan de formation final

5 Ligne du temps PST Plan de Formation Démarche stratégique Paramétrer
Validations Organisation de Formation Demandes Éeme tableau pour faciliter compréhension

6 Questions – réponses sur cette première partie

7 Partie « Plan de formation »

8 Avant-propos : Formation et Plan de formation
Historique 1994 : Les principes généraux de la Fonction publique locale et provinciale « Une importance fondamentale est apportée à la formation du personnel. Désormais, cette dernière conditionnera quasi l’ensemble des avancements barémiques ou des promotions. »

9 Avant-propos : Formation et Plan de formation
Historique 1994 : Les principes généraux de la Fonction publique locale et provinciale La formation n’équivaut pas seulement à « promotion » ou « évolution » La formation n’est pas un coût mais un investissement

10 Avant-propos : Formation et Plan de formation
Historique 2008 : Convention sectorielle Double objectif : Renforcer la statutarisation Renforcer la mobilisation des ressources humaines

11 Historique 2008 : Convention sectorielle 2005-2006
« Une circulaire relative à la formation sera rédigée. Elle concernera notamment l’établissement d’un plan de formation. Elle définira ce qu’il faut entendre par plan de formation. Elle comprendra un volet important sur les modes de communication interne et externe relatifs à la formation. Elle explicitera les démarches préalables à son élaboration et comment le concevoir tant par rapport aux formations valorisables pour la carrière que pour les autres. »

12 Avant-propos : Formation et Plan de formation
Circulaire dite « Plan de formation » Avril 2009 Plan de formation : Pourquoi ? Outil de gestion et de développement des compétences Objectif d’intérêt général Motivation du personnel

13 Avant-propos : Formation et Plan de formation
Circulaire dite « Plan de formation » Plan de formation = communiquer Quand ; avant, pendant, après Avec Qui : Agents, Responsables de services, mandataires, ensembliers, opérateurs de formation, organisations syndicales, ..;

14 Avant-propos : Formation et Plan de formation
Circulaire dite « Plan de formation » Circulaire en 4 points A. définition du plan de formation Le plan de formation est un planning, un ensemble d’objectifs et de résultats à atteindre en matière de formation. Il indique non seulement les besoins actuels mais aussi les besoins futurs Le plan de formation s’inscrit dans un processus continu et évolutif qui tient compte des spécificités de chaque entité

15 Avant-propos : Formation et Plan de formation
Circulaire dite « Plan de formation » Circulaire en 4 points B. Démarches préalables Déterminer les besoins en formation du personnel Identifier le nombre d’agents intéressés Etablir un état des lieux des formations et études déjà suivies par le agents Sélectionner les besoins prioritaires en fonction de différents paramètres (cadre et situation du personnel, disponibilités financières, …)

16 Avant-propos : Formation et Plan de formation
Circulaire dite « Plan de formation » Circulaire en 4 points C. Structure du plan de formation Articulé autour de 3 pôles : Formations de base (valorisables) Formations transversales (amélioration de la qualité des services) Formations spécifiques (obligatoires ou facultatives)

17 Avant-propos : Formation et Plan de formation
Circulaire dite « Plan de formation » Circulaire en 4 points D. Adoption Elaboration du plan en collaboration avec le responsable hiérarchique Approbation par l’autorité dirigeante Evaluation, suivi et actualisation

18 Avant-propos : Formation et Plan de formation
Qu’est ce qu’un plan de formation ? Rencontre des besoins issus de l’orientation stratégique et des besoins exprimés par le terrain Formations concernées spécifiques Transversales valorisables

19 Avant-propos : Formation et Plan de formation
Le plan de formation est EVOLUTIF Il est amené à évoluer constamment en fonction de divers éléments : engagements, nouveaux objectifs, évaluations individuelles, urgences,

20 Questions – réponses sur cette première partie

21 Ligne du temps détaillée Partie « Plan de formation »

22 Ligne du temps détaillée Partie « Plan de formation »

23 V1 V2 Démarche stratégique Th – OS – OO – A - M V1 (confirmation)
OS – OO par Directeur général A – M par fonctionnaire dirigeant et Chefs de division concernés V1 Facultatif (validation automatique possible) Moyens de formation Partie « Démarche stratégique » Demandes de formation Partie « Plan de formation » Plan de formation temporaire V2 (accord, report, refus) par Fonctionnaire dirigeant, Chefs de division concernés et Service du personnel V2 C’est un cycle, ne pas insister car on y revient le lendemain mais c’est pour commencer à ancrer le concept jour car c’est pas évident Facultatif pour CD et délégation pour FD Plan de formation final

24 Partie « Plan de formation »
Rubrique « demandes de formation » Aussi appelées demandes « individuelles » car elle concerne l’individu Qui peut demander ? : chef de division, fonctionnaire dirigeant, service du personnel ou agent Tous les champs ne sont pas obligatoires, on connait le besoin mais pas qui va y répondre ou comment (durée, contenu, opérateur, …) F

25 Partie « Plan de formation »
Rubrique « demandes de formation » - En fonction du demandeur, liste par défaut des personnes pouvant faire l’objet de la demande Possibilité de lien avec un Objectif opérationnel On parle de « période » (50 ou 60 min selon les organismes) car plus cohérent avec les principes généraux de la Fonction publique local et provinciale Possibilité de suivre l’état d’une demande de formation via le profil de chaque personne. F

26 Questions – réponses sur cette première partie

27 DEMO CITY Questions – réponses sur cette première partie

28 Partie « Plan de formation »
Rubrique «Liste de contrôle » Cette rubrique permet de confirmer l’état d’avancement de la partie organisation et la validation 1* (confirmation) de la Démarche stratégique * Peut être automatique (partie « administration » > sous-rubrique « valideurs du plan de formation » Attention ne pas confondre avec le tableau de bord de la partie rapport

29 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Liste de contrôle » - Complétion manuelle ou automatique F

30 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Tableau de bord » Objet Type de validation Organisation Automatique lorsque divisions, personnes et organigramme sont validés Divisions, personnes et organigramme Manuelle par l’utilisateur Demandes de formation Démarche stratégique Automatique lorsque thématiques, OS, OO, Actions et moyens sont validés Thématiques OS, OO, Actions et moyens Automatique (pourcentage) F

31 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Liste de contrôle » Possibilité d’ajouter des étapes si on le souhaite La colonne statut doit être positive partout pour générer le plan de formation temporaire F

32 Partie « Plan de formation »
Validation 1 – Confirmation Il s’agit de confirmer le contenu de la Démarche stratégique Deux profils concernés : Fonctionnaire dirigeant Chefs de division S’il existe plusieurs profils, une seule validation (confirmation) suffit. F

33 Partie « Plan de formation »
Validation 1 – Confirmation Rubrique de la DS Validation 1 Thématiques Non mais encodage manuel de l’état dans liste de contrôle Objectifs stratégiques Oui par profil fonctionnaire dirigeant Objectifs opérationnels Actions Oui par profils fonctionnaire dirigeant et chefs de division Moyens F

34 Partie « Plan de formation »
Validation 1 – Confirmation Possibilité de paramétrer le logiciel pour réaliser cette étape Partie « administration », rubrique « plan de formation », sous-rubrique «valideurs du plan de formation » Activer la validation automatique (Aucune validation n’est exigée dans la démarche stratégique) n

35 V1 V2 Démarche stratégique Th – OS – OO – A - M V1 (confirmation)
OS – OO par Directeur général A – M par fonctionnaire dirigeant et Chefs de division concernés V1 Facultatif (validation automatique possible) Moyens de formation Partie « Démarche stratégique » Demandes de formation Partie « Plan de formation » Plan de formation temporaire V2 (accord, report, refus) par Fonctionnaire dirigeant, Chefs de division concernés et Service du personnel V2 C’est un cycle, ne pas insister car on y revient le lendemain mais c’est pour commencer à ancrer le concept jour car c’est pas évident Facultatif pour CD et délégation pour FD Plan de formation final

36 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire» Rubrique qui permet de créer et de suivre la validation 2 (accord -report – refus) du plan de formation temporaire n

37 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire » Le plan de formation temporaire comprend les demandes de formation (individus) et les moyens de formation (DS). Une fois l’état de la liste de contrôle (partie PF) complet, on peut le générer n

38 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire » La validation 2 du PF temporaire : Valider Refuser Reporter n

39 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire» La validation du PF temporaire c’est FAIRE LE TRI dans l’ensemble des formations décelées ou demandées selon les priorités, les possibilités, les disponibilités, … n

40 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire » 3 profils concernés par la Validation du PF temporaire Fonctionnaire dirigeant (délégation) Chefs de division (facultatif) Service du personnel n

41 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire» On peut suivre l’avancement de la validation via Certaines colonnes du PF temporaire Un tableau d’état d’avancement de validation par les 3 profils n

42 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire »

43 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire » On peut rendre facultative la validation par le(s) profil(s) chef de division Partie « Administration », rubrique « Plan de formation », sous-rubrique « validation des types de formation » n

44 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire » On peut déléguer au profil « service du personnel » la validation par le profil « Fonctionnaire dirigeant » Partie « Administration », rubrique « Plan de formation », sous-rubrique « valideurs du plan de formation » Déléguer les droits du directeur général n

45 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Générer et valider le plan de formation temporaire » Une fois la validation terminée par les 3 profils, on peut générer le plan de formation final n

46 V1 V2 Démarche stratégique Th – OS – OO – A - M V1 (confirmation)
OS – OO par Directeur général A – M par fonctionnaire dirigeant et Chefs de division concernés V1 Facultatif (validation automatique possible) Moyens de formation Partie « Démarche stratégique » Demandes de formation Partie « Plan de formation » Plan de formation temporaire V2 (accord, report, refus) par Fonctionnaire dirigeant, Chefs de division concernés et Service du personnel V2 C’est un cycle, ne pas insister car on y revient le lendemain mais c’est pour commencer à ancrer le concept jour car c’est pas évident Facultatif pour CD et délégation pour FD Plan de formation final

47 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Dernier plan de formation approuvé » Rubrique qui permet de consulter le Plan de formation final et d’éditer chaque élément qui le compose pour le compléter (suivi) n

48 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Dernier plan de formation approuvé » La première fois, le PF temporaire validé devient le PF approuvé ou final Ensuite, chaque nouveau PF temporaire validé vient compléter le PF approuvé ou final n

49 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Dernier plan de formation approuvé » Possibilité d’import en Excel ou au format CSV du Plan de formation final ll est recommandé de le sauvegarder à chaque nouvelle version. n

50 Partie « Plan de formation »
Rubrique « Dernier plan de formation approuvé » Distinction entre les formations issues de la démarche stratégique et les demandes individuelles Possibilité de filtrer selon différents critères n

51 La partie « administration »
Plan de formation 5 sous-rubriques 3 sont des listes par défaut à compléter 2 influent sur la validation de la démarche stratégique et la validation du plan de formation temporaire Logo de la boite a outils pour dire attention on est dans l’administration du logiciel on ‘le ‘mettra a chaque. Journee aLler en live pour expliciter les 8 listes. Par defaut

52 La partie « administration »
rubrique «Plan de formation »  sous-rubrique « Validations types formation » On peut décider que les chefs de division ne valident pas certaines formations du PF temporaire Formations transversale ou/et spécifique ou/et de carrière La dernière sous rubrique indicateurs de résultrat s’auto alimente au fur et à mesure de l’ajout d’indicateurs de résultat mais il est possible de l’aliemnter soi même

53 La partie « administration »
rubrique «Plan de formation »  sous-rubrique « Validations types formation » Via cette sous-rubrique on peut prévoir que le profil chef de division n’intervient pas du tout dans la validation du PF temporaire. La dernière sous rubrique indicateurs de résultrat s’auto alimente au fur et à mesure de l’ajout d’indicateurs de résultat mais il est possible de l’aliemnter soi même

54 La partie « administration »
rubrique «Plan de formation »  sous-rubrique « Valideurs du plan de formation » Si on fait le choix de demander une validation par les CD, cette sous-rubrique permet de décider que certaines divisions ne doivent pas valider le PF temporaire Permet d’éviter la validation en cascade en cas de parenté La dernière sous rubrique indicateurs de résultrat s’auto alimente au fur et à mesure de l’ajout d’indicateurs de résultat mais il est possible de l’aliemnter soi même

55 La partie « administration »
rubrique «Plan de formation »  sous-rubrique « Valideurs du plan de formation » La dernière sous rubrique indicateurs de résultrat s’auto alimente au fur et à mesure de l’ajout d’indicateurs de résultat mais il est possible de l’aliemnter soi même

56 Questions – réponses sur cette première partie

57 DEMO CITY Questions – réponses sur cette première partie

58 Questions – réponses sur cette première partie

59 Accompagnement

60 1. Partie « Aide » de l’application Dernière partie du menu de gauche
Accompagnement 1. Partie « Aide » de l’application Dernière partie du menu de gauche Aide technique

61 Présentation du logiciel
Accompagnement 2. Plateformes Internet Présentation du logiciel Actualités

62 - Accès sécurisé pour les administrateurs
Accompagnement 2. Plateformes Internet - Accès sécurisé pour les administrateurs Documents et informations utiles

63 3. Contact avec la cellule de coordination de l’application
Accompagnement 3. Contact avec la cellule de coordination de l’application Tél. 081/

64 Présence dans chaque province, une demi-journée toutes les 5 semaines
Accompagnement 4. Tour des provinces A partir de septembre 2013 Présence dans chaque province, une demi-journée toutes les 5 semaines

65 Formation de nouveaux administrateurs
Accompagnement 5. Formation Formation de nouveaux administrateurs Formation continue (nouvelles fonctionnalités, détails, …)

66 6. Activités ponctuelles Rencontre des administrateurs,
Accompagnement 6. Activités ponctuelles Rencontre des administrateurs, Groupes de réflexion,

67 Soumettre une amélioration
A votre écoute Soulever un bug Signaler un problème Poser une question Soumettre une amélioration /

68 Conclusions Générales

69 J1 J2 Contenu et programme Administration
Mise à disposition du logiciel Formation ORGANISATION Administration J1 Divisions Organigramme Personnes DEMARCHE STATEGIQUE Th OS OO Ac Mo Programme stratégique transversal Génération Importation Grosse animation sur la diapositive tou apparait au fur t à mesure d’abordle programme ligne du temps simpliiée puis ls journées J2 Demandes Moyens Validations Plan de formation temporaire Plan de formation final

70 Gestion Administration

71 Evaluation

72 Evaluation à chaud par le Cecotepe à l’issue de la formation
Double évaluation Evaluation à chaud par le Cecotepe à l’issue de la formation Evaluation à froid par le CRF, quelques semaines après la formation

73 Améliorer la formation Améliorer l’application
Evaluation Objectifs : Améliorer la formation Améliorer l’application Améliorer l’accompagnement, les outils pédagogiques et l’aide proposée

74 MERCI DE VOTRE ATTENTION
BON TRAVAIL Questions – réponses sur cette première partie


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