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Objectifs Donner une vue générale de lorganisation et du fonctionnement dun organisme payeur Brosser aussi précisément que possible tous les aspects importants.

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1 Objectifs Donner une vue générale de lorganisation et du fonctionnement dun organisme payeur Brosser aussi précisément que possible tous les aspects importants Principalement limité aux dépenses FEAGA destinées aux opérateurs de lindustrie agro-alimentaire 1

2 2

3 Le contexte européen Le contexte réglementaire Les principaux acteurs dans la PAC en Belgique Les organismes payeurs : généralités Lorganisme payeur et son agrément Lorganisme payeur et la délégation de tâches Lorganisme payeur et la certification des comptes 3

4 LE CONTEXTE EUROPÉEN 4

5 Missions fondamentales de la Communauté : Développement équilibré, croissance non inflationniste Emploi, protection sociale Convergence économique, relèvement du niveau de vie Cohésion économique et sociale, solidarité Moyens : Marché commun Union économique et monétaire Politiques et actions communes 5

6 Libre circulation des marchandises, des personnes, des services et des capitaux Politique commerciale commune (PAC) Politique agricole commune (PAC) Politique commune des transports Libre concurrence Coordination des politiques de lemploi Politique sociale Politique de lenvironnement Cohésion économique et sociale 6

7 Liées aux Actes du Conseil Conseil européen Conseil des Ministres de lAgriculture Comité des représentants permanents (COREPER) Comité spécial de lAgriculture (CSA) Commission de lAgriculture (COMAGRI) Comité économique et social (CES) Cour des Comptes européenne Liées aux Actes de la Commission Commissaire Direction générale de lAgriculture et du Développement rural (DGAGRI) Comités de « comitologie » Comités consultatifs ou groupe dexperts 7

8 8

9 LE CONTEXTE RÉGLEMENTAIRE 9

10 Articles 32 à 38 (ex 38 à ) Agriculture et commerce de produits agricoles « Produits du sol, de lélevage et de la pêcherie, ainsi que les produits de première transformation qui sont en rapport direct avec ces produits » Énumérés dans lannexe I du traité Établissement dune politique agricole commune Création des fonds agricoles Dispositions permettant au Conseil de déroger aux règles de concurrence Pas de discrimination entre producteurs ou consommateurs européens 10

11 La PAC a pour buts : Daccroître la productivité de lagriculture Dassurer un niveau de vie équitable à la population agricole De stabiliser les marchés De garantir la sécurité des approvisionnements Dassurer des prix raisonnables aux consommateurs 11

12 Formes : Règles communes en matière de concurrence Coordination obligatoire des diverses organisations nationales de marché Organisation européenne de marché Mesures : Réglementations des prix (critères communs, méthodes de calcul uniformes) et des quotas de production Subventions à la production et à la commercialisation des produits Systèmes de stockage et de report Mécanismes communs de stabilisation à limportation ou à lexportation 12

13 Cest aussi : Une coordination efficace dans les domaines de la formation professionnelle, de la recherche et de la vulgarisation agronomique (projets ou institutions financés en commun) Des actions communes pour le développement de la consommation de certains produits 13

14 COMMUNES COMMUNES Financement de la PAC Contrôles et protection des intérêts financiers Qualité Concurrence Assistance mutuelle Ressources génétiques Politique dinformation Produits hors annexe I Statistiques Recherche agricole Commercialisation Aides régionales Agri monétaire Aides alimentaires COMMUNES COMMUNES Financement de la PAC Contrôles et protection des intérêts financiers Qualité Concurrence Assistance mutuelle Ressources génétiques Politique dinformation Produits hors annexe I Statistiques Recherche agricole Commercialisation Aides régionales Agri monétaire Aides alimentaires Soutien du marché (1°Pilier) Soutien du marché (1°Pilier) OCM unique Paiements directs Autres aides directes Règles horizontales (intervention, importations et exportations, restitutions, promotion) Règles sectorielles Développement rural (2°Pilier) Développement rural (2°Pilier) Soutien du marché (1°Pilier) Soutien du marché (1°Pilier) OCM unique Paiements directs Autres aides directes Règles horizontales (intervention, importations et exportations, restitutions, promotion) Règles sectorielles Développement rural (2°Pilier) Développement rural (2°Pilier) 14

15 « Perspectives financières » et prévisions budgétaires de lUE pour la période structurées autour de : La croissance durable (croissance et emploi) Préservation et gestion des ressources naturelles (agriculture, pêche et environnement) Citoyenneté, liberté, sécurité et justice LUE en tant que partenaire mondial Administration plafond de recettes et de dépenses plafond de recettes et de dépenses 15

16 Institue 2 Fonds régis par des règles similaires pour le financement des 2 piliers : Un Fonds Européen Agricole de Garantie en abrégé FEAGA Un Fonds Européen Agricole pour le Développement Rural en abrégé FEADER FEAGA finance : Restitutions fixées pour lexportation des produits agricoles vers les pays tiers Interventions destinées à la régulation des marchés agricoles Paiements directs aux agriculteurs + Actions dinformation et de promotion FEADER finance : Intégralité des dépenses de développement rural 16

17 Le financement de la PAC est régi, à partir de 2007, par le R(CE) 1290/2005 Lexercice financier couvre la période allant du 16 octobre au 15 octobre de lannée suivante Le comité des Fonds agricoles : Composé des EM et de la COM Assure ladministration des Fonds Les organismes payeurs : Désignés sur le plan national par les EM Effectuent les dépenses 17

18 Les EM prennent les mesures nécessaires pour : Sassurer de la réalité et de la régularité des opérations financées par les Fonds Prévenir et poursuivre les irrégularités Récupérer les sommes perdues à la suite dirrégularités ou de négligences Mettre à disposition de la COM toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement des Fonds Faciliter les contrôles que la COM estimerait utile dentreprendre (y compris vérification sur place) Communiquer les dispositions législatives, réglementaires et administratives adoptées pour lapplication des actes communautaires 18

19 Les EM agréent les OP pour effectuer les dépenses Les EM agréent les organismes de coordination, chargés de : Centraliser les informations à mettre à disposition de la COM Promouvoir lapplication harmonisée des règles communautaires Les EM communiquent à la COM : La dénomination, le statut et lacte dagrément des OP Les conditions administratives, comptables et de contrôle interne dans lesquelles sont effectués les paiements 19

20 Pas de rapport hiérarchique Pas dinstructions mais des recommandations ! Conférences entre responsables OP et COM Seules les dépenses conformes sont remboursées Les irrégularités et négligences commises par les OP sont à charge de lEM Contentieux entre OP et bénéficiaires relèvent de la compétence de juges nationaux (compétences, délais, prescription, etc.) Indépendance des OP permet dassurer critères de gestion et de comptabilité 20

21 LES PRINCIPAUX ACTEURS DANS LA PAC EN BELGIQUE 21

22 Les organismes payeurs belges OP wallon, Direction générale de lAgriculture, des ressources naturelles et de lenvironnent (DGARNE) OP flamand, Agentschap voor Landbouw en Visserij (ALV) OP fédéral, Bureau dIntervention et de Restitution belge (BIRB) Bureau de coordination agricole (BCA) Cellule interrégionale et cellule fédérale (SPF Economie) Porte parole au CSA Porte parole au Comité 22

23 Experts régionaux Participation aux comités et groupes dexperts selon une répartition et un tour de rôle fixés 23

24 LES ORGANISMES PAYEURS : GÉNÉRALITÉS 24

25 Un organisme payeur est un organisme agréé par lEM qui offre suffisamment de garanties pour que (art. 6, R1290/2005) : Léligibilité des demandes et leur conformité avec les règles communautaires soient contrôlées avant lordonnancement du paiement Les paiements effectués soient comptabilisés de manière exacte et exhaustive Les contrôles prévus par la législation communautaire soient entrepris Les documents requis soient présentés dans les délais et sous la forme prévue par les règles communautaires Les documents soient accessibles et conservés de façon à garantir leur intégrité, leur validité et leur lisibilité dans le temps, y compris pour les documents électroniques au sens des règles communautaires 25

26 Dépôt des comptes annuels auprès de la COM Déclaration dassurance du responsable de lOP (renforcement de la chaîne de responsabilité pour les dépenses de la PAC) Certification concernant lintégralité, lexactitude et la véracité des comptes transmis 26

27 R (CE) n°885/2006 de la Commission du 21 juin 2006 portant modalités dapplication du R (CE) n°1290/2005 du Conseil, en ce qui concerne lagrément des organismes payeurs et autres entités ainsi que lapurement des comptes du FEAGA et du FEADER. 27

28 R (CE) n°883/2006 de la Commission du 21 juin 2006 portant modalités dapplication du R (CE) n°1290/2005 du Conseil, en ce qui concerne la tenue des comptes des organismes payeurs, les déclarations de dépenses et de recettes et les conditions de remboursement des dépenses dans le cadre du FEAGA et du FEADER ainsi que… R (CE) n°884/2006 de la Commission du 21 juin 2006 portant modalités dapplication du R (CE) n°1290/2005 du Conseil, en ce qui concerne le financement par le Fonds européen de garantie agricole (FEAGA) des mesures dintervention sous forme de stockage public et la comptabilisation des opérations de stockage public par les organismes payeurs des États membres 28

29 Présentation des demandes à lOP Contrôles administratifs et sur place Paiement de laide au bénéficiaire et communication du montant à la COM (déclarations des dépenses) Lorganisme de certification examine les comptes et les paiements et fait rapport à la COM (début de lexercice suivant), et lOP envoie ses comptes au plus tard pour le 31 janvier de lannée suivante Pour le 30 avril de lannée suivant lexercice concerné, la COM doit arrêter une décision dapurement comptable (= acceptation des comptes et des rapports daudit ou demande dinformations supplémentaires) La COM examine les paiements effectués et peut décider dexclure du financement des dépenses irrégulières (décision de conformité) 29

30 Apurement comptable Apurement des comptes des OP agrées sur base des informations communiquées Couvre lintégralité, lexactitude et la véracité des comptes annuels Sans préjudice des décisions prises au titre de lapurement de conformité Apurement de conformité Vérification de la réalité des opérations En cas de constat de non-conformité des dépenses par rapport aux règles communautaires, les montants sont retirés du financement par la COM (= décision de conformité ou décision « ad hoc ») Procédure contradictoire écrite (notifications, réponses, accord ou appel à lorgane de conciliation, recours à la Cour de Justice) 30

31 Toute irrégularité doit être déclarée à la COM Constat administratif ou judiciaire Délai de 4 (ou de 8) ans pour effectuer le recouvrement Si pas de recouvrement passé ce délai, les conséquences financières sont supportées à concurrence de 50% par lEM En cas de négligence de la part de lEM, les conséquences financières sont supportées à 100% par celui-ci 31

32 OP ET AGRÉMENT 32

33 Le règlement (CE) n° 1290/2005 (art. 6) : « Les OP … offrent suffisamment de garanties pour que : Léligibilité des demandes, la procédure dattribution des aides et leur conformité soient contrôlées avant lordonnancement du paiement Les paiements soient comptabilisés de manière exacte et exhaustive Les contrôles prévus soient entrepris Les documents requis soient présentés Les documents soient accessibles et conservés À lexception du paiement, lexécution de ces tâches peut être déléguée » 33

34 Le règlement (CE) n° 885/2006 (art. 1 et annexe I) : Agrément subordonnée à une structure administrative et un système de contrôle satisfaisant aux « conditions dagrément » Désignation dune autorité compétente Acte officiel dagrément à titre définitif ou provisoire Transmission des documents prescrit Communication COM au Comité de la liste des OP agrées 34

35 Pour chaque OP, lEM désigne une autorité compétente, au niveau ministériel, habilitée à octroyer et à retirer lagrément de lOP Pour lOP fédéral, cette autorité est le ministre qui a lagriculture dans ses attributions Lautorité compétente, par un acte officiel, octroie lagrément à lOP après examen des conditions dagrément Cet examen est effectué par un organisme indépendant Par signature de la proposition de ladministration compétente par le ministre qui a lagriculture dans ses compétences 35

36 Lautorité compétente exerce une supervision constante sur les OP (via certification) Tous les trois ans, lautorité compétente informe la COM des résultats de sa supervision Les EM assurent la communication immédiate à lautorité compétente de toute information pouvant laisser supposer quun OP ne remplit pas les conditions dagrément Si un OP agréé ne remplit plus une ou plusieurs conditions dagrément, ou présente des lacunes telles quelles compromettent sa capacité à exécuter ses tâches, lautorité compétente soumet lagrément à une phase de test et élabore un plan en cas de retrait de lagrément, lautorité compétente procède sans délai à lagrément dun autre OP 36

37 Structure organisationnelle – Fonctions Contrôles administratifs et contrôles sur place (montants conformes) Exécution des paiements (montants autorisés payés à layant droit) Enregistrement comptable des paiements (+ récapitulatifs périodiques des dépenses) + Claire répartition de lautorité et des responsabilités + Séparation des trois fonctions + Organigramme Normes en matière de ressources humaines Ressources humaines appropriées + compétences techniques nécessaires Répartition des tâches Compétences définies par écrit Formation du personnel + politique de rotation (ou à défaut supervision intense) Risques de conflit dintérêts écartés 37

38 Délégation Accord écrit (nature de linformation et des pièces justificatives, délais) OP responsable de la gestion efficace du fonds Compétences et obligations en ce qui concerne le contrôle et la vérification de la conformité avec les règles communautaires clairement définies Moyens efficaces pour garantir exercice des compétences Confirmation explicite de lexercice effectif des compétences + description des moyens utilisés Revue régulière des fonctions déléguées 38

39 Procédures dordonnancement des demandes Réception, enregistrement et traitement des demandes + documents à utiliser Check List détaillée des vérifications + revu par un membre de lencadrement Nombre suffisant de contrôles (doù réalité et régularité des opérations, irrégularités, récupération, certification, déclaration dassurance) Contrôles suffisants avant liquidation demande Rapport certifiant éligibilité des demandes approuvées Procédures garantissant documents enregistrés 39

40 Procédures de paiement Procédures pour paiements exclusivement sur comptes bancaires du demandeur ou de son cessionnaire Paiement par banquier OP dans délai 5 jours ouvrables à compter date dimputation FEAGA ou FEADER Procédures pour paiements non effectués (à créditer au profit des fonds) Pas de paiement au comptant Approbation de lordonnateur + garanties appropriées pour identité du signataire Procédures comptables Procédures comptables pour déclarations mensuelles, trimestrielles (dans le cas du FEADER) et annuelles complètes, exactes et établies en temps opportun (toute erreur ou omission décelée et corrigée) 40

41 Procédures relatives aux acomptes Paiements relatifs aux acomptes dans rubrique distincte Procédures relatives aux créances Système permettant de reconnaître tous les montants dus + grand livre des débiteurs inspecté à intervalles réguliers + mesures afin dencaisser les dettes échues Piste daudit Informations liées aux pièces justificatives demeurent disponibles dans les locaux de lOP 41

42 Communication Procédures nécessaires pour prendre en compte toute modification des règlements communautaires Mise à jour des instructions, des bases de données et des Check List Sécurité des systèmes dinformation Norme ISO 17799/BS 7799: Code of practice for Information Security Management (BS ISO/IEC 17799) – devenue ISO Mesures de sécurité adaptées à la structure administrative, au personnel et à lenvironnement technologique Efforts en matière financière et technologique proportionnels aux risques réels encourus 42

43 Suivi continu au travers des actions de contrôle interne Suivi des services techniques et des entités déléguées Amélioration des systèmes de contrôle Examen des informations suggérant des irrégularités suivi continu = activité opérationnelle ordinaire et de routine de lOP suivi continu = activité opérationnelle ordinaire et de routine de lOP Évaluations menées séparément par un service daudit interne Service daudit interne indépendant + relève directement de son directeur Audit interne vérifie procédures (suffisantes pour respect des règles communautaires, comptes exacts, complets et établis en temps opportun) + programme nexcédant pas cinq ans Audit conformément aux normes internationalement reconnues + comptes rendus, rapports et recommandations. 43

44 OP ET DÉLÉGATION 44

45 Le règlement (CE) n° 1290/2005 (art. 6): « Les OP … offrent suffisamment de garanties pour que : Léligibilité des demandes, la procédure dattribution des aides et leur conformité soient contrôlées avant lordonnancement du paiement Les paiements soient comptabilisés de manière exacte et exhaustive Les contrôles prévus soient entrepris Les documents requis soient présentés Les documents soient accessibles et conservés À lexception du paiement, lexécution de ces tâches peut être déléguée » Ligne directrice de la COM: La fonction de paiement fait référence au «paiement des aides communautaires». La partie communautaire de la subvention doit incomber à lorganisme payeur. Le versement de la subvention publique cofinancée par lEM peut être exécuté par lentité délégataire. 45

46 Le règlement (CE) n° 885/2006 (art. 1 et annexe I) : « Pour quune des tâches de lOP puisse être déléguée à une autre entité, il faut : Un accord écrit entre lOP et cette entité (spécifiant la nature de linformation et des pièces justificatives) Dans tous les cas, lOP demeure responsable de la gestion efficace du fonds concerné Les compétences et les obligations de lentité doivent être clairement définies LOP veille à ce que lentité dispose des moyens efficaces pour remplir sa mission Lentité confirme explicitement quelle exerce sa compétence et décrit ses moyens LOP passe en revue régulièrement les fonctions déléguées et vérifie que le travail est dun niveau satisfaisant et conforme aux règles communautaires » 46

47 Acte ou document par lequel deux ou plusieurs parties formalisent un accord et/ou ses modalités dapplication. Un protocole peut avoir notamment pour objet le transfert de compétences et/ou sa mise en œuvre entre deux parties, on parlera alors de protocole ou daccord de coopération. 47

48 De manière générale, il comprend : La description des parties en présence, Un exposé préalable reprenant la législation (Vu) ainsi quun exposé des motifs (Considérant que) motivant la conclusion du protocole La convention proprement dite, comprenant : Lobjet du protocole, par exemple, le transfert de compétences Les modalités dapplication Éventuellement, un exposé des sanctions en cas de non respect de la convention Date, lieu et signatures 48

49 Clôture annuelle et certificat annuel de confirmation (ou de conformité) Archivage et accès aux dossiers Audit interne OP Evaluation et adaptation du protocole Retrait de la délégation 49

50 OP ET CERTIFICATION 50

51 Le Règlement (CE) n° 1290/2005 (art. 7) : « Lorganisme de certification est une entité de droit public ou privé désignée par lÉtat membre en vue de certifier les comptes de lorganisme payeur agréé quant à leur véracité, leur intégralité et leur exactitude, en prenant en compte le système de gestion et de contrôle mis en place. » 51

52 Le Règlement (CE) n° 885/2006 (art. 5) : Organisme indépendant au plan opérationnel de lOP et de lOC Application des normes daudit internationalement reconnues Etablissement dun certificat Etablissement dun rapport de ses constatations sur : –Le respect des conditions dagrément –Des procédures suffisantes pour déclarer, avec un degré raisonnable de fiabilité, des dépenses avec respect de la réglementation communautaire –La conformité des comptes annuels –La véracité, lintégralité et lexactitude des déclarations relatives aux dépenses et opérations dintervention –La protection des intérêts financier de la Communauté Etablissement dun rapport de ses constatations accompagné de : –Renseignements sur laudit interne –Un avis sur la DAS 52

53 Lorganisme de certification est une entité de droit public ou privé désignée par EM en vue de certifier les comptes de OP agréé quant à leur véracité, à leur intégralité et à leur exactitude, en tenant compte du système de gestion et de contrôle mis en place Lorganisme de certification établit un certificat (une attestation) indiquant sil a obtenu des assurances raisonnables sur la véracité, lintégralité et lexactitude des comptes et sur le bon fonctionnement des procédures de contrôle interne, ainsi quun rapport sur ses conclusions 53

54 Les procédures à contrôler Ordonnancement Exécution des paiements Enregistrement comptable Acomptes et les garanties Gestion des créances Les éléments de lagrément à contrôler Structure organisationnelle Ressources humaines Tâches déléguées Activités de contrôle CommunicationInformatique Suivi continu Audit interne 54

55 Evaluation des conditions dagrément au moyen de 6 matrices en fonction du régime et du système de gestion Notes : (1)violation évidente de la condition dagrément ou graves déficiences [cette gravité étant telle que lorganisme payeur ne saurait accomplir ses tâches] (2)mauvais [autres déficiences qui nentrent pas sous (1), mais qui devraient faire lobjet dun suivi] (3) adéquat (problèmes mineurs relevés mais possibilité damélioration) (4) bon (5) meilleure pratique Evaluation globale en fonction des notes dans chacune des matrices 55 MATRICES

56 Tenue dun livre des débiteurs Pour assurer le suivi des montants impayés, une bonne pratique consiste à tenir un seul livre, qui est mis à jour sur la base des informations transmises par les services compétents Le livre des débiteurs doit donner un aperçu de lâge des créances et des perspectives de recouvrement et permettre à lorganisme payeur de compléter lannexe III du Règlement (CE) n° 885/2006 Montants à recouvrer Paiement par le débiteur suite à la mise en demeure Montants faisant lobjet dune procédure administrative Montants faisant lobjet dune procédure juridique Montants dont le recouvrement est improbable (impossibilité de recouvrement) 56


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