EXPERIENCES DE PASSATION DE MARCHES AU BENIN -DU PAGER AU PADER- PRESENTE PAR INOUSSA Mamoudou S.

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1 EXPERIENCES DE PASSATION DE MARCHES AU BENIN -DU PAGER AU PADER- PRESENTE PAR INOUSSA Mamoudou S.

2 COMMENTAIRES INTRODUCTIFS DANS TOUTE ORGANISATION, LA PASSATION DE MARCHES EST UNE DES ACTIVITES QUI INFLUENT ENORMEMENT SUR LES PERFORMANCES. LES ETAPES A PARCOURRIR POUR ARRIVER A CONCLURE UN MARCHE SONT TELLES QUIL FAUT COMPTER DANS LE MEILLEUR DES CAS ENTRE TROIS A DIX MOIS

3 COMMENTAIRES INTRODUCTIFS (suite) EN ABSENCE DUNE BONNE ORGANISATION ET UNE BONNE ANTICIPATION DES ACTIONS, PLUS LA LISTE DES MARCHES A EXECUTER EST LONGUE MOINS BONNES SONT LES PERFORMANCES REALISEES. DE CE BREF COMMENTAIRE RESSORT LES MOTS CLES –ORGANISATION ET ANTICIPATION

4 COMMENTAIRES INTRODUCTIFS AUSSI LE PLAN DE NOTRE PRESENTATION VA SAPPUYER SUR LES DEUX EXPRESSIONS ORGANISATION dans lélaboration du PPM et ANTICIPATION dans sa mise en œuvre.

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6 1.1 LA CONNAISSANCE PARFAITE DE CERTAINS DOCUMENTS 1.2 LA MAÎTRISE DE CERTAINS PROCESSUS ET LEURS DIFFERENTES ETAPES 1.3 LA PRODUCTION DANS LES DELAIS DE CERTAINS OUTILS DE TRAVAIL (NOTAMMENT LE PTBA ET SES ANNEXES)

7 CES DOCUMENTS SONT LE RAPPORT DE PREEVALUATION (RPE). LACCORD DE FINANCEMENT (PRÊT OU DON) SURTOUT LES ANNEXES RELATIVES A LANNEXE 2 (AFFECTATION DES RESSOURCES) et A LANNEXE 4 (PASSATION DE MARCHES) LES DIRECTIVES DU FIDA EN MATIERES DE PASSATION DE MARCHES (une bonne documentation existe pour ça).

8 CES DOCUMENTS SONT (Suite et fin) LES TEXTES REGLEMENTAIRES EN PASSATION DE MARCHES EN VIGUEUR DANS LE PAYS EMPRUNTEUR (1 er BENEFICIARE du Financement).

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10 IL SAGIT DE PROCESSUS DELABORATION DU PTBA (de la collecte des données de base à son approbation finale soit fin octobre au plus tard) ; PROCESSUS DELABORATION D1 PPM (les activités- évaluation des coûts-les modes de passation-les revues-le timing dexécution etc….);

11 IL SAGIT DE (suite) LE PROCESSUS DUN MARCHE SELON QUIL SAGIT DUN SERVICE OU DE TRAVAUX ET FOURNITURES (DE LA PREPARATION DE DAO OU DP JUSQUÀ LEXECUTION DU CONTRAT SIGNE)

12 LA PRODUCTION A TEMPS DE CERTAINS OUTILS DE TRAVAIL IL SAGIT ESSENTIELLEMENT DU PTBA ET SES ANNEXES NOTAMMENT: Le plan de formation Le plan de lassistance technique Le plan de passation de marchés Le plan de financement Le plan de décaissement

13 II POUR CE QUI NOUS CONCERNE DEUX ACTIONS A NOTER ELABORATION DU PPM QUI DOIT COUVRIR 18 MOIS LA MISE EN OUEVRE DU PPM

14 II.1 ELABORATION DU PPM DISPOSER D1 PTBA VALIDE MAITRÎSER LACCORD DE PRÊT OU DE FINANCEMENT (annexes 2 et 4 surtout) MAITRÎSER LE CODE DE MARCHES DU PAYS POUR LES COÛTS DES MARCHES A EXECUTER, +EURS SOURCES DINFORMATIONS (par exemple LES EXPERIENCES ACQUISES-LE COSTAB ET LES REPERTOIRES DE PRIX Si disponible )

15 ELABORATION DU PPM (suite) POUR LES FORMATIONS PAR EXEMPLE, LES HONORAIRES DES FORMATEURS REPRESENTENT GENERALEMENT LES 30% DU BUDGET GLOBAL (expériences béninoises) APRES LE 1 ER MONTAGE du PPM, ECHANGER EN UNE JOURNEE AVEC LES RESPONSABLES DE COMPOSANTES POUR DES REGLAGES EVENTUELS

16 ELABORATION DU PPM (suite) UNE FOIS LE MONTAGE TERMINE, PREVOIR UNE LIGNE EN DESSOUS DE CHAQUE MARCHE POUR SON SUIVI NOTER QUE LE PPM DOIT ÊTRE ACTUALISE ET ENVOYER AU FIDA AU MOINS DEUX FOIS LAN ET DE PREFERENCE AVANT LARRIVEE DES MISSIONS DE SUPERVISION

17 II.2 MISE EN ŒUVRE DU PPM DISPOSER DE DOSSIERS TYPES DAPPEL A CANDIDATURE (DAO ET Demande de Proposition) PREPARER EN ATELIER de trois à cinq jours TOUS LES MARCHES A EXECUTER AU COURS DE LANNEE (JANV-FEVRIER) LANCER DE FAÇON GROUPEE ET DÈS LES 1 ère SEMAINES TOUS LES MARCHES DONT LES SEUILS RELEVENT DES COMPETENCES DU PROJET APRES ANO DU FIDA SI APPLICABLE

18 II.2 MISE EN ŒUVRE DU PPM (suite) SOUMETTRE SIMULTANÉMENT AU FIDA DES LES 1 ère SEMAINES POUR ANO ET A LORGANE DE COMPETENCE NATIONALE POUR BON A LANCER, TOUS LES MARCHES DONT LES SEUILS DEPASSENT LES COMPETENCES DU PROJET

19 II.2 MISE EN ŒUVRE DU PPM (suite) LANCER ENSUITE LES MARCHES EN RESPECTANT LES PROCEDURES REQUISES A SAVOIR Publicité- délai etc.…….. FAIRE EN COMMISSION, LES DEPOUILLEMENTS DANS LE RESPECT DE TRANSPARENCE ET DES REGLES CONTENUES DANS LES DOSSIERS DAPPEL A COMPETIR POUR EVITER DÊTRE ATTAQUE PAR LES SOUMISSIONNAIRES QUI PENSENT ÊTRE LESES (OUVERTURE DES PLIS DEVANT LES SOUMISSIONNAIRES PAR EXEMPLE)

20 II.2 MISE EN ŒUVRE DU PPM (suite) SOUMETTRE LES RESULTATS AU FIDA POUR ANO EN RESPECTANT LES DEUX ETAPES POUR LES CONSULANTS (TECHNIQUE dAbord et FINANCIERE ensuite) ALORS QUE POUR LES TRAVAUX ET FOURNITURES LE COMPTE RENDU EST EN UNE SEULE ÉTAPE. IL FAUT NOTER QUIL EST POSSIBLE DENTRER EN NEGOCIATION AVEC LE PRESTATAIRE RETENU MAIS SUR LES POINTS SUIVANTS:

21 II.2 MISE EN ŒUVRE DU PPM (suite) Des réglages sur les TDR Le chronogramme Le montant aussi à la baisse à condition que cette diminution naffecte négativement les résultats escomptés. Sachez aussi quà cette étape, le prestataire peut opposer un refus.

22 EXECUTION DU CONTRAT ( FAIT PARTIE DE LA MISE EN ŒUVRE mais mérite une attention particulière ) VEUILLER A TRANSMETTRE AU FIDA POUR ANO AVANT 1 ER DECAISSEMENT, LE PROJET DE CONTRAT ET LE CONTRAT SIGNE APRES FORMALITES ADMINISTRATIVES (si applicable) SUIVRE LEXECUTION DU CONTRAT POUR FACILITER LE PAIEMENT OU LE REMBOURSEMENT PAR LE FIDA

23 CONCLUSIONS TOUT MARCHE, UNE FOIS LE PROCESSUS BOUCLE, DEVRA FAIRE LOBJET DUN CONTRAT OU CONVENTION. CES DOCUMENTS DOIVENT ÊTRE REALISES DANS LA PLUS GRANDE RIGUEUR POUR EVITER DES DERAPAGES ET DES LITIGES INUTILES CAR LES REPROCHES FAITES SOUVENT AUX PROJETS SONT:

24 DE FAÇON GENERALE RETARD DANS LEXÉCUTION DES ACTIONS PROGRAMMÉES DÛ A : – FAIBLESSE DES CAPACITÉS – MANQUE DE TRANSPARENCE – NON RESPECT DES PROCÉDURES MAUVAISE QUALITÉ DES SERVICES RENDUS COÛTS ELEVÉS MAUVAISE UTILISATION DES RESSOURCES FINANCIÈRES DISPONIBLES NON ATTEINTE DES OBJECTIFS DU PROJET

25 AUSSI EST-IL POSSIBLE DAVOIR LES SITUATIONS SUIVANTES Passation non-conforme aux Directives (Irrégularité de la procédure) Le FIDA peut déclarer une procédure non-conforme, et annuler la fraction du prêt affectée aux services qui ont été obtenus en contreventions des procédures convenues, et ceci, même si le marché a été attribué avec un ANO.

26 AUSSI EST-IL POSSIBLE DAVOIR LES SITUATIONS SUIVANTES (Suite) Le FIDA peut déclarer non-conforme un marché sil estime que lANO a été émis sur la base dinformations incomplètes, inexactes ou trompeuses fournies par le projet ou si les termes et conditions du marché ont été modifiés sans son approbation préalable.

27 CHACUN DOIT DONC COMPRENDRE SON RÔLE ET SEN TENIR A CELUI-CI AVEC UN PROFESSIONNALISME AVERE AINSI, SI : LE PROJET est seul responsable des marchés (sous légide de lemprunteur principal) et quil a pour rôle de: Planifier / Coordonner Préparer les dossiers dappel à concurrence Lancer les appels à concurrence Recevoir et évaluer les offres Attribuer les marchés Superviser lexécution du contrat

28 CHACUN DOIT DONC COMPRENDRE SON RÔLE ET SEN TENIR A CELUI-CI AVEC UN PROFESSIONNALISME AVERE (Suite) LE FIDA QUANT A LUI a une responsabilité fiduciaire et: Sassure de ladéquation des résultats par rapport aux objectifs du projet Sassure du respect des procédures (revue à priori et à postériori / et sappuie sur lopinion des auditeurs pour agir)