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Formation 2009 Entretiens Professionnels Individuels un rendez-vous désormais habituel.

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1 Formation 2009 Entretiens Professionnels Individuels un rendez-vous désormais habituel

2 Au-delà du cadre réglementaire….

3 Quelques Précisions Concernant lappellation et la périodicité des entretiens Historique: textes de > entretiens dévaluation qui devaient être individuels UPCAM > Entretien individuels dévaluation de lactivité Derniers textes : Loi du 2 février 2007 décret du 17 septembre 2007 décret octobre 2007 arrêté du 10 avril 2008 paru au JO du 14 mai Entretien professionnel individuel (EPI) complété par lentretien de formation chaque année scolaire à titre expérimental

4 … un changement de culture managériale Au-delà du cadre réglementaire….

5 Le contexte managérial managérial Objectifs politiques : Orientations ministérielles Objectifs institutionnels de lEtablissement Objectifs de direction : Objectifs généraux Objectifs des composantes Objectifs des services Objectifs d équipes Objectifs individuels Cascade hiérarchique et remontée un système cohérent Culture dautoévaluation Déclinaison des objectifs Via les projets de service réalisations agents réalisations équipes réalisations services réalisations composantes réalisations Etablissement Remontée via les entretiens professionnels

6 … un changement de culture managériale Au-delà du cadre réglementaire…. Au cœur duquel se situe lentretien professionnel

7 Dispositif de formation Conférence ateliers thématiques : Dialogue – relation managériale Objectifs : définition/évaluation

8 déroulement de la matinée Introduction Vidéo : une approche caricaturale de lentretien professionnel individuel (½ heure) Commentaires et apports techniques : 1 h 30 Questions /réponses : ½ heure

9 Place à la vidéo

10 Tirer les enseignements de cette vidéo

11 Lentretien professionnel individuel : les dérives illustrées par la vidéo 1) Les « dérives » du cadre Non disponibilité au moment de lentretien Pas de respect de lheure fixée pour lentretien Entretien pris sur le temps de repos Aucun confort pour discuter Se laisser perturber par le téléphone Ne pas créer un bon climat de dialogue Appréhension Manque de préparation de lentretien Etre trop critique Parler beaucoup plus que son collaborateur Etre centré sur soi Problème de distance affective Définition des objectifs bâclée Source Helvepro formation 2008

12 Pour un bon entretien, pas de téléphone ! Source Helvepro formation 2008

13 Lentretien professionnel individuel : les dérives illustrées par la vidéo 1) Les « dérives » de la secrétaire Source Helvepro formation 2008 Appréhension Manque de préparation de lentretien Ne se défend pas, se laisse déstabiliser, attitude de soumission

14 Bon sang, cest lheure de lentretien de Sylvie ! Sur que je vais me faire casser ! Lentretien professionnel individuel : souvent une appréhension réciproque Source Helvepro formation 2008

15 Accueil Bilan et analyse du travail accompli Détermination des objectifs Perspectives professionnelles Compte rendu Structure de lentretien professionnel individuel : 5 étapes à respecter

16 Laccueil du collaborateur Réserver une durée suffisante pour pouvoir instaurer un véritable échange (3/4 dheure minimum). Le lieu doit être choisi en terrain « neutre ». Le bureau du responsable n'est pas l'endroit idéal. Le mieux est de choisir une pièce calme où lon pourra se rendre ensembles et où lon sera d'égal à égal. Ce lieu doit être « protégé » contre les intrusions dautres personnes, qui arrivent toujours au mauvais moment dans la conversation Le face à face nest pas toujours la meilleure solution ; mieux vaut, parfois, privilégier un positionnement autour dune table ronde. Etape 1 Source Helvepro formation 2008

17 Un principe de base : respecter lheure fixée pour lentretien ! Source Helvepro formation 2008

18 La disponibilité Non disponibilité environnement professionnel Le poids du travail à faire, qui peut se combiner à une incompréhension de lintérêt de lentretien Contexte Changement, peurs et interrogations état personnel Physique, mental, émotionnel

19 Créer un bon climat déchange Les peurs à combattre Critique : peur que lentretien soit un ensemble de critiques négatives Fiche : peur dêtre fiché, étiqueté Vérité : peur que le chef ne dise pas toute la vérité et que la réalité soit pire que ce quil dit Un démarrage en douceur Il est souhaitable de ne pas aborder lentretien par un sujet trop impliquant pour lintéressé, de façon à favoriser son expression, un climat de confiance et de dialogue Pour éviter toute ambigüité, rappeler dès le début : Les objectifs de lentretien Sa durée Le découpage en séquences Le rôle du support, qui doit être vécu comme un guide déchange La place de lentretien dans le management et le suivi qui lui sera donné Source Helvepro formation 2008

20 Bilan et analyse du travail accompli Etape 2 Dans cette étape sont abordés les points suivants : Le poste et la fiche de poste Missions et activités Les objectifs de la période écoulée

21 1) Un constat décart Ce qui est attendu ce qui est réalisé Le bilan

22 Prévu Réalisé objectifs peu clairs causes externes: environnement, organisation,moyens, temps… Insuffisance des compétences manque de motivation % responsable % externes % collaborateur CAUSES RESPONSABILITES 2) Une recherche de compréhension causes et responsabilités Le bilan Dialoguer sereinement pour un bon diagnostic

23 Lentretien professionnel : un partage de vision Le dialogue

24 Une écoute de qualité Source : Revue Management – Evaluez vos collaborateurs pour bien manager – Editions ESF

25 Impact sur le dialogue des attitudes du responsable Attitudes séquentielles : réponse donnée spontanément face à une situation déterminée, à un moment précis. Attitudes globales : elles correspondent à une façon dêtre globale, à un comportement habituel de la personne que lon peut assimiler à son style de management Source Helvepro formation 2008

26 Ce qui peut faciliter le dialogue Laisser à lautre du temps pour élaborer sa pensée, ne pas reprendre la parole trop vite. Attention à nos propos : proscrire tout ce qui peut être violent, méchant, méprisant… Etre précis dans les propos ; éviter tout ce qui pourrait être confus, sujet à interprétation… Ne pas faire de la lecture de pensée ; vérifier si lon a compris le message de lautre. Renoncer à comprendre cest dévaloriser son message, qui était peut être important. Cest la porte ouverte à un conflit. Voir ce qui se cache derrière une question : préoccupation, désir… Etre parfaitement clair dans lélocution Source Helvepro formation 2008

27 Le bilan étape primordiale de lentretien Source Helvepro formation 2008 Argumentaire pour lévaluation de la valeur professionnelle (ASU et BU) Définition des objectifs perspectives professionnelles et analyse des besoins en formation Il est la base indispensable à toute la suite de lentretien :

28 La valeur professionnelle Ne concerne que les filières ASU et BU Représente une évaluation selon des critères sélectionnés dans une liste de critères institutionnels Les critères retenus doivent être cohérents avec la mission de lagent et les objectifs retenus pour la période écoulée. Cette évaluation découle logiquement du bilan qui lui fournit son argumentaire Elle peut être différée à la fin de lentretien voire après.

29 Définition des orientations pour la période à venir Etape 3

30 Les objectifs individuels découlent des objectifs du service Rappel : Objectifs des services Objectifs d équipes Objectifs individuels

31 Pourquoi fixer des objectifs OBJECTIFS NEGOCIES ET PARTAGES Résultats concrets Priorités daction du poste Relations claires Un sens au travail Notion dobjectif

32 Notion dobjectifs : définir un objectif Etat Actuel Etat Souhaité Souhait Description : Quest-ce qui est souhaité ? -> les caractéristiques Par qui ? (Institution, chef, pairs, étudiants, partenaires ) Indicateurs : Comment vérifier que cet état est atteint ? Délais: Quand ? Démarche, Moyens : Comment : De quel façon ? Avec quelles ressources ? Objectifobjectifsobjectifs Définir un objectif

33 Notion dobjectifs : formulation en termes positifs de résultats à atteindre avec des verbes daction assorti dune échéance et dun délai en termes explicites facile à comprendreobjectifsobjectifs Formulation dun objectif

34 Notion dobjectifs : caractéristiques Réaliste et réalisable Stimulant Ne dépendant que de celui ou ceux qui doivent le réaliser Un résultat vérifiable Limité dans le temps Assorti de moyens En cohérence avec le systèmeobjectifsobjectifs caractéristiques dun objectif

35 Expression des souhaits: Évolution des activités, mobilité géographique et/ou professionnelle Exploration des besoins en formation Communication des droits à DIF et observations du responsable Perspectives professionnelles et formation Etape 4 Application du décret du 15 oct sur lentretien de formation

36 Un support de fonctionnement Rédaction au fil de lentretien Accord sur les formulations Un document administratif Communication par le responsable Droit de recours Etape 5 Le compte-rendu

37 Au-delà du compte-rendu Intérêt de lentretien

38 Apports dun entretien bien préparé et bien mené 1) pour lagent Clarifier ce que linstitution attend : fonction et résultats Avoir un temps déchange privilégié avec sa hiérarchie Avoir le retour du «comment on est perçu» Valoriser son travail et être valorisé par sa contribution aux résultats du service Connaître ses forces pour mieux les exploiter, ses points faibles pour les travailler Définir des objectifs concrets pour orienter laction et le progrès Exprimer ses besoins de formation Faire reconnaître et prendre en compte ses efforts, ses réussites et/ou difficultés Exprimer ses aspirations et son projet pro­fessionnel ainsi que ses souhaits de mobilité professionnelle et/ou géographique

39 Apports dun entretien bien préparé et bien mené 2) pour le manager Disposer dun moment privilégié pour faire le point et échanger Réactualiser la fonction Mieux connaître ses collaborateurs Localiser les potentiels et connaître les perspectives dévolution de chacun Faciliter lanimation de léquipe et le ma­nagement des personnes Améliorer lefficacité de lunité et de lorganisation Contractualiser avec chacun des objectifs Évaluer les besoins en formation Connaître les perspectives dévolution de chacun Se situer clairement en tant quaide et conseil pour chacun de ses collaborateurs.

40 Apports dun entretien bien préparé et bien mené 3) pour lUniversité Permettre la remontée de besoins damélioration du fonctionnement Mettre en place un dispositif simple de détermination dobjectifs collectifs (objectifs de service) et piloter les différents projets des services Promouvoir de façon plus pertinente les agents les plus appropriés aux exigences des postes à pourvoir Disposer de besoins de formation des agents afin dorienter les plans de formation

41 En résumé

42 FINALITE Bilan du travail accompli de N du point de vue des deux partenaires en terme de satisfactions et dinsatisfactions Analyse des insatisfactions et recherche de solutions Préparation de lavenir: objectifs, formation et projets professionnels CONTENU Moment privilégié Amorcer ou renforcer un dialogue constructif et réfléchi Entre chaque responsable (N+1)et chacun de ses collaborateurs(N) En vue de permettre aux agents de progresser sur le plan professionnel et contribuer à latteinte des objectifs de léquipe L Entretien Professionnel Individuel

43 Le supérieur : situe lactivité du collaborateur dans lensemble de son équipe prépare un bilan des résultats obtenus par le collaborateur durant la période écoulée, Précise ses attentes Prépare les conditions de la rencontre La préparation Avant lentretien La rencontre Le collaborateur : examine son activité durant la période écoulée, ses réussites/ses difficultés examine sa situation actuelle, précise ses attentes, ses projets professionnels

44 Introduction Accueil Rappel de lobjectif de lentretien Information sur le processus Indication du temps disponible Recherche dune «longueur donde » commune LA REALISATION DES DECISIONS Le supérieur : -sassure régulièrement que le collaborateur peut atteindre ses objectifs Le collaborateur : -examine le chemin parcouru pour atteindre les objectifs fixés, -il contrôle les moyens dont il dispose -Il doit se sentir libre de retravailler les objectifs ou les moyens avec son supérieur EVALUATION INTERMEDIAIRE Après lentretien

45 A retenir

46 Lentretien professionnel individuel 1) Se prépare 2) Cest une relation, un échange, de la communication 3) Chacun peut et doit être force de proposition 4) A un contenu : lactivité du subordonné 5) Cest une méthode avec des étapes à respecter 6) Doit déboucher sur une vision claire et partagée de lactivité du subordonné 7) Et aussi sur une synthèse des points daccord et de désaccord 8) Doit donner au subordonné une vision plus claire et davantage de sens à son travail à venir 9) Le Compte-rendu constitue une feuille de route à laquelle il y a lieu de se référer régulièrement Source Helvepro formation 2008

47 Merci de votre attention


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