Entretiens Professionnels Individuels

Présentation au sujet: "Entretiens Professionnels Individuels"— Transcription de la présentation:

1 Entretiens Professionnels Individuels
30/03/2017 Formation 2009 Entretiens Professionnels Individuels un rendez-vous désormais habituel

2 Au-delà du cadre réglementaire….
30/03/2017 Au-delà du cadre réglementaire….

3 30/03/2017 Quelques Précisions Concernant l’appellation et la périodicité des entretiens Historique: textes de 2005 -> entretiens d’évaluation qui devaient être individuels UPCAM > Entretien individuels d’évaluation de l’activité (annualisation expérimentale) Derniers textes : Loi du 2 février 2007 décret du 17 septembre 2007 décret octobre 2007 arrêté du 10 avril 2008 paru au JO du 14 mai Entretien de formation Entretien professionnel individuel (EPI) complété par l’entretien de formation chaque année scolaire à titre expérimental

4 Au-delà du cadre réglementaire….
30/03/2017 Au-delà du cadre réglementaire…. … un changement de culture managériale

5 Cascade hiérarchique et remontée un système cohérent
30/03/2017 Le contexte managérial Cascade hiérarchique et remontée un système cohérent Culture d’autoévaluation Objectifs de progrès au niveau global Objectifs politiques : Orientations ministérielles Objectifs institutionnels de l’Etablissement Objectifs de direction : Objectifs généraux Objectifs des composantes Objectifs des services Objectifs d ’équipes Objectifs individuels réalisations Etablissement Compilation, globalisation Déclinaison des objectifs Via les projets de service réalisations composantes réalisations services Remontée via les entretiens professionnels réalisations équipes réalisations agents

6 Au-delà du cadre réglementaire….
30/03/2017 Au-delà du cadre réglementaire…. … un changement de culture managériale Au cœur duquel se situe l’entretien professionnel

7 Dispositif de formation
30/03/2017 Dispositif de formation Conférence ateliers thématiques : Dialogue – relation managériale Objectifs : définition/évaluation

8 déroulement de la matinée
30/03/2017 déroulement de la matinée ♦ Introduction ♦ Vidéo : une approche caricaturale de l’entretien professionnel individuel (½ heure) ♦ Commentaires et apports techniques : 1 h 30 ♦ Questions /réponses : ½ heure

9 30/03/2017 Place à la vidéo

10 Tirer les enseignements de cette vidéo
30/03/2017 Tirer les enseignements de cette vidéo

11 Définition des objectifs bâclée
30/03/2017 L’entretien professionnel individuel : les dérives illustrées par la vidéo 1) Les « dérives » du cadre Appréhension Manque de préparation de l’entretien Etre trop critique Parler beaucoup plus que son collaborateur  Etre centré sur soi Problème de distance affective Définition des objectifs bâclée Non disponibilité au moment de l’entretien Pas de respect de l’heure fixée pour l’entretien Entretien pris sur le temps de repos Aucun confort pour discuter Se laisser perturber par le téléphone Ne pas créer un bon climat de dialogue Source Helvepro formation 2008

12 Pour un bon entretien, pas de téléphone !
30/03/2017 Pour un bon entretien, pas de téléphone ! Source Helvepro formation 2008

13 Manque de préparation de l’entretien
30/03/2017 L’entretien professionnel individuel : les dérives illustrées par la vidéo 1) Les « dérives » de la secrétaire Appréhension Manque de préparation de l’entretien Ne se défend pas, se laisse déstabiliser, attitude de soumission Source Helvepro formation 2008

14 L’entretien professionnel individuel :
30/03/2017 L’entretien professionnel individuel : souvent une appréhension réciproque Bon sang, c’est l’heure de l’entretien de Sylvie ! Sur que je vais me faire casser ! Source Helvepro formation 2008

15 Bilan et analyse du travail accompli Détermination des objectifs
30/03/2017 Structure de l’entretien professionnel individuel : 5 étapes à respecter Accueil Bilan et analyse du travail accompli Détermination des objectifs Perspectives professionnelles Compte rendu

16 L’accueil du collaborateur
30/03/2017 L’accueil du collaborateur Etape 1 Réserver une durée suffisante pour pouvoir instaurer un véritable échange (3/4 d’heure minimum). Le lieu doit être choisi en terrain « neutre ». Le bureau du responsable n'est pas l'endroit idéal. Le mieux est de choisir une pièce calme où l’on pourra se rendre ensembles et où l’on sera d'égal à égal. Ce lieu doit être « protégé » contre les intrusions d’autres personnes, qui arrivent toujours au mauvais moment dans la conversation Le face à face n’est pas toujours la meilleure solution ; mieux vaut, parfois, privilégier un positionnement autour d’une table ronde. Source Helvepro formation 2008

17 Un principe de base : respecter l’heure fixée pour l’entretien !
30/03/2017 Un principe de base : respecter l’heure fixée pour l’entretien ! Source Helvepro formation 2008

18 La disponibilité Non disponibilité environnement professionnel
30/03/2017 La disponibilité environnement professionnel Le poids du travail à faire, qui peut se combiner à une incompréhension de l’intérêt de l’entretien Contexte Changement, peurs et interrogations Non disponibilité état personnel Physique, mental, émotionnel

19 Créer un bon climat d’échange
30/03/2017 Créer un bon climat d’échange Les peurs à combattre Critique : peur que l’entretien soit un ensemble de critiques négatives Fiche : peur d’être fiché, étiqueté Vérité : peur que le chef ne dise pas toute la vérité et que la réalité soit pire que ce qu’il dit Un démarrage en douceur Il est souhaitable de ne pas aborder l’entretien par un sujet trop impliquant pour l’intéressé, de façon à favoriser son expression, un climat de confiance et de dialogue Pour éviter toute ambigüité, rappeler dès le début : Les objectifs de l’entretien Sa durée Le découpage en séquences Le rôle du support, qui doit être vécu comme un guide d’échange La place de l’entretien dans le management et le suivi qui lui sera donné Source Helvepro formation 2008

20 Bilan et analyse du travail accompli
30/03/2017 Etape 2 Bilan et analyse du travail accompli Dans cette étape sont abordés les points suivants : Le poste et la fiche de poste Missions et activités Les objectifs de la période écoulée 20

21 Ce qui est attendu ce qui est réalisé
30/03/2017 Le bilan 1) Un constat d’écart Ce qui est attendu ce qui est réalisé

22 Dialoguer sereinement pour un bon diagnostic
30/03/2017 Le bilan 2) Une recherche de compréhension causes et responsabilités Prévu Réalisé CAUSES objectifs peu clairs causes externes: environnement, organisation,moyens, temps… Insuffisance des compétences manque de motivation RESPONSABILITES % externes % responsable % collaborateur Dialoguer sereinement pour un bon diagnostic

23 L’entretien professionnel :
30/03/2017 Le dialogue L’entretien professionnel : un partage de vision 23

24 Une écoute de qualité 30/03/2017
Source : Revue Management – Evaluez vos collaborateurs pour bien manager – Editions ESF

25 Impact sur le dialogue des attitudes du responsable
30/03/2017 Impact sur le dialogue des attitudes du responsable Attitudes séquentielles : réponse donnée spontanément face à une situation déterminée, à un moment précis. Attitudes globales : elles correspondent à une façon d’être globale, à un comportement habituel de la personne que l’on peut assimiler à son style de management Source Helvepro formation 2008 25

26 Ce qui peut faciliter le dialogue
30/03/2017 Ce qui peut faciliter le dialogue Laisser à l’autre du temps pour élaborer sa pensée, ne pas reprendre la parole trop vite. Attention à nos propos : proscrire tout ce qui peut être violent, méchant, méprisant… Etre précis dans les propos ; éviter tout ce qui pourrait être confus, sujet à interprétation… Ne pas faire de la lecture de pensée ; vérifier si l’on a compris le message de l’autre. Renoncer à comprendre c’est dévaloriser son message, qui était peut être important. C’est la porte ouverte à un conflit. Voir ce qui se cache derrière une question : préoccupation, désir… Etre parfaitement clair dans l’élocution Source Helvepro formation 2008

27 Il est la base indispensable à toute la suite de l’entretien :
30/03/2017 Le bilan étape primordiale de l’entretien Il est la base indispensable à toute la suite de l’entretien : Argumentaire pour l’évaluation de la valeur professionnelle (ASU et BU) Définition des objectifs perspectives professionnelles et analyse des besoins en formation Source Helvepro formation 2008 27

28 La valeur professionnelle
30/03/2017 La valeur professionnelle Ne concerne que les filières ASU et BU Représente une évaluation selon des critères sélectionnés dans une liste de critères institutionnels Les critères retenus doivent être cohérents avec la mission de l’agent et les objectifs retenus pour la période écoulée. Cette évaluation découle logiquement du bilan qui lui fournit son argumentaire Elle peut être différée à la fin de l’entretien voire après. 28

29 Définition des orientations
30/03/2017 Etape 3 Définition des orientations pour la période à venir 29

30 Les objectifs individuels découlent des objectifs du service
30/03/2017 Les objectifs individuels découlent des objectifs du service Rappel : Objectifs des services Objectifs d ’équipes Objectifs individuels

31 Notion d’objectif Pourquoi fixer des objectifs OBJECTIFS
30/03/2017 Notion d’objectif Pourquoi fixer des objectifs OBJECTIFS NEGOCIES ET PARTAGES Résultats concrets Priorités d’action du poste Relations claires Un sens au travail

32 Notion d’objectifs : définir un objectif
30/03/2017 Notion d’objectifs : définir un objectif Définir un objectif Souhait Etat Actuel Souhaité Démarche, Moyens : Comment : De quel façon ? Avec quelles ressources ? Description : Qu’est-ce qui est souhaité ? -> les caractéristiques Par qui ? (Institution, chef, pairs, étudiants, partenaires) Indicateurs : Comment vérifier que cet état est atteint ? Délais: Quand ? Objectif

33 Notion d’objectifs : formulation
30/03/2017 Notion d’objectifs : formulation Formulation d’un objectif en termes positifs de résultats à atteindre avec des verbes d’action assorti d’une échéance et d’un délai en termes explicites facile à comprendre

34 Notion d’objectifs : caractéristiques
30/03/2017 Notion d’objectifs : caractéristiques caractéristiques d’un objectif Réaliste et réalisable Stimulant Ne dépendant que de celui ou ceux qui doivent le réaliser Un résultat vérifiable Limité dans le temps Assorti de moyens En cohérence avec le système

35 Application du décret du 15 oct. 2007 sur l’entretien de formation
30/03/2017 Perspectives professionnelles et formation Etape 4 Expression des souhaits: Évolution des activités, mobilité géographique et/ou professionnelle Application du décret du 15 oct sur l’entretien de formation Exploration des besoins en formation Communication des droits à DIF et observations du responsable 35

36 Un support de fonctionnement Rédaction au fil de l’entretien
30/03/2017 Etape 5 Le compte-rendu Un support de fonctionnement Rédaction au fil de l’entretien Accord sur les formulations Un document administratif Communication par le responsable Droit de recours

37 Au-delà du compte-rendu Intérêt de l’entretien
30/03/2017 Au-delà du compte-rendu Intérêt de l’entretien

38 Apports d’un entretien bien préparé et bien mené
30/03/2017 Apports d’un entretien bien préparé et bien mené 1) pour l’agent ♦ Clarifier ce que l’institution attend : fonction et résultats ♦ Avoir un temps d’échange privilégié avec sa hiérarchie ♦ Avoir le retour du «comment on est perçu» ♦ Valoriser son travail et être valorisé par sa contribution aux résultats du service ♦ Connaître ses forces pour mieux les exploiter, ses points faibles pour les travailler ♦ Définir des objectifs concrets pour orienter l’action et le progrès ♦ Exprimer ses besoins de formation ♦ Faire reconnaître et prendre en compte ses efforts, ses réussites et/ou difficultés ♦ Exprimer ses aspirations et son projet pro­fessionnel ainsi que ses souhaits de mobilité professionnelle et/ou géographique

39 Apports d’un entretien bien préparé et bien mené
30/03/2017 Apports d’un entretien bien préparé et bien mené 2) pour le manager ♦ Disposer d’un moment privilégié pour faire le point et échanger ♦ Réactualiser la fonction ♦ Mieux connaître ses collaborateurs ♦ Localiser les potentiels et connaître les perspectives d’évolution de chacun ♦ Faciliter l’animation de l’équipe et le ma­nagement des personnes ♦ Améliorer l’efficacité de l’unité et de l’organisation ♦ Contractualiser avec chacun des objectifs ♦ Évaluer les besoins en formation ♦ Connaître les perspectives d’évolution de chacun ♦ Se situer clairement en tant qu’aide et conseil pour chacun de ses collaborateurs.

40 Apports d’un entretien bien préparé et bien mené
30/03/2017 Apports d’un entretien bien préparé et bien mené 3) pour l’Université ♦ Permettre la remontée de besoins d’amélioration du fonctionnement ♦ Mettre en place un dispositif simple de détermination d’objectifs collectifs (objectifs de service) et piloter les différents projets des services ♦ Promouvoir de façon plus pertinente les agents les plus appropriés aux exigences des postes à pourvoir ♦ Disposer de besoins de formation des agents afin d’orienter les plans de formation

41 30/03/2017 En résumé

42 L’ Entretien Professionnel Individuel
30/03/2017 L’ Entretien Professionnel Individuel FINALITE Moment privilégié Amorcer ou renforcer un dialogue constructif et réfléchi Entre chaque responsable (N+1)et chacun de ses collaborateurs(N) En vue de permettre aux agents de progresser sur le plan professionnel et contribuer à l’atteinte des objectifs de l’équipe CONTENU Bilan du travail accompli de N du point de vue des deux partenaires en terme de satisfactions et d’insatisfactions Analyse des insatisfactions et recherche de solutions Préparation de l’avenir: objectifs, formation et projets professionnels

43 ▪ situe l’activité du collaborateur dans l’ensemble de son équipe
30/03/2017 Avant l’entretien La préparation Le supérieur : ▪ situe l’activité du collaborateur dans l’ensemble de son équipe ▪ prépare un bilan des résultats obtenus par le collaborateur durant la période écoulée, ▪ Précise ses attentes ▪ Prépare les conditions de la rencontre Le collaborateur : ▪ examine son activité durant la période écoulée, ses réussites/ses difficultés ▪ examine sa situation actuelle, précise ses attentes, ses projets professionnels La rencontre

44 Après l’entretien LA REALISATION DES DECISIONS EVALUATION
30/03/2017 Après l’entretien LA REALISATION DES DECISIONS Le collaborateur : examine le chemin parcouru pour atteindre les objectifs fixés, il contrôle les moyens dont il dispose Il doit se sentir libre de retravailler les objectifs ou les moyens avec son supérieur Le supérieur : s’assure régulièrement que le collaborateur peut atteindre ses objectifs Introduction Accueil Rappel de l’objectif de l’entretien Information sur le processus Indication du temps disponible Recherche d’une «longueur d’onde » commune  EVALUATION INTERMEDIAIRE

45 30/03/2017 A retenir

46 L’entretien professionnel individuel
30/03/2017 L’entretien professionnel individuel 1) Se prépare 2) C’est une relation, un échange, de la communication 3) Chacun peut et doit être force de proposition 4) A un contenu : l’activité du subordonné 5) C’est une méthode avec des étapes à respecter 6) Doit déboucher sur une vision claire et partagée de l’activité du subordonné 7) Et aussi sur une synthèse des points d’accord et de désaccord 8) Doit donner au subordonné une vision plus claire et davantage de sens à son travail à venir 9) Le Compte-rendu constitue une feuille de route à laquelle il y a lieu de se référer régulièrement Source Helvepro formation 2008 46

47 Merci de votre attention
30/03/2017 Merci de votre attention