La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La dématérialisation des pièces comptables et justificatives dans le secteur public local Chaumont, le 12 octobre 2012.

Présentations similaires


Présentation au sujet: "La dématérialisation des pièces comptables et justificatives dans le secteur public local Chaumont, le 12 octobre 2012."— Transcription de la présentation:

1 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives dans le secteur public local Chaumont, le 12 octobre 2012

2 2 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Les enjeux de la dématérialisation des échanges Des échanges croissants entre Les organismes publics locaux et les services de lÉtat. Les partenaires de la chaîne budgétaire, comptable et financière des organismes locaux. La recherche dune plus grande qualité des comptes des organismes locaux, dune meilleure sécurité et rapidité dexécution de leurs opérations la dématérialisation répond à ces enjeux majeurs : Des avantages renforcés par une dématérialisation de bout en bout (pas de rupture de la chaîne dématérialisée entre tous les acteurs). Des avantages renforcés par une dématérialisation globale, à la fois des pièces comptables et des pièces justificatives grâce à un éventail complet de solutions techniques conçues en concertation entre tous les partenaires nationaux.

3 3 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Lintérêt pour tous les partenaires de cheminer progressivement vers une cible déchanges dématérialisée sur toute la chaîne comptable

4 4 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives I - Simplifier et accélérer les échanges dinformations comptables entre chaque organisme local et son comptable public (1/2) Une gestion plus performante des recettes et des dépenses locales Souplesse dadaptation aux volumes variables de flux comptables et financiers. Réduction des délais de transmission au comptable des ordres de recouvrer (titres de recette) : donc accélération du rythme denvoi aux débiteurs des avis de sommes quils doivent payer, et donc du rythme des encaissements. Réduction des délais de transmission au comptable des ordres de payer (mandats de dépense) : donc accélération du rythme de paiement des créanciers (sous réserve des dates précises de règlement fixées par lordonnateur). Optimisation des chaînes administratives des services de l ordonnateur pour lachat aux fournisseurs et la facturation aux débiteurs (automatisation de certains contrôles). Décloisonnement de linformation entre les services techniques et financiers de lorganisme public local (coordination renforcée de la gestion). La dématérialisation, pour produire tous ses effets, nécessite une réingénierie de l organisation et des procédures de l organisme, même si cette dernière nest pas un préalable (la démarche peut être progressive).

5 5 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Un renforcement de la capacité de pilotage de lorganisme (suivi plus précis et régulier de lencaissement de ses recettes, du paiement de ses dépenses,…) Enrichissement du système dinformation de lordonnateur. Enrichissement des tableaux de bord de lordonnateur alimentés à partir de ce même système dinformation. Une fiabilisation des comptes pour optimiser la gestion (approfondissement du contrôle interne) Renforcement de la maîtrise de la fiabilité des enregistrements comptables en sappuyant sur des données plus riches enregistrées dans le système dinformation et non plus dispersées sur de multiples documents papiers. Sécurisation de la gestion comptable et financière en sappuyant sur une traçabilité accrue des enregistrements comptables, ainsi que sur une meilleure piste daudit pour suivre les enchaînements de tâches et faire le lien avec leurs justificatifs. Sécuriser les échanges dinformations entre les services de la collectivité et ceux de la DGFiP I - Simplifier et accélérer les échanges dinformations comptables entre chaque organisme local et son comptable public (2/2)

6 6 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives II - Diminuer les coûts de gestion de ses données budgétaires et comptables par lorganisme public local (supports, traitements, transport,…) Réduction des coûts de production des documents papier transmis au comptable public (passage à la transmission électronique des mêmes données) Coûts dachat du papier et de lencre, achat et entretien du matériel dimpression et de reproduction, frais daffranchissement postal et de transport… Manipulation des documents papier : copies des originaux, tris et rangement,... Réduction des coûts darchivage et de recherche de linformation archivée (passage à larchivage électronique) La dématérialisation saccompagne dun référencement et dun archivage électronique plus rigoureux de chaque pièce qui peut ainsi être trouvée plus facilement et rapidement. Larchivage électronique des marchés publics, des délibérations, des arrêtés et autres pièces justificatives est mis à disposition des services non financiers de l ordonnateur pour les besoins non comptables de lorganisme. Recentrer le travail des différents agents des services de lordonnateur sur des tâches à plus forte valeur ajoutée

7 7 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Laccès à la dématérialisation globale est facilitée par la mise à disposition de solutions techniques élaborées avec les associations nationales délus locaux dans un cadre juridique sécurisé

8 8 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Le cadre technique de la dématérialisation a été progressivement conçu depuis 2004 avec les représentants nationaux des élus locaux et des CRC Fondée sur larrêté du 3 Août 2011 mettant à jour larrêté du 27 juin 2007 Charte nationale Partenariale Signée le 7 décembre 2004 par les Ministres 13 associations nationales dordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS) La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières Structure Nationale Partenariale Accessible sur internet (site Bercy Colloc) : dema_chai/conv_cadr_2.html Une convention cadre nationale du 18 janvier 2010 rassemblant lensemble des préconisations techniques consensuelles Une convention cadre nationale du 18 janvier 2010 rassemblant lensemble des préconisations techniques consensuelles

9 9 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Larrêté du Ministre chargé du budget en date du 3 Août 2011, issu de cette concertation, donne une nouvelle impulsion aux chantiers de dématérialisation Deux évolutions majeures décidées par les partenaires nationaux : Au 1er janvier 2012, la suppression des échanges sur disquettes et autres supports physiques pour la transmission des : Flux comptables transmis avec les protocoles antérieurs au nouveau Protocole d Échange Standard dit PES V2 (Indigo, Hmandat,…). Transmission sur support CDROM des pièces justificatives dématérialisées (par exemple, fichier mensuel de la paye) jusquà ladoption du PES (aller recette et dépense) par lorganisme local. Au 1er janvier 2015 (date butoir), suppression des protocoles déchanges antérieurs et remplacement par le PES V2 pour : Transmettre les flux comptables (recettes, dépenses, budget). Dématérialiser les pièces comptables (titres de recette, mandats de dépense, bordereaux les récapitulant). Dématérialiser les pièces justificatives (à lappui des mandats et des titres). Une évolution règlementaire européenne importante Au 1er février 2014, généralisation des normes SEPA (espace unique de paiement en euro) : modifications pour les prélèvements. Prélèvements SDD (SEPA Direct Debit) : utilisation de titres individuels PES (BIC/IBAN + Identifant Créancier SEPA (ICS) + Mandat de prélèvement avec N° de référence unique de mandat)

10 10 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives La démarche progressive conseillée pour aboutir à une dématérialisation globale de la chaîne comptable et financière Les travaux de dématérialisation des différentes catégories de pièces peuvent être menés successivement ou en parallèle, selon les choix de chaque collectivité ou établissement Préconisations de la convention cadre nationale (partenaires nationaux) PJ Etats justificatifs de paye / Aide sociale Délibérations et décisions PJ de passation de marché PJ dexécution de marché PES V2 Titres, mandats dématérialisés Transmission des PJ dématérialisées Bordereaux dématérialisés (Signature électronique du flux PES)

11 11 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives La dématérialisation en Haute-Marne : 23 conventions de dématérialisation (y compris pour les hôpitaux)

12 12 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives La réussite du chantier de dématérialisation des pièces comptables et justificatives est conditionnée par la mobilisation de tous les acteurs concernés

13 13 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Des interlocuteurs désignés pour accompagner les collectivités et établissements dans ce chantier de dématérialisation Les acteurs du réseau de la Direction générale des finances publiques (DGFiP) Le comptable de la collectivité ou de létablissement public local. La direction départementale de la DGFiP (DDFiP/DRFiP) qui dispose d un correspondant dématérialisation. Les acteurs du réseau des ordonnateurs Les associations locales dordonnateurs. Les structures locales dappui (conseil général, intercommunalités ayant une compétence informatique au profit de leurs membres,…). des relais de linformation des actions et des offres de la DGFiP auprès des associations et représentants au niveau local. Les prestataires informatiques Une action de promotion de la dématérialisation à relayer par les partenaires de la DGFiP en direction de chaque collectivité et établissement public local.

14 14 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Pour faciliter la mise en œuvre de la dématérialisation, la DGFiP met gratuitement à disposition des organismes locaux divers outils

15 15 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Les outils mis gratuitement à disposition par la DGFiP Le Portail « gestion publique » de la DGFiP sur internet, pour permettre aux ordonnateurs et à leurs collaborateurs de : Consulter en ligne les données enregistrées par le comptable dans Hélios (exécution des dépenses et des recettes, niveau de trésorerie,…). Transmettre et déposer les fichiers informatiques des opérations comptables destinés à Hélios. Échanger, dans les deux sens, d autres données dématérialisées avec le comptable. Loffre doutil pour la signature électronique des pièces comptables permettant de supprimer leur équivalent sur support papier : La délivrance dun certificat gratuit par la DGFiP pour signer les flux PES transmis par les organismes publics locaux (ordres de dépense et recette). Loutil de signature, intégré dans XéMéLios (cf. infra), pour signer ces flux PES. Loutil XéMéLios Conçu par la DGFiP avec ses partenaires et mis gratuitement à la disposition de tous les acteurs. Permet de traiter et de visualiser les pièces comptables et justificatives dématérialisées. Une concertation nationale avec les éditeurs de logiciels des ordonnateurs pour que ceux-ci embarquent toutes les fonctionnalités nécessaires à la dématérialisation (évolution réglementaire en principe non facturée).

16 16 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives La direction départementale / régionale des finances publiques planifie les opérations de déploiement avec les organismes publics locaux Un recensement des organismes : Via les comptables publics. Et au moyen de contacts directs pour promouvoir la dématérialisation. Une planification des travaux sur la période 2012 à fin 2014 : La date butoir de généralisation du PES V2 (en remplacement des protocoles informatiques antérieurs), le 1er janvier 2015, doit être anticipée (adaptation des logiciels). Les préparatifs (tests préalables,…) des différents organismes ne doivent pas être concentrés au même moment pour bénéficier dun accompagnement optimal. Le comptable public demeure linterlocuteur privilégié de chaque ordonnateur Conseils méthodologiques (organisation du chantier, bonnes pratiques à mutualiser,…) Communication de la documentation disponible (élaborée par les partenaires nationaux) Mise en relation avec des experts spécialisés du niveau départemental, interrégional (PAC) voire national (MDD).

17 17 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Passage à la dématérialisation : une nouvelle stratégie pour la collectivité Une réorganisation interne Périmètre : Choix des pièces justificatives à dématérialiser (marchés, paye, délibérations, …). Cf. les solutions de dématérialisation dans la Convention Cadre Nationale version 1.2 du 24/01/2012 De manière générale : - le format XML est privilégié pour les PJ volumineuses ou stratégiques et les factures de dépenses - le format PDF est à privilégier pour les autres PJ (sans signature électronique ni numérisation lorsqu elles sont créées par la collectivité. Exemple : délibération, arrêté, certificat administratif, CCAP, rapport de présentation des MP,…) Circuit de transmission des documents : - Référencement des PJ dématérialisées (mise en place d une base documentaire) - Prise en compte de la signature électronique - Suivi transverse

18 18 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Ordonnateur PJ électroniques émises par des tiers Circuit simplifié de transmission des PJ dématérialisées - Paye, délibérations et décisions, pièces de passation des MP (hors AE), intervention sociales, états de frais déplacement, factures de recette, etc. - Factures de dépense, pièces dexécution des MP PJ papier émises par tiers PJ électronique ou numérisée Mandat-titre PES Scan PJ émises par des tiers PJ Ordonnateurs CDG-D

19 19 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Circuit actuel de transmission des données et des pièces

20 20 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Circuit de transmission des données et des pièces avec le PES V2

21 21 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives Des aménagements techniques : Mise en conformité du ou des logiciel(s) de l ordonnateur : Logiciel validé au PES V2 Guichet XML Guichet XML : Contrôles renforcés sur les flux envoyés au comptable Accusé réception développé pour l ordonnateur (intégration ou non dans Hélios des bordereaux de mandats ou titres et/ou des pièces justificatives électroniques Choix du mode de transmission : Portail Gestion Publique ou Tiers de Télétransmission Choix de l outil de signature électronique : Xémélios ou autre Passage à la dématérialisation : une nouvelle stratégie pour la collectivité

22 22 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives La normalisation : veiller à la précision et à la cohérence des informations Typage des pièces comptables : Procédure de création des nouveaux tiers : - Nature juridique - Catégorie - N° SIRET dès que possible Extraction de la base tiers de l ordonnateur : - Rectifications des tiers en anomalies - Supprimer les tiers non utilisés ou en doublon ou imprécis Vérification des numéros d auxiliarisation : - Numéro de régie - Numéro d emprunt - Numéro d immobilisation - Numéro de marché - Numéro de convention Passage à la dématérialisation : une nouvelle stratégie pour la collectivité

23 23 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives La normalisation Tests pour la validation des flux Un nouvel outil prévu début 2013 : PESOS (PES Outil de Suivi) -Outil de test de flux -Référentiel de données (Prise en compte des données d Hélios, des plans d action de dématérialisation, de la note de cadrage) - Système de suivi (pilotage, tableau de bord, suivi des statistiques, suivi des objectifs, alertes) Passage à la dématérialisation : une nouvelle stratégie pour la collectivité

24 24 La dématérialisation des pièces comptables et justificatives ou validpesv2.axyus.com (avec habilitation) ou Ulysse Documentation de Bercy Colloc (http://www.colloc.bercy.gouv.fr) : Finances locales / Dématérialisation : - Structure nationale partenariale (Charte de dématérialisation dans le SPL du 7/12/2004) - Convention cadre nationale de dématérialisation dans le SPL (Solutions de dématérialisation en fonction du type de pièce) - Présentation du PES V2 - Présentation du Portail Gestion Publique - Liste de Tiers de Transmission homologués - Présentation de Xémélios Références


Télécharger ppt "La dématérialisation des pièces comptables et justificatives dans le secteur public local Chaumont, le 12 octobre 2012."

Présentations similaires


Annonces Google